Turbo, INC. LATAR BELAKANG Turbo. Turbo. Inc, merupakan anak perusahaan perusahaan dari National Engine Corp, berlokasi di Cityville, Ohio. Penjualan pada tahun !!" sebesar #$,%!&,!!!, dimana income sebelum pajak sebesar #',(%%,'%!. Turbo memproduksi dan menjual turbo chargers untuk untuk digun digunak akan an pada pada mobil mobil baru baru dan dan bekas bekas dan truk, truk, serta serta spare sparepar partsn tsnya. ya. Pabri Pabrikny knya a memper memperke kerja rjaka kan n )! jam kerj kerja a karya karya*a *an n untuk untuk pekerj pekerjaan aan inspe inspeksi ksi,, machining, assembling, material handling, shipping, dan penerimaan barang, set up mesin, dan pera*atan. +en auer adalah seorang sta- audit operasional dari National Engine Corporation, dimana National Engine Corporation ini membeli Turbo di tahun !!&. +ebijakan National Engine adalah untuk melakukan revie* atas praktek pembelian material oleh anak perusahaan dari kepemilikan atau & tahun oleh National Engine. i a*al tahun !!/, +en ditugaskan ke Cityville untuk melakukan revie* tersebut. Pada hari pertamanya, dia meminta tur ke pabrik untuk lebih mengenal produk dan pros proses es prod produk uksi si.. 0ntu 0ntuk k memb memban antu tu meng mengen enal al prod produk uk,, 1art 1artha ha 2ohn 2ohnso son n yang yang merupakan manager produksi, memberikan +en, bill o- material. ia menjelaskan mengenai berbagai tipe kombinasi produk seperti turbine *heels, turbine housing, compressor *heels, compressor housing, dan compressor plates. 3da )!,!!! lebih model kombina kombinasi si yang memungkin memungkinkan, kan, akan akan tetapi tetapi secara secara aktual, aktual, Turbo hanya hanya memproduksi ,&!! model tubrocharge setiap tahunnya. Tambahan lainnya, Turbo juga menjual parts secara individual kepada kepada bengkel4bengk bengkel4bengkel. el. Pabrik menggunkan sistem 1aterial 5e6uirements Planning 715P8 untuk mengubah -oreca -orecast st sales sales atau atau atau atau 9nish 9nished ed goods goods turbo turbo char charges ges dan partsn partsnya ya menjad menjadii kebutu kebutuhan han pembelian pembelian dan produks produksi. i. :etiap :etiap mingguny minggunya a departeme departemen n pembelia pembelian n menerima skedul proyek pengadaan material yang diperlukan untuk / bulan ke depan.
Organisasi :etelah mempelajari in-ormasi dasar ini, +en menemui manager pembelian, oug 1itchell, yang kemudian memberikan +en bagan organisasi. ia menjelaskan bah*a dia telah membagi sta- pembelian terhadap part number yang menjadi tanggung ja*abnya. oug mengomentari bah*a Carl Potter merupakan sta- pembelian yang terkuat dengan catatan terbaik dalam cost reduction, delivery per-ormance, dan kesesuaian kualitas. oug juga memberikan +en da-tar pembelian !!".
Diskon Korporasi +en merevie* da-tar pembelian yang dia terima terhadap da-tar diskon perusahaan kantor kantor pusat. pusat. a-tar a-tar diskon diskon pembelia pembelian n kantor kantor pusat pusat ini berisi berisi harga harga yang telah
disepakati untuk pembelian items dalam jumlah besar untuk seluruh anak perusahaan National Engine. Pada list pembelian Turbo, seluruh items hard*are dan packing dan beberapa pembelian bahan kimia, maintenance supplies dan o;ce supplies tersedia pada program diskon di level induk perusahaan. 2ika saja Turbo melakukan pembelian dari supplier pada da-tar di level corporate, maka penghematan di tahun !!" seharusnya sebesar #&!,&").&. National Engine juga menda-tarkan supplier dari +orea yang memiliki harga lebih rendah dari suplier 3merika :erikat. Potensi penghematan dari vendor ini tidak dapat dihitung dikarenakan setiap part number harus di 6uote secara terpisah. alam diskusi dengan buyer di bagian pembelian, +en menemukan bah*a mereka tidak mengetahui tentang program diskon level corporate ini.
Sourcing Pengadaan barang atas barang keperluan turbin *heels dan compressor hanya menggunakan ' supplier saja. +en melakukan pertemuan dengan 3rt
Tooling +en memperhatikan banyaknya pengeluaran untuk tooling, sehingga dia melakukan meeting dengan 2ohn >arris. 2ohn menjelaskan pengeluaran terbesar 7#',$&,%'/ dari #&,!'(,$%& untuk tooling dan repair8 adalah untuk pembuatan pola dan dies untuk Turbo oleh casting vendor. :ebelum menerima hasil pola dan dies serta spesi9kasi untuk part number yang baru, casting vendor membuat peralatan
diperlukan dan digunakan dalam memproduksi casting, dan pola dan dies tersebut tetap disimpan pada lokasi vendor untuk memproduksi casting tersebut. Pertama4tama, pola kayu dibuat sesuai dengan bentuk dari part. +emudian pola ini digunakan untuk membuat dies untuk casting part. :elama masa penggunaanya, pola dan dies ini akan habis masa penggunaannya. engan demikian, pola dan dies harus dibuat lagi untuk parts baru dan untuk memproduksi parts yang volume produksinya dapat menghabiskan penggunaan e6uipment aslinya. 2ohn tidak melakukan revie* atas e6uipment Turbo di lokasi vendor, *alaupun sebenarnya dia merasa banyak kasus dimana Turbo ditagih terlalu mahal atau terlalu sering untuk memproduksi pola atau dies. ia terlalu sibuk untuk mempertanyakan vendor atas hal tersebut. aru4baru ini, 2ohn mendengar rumor bah*a beberapa casting vendor menggunakan e6uipment Turbo untuk memproduksi casting yang dijual ke perusahaan lain oleh casting vendor. Pada tahapan ini, +en kembali ke kantor pusat untuk menulis bagian pertama dari hasil auditnya sebelum kembali lagi ke Cityville untuk melengkapi revie*nya. '. :ebutkan kekurangan4kekurangan dari operasional mengapa buyer di departemen pembelian tidak mengetahui tentang corporate discount program. a. Turbo merupakan perusahaan anak yang diakuisisi pada tahun !!& dan diaudit kinerja operasionalnya di tahun !!/. :elama masa yang masih pendek tersebut, dapat disimpulkan bah*a tidak ada komunikasi bisnis?sinergi mengenai kebijakan di tingkat pusat 7head6uarter8 kepada anak perusahaan, terutama anak perusahaan baru diakuisisi. b. >ead6uarter belum mensetup suatu sistem yang terintegrasi untuk mengin-ormasikan kebijakan kantor pusat dengan anak4anak perusahaan. :istem yang terintegrasi tersebut seharusnya merilis bill o- material dari head6uarter untuk semua list items dan supplier yang memiliki program diskon jika membeli dengan jumlah besar. c. Perusahaan tidak memiliki assessment atau penilaian, terhadap persediaan yang spesi9k dan non spesi9k. 0ntuk persediaan yang non spesi9k, apabila dimungkinkan dapat digunakan metode bid, namun untuk persediaan yang si-atnya spesi9k seperti yang dikatakan 3rthur
supplier di level pusat, dan menimbulkan overpayment untuk items yang seharusnya mendapatkan items apabila Turbo menggunakan bill o- material level head6uarter. . engan cara apa kekurangan4kekurangan tersebut 7missed in-ormation dari corporate discount program8 dapat ditemukan. Cara yang dapat digunakan untuk mendeteksi de9ciency dari bill o- material yang tidak e;cient adalah@ a. 1embandingkan agreements untuk item4item yang sama antara yang disiapkan oleh head6uarter dengan agreement yang dibuat oleh anak perusahaan. b. 1embandingkan bill o- material Turbo dengan bill o- material head6uarter untuk item4item yang sama tetapi memiliki price o- ac6uisition yang berbeda. c. 1embandingkan price antara item4item yang terda-tar di bill o- material Turbo dengan supplier lain yang menyediakan material sejenis di pasaran. &. 2ika National Engine memilih untuk membayar casting molds kepada vendornya, tindakan protekti- apa yang harus dilakukanA a. National Engine harus membuat agreement yang memiliki dasar hukum kuat bah*a seluruh pattern dan dies casting bah*a apabila vendor membuatnya, maka tooling yang dibuat haruslah hanya digunakan oleh National Engine?Turbo. 2ika vendor melakukan job dengan dasar casting Turbo untuk perusahaan lain, maka vendor tersebut harus dikenakan pinalti dan tuntutan hukum. b. agian pengadaan barang Turbo harus merevie* secara berkala supplier untuk item4item tertentu yang dilakukan secara acak dan sampling terhadap vendor, untuk memastikan bah*a prosedur pembuatan?pengadaan item material tersebut telah sesuai dengan spesi9kasi?re6uirement yang dibutuhkan oleh Turbo. c. ies casting adalah semacam paten, dan paten memiliki kekuatan hukum dan competitive advantage. Oleh karena itu, bagian Turbo harus meningkatkan a*areness terhadap dies yang disimpan di supplier dan oleh karena itu, bisa menyiapkan suatu sistem control terhadap penggunaan dies untuk mencetak tooling tersebut. :istem control tersebut dapat berupa sistem identi9kasi penggunaan dies casting hour di supplier. ). 3rt
kemungkinan timbulnya bribery?under table money dari pihak supplier kepada pihak pengadaan barang Turbo. >al ini sangat bertentangan dengan konsep procurement, yaitu -airness dan competitive 6uality and prices. b. Isu kedua, *alaupun dikatakan tidak terlihat suatu obsolescence dalam stock barang bearing housing dari Casto karena item tersebut langsung digunakan dalam proses untuk memproduksi turbocharge, akan tetapi terdapat un-airness untuk item tersebut karena tidak memiliki competitive price. Oleh karena itu, hal demikian dapat menimbulkan over cost valuation untuk inventory turbo charge dibandingkan dengan kompetitor, yang berpotensi menurunkan competitive price advantage4nya dibandingkan dengan kompetitor. c. Isu ketiga, dikarenakan terjadinya penyimpangan dengan metode penunjukan langsung seperti itu, maka dapat menimbulkan kompetisi yang tidak sehat dalam hal pengadaan barang?material. +ompetisi antar supplier bisa menimbulkan persaingan tidak sehat, dengan menggunakan pendekatan4pendekatan bribery?gi-t kepada pihak pengadaan barang Turbo, yang mengakibatkan kualitas barang di departmen pengadaan material dipertanyakan. ". Tuliskankan bagian a*al dari laporan audit yang seharusnya dilakukan oleh +en. Baporan a*al yang disiapkan oleh +en dapat berupa 9nding dari 9eld *ork yang telah dilakukannya, antara lain@ a. Tidak terdapat sinkronisasi antara bill o- material di level pusat dengan anak perusahaan 7Turbo8, sehingga mengakibatkan overpayment untuk item4item yang seharusnya memperoleh diskon?harga lebih rendah. ari kasus di atas juga diperoleh 9nding bah*a bagian pengadaan Turbo tidak melakukan revie* harga pasar *ajar untuk item sejenis, baik dari pasar regional?internasional, dimana diketahui bah*a harga item sejenis untuk hasil produksi perusahaan +orea dapat memberikan harga yang lebih murah. Ine9siensi dari opportunity loss tersebut sebesar #&!,&").&. 5emedial solution@ head6uarter segera mensetup?merancang suatu sistem 15P yang terintegrasi dan terkontrol dari head6uarter ke seluruh anak4anak perusahaan. 1etode pengadaan barang tetap bisa dilakukan secara desentralisasi, akan tetapi dengan catatan, ada batas atas maksimal jumlah yang bisa dilakukan oleh anak dan induk 7misal, pengadaan material untuk anak maksimal sebesar #'!!,!!!?bulan, di atas itu harus dilakukan di level corporate8. 2umlah material yang diorder juga sebaiknya di kontrol dengan menggunakan sistem 15P yang terintegrasi dan tersinkronisasi antara induk dan anak, sehingga baik induk dan anak dapat mengontol dari sistem, berapa jumlah pemakaian material dari order yang telah dilakukan dan berapa sisa yang ada dari suatu kontrak tertentu.
b. Tidak adanya prosedur biding dalam penunjukkan supplier, sehingga menimbulkan potensi conict o- interest yang cukup besar. Penunjukkan langsung atas suplier dikarenakan alasan adalah lebih e-ekti- untuk menggunakan ' suplier untuk menyediakan jenis item adalah tidak dibenarkan. 1etode penunjukkan langsung bisa menimbulkan potensi penyimpangan undertable money?gi-t dari suplier kepada bagian pengadaan, yang pada akhirnya material yang diterima diragukan kualitasnya dan produk yang dihasilkan bisa berpotensi kurang berkualitas dan tidak kompetiti-. 5emedial solution@ :istem pengadaan harus dirombak dengan menggunakan sistem bidding, sehingga mengarah kepada objekti9tas terhadap suplier yang dipakai serta memperoleh material yang berkualitas dengan harga yang kompetiti-. c. 3lasan untuk melakukan pembelian dari suplier dikarenakan untuk menyelamatkan hidupnya juga melanggar objekti9tas. Pembelian masi-?over 6uoted, *alaupun dikatakan tidak menimbulkan obsolescence karena langsung digunakan untuk memproduksi turbo charge, tetap berpotensi menimbulkan over cost valued untuk inventori tersebut, ditambah lagi dengan tidak adanya approval atas pengadaan over 6uoted tersebut, dapat menurunkan tingkat kompetiti- selling price dibandingkan dengan kompetitor. Tambahan lainnya, over cost inventori dirasakan tidak e9sien dikarenakan cash digunakan untuk membeli material yang tidak diperlukan dan seharusnya di alokasikan untuk kepentingan operasioanal lainnya. 5emedial solution@ Praktek ini harus dihentikan karena sangat menyimpang. Pengadaan suatu material harus mengikuti :OP pengadaan barang yang telah ditetapkan dan bukan karena mengkasihani suplier. Turbo harus merevie* ulang suplier tersebut 7Caston8, mengenai kontrak, kualitas dan pricing dari material yang mereka pasok kepada Turbo. 3pabila semua komponen tersebut tidak memenuhi, maka Turbo harus menghentikan pasokan mereka dan melakukan bidding untuk item sejenis. +arya*an pengadaan 73rt
haruslah hanya digunakan oleh National Engine?Turbo. 2ika vendor melakukan job dengan dasar casting Turbo untuk perusahaan lain, maka vendor tersebut harus dikenakan pinalti dan tuntutan hukum. 3danya inspeksi berkala terhadap supplier dilakukan untuk mengecek langsung pembuatan material yang diperlukan sesuai dengan re6uirement yang telah ditetapkan oleh Turbo.
