Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan Melaksanakan kegiatan administasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.
Tanggung Jawab Utama
No
Uraian
Skala Waktu H/M/B/T
1
Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh karyawan, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan jabatan Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor / kerja, untuk memastikan semua gedung kantor kantor selalu siap operasional Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. Membuat rencana dan mengevaluasi mengevaluasi kerja harian harian dan bulanan bulanan untuk untuk memastikan memastikan tercapainya tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, administration, sebagai sebagai rekomendasi pembuatan anggaran Melaksanakan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor Membuat, memeriksa dan mengarsip mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk untuk memastikan memastikan status hutang / piutang Membuat, mencetak tagihan dan surat surat tagihan tagihan untuk untuk memastikan memastikan tagihan terkirim dan diterima diterima kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu Menerima, memeriksa tagihan dari vendor / supplier supplier dan membuat rekapnya untuk untuk memastikan memastikan pembayaran terkirim dan diterima tepat waktu Memeriksa rangkuman kas kecil kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan ketersediaan kas kas kecil yang efektif Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, pelanggan, dan pembayaran ke ke supplier supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar Mengarsip seluruh dokumen dokumen transaksi transaksi untuk menjaga ketertiban ketertiban administrasi dan memudahkan memudahkan penelusuran dokumen Melakukan stock stock opname opname setiap akhir bulan bulan untuk melihat ada ada / tidaknya tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan
M/B/H
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15
T/B H B T/B H H H H H H H
H H B
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan
Indikator 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Tingkat kenyamanan kerja karyawan Tingkat akurasi dokumen dan surat-menyurat Ketepatan waktu dan keakuratan input data dan laporan keuangan Kelengkapan dokumen dan data untuk setiap laporan keuangan Ketepatan isi dokumen dan jumlah penagihan (invoice) kepada pelanggan Ketepatan isi dokumen dan jumlah pembayaran kepada vendor / supplier Selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan Kerapihan arsip dokumen keuangan
Dimensi Keuangan
:
1. Biaya operasional
:
1. Jumlah karyawan 2. Jumlah dokumen penagihan untuk pelanggan per bulan 3. Jumlah dokumen pembayaran untuk vendor / supplier per bulan
Latar belakang pendidikan dan Pengalaman
:
1. Pendidikan Minimal D-3 dalam bidang Akuntansi, Manajemen atau Sekretaris 2. Pengalaman 1 tahun dibidang administrasi Keuangan & Akuntasi / Fresh Graduate
Keahlian dan pengetahuan
:
1. Dapat mengoperasikan program komputer dengan baik (MS Office) dan menguasai salah satu program software Accounting 2. Bahasa Inggris ( pasif )
