SOP-JSA
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Dalam merancang suatu Standard Standard Operating Procedur Procedure e (SOP), diperlukan diperlukan suatu pemahaman tentang defenisi dari SOP tersebut, fungsi dan tujuan SOP, anfaat SOP, maupun bentuk dan cara pembuatan SOP! SOP! "erikut penjelasan dari hall-hal #ang di sebut di atas $
Defenisi Standard Operating Procedure %!Ada ban#ak defenisi tentang Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu panduan #ang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan! &! Standa Standard rd Operati Operating ng Proce Procedur dure e (SOP) (SOP) adalah adalah serang serangkai kaian an instru instruksi ksi #ang #ang mengamb mengambark arkan an pendokumentasian dari kegiatan #ang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi! '! Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah panduan #ang dikemukakan secara jelas tentang tentang apa #ang #ang dihara diharapk pkan an dan diis#ar diis#aratk atkan an dari dari semua semua kar#a kar#aan an dalam dalam menjala menjalanka nkan n kegiatan sehari-hari! ! Standard Standard Operating Procedure Procedure (SOP) adalah adalah serangkai serangkaian an instruksi instruksi #ang digunakan digunakan untuk memecahkan suatu masalah!
Fungsi Dan Tuuan Standard Operating Procedure *ungsi *ungsi Dan +ujuan Standard Standard Operating Procedure Procedure (SOP) adalah untuk mendefenisikan mendefenisikan semua konsep dan teknik #ang penting serta pers#aratan dibutuhkan, #ang ada dalam setiap kegiatan #ang dituangkan dituangkan ke dalam suatu bentuk #ang langsung dapat digunakan digunakan oleh kar#aan kar#aan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari! SOP #ang #ang dibuat dibuat harus harus men#ert men#ertak akan an langka langkah h kegia kegiatan tan #ang #ang harus harus dijalan dijalanka kan n oleh oleh semua semua kar#a kar#aan an dengan dengan cara cara #ang #ang sama! sama! Oleh Oleh sebab sebab itu, SOP dibuat dibuat dengan dengan tujuan tujuan memberik memberikan an kemudahan dan men#amakan presepsi semua orang #ang berkepentingan sehingga dapat lebih dipahami dan dimengerti!
!anfaat Standard Operating Procedure Standa Standard rd Operati Operating ng Proce Procedur dure e (SOP) (SOP) dibuat dibuat dengan dengan maksud maksud dan tujun tujun tertentu tertentu,, sehing sehingga ga memberikan manfaat bagi pihak #ang bersangkutan!
•
•
•
"erikut beberapa manfaat dari SOP $ enjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses #ang dijalankan! Standarisasi semua aktitas #ang dilakukan pihak #ang bersangkutan! emban embantu tu untuk untuk men#ede men#ederha rhanak nakan an semua semua s#arat s#arat #ang #ang diperl diperluk ukan an dalam dalam prose proses s pengambilan keputusan!
•
•
•
•
Dapat mengurangi aktu pelatihan karena kerangka kerja sudah distandarkan! embantu menganalisa proses #ang berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan SOP! Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah #ang j elas! Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak-pihak #ang terkait, terutama pekerja dengan pihak manajemen!
"entu# Dan Cara Pe$%uatan Standard Operating Procedure Bentuk Standard Operating Procedure +ujuan utama dari pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) adalah memberikan kemudahan bagi para orang #ang berkepentingan dalam membacan#a, sehingga orang tersebut dapat mengerti dan dapat menjalankan prosedurn#a dengan benar! Oleh sebab itu diperlukan suatu pertimbangan untuk dapat menentukan bentuk SOP #ang digunakan, #aitu jumlah keputusan #ang akan diambil dan jumlah langkah #ang akan dilakukan dalam suatu proses! "erikut macam-macam bentuk SOP #ang dapat dipilih untuk digunakan $
1. Simple Steps "entuk SOP ini dipakai untuk prosedur rutin #ang singkat dan tidak terlalu membutuhkan ban#ak keputusan!
2. Hierarchical Steps "entuk ini dipakai untuk prosedur #ang cukup panjang (lebih dari % langkah) tetapi tidak memerlukan ban#ak keputusan!"entuk ini memudahkan orang #ang sudah berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah dijelaskan secara terperinci! Sedangkan untuk orang baru, dapat memudahkan untuk mempelajari prosedur tersebut!
3. Graphic Procedures "entuk ini dipakai untuk prosedur #ang cukup panjang (lebih dari % langkah) tetapi ini tidak memerlukan ban#ak keputusan, sama seperti .ierarchical Steps! /rak dapat membantu men#ederhanakan suatu proses dari bentuk #ang panjang menjadi bentuk #ang singkat! /ambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk mengilustrasikan apa #ang menjadi tujuan dari suatu prosedur!
4. Flowchart *lochart merupakan grak sederhana #ang menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam pembuatan suatu keputusan! "entuk 0ochart digunakan untuk prosedur #ang memiliki ban#ak keputusan! Dalam pembuatan SOP bentuk 0ochart ini diperlukan simbol-simbol #ang dapat membantu menjelaskan setiap langkah! "erikut simbol-simbol #ang di gunakan!
/ambar $ Simbol-simbol Flowchart
Banyak Keputusan ? Tidak Tidak Ya Ya
"erikut uraian bentuk dan kriteria SOP $ +abel $ "entuk dan kriteria SOP Lebih dari 10 langkah Bentuk SOP Tidak Simple Steps Ya Hierarchical atau Graphic Tidak Flowchart Ya Flowchart
Selain bentuk SOP, ada hal-hal #ang juga penting untuk disertakan dalam pembuatann#a, #aitu judul harus jelas dan dapat menggambarkan apa #ang menjadi tujuan dari prosedur tersebut, nama orang atau unit #ang bertanggung jaab terhadap prosedur tersebut, tanggal berlakun#a prosedur ataupun hasil re1isin#a!
Penu&isan Standard Operating Procedure Standard Operating Procedure (SOP) dapat dikaitkan baik jika semua #ang tertulis didalamn#a dapat dibaca dan dimengerti oleh setia p orang #ang menggunakann#a! Oleh sebab itu di perlukan suatu cara #ang benar dalam pembuatan Standard Operating Procedure! "erikut cara efektif dalam membuat Standard Operation Procedure $
•
•
•
•
enuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedur dalam kalimat #ang pendek! 2alimat #ang panjang lebih susah dimengerti! enuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedur dalam bentuk kalimat perintah! 2alimat perintah menunju kan langsung apa #ang harus dilakukan! engkomunikasikan dengan jelas setiap kata #ang digunakan pada suatu prosedur! enggunakan istilah-istilah atau singkatan #ang memang sudah umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari! Pembuatan Standard Operating Procedure harus dengan format #ang konsisten, sehingga pihak #ang menggunakan menjadi terbiasa dan m udah! emahami Standard Operating Procedure #ang dimaksud! "erikut susunan isi Standard Operating Procedure $
%! 3embar Data Dokumen (Document Data Sheet)! "erisi tentang semua informasi #ang meakili dokumen itu sendiri, antara lain nama dokumen, siapa #ang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa #ang men#etujui, ringkasan dar isi dokumen, dll! &! +ujuan dan 4uang 3ingkup! "erisi tentang penjelasan tujuan dibuatn#a prosedur dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur #ang dibuat! '! Prosedur Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen! Prosedur #ang dibuat merupakan gambaran dari suatu proses #ang menjelaskan dalam detail setiap urutan prosesn#a! *orm #ang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan! ! +ugas dan +anggung Jaab "erisi tentang tugas dan t anggung jaab masing-masing pihak #ang terkait dalam suatu proses!
Pe&a#sanaan Standard Operating Procedure Ada tujuh tahapan atau langkah #ang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur #ang baik dan memaksimalkan semua potensi #ang ada, antara lain sebagai berikut $ %! enentukan tujuan #ang ingin dicapai! 3angkah aal #ang harus dilakukan adalah menentukan tujuan #ang ingin dicapai! Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan #ang spesik #ang ingin dicapai! Selanjutn#a menentukan tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen #ang baik dengan SOP #ang sudah dibuat! &! embuat rancangan aal Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutn#a adalah menentukan bentuk SOP #ang akan digunakan! Jika bentuk aaln#a adalah 0ochart, langkah aaln#a adalah menentukan point utama #ang menjadi pokok permasalahan! Selanjutn#a, menentukan keputusan tentang apa #ang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan penanganann#a! Dalam membuat rancangan aal disarankan tidak membuat secara detail, sampai didapatkan prosedur #ang benar-benar sesuai dengan ken#ataan! '! elakukan e1aluasi internal Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan e1aluasi dengan cara men#erahkan prosedur kepada orang-orang #ang bersangkutan! Dengan men#erahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supa#a menjadi dipahami dan lebih akurat! ! elakukan e1aluasi eksternal .al #ang paling penting dalam melakukan e1aluasi eksternal adalah keberadaan tim penasehat #ang berasal dari perusahaan! +im penasehat tersebut akan menilai dan menge1aluasi secara murni berdasarkan ilmu #ang dimiliki dan hasil perbandingan dengan perusahaan lain #ang sejenis! 5! elakukan uji coba Satu-satun#a cara untuk mengetahui prosedur #ang dibuat sudah efektif #aitu dengan mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut! Setelah dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur #ang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan #ang ingin dicapai! 6! enempatkan Prosedur pada unit terkait
Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit #ang terkait! Peletakan SOP sebaikn#a pada tempat #ang memungkinkan setiap orang #ang berkepentingan dapat melihat dengan mudah! Jika memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran #ang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan membacan#a! 7! enjalankan Prosedur #ang sudah dibuat 3angkah terakhir #ang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan prosedur #ang sudah dibuat sesuai dengan rancangan #ang sudah dibuat! Pastikan semua pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan!
'onsep or# Instruction (I) 8ork 9nstruction (89) men#ediakan seluruh #ang dibutuhkan secara detail untuk melakukan pekerjaan #ang spesik dengan benar dan sesuai standar #ang baku! 8ork 9nstruction (89) menunjukan bagaimana organisasi menghasilkan suatu produk atau men#ediakan pela#anan dan s#stem control untuk meningkatkan s#stem kualitas dari produk tersebut agar sesuai dengan standar! 8ork 9nstruction (89) merupakan bagian dari Standard Operating Procedure (SOP)! Pembuatan 8ork 9nstruction (89)harus jelas, akurat, dan selalu didokumentasikan serta tidak boleh mengandung penjelasan #ang meragukan! 89 harus menggambarkan kenapa 89 tersebut dibuat, kapan harus selesai, apa #ang harus dikerjakan, perlengkapan apa saja #ang akan dipakai, dan kriteria apa saja #ang harus dipenuhi! Pen#usunan 89 membuat berbagai komponen didalamn#a, #aitu sebagai berikut $ %! 3embar Data Dokumen (Document Data Sheet)! "erisi tentang semua informasi #ang meakili dokumen itu sendiri, antara lain nama dokumen, siapa #ang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa #ang men#etujui, ringkasan dari isi dokumen, dll! &! +ujuan dan 4uang 3ingkup! "erisi tentang penjelasan tujuan dibuatn#a dokumen dan alas an mengapa dokumen tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur #ang dibuat! '! Peosedur Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen! Prosedur #ang dibuat merupakan gambaran dari suatu proses #ang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesn#a! *orm #ang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan!
O" SAFET* ANA+*SIS Salah satu cara untuk mencegah kecelakaan di tempat kerja adalah dengan menetapkan dan men#usun prosedur pekerjaan dan melatih semua pekerja untuk menerapkan metode kerja #ang esien dan aman! en#usun prosedur kerja #ang benar merupakan salah satu keuntungan dari menerapkan Job Safet# Anal#sis (JSA) : #ang meliputi mempelajari dan membuat laporan setiap langkah pekerjaan, identikasi baha#a pekerjaan #ang sudah ada atau potensi (baik kesehatan maupun keselamatan), dan menentukan jalan terbaik untuk mengurangi dan mengeliminasi baha#a ini!
•
•
JSA digunakan untuk meninjau metode kerja dan menemukan baha#a #ang $ ungkin diabaikan dalam la#out pabrik atau bangunan dan dalam desain permesinan, peralatan, perkakas, stasiun kerja dan proses! emberikan perubahan dalam prosedur kerja atau personel!
ungkin dikembangkan setelah produksi dimulai!
•
Pengertian o! Sa"et# $nal#sis
•
JSA merupakan identikasi sistematik dari baha#a potensial di tempat kerja #ang dapat diidentikasi, dianalisa dan direkam! .al-hal #ang dilakukan dalam penerapan JSA $ 9dentikasi baha#a #ang berhubungan dengan setiap langkah dari pekerjaan #ang berpotensi untuk men#ebabkan baha#a serius!
•
enentukan bagaimana untuk mengontrol baha#a!
•
embuat perkakas tertulis #ang dapat digunakan untuk melatih staf lainn#a!
•
•
"ertemu dengan pelatih OS.A untuk mengembangkan prosedur dan aturan kerja #ang spesik untuk setiap pekerjaan! 2euntungan dari melaksanakan JSA adalah $ emberikan pelatihan indi1idu dalam ha l keselamatan dan prosedur kerja esien!
•
embuat kontak keselamatan pekerja!
•
empersiapkan obser1asi keselamatan #ang terencana!
•
emperca#akan pekerjaan ke pekerja baru!
•
emberikan instruksi pre-job untuk pekerjaan luar biasa!
•
eninjau prosedur kerja setelah kecelakaan terjadi!
•
empelajari pekerjaan untuk peningkatan #ang memungkinkan dalam m etode kerja!
•
engidentikasi usaha perlindungan #ang dibutuhkan di t empat kerja!
•
Super1isor dapat belajar mengenai pekerjaan #ang mereka pimpin!
•
Partisipasi pekerja dalam hal keselamatan di tempat kerja!
•
engurangi absent!
•
"ia#a kompensasi pekerja menjadi lebih rendah!
•
eningkatkan produkti1itas!
•
Adan#a sikap positif terhadap keselamatan!
%engem!angkan Se!uah S$ a! emilih Pekerjaan
•
Pekerjaan dengan sejarah kecelakaan #ang buruk mempun#ai prioritas dan harus dianalisa terlebih dulu! Dalam memilih pekerjaan #ang akan dianalisa, super1isor sebuah departemen harus memenuhi faktor berikut ini $ frekuensi kecelakaan! Sebuah pekerjaan #ang sering kali terulang kecelakaan merupakan prioritas utama dalam
•
JSA!
+ingkat cedera #ang men#ebabkan cacat!
•
•
Setiap pekerjaan #ang men#ebabkan cacat harus dimasukan ke dalam JSA!
•
kekerasan potensi
•
"eberapa pekerjaan mungkin tidak mempun#ai sejarah kecelakaan namun mungkin berpotensi untuk menimbulkan baha#a! Pekerjaan baru
•
•
JSA untuk setiap pekerjaan baru harus dibuat sebisa mungkin! Analisa tidak boleh ditunda hingga kecelakaan atau hamper terjadi kecelakaan!
•
mendekati baha#a
•
Pekerjaan #ang sering hampir terjadi baha#a harus menjadi prioritas JSA! b! embagi Pekerjaan ;ntuk membagi pekerjaan, pilihlah pekerja #ang benar untuk melakukan obser1asi! Pilihlah pekerja #ang berpengalaman, mampu dan kooperatif sehingga mampu berbagi ide! Jelaskan tujuan dan keuntungan dari JSA kepada pekerja! Obser1asi performa pekerja terhadap pekerjaan dan tulis langkah dasar JSA! 4ekaman 1ideo pekerjaan dapat digunakan untuk peninjauan di masa mendatang! Pertan#akan langkah aal pekerjaan dilanjutkan langkah selanjutn#a dan seterusn#a! c! 9dentikasi "aha#a dan Potensi 2ecelakaan 2erja +ahap berikutn#a untuk mengembangkan JSA adalah identikasi semua baha#a termasuk dalam setiap langkah! 9dentikasi semua baha#a baik #ang diproduksi oleh lingkungan dan #ang berhubungan dngan prosedur kerja!
•
+an#akan pada diri masing-masing pertan#aan berikut untuk setiap tahap$ Adakah baha#a mogok, akan mogok atau kontak #ang berbaha#a dengan objek pekerjaan< Dapatkah pekerja memegang objek dengan aman<
•
•
Dapatkah gerakan mendorong, menarik, mengangkat, menekuk atau memutar #ang dilakukan men#ebabkan ketegangan<
•
Adakah potensi tergelincir atau tersandung<
•
Adakah baha#a jatuh ketika pekerja berada di tempat tinggi<
•
Dapatkah pekerja mencegah baha#a saat kontak dengan sumber listrik dan kontak putus<
•
•
•
Apakah lingkungan berbaha#a bagi keselamatan dan kesehatan< Adakah konsentrasi gas beracun, asap, kabut, uap, debu, panas atau radiasi< Adakah baha#a ledakan< d! engembangkan Solusi 3angkah terakhir dalam JSA adalah mengembangkan prosedur kerja #ang aman untuk mencegah kejadian atau potensi kecelakaan! "eberapa solusi #ang mungkin dapat diterapkan$ enemukan cara baru untuk suatu pekerjaan
•
engubah kondisi sik #ang menimbulkan baha#a!
•
engubah prosedur kerja,
•
engurangi frekuensi pekerjaan! Poin utama dari job safet# anal#sis adalah $ mencegah kecelakaan dengan antisipasi dan eliminasi serta mengontrol baha#a #ang ada!
