Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PD SUKSES MAKMUR DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL FOXPRO 9.0

A. Usulan Prosedur Baru Untuk menyesuaikan prosedur kerja lama dengan sistem informasi yang baru sehingga penerapan sistem baru dapat berjalan dengan baik dan meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan perubahan-perubahan di beberapa prosedur kerja. Adapun prosedur kerja yang baru adalah sebagai berikut: 1. Proses Pembelian Bagian Gudang bertugas membuat daftar stok yang digunakan untuk mengecek kesesuaian jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang. Hal ini dilakukan untuk mengecek kemungkinan adanya selisih jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang akibat kesalahan peng-input-an. Setelah pengecekan akan didapatkan daftar stok barang yang kosong atau telah mencapai stok minimum untuk digunakan sebagai daftar pemesanan barang. Bagian Pembelian akan membuat daftar order pembelian untuk disampaikan kepada supplier. Pesanan akan disimpan pada buku pesanan pembelian.

50

51

Setelah menerima daftar order pembelian, supplier akan mengirimkan barang pesanan pembelian, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ke Bagian Pembelian. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan ditandatangani dan dikirimkan kembali kepada supplier. Barang yang diterima akan dicocokkan dengan data pesanan pembelian dan dicek kondisinya. Barang yang telah selesai dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke gudang bersama dengan faktur pembelian dan surat jalan pembelian rangkap kedua sebagai bukti pemasukan barang di gudang. Jumlah barang pesanan akan ditambahkan ke data persediaan barang. Kemudian surat jalan dan faktur pembelian rangkap kedua tersebut disimpan sebagai arsip dan data pembelian. Pembayaran akan langsung dilakukan setelah semua administrasi barang pesanan lengkap diterima oleh perusahaan. 2. Proses Retur Pembelian Bagian Gudang bertugas mengecek kondisi barang yang akan diretur dan mencocokkan barang berdasarkan data pembelian. Barang hasil pengecekan yang layak retur akan dikirimkan sebagai barang retur kepada supplier setelah dibuatkan nota retur sebagai bukti pengeluaran barang dan disimpan datanya di data retur pembelian. Supplier akan mengirimkan barang pengganti beserta nota retur dan surat jalan retur yang harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke supplier. Barang pengganti yang diterima akan dicocokkan dengan data retur pembelian barang, kemudian dicek kondisinya. Barang pengganti yang selesai

52

dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke gudang beserta faktur retur dan surat jalan retur rangkap kedua sebagai bukti pemasukan barang. Surat jalan retur dan faktur retur rangkap pertama disimpan sebagai arsip dan data transaksi retur tersebut akan disimpan kembali dalam data retur pembelian barang. 3. Proses Penjualan a. Transaksi Secara Tunai

Setelah menerima order dari konsumen, Bagian Penjualan memeriksa apakah barang-barang yang dipesan tersebut tersedia atau tidak pada data persediaan barang. Apabila barang yang diminta tersedia maka Bagian Keuangan (kasir) akan membuat faktur penjualan tunai dan surat jalan serta mengirimkannya ke bagian gudang untuk pengambilan barang. Semua transaksi penjualan tunai akan disimpan dalam data penjualan. Data persediaan barang akan secara otomatis dikurangi setelah faktur penjualan tunai dan surat jalan dicetak. Bagian Gudang akan menyediakan barang sesuai dengan faktur dan surat jalan yang diterima. Setelah konsumen menyelesaikan proses pembayaran maka Bagian Gudang akan mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur penjualan tunai dan surat jalan kepada konsumen. Konsumen menyerahkan kembali surat jalan dan faktur penjualan tunai yang telah ditandatangani setelah menerima barang yang dipesan. Faktur tersebut akan dicap lunas dan ditandatangani oleh kasir sebagai tanda pelunasan

53

pembayaran. Faktur penjualan tunai rangkap pertama diserahkan kepada konsumen dan rangkap yang kedua dijadikan sebagai arsip perusahaan. Barang pesanan tersebut juga dapat diantarkan oleh Bagian Gudang ke lokasi konsumen jika diinginkan. b. Transaksi Secara Kredit

Bagian Pemasaran (salesman) menawarkan produk-produk secara langsung di lokasi konsumen. Jika ada konsumen yang melakukan order terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat dalam buku ordernya masing-masing untuk kemudian diserahkan ke Bagian Penjualan. Buku order dari masing-masing salesman akan dicek oleh Bagian Penjualan untuk mengetahui apakah barang-barang yang dipesan oleh konsumen tersedia atau tidak melalui data persediaan barang. Jika barangbarang tersebut ada, maka akan dilakukan proses pembuatan faktur penjualan kredit. Data penjualan kredit akan disimpan pada data penjualan. Faktur ini akan dibuat sebanyak tiga rangkap dan kemudian akan dibawa ke Bagian Gudang. Faktur penjualan kredit rangkap tiga yang dibawa dari Bagian Penjualan akan diambilkan barang-barang sesuai dengan pesanan pada faktur tersebut. Proses berikutnya adalah pengiriman barang yang disertai dengan faktur penjualan kredit untuk ditandatangani oleh konsumen. Faktur penjualan kredit rangkap ketiga akan diserahkan kepada konsumen.

54

Sedangkan faktur penjualan rangkap pertama dan kedua akan diserahkan kembali ke bagian administrasi untuk dijadikan arsip yang berfungsi sebagai data untuk proses penagihan piutang. 4. Proses Retur Penjualan Setelah barang-barang yang diretur oleh pihak konsumen sampai di gudang maka Bagian Gudang akan mengecek kondisi barang returan. Jika kondisi barang returan tersebut valid, Bagian Gudang menyiapkan barang pengganti yang baru untuk kemudian dibuatkan nota retur penjualan oleh Bagian Administrasi sebanyak dua rangkap dan data tersebut akan disimpan dalam data retur penjualan. Barang pengganti akan dikirimkan kembali kepada konsumen dengan disertai nota retur penjualan. Setelah konsumen menandatangani nota retur penjualan, maka nota retur penjualan rangkap pertama akan diserahkan kepada pelanggan dan nota retur penjualan rangkap kedua akan dijadikan arsip. Barang returan akan disimpan sementara di gudang sampai dilakukan proses retur ke pihak supplier. 5. Proses Pelaporan Bagian Administrasi dan Bagian Keuangan akan membuat laporan persediaan barang berdasarkan data persediaan barang dengan sebelumnya mengecek kecocokannya dengan persediaan barang di gudang. Untuk laporan penjualan dibuat dari pengolahan simpanan data penjualan. Laporan pembelian dibuat dari simpanan data pembelian. Laporan retur pembelian

55

dibuat dari simpanan data retur pembelian sedangkan laporan retur penjualan dibuat dari simpanan data retur penjualan. Daftar pelanggan dibuat dari simpanan data pelanggan dan daftar pemasok dari simpanan data pemasok. Laporan persediaan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok akan diserahkan kepada pimpinan.

B. Diagram Arus Data Sistem Usulan

Penulis akan menggambarkan sistem usulan dalam Diagram Arus Data (DAD) untuk mengetahui aliran atau arus data dan proses-proses yang terjadi dalam sistem tersebut. Penulis menguraikan sistem usulan ini mulai dari diagram konteks, diagram nol, hingga diagram rinci masing-masing proses. 1. Diagram Konteks Dari diagram konteks pada gambar 4.1 dapat diketahui bahwa entitas yang berhubungan dengan sistem ada tiga buah yaitu pelanggan, pemasok, dan pimpinan. Adapun arus data yang mengalir masuk ke dalam sistem di antaranya adalah: a.

Dari

entitas

pelanggan

yaitu

order_barang,

nota_retur_penjualan_ terotorisasi_merah, daftar_barang_retur_jual dan nota_retur_ penjualan_terotorisasi.

56

b.

Dari entitas pemasok yaitu faktur_pembelian_rangkap2,

surat_jalan_ pembelian dan nota_retur_pembelian. GAMBAR 4.1 DIAGRAM KONTEKS SISTEM USULAN

Sumber : Data Olahan, 2009

Sedangkan arus data yang mengalir keluar dari sistem ke masingmasing entitas adalah: a. Dari sistem ke entitas pelanggan adalah faktur_penjualan_rangkap2,

daftar_barang_pesanan_penjualan, order_invalid, daftar_barang_retur_ jual_invalid, nota_retur_penjualan dan daftar_barang_pengganti_retur_ jual.

57

b. Dari

sistem ke entitas pemasok adalah daftar_order_pembelian,

faktur_pembelian_terotorisasi_merah, surat_jalan_pembelian_terotorisasi, berkas_beli_valid, nota_retur_pembelian_terotorisasi dan daftar_barang_ returan_pembelian. c. Dari

sistem

ke

laporan_pembelian,

entitas

pimpinan

laporan_penjualan,

adalah

laporan_persediaan,

laporan_retur_pembelian,

laporan_retur_penjualan, daftar_pelanggan dan daftar_pemasok. 2. Diagram Nol Pada diagram nol di gambar 4.2 terdapat lima buah proses yang berada di dalam sistem usulan. Berikut ini akan dijelaskan secara rinci mengenai tahap-tahap aliran data yang terjadi pada masing-masing proses. a. Proses 1.0 – Pembelian Proses ini dimulai dengan mengecek jumlah barang pada data barang dan daftar stok kosong dari Bagian Penjualan. Kemudian dilanjutkan dengan pengiriman daftar order pembelian kepada pemasok dan dicatat ke dalam buku pesanan pembelian sebagai arsip. Pemasok mengirimkan barang pesanan pembelian beserta faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan surat jalan pembelian. Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ditandatangani dan dikembalikan kepada pemasok disertai dengan pembayaran atas pembelian barang. Data persediaan barang dan data transaksi pembelian kemudian di-update dalam simpanan data

58

masing-masing. Jika dalam proses pembelian ditemukan adanya barang yang mengalami kerusakan maka akan dilanjutkan dengan proses retur pembelian.


GAMBAR 4.2 DIAGRAM NOL SISTEM USULAN

59

60

b. Proses 2.0 – Retur Pembelian Proses retur pembelian dimulai dengan pengecekan terhadap kesesuaian data barang dengan data pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl). Kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang returan kepada pemasok. Pemasok kemudian mengirimkan barang pengganti yang baru disertai dengan nota retur pembelian. Setelah itu, nota retur pembelian ditandatangani dan dikembalikan kepada pemasok. Data mengenai retur pembelian akan disimpan dalam data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl) dan data barang juga diperbarui. c. Proses 3.0 – Penjualan Proses penjualan dimulai dengan proses pengorderan barang oleh pelanggan. Kemudian dilakukan proses pengecekan stok barang pada simpanan data persediaan. Jika barang yang dipesan tidak ada maka akan dicatat sebagai daftar stok kosong yang akan diberikan ke Bagian Pembelian dan proses order dikonfirmasi ulang kepada pihak pelanggan. Namun jika barang tersedia, faktur penjualan sebanyak dua rangkap akan dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan beserta barang pesanan dan dicatat dalam simpanan data penjualan (Jual_Hdr dan Jual_Dtl) serta memperbaharui data barang. Pelanggan kemudian mengembalikan faktur

61

penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap disertai dengan pembayaran.

d. Proses 4.0 – Retur Penjualan Proses retur penjualan dimulai dari dikirimkannya barang returan oleh pelanggan. Barang returan kemudian dicek kondisinya apakah memenuhi syarat untuk retur dan kesesuaiannya dengan data penjualan (Jual_Hdr dan Jual_Dtl). Jika barang returan memenuhi syarat, dilanjutkan dengan proses penggantian terhadap barang returan dan disertai dengan pembuatan nota retur penjualan untuk diberikan kepada pelanggan. Proses ini kemudian dicatat dalam simpanan data retur penjualan (Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl) dan data persediaan juga diperbaharui. Pelanggan kemudian mengirimkan kembali nota retur penjualan yang telah ditandatangani. e. Proses 5.0 – Pelaporan Proses yang terakhir adalah pelaporan yang dimulai dengan mengambil semua simpanan data yaitu simpanan data barang, simpanan data pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl), simpanan data penjualan (Jual_Hdr dan Jual_Dtl), simpanan data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl), simpanan data retur penjualan (Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl), simpanan data pelanggan dan simpanan data pemasok untuk diproses menjadi laporanlaporan. Hasil dari proses pelaporan adalah laporan persediaan, laporan

62

pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok yang diserahkan kepada pimpinan. 3. Diagram Rinci Pembelian Urutan proses-proses yang terdapat pada diagram rinci pembelian dimulai dari proses pengecekan terhadap simpanan data persediaan dan disertai dengan daftar stok kosong dari Bagian Penjualan yang akan menghasilkan daftar barang kosong (proses 1.1). Kemudian proses selanjutnya adalah proses pemesanan barang kepada pemasok dan dicatat dalam buku pesanan pembelian (proses 1.2). Pemasok kemudian mengirimkan barang pesanan disertai dengan faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan surat jalan pembelian yang diterima oleh Bagian Pembelian (proses 1.3).

63

GAMBAR 4.3 DIAGRAM RINCI PEMBELIAN SISTEM USULAN


Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan pembelian yang telah ditandatangani akan dikembalikan kepada pemasok. Barang pesanan yang telah diterima akan dilakukan pengecekan dengan menyesuaikan jumlah pesanan dengan buku pesanan pembelian. Barang pesanan yang telah sesuai kemudian dicatat dalam simpanan data persediaan untuk menambah jumlah persediaan dan data mengenai transaksi pembelian dicatat dalam simpanan data pembelian. Sedangkan barang pesanan yang mengalami kerusakan atau cacat akan disimpan di gudang untuk dilanjutkan dengan proses retur pembelian. Setelah pengecekan selesai dilakukan secara keseluruhan, maka

64

akan dilanjutkan dengan pembayaran terhadap transaksi pembelian kepada pihak pemasok (proses 1.4). 4. Diagram Rinci Retur Pembelian Proses retur pembelian dimulai dari proses pengecekan terhadap barang-barang yang akan diretur untuk dibuat daftar barang returan dan disesuaikan dengan data pembelian (proses 2.1). Daftar barang returan kemudian dicatat dalam simpanan data retur pembelian secara rinci (proses 2.2). Daftar barang returan yang telah dicatat kemudian dikirim kepada pemasok dan barang pengganti retur diterima dengan disertai nota retur pembelian. Setelah

barang

diterima,

nota

retur

pembelian

kemudian

ditandatangani dan diserahkan kembali kepada pihak pemasok (proses 2.3). Barang pengganti retur kemudian dicek kembali kondisinya, apabila valid data barang akan dicatat dalam simpanan data persediaan. Sedangkan barang pengganti yang tidak valid akan dilakukan proses retur kembali (proses 2.4).

65

GAMBAR 4.4 DIAGRAM RINCI RETUR PEMBELIAN SISTEM USULAN


5. Diagram Rinci Penjualan Proses penjualan dimulai dengan pengorderan barang oleh pelanggan dengan Bagian Penjualan, kemudian dilanjutkan dengan proses pengecekan terhadap stok barang yang tersedia di gudang melalui simpanan data persediaan. Apabila barang yang tersedia tidak mencukupi atau kosong, akan dimasukkan ke dalam daftar stok kosong untuk disampaikan kepada Bagian Pembelian. Namun jika barang yang dipesan tersebut ada, maka akan diproses lebih lanjut (proses 3.1). Order barang yang telah valid akan dilanjutkan dengan proses pembuatan faktur penjualan sebanyak dua rangkap untuk diberikan kepada pelanggan dan data penjualan akan dicatat dalam simpanan data penjualan (proses 3.2). Pelanggan kemudian menyerahkan kembali faktur

66

penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap dan disertai dengan pembayaran dan dilanjutkan dengan menyerahkan barang pesanan kepada pelanggan (proses 3.3). GAMBAR 4.5 DIAGRAM RINCI PENJUALAN SISTEM USULAN


6. Diagram Rinci Retur Penjualan Proses retur penjualan dimulai dengan penyerahan barang returan penjualan kepada Bagian Penjualan, barang returan yang telah diterima kemudian dilakukan pengecekan terhadap kondisi kelayakan barang returan disertai dengan perjanjian sebelumnya dan pengecekan terhadap data penjualan (proses 4.1). Barang yang tidak layak retur akan dikembalikan kepada pelanggan. Sedangkan barang yang layak retur akan dilanjutkan dengan proses pembuatan nota retur penjualan. Nota retur penjualan dan

67

barang pengganti diberikan kepada pelanggan. Nota retur penjualan yang telah ditandatangani dikembalikan kepada bagian penjualan untuk dicatat dalam simpanan data retur penjualan (proses 4.2). GAMBAR 4.6 DIAGRAM RINCI RETUR PENJUALAN SISTEM USULAN


7. Diagram Rinci Pelaporan Proses pelaporan pada sistem usulan menghasilkan laporan persediaan pada proses 5.1, laporan penjualan pada proses 5.2, laporan retur penjualan pada proses 5.3, laporan retur pembelian pada proses 5.4, laporan pembelian pada proses 5.5, daftar pelanggan pada proses 5.6 dan daftar pemasok pada proses 5.7. Semua laporan tersebut akan diserahkan kepada pimpinan setiap akhir bulan.

68

GAMBAR 4.7 DIAGRAM RINCI PELAPORAN SISTEM USULAN


C. Normalisasi Normalisasi merupakan suatu proses pengorganisasian file agar elemenelemen yang berulang dapat dihilangkan. Adapun pedoman normalisasi yaitu menghilangkan kelompok yang berulang, atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama (primary key) dan semua atribut bukan kunci tidak mempunyai hubungan transitif. Tahap normalisasi pertama mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Tidak ada

69

set attribute yang berulang. Sedangkan tahap yang kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu. Atribut bukan kunci harus bergantung pada kunci utama (primary key). 1. Penjualan Bentuk Tidak Normal Penjualan = nofak + tglfak + kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary + kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totjual + tgljt + lama Normalisasi Ke-1 Penjualan = {@nofak + tglfak + @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary + {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} + totjual + tgljt + lama} Normalisasi Ke-2 Jual_Hdr

= @nofak + tglfak + @kodeplg + @kodekary + totjual + tgljt + lama

Jual_Dtl

= @nofak + @kodebarang + hargajual + qty

Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp Karyawan = @kodekary + namakary

70

Barang

= @kodebarang + namabarang + hargajual

2. Pembelian Bentuk Tidak Normal Pembelian = nofak + tglfak + kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang + namabarang + qty + hargabeli + totbeli + tgljt + lama + tglterima Normalisasi Ke-1 Pembelian = {@nofak + tglfak + @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang + namabarang + qty + hargabeli}} + totbeli + tgljt + lama + tglterima} Normalisasi Ke-2 Beli_Hdr

= @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + lama + tglterima

Beli_Dtl

= @nofak + @kodebarang + hargabeli + qty

Pemasok

= @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp

Barang

= @kodebarang + namabarang + hargabeli

71

3. Retur Penjualan Bentuk Tidak Normal Returjual = nonota + tglnota + kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary + kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totrjual Normalisasi Ke-1 Returbeli = {@nonota + tglnota + @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary + {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} + totrjual} Normalisasi Ke-2 Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodeplg + totrjual Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargajual + qty Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp Karyawan = @kodekary + namakary Barang

= @kodebarang + namabarang + hargajual

4. Retur Pembelian Bentuk Tidak Normal

72

Returbeli

= nonota + tglnota + kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang + namabarang + qty + hargabeli + totrbeli

Normalisasi Ke-1 Returbeli

= {@nonota + tglnota + @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang + namabarang + qty + hargabeli}} + totrbeli}

Normalisasi Ke-2 Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargabeli + qty Pemasok

= @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + nofax + contactp

Barang

= @kodebarang + namabarang + hargabeli

D. Kamus Data Kamus data yang akan dirancang oleh penulis akan difokuskan pada pembuatan kamus simpanan data. Simpanan data yang akan dibuat di antaranya adalah simpanan Barang, simpanan Pelanggan, simpanan Pemasok, simpanan Karyawan, simpanan Merk, simpanan Kategori, simpanan Sandi, simpanan Penjualan, simpanan Pembelian, simpanan Retur Penjualan dan simpanan Retur Pembelian. Berikut akan dijelaskan masing-masing kamus simpanan data yang akan dipakai pada sistem usulan.

73

1. Nama simpanan data: Barang Barang = { @kodebarang+ namabarang + @kodemerk + @kodekategori + @kodesatuan + hargabeli + hargajual + stoktersedia + stokminimum } 2. Nama simpanan data: Pelanggan Pelanggan = { @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + (notelp) + (nofax) + contactp } 3. Nama simpanan data: Pemasok Pemasok = { @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp + (nofax) + contactp } 4. Nama simpanan data: Karyawan Karyawan = { @kodekary + namakary + level + alamat + notelp } 5. Nama simpanan data: Merk Merk = { @kodemerk + namamerk } 6. Nama simpanan data: Kategori Kategori = { @kodekategori + namakategori } 7. Nama simpanan data: Satuan

Satuan = { @kodesatuan + namasatuan } 8. Nama simpanan data: Sandi

74

Sandi = { @kodeuser + namauser + password + level } 9. Nama simpanan data: Penjualan Simpanan data penjualan terbagi lagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu simpanan Jual_Hdr, simpanan Jual_Dtl dan simpanan Temp_Jual. Simpanan Jual_Hdr dan simpanan Jual_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Jual berfungsi sebagai tabel pembantu. a. Simpanan data: Jual_Hdr Jual_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodekary + @kodeplg + totjual + tgljt + lama } b. Simpanan data: Jual_Dtl Jual_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargajual } c. Simpanan data: Temp_Jual Temp_Jual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah } 10. Nama simpanan data: Pembelian Simpanan data pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu simpanan Beli_Hdr, simpanan Beli_Dtl dan simpanan Temp_Beli. Simpanan Beli_Hdr dan simpanan Beli_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Beli berfungsi sebagai tabel pembantu. a. Simpanan data: Beli_Hdr Beli_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + tglterima + lama }

75

b. Simpanan data: Beli_Dtl Beli_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargabeli } c. Simpanan data: Temp_Beli Temp_Beli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah } 11. Nama simpanan data: Retur Penjualan Simpanan data Retur Penjualan terbagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu simpanan Rjual_Hdr, simpanan Rjual_Dtl dan simpanan Temp_Rjual. Simpanan Rjual_Hdr dan simpanan Rjual_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan Retur Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Rjual berfungsi sebagai tabel pembantu. a. Simpanan data: Rjual_Hdr

Rjual_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodekary + @kodeplg + totrjual } b. Simpanan data: Rjual_Dtl

Rjual_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli } c. Simpanan data: Temp_Rjual

Temp_Rjual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah } 12. Nama simpanan data: Retur Pembelian Simpanan data Retur Pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu simpanan Rbeli_Hdr, simpanan Rbeli_Dtl dan simpanan Temp_Rbeli. Simpanan Rbeli_Hdr dan simpanan Rbeli_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Rbeli berfungsi sebagai tabel pembantu.

76

a. Simpanan data: Rbeli_Hdr

Rbeli_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli } b. Simpanan data: Rbeli_Dtl

Rbeli_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli } c. Simpanan data: Temp_Rbeli

Temp_Rbeli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah } Berikut akan diuraikan struktur dari simpanan data yang akan digunakan pada sistem usulan. Kodebarang

= 1 {karakter} 10

Namabarang = 1 {karakter} 50 Hargabeli

= * 999999999 *

Hargajual

= * 999999999 *

Stoktersedia

= * 9999 *

Stokminimum = * 9999 * Kodemerk

= 1 {karakter} 3

Namamerk

= 1 {karakter} 10

Kodekategori = 1 {karakter} 3 Namakategori = 1 {karakter} 10 Kodesatuan

= 1 {karakter} 3

Namasatuan

= 1 {karakter} 10

Kodeplg

= 1 {karakter} 10

Namaplg

= 1 {karakter} 50

77

Kodesup

= 1 {karakter} 10

Namasup

= 1 {karakter} 50

Alamat

= 1 {karakter} 70

Kota

= 1 {karakter} 20

Kodepos

= 1 {karakter} 6

Notelp

= 1 {karakter} 15

Nofax

= 1 {karakter} 15

Contactp

= 1 {karakter} 20

Kodekary

= l {karakter} 10

Namakary

= l {karakter} 50

Level

= 1 {karakter} 10

Nofak

= 1 {karakter} 16

Tglfak

= dd-mm-yy

Totjual

= * 9999999999 *

Tgljt

= dd-mm-yy

Lama

= * 99 *

Qty

= * 999999 *

Tglterima

= dd-mm-yy

Totbeli

= * 9999999999 *

Nonota

= 1 {karakter} 16

Tglnota

= dd-mm-yy

Totrjual

= * 9999999999 *

78

Totrbeli

= * 9999999999 *

E. Perancangan Database Tabel-tabel yang akan diperlukan dalam perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut: TABEL 4.1 STRUKTUR TABEL BARANG Field kodebarang * namabarang kodemerk ** kodekategori ** kodesatuan ** hargabeli hargajual stoktersedia stokminimum

Type Character Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Numeric

Width 10 50 10 10 10 9 9 4 4


TABEL 4.2 STRUKTUR TABEL PELANGGAN Field kodeplg * namaplg alamat kota kodepos notelp nofax contactp

Type Character Character Character Character Character Character Character Character


Width 10 50 70 20 6 15 15 50

79

TABEL 4.3 STRUKTUR TABEL PEMASOK Field kodesup * namasup alamat kota kodepos notelp nofax contactp

Type Character Character Character Character Character Character Character Character

Width 10 50 70 20 6 15 15 50


TABEL 4.4 STRUKTUR TABEL KARYAWAN Field kodekary * namakary level alamat notelp

Type Character Character Character Character Character

Width 10 50 10 70 15


TABEL 4.5 STRUKTUR TABEL MERK Field kodemerk * namamerk

Type Character Character

Width 3 10


TABEL 4.6 STRUKTUR TABEL KATEGORI Field kodekategori * namakategori



Width 3 10

80

TABEL 4.7 STRUKTUR TABEL SATUAN Field kodesatuan * namasatuan


Width 3 10


TABEL 4.8 STRUKTUR TABEL SANDI Field kodeuser * namauser password level

Type Character Character Character Character

Width 10 20 20 10


TABEL 4.9 STRUKTUR TABEL JUAL_HDR Field nofak * tglfak kodekary ** kodeplg ** totjual tgljt lama

Type Character Date Character Character Numeric Date Numeric

Width 16 8 10 10 10 8 2


TABEL 4.10 STRUKTUR TABEL JUAL_DTL Field nofak ** kodebarang ** qty hargajual

Type Character Character Numeric Numeric


Width 16 10 6 9

81

TABEL 4.11 STRUKTUR TABEL BELI_HDR Field nofak * tglfak kodesup ** totbeli tgljt tglterima lama

Type Character Date Character Numeric Date Date Numeric

Width 16 8 10 10 8 8 2


TABEL 4.12 STRUKTUR TABEL BELI_DTL Field nofak ** kodebarang ** qty hargabeli



Width 16 10 6 9

TABEL 4.13 STRUKTUR TABEL RJUAL_HDR Field nonota * tglnota kodekary ** kodeplg ** totrjual

Type Character Date Character Character Numeric

Width 16 8 10 10 10


TABEL 4.14 STRUKTUR TABEL RJUAL_DTL Field nonota ** kodebarang **


Width 16 10

82

qty hargajual

Numeric Numeric

6 9


TABEL 4.15 STRUKTUR TABEL RBELI_HDR Field nonota * tglnota kodesup ** totrbeli

Type Character Date Character Numeric

Width 16 8 10 10


TABEL 4.16 STRUKTUR TABEL RBELI_DTL Field nonota ** kodebarang ** qty hargabeli


Width 16 10 6 9


Hubungan antar tabel dalam database dapat digambarkan sebagai berikut:

Beli_Hdr nofak * tglfak kodesup ** totbeli tgljt tglterima lama


Rjual_Hdr

Beli_Dtl nofak ** kodebarang ** qty hargabeli

Pemasok

nonota * tglnota kodekary ** kodeplg ** totrjual

Karyawan kodekary* namakary level alamat notelp

Jual_Hdr

kodesup * namasup alamat kota kodepos notelp nofax contactp

nofak * tglfak kodekary ** kodeplg ** totjual tgljt lama

Pelanggan nofak ** kodebarang ** qty hargajual

nonota ** kodebarang ** qty hargajual

Jual_Dtl

Rjual_Dtl

Satuan

Merk kodemerk * namamerk

Rbeli_Dtl

Rbeli_Hdr

Sandi kodeuser * namauser password level

nonota ** kodebarang ** qty hargabeli

nonota * tglnota kodesup ** totrbeli

GAMBAR 4.8 DIAGRAM E-R

kodeplg * namaplg alamat kota kodepos notelp nofax contactp

Barang kodebarang * namabarang kodemerk ** kodekategori ** kodesatuan ** hargabeli hargajual stoktersedia stokminimum

kodesatuan * namasatuan

Kategori kodekategori * namakategori

83

84

F. Perancangan Input Perancangan input atau layar masukan bertujuan untuk memudahkan pemakai sistem dalam proses memasukkan data. Oleh karena itu rancangan antar muka pada layar masukan haruslah menarik dan mudah dimengerti oleh pemakai serta tidak terlalu rumit dalam pemakaiannya. Adapun rancangan layar masukan untuk Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut: 1. Layar Masukan Data Barang

Layar masukan data barang merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel barang. GAMBAR 4.9 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA BARANG


85

2. Layar Masukan Data Satuan

Layar masukan data satuan merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel satuan. GAMBAR 4.10 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA SATUAN

1


3. Layar Masukan Data Merk

Layar masukan data merk merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel merk.

86

GAMBAR 4.11 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA MERK


4. Layar Masukan Data Kategori

Layar masukan data kategori merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel kategori. GAMBAR 4.12 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KATEGORI


87

5. Layar Masukan Data Karyawan

Layar masukan data karyawan merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel karyawan. GAMBAR 4.13 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KARYAWAN


6. Layar Masukan Data Pemasok

Layar masukan data pemasok merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel pemasok.

88

GAMBAR 4.14 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PEMASOK


7. Layar Masukan Data Pelanggan

Layar masukan data pelanggan merupakan media interaksi antara pengguna dengan data pada tabel pelanggan.

89

GAMBAR 4.15 RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PELANGGAN


8. Layar Masukan Penjualan Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu penjualan barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan tabel penjualan.

90

GAMBAR 4.16 RANCANGAN LAYAR MASUKAN PENJUALAN BARANG


9. Layar Masukan Pembelian Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu pembelian barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan tabel pembelian.

91

GAMBAR 4.17 RANCANGAN LAYAR MASUKAN PEMBELIAN BARANG


10. Layar Masukan Retur Penjualan Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur penjualan barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan tabel retur penjualan.

92

GAMBAR 4.18 RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PENJUALAN BARANG


11. Layar Masukan Retur Pembelian Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur pembelian barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan tabel retur pembelian.

93

GAMBAR 4.19 RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PEMBELIAN BARANG


G. Perancangan Output Hasil keluaran dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PD Sukses Makmur berupa daftar stok barang, daftar pelanggan, daftar pemasok, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan retur penjualan dan laporan retur pembelian.

94

1. Rancangan Daftar Stok Barang GAMBAR 4.20 RANCANGAN DAFTAR STOK BARANG


2. Rancangan Daftar Pelanggan GAMBAR 4.21 RANCANGAN DAFTAR PELANGGAN


95

3. Rancangan Daftar Pemasok GAMBAR 4.22 RANCANGAN DAFTAR PEMASOK


4. Rancangan Laporan Penjualan

GAMBAR 4.23 RANCANGAN LAPORAN PENJUALAN


96

5. Rancangan Laporan Pembelian

GAMBAR 4.24 RANCANGAN LAPORAN PEMBELIAN


6. Rancangan Laporan Retur Penjualan

GAMBAR 4.25 RANCANGAN LAPORAN RETUR PENJUALAN


97

7. Rancangan Laporan Retur Pembelian

GAMBAR 4.26 RANCANGAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN


8. Rancangan Faktur Penjualan

GAMBAR 4.27 RANCANGAN FAKTUR PENJUALAN


98

9. Rancangan Nota Retur Penjualan

GAMBAR 4.28 RANCANGAN NOTA RETUR PENJUALAN


10. Rancangan Nota Retur Pembelian

GAMBAR 4.29 RANCANGAN NOTA RETUR PEMBELIAN


99

H. Spesifikasi Sistem Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses Makmur memerlukan adanya perangkat pendukung dalam pengoperasiannya. Perangkat pendukung yang dimakud adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) agar aplikasi ini dapat bekerja dengan baik. Berikut akan dijelaskan secara terinci perangkat keras dan perangkat lunak minimal yang diperlukan dalam menjalankan program aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses Makmur. 1. Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) merupakan perangkat yang berwujud dan menjadi dasar dalam pengoperasian program-program aplikasi. Adapun spesifikasi perangkat minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi ini diantaranya adalah: a. Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV atau sejenisnya, b. harddisk dengan sisa ruang penyimpanan minimal 5GB, c. memory (RAM) minimal 256MB, d. mouse, e. keyboard, f. monitor 15”,

g. UPS 220 Volt, dan h. printer untuk alat cetak.

100

2. Perangkat Lunak Sedangkan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung program aplikasi ini agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut: a. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP atau yang

lebih baru. b. Sistem aplikasi Microsoft Visual FoxPro 9.0.

I. Pengoperasian Sistem Bagian ini akan menjelaskan tentang teknik pengoperasian aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses Makmur. Saat aplikasi dijalankan, maka akan muncul form Menu Utama dan fokus pada bagian Login Program. Bagian Login Program ini akan meminta pemakai untuk memasukkan Kode User, password dan level. Setelah tombol Login ditekan, sistem akan melakukan pengecekan terhadap masukan tersebut. Jika data tidak valid, maka sistem akan menolak pengaksesan menu utama. Jika data tersebut valid, pemakai akan dapat mengakses menu sistem. Dalam keadaan sebelum login, pemakai sistem tidak dapat mengakses menu apapun yang terdapat di dalam sistem.

101

GAMBAR 4.30 TAMPILAN FORM UTAMA


Menu-menu yang terdapat pada Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:

102

1. Menu Master Data GAMBAR 4.31 TAMPILAN SUB MENU MASTER DATA


Pada menu Master Data terdapat delapan buah sub menu yang terbagi atas: a. Sub menu Stok Barang, digunakan untuk mengolah data stok barang.

GAMBAR 4.32 TAMPILAN FORM DATA BARANG

Sumber: Data Olahan, 2009

103

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data barang ini di antaranya yaitu: 1)

Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru.

2)

Tombol Edit, berfungsi untuk mengedit data yang telah dipilih

sebelumnya. 3)

Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data baru atau

data hasil dari mengedit. 4)

Tombol Batal, berfungsi untuk membatalkan penambahan data

baru atau pengeditan data. 5)

Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data.

6)

Tombol Cari Data, berfungsi untuk membantu mencari dan

menampilkan kode barang yang tersimpan pada database barang. 7)

Tombol Keluar, berfungsi untuk keluar dari form.

8)

Textbox Kode Barang, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode barang akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode barang. 9)

Textbox Stok Tersedia, Stok Minimum, Harga Beli dan Harga

Jual diproteksi sehingga hanya dapat menerima input berupa angka (numeric) saja, sedangkan masukan berupa huruf ataupun kombinasi keduanya tidak dapat dimasukkan.

104

b. Sub menu Satuan, digunakan untuk mengolah data satuan.

GAMBAR 4.33 TAMPILAN FORM DATA SATUAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data satuan ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya. 3)






6)


105

7)

Textbox Kode Satuan, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode satuan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode satuan. c. Sub menu Merk, digunakan untuk mengolah data merk.

GAMBAR 4.34 TAMPILAN FORM DATA MERK


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data merk ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya.

106

3)






6)


7)

Textbox Kode Merk, pada saat tombol enter ditekan akan dicek

di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode merk akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode merk. d. Sub menu Kategori, digunakan untuk mengolah data kategori.

GAMBAR 4.35 TAMPILAN FORM DATA KATEGORI


107

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data kategori ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya. 3)






6)


7)

Textbox Kode Kategori, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode kategori akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode kategori.

108

e. Sub menu Karyawan, digunakan untuk mengolah data karyawan.

GAMBAR 4.36 TAMPILAN FORM DATA KARYAWAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data karyawan ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya. 3)






109

6)


7)

Textbox Kode Karyawan, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode karyawan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode karyawan. f. Sub Menu Pemasok, digunakan untuk mengolah data pemasok.

GAMBAR 4.37 TAMPILAN FORM DATA PEMASOK


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pemasok ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya.

110

3)






6)


menampilkan semua kode pemasok yang telah tersimpan sebelumnya. 7)


8)

Textbox Kode Pemasok, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode pemasok akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox tersebut.

111

g. Sub menu Pelanggan, digunakan untuk mengolah data pelanggan.

GAMBAR 4.38 TAMPILAN FORM DATA PELANGGAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pelanggan ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya. 3)




baru atau pengeditan data.

112

5)


6)


menampilkan

semua

kode

pelanggan

yang

telah

tersimpan

sebelumnya. 7)


8)

Textbox Kode Pelanggan, pada saat tombol enter ditekan akan

dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode pelanggan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox tersebut. h. Sub menu Log Out, digunakan untuk kembali saat sebelum Login.

2. Menu Transaksi GAMBAR 4.39 TAMPILAN SUB MENU TRANSAKSI


Pada menu Transaksi, ada empat sub menu yang terdiri dari:

113

a. Sub menu Penjualan, digunakan untuk mengolah data transaksi penjualan barang. GAMBAR 4.40 TAMPILAN FORM PENJUALAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form penjualan barang adalah sebagai berikut: 1)

Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data

transaksi penjualan barang yang baru. 2)

Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi

penjualan barang yang baru atau data hasil dari mengedit. 3)


transaksi penjualan barang yang baru atau pengeditan data

114

4)

Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi

penjualan barang. 5)

Tombol Cari Data, berfungsi untuk menampilkan textbox Cari

Faktur yang digunakan untuk mencari nomor faktur. 6)


7)

Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari

nomor faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada,

maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut belum ada pada database. 8)

Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada

database telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan fokus kembali. 9)

Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter

akan keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pelanggan yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pelanggan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.

115

10)

Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter

akan keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data karyawan yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara langsung dan kode karyawan tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode karyawan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 11)

Textbox Kode Barang, pada saat menekan tombol enter akan

keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 12)

Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data penjualan

barang ke grid Temp_jual. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus kembali ke textbox kode barang. 13)

Pada grid Tempjual terdapat fungsi pembatalan transaksi atas

suatu barang dengan cara men-click ke baris barang tersebut, lalu menekan tombol Hapus Data Barang. Kemudian akan muncul suatu kotak pesan untuk konfirmasi pembatalan tersebut.

116

Keluaran yang dihasilkan dari proses penjualan adalah faktur penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut. GAMBAR 4.41 TAMPILAN FAKTUR PENJUALAN


b. Sub menu Pembelian, digunakan untuk mengolah data transaksi pembelian barang.

117

GAMBAR 4.42 TAMPILAN FORM PEMBELIAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form pembelian barang adalah sebagai berikut: 1)


transaksi pembelian barang yang baru. 2)


pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit. 3)


transaksi pembelian barang yang baru atau pengeditan data. 4)


pembelian barang. 5)


118

6)

Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari

nomor faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada,

maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut belum ada pada database. 7)


menampilkan semua nomor faktur yang telah tersimpan sebelumnya. 8)

Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada

database telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan fokus kembali. 9)

Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan

keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok yang ada untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan secara langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok tersebut tidak ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 10)


keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang yang ada untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database

119

maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 11)

Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data pembelian

barang ke grid Temp_beli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus kembali ke textbox kode barang. c. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk mengolah transaksi retur penjualan barang. GAMBAR 4.43 TAMPILAN FORM RETUR PENJUALAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur penjualan barang adalah sebagai berikut:

120

1)


transaksi retur penjualan barang yang baru. 2)


retur penjualan barang yang baru atau data hasil dari mengedit. 3)


transaksi retur penjualan barang yang baru atau pengeditan data. 4)


retur penjualan barang. 5)

Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari

nomor nota yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari nota yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan

ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada database. 6)


7)

Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada

database telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan fokus kembali. 8)

Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter

akan keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data karyawan yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang.

121

Jika diisikan secara langsung dan kode karyawan tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode karyawan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 9)

Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter

akan keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pelanggan yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika diisikan secara langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pelanggan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 10)


keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 11)

Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur

penjualan barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus kembali ke Textbox Kode Barang.

122

Keluaran yang dihasilkan dari proses retur penjualan adalah nota retur penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut.

GAMBAR 4.44 TAMPILAN NOTA RETUR PENJUALAN


d. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk mengolah transaksi retur pembelian barang.

123

GAMBAR 4.45 TAMPILAN FORM RETUR PEMBELIAN


Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur pembelian barang adalah sebagai berikut: 1)


transaksi retur pembelian barang yang baru. 2)


retur pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit. 3)


transaksi retur pembelian barang yang baru atau pengeditan data. 4)


retur pembelian barang.

124

5)

Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari

nomor nota yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari nota yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan

ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada database. 6)


7)

Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada

database telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan fokus kembali. 8)

Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan

keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok yang ada untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika diisikan secara langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. 9)


keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang yang ada untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam

125

database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali. Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur

10)

pembelian barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus kembali ke Textbox Kode Barang. Keluaran yang dihasilkan dari proses retur pembelian adalah nota retur pembelian yang memiliki tampilan sebagai berikut. GAMBAR 4.46 TAMPILAN NOTA RETUR PEMBELIAN


3. Menu Laporan

126

GAMBAR 4.47 TAMPILAN SUB MENU LAPORAN


Pada menu Laporan, ada tujuh buah sub menu yang terdiri atas: a. Sub menu Daftar Stok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

daftar persediaan barang. GAMBAR 4.48 TAMPILAN DAFTAR STOK BARANG


127

b. Sub menu Daftar Pelanggan, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak data pelanggan. GAMBAR 4.49 TAMPILAN DAFTAR PELANGGAN


c. Sub menu Daftar Pemasok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

data pemasok. GAMBAR 4.50 TAMPILAN DAFTAR PEMASOK


d. Sub menu Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

laporan penjualan barang.

128

GAMBAR 4.51 TAMPILAN LAPORAN PENJUALAN


e. Sub menu Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

laporan pembelian barang. GAMBAR 4.52 TAMPILAN LAPORAN PEMBELIAN


129

f. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak laporan retur penjualan barang. GAMBAR 4.53 TAMPILAN LAPORAN RETUR PENJUALAN


g. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak laporan retur pembelian barang. GAMBAR 4.54 TAMPILAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN


130

4. Menu Utilitas GAMBAR 4.55 TAMPILAN SUB MENU UTILITAS


Pada menu Utilitas ini terdapat lima buah sub menu yang terdiri atas: a. Sub menu Backup Database, digunakan untuk melakukan backup data

secara rutin untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. GAMBAR 4.56 TAMPILAN FORM BACKUP DATABASE


131

b. Sub menu Pack Database, digunakan untuk menghapus secara fisik data

dalam database yang sebelumnya telah terhapus secara logik. c. Sub menu Reindex Database, digunakan untuk mengindeks kembali

suatu database. d. Sub menu Ganti Password, digunakan untuk mengubah username dan

password yang akan digunakan untuk login ke dalam sistem program. GAMBAR 4.57 TAMPILAN FORM GANTI PASSWORD


Kontrol-kontrol yang terdapat pada form ganti password ini di antaranya yaitu: 1)


2)


sebelumnya.

132

3)






6)


7)

Textbox Kode User, pada saat tombol enter ditekan akan dicek

di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox kode user akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode user. e. Sub menu Kalkulator, digunakan sebagai fasilitas tambahan berupa

kalkulator untuk digunakan sebagai alat hitung tambahan. GAMBAR 4.58 TAMPILAN KALKULATOR


133

f. Sub menu Tentang Program, berfungsi sebagai penampil informasi yang

berisi keterangan tentang sistem dan pembuatnya. GAMBAR 4.59 TAMPILAN FORM TENTANG PROGRAM


J. Evaluasi Sistem Hasil dari perancangan masukan dan keluaran yang dilakukan penulis akan dilanjutkan pada tahap implementasi sistem. Tahap ini berguna untuk mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari sistem usulan. Setelah tahap implementasi dilakukan, maka dapat dilanjutkan dengan tahap evaluasi pada sistem usulan. Kelebihan dari sistem usulan di antaranya adalah: 1. Penerapan sistem usulan pada perusahaan dapat meminimalisir masalah-

masalah yang sering terjadi pada sistem berjalan. Pengolahan data barang,

134

pelanggan, pemasok sampai dengan penjualan menjadi lebih mudah dan informasi yang dihasilkan lebih akurat. 2. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan menjadi lebih baik

sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan penghasilan perusahaan. 3. Tingkat pengendalian stok menjadi lebih baik karena kegiatan penjualan atau

pembelian yang terkomputerisasi menyebabkan data persediaan barang dapat langsung ter-update secara otomatis tanpa harus mengedit data persediaan setiap terjadi penjualan atau pembelian. 4. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat karena telah dilakukan secara terkomputerisasi dan keakuratan yang dihasilkan juga lebih baik. Selain kelebihan-kelebihan sistem usulan yang dipaparkan di atas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sistem usulan dapat berjalan sesuai dengan harapan, yaitu: 1. Sistem usulan dirancang menggunakan prinsip kesederhanaan dan kemudahan

pemakaian (user friendly) yang belum dapat dikatakan sempurna sehingga jika terdapat kekurangan ataupun permintaan tambahan dari pengguna sistem, sistem ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut lagi. 2. Pelatihan dalam penggunaan sistem usulan tetap diperlukan walaupun sistem

dirancang dengan berpedoman pada kemudahan pemakaian. Hal ini diperlukan agar sistem usulan dapat dipakai sebagaimana mestinya dan dapat mendukung proses bisnis perusahaan.

Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

Recommend Documents