GLOBAL E-BUSINESS AND COLLABORATION
2.1 BUSINESS PROCESSES AND INFORMATION SYSTEMS Proses Bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh arus material, informasi dan pengetahuan dalamproses bisnis. Sebuah proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika mereka memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk mengeksekusi lebih baik dari para pesaingnya. Proses Bisnis lainnya melintasi banyak daerah fungsional yang berbeda dan memerlukan koordinasi lintas departemen.Awalnya departemen penjualan menerima order penjualan. Kemudian produk dikirim. Departemen penjualan diberitahu tentang pengiriman dan mempersiapkan untuk mendukung pelanggan dengan menjawab panggilan atau memenuhi klaim garansi. Contoh Proses Bisnis Fungsional WILAYAH FUNGSIONAL Manufatur dan produksi
PROSES BISNIS -Menggabungkan produk -Mengecek kualitas -Membuat tagihan bahan baku
Penjualan dan Pemasaran
-Mengenali pelanggan -Membuat pelanggan sadar akan produk -Menjual produk
Keuangan dan akuntansi
-Membayar kreditor -Membuat laporan keuangan -Mengelola akun kas
Sumber daya manusia
-Memperkerjakan pelanggan -Mengevaluasi kinerja pekerjaan karyawan -Melibatkan karyawan pada rencana
manfaat 2.2 TYPES OF INFORMATION SYSTEMS Ø System For Different Management Groups 1. Transaction Processing System (TPS) Manajer operasional membutuhkan system yang menyimpancatatan
aktivitas
dasar
dan
transaksi
organisasi,
seperti
penjualan,
penerimaan,penyimpanan kas, penggajian, keputusan kredit, dan arus bahan baku di pabrik. Sebuah system pemrosesan transaksi adalah system terkomputerisasi yangmenjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukan pesanan penjualan, pemesanan, penggajian, pencatatan karyawan dan pengiriman. Tujuan utama dari system pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi.Menejer membutuhkan TPS untuk memonitor status operasi internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan ekternal.TPS juga merupakan pembuat informasi utama bagi jenis system lainnya. 2. Business Intelligence Systems for Decision Support Management Information system (MIS) Management Information System (MIS) juga merancang katagori khusus system informasi yang melayani menejemen tingkat menengah.MIS menyediakan laporan kinerka baru perusahaan kepada menejemen tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja dimasa depan. MIS merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh system pemrosesan transaksi. Data transaksi dasar dari TPS dipadatkan dan biasanya disajikan pada laporan yang dibuat berdasarkan pada jadwal yang teratur.Saat ini banyak dari laporan ini yang disampaikan secara online. Decision Support System (DSS) menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin untuk menajemen tingkat menengah.System ini berfokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, di mana prosedur untuk mendapatkan solusi belum tentu ditentukan sebelumnya.Walaupun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan MIS, DSS sering membawa informasi dari sumber eksternal, seperti harga saham saat ini dan harga produk pesaing.System ini menggunakan beragam model untuk menganalisa data, atau memadatkan data dalam jumlah besar kedalam bentuk yang pembuatan keputusan dapat menganalisisnya.DSS dirancang agar pengguna dapat
bekerja dengannya secara langsung system ini secara jelas, termasuk piranti lunak yang ramah pengguna. Executive Support System (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini.ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evalusasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.ESS menyediakan perhitungan umum dan kapasitas komunikasi yang dapat di terapkan pada berbagai perubahan masalah ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum pajak yang baru atau pesaing, tetapi system ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan DSS internal. System ini menyaring,memadatkan,dan melacak data penting. menampilkan data dengan kepentingan terbesar bagi menejer senior ESS menyajikan grafik, dan data dari banyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan oleh menejer senior. Seringkali informasi diantarkan kepada eksekutif senior melalui portal, yang menggunakan batasan Web untuk menyajikan isi bisnis yang dipersonalisasi dan terintegrasi. Ø System For Linking The Enterprise Enterprise Applications Enterprise Systems Firms use enterprise systems (ERP) untuk mengintegrasikan proses bisnis di bidang manufaktur dan produksi, keuangan dan, akuntansi penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia ke dalam sistem perangkat lunak tunggal. Supply Chain Management System (SCM) Perusahaan menggunakan system ini untuk membantu mengatur hubungan dengan para pemasok. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah yang benar dari sumber perusahaan ke tingkat poin konsumsi dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang rendah. System ini meningkatkan profitabilitas perusahaan dengan menurunkan biaya pemindahandan pembuatan produk dan memungkinkan manajer unutk membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana menjadwalkan penyediaan sumber daya, memproduksi, dan pendistribusian. Customer Relation Management System (CRM) Perusahaan menggunakan system ini untuk membantu hubungan dengan konsumennya. CRM menyediakan informasi untuk mengkoordinasi
semua proses bisnis yang berhubungan dengan konsumen pada penjualan, pemasaran, dan servis untuk mengoptimalisasi pendapatan, tingkat kepuasan pelanggan, dan hak konsumen. Knowledge Management System Beberapa perusahaan menunjukkan kinerja yang lebih baik karena perusahaan memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai bagaimana membuat, memproduksi, dan menyampaikan produk dan jasa. Intranets and Extranets Intranets dan extranets dapat disebut sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat alur informasi di dalam perusahaan, dan dengan konsumen pada pemasok. Intranets adalah situs web internal perusahaan yang sederhana yang dapat diakses oleh para karyawan. Extranets adalah situs perusahaan yang dapat diakses oleh penjual dan pemasok yang berwenang, dan biasanya digunakan untuk mengkoordinasi pergerakan penawaran aparat produksi perusahaan. E-BUSINESS, E-COMMERCE, AND E-GOVERNMENT Electronic business, atau e-business ditujukan untuk pengguna teknologi digital dan pengguna internet untuk mengeksekusi proses bisnis utama dalam perusahaan. E-business termasuk aktivitaas untuk manajemen intenal perusahaan dan untuk berkoordinasi dengan pemasok dan partner bisnis lainnya. Ini termasuk electronic commerce, atau e-commerce. E-government ditujukan untuk aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintahan dan sektor publik dengan masyarakat, pebisnis, dan pihak lain pemerintahan. 2.3 SYSTEM FOR COLLABORATION AND TEAMWORK Kolaborasi (collaboration) adalah bekerja dengan yang lainnya untuk membagi pencapaian dan tujaun yang jelas. Kolaborasi berfokus pada tugas atau prestasi dari misi dan sering kali bertempat pada bisnis, atau organisasi lainnya, dan diantara bisnis. Kolaborasi dapat dijalankan dengan jangka pendek atau jangka panjang, tergantung pada tugas dan hubungan antarpara partisipannya. Alasan pentingnya kolaborasi :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Merubah cara kerja. Menumbuhkan profesionalitas bekerja. Merubah organisasi dalam perusahaan. Merubah jangkauan atau cakupan perusahaan. Penekanan pada inovasi. Merubah budaya bekerja dan bisnis.
BUSINESS BENEFITS OF COLLABORATION Table 2-2 Business benefits of collaboration BENEFIT Productivity
RATIONALE Dengan bekerja menyelesaikan
secara
tigas
yang
bersama-sama
dapat
sulit
cepat
dengan
dibandingkan dengan bekerja sendiri. Bekerja sendiri Quality
dapat menimbulkan kesalahan. Dapat mengkomunikasikan kesalahan dan mengambil tindakan yang tepat dengan cepat, ketika bekerja
Innovation
bersama. Bekerja secara kolaborasi dapat memunculkan banyak
Customer service
ide-ide dari forum untuk produk, jasa, dan administrasi. Bekerja secara kolaborasi dapat memecahkan keluhan
konsumen dan isu-isu secara cepat dan lebih efisien. Financial Performance (profitability, Perusahaan yang berkolaborasi dapat menjadi superior sales, and sales growth)
peningkatan penjulan dan kinerja keuangan.
BUILDING A COLLABORATIVE CULTURE AND BUSINESS PROCESSES Dalam budaya bisnis dan proses bisnis kolaborasi, manajer senior bertanggung jawab untuk pencapaian hasil tapi mempercayakan pada tim karyawan untuk mencapai dan mengimplementasikan hasilnya. Fungsi dari manajer menengah adalah membangun tim, mengkoordinasi kerja tim, dan memantau kinerja dari tim tersebut.
TOOLS AND TECHNOLOGIES FOR COLLABORATION AND TEAMWORK Tabel 2-3 Fifteen categories of collaborative software tools E-mail and instant messaging Collaborative writing
White boarding Web presenting
Collaborative reviewing/editing Event scheduling File sharing Screen sharing Audio conferencing Video conferencing
Work scheduling Document sharing (including wikis) Mind mapping Large audience Webinars Co-browsing
2.4 THE INFORMATION SYSTEM FUNCTION IN BUSINESS Departemen Sistem Informasi (The Information Systems Department) Departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggungjawab atas jasa teknologi informasi. Departemen sistem informasi memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup infrastruktur teknologi informasi perusahaan. Departemen ini terdiri dari spesialis seperti programmer, analis sistem, pimpinan proyek, manajer sistem informasi. Departemen sistem informasi umumnya dipimpin oleh seorang chief information officer (CIO). Seorang chief security officer (CSO) bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi. Seorang chief privacy officer (CPO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan privasi data yang ada. Seorang chief knowledge officer (CKO) bertanggung jawab atas program manajemen pengetahuan perusahaan. Pengguna akhir (end users) adalah perwakilan dari departemen-departemen diluar kelompok sistem informasi dan aplikasi dikembangkan untuk pengguna akhir. Para pengguna ini memainkan peran penting dalam desain dan pengembangan sistem-sistem informasi. Mengelola Fungsi Sistem Informasi (Organizing The Information Systems Function) Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki kelompok sistem informasi formal. Kemungkinan hanya ada satu karyawan yang bertanggungjawab atas jaringan informasi atau menggunakan jasa konsultan. Perusahaan yang lebih besar memiliki departemen sistem informasi yang terpisah yang dapat dikelola sesuai dengan sifat dan kepentingan perusahaan. IT governance meliputi strategi dan kebijakan untuk menggunakan teknologi informasi dalam suatu organisasi. Ini menentukan keputusan dan kerangka kerja akuntabilitas untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi mendukung strategi dan tujuan organisasi.
