Sistem Informasi Manajemen

BAGIAN I PENGANTAR SIM

1.1 Pengertian Istilah Sistem Informasi Manajemen a. Sistem Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information System : Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut: Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja untuk mencapai suatu tujuan. Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. Davis memberikan contoh-contoh antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan, pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan organisasi yang menyangkut barang-barang. Sistem sekolah, gedung-gedung, guru-guru, administrator-administrator, buku-buku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa. Norman L. Enger bukunya, Management Standards for Developing Information Sistems, menulis bahwa “a system consists of related that meet company objectives such as inventory control or production scheduling”, suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan: Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam BAGIAN-BAGIAN terdahulu adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu. Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang berjudul The Theory and Management of System, yang diterjemahkan oleh rs. S. Pamudji, M.P.A dalam bukunya, Teori Sisteam dan Penerapannya dalam Management, mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh. Pada halaman lain dikemukakan : Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang penting dalam definisi ini. Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen1

komponen. Akhirnya input informasi, energi (tenaga), dan bahan-bahan (material) harus dialokasikan sesuai dengan rencana. b. Sistem Gordon B. Davis mengatakan bahwa sistem dibagi atau dijadikan faktor-faktor/unsur-unsur dalam subsistem-subsistem. Jadi subsistem adalah bagian atau faktor/unsur dari sistem. c. Data Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah : Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apa pun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penerapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (informasi). Menurut Gordon B. Davis : Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Datadata dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data. d. Informasi Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan : Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan dan keterangan. George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan informasi tergantung pada : 1. Tujuan si penerima Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan, maka informasi itu harus membantu si penerima dalam apa ynag ia usahakan untuk memperolehnya. 2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan. 3. Waktu Apakah informasi itu masih up-to-date? 4. Ruang dan tempat Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat? 5. Bentuk Dapatkah informasi itu digunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian 2

manajemen? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya? 6. Semantik Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas? Apakah ada kemungkinan salah tafsir? e. Manajemen Menurut Prof.Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H. pengertian manajemen itu dapat dipandang sebagai: 1. Orang-orang: Semua orang yang mempunyai fungsi/kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. 2. Proses: Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah ke bawah, jadi berupa kerja-kerja untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Sistem Kekuasaan: Atau sistem kewenang-kewenangan/wewenang-wewenang supaya orang-orang menjalankan pekerjaan. Demikian juga apabila kita mengatakan top management, middle management, dan lower management, maka yang kita maksudkan adalah top manager, middle manager, dan lower manager. Dikatakan oleh George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Principles of Management, sebagai berikut: Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunkan manusia dan sumber-sumber lainnya. f. Sistem Informasi Manajemen Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and Organizatial Behaviour, mengatakan bahwa suatu sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS yang lebih luas lingkupannya sebagai : Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,pengambilan kembali dan penyebaran keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinannya yang lain secara tepat.

3

BAGIAN II DATA UNTUK SIM

2.1 Metode Pengumpulan Data a. Melalui pengamatan sendiri secara langsung Keuntungan metode ini adalah bahwa data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena pengamat sendiri yang mengumpulkan. Kerugiannya adalah : 1. Daerah pengamatan tidak luas, karena pengamat tidak punya banyak waktu untuk mengumpulkan data. 2. Biayanya mahal 3. Tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki. b. Melalui wawancara Keuntungan metode ini : 1. Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri. 2. Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang banyak, hasilnya akan lebih cermat. 3. Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung/melalui wakilnya. Kerugiannya adalah : 1. Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data. 2. Fakta-fakta yang dikumpulkan kurang teliti. c. Melalui perkiraan korespondensi (pembawa berita) Keuntungan metode ini : 1. Metode ini sangat murah 2. Metode ini dapat meliputi daerah yang luas Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti. d. Melalui daftar pertanyaan Keuntungan metode ini : 1. Metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara langsung. 2. Data dapat dikumpulkan secara cepat. Kerugiannya adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan atau mengembalikan akan tetapi tidak menjawab semua pertanyaan. Dalam praktek langsung sering digunakan gabungan dari dua metode atau lebih misalnya metode pengamatan secara langsung dengan metode wawancara atau lainnya.

4

2.2 Pengertian Pengolahan Data George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Office Management and Control, mengatakan : Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data, yakni : 1. Membaca 2. Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita-kertas (sering disebut masukan). 3. Mencatat atau mencetak (sering disebut keluaran) 4. Menyortir 5. Menyampaikan atau memindahkan 6. Menghitung 7. Membandingkan 8. Menyimpan

2.3 Operasi Data Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data adalah : 1. Capturing Operasi ini menunjukan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk seperti formulir kepegawaian, pesanan pembelian, dan sebagainya. 2. Pemeriksaan (verifying) Menunjukan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat. 3. Penggolongan (classifying) Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si pemakai. 4. Penyusunan dan penyortiran Menempatkan unsur-usur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya. 5. Peringkasan (summarizing) Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara. Pertama, mengumpulkan data secara matematika. Kedua, mengurangi data secara logika. 6. Perhitungan (calculating) Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika. 7. Penyimpanan (storing) Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila diperlukan. 8. Pengambilan kembali (retrieving) Mengandung pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media di mana unsur-unsur tersebut disimpan. 5

9. Reproduksi Memperbanyak data dari satu media ke media yag lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama. 10. Penyebaran/pengkomunikasian (disseminating/communicating) Memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain. Menurut Burch dan Strater ada empat macam metode pengolahan data yang penting diketahui, yakni : a. Manual Dalam data manual semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas, dan sebagainya. b. Electromechanical Metode electromechanical merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin c. Punched card equipment Metode punched card equipment mengandung penggunaan semua peralatan yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit. d. Electronic computer Metode electronic computer, komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolahan pusat (central processing unit), dan alat-alat keluaran. Unit pengolahan pusat terdiri atas 4 komponen pokok, yakni : 1. Arithmetic-logic unit 2. The control unit 3. The primary storage unit 4. The console

2.4 Sentralisasi dan Desentralisasi Pengolahan Data a. Sentralisasi pengolahan data Dengan pengolahan data yang disentralisasi, sebagian besar operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Biasanya ini merupakan suatu bagian terpisah yang diadakan dalam suatu organisasi dan disebut Bagian Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing Departement), sering disingkat EDP Departement. Akan tetapi pengolahan data dapat juga dilakukan oleh : 1. Suatu biro jasa, yang merupakan perusahaan terpisah di luar organisasi, yang memberikan macam-macam pelayanan pengolahan data. 2. Fasilitas-fasilitas timesharing yang dibeli atau disewa dari perusahaan privat 3. Sustu susunan manajemen fasilitas di mana suatu perusahaan privat mengmbil alih pelaksanaan operasi pengolahan data organisasi. b. Desentralisasi pengolahan data Susunan pendekatan hirarkis untuk menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi juga meliputi, seperti halnya pendekatan hirarkis yang menggunakan pengolahan data yang 6

didesentralisasi, beberapa bidang fungsional otonom atau suborganisasi dalam organisasi keseluruhan. Aliran informasi masih vertical dalam masing-masing bidang fungsional. c. Terdistribusi Data-data yang akan disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang lebih tinggi tingkatannya sehingga terbentuk kesatuan. Keuntungan : 1. Dapat meminimalkan biaya software dan hardware 2. Mempersingkat waktu respon 3. Pengontrolan data lebih cermat 4. Kemampuan back up data

7

BAGIAN III FUNGSI, BIAYA, NILAI DAN MUTU INFORMASI

3.1 Fungsi Informasi a. Biaya operasi sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Biaya perangkat keras Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam, dan akan meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. 2. Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. 3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan Biaya ini setengan berubah-ubah (semivariabel). Biasanya biaya ini meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang tinggi. 4. Biaya perubahan Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu metode ke metode yang lain. 5. Biaya operasi Biaya ini pada dasarnya merupakan biaya variabel dan meliputi biaya bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan, barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.

3.3 Nilai Informasi Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut : 1. Mudahnya dapat diperoleh Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya. 2. Sifat luas dan lengkapnya Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya. 3. Ketelitian Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

8

4. Kecocokan Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya. 5. Ketepatan waktu Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur. 6. Kejelasan Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar. 7. Keluwesan Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur. 8. Dapat dibuktikan Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama. 9. Tidak ada prasangka Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya. 10. Dapat diukur Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita. Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut : 1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan sebelumnya. 2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel. 3. Tentukan ukuran sampel yang optimal. 4. Sampel 5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

9

3.4 Mutu Informasi Informasi berbeda dalam mutunya diseBAGIANkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat diseBAGIANkan oleh : 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. 2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar. 3. Hilang atau tidak terolahnya data. 4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah 5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah) 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer) 7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan : 1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan 2. Pemeriksaan intern dan extern 3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data, 4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

10

BAGIAN IV PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

Suatu Sim Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut : a. Proses perencanaan b. Proses pengendalian c. Proses pengambilan keputusan

4.1 Manajemen Sebagai Suatu Sistem a. Perencanaan Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan lima tugas pokok sebagai berikut : 1. Menentukan tujuan 2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan. 3. Menjelaskan sumber-sumber dan atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan. 4. Menentukan lamanya tiap kegiatan. 5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan. Dukungan SIM pada proses perencanaan Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkanlebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu-individu yang menjadikan organisasi tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukan table 4.1 Tabel. Dukungan SIM pada Proses Perencanaan Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi Model Perencanaan Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis Manipulasi Model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi 11

b. Pengawasan 1. Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni : 2. Mengukur keluaran-keluaran sistem 3. Membandingkan keluaran-keluaran ini dengan rencana, dan menentukan penyimpanganpenyimpangan apabila ada. 4. Membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak menguntungkan dengan melakukan tindakan pembetulan.

Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut : 1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi 2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan 3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Dengan demikian maka kegiatankegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpanganpenyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian. c. Pengambilan Keputusan 1. Unsur-unsur pengambilan keputusan Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur : 1) Model Menunjukan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif 2) Kriteria Menunjukan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum. 3) Pembatas Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan. 4) Optimalisasi Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model). Maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau optimum. 2. Jenis-jenis pengambilan keputusan Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni : 1) Pengambilan keputusan yang terprogram Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah 12

yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameterparameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan keputusan yang diprogramkan. 2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan Jenis pengambilan keputusan ini menunjukan proses yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks, hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti.

3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat : 1) Pengambilan keputusan tingkat strategis Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh organisasi. 2) Pengambilan keputusan tingkat taktis Pengambilan keputusan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Sementara pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada, kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan. 3) Pengambilan keputusan tingkat teknis Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien. Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu : 1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas : - Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan - Pengakuan adanya masalah 2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha : - Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah - Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin. 3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah - Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

13

BAGIAN V KOMPONEN-KOMPONEN DARI SUATU SISTEM KOMPUTER

5.1 Komponen-komponen Sistem Komputer Meskipun banyak manajer terpesona dan kadang-kadang dibuat bingung oleh komputer, operasinya pada dasarnya tidak lebih kompleks dibandingkan sistem manual. Bidang komputer ini disebut pengolahan data secara elektronik (electronic data processing), dan komputernya tidak lebih dari alat pengolahan data elektronik, yang memiliki komponen-komponen yang sama dengan sistem manual. Namun komputer menerima datanya dalam bentuk alphanumeric (alphabetic dan numerical) atau dalam bentuk huruf dan angka. 1. Input Fungsi memasukkan data ke dalam sistem komputer dilakukan oleh sebuah alat input. Berbeda dengan sistem manual yang pengolahnya adalah manusia, input kedalam komputer harus ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh mesin. Biasanya input ini berupa kartu keypunch, media magnetic (pita, disk, diskette) dan input langsung dari keyboard terminal. 2. Pengolah pusat (central processing) Pengolahan sentral ini merupakan komponen yang paling utama dari komputer. Pengolah ini terdiri dari satu seksi pengendaliaan, yang mengkoordinasi semua komponen sistem ini, dan unit penghitung/logika, yang melakukan fungsi-fungsi seperti tambah, kurang, kali, bagi, banding, geser, pindahkan, simpan dll. CPU (central processing unit) dari komputer ini melaksanakannya dengan kecepatan dan ketepatan yang fantastis. Logika pengolahan yang sederhana ini, yang disertai lima fungsi sederhana pula, memungkinkan berbagai variasi tugas yang tidak terhitung besarnya bagi komputer tersebut. 3. Penyimpanan (storage) Penyimpanan ini hampir mirip dengan sebuah filling cabinet elektronik yang sangat besar, dengan indeks yang lengkap, dan setiap saat terbuka bagi komputer. Penyimpanan ini terdiri dari intern, yang merupakan bagian dari komponen pengolahan dan ekstern. Penyimpanan intern, yang sering disebut memory, merupakan karakteristik yang memungkinkan komputer itu menyimpan, dalam bentuk elektronik, data dari alat-alat input dan serangkaian intruksi yang panjang, yang disebut program, yang memerintahkan mesin akan tugas yang harus dilakukannya. Penyimpanan ekstern ada dua macam : 1) Direct access (langsung dapat dicari). Berbentuk disk, diskette, magnetic drum dan sarana data cell yang dapat menampung penyimpanan data massal tanpa urutan, dan dapat dicari langsung tanpa harus membaca arsip dari permulaannya untuk menemukan data yang diinginkan. 2) Sequential (urutan). Berupa magnetic tape (pita magnetik) yang diisi menurut urutan, dan harus dibaca dari awal untuk membaca atau menulis catatan yang diinginkan.

14

4. Output Sarana output memberikan hasil akhir dari pengolahan data. Alat ini mencatat informasi dari komputernya di atas berbagai macam media, seperti kartu dan media magnetik. Dan informasi ini kemudian dicetak diatas kertas. Di samping itu alat output ini dapat memberikan sinyal-sinyal untuk dikirimkan melalui jaringan teteprocessing, menghasilkan gambaran grafik, gambaran microfilm, dan berbagai bentuk khusus lainnya. Pada umumnya aplikasi pokok dalam perusahaan hanya berbentuk cetakan di atas kertas (printout).

5.2 Komunikasi Data Uraian tentang penggunaan komputer belum lengkap tanpa menyebutkan komputer data – suatu perkawinan antara pengolahan data dan transmisi data. Beberapa tahun lalu, komunikasi data masih merupakan subyek yang samar, dan yang hanya dipelajari oleh segelintir ahli belaka. Proses komunikasi data pada umumnya membutuhkan lima bagian : 1. Sebuah alat pengirim (transmitter) atau sumber informasi. Biasanya ini berupa suatu jenis alat input/output, seperti mesin tik, keyboard, atau layar display. 2. Sebuah pertukaran pada titik pengiriman. Ini merubah sinyal transmisi data menjadi sinyal analog agar dapat dikirimkan melalui jaringan transmisi. Secara historis, alat converter ini hampir selalu disediakan oleh “perusahaan umum” 3. Sebuah saluran transmisi atau sarana penyaluran (carrier). Berbagai perusahaan telepon dan perusahaan jasa menawarkan jasa saluran pribadi dengan kecepatan yang berbeda-beda. 4. Sebuah converter pada titik peneriamaan. Ini merubah sinyal yang diterima dari saluran transmisi itu kembali menjadi sinyal digital untuk pemakaian dalam komputer. 5. Sebuah alat penerima transmisi informasi. Ini adalah komputernya dari berbagai ragam alatalat input/output. Meskipun kemungkinan susunan dari terminal, converter, saluran transmisi, dan komputer tidak ada batasnya, sang manajer hanya perlu memahami beberapa ide inti saja. 1. Konsepsi yang pertama 2. Komputer utama dalam sistem ini berkomunikasi dengan semua terminalnya. Terminalterminal ini mungkin berbeda dalam tingkat “intelegensinya”. Input dan output dilakukan oleh komputernya. 3. Konsepsi kedua 4. Merupakan contoh nyata dari pengolahan data yang dibagi-bagi, karena komputer utamanya dan komputer-komputer lainnya membagi tanggung jawab pengolahan, terlepas dari itelegensi masing-masing terminalnya. 5. Konsepsi ketiga 6. Dikenal sebagai hubungan antara “majikan dengan majikan”, karena masing-masing komputer dalam gabungan ini membagi beban pengolahan ke seluruh sistem.

15

5.3 Pengelolaan Informasi Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif. Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah : 1. Sumber daya fisik, terdiri atas : Manusia Material (termasuk mesin, fasilitas, dan energi) Uang 2. Sumber daya konseptual, yaitu berupa informasi (termasuk data) Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik. Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara : Menyusun Memaksimalkan penggunaan dengan meminimalkan waktu terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efesiensi puncak. Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum sumber daya tersebutmenjadi tidak efisien dan usang. 3. Aktifitas dalam pengolahan informasi meliputi : 1) Memastikan bahwa data entah yang diperlukan telah terkumpul 2) Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna 4. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif. 5. Membuang informasi usang dengan informasi mutakhir dan akurat Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua hal yang mendasar, yaitu : 1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tulisan. 2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan yang mengarah pada solusi tentang permasalahan. Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu : 1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu jadi programer), dll 2. Mengerti informasi (information literacy), meliputi pengertian mengenai bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain.

5.4 Evolusi CBIS 1. Fokus awal pada data Selama paruh waktu abad 20, saat purched card dan keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan 16

2.

3.

4.

5.

informasi para manajer. Rakter ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi dengan nama pengolahan data elektronik (electronic data processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi popular dan telah disingkat menjadi pengolah data (Data Processing/DP). Fokus baru pada informasi Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS) Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Fokus sekarang pada komunikasi Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi (Office Automation/OA) telah berkembang pesat antara lain meliputi, konferensi jarak jauh, surat elektronik, kalender elektronik dll. Fokus potensial pada konsultasi Sistem pakar (Expert System/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent/AI) telah semakin banyak diperhatikan.

5.5 Organisasi Pengelola Informasi Spesialis informasi (information specialist) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer/CBIS. Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu : 1. Analisis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang. 2. Pengelola basis data (Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Selanjutnya pengelola basis data mengelola basis data sebagai sumber daya penting bagi perusahaan. 3. Spesialis Jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. 4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai. 5. Operator, mengoprasikan peralatan komputer berskala besar (misal : main frame, mini), memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, megelola perpustakaan disk storage, dan lain-lain.

17

BAGIAN VI PERTUKARAN SISTEM MANUAL KE SISTEM KOMPUTER

6.1 Konversi Sistem Manual ke Sistem Komputer Untuk meningkatkan pengertian kita tentang sistem informasi manajemen yang menggunakan komputer, kita melanjutkan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer ini dengan menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam konversi atau peralihan sistem. Langkahlangkah yang diambil dalam konversi ini adalah persiapan dari : 1. Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan) 2. Dokumen-dokumen Input 3. Dokumen-dokumen Output 4. Desain arsip 5. Program logikanya (detail) 6. Program komputer 7. Verifikasi sistem 8. Dokumentasi 1. Uraian Sistem Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output, operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasi-operasi logis yang perlu dilakukan untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan berupa gambar diagram. 1) Uraian tertulis Uraian secara tertulis ini menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja. Dalam uraian ini harus dicantumkan apa inputnya, outputnya, arsipnya, dan operasinya. Penjelasan itu harus cukup terperinci, agar para pemakainya dan para teknisi komputernya memahami operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk membuat desain yang lebih terperinci. 2) Uraian berupa gambar Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara visual dari seluruh operasi. 2. Dokumen Input Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya, serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam bentuk aslinya, sebagaimana diterima dari luaran. Dalam hal ini hanya diperlukan pembuatan suatu bentuk yang dapat digunakan oleh mesin. 18

3. Dokumen Output Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan input, hanya formatnya saja yang harus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik. 4. Desain Arsip Logika yang diperlukan untuk mengendalikan arus data di dalam sistem merupakan bagian dari desain sistem, dan arus ini sebaliknya bergantung pada desain dari arsip-arsip datanya, kedua langkah ini berkaitan sangat erat dan seharusnya dipertimbangkan bersamaan dengan pertimbangan antar jenis peralatan, kepastian penyimpanan, media input dan output, dan format. 5. Logika Program Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya. Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program (programmer) mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program komputer melaksanakan pekerjaannya. Ini adalah “cetak biru” dari suatu program, dan digunakan untuk mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas untuk menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya, dan untuk menangani masalah dengan langkah-langkah yang sistematis. 6. Verifikasi Sistem Setelah program disusun dan digunakan dalam proses pemakaian, maka program tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang “dapat dibaca mesin” dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti. Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil. 7. Dokumentasi Dokumen yang diperlukan terdiri dari tiga jenis : 1. Bagi mereka yang menyediakan inputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yang tidak dapat diterima. 2. Bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semua dokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini. 3. Bagi mereka yang menggunakan outputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai makna output tersebut, dan catatan tentang keterbatasannya.

19

6.2 Keunggulan Kompetitif Pada bidang komputer keunggulan kompetitif diartikan sebagai pemanfaatan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Dasar pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya konseptual yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber daya fisik lainnya. Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam bidang komputer, yaitu : 1. Tidak ada perusahaan yang sukses tersebut yang hanya mengandalkan sumber daya fisik. 2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya. Umur yang singkat dari sistem informasi membuat para pembuat sistem untuk selalu siap meraih peluang sistem baru yang lebih baik. 3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada para pelanggan mereka. Berbagai bentuk sistem komunikasi data dapat dipilih untuk membentuk IOS. Jenis-jenis sumber daya informasi dapat terdiri atas : 1. Perangkat keras komputer 2. Perangkat lunak komputer 3. Para spesialis informasi 4. Pemakai 5. Fasilitas 6. Basis data 7. Informasi

6.3 Penerapan Model Untuk Sistem Pemecahan Masalah di Perusahaan Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Model umum sistem dapat digolongkan dalam empat jenis yaitu : 1. Model fisik, merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata dan model ini mempunyai nilai paling kecil bagi para manajer. 2. Model naratif, menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Model ini paling banyak digunakan dan paling popular, namun jarang disadari para pemakainya. 3. Model grafis, menggambarkan entitas dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model ini banyak digunakan untuk komunikasi bisnis, karena sifatnya yang ringkas dan jelas. 4. Model matematis, merupakan segala bentuk formula atau persamaan yang banyak digunakan dalam pembuatan model bisnis (business modeling).

20

Model fisik, naratif dan grafis berguna dalam hal : 1. Mempermudah pengertian/pemahaman 2. Mempermudah komunikasi Sedangkan model sistematis memberikan tambahan untuk memprediksi masa depan / perencanaan.

21

BAGIAN VII MANAJEMEN DATABASE / DBMS

7.1 Kerangka Bisnis Apakah Database itu ? Bila sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi itu mempunyai sebuah Database. Sebuah Sistem Manajemen Database Untuk setiap database telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan database. Sistem ini, atau suatu rangkaian peraturan dan metode, memungkinkan pemberian definisi, penciptaan, perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungan database tersebut. Pendek kata sistem ini adalah sistem manajemen database (DBMS=database management system) Database mempunyai beberapa komponen : 1) Setidak-tidaknya satu orang menjadi “pemiliknya” dan bertanggung jawab atas database tersebut. 2) Serangkaian peraturan dan hubungan yang menentukan dan mengatur interaksi antara berbagai unsur dari database. 3) Manusia yang memasukan data ke dalam database itu. 4) Orang yang mengeluarkan data dari database itu. 5) Databasenya sendiri. a. Muncul : Komputer Kecepatan merupakan salah satu dari atribut komputer yang paling berharga. Keistimewaan kedua adalah kemampuan untuk menangani data dalam volume besar secara akurat. Dan akhirnya, komputer tidak menjadi lelah atau bosan dengan pekerjaannya yang berulangulang. Semua karakteristik ini mempunyai arti penting dalam manajemen database : 1. Kecepatan (speed), karena perusahaan yang modern harus mengolah banyak transaksi dalam waktu yang sangat singkat. 2. Ketelitian, karena banyak perusahaan menbutuhkan data, yang mereka simpan dan gunakan yang benar. 3. Sangat baik dalam melakukan pekerjaan berulang-ulang, karena database bersifat berulang (setidak-tidaknya dalam format dan bentuk isinya) b. Dampak atas manajemen Tidak diragukan lagi, bahwa sistem database elektronik ini merupakan faktor yang besar artinya dalam dunia usaha. Dan hal ini akan menjadi bertambah penting dengan berlalunya waktu. Namun DBMS ini menimbulkan beberapa masalah serius bagi manajemen : 1) Bagaimana mengelola ahli-ahli teknik yang dibutuhkan untuk menggunakan database yang besar dan canggih. 2) Bagaimana menjaga agar sistem ini tidak muncul sebagai unsur utama dan menjadi benalu dalam kegiatan utama perusahaan. 3) Bagaimana mendapatkan informasi dan bukan setumpuk data dari database ini. 22

4) Bagaimana mempertahankan kebebasan manusia, dengan adanya potensi dari database untuk “mengingat” setiap gerak-gerik kita. 5) Bagaimana melakukan pengintegrasian DBMS secara mulus dalam organisasi yang lebih besar. Sebaliknya manajemen dapat menarik keuntungan besar dari penggunaan yang tepat dari DBMS ini : 1) Lebih banyak data yang dapat dipertimbangkan dalam menghasilkan informasi bagi manajemen untuk mengambil keputusan. 2) Informan dapat disajikan secara lebih cepat untuk manajemen. 3) Usaha dapat dijalankan secara lebih efektif dan lebih efisien (misalnya, bila data pelanggan segera tersedia, dari dalam hal perbankan, pada cabang mana nasabah mempunyai rekening). 4) Database dari sumber-sumber diluar perusahaan tersedia untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan (misalnya informasi tentang persediaan barang).

7.2 Tujuan DBMS Sebelum membahas database lebih lanjut, mari kita perhatikan tujuan apakah yang harus dipertimbangkan oleh manajemen dalam merancang dan menyusun sistem manajemen database mereka : 1) Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan. 2) Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan (meng-akses) data. 3) Memungkinkan respon yang segera atas permintaan dari data para pemakai. 4) Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada database. 5) Menghapus data yang berlebihan. 6) Memungkinkan penggunaan secara serentak dalam beberapa pemakai. 7) Memungkinkan perkembangan lebih lanjut dalam sistem database. 8) Melindungi data dari kerusakan fisik dan pemakaian yang tidak diotorisasi.

23

BAGIAN VIII DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM (Systems Development Life Cycle – SDLC)

8.1 Rekayasa Perangkat Lunak Untuk SIM a. Paradigma Terhadap Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa perangkat lunak SIM adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa untuk menghasilkan software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada meinmesin yang nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak SIM meliputi : 1) Metode/Method Metode yang digunakan adalah how to yang bersifat teknis. Metode yang digunakan meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis persyaratan, perancangan, coding, pengujian dan pemeliharaan. 2) Alat/Tool Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (misal : Computer Aided Software Engineering/CASE) 3) Prosedur/Procedure Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisikan kapan suatu metode akan digunakan, pengendalian untuk menjamin kualitas hasil, dan milestone yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan. b. Siklus Klasik/Model Air terjun Siklus klasik/model air terjun perangkat lunak SIM didasarkan siklus konvensional dalam bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Tahapan-tahapan dalam siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM terdiri atas enam tahapan yaitu : 1) Analisis dan Rekayasa Sistem Software merupakan bagian dari sebuah SIM. Tahapan analisis dan rekayasa sistem dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang meluas pada lingkup sistem. 2) Analisis Persyaratan Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis persyaratan berusaha mengetahui aspek what. Tahapan ini banyak melibatkan pemakai dan pengembang SIM. 3) Perancangan Tahapan perancangan bertujuan menterjemahkan persyaratan menjadi suatu bentuk representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding dilakukan. 4) Coding (Penulisan Program) Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti komputer. 5) Pengujian Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian bertujuan mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang ada sehingga software bekerja sesuai dengan yang diharapkan. 24

6) Pemeliharaan Tahap pemeliharaan meliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan penyesuaian software terhadap perubahan lingkungannya. Siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM akan menghadapi tiga permasalahan yaitu : 1) Proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti alur sekuensial yang ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi. 2) Pemberi pekerjaan kesulitan untuk menyatakan semua keinginannya secara eksplisit di awal tahap pengembangan. 3) Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama setelah proyek pengembangan dimulai.

8.2 Teknik 2 Model Rekayasa Perangkat Lunak untuk SIM a. Prototyping Teknik prototyping baik digunakan jika pemakai belum siap dengan persyaratan software secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukan model software SIM yang dikembangkan. Model software dalam prototyping terdiri atas : 1) Model “kertas” Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antara pemakai dan software. 2) Model kerja Model kerja diperlukan untuk mengimplementasikan beberapa fungsi/modul dalam software. 3) Program Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi/modul dalam software yang akan digunakan dalam SIM telah diimplementasikan. b. Model Spiral Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak menggunakan model air terjun dan teknik prototyping. Model spiral menggabungkan keuntungan-keuntungan model air terjun dan prototyping dan memasukan aktivitas analisis resiko (risk analysis). Model spiral melibatkan proses interasi, dimana setiap interasi bekerja pada satu level software SIM yang diinginkan. Dalam model spiral, setiap perpindahan level didahului oleh analisis resiko. Satu-satunya permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan model spiral adalah menuntut keahlian dalam bidang analisis resiko. Rekayasa perangkat lunak SIM menggunakan model spiral terdiri atas empat aktivitas utama, yaitu : 1) Perencanaan Aktivitas ini meliputi : penentuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan. 25

2) Analisis Resiko Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko. 3) Perekayasaan Perekayasaan merupakan pengembangan produk pada level berikutnya. 4) Evaluasi Pemakai Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan. c. Kombinasi Beberapa Paradigma Kombinasi beberapa paradigma dalam rekayasa perangkat lunak SIM dimaksudkan untuk mengambil kelebihan masing-masing paradigma.

8.3 Faktor Manusia dalam Software Faktor manusia dalam Software Engineering Faktor manusia dalam rekayasa perangkat lunak SIM sangat penting, yaitu : 1) Agar bisa efektif, manajer software harus mengerti stafnya secara individu dan mengerti bagaimana mereka bergaul. 2) Sistem komputer dan perangkat lunak SIM yang dikembangkan akan berpengaruh buruk bagi calon pengguna jika tidak memperhitungkan kemampuan calon pengguna pada saat rekayasa perangkat lunak. 3) Produktivitas programmer adalah faktor utama dalam rekayasa perangkat lunak, untuk itu perlu dimengerti faktor yang mempengaruhi produktivitas programmer dalam rekayasa perangkat lunak agar dapat meningkatkan produktivitas.

26

BAGIAN IX DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM 2 (System Development Life Cycle – SDLC)

9.1 Dasar-dasar Analisis Persyaratan Perangkat Lunak Analisis persyaratan perangkat lunak berfungsi untuk menjembatani antara pengalokasian fungsi perangkat lunak dan perancangan perangkat lunak. Hal ini akan memungkinkan untuk mendefinisikan fungsi-fungsi dan kinerja perangkat lunak, antarmuka perangkat lunak dengan elemen sistem lainnya, dan kekangan-kekangan yang harus dipenuhi oleh perangkat keras. Aktivitas yang dilakukan pada saat analisis persyaratan perangkat lunak, meliputi : a. Pemahaman persoalan dalam konteks perangkat lunak Pemahaman persoalan dapat berasal dari spesifikasi sistem dan rencana proyek. Hal ini akan berhasil jika keterlibatan unsur manajemen dan teknis dari pihak pemakai sangat besar. b. Evaluasi dan sintesis Aspek-aspek evaluasi dan sintesis meliputi :  Aliran dan informasi  Fungsi-fungsi yang dijalankan perangkat lunak  Antarmuka  Kekangan-kekangan yang mungkin muncul dalam proses perancangan  Kriteria dan teknik validasi c. Aktivitas evaluasi dan sintesis difokuskan pada pertanyaan “apa” bukan “mengapa”. Pemodelan (prototyping) perlu dibuat untuk memperkuat pemahaman, dan berfungsi sebagai dasar pada tahap perancangan dan pembuatan spesifikasi perangkat lunak. d. Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya merupakan dokumentasi yang dibuat bersamasama oleh pengembang dan pemakai. Analisis persyaratan dalam pemodelan (prototyping) diperlukan untuk menunjukan model perangkat lunak yang akan dibuat. Analisis persyaratan pemodelan meliputi : a. Apakah perangkat lunak yang akan dibuat cocok dibuat prototype-nya b. Jika ya, buatlah ringkasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh prototype c. Buatlah prototype d. Presentasikan prototype yang telah disempurnakan kepada pemakai e. Ulangi langkah 4 dan 5 sampai semua persyaratan dipenuhi sesuai permintaan pemakai atau jika prototype telah berkembang menjadi produk yang sebenarnya.

9.2 Perancangan Perangkat Lunak SIM Aktivitas pertama dalam perancangan perangkat lunak SIM berawal dari model-model informasi yang terdiri dari fungsi, behavior, dan persyaratan-persyaratan lain. Model-model tersebut diperlukan untuk menyusun : a. Rancangan data, yaitu menentukan dominan struktur basis data 27

b. Rancangan arsitektur, yaitu menentukan hubungan antar komponen-komponen struktural dari program c. Prosedur, yaitu menentukan deskripsi prosedur dalam sistem Proses yang dilakukan dalam perancangan perangkat lunak meliputi : a. Menyusun rancangan awal, yaitu menentukan rancangan arsitektur perangkat lunak b. Menyusun rancangan terinci, yaitu penyempurnaan rancangan arsitektur perangkat lunak menjadi bentuk-bentuk struktur basis data dan algoritma yang terinci.

9.3 Ujian dan Pemeliharaan Perangkat Lunak SIM a. Pendekatan dalam Pengujian Pengujian perangkat lunak dibedakan menjadi dua, yaitu pengujian white box dan pengujian black box. Pengujian white box dilakukan sebagai berikut : 1) Menguji detail prosedural, yaitu mengamati jalur logikal yang dibentuk oleh struktur pengendalian program (perulangan dan pencabangan) 2) Bisa mengungkap 100% kesalahan logika yang mungkin muncul dan bersifat exhaustive (melelahkan), karena terjadi ledakan kombinasi dari berbagai modul program yang besar dan komplek. 3) Dilakukan pada awal tahap pengujian Aktivitas pengujian white box sebaiknya dilakukan sebagai berikut : 1) Setiap jalur paling sedikit diuji satu kali 2) Menguji setiap kondisi percabangan untuk nilai „benar‟ dan „salah‟ 3) Menguji perulangan pada batas perulangan dan pada daerah operasionalnya 4) Menguji struktur data internal untuk memastikan keakuratannya Metode pengujian yang dapat digunakan adalah : 1) Jalur dasar (basic path) 2) Pengujian kondisi 3) Pengujian aliran data 4) Pengujian perulangan Pengujian black box sebaiknya dilakukan sebagai berikut : 1) Difokuskan pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak 2) Dilakukan tidak pada awal tahap pengujian 3) Mengungkapkan kesalahan-kesalahan pada :  Fungsi-fungsi yang salah atau hilang  Antar muka  Akses ke basis data external  Kinerja  Inisialisasi dan terminasi program

28

Metode yang dapat digunakan untuk pengujian black box adalah : 1) Equivalence partitioning 2) Analisis nilai batas 3) Teknik grafik sebagian akibat b. Pemeliharaan Perangkat Lunak Jenis-jenis pemeliharaan perangkat lunak SIM meliputi : 1) Koretif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan apabila terjadi kesalahan atau kerusakan 2) Adaptif atau produktif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan secara terus-menerus melalui proses monitoring 3) Penyempurnaan, yaitu pemeliharaan sebagai hasil dari penemuan perawatan adaptif 4) Preventif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan untuk pencegahan kerusakan Aktivitas yang perlu dilakukan apabila terjadi kesalahan dalam perangkat lunak SIM adalah sebagai berikut : 1) Pelaporan, yaitu melaporkan adanya kesalahan dan spesifikasi perubahan 2) Aliran event dalam pemeliharaan 3) Penyimpanan rekaman-rekaman selama tahap pengembangan dan tahap penggunaan 4) Evaluasi terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam tahap pemeliharaan, hal ini berguna untuk menentukan biaya perawatan selanjutnya.

29

BAGIAN X PERANCANGAN SIM SECARA UMUM BERBASIS KOMPUTER

10.1 Perancangan model Perancangan model SIM dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :  Pembuatan model logik (logical model)  Model fisik sistem (physical model) Model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana fungsi-fungsi dalam SIM akan bekerja. Model logik dapat digunakan dengan menggunakan Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD) Model fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk menunjukan simbol fisik yang digunakan, seperti terminal, media penyimpan, laporan dan sebagainya. Bagan alir data merupakan alat berbentuk grafis yang digunakan untuk menggambarkan aliran pemroses dalam SIM berbasis komputer.

10.2 Perancangan Basis Data untuk SIM Perancangan basis data secara umum dilakukan dengan menentukan kebutuhan-kebutuhan filefile dalam basis data berdasarkan DAD sistem baru yang telah dibuat dan kemudian menentukan parameter file dalam basis data. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rancangan basis data adalah : 1. Minimalisasi kerangkapan data (data redundacy) 2. Dihindari terjadinya inkonsistensi data (inconsistency data) 3. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama (share ability) 4. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai 5. Pembatasan kewenangan (privacy) dan keamanan data (data security) 6. Menjamin integritas data (data integrity) 7. Menghindari terjadinya data terisolasi (data isolation) 8. Berorientasi pada data (data oriented) dan bukan pada program (program oriented) 9. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis data 10. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya 11. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem secara mudah 12. Data dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda 13. Independensi data (data independenc), baik secara logik maupun secara fisik 14. Dihindari terjadinya penyimpangan (anomaly) dalam basis data

30

10.3 Perancangan Teknologi Secara umum, teknologi SIM adalah teknologi komputer yang dikelompokan menjadi tiga klasifikasi, yaitu :  Perangkat keras  Perangkat lunak  Teknologi komunikasi data 10.3.1 Teknologi perangkat keras Teknologi perangkat keras untuk SIM adalah teknologi komputer. Secara umum, sistem komputer mempunyai komponen perangkat keras yang terdiri atas : Perangkat keras masukan, terdiri dari :  Alat input langsung  Alat input tidak langsung Contoh perangkat keras masukan adalah : keyboard, teleprinter terminal, dll. Perangkat keras keluaran, terdiri atas :  Hard copy device, contoh : printer, plotter, dll.  Soft copy device, contoh : video display, speaker, dll.  Drive device, contoh : disk drive, cd drive, dll. Perangkat keras unit pengolah atau Central Processing Unit (CPU) terdiri atas :  Aritmatic and Logic Unit (ALU)  Control Unit  Main Memory (RAM dan ROM) 10.3.2 Teknologi perangkat keras a. Katagori perangkat lunak Perangkat lunak dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu : 1) Perangkat lunak sistem operasi (Operating System/SO), yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari perangkat keras sistem komputer 2) Perangkat lunak bahasa (Language Software), yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan intruksi-intruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dimengerti komputer 3) Perangkat lunak aplikasi (Aplication Software), yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh Language Software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. b. Sistem Operasi (Operating System/SO) Sistem operasi merupakan program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer. c. Control Program Control program umumnya sebagian disimpan di main memori tepatnya di ROM dan disebut juga dengan resident program atau resident routine.

31

BAGIAN XI PERANCANGAN SIM SECARA TERPERINCI

11.1 Perancangan Dialog Layar Perancangan dialog layar monitor merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai dan komputer. Percakapan ini dapat berupa : Proses pemasukan data Proses menampilkan output informasi Pedoman perancangan dialog layar secara terinci adalah : 1) Pemakai harus dipandu bagaimana melakukan langkah selanjutnya 2) Layar dialog harus informatif, misal dengan cara pembagian bentuk jendela yang meliputi : jendela judul, jendela instruksi, jendela tubuh, serta jendela escape. 3) Dalam jendela tubuh dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap framenya. 4) Pagging & Scrolling dapat digunakan untuk menampilkan jendela tubuh 5) Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan di layar ditampilkan dalam waktu cukup lama agar pemakai dapat mempunyai cukup waktu untuk membacanya. 6) Gunakan kalimat/istilah yang sederhana dan mudah dipahami 7) Penggunaan singkatan sebaiknya dihindari 8) Penggunaan simbol yang membingungkan harus dihindari 9) Penggunaan kata yang konsisten (misal : EDIT, UPDATE, KOREKSI) Beberapa strategi perancangan dialog layar monitor dapat digunakan secara terpisah atau bersama-sama, yaitu : 1. Tampilan menu 2. Kumpulan instruksi (instruction sets) 3. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog) 4. Penggunaan bagan dialog untuk tampilan layar dialog yang sangat banyak 5. Penggunaan bagan tata letak layar monitor 6. Penjelasan data di kamus data dialog

11.2 Membuat Laporan Hasil Rancangan Laporan perancangan terinci perlu dibuat untuk dikomunikasikan utamanya dengan pemrogram. Laporan perancangan terinci juga perlu disampaikan dan dikomunikasikan dengan pemakai. Umumnya laporan perancangan terinci akan sangat banyak, selain itu pemrogram dan pemakai sistem mempunyai kepentingan yang berbeda sehingga laporan perancangan terinci sebaiknya dipisahkan menjadi dua, yaitu : 1. Laporan bersifat teknis, membuat perancangan terinci program komputer untuk semua modul yang ditujukan untuk pemrogram dan teknisi lainnya yang sering disebut manual teknik (technical manual). 2. Laporan untuk pemakai, lebih menekankan pada bentuk input dan output yang dihasilkan oleh sistem. 32

11.3 Seleksi Teknologi SIM Seleksi sistem merupakan tahap memilih teknologi perangkat keras dan perangkat lunak untuk SIM yang dikembangkan. Seleksi sistem diperlukan karena tersedia banyak alternatif penyedia teknologi. Penyedia teknologi dapat berupa : 1. Pabrik perangkat keras 2. Perusahaan perangkat lunak 3. OEM (Original Equipment Manufacture), VAR (Value Added Remarketter) dan ISO (Independent Sales Organitation) 4. Rumah sistem (system house) 5. Konsultan (consultant) 6. Kontraktor program mandiri (independent program contractor) 7. Biro jasa (services bureaus) 8. Dealer 9. Toko komputer Cara pemilikan teknologi ditentukan oleh dana yang tersedia dan pertimbangan pajak. Cara pemilikan teknologi dapat dilakukan dengan cara : 1. Membeli 2. Menyewa 3. Sewa beli Kebutuhan teknologi SIM dapat dikelompokan menjadi empat, yaitu : 1. Perangkat keras yang bersifat umum 2. Perangkat keras yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi 3. Perangkat lunak yang bersifat umum 4. Perangkat lunak yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi Langkah-langkah seleksi teknologi SIM dapat meliputi langkah sebagai berikut : 1. Memilih penyedia teknologi 2. Meminta proposal dari penyedia teknologi 3. Meyaring penyedia teknologi 4. Mengevaluasi penyedia teknologi yang lolos saringan 5. Membuat kontrak kerja Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat keras yang ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut : 1. Ketahanan/keandalan 2. Kecepatan proses 3. Bentuk 4. Harga 5. Kompabilitas 6. Fleksibilitas 7. Pengendalian perangkat keras 8. Jadwal pengiriman 33

9. Pendukung dan jaminan purna jual, meliputi pelatihan, dokumentasi, instalasi, pengetesan, garansi jaminan suku cadang, perawatan dan reparasi, reputasi penjual, pengalaman penjual, kondisi keuangan penjual. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat lunak yang ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut : 1. Kemudahan digunakan 2. Modularitas 3. Fleksibilitas 4. Kecepatan proses 5. Kelengkapannya 6. Pengendalian terprogram 7. Dukungan-dukungan pelatihan, dokumentasi, bantuan instalasi, garansi, backup bila terjadi perubahan versi yang lebih baru, bantuan pemrograman jika terjadi perubahan, reputasi penjual, pengalaman penjual. Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam kontrak kerja dengan penyedia teknologi meliputi : 1. Jaminan garansi kerja 2. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak 3. Penalti jika terjadi kagagalan 4. Cara pembayaran 5. Pengaturan-pengaturan lainnya berdasarkan kesepakatan

34

BAGIAN XII TEKNIK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MENGGUNAKAN DAD / EASY CASE UNTUK SIM

12.1 Elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem Elemen terpenting dalam desain sistem adalah jalur pemakai atau user interface yang terdiri dari layar terminal, keyboard dan alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara lain sehingga pemakai dapat bertukar input dan output dengan mesin. Berikut beberapa elemen yang harus dipertimbangkan dalam perancangan untuk memenuhi interface, yaitu : 1. Query Secara query, pemakai sistem harus dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya. 2. Desain Layar Desain layar harus jelas, melompat-lompat dan tidak berisi informasi yang tidak relevan. 3. Umpan Balik Dalam sistem online, aspek penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (respon time), yaitu waktu antara saat pemakai memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. 4. Bantuan (Help) Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana pemakai dapat meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh pemakai. 5. Pengendalian Kesehatan Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa : a. Pencegahan kesalahan Sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada pemakai tentang apa yang harus dilakukan sehingga pemakai tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. b. Pendeteksi kesalahan Jika kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahan dan dapat menampilkan berita kesalahan ini. c. Pembetulan kesalahan Jika ada suatu data yang diinputkan salah sebelum data diolah, maka sistem harus dapat memberikan kesempatan pada pemakai untuk dapat mengoreksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur terekam ke basis data, maka sistem harus menyediakan cara untuk membetulkannya.

12.2 Kebutuhan Sistem Kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirement) yang harus diperhatikan dalam mendesain SIM adalah : 35

1. Keandalan (reability), yaitu menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan. 2. Ketersediaan (avaliability), yaitu sistem mudah diakses oleh pemakai. 3. Keluwesan (flexibility), yaitu sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan, sesuai kebutuhan pemakai yang berubah. 4. Jadwal instalasi (installation schedule), yaitu terdiri dari periode waktu antar saat organisasi dasar untuk membutuhkan dan saat informasi ini diterapkan. 5. Umur yang diharapkan dan potensi pertumbuhan (life compentancy and growth potencial), sistem harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan. 6. Kemudahan dipelihara (maintainability), yaitu sistem harus mudah dipelihara. Sistem harus dirawat tergantung dari desainnya.

12.3 Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD) Model dari sistem secara fisik dan secara logika telah di desain secara umum. Sistem secara fisik dapat digambarkan dengan bagan alir dokumen. Secara logika dapat digambarkan dengan Diagram Arus Data (DAD) / Data Flow Diagram (DFD). Desain model menggambarkan secara rinci urut-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam diagram arus data. 1. External Entity External Entity adalah kesatuan luar yang merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang akan mempengaruhi sistem, dengan memberikan input ataupun menerima output dari sistem. Kesatuan luar berupa : a. Orang atau sekelompok orang dalam organisasi di luar sistem b. Organisasi atau orang luar organisasi c. Kantor atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem d. Sub sistem informasi lain di luar sistem yang sedang di kembangkan e. Sumber asli dari suatu transaksi f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem 2. Data Flow Data flow disimbolkan dengan tanda panah dimana arah panah menunjukan arah mengalirnya data. Arus data mengalir menuju proses dan atau meninggalkan external entity (kesatuan luar) selalu menuju ke proses. Arus data ini dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :  Formulir atau dokumen yang digunakan sistem  Laporan tercetak yang dihasilkan sistem  Masukan untuk komputer  Output ke layar monitor  Data yang dibaca dari suatu file atau yang direkam ke suatu file  Komunikasi ucapan  Surat-surat atau memo  Suatu isian yang dicatat pada buku agenda 36

3. Process Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari arus data yang masuk ke proses dan akan dihasilkan arus data yang keluar dari proses. Perlu diperhatikan, bahwa arus data adalah arus yang mengalir menuju proses atau arus yang mengalir dari proses atau arus yang mengalir dari proses menuju proses lain, sehingga jika arus data tidak seperti ketentuan tersebut maka dapat dipastikan bahwa diagram arus tersebut salah. Kesalahan yang sering terjadi adalah : a. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output Kesalahan ini disebut dengan blackhole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas. b. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah input Kesalahan ini sering disebut miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima output. 4. Data Store Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : a. File atau database di sistem komputer b. Arsip atau catatan manual c. Kotak tempat data di meja seseorang d. Tabel acuan buku e. Suatu agenda atau buku Data store disimbolkan dengan persegi panjang terbuka salah satu ujungnya dengan sebuah kotak di salah satu ujungnya. Penggambaran data store perlu memperhatikan hal berikut : a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan data store, karena yang menggunakan atau merubah data di data store adalah suatu proses. b. Arus data yang menuju ke data store dari suatu proses menunjukan proses update terhadap data yang tersimpan di data store. Update data dapat berupa :  Menambah atau menyimpan record baru ke data store  Menghapus record atau mengambil dokumen baru ke data store  Merubah nilai data di suatu record yang ada di data store c. Arus data yang berasal dari data store menuju ke suatu proses dapat diartikan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di data store untuk dilihat isinya. d. Untuk suatu proses dapat melakukan dua-duanya, yaitu menggunakan dan meng-update data dalam data store. 5. Easycase Penggambaran DAD dapat menggunakan software Easycase dengan menggunakan metode SSADM (Structured System Analisis and Design Methodology). Dalam penggambaran menggunakan software Easycase ini tidak sekedar tempel menempel sebagaimana dengan menggunakan software flowchart yang lama. Dalam Easycase diberikan fasilitas semacam prosedur running program yang mengecek letak kesalahan penggambaran.

37

BAGIAN XIII PENERAPAN, EVALUASI DAN PEMELIHARAAN SIM

13.1 Langkah-langkah Penerapan Meskipun desain dari sebuah informasi manajemen atau MIS dalam penilaian manajemen mungkin merupakan suatu proyek mahal, biaya yang diperlukan sampai MIS ini berfungsi secara memuaskan sering sama besarnya dengan biaya desainnya sendiri. Setelah desain MIS selesai dibuat, ada empat metode dasar yang dapat digunakan untuk penerapan MIS tersebut. Ini meliputi : a. Pasang sebuah sistem dalam suatu organisasi yang baru dibentuk b. Hentikan pemakaian sistem lama, dan pasang sistem baru. Ini menimbulkan kesenjangan waktu (time gap), dimana tidak ada satu sistem pun yang dioperasikan. Hal ini praktis hanya untuk sebuah perusahaan kecil atau untuk sistem yang kecil, dimana pemasangannya hanya membutuhkan satu atau dua hari saja. Kecuali kalau pemasangan sistem yang lebih besar dilakukan selama pabrik ditutup karena libur, atau pada periode tidak ada kegiatan apa pun di pabrik tersebut. c. Alihkan atau pindahkan operasinya secara bertahap. Cara ini juga merujuk kepada “tahapan masuk” (phasing in) dari sistem baru yang bersangkutan. Bagian yang kecil atau subsistem dan sistem baru digantikan terhadap sistem lama. Jika cara ini mungkin dilaksanakan, perlu rasanya sistem baru itu dinilai secara seksama. d. Jalankan sistem baru dan sistem lama secara paralel dan lakukan pengalihan secara bertahap. Sistem baru dipasang dan dijalankan secara paralel dengan sistem lama yang ada, sampai seluruh fungsinya telah berjalan dengan baik, kemudian sistem lama dihentikan. Keuntungan utama dari cara ini adalah kesempatan melakukan koreksi (debugging) yang diperlukan sambil berjalan, sehingga sistem ini dapat diandalkan untuk sistem informasi utama dari perusahaan.

13.2 Buat rencana penerapannya Ketiga tahap utama dalam penerapannya, merupakan satu seri atau berurutan, yaitu pemasangan awal, uji-coba sistem secara menyeluruh, dan tahap evaluasi, pemeliharaan serta kontrol dari sistem tersebut. Sebaliknya, sebagian besar dari kegiatan penerapan ini harus dilaksanakan secara paralel, untuk mengurangi waktu penerapan. a. Identifikasi tugas-tugas penerapan Tugas-tugas utama dalam penerapan ini, patokannya, pada umumya terdiri dari : 1. Merencanakan kegiatan penerapan 2. Mencari tempat yang sesuai, dan membuat tata-letak (layout) untuk peralatan dan kantor-kantor 3. Menyusun organisasi personalia untuk penerapan ini 4. Menyiapkan prosedur-prosedur untuk pemasangan atau instalasi, dan untuk diuji-coba 5. Menyiapkan program latihan kerja untuk pegawai yang akan menjalankan tugas operasinya 38

6. Menyiapkan perangkat lunak yang diperlukan 7. Membeli perangkat keras yang diperlukan 8. Menyusun arsip-arsipnya (files) 9. Membuat formulir-formulir yang diperlukan 10. Menguji-coba keseluruhan sistem 11. Menyelesaikan peralihan dari sistem lama ke sistem baru 12. Mendokumentasikan sistemnya 13. Menyediakan pemeliharaan sistemnya (untuk menyempurnakan/memperbaiki kekurangan atau kemacetan, dan untuk meningkatkan dayagunanya = debuging and improving) b. Susun hubungan antara tugas-tugas Untuk proyek yang kecil, urutan tugas yang harus dilaksanakan dapat dicantumkan dalam bentuk instruksi tertulis yang sederhana. Meskipun demikian, dalam proyek yang kecil sekalipun. c. Buatkan jadwalnya Taksiran (estimasi) pertama dari jadwal dibuat berdasarkan taksiran perancang sistem mengenal waktu yang dibutuhkan antara setiap tahapan dari program jaringan kerja. Jalur kritisnya (waktu yang terpanjang yang diperlukan untuk seluruh jaringan kerja) dapat dihitung dari sini. d. Susun sistem laporan dan pengendalian Laporan dan pengendalian dari pekerjaan dalam pelaksanaan ini dapat diperoleh dengan mengadakan rapat mingguan yang dihadiri oleh semua petugas kunci yang terlibat, atau dengan laporan kemajuan kerja tertulis dan singkat. Tujuan dari sistem pengendalian adalah untuk mengurangi kekacauan tersebut sampai seminimal mungkin dan berbagai akibatnya dalam bentuk penundaan waktu serta tambahan biaya.

39