SIKLUS PENDAPATAN PENERIMAAN KAS DALAM PENJUALAN TUNAI
Tugas Disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem oleh dosen Dini Arwaty A, S.E., M.Si., Ak.
Disusun oleh : 0110U142 Rinaldi Wachyu Cahyadi 0110U168 Merlin Herlangga 0110U174 Rio Ramdhan 0110U334 Bani Binekas 0111A015 Lucky Robertho Y. Yappy
Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS WIDYATAMA BANDUNG 2011/2012
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Sejarah perkembangan dunia bisnis menunjukkan bahwa banyak perusahaan dan industri besar yang berawal dari sebuah usaha berskala kecil, didasari oleh jiwa dan semangat kewirausahaan pemilik sekaligus pendirinya. Ketika suatu unit usaha masih berskala kecil, pengelolaan berbagai fungsi operasionalnya masih sangat sederhana. Tempat produksinya masih bersifat home industry, fungsi pemasarannya masih sederhana pula, dengan cara penawaran door to door melalui model promosi “getok tular” (dari mulut-ke-mulut). Begitu pula, pola pengelolaan fungsi keuangannya pun masih konvensional yang hanya meliputi pos pengeluaran dan pos penerimaan saja untuk berbagai jenis transaksi. Ketika unit usaha tersebut sudah mulai melakukan penjualan dan pembelian secara kredit, maka mulai diadakan pos piutang dan hutang. Begitu pula ketika unit usaha ini mulai memerlukan tambahan modal baru, baik modal perorangan (modal sendiri) maupun modal yang berasal dari pinjaman bank (modal asing), pola pengelolaan fungsi keuangan-nya semakin bertambah rumit, yaitu perlu dibuatnya pos pencatatan modal. Pada tahap ini, penerimaan dan pengeluaran kas mulai digolong-golongkan ke dalam kelompok aliran kas operasional, aliran kas finansial (pendanaan), dan aliran kas investasi. Begitu seterusnya, semakin besar skala suatu unit usaha, akan semakin rumit pula pola pengelolaan keuangan-nya yang memerlukan pengawasan terhadap penerimaan dan pengeluaran uang melalui pencatatan secara tertib dan teratur menurut suatu sistem tertentu yang disebut dengan sistem akuntansi. Sistem akuntansi pada dasarnya dibuat untuk mengendalikan penerimaan dan pengeluaran, serta menyajikan laporan keuangan yang lengkap, akurat, dan terkini. Mengingat bahwa pelatihan ini diberikan kepada para wirausahawan pemula, maka makalah ini hanya akan memaparkan sistem akuntansi secara umum. Dengan bekal sistem akuntansi yang masih bersifat umum ini, diharapkan para peserta pelatihan sudah mulai dapat mengkompilasi bukti-bukti transaksi melalui suatu proses pencatatan, penjurnalan, pembukuan, dan pelaporan hingga menghasilkan output yang dikenal sebagai laporan keuangan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Pengertian siklus pendapatan 2. Merancang sistem informasi akuntansi siklus pendapatan penjualan tunai (COD) 3. Menjelaskan prosedur dalam penerimaan kas 4. Mendeskripsikan contoh diagram arus data (DFD) , diagram context, diagram flowchat tentang siklus pendapatan penjualan tunai.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah kumpulan aktivitas bisnis dan informasi kegiatan operasi yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada kostumer dan mengumpulan uang dari pembayaran untuk penjualan yang dilakukan. Tujuan utama dalam siklus pendapatan Menyediakan produk yang tepat pada lokasi pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat, untuk harga yang tepat (the right product in the right place at he right time for the right price) . Untuk mencapai tujuan utama revenue cycle, manajemen harus membuat beberapa keputusan : Bagaimana dapat mengembangkan kustomisasi produk pada masing-masing keinginan kostumer? Berapa banyak inventori yang harus disediakan, dan dimana lokasi inventori tersebut diletakkan? Bagaimana barang dagangan dapat dikirim kepada kostumer? Apakah perusahaan membentuk armada pengiriman sendiri atau memberikan kepada pihak lain (outsource)? Apakah pemberian kredit kepada kostumer terus dikembangkan? Seberapa banyak batasan kredit diberikan kepada kostumer? Macam kredit apa yang perlu ditawarkan kepada kostumer? Bagaimana kostomer dapat melakukan proses pembayaran agar bisa meminimasi
cash flow? Empat dasar siklus pendapatan
Terdapat empat dasar dalam siklus pendapatan pada aktivitas bisnis, antara lain : Sales order entry Taking the customers order Checking and approving the customers credit
Checking inventory availability Shipping Picking and packing the order Shipping the order Billing and accounts receivable Membuat daftar tagihan kepada kostumer (customers Billing) Mengupdate piutang usaha (accounts receivable) Cash collections Menangani pembayaran kostumer (customer remittances). Memindahkan pembayaran pada bank yang ditunjuk.
Pengendalian Tujuan, Ancaman, Prosedur
Didalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini bisa dicapai : Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi) Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
Semua transaksi dicatat dengan akurat
Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Ancaman dan pengendalian dalam siklus pendapatan
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
Sistem Informasi Akuntansi didesain untuk mengumpulkan,
memproses,
dan
menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
1. Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugastugas rutin berikut ini : Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak Menentukan ketersediaan persediaan Memilih metode untuk mengirim barang
2. Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
Menentukan harga produk dan jasa
Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
3. Penilaian Kinerja Sistem Iinformasi Akuntansi juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
Keefektifan iklan dan promosi Kinerja staf penjualan Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
Sumber Siklus Pendapatan
Dalam siklus pendapatan, penerimaan atau pendapatan kas perusahaan berasal dari 2 sumber utama yaitu : 1. Kas dari penjualan tunai 2. Kas dari piutang usaha 2.2 Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari penjualan tunai dan dari penerimaan pembayaran piutang dari para debitur. Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh suatu perusahaan sangat tergantung kepada besar kecilnya perusahaan serta struktur organisasi perusahaan itu sendiri. Sebagi ilustrasi kami perlihatkan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai. Penjualan tunai yang dimaksudkan disini, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang dibeli, melakukan pembayaran dengan uang tunai kekasir dan menerima barang yang dibeli.
Prosedur dalam Penerimaan Kas
1. Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales 2. Prosedur Penerimaan Kas dari cash on delivery sales ( COD sales ) 3. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit card sales Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales Dalam prosedur ini pembeli datang ke perusahaan dan melakukan pemilihan barang yg akan dibeli, kemudian melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli ( sebelum menerima barang harus dibayar dengan uang tunai, cek pribadi atau dengan kartu kredit ). Penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut : Pembeli memesan langsung barang langsung kepada wiraniaga di Bagian
Penjualan Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan
bar an g kepada pembeli Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli Bagian Kasa menyetor kas yang diterima ke bank Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas
Prosedur Penerimaan Kas dari cash on delivery sales ( COD sales ) Transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau angkutan sendiri dalam penyerahan barang dan penerimaan kas hasil penjualan. Prosedur yg dilakukan dalam Cash on Delivery Sales antara lain : Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan mengisi formulir
COD sales Kantor pos pengirim mengirim barang dan COD sales sesuai
Instruksi penjual kepada kantor pos penerima Kantor pos penerima saat mengirim barang dan COD sales memberi tahu kepada
pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan
pembayaran sejumlah tercantum dalam formulir COD, dan kantor pos penerima menyerahkan barang. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah
dilaksanakan Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah dilaksanakan Kantor pos pengirim memberitahu penjual bhw COD sales telah selesai dilaksanakan,
sehingga penjual mengambil kas yang diterima dari pembeli. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit card sales Kredit card merupakan sarana pembayaran yang dilakukan pembeli baik dalam OCS maupun melalui jasa pos. Kartu kredit digolongkan menjadi tiga kelompok yaitu : Kartu kredit Bank ( Bank Cards ) Kartu kredit Perusahaan( Company Cards ) Kartu kredit bepergian dan hiburan ( travel and entertainment )
Fungsi yang Terkait dalam Penerimaan Kas
Terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam penerimaan kas anta ra lain : Fungsi Penjualan, fungsi ini bertangung jawab untuk menerima order dari pembeli,
mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas. Fungsi Kas, fungsi ini bertangung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi Gudang, fungsi ini bertangung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. Fungsi Pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan
dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Dokumen yang digunakan Faktur penjualan tunai, Dibuat oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai
pengantar pembayaran oleh pembeli kepada kasir dan sebagai dokumen sumber untuk mencatat transaksi penjualan ke jurnal penjualan. Tembusan faktur dikirim ke fungsi pengiriman sebagai perintah untuk menyerahkan barang ke pembeli yang telah melaksanakan pembayaran, dan tembusan lain berfungsi sebagai slip pembungkus. Pita register kas, Dibuat oleh fungsi kas dan merupakan bukti penerimaan kas yg
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai. Credit card sales slip, Dicetak oleh credit card center, bank yang menerbitkan kartu
kredit dan diserahkan kepada perusahaan ( merchant ) yang menjadi anggota kartu kredit, yang diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. Bill of lading, Merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang ke
perusahaan angkutan, yang dibuat oleh fungsi pengiriman. Faktur penjualan COD, Digunakan untuk merekam penjualan COD dan tembusannya
diserahkan ke pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau angkutan umum, dan dimintakan tanda tangan sebagai tanda terima barang, tembusannya digunakan untuk menagih pada pelanggan. Bukti setor Bank, Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank
rangkap tiga, satu untuk bank, dua setelah dicap oleh bank diserahkan bagian akuntansi. Rekapitulasi harga pokok penjualan, Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk merangkap
harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Catatan Akuntansi yang Digunakan Jurnal penjualan , untuk mencatat dan meringkas data penjualan Jurnal penerimaan kas, unt mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber Jurnal Umum, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual Kartu Persediaan, untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual Kartu gudang, untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan yang dibuat oleh fungsi
gudang Unsur Pengendalian Intern
Organisai Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kas Fungsi kas harus terpisah dengan fungsi akuntansi Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas ,
fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Penerimaan
order
dari
pembeli
diotorisasi
oleh
fungsi
penjualan
dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan
cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank
penerbit kartu kredit.
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap
sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi
wewenang untuk itu Praktek yang sehat Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi penjualan. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke Bank pada hari
yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodic dan secara
mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern.
Contoh Diagram Arus Data Siklus Pendapatan pada Penjualan Tunai
Pada diagram diatas dapat dilihat bahwa sistem penjualan toko handphone ini melibatkan lima external entity yaitu supplier, pegawai, manager, pimpinan dan costumer. Penjelasan secara singkat dari diagram diatas adalah supplier akan menawarkan barang pada system, lalu system akan memberikan daftar barang apa saja yang akan dibeli, kemudian costumer akan membeli barang. Semua transaksi yang dilakukan baik antara supplier ataupun costumer akan dicatat oleh pegawai. Selanjutnya, system akan memberikan laporan keuangan dan stock barang kepada manager sedangkan laporan yang diberikan pada pimpinan hanyalah laporan keuangan. Contoh Diagram Context pada Siklus Pendapatan
Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu supplier, customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik
Contoh Flowchat pada Siklus Pendapatan pada penerimaan kas penjualan tunai
Pelanggan yang merasa cocok dengan produk yang sudah dipilih melakukan pembayaran secara tunai ke Kasir. Kasir menerima pembayaran tunai (kas) dari Pelanggan. Kemudian Kasir membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) dan dikirimkan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Pimpinan dan Lembar 2 disimpan sebagai arsip.
