PROGRAMA DE AUDITORIA FINANCIERA - COMPRAS EMPRESA AUDITADA: ________________________________________ FECHA: ______________________ REFERENCIA P/T_______________
OBJETIVOS 1. Verificar que las compras realizadas por la empresa se ajusten a las condiciones mínimas y necesidades reales de cada dependencia y que se efectúen en cumplimiento de las directrices de contratación vigentes. 2. Establecer que las adquisiciones efectuadas obedezcan a un plan de compras, que las partes estén debidamente facultadas y que se hayan cumplido los requisitos presupuestales y demás requisitos establecidos. 3. Determinar que las obligaciones contraídas se cancelen oportunamente y por los valores acordados en cumpliendo de los procedimientos establecidos por la empresa. 4. Evaluar la suficiencia y eficiencia del control interno implementada por el área encargada de este proceso.
CRITERIOS DE AUDITORIA 1. Las compras que realice la empresa deben ceñirse a lo establecido en las siguientes normas, políticas……:
2. El contrato u orden de compra para la adquisición de bienes debe realizarse con antelación a la iniciación del proceso de selección del contratista o de la firma del contrato, según el caso. (L. 80 /93 Artículo 25 numeral 7º) 3. La empresa debe elaborar anualmente un plan de las necesidades de bienes y servicios de cada una de sus dependencias 4. Cada dependencia debe elaborar y entregar su programa de necesidades para el año siguiente, de acuerdo con los consumos reales previstos, numero de funcionarios, numero de equipos y materiales requeridos. 5. Se debe elaborar un Plan de Compras para cada uno de los elementos basados en el plan de necesidades y el presupuesto apropiado y para ser distribuidos en las distintas dependencias de la Entidad, un Plan de Inversión que determine las necesidades y prioridades de inversión, estableciendo cuales proyectos se pueden programar para el año, fechas de iniciación, duración y recursos involucrados, un Plan de Sistemas, un Plan de Mantenimiento y un Plan de Suministro. 7. Para que se pueda realizar las compras debe existir disponibilidad presupuestal y considerar los siguientes aspectos:
Que el registro presupuestal corresponda a la naturaleza del gasto. Control de pagos. Que el contratista presente la cuenta de cobro, adjuntando factura y demás documentos soportes. Que la cuenta de cobro sea aprobada por la entidad. La cuenta debe contener copia del acta de ingreso de los bienes al almacén y el recibo a satisfacción. Que se elabore el comprobante de pago y se efectúen los descuentos de retención por honorarios, servicios, etc., de acuerdo con las tablas del año analizado.
PROGRAMA DE AUDITORIA FINANCIERA - COMPRAS ENTIDAD AUDITADA: _______________________________________ FECHA: ______________________ REFERENCIA P/T________________
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
DESCRIPCIÓN
1. Solicite una relación de las compras realizadas en el periodo analizado, la cual contenga la siguiente información: Numero de orden de compra, proveedor, tipo de bienes adquiridos, valor unitario y valor total. 2. Seleccione una muestra representativa de las órdenes de compra y establezca: si se ajustan a las disposiciones vigentes, el valor de las mismas y el porcentaje que este representa dentro del valor total del presupuesto de gastos de funcionamiento. 3. Compruebe que las compras realizadas obedezcan a las necesidades reales de cada dependencia, encaminadas al desarrollo del objeto social y si obedecen a un Plan de Compras. Visite algunas dependencias y mediante una técnica de auditoria compruebe que las necesidades han sido satisfechas en condiciones de cantidad, calidad y oportunidad. 4. Verifique que las compras realizadas tienen soporte presupuestal y si se esta afectando correctamente el rubro correspondiente de acuerdo con la adquisición realizada.
H E
H R
R. P / T
AUDI TOR RESP ONS
5. Sobre los pagos realizados verifique:
Que el valor del registro presupuestal esté incluido en la disponibilidad. Que los rubros afectados correspondan a la naturaleza del gasto y a los certificados de disponibilidad. Verifique que los pagos contengan los soportes exigidos: Cotizaciones, Cuenta de cobro o factura aprobada por la entidad, Comprobante de ingreso de bienes al almacén.
Comprobante de pago con los descuentos de ley, debidamente diligenciado (fecha de elaboración, descripción del bien o servicio, número de cheque y fecha de giro, imputación presupuestal y contable, fecha de recibo del pago por el contratista o su delegado debidamente facultado y autorizado).
Adicionalmente verifique que el pago concuerde con el registro y la disponibilidad presupuestales. Solicite una relación de las compras realizadas en el periodo analizado, la cual contenga la siguiente información: Numero de orden de compra, proveedor, tipo de bienes adquiridos, valor unitario y valor total.
6. Verifique que las adquisiciones por concepto de bienes y elementos que afecten las cuentas Propiedades, Planta y Equipo, Bienes de Beneficio Publico, Recursos del Medio Ambiente, etc., sean contabilizadas adecuadamente dentro de las mismas. 7. Compruebe la correcta causación de cada una de las cuentas que tienen movimiento con las adquisiciones efectuadas. 8. Efectúe seguimiento por las distintas dependencias para verificar si los bienes adquiridos están siendo utilizados adecuadamente y si los mismos son funcionales y tienen la capacidad instalada según los requerimientos efectuados. 9. Determine los mecanismos de control establecidos por cada dependencia y por la entidad para salvaguardar los bienes adquiridos.
