Program kerja Div. Umum 2017 Page 7
PROGRAM KERJA
TAHUN 2017
DIVISI UMUM
Zaenal Bachry
Manager Divisi Umum
2017
BAB 1
PENDAHULUAN
Rumah Sakit Zahirah berdiri sejak tahun 2004, berawal dari rumah sakit ibu dan anak. Hingga akhir tahun 2013 ini RS Zahirah telah menjadi rumah sakit umum, type C dengan total bedpasien sekitar 100 unit. Perkembangan yang pesat tersebut senantiasa diiringi perbaikan dan penambahan sarana dan prasarana, untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan kenyamanan karyawan RS Zahirah dalam bekerja. Organisasi rumah sakit menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 33 Ayat 2 disebutkan bahwa paling sedikit terdiri atas kepala rumah sakit, unsur pelayanan medik, unsur keperawatan dan unsur penunjang medik, komite medik dan satuan pemeriksaan internal serta administrasi umum dan keuangan.
Unsur Divisi umum diantaranya, Maintenance, Loundry, Cleaning Service, Office Boy dan Logistik Umum. Kelima unsur tersebut untuk di RS Zahirah terdapat di divisi umum.
Divisi umum dalam menyikapi tahun 2017 dengan berbagai tantangannya seperti menghadapi BPJS dan Akreditasi 2012, diperlukan perencanaan program kerja yang terarah dan terukur agar semua program-program kerja yang dilaksanakan dapat menjawab berbagai tantangan tersebut.
BAB II
LATAR BELAKANG
Divisi Umum terdiri dari Unit MAINTENANCE, Unit Loundry, Unit Cleaning Service, Office Boy, Kurir Eksternal, Logistik Umum
Maintenance adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. Maintenance merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS
Unit Loundry adalah unit yang bertanggung jawab terhadap pencucian linen, baik linen infeksius dan non infeksius
Unit Cleaning Service adalah unit yang bertanggung jawab terhadap kebersihan dilingkungan rumah sakit agar terciptanya kenyaman baik pasien, pengunjung, maupun karyawan senidiri. Untuk cleaning service dirumah sakit harus memiliki skill dan pengetahuan tersendiri karena memiliki penanganan tersendiri terhadap alat atau ruangan yang diindikasikan menyebabkan infeksi.
Office Boy adalah membantu karyawan dan staf untuk melakukan semua pekerjaan di luar pekerjaan seorang karyawan dan staf untuk mendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan.tugas dan tanggung jawab Office Boy yang harus di kerjakan.
Melaksanakan Kebersihan
Setiap Office yang ada di Gedung Utility.
Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.
Ruang Makan Karyawan (EDR).
Locker karyawan (putra dan putri).
Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.
Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.
Menyiapkan air galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).
Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.
BAB III
TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
TUJUAN UMUM
Sebagai Landasa kerja divisi umum dalam mencapai visi dan misi divisi umum dan rumah sakit
Sebagai Landasan dalam penyediaan semua hal yang dibutuhkan divisi umum baik yang berkaitan langsung dengan pelayanan maupun dalam lingkup kerja
B. TUJUAN KHUSUS
Memberikan pelayanan secara optimal dengan cepat, tanggap dan Profesional
Menyediakan dan merawat sarana dan prasarana untuk kenyamanan pasien dan karyawan
Mensukseskan dan melaksanakan komitmen Program Akreditasi 2016.
BAB IV
KEGIATAN POKOK DAN RICIAN KEGIATAN
KEGIATAN RUTIN
Kegiatan yang dapat dilakukan berkaitan dengan peningkatan pelayanan yaitu:
Standar Prosedur Operasional (SOP)
Dalam mengurangi bahkan menghilangkan kesalahan dalam kerja diperlukan SOP ( Standar Prosedur Operasional ) yang menjadi acuan unit kerja divisi umum dalam melaksanakan pekerjaannya. Kegiatan yang berkaitan dengan SOP yaitu:
Pembuatan dan penyempurnaan SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah agar proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
Distribusi
Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit kerja dan atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.
Distribusi dilakukan dengan memakai buku ekspedisi tanda terima
Distribusi SOP hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk selutuh unit kerja tergantung jenis SOP tersebut, bila SOP tersebut merupakan acuan untuk melakukan kegiatan di semua unit kerja maka SOP didistribusikan ke semua unit kerja.
Sosialisasi
Dilaksanakan dilakukan setiap 3 bulan sekali oleh Manajer umum dan jika dalam alasan tertentu dapat didelegasikan ke Kepala Unit masing-masing.
Kordinasi Antar Unit
Sebagai salah satu bentuk untuk menjaga stabilitas operasional dilakukan rapat mingguan rutin antar unit di divisi umum, bertujuan untuk mencari solusi bagi permasalahan yang terjadi yang mengalami kebuntuan
Kordinasi Lintas Divisi
Dalam upaya menjaga kwalitas pelayanan secara umum diadakan Rapat Kordinasi antar unit dengan Divisi lain
Evaluasi Kerja Bulanan
Mengevaluasi hasil kerja setiap bulannya dengan para kanit
Membuat Joblist Pekerjaan Harian, Mingguan dan Bulanan
Membuat joblist pekerjaan bagi staff dalam setiap Unit agar tercapai hasil yang lebih baik dan terarah
Membuat analisa dan solusi kebutuhan dan pengeluaran Rutin untuk penghematam dam efisiensi
Maintenance
Pengaturan jam Kerja dan pembagian SDM
Pembuatan Job List Harian
Jadwal perawatan rutin alat
Cleaning Service
Pengaturan jam Kerja dan pembagian SDM
Pembuatan Job List Harian
Pengawasan yang sistimatis
Loundry
Pembuatan Log Book distribusi Linen
Pembuatan Job List Harian
Kurir Eksternal
Pembuatan Log Book Tugas
Pembuatan Job List Harian
Logistik Umum
Pengadaan kebutuhan rutin operasional sesuai anggaran yang telah disetujui
Pembuatan Software logistik
Pembuatan Standarisasi Stok Barang
KEGIATAN NON RUTIN
Kegiatan non Rutin adalah pekerjaan yang dilakukan baik yang dikarenakan kebutuhan Rumah Sakit maupun yang dikarenakan suatu peristiwa tertentu yang apabila tidak segera dilaksanakan dapat mengganggu jalannya operasional Rumah Sakit
Pekerjaan pembuatan sarana dan prasarana pelayanan :
Ruang dokter OK
Ruang Steril
Ruang Office Baru
Ruang Office Baru Lt 4
Ruang Ranap BPJS
Program Kerja Akreditasi
Revisi Rambu petunjuk arah
Penambahan Rambu petunjuk arah
Pemasangan AC Central Lobi Utama
Pemasangan Smoke Detector
Penambahan APAR Office Baru
Penggatian CCTV Lt 1 & 2
Renovasi Klinik Bedah Mulut/Gigi
Penggatian Filter IPAL
BAB V
PELAKSANAAN KEGIATAN
Perencanaan dan program kerja yang baik pastinya akan di ikuti oleh jadwal/Time line pelaksanaan dan target pekerjaan, agar tercapai suatu target yang maksimal dan tepat waktu( terlampir 05), untuk itu telah kami susun rencana kerja dengan anggaran yang diperlukan untuk mencapai terget pekerjaan yang diharapkan, program kerja tersebut dilaksanakan dalam jangka waktu satu tahun.
BAB VI
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
Semua kegiatan akan dievaluasi secara rutin baik mingguan maupun bulanan, dilakukan rapat kordinasi antar/lintas unit untuk melihat apa saja yang telah dicapai berikut kendala dilapangan yang cari solusinya bersama, agar semua pekerjaan dapat terlaksana secara maksimal dan sesuai target yang telah direncanakan
BAB VII
PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Semua kegiatan akan dicatat dan dilaporkan keatasan masing-masing dalam bentuk berita acara yang kemudian di buat dalam bentuk laporan Evaluasi Kinerja per triwulan yang dilaporkan kepada direktur Medis dan Operasional. Laporan tersebut akan di evaluasi dan di pertanggungjawabkan oleh manager Divisi Umum
