PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN (STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN)
Naskah Publikasi
DISUSUN OLEH :
RENI PUSPITANINGRUM
08.02.7167
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
1
2
DESIGNING OF HOSPITEALITY INFORMATION SYSTEM (CASE STUDY ON HOTEL ARJUNA KLATEN)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN (STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN) Reni Puspitaningrum Jurusan Manajemen Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In teknil, information systems in the hotel is divided into two: the front office information systems and back office. Front office information systems used to menaani hotel operational problems, and problems that are common in hotel front office is the operational problems of a hotel such as room reservations, guest services.The purpose of this is to make penelilian sebuahsistem reservation (room reservation) that has been computerized so that the service can handle, asalah reservation can be done quickly. The results achieved in this study were primarily operational issues menyekesaikan reservation with a new system design. The conclusion of this research is a new system capable of, enangani yaang problems exist on the reservation process is running.
Keywords: Reservations, Financial Statements, Perancanga DFD, Relation Between Tables, Database.
3
1. Pendahuluan Dengan berkembangnya teknologi informasi di era globalisasi yang semakin cepat, sangat membantu dan mendukung sebuah kegiatan dalam suatu organisasi. Suatu kebijakkan dirasakan efektif apabila informasi yang mendukung disajikan dengan cepat,cermat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan suatu kebijakkan untuk pengembangan organisasi itu sendiri di masa mendatang. Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, telah melahirkan perangkat komputer sebagai salah satu alat yang digunakan untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi dengan kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi. Dalam instansi yang dapat diambil gambaran mengenai pentingnya computer sebagai pengolah data yang dapat memberikan informasi yaitu”Hotel Arjuna di Klaten”.
4
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Untuk dapat memperoleh suatu hasil yang maksimal dari suatu perencanaan kegiatan-kegiatan yang penting, diperlukan suatu sistem yang tepat untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Untuk mengenal sistem secara lebih baik dan benar maka berikut ini pendapat para pakar mengenai pengeitz Gerald,Ardra F. Fitz Gerald dan Waren D. Staling, JR., yang dikutip Jogianto H.M(2001) “ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu “. Menurut Gordon B Davis (1995) “Sistem dapat berupa abstrak dan fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah gagasan mengenai Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sedangkan sistem fisik dapat didefinisikan melalui contoh-contoh sebagai berikut : a. Sistem peredaran darah yaitu jantung
dan urat-urat darah yang
menggerakkandarah keseluruh tubuh. b. Sistem transpoortasi yaitu petugas, mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang. c. Sistem persenjataan yaitu peralatan, prosedur, dan petugas yang memungkinkan digunakannya sebuah senjata.
5
d. Sistem computer yaitu peralatan yang berfungsi bersamaan bersama untuk menjalankan pengolahan computer. 2.2
Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto HM, 198 ). Kualitas Informasi adalah kualitas dari sistem informasi tergantung dari beberapa hal, yaitu : (Jogiyanto HM, 1989 ) a. Akurat (accurate) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.. b. Tepat pada waktunya (Timeliness) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah lama tidak akan memiliki nilai lagi. c. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi setiap pemakai satu dengan yang lainnya pastilah berbeda. d. Ekonomis Informasi yang dihasilkan mempunyai nilai jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut. e. Dapat dipercaya Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
6
2.3 Konsep Database Manajemen Sistem Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). Data base merupakan komponen sistem informasi karena berfungsi sebagai basis yang menyediakan informasi bagi para pemakainya. 2.3.1 Sistem Flowchart Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan tentang pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses. Sistem flowchart pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan dari prosedur yang ada dalam sistem. Bagian alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Suatu bagan alir adalah diagram yang mempergunakan peta simbol-simbol dan menunjukan algoritma untuk simbol proses. Sebuah algoritma adalah daftar urutan instruksi-instruksi yang menyelesaikan sebuah program khusus atau melaksanakan suatu proses selangkah demi selangkah. 2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan Visual basic merupakan sebuah bahasa pemograman yang dapat di gunakan untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows. Istilah visual basic
mengacu pada metode pembuatan tampilan program (
7
Interface ) atau objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung terlihat oleh programmer. 2.5 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic merupakan sebuah bahasa pemograman yang dapat di gunakan untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows. Istilah visual basic mengacu pada metode pembuatan tampilan program ( Interface ) atau objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung terlihat oleh programmer. 2.5.1
Sejarah Visual Basic Bill gates pendiri microsoft memulai bisnis softwarenya dengan
memgembangkan interpreter bahasa basic untuk Altair 8800 dan kemudian ia ubah agar dapat berjalan di atas IBM Pc dengan sistem operasi DOS. Perkembangan berikutnya adalah di luncurkan oleh BASICA untuk DOS dan kemudian Microsoft QuickBasic dan Microsoft Basic.Sejarah basic di tangan microsoft sebagai bahasa yang di interpretasikan ( BASICA ) dan juga bahasa yang di kompilasi ( BASCOM ) membuat Visual Basic di implementasikan sebagai gabungan keduanya. 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Hotel Arjuna Klaten Hotel Arjuna merupakan hotel melati (non bintang) yang terletak dijalan Mayor Kusmanto Klaten. Hotel ini berbentuk badan usaha perseorangan yang didirikan oleh seorang pengusaha bernama Bapak Haji Achmad Dahlan. Sekarang ini disamping pengusaha hotel, beliau pada mulanya
8
adalah seorang pengusaha pada bidang percetakkan dan pemotongan kertas yang memproduksi kertas irisan menjadi kertas rokok kasaran yang dimulai tahun 1955 dan saat ini usahanya masih beroperasi. 3.2 Struktur Organisasi Organisasi adalah sustu usaha kerjasama sekelompok orang agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan secara bersama-sama, sedangkan sekelompok orang tersebut sudah memiliki kesepakatan untuk bekerjasama mencapai tujuan tersebut. Adapun struktur organisasi yang digunakan hotel Arjuna adalah stukter organisasi baris yaitu pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masingmasing bagian dilaksanakan dari pucuk pimpinan sampai dengan bawahan. Hotel Arjuna ini dipimpin oleh seorang manajer kepadanya operasional hotel diserahkan/dijalankan. Manajer ini membawahi beberapa satuan organisasi antara lain receptionist, satpam dan pelayan. 4.
Pembahasan
4.1 Sistem Yang Diusulkan Model dari system informasi yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk logical model, model ini akan digambarkan dengan diagram arus data( data flow diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-funfsi di system informasi yang diusulkan secara logical akan bekerja. 4.2 Data Flow Diagram DFD atau diagram alir data merupakan gambaran system secara logika yang tidak tergantung perangkat keras, perangkat lunak atau struktur data.Data flow diagram
9
inisering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system yang baru akan dikembangkan secara logika dimana keuntungan logika ini adalah intuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai computer untuk mengerti apa yang akan dikembangkan nantinya. Login
Nama dan password
Menu utama
Check
Pengolahan data check out
Cari data tamu
Kamar tersedia Cari data tamu
Pemesanan Check out
Check in
Ubah data tamu
Pengolahan checkin
Pembayaran
Check in
Data pesan
Pesan
Pengolaha n laporean
Laporan
Gambar 4.1 Flowchart Sistem pengolahan Data Hotel yang diusulkan
10
5 Management Karyawan Admin
Data Karyawan
Receptionist
Data pesan
karyawan 2 Management pemesanan D5
4
Karyawan
Data Check in
Management kategori kamar
1 D2 D4
Data Kategori Kamar
Management Data Checkin
pemesanan
Kategori Kamar
3
No_nota
No Kamar
Management Data Kamar
D1 D3
Kamar No_Kamar
D9
No_nota
D6
Checkin
Detail transaksi
No_nota
6
7
Management Check out
Percetakkan lap Pemesanan
Nota Pesan
Checkout Nota Checkout
Lap keungan
Pimpinan
Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem Reservasi Kamar
11
Tamu
4.3 Perancangan Data Base Database merupakan komponen yang sangat penting dalam system informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Data-data dalam rancangan database pengolahan dan data reservasi ini meliputi : Tabel 4.1 Rancangan database secara umum Kode File
Nama File
Field Kunci
1
dbo.Checkin_Tabel
PRIMARY KEY
2
dbo.Checkout _Tabel
PRIMARY KEY
3
dbo.negara_Tabel
PRIMARY KEY
4
dbo.password_Tabel
PRIMARY KEY
5
dbo.pemesanan_Tabel
FOREIGN KEY
6
dbo.user_Tabel
PRIMARY KEY
7
dbo_tanggal_Tabel
PRIMARY KEY
4.3.1 Rancangan Input Secara Umum Alat input yang dugunakan berupa alat input langsung, proses dilakukan dengan pemasukan data (data entry). Tabel 4.2 Rancangan input secara umum No
Nama Dialog Layar
Sumber Data
1
FmrLogin
Admin
2
frmreservasi
reservasi
12
3
Frmcheckin
checkin
4
frmResercCheck
reserc
5
frmCheckout
checkOut
6
FrmCancelReservasi
checkin
4.3.2 Rancangan Input dan Interface Rancangan input data berserta interfacenya merupakan tampilan pada layar yang digunakan sebagai penuntun bagi pemakai tentang
tata cara
pemasukan data dan data apa saja yang akan dimasukka. Adapun rancangan input data yang akan dibuat digunakan sebagai berikut : a.
Rancangan Login
b. Rancangan Menu Utama c. Rancangan Input Pemesanan Kamar d. Rancangan Input Data Checkin e. Rancangan Input Data Checkout
4.3.3 Rancangan Output Secara Umum Output yang dihasilkan pada system ini adalah output dengan media perangkat keras berupa laporan-laporan formal maupun dokumen-dokumen hasil cetakan. Selain itu output disajikan dalam bentuk kotak dialog pada layar computer. Adapun output yang dihasilkan pada system ini adalah sebagai berikut :
13
Tabel 4.3 Rancangan output secara umum
No
Nama Laporan
1
Lapora harian Hotel
Tampilan Utama Aplikasi Hotel Arjuna Klaten
Pada jendela menu utama ini menampilkan beberapa menu yang aktif atau siap digunakan untuk mengolah data dan menu ubtuk menampilkan laporan.menu tersebut adalah :
14
a. Data Pemesanan, digunakan untuk dapat langsung memesan kamar. b. Data Checkin digunakan langsung dapat memesan dan langsung memakai kamar. c. Data Check out digunakan tamu untuk meninggalkan kamar apabila sudah melakukan pembayaran. d. Data Pembayaran, digunakan untuk pembayaran dapat dilakukan secara langsung,maupun pada saat check out. e. Data Cari data tamu digunakan untuk mencari tamu yang sedang menginap di hotel. f. Data Ubah data tamu, digunakan dalam perubahan data tamu yang menginap. g. Data Kamar tersedia, digunakan untuk meliat kamar yang sudah isi dan belum. h. Data Harga kamar, melihat tarif hotel arjuna. i. Data User, digunakan untuk mengimputkan user boleh menggunakan aplikasi ini. j. Lap Harian, digunakan untuk menampilkan laporan harian
15
4.3.4 Rancangan Output Secara Rinci Rancangan output atau rancangan keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data. Dimana proses dilakukan secara otomatis oleh computer, sedangkan data dimasukkan melalui input. Pembuatan manual program ini dimaksud untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasi system diusulkan sekaligus sebagai penentu bagi
pemakai yang akan
menggunakannya.
a. Rancangan Input Login User Login Aplikasi
Nama
Ok
Pasword
Batal Gambar 4.7 Login User Gambar 4.3 Login User
b.
Rancangan Input Tambah Pengguna Tabah Pengguna Pasword Lama Pasword Baru Ulangi Pasword Tabah Peguna Gambar 4.4 Tambah Pengguna 16
Ok
a. Rancangan Input Menu Utama Menu Utama HOTEL ARJUNA KLATEN
Kamar Tersedia
Kamar Ekonomi Kamar Standart
Pemesanan Pebatalan
Kamar Suite
Check In
Kamar V.I.P
Check Out Cari Data Tamu Pebayaran Laporan Harian Ubah Pasword Log Off
Gambar 4.9 Menu Utama
Keluar Tgl
Gambar 4.5 Menu Utama
17
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada system pemesana kamar pada Hotel Arjuna dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan system manual sangat tidak efektif. Penggunaan sistem informasi pemesanan kamar yang berbasis computer diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem informasi pemesanan kamar yang telah terkomputerisasi dapat diperoleh keuntungan antara lain : a. Dapat menyajikan informasi kamar yang statusnya kosong, dipesan ataupun isi secara tepat dan akurat. b. Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi beban pekerjaan karyawan
menjadi lebih ringan sehingga kinerja karyawan lebih
meningkat. c. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi maka proses pencarian data akan lebih muda. Data yang tersususn dengan rapi dalam database membuat pelayanan akan informasi baik kepada tamu hotel , manajer ataupun pihak lain jauh lebih baik dan lebih cepat, serta pengendalian laporan akan lebih mudah.
18
5.2
Saran a. Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem yang baru adalah melakukan
perawatan terhadap hardware dan software dengan
baik. b. Seiring berkembangnya organisasi ,aka akan terjadi pula peningkatan kebutuhan sehinggamenyebabkan pula sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak mampu lagi memenuhi kebutuhan manajemen maupun pihak lain yang terkait. Maka dari itu pada saatnya nanti perlu dilakukan pengembangan system. c. Pengembangan lebih lanjut sistem ini dapat dilakukan oleh penelitin sendiri atau peneli lain sesuai dengan kesepakatan, guna memenuhi seluruh kebutuhan manajemen.
19
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi Jogja Kusrini, M.Kom dan Andri Kinoyo, Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan visual Basic dan Microsoft SQl Server, Penerbit Andi,Yogyakarta 2007 http://blogcumacuma.blogspot.com/ diakses tanggal 5 Maret 2011 pukul 21.10 WIB http://online-reservation.blogspot.com/2006/08/pra-skripsi-bab-iii.html diakses tanggal 6 maret 2011 pukul 21.10 WIB
20
