PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN JASA
(Studi Kasus pada PT.Rahayu Medan Ceria)
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
Oleh: Reza Enokesti Munthe 12121067
UNIVERSITAS TRILOGI Program Pendidikan Strata-1 Jurusan Akuntansi JAKARTA 2017
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi merupakan kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan dunia teknologi informasi digunakan di dalam sebuah pengambilan keputusan di sebuah perusahaan ataupun di organisasi. Sistem informasi merancang perusahaan untuk membuat basis informasi yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini adalah aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Sistem
informasi akuntansi
merupakan
salah
satu
bentuk
penyajian informasi. Sistem
informasi
akuntansi
dirancang
oleh
perusahaan
untuk
memenuhi fungsinya guna menghasilkan informasi akuntansi yang relevan, tepat waktu, dan dapat dipercaya. Sistem informasi akuntansi mengandung
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi merupakan kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan dunia teknologi informasi digunakan di dalam sebuah pengambilan keputusan di sebuah perusahaan ataupun di organisasi. Sistem informasi merancang perusahaan untuk membuat basis informasi yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini adalah aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Sistem
informasi akuntansi
merupakan
salah
satu
bentuk
penyajian informasi. Sistem
informasi
akuntansi
dirancang
oleh
perusahaan
untuk
memenuhi fungsinya guna menghasilkan informasi akuntansi yang relevan, tepat waktu, dan dapat dipercaya. Sistem informasi akuntansi mengandung
unsur-unsur pengendalian, maka baik buruknya sistem informasi sangat mempengaruhi fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal, karena informasi yang dihasilkannya akan dijadikan salah satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi sebagai fondasi dasar dalam penyajian informasi yang data diandalkan,maka perusahaan dapat terus berkembang dan mampu bersaing dengan para kompetitornya.Salah satu perusahaan yang memerlukan perancangan sistem informasi akuntansi adalah perusahaan jasa. Oleh karena karena itu, perusahaan jasa membutuhkan pengelolahan dalam semua sisi manajemen yaitu salah satunya dengan memiliki sistem informasi akuntansi yang dapat menunjukkan prosedur pencatatan dan melaporkan berbagai informasi yang berkaitan dengan keuangan suatu perusahaan. PT. Rahayu Medan Ceria adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa yaitu angkutan umum untuk keperluan masyarakat.Perusahaan ini memberikan
tumpangan transportasi transportasi untuk keperluan masyarakat dengan
biaya yang cukup murah,sehingga banyak angkutan umum di Kota Medan sebagai
transportasi
yang
lebih
sering
digunakan
oleh
masyarakat
dibandingkan transportasi umum lainnya.PT. RMC ini sudah ada sejak tahun 1988 dimana armada angkutan umum dari Rahayu medan ceria masih dibawah 30 armada.seiring berkembangnya zaman dan kepadatan penduduk
kota Medan, sampai saat ini armada angkutan umum rahayu medan ceria berubah menjadi 1200 mobil angkutan umum.Hal ini dapat dilihat dari perkembangan penduduk di kota Medan sehingga ini menguntungkan untuk PT.RMC. Sistem PT.Rahayu Medan Ceria ini memperoleh keuntungan dengan cara menerima royalty dari setiap mobil di setiap harinya.Biaya ini didapatkan dengan hasil setoran yang dilakukan para angkutan umum kepada pegawai yang ada di perusahaan dan juga didapat dari hasil sewa mobil yang dilakukan kepada pelanggan yang ingin menggunakan mobil perusaahan ini.PT.RMC bekerja sama dengan Pemda Kota Medan dan Organisasi angkutan daerah atau Organda kota Medan untuk melayani masyarakat di sekitar Kota Medan PT.RMC ini juga belum memiliki sistem informasi akuntansi yang layak,contohnya ada pada di siklus pembelian,siklus pengeluaran kas,siklus penjualan dan siklus penerimaan kas.Selain itu di dalam perusahaan masih ada
pelanggaran
struktur
organisasi
sehingga
membuat
lemahnya
pengendalian internal.Lemahnya pengendalian internal di perusahaan ini dikarenakan masalah kurangnya perekrutan pegawai untuk mengurangi beban kerjadi perusahaan,dan juga tidak adanya peraturan untuk suatu kontrak pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut,begitu juga dari masalah pembelian barang yang seharusnya dilakukan oleh pegawai perusahaan.Ini mempengaruhi lingkungan pengendalian internal di perusahaan agar tidak
terjadinya kecurangan atau kelemahan agar bisa digunakan untuk pencapaian suatu
usaha. struktur organisasi usaha merupakan kerangka dasar untuk
perencanaan dan pengendalian operasi juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji, dan promosi karyawan juga mempengaruhi lingkungan pengendalian,begitu
juga
adanya
keterlambatan
mengumpulkan
dan
menyimpan data aktivitas transaksi sehari hari. Table berikut ini adalah hasil rekapitulasi data perusahaan yang ada pada kondisi saat ini :
Rekapitulasi Sistem Informasi Akuntansi di perusahaan saat ini
No
1
2
Siklus
Kondisi saat ini
Pembelian oli dilakukan oleh supir sendiri dimana pembelian oli seharusnya dilakukan oleh bagian pembelian dan menerbitkan surat permintaan pembelian
tidak terdapatnya dokumen bukti kas keluar yang dibuat bagian keuangan untuk pencatatan bagian pembelian. Begitu juga adanya kelemahan dikurangnya bukti kwitansi sehingga susah masih sering terjadi kesalahan dalam menginput data. tidak ada dokumen pencatatan tiap trayek untuk mencatat pesanan pelanggan,hal ini dilihat dari ada tidak sebandingnya trayek yang satu dengan lain karna perusahaan tidak menentukan trayek nomor berapa yang akan yang akan dijalankan oleh pemilik mobil tetapi pemilik mobil yang menentukan trayek berapa yang akan dipakai. Tidak ada perjanjian kerjasama pemakaian nama sering terlambatnya biaya setoran dari supir bahkan ada yang bisa lebih dari 3 minggu hal ini dikarenakan tidak adanya peraturan yang khusus di dalam penerimaan setoran.Begitu juga dengan kurangnya rangkaian slip setoran yang menjadi bukti untuk tiap supir meneyetor ke perusahaan yang membingungkan bagian keuangan untuk menginput penerimaan kas,sehingga sering pendapatan tidak sesuai ekspetasi dari perusahaan tersebut
Siklus pembelian
Siklus pengeluaran kas
3
Siklus penjulan
4
Siklus penerimaan Kas
Berdasarkan hal tersebut maka penulis ingin mengetahui secara mendalam dengan pendekatan studi kasus, apakah PT RMC telah menciptakan sistem informasi akuntansi yang baik dalam mendukung pimpinan perusahan dalam pengambilan kebijakan yaitu dengan melakukan penelitian yang telah diuraikan dalam suatu karya ilmiah yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi pada PT.Rahayu Medan Ceria”
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan penerapan di atas maka perumusan masalahnya adalah : ‘’Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi
PT.Rahayu
Medan Ceria?”
1.3
Tujuan penelitian
Sesuai dengan penelitian perumusan masalah yang diatas maka tujuan penelitiannya adalah untuk merancang sistem informasi akuntansi yang benar pada perusahaan Pt.Rahayu Medan Ceria. 1.4
Manfaat penelitian
Melalui penelitian ini dapat disimpulkan dapat memberikan manfaat untuk penulis dan perusahaan yaitu mengetahui sistem informasi akuntansi di perusahaan tersebut sehingga dapat melihat jika adanya kesalahan di bagian
sistem informasi akuntansi di perusahaan PT.RMC.sehingga diharapkan bisa menjadi lebih baik lagi menjalankan sistem informasi akuntansi.
1.5
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini terdiri dari:
BAB 1 :
PENDAHULUAN
Bab ini secara garis besar menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 :
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori sebagai kerangka acuan pemikiran dalam pembahasan masalah yang akan diteliti dan sebagai dasar analisis yang diambil dari berbagai literatur. BAB 3 :
METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan tentang pendekatan penelitian yang digunakan, objek penelitian, metode penelitian yaitu metode deskriptif, jenis data yaitu data kualitatif, sumber data yaitu data primer dan data sekunder, kerangka pemikiran, prosedur pengambilan data serta teknik analisis data yang
digunakan oleh penulis dalam memecahkan permasalahan yang telah dirumuskan.
BAB 4 :
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas secara singkat mengenai gambaran umum perusahaan seperti sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan.
BAB 5 : PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan mengenai sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan PT. RMC dan rancangan perbaikan sistem informasi akuntansi PT. RMC dan juga fakta siklus pembelian,siklus pengeluaran,pemjualan dan juga penerimaan kas dari PT Rahayu Medan Ceria.
BAB 6 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian akhir dari skripsi ini yang terdiri dari kesimpulan pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan disertai dengan saran.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi
Menurut Stair and Reynolds (2012:415), Sistem Informasi adalah suatu sekumpulan elemen atau komponen berupa orang, prosedur,database dan alat yang saling terkait untuk memproses, menyimpanserta menghasilkan informasi untuk mencapai suatu tujuan ( goal). Menurut Hall (2011:6) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan pada pemakai. Dua tujuan utama bagi sistem informasi, yaitu (Hall, 2001:18): 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.
Menurut Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang dilaksanakan untuk mencapai suatu tujuan yaitu memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi. Informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri yaitu: 1. Baru, informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima. 2. Tambahan,
informasi
dapat
memperbaharui
atau
memberikan
tambahan pada informasi yang telah ada. 3. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah sebelumnya. 4. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi”(Edisi ke-3, Jakarta, Salemba Empat, 2001) menyatakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2012:30) sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan, dan memproses data akuntansi dan data lainnya untuk menghasilkan informasi bagi para pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi memiliki enam komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Keenam komponen tersebut yaitu: 1. Orang yang menggunakan sistem. 2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data. 3. Data tentang organisasi dan aktivitas bisnis. 4. Software yang digunakan untuk memproses data.
5. Infrastruktur teknologi informasi terdiri dari komputer, peripheral devices, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi. 6. Pengendalian internal dan keamanan untuk mengamankan data sistem informasi akuntansi. 2.2.1 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Hall (2007:27) karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari : 1.
Relevan
2. Tepat Waktu 3. Akurat 4. Lengkap 5. Rangkuman (ringkasan) Adapun penjelasan criteria-kriteria di atas adalah : a)
Relevan
Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman yang baru. Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan harus dihentikan pembuatannya.
b)
Tepat Waktu
Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c)
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan. d)
Lengkap
Tidak ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.
e)
Rangkuman (ringkasan)
Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang ringkas dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang
direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi. Hall (2011:15) menggambarkan model umum untuk melihat aplikasi Sistem Informasi Akuntansi.model ini dikatakan model yang umum karena menjelaskan semua sistem informasi.berbagai macam model elemen dalam model umum tersebut adalah pengguna akhir,sumber data,pengumpulan data, pemrosesan data,manajemen data,pembuatan informasi,umpan balik.gambar berikut ini menunjukkan model umum untuk sistem informasi akuntansi.
Gambar Model umum untuk Si stem informasi akuntansi Sumber: H all(2011:15) Menurut James A. Hall, terdapat 7 elemen dari model umum sistem informasi akuntansi tersebut, elemen-elemen tersebut adalah:
1. Pengguna Akhir (End Users) Pengguna akhir sistem informasi akuntansi terbagi dalam 2 jenis: pengguna internal dan pengguna eksternal. Contoh pengguna eksternal misalnya: kreditor, pemegang saham, pemasok, pelanggan, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh untuk pengguna internal misalnya: pihak manajemen perusahaan di semua level manajerial, staff operasional, dan lain sebagainya. 2. Sumber Data (Data Sources) Sumber data disini adalah transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem informasi melalui sumber transaksi keuangan internal maupun sumber transaksi keuangan eksternal. Contoh transaksi keuangan eksternal meliputi penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas (termasuk pembayaran gaji). Transaksi keuangan internal dapat berupa perpindahan / pertukaran sumber daya di dalam organisasi, misalnya: pengolahan bahan baku menjadi work-in-process (WIP), biaya overhead pabrik, pengolahan WIP menjadi barang jadi, serta depresiasi aset tetap. 3. Pengumpulan data (Data Collection) Pengumpulan data merupakan tahap awal dari operasional pada sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan data aktivitas yang masuk ke dalam sistem adalah valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan materi. Terdapat 2 prinsip dalam perancangan pengumpulan
data yakni relevansi dan efisiensi. Prinsip relevansi dalam pe rancangan sistem diupayakan dengan wawancara dengan pengguna terkait sehingga
sistem
yang
dirancang
nantinya
akan
mempunyai
penyaringan data untuk memastikan data yang masuk ke dalam sistem adalah data terkait yang dibutuhkan. Prinsip efisiensi dalam perancangan diterapkan dengan menghindari redudansi data dalam sistem sehingga pemrosesan dan penyimpanan data yang terbatas dalam sistem menjadi lebih efisien. 4. Pengolahan Data (Data Processing) Tugas yang ada dalam engolahan data mempunyai rentang tahap mulai dari yang sederhana hingga pengolahan yang kompleks. Contohnya adalah
pemrograman
linear
yang
digunakan
dalam
aplikasi
penjadwalan produksi, statistika untuk perkiraan penjualan, dan prosedur penjumlahan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi. 5. Pengelolaan Tempat Penyimpanan Data (Database management) Di dalam elemen Database Management terdapat 3 tingkat hirarki, yakni: a) Atribut Data ( Data Attribute): Sebuah Atribut data merupakan karakteristik yang relevan dan logis dari sebuah entitas yang dicatat oleh organisasi. Atribut-atribut data ini kemudian telah digabungkan dalam sebuah record yang berdasarkan keterkaitannya.
b) Catatan (Record) adalah sebuah set yang terdiri dari kumpulan-kumpulan atribut data di dalam suatu kelas entitas. Setiap record memiliki primary key untuk membedakannya dengan record yang lain.
c) Berkas (File) File merupakan suatu set yang terdiri dari kumpulan record dari kelas yang sama. File-file ini kemudian dikumpulkan menjadi sebuah database organisasi.
6. Pembuatan Informasi (Information Generation) Pembuatan Informasi adalah proses mengkompilasi, mengatur, membuat format,hingga penyajian informasi kepada pengguna. Agar informasi yang dihasilkan berguna, informasi tersebut harus memenuhi kelima karakteristik yang sudah dijelaskan terlebih dahulu.
7. Umpan Balik (Feedback) Umpan balik merupakan bentuk output yang dikirim balik ke dalam sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersumber dari internal maupun eksternal digunakan untuk mengubah atau menambah proses berjalan. Contoh umpan balik internal misalnya pada kontrol persediaan. Sistem persediaan memberikan umpan balik berupa peringatan kepada staff persediaan bahwa
jumlah persediaan sudah menipis sehingga ia akan menambah/mengadakan order pemesanan untuk mengisi persediaan yang kurang. Demikian juga ada umpan balik eksternal, misalnya: terdapat umpan balik berupa laporan bahwa jumlah piutang tak tertagih dari pelanggan meningkat. Umpan balik ini akan mengubah kebijakan pemberian kredit yang diberikan oleh perusahaan / organisasi.
2.3
Perancangan Sistem
Menurut (Adiarti, 2006:6) perancangan sistem adalah mengenai tahapan perancangan sistem, seperti dengan gambaran perancangan arsitek rumah. Proses dari perancangan sistem melibatkan dua tingkat, yaitu perancangan konsep dan perancangan secara rinci. Perancangan konsep memberikan struktur secara menyeluruh dan ditambah dengan pandangan luas dari kombinasi komponen sistem dan hal ini harus dikerjakan dahulu. Selanjutnya dilakukan perancangan rinci yang memberikan perincian fisik dari setiap komponen sistem, seperti laporan, data dan p engendalian. Sifat dari perancangan adalah menggunakan top-down approach.”.
Pengertian perancangan sistem yang lain menurut Jogiyanto H.M (2001:196), yaitu : Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem
akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan
dari
komponen-komponen
perangkat
lunak
dan
perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisa sistem”.
Kenneth dan Jane (2006:G12) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah kegiatan merancang detil dan rincian dari sistem yang akan dibuat sehingga sistem tersebut sesuai dengan requirement yang sudah ditetapkan dalam tahap analisa sistem. Lebih lanjut O’Brien dan Marakas (2009:639) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah sebuah kegiatan merancang dan menentukan cara mengolah sistem informasi dari hasil analisa sistem sehingga dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna termasuk diantaranya perancangan user interface, data dan aktivitas proses. 2.3.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem menurut Jogiyanto (2001:209) tujuan utama perancangan sistem adalah Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem dan juga untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.
Kedua tujuan ini lebih berfokus pada perancangan atau desain siatem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya 2.3.2 Tahapan Perancangan Sistem
Perancangan suatu sistem merupakan dasar dari pembuatan suatu sistem yang handal dan kuat memerlukan suatu proses atau tahap – tahapan, adapun tahap – tahapan dalam perencanaan sistem dibagi menjadi 3 tahap, yaitu: 1.
Tahap analisis, bertujuan untuk memahami pemecahan masalah.
2.
Tahap desaign, bertujuan untuk memahami pemecahan masalah yang didapat pada tahap analisis melalui suatu pemodelan.
3.
Tahap implementasi, untuk menerapkan pemodelan yang telah dibuat menjadi sistem aplikasi sesungguhnya.
Pada umumnya perancangan sistem akan menghadapi alternatif apakah mengembangkan sistem yang baru, atau hanya memodifikasi atas sistem yang ada. Ada dua pendekatan pilihan perancangan, yaitu pertama adalah modifikasi yang paling sederhana adalah dalam hal pengumpulan data dan menghasilkan laporan. Hal ini dianggap paling sederhana karena melibatkan sedikit atau bahkan tidak merubah definisi dari tanggung jawab individu pekerjaan yang ada. Pendekatan yang kedua adalah dengan cara
melakukan pengulangan rancangan sistem yang ada, dan melakukan peru bahan organisasi dalam hal tanggung jawab pekerjaan. Hal ini tentu lebih sulit dari pendekatan pertama, dan banyak mendapat kesulitan menghadapi karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, terutama peru bahan dari sistem manual menjadi komputerisasi, mengambil alih fungsi tertentu dari manusia ke peralatan komputer. Disamping itu, perlu diperhatikan sistem pengendalian internal. (Adiarti, 2006:6)
2.4
Siklus Pembelian
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalsuatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelia atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orangorang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Tahapan-tahapan prosedur pembelian menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat penerimaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian
langsung
ke
fungsi
pembelian
dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditujukan sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi
lain
dalam
perusahaan
(misalnya
fungsi
penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Pada Gambar dibawah ini kan dijelaskan melalui alur flowchart untuk siklus pembelian secara manual;
Gambar 2.1 Siklus Pembelian Secara Manual Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem edisi 13 (James A Hall )
Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu: 1.
Pengendali persediaan
Departemen
ini
mengurangi
persediaan
perusahaan
dengan
mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition). 2.
Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan
nama
pembelian(purchase
pemasok order-PO).
jika Ketika
perlu,
dan
perusahaan
membuat
pesanan
membuat
pesanan
pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama
dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file). 3.
Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul.
Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.
Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut. 4.
Bagian utang usaha
Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah faktur pemasok
(supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba. 5.
Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai. 2.5
Siklus Pengeluaran Kas
2.5.1
Pengertian siklus pengeluaran Menurut (Mulyadi 2010:543) pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sedangkan, menurut (Romney dan Steinbart, 2012:398) siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi yang terkait yang terus berulang dalam rangka pembelian dan pem bayaran barang dan jasa kepada pemasok. Siklus pengeluaran mencakup empat dasar aktivitas dasar yaitu :
1. Pemesanan barang dan jasa (ordering materials, supplies and service)
Proses
pemesanan
barang
dan
jasa
terdiri
dari
dua
tahap,
yaitu
mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli dan memilih pemasok. 2. Penerimaan barang dan jasa (receiving materials, supp lies and service) Ketika barang datang, bagian penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang tertera pada slip pembungkus dengan file pesanan pembelian untuk memverifikasi bahwa barang tersebut sesuai dengan yang dipesan. Bagian penerimaan kemudian menghitung kuantitas dan kualitas barang yang diterima. 3. Penyetujuan faktur dari pemasok (approving supplier invoice) Bagian utang menerima faktur dari pemasok sebagai pembayaran atas barang yang dipesan oleh perusahaan. Bagian utang ber-tanggung jawab untuk mencocokkan faktur dengan laporan pe-nerimaan dan pemesanan barang. 4. Pembayaran (cash disbursements) Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran pada pemasok. Pembayaran baru akan diproses ketika bagian utang telah mengirimkan voucher package kepada kasir Terdepat 3 fungsi dasar sistem informasi akuntansi dalam siklus pengeluaran kas yaitu sebagai beikut: 1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan 3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atsas sumber daya organisasi. Fungsi sistem siklus pengeluaran juga sebagai pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas.dalam faktur atau tagihan darin pemasok terdapat tanggal jatuh tempo plunasan untuk barang dan jasa yang dibeli perusahaan.sebagian perusahaan melakukan transaksi melakukan cek.cek tersebut biasanya dibuat dalam format multi tembusan,dimana cek asli akan dikirimkan ke penirma dan Salinan cek diarsipkan bersama dokumen lainnya seperti faktur pemasok..
2.5.2 Prosedur Pengeluaran Kas Menurut (Hall 2009: 343) prosedur pengeluaran kas sebagai berikut: 1) Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, kemudian menco-cokannya dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran. 2) Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro, kemudian disampaikan kebagian keuangan. 3) Bagian keuangan juga meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dan membandingkannya dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada bukti bank keluar, dan berkas dicap lunas.
4) Mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran. 5) Bagian akuntansi membandingkan bukti bank keluar dengan invoice bila cocok maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar
.berikut gambar flowchart siklus pengeluaran kas menurut James A Hall
Gambar 2.2 Siklus Pengeluaran kas Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem edisi 13 (James A Hal l)
Deskripsi dari flowchart diatas adalah; 1.
Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas. 2.
Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas. 3.
Bagian buku besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku
besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur
2.6 Siklus Penjualan
2.6.1 Defenisi siklus Penjualan Siklus pendapatan atau Revenue cycle adalah kumpulan aktivitas bisnis dan informasi kegiatan operasi yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada costumer dan pengumpulan uang dari pembayaran untuk penjualan yang dilakukan. Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini: Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005:5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut. Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003:9) adalah kejadian – kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas – entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.
Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2005:304) adalah daur yang meliputi fungsi – – fungsi fungsi yang diperlukan untuk menjual pr`oduk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan. Siklus pendapatan menurut Winarno (2004:10) ialah yang berhubungan dengan pendistribusian sumber – sumber sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka. 2.6.2 Tujuan siklus Penjualan Menurut Winarno (2004:200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dap at dirinci menjadi: 1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit. 2. Mengirirm barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui. 3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu. 4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya. 5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli dengan benar.
6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit. 7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa
2.6.3 Sifat Siklus Penjualan Mengacu pada Adiarti (2006:6) tujuan umum dari siklus penjualan adalah: 1. Menerima pesanan pembelian dari pelanggan (purchase order) dan mencatat, membuat pesanan penjualan (sales order) secara cepat dan akurat. 2. Melakukan posting penjualan dan penerimaan kas untuk perkiraan pelanggan tertentu pada buku besar piutang usaha. 3. barang sampai dengan dikirim ke pelanggan.Mengamankan uang kas sampai dengan disetor. Pada siklus pendapatan terdapat dua sub sistem, yaitu sistem proses penjualan dan sistem penerimaan uang. Siklus penjualan suatu suatu entitas terdiri dari dari aktivitas yang terkait dengan pemberian barang atau jasa kepada pelanggan dan penagihan kas dari pendapatan itu. Kelompok transaksi dalam siklus pendapatan:
1. Transaksi Penjualan kredit 2. Transaksi Penerimaan Kas 3. Penyesuaian Penjualan (diskon penjualan, retur dan penyisihan penjualan, akun-akun pelanggan yang sulit ditagih (penyisihan dan penghapusan) Aktivitas-aktivitas dalam siklus penjualan: 1. Membuat penawaran ke pelanggan potensial dan menerima permohonan barang dari pelanggan. 2. Membuat kontrak 3. Memasukkan pesanan pelanggan 4. Mengirimkan barang 5. Melakukan penagihan 6. Melakukan pencatatan dan pemostingan 7. Menangani penyesuaian (retur) atas penjualan
Pada siklus penjualan terdapat dua sub sistem yaitu sistem proses penjualan dan penerimaan uang.pada gambar 2.5 flowchart siklus transaksi penjulan. Pelanggan akan membuat dokumen purchase order sebanyak satu rangkap yang akan dikirim ke bagian penjual namun berhubung dilakukan secara kredit maka dokumen tersebut akan diminta persetujuan dari bagian kredit. Setelah disetujui maka akan dikembalikan ke bagian penjual dan membuat dokumen sales order sebanyak empat rangkap oleh bagian penjualan
yang ditujukan kepada bagian penagihan, bagian pengendalian persediaan atau dalam hal ini gudang dan bagian piutang usaha, dan arsip. Berdasarkan pesanan penjualan tersebut bagian penagihan akan membuat faktur penjualan (invoice) sebanyak empat rangkap, dan dikirim.
Dilanjutlam
Gambar 2.3 Siklus Penjualan Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem sumber: (Gloria Adiarti rizky, 2006:12)
2.7 Siklus Penerimaan Kas
Siklus penerimaan kas adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut. Tujuan utama siklus penerimaan kas adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus p enerimaan kas : 1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan 2. Pengiriman barang 3. Penagihan dan piutang usaha 4. Penagihan kas Pada gambar 2.4 kita dapat melihat proses penerimaan uang dimana pembayaran dapat dilakukan dengan cara membayar langsung atau menyetor ke rekening perusahaan di bank, baik berupa uang tunai, check maupun giro, dengan menggunakan deposit slip (slip penyetoran). Disamping itu dapat pula dengan cara mentransfer dana dari rekening pelanggan di suatu bank ke rekening perusahaan di bank, dengan menggunakan slip transfer. Ada pula cara yang sederhana yaitu pelanggan datang sendiri ke kasir perusahan, dan membayar dengan uang tunai, check atau giro.
Laporan bank pada saat ini dapat dikirim secara online melalui peralatan komputer atau faksimili sehingga para nasabah dapat langsung mengetahui mutasi rekening dan saldo. Kasir akan mulai membuat laporan penerimaan uang berdasarkan uang tunai yang diterimanya, dan akan mengirimkan laporan tersebut ke bagian akuntansi umum. Laporan bank akan diterima oleh bagian akuntansi umum dan dilakukan rekonsiliasi bank. Laporan bank akan sangat menguntungkan untuk perusahaan karena akan mendukung suatu proses pencatatan di dalam perusahaan.
Gambar 2.4 Siklus Penerimaan Kas sumber: Gloria Adiarti rizky (2006 12)
2.8
Pengendalian Internal
Menurut Rama dan jones (2009:hal.132), pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, ,manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapian sasaran kategori berikut : efektivitas dan efisisensi operasi : keandalan pelaporan keuangan: dan ketaatan terhadap hukun dan peraturan yang berlaku. Laporan
Committee
of
Sponsoring
Organizations
(COSO)
mengidentifikasi lima pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran
pengendalian
orang-orangnya.Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengedalian terdiri atas faktor-faktor berikut:
Integritas dan nilai etika
Komitmen terhadap kompetensi
Pertisipasi dewan direksi dan komisaris atau komisi audit
Filosofi manajemen dan gaya operasi
Struktur organnisasi
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
2. Penilaian Risiko Organisasi
harus
melakukan
penilaian
resiko
untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur relevansi resiko terhadap pelaporan keuangan. Resiko dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi, seperti :
Perubahan dalam lingkungan operasional yang membebankan tekanan baru atau perubahan tekanan atas perusahaan
Personel baru yang memiliki pemahaman yang berbeda atau tidak memadai atas pengendalian internal
Sistem informasi baru atau yang baru direkayasa ulang, yang memengaruhi pemrosesan transaksi
Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menghambat pengendalian internal yang ada
Implementasi teknologi baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi yang berdampak pada pemrosesan transaksi
Pengenalan lini produk atau aktivitas baru hingga pihak manajemen hanya memiliki sedikit pengalaman tentangnya
Restrukturisasi organisasional yang menghasilkan pengurangan dana atau realokasi personel sedemikian rupa hingga operasi bisnis dan pemrosesan transaksi terpengaruh
Memasuki pasar asing yang berdampak pada operasional
Adopsi suatu prinsip akuntansi baru yang berdampak pada pembuatan laporan keuangan
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian umumnya termasuk ke dalam salah satu dari lima jenis aktivitas berikut, yaitu:
Pemisahan tugas yang memadai
Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas
Dokumentasi dan catatan yang memadai
Pengendalian fisik atas asset dan catatan-catatan
Pengecekan terhadap pekerjaan secara independen
4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang
memungkinkan
orang
melaksanakan
tanggungjawab
mereka.Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi asset, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari system tersebut berdampak
terhadap
kemampuan
manajemen
untuk
membuat
keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap laporan keuangan. 5.
Pengawasan Proses di mana kualitas dari pengendalian internal yang telah
didesain dan dioperasikan dapat dinilai. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan.
1. Para auditor internal perusahaan dapat mengawasi aktivitas entitas dalam bentuk prosedur yang terpisah. 2. Pengawasan pada aktivitas yang berjalan dapat diwujudkan melalu integrasi berbagai modul komputer yang terpisah ke dalam sistem informasi yang menangkap berbagai data penting dan/atau memungkinkan pengujian pengendalian dilakukan sebagai bagian dari operasional rutin. 3. Teknik lain untuk mewujudkan pengawasan pada aktivitas yang berjalan adalah penggunaan laporan manajemen yang lengkap. Terdapat
beberapa
metode
kunci
(pokok)
dalam
melakukan
pengawasan kinerja, yaitu : (1) supervisi yang efektif, (2) pelaporan pertanggung-jawaban dan (3) internal auditing.
Supervisi Supervisi yang efektif meliputi, pelatihan dan asistensi
karyawan, pemantauan kinerja karyawan,
koreksi kesalahan dan
penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang memiliki akses ke aktiva tersebut.
Pelaporan pertanggungjawaban Pelaporan pertanggungjawaban meliputi, anggaran, kuota,
jadwal, biaya standar, kualitas standar, laporan kinerja, yang berisi
informasi realisasi rencana, rencana anggaran, dan selisih keduanya dan prosedur untuk menyelidiki selisih yang jumlahnya signifikan dan prosedur untuk menindaklanjuti penyimpanan dari rencana.
Internal auditing Meliputi aktivitas pengkajian terhadap daya andal dan
integritas informasi operasi dan keuangan dan memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengaw
asan internal. Aktivitas
tersebut meliputi, penilaian ketaatan karyawan terhadap kebijakan manajemen, prosedur dan peraturan serta hukum yang berlaku dan penilaian efektivitas dan efisiensi manajemen.
2.9
Teknik Dokumentasi
Ada beberapa teknik dan dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan untuk menganalisis sistem tersebut,merancang dan juga mengimplementasikan sistem dengan hubungan antar subsistem.beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan adalah: 1. Untuk merancang atau membuat suatu sistem.dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi antar perancang
2. Untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem di perusahaab maupun pengendalian internalnya dalam sebuah sistem 3. Berguna bagi yang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan.dokumentasi sistem dapat menjadi ,media pelatihan bagi karyawan baru. Dan berikut ini juga adalah sebagian teknik untuk dokumentasi proses yaitu: 1. Flowchart program.flowchart ini biasa dibuat oleh programmer untuk menggambarkan alur yang sedang berjalan di sistem tersebut. 2. Flowchart sistem:biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan.Dalam flowchart sistem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan.Ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan. 3. Data flow diagram,dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah
organisasi.Data
flow
diagram
berguna
untuk
menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan computer.
4. Use case Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Jenis jenis Flowchart diantaranya 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). 4. Bagan alir program (program flowchart). 5. Bagan alir proses (process flowchart). 6. System Flowchart System
flowchart
dapat
didefinisikan
sebagai
bagan
yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Setelah mengetahui alur dari setiap siklus yang ada pada gambar diatas,dan berikut ini adalah bentuk bentuk diagram alir:
Dan berikut ini simbol simbol yang digunakan dalam membuat flowchart: 1. Simbol arus ( flow direction symbol)
Merupakan
simbol
flowchart
yang
berfungsi
untuk
menghubungkan simbol satu dengan simbol yang lain atau menyatakan jalannya arus dalam suatu proses. 2. Simbol titik terminal
Berfungsi sebagai permulaan/start atau akhir/stop dari suatu kegiatan 3. Simbol penghubung (one conector )
Simbol ini berfungsi untuk keluar masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman yang sama 4. Simbol baris penghubung
Berfungsi untuk keluar masuk atau penyambungan proses yang berbeda 5. Simbol proses (processing symbol )
Berfungsi untuk menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer 6. Simbol kegiatan manual ( symbol manual operation)
Berfungsi untuk menunjukkan pengolahan data yang tidak dilakukan oleh komputer/Pc 7. Simbol keputusan (decision)
Berfungsi untuk memilh proses berdasarkan kondisi yang ada. 8. Simbol keluar masuk (input-output)
Berfungsi untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.
9. Simbol manual input
berfungsi untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard 10. Simbol persiapan
berfungsi
untuk
mempersiapkan
penyimpanan
yang
sedang/akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage. 11. Simbol proses terdefenisi
simbol flowchart berfungsi untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/procedure 12. Simbol tampilan
berfungsi untuk menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya. 13. Simbol disk dan penyimpanan online
berfungsi untuk menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk. 14. Simbol unit pita magnetik
berfungsi untuk menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik. 15. Simbol kartu plong ( punch card )
berfungsi untuk menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu. 16. Simbol dokumen
berfungsi untuk menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas. 17. Simbol flowline
berfungsi sebagai tanda untuk menunjukan bagian instruksi selanjutnya. Atau digunakan untuk aliran proses suatu algoritma 18. Simbol anotasi (Symbol Annotation)
simbol yang berisi catatan agar mudah dimengerti isi/tujuan Algoritma atau untaian data yang akan diproses. 19. Symbol penyimpanan offline
berfungsi untuk menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan di simpan. 20. Symbol magnetic disk
simbol yang digunakan untuk input atau output yang menggunakan disk magnetik. 21. Simbol magnetic drum
simbol flowchart digunakan untuk input atau output yang menggunakan Drum Magnetik. 22. Symbol penekan pita
berfungsi untuk input atau output yang menggunakan pita kertas berlubang.
23. Simbol pengurutan office
berfungsi untuk menunjukan prosses pengurutan data diluar proses komputer. 24. Simbol pemindahan
kan untuk memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dsb.
25. Simbol delay
berfungsi untuk material dalam trolley menunggu dan diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dsbg.
2.9 Penelitian Terdahulu
Salah satu data pendukung yang perlu dijadikan bagian tersendiri adalah penelitian terdahulu. Dalam hal ini, fokus penelitian terdahulu yang dijadikan acuan adalah terkait dengan masalah sistem informasi. Pilkarpus Sonebi (2011) meneliti tentang perancangan sistem informasi akuntansi yang diterapkan CV.Hengky Transport bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan Hengky Transport belum tepat dan tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001). Hal ini dapat dilihat dari sistem yang dijalankan oleh Hengky Transport tidak menggunakan sistem informasi yang baik. Sehingga, dalam menjalankan kegiatan usahanya, masih belum tepat sasaran. Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT.Panorama Tours Surabaya(2014) dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini terbukti dari adanya kesesuaian anatara dokumen yang digunakan sebagai input dengan laporanlaporan yang dihasilkan sebagai output, serta alur yang digunakan sebagai proses pada perusahaan ini. Namun, setelah peneliti melakukan evaluasi
antara sistem informasi yang digunakan dengan masalah yang pernah terjadi dalam perusahaan, masih ada kekurangan dari segi kontrolnya, dimana pada sistem ini belum ada laporan yang dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mengontrol setiap customer yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu, peneliti ingin memberikan ususlan sistem informasi tambahan yaitu sistem yang menghasilkan laporan customer. Laporan customer adalah laporan yang berisis data customer serta keaktifannya pada perusahaan. Laporan ini ditujukkan bagi pemiliki dan manajer dalam perusahaan sebagai acuan mengendalikan kinerja sales dalam upaya meningkatkan penjualan. Dokumen yang digunakan sebagai input serta alur yang digunakan sebagai proses dalam penelitian ini adalah data customer , data pembelian cutomer, serta piutang customer. Dalam laporan customer ini juga terdapat nama sales yang bertanggungjawab atas customer yang menjadi pelanggannya masing-masing .Penelitian mengenai analisis sistem informasi akuntansi penjualan dilakukan oleh Rina Silalahi(2009) dengan judul “Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Trubus Media Swadaya Medan” Dalam penelitian tersebut diperoleh hasil bahwa penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Trubus Media Swadaya Medan dapat memberikan informasi bagi pimpinan perusahaan jika dilihat dari penyusunan sistem informasi dan prosedur penjualan. Namun prosedur penjualan dan penerimaan kas masih mengandung
kelemahan karena pada prosedur tersebut masih dijumpai adanya perangkapan tugas.
BAB III METODE PENELITIAN 3.1
Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah PT.Rahayu Medan Ceria yang beralamat di jalan Setiabudi perumahan ruko Setiabudi Indah,Medan.dan yang menjadi objek penelitian ini adalah siklus pembelian,siklus pengeluaran kas,siklus penjualan,siklus penerimaan kas. 3.2
Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang akan digunakan adalah penelitian deskirptifkualitatif yang merupakan penelitian yang digunakan untuk suatu tujuan yang akan mengungkapkan kejadian atau fakta, keadaan, fenomena, variabel dan keadaan yang terjadi saat penelitian berlangsung dengan menyuguhkan apa yang sebenarnya terjadi. Penelitian ini menafsirkan dan menguraikan data yang bersangkutan dengan situasi yang sedang terjadi, sikap serta pandangan yang terjadi di dalam suatu masyarakat, pertentangan antara dua keadaan atau lebih, hubungan antar variable yang timbul, perbedaan antar fakta yang ada serta pengaruhnya terhadap suatu kondisi, dan sebagainya. 3.3
Teknik Pengumpulan data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1) Dokumen Teknik ini dilakukan untuk memperoleh data yang berupa dokumen, seperti company profile, dan struktur perusahaan. 2) Penelitian lapangan (field research) Penelitian lapangan dilakukan dengan teknik:
Observasi atau pengamatan langsung dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan sehari-hari serta distribusi dokumen pada PT.Rahayu Medan Ceria.
Wawancara dilakukan dengan berdialog langsung pada pimpinan perusahaan dan karyawan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian, pengeluaran kas, penjualan dan penerimaan kas untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
3.4
Kerangka Berfikir
Dalam penelitian ini dapat disimpulkan kerangka berpikir penulis yang menjadi acuan dalam merancang sistem informasi akuntansi berdasarkan teori-teori
yang
dipakai
untuk
memecahkan
masalah
yang
teridentifikasi.untuk merancang sistem informasi akuntansi pada PT.Rahayu Medan Ceria.Berikut ini adalah pada gambar 3.4 menunjukkan kerangka pemikiran dari penelitian ini
INPUT (TRANSAKSI)
SIKLUS PEMBELIAN
SIKLUS
SIKLUS PENERIMAAN
PENGELUARAN KAS
KAS
INTERNAL CONTROL
OUTPUT
Gambar 3.4 kerangka pemikiran Sumber : data diolah
SIKLUS PENJUALAN
3.4 Analisis Data
Analisis permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh
dari
perusahaan
melalui
observasi
dan
wawancara
untuk
menemukan permasalahan yang ada. Data wawancara dalam penelitian ini merupakan sumber data utama yang menjadi bahan analisis dalam menjawab masalah penelitian. Adapun analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1) Analisis
Pada tahap ini diawali dengan mempelajari dan memahami visi, misi, struktur organisasi, serta tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian di perusahaan. Setelah itu mempelajari proses bisnis yang ada di perusahaan dan selanjutnya mengumpulkan dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya.Kemudian mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam sistem kegiatan bisnis perusahaan yang sedang berjalan. Selanjutnya diakhiri dengan memberikan rekomendasi solusi terhadap masalah yang ada.
2) Desain
Merupakan
proses
penggambaran
kebutuhan
perusahaan
akan
informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan
kepada pengguna informasi. Ini dilakukan dengan membuat peran-cangan sistem informasi akuntansi dalam bentuk bagan alur (flowchart). Karena penggunaan bagan alur lebih bermanfaat diban-dingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
3) Implementasi
Tahap implementasi diawali dengan pemberian penjelasan dan pelatihan pemakaian informasi. Kemudian pengujian atas sistem yang baru dan menerapkan secara perlahan atas sistem informasi akuntansi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.
Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah langkah sebagai berikut:
1. Menerapkan rencana implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan
waktu
yang
dibutuhkan
selama
implementasi.
Dalam
rencana
implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk schedule waktu. Schedule waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi
Pemilihan dan pelatihan personil
Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
Pemrograman dan pengetesan program
Pengetesan sistem
Konversi sistem
3. Tindak lanjut implementasi
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru di implementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test, tapi pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user
penjelasan dari tahap proses implementasi sistem:
3. Menerapkan rencana implementasi
Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada seperti: seluruh jaringan, sistem kantor yang dipakai, sistem komunikasi, dan sistem penunjang
Seberapa besar budget untuk infrastruktur mencatak semua biaya untuk kebutuhan infrastruktur tersebut
Apa infrastruktur yang harus disiapkan mencatat semua kebutuhan yang harus didapatkan/ dibeli.
4. Melakukan kegiatan implementasi
Pemilihan dan pelatihan personil
Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ?
Siapa yg akan mengimplementasikan sistem dan siapa yg akan menggunakannya?
Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
Apa yg diharapkan para calon user terhadap implementasi?
Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
secara umum untuk pengetesan sistem dapat kita jelaskan dengan
Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
Pemrograman dan pengetesan program
Pengetesan sistem
adapun penganalisaan ketiga point diatas dapat kita simpulkan dengan melihat:
Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
Apakah
perangkat
lunak
memiliki
fungsi
yang
bisa
meningkatkan proses bisnis perusahaan
Konversi sistem setelah kita bisa mendapatkan hasil analisa bahwa sistem baru akan dapat memberikan keuntungan, barulah tahap konversi sistem bisa kita lakukan.
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.1
Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Sejarah perusahaan
Didirikan pada tahun 1988 berdirilah sebuah perusahaan jasa angkutan kota yang bernama PT. Rahayu Medan Ceria.PT.RMC ini beralamatkan di jalan Setiabudi perumahan ruko Setiabudi nomor 12 Medan,Sumatera Utara.perusahaan ini awal mulanya berdiri untuk membantu pemerintah daerah kota Medan untuk melayani masyarakat kota medan yang ingin memakai jasa angkutan umum.Perusahaan ini mendapatkan surat izin usaha dan mendapatkan tanda daftar perusahaan dari pemerintah kota Medan Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu
yang telah disahkan atau disetujui oleh
Walikota Medan dengan nomor 4638/4638/ 1.1./1902/07/2013.
Dalam persaingan bisnis yang ketat khususnya di bagian transportasi kota Medan,PT.RMC berusaha menjadikan perusahaan ini menjadi yang terbaik untuk para pelanggan di kota Medan yang sehari hari menggunakan jasa transportasi agar menciptakan hubungan yang baik kepada pelanggan.
Perusahaan ini juga bekerja sama dengan PT Capella Medan dimana perusahaaan PT.Capella Medan menawarkan mobil angkutan umum kepada
pembeli dan kemudian perusahaan Capella memberikan list kepada pembeli mobil yang dimana list tersebut berisikan daftar perusahaan angkutan umum,yang dimana si pembeli harus memilih perusahaan mana yang akan dipilih.
PT.RMC bisa dibilang perusahaan nomor satu untuk jasa transportasi angkutan umum karena perusahaan ini memiliki armada 1000 sampai 1200 angkutan umum dan mengalahkan armada pesaingnya yang memiliki dibawah 1000 angkutan umum di kota Medan.
4.1.2 visi dan Misi Perusahaan
Visi :
1. Menjadikan perusahaan transportasi yang terbaik,kompetitif dan handal di bidangnya. 2. Berdedikasi tinggi dengan mengutamakan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan mitra usaha.
Misi :
1. Memberikan jasa transportasi darat dengan kualitas yang terbaik 2. Membangun layanan transportasi darat dengan aman,nyaman dan memuaskan pelanggan. 3. Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.
4.1.3 Struktur organisasi perusahaan
Gambar dibawah ini akan menunjukkan struktur organisasi yang ada di perusahaan PT.Rahayu Medan Ceria
Direktur Utama
Manajer personalia
Pembelian
Customer service
Keuangan
Kordinator lapangan
Penjualan
Gambar 4.1 Struktur organisasi PT.RMC Sumber :dokumen PT.RMC
4.1.4 Tugas dan tanggung jawab 1. Direktur utama Direktur utama merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Dimana memiliki tanggungjawab penuh dalam memimpin, menga-
rahkan, menerapkan kebijakan, menyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan, serta bertanggung jawab dalam memperhatikan jalannya aktivitas perusahaan. 2. Manajer personalia Manajer bertugas untuk menjaga kegiatan manajemen sumberdaya, operasional keuangan, penjualan, pembelian, customer service dan melihat kinerja kordinator lapangam 3. Pembelian Bagian pembelian bertugas untuk mendata barang yang akan dibeli dan mengatur barang barang apa saja yang akan dibeli. 4. Customer service Bertugas untuk memberikan solusi terhadap customer 5. Keuangan Keuangan bertugas untuk mengecek keuangan perusahaan perhari dan membuat cashflow perhari. 6. Kordinator lapangan Bertugas untuk melihat kondisi lapangan khususnya di checkpoint angkutan umum dan memberikan
karcis untuk digunakan sebagai
setoran 7. Penjualan Bagian penjualan bertugas untuk menganalisis data,mengatur keluar masuknya barang/jasa lalu mendata masuknya barang/jasa.