A-18 TUGAS 1.1 - RANGKUMAN
PERANCANGAN FORMULIR/DOKUMEN DAN CATATAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Dosen Pengajar : Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak
Disusun Oleh: Nama NPM Kelas
: : :
Serly Oktaviani 115029 A-2011
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung Telp. (022) 7201613
PERANCANGAN FORMULIR/DOKUMEN DAN CATATAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1.
Formulir o Merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan berbagai informasi sebagai dasar pencatatan transaksi/ aktivitas ekonomi suatu unit organisasi. o Merupakan dokumen utama yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. o Merupakan bukti terjadinya suatu transaksi. o Sumber formulir : Dari dalam perusahaan Dari luar perusahaan (vendor, customer, dll) o Contoh formulir : faktur/ invoice, kuitansi, nota/ memo kredit, nota/ memo debit, bukti pengeluaran/ penerimaan kas, bukti setoran bank, cek/ giro bilyet, dll. o Jenis formulir: Formulir tercetak, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi manual atau semi terkomputerisasi Formulir elektronik, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi yang sudah terkomputerisasi Manfaat Formulir o Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, dengan membubuhkan tanda tangan dalam formulir sebagai bukti pertanggungjawaban. o Merekam data transaksi bisnis perusahaan. o Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. o Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke orang yang lain atau dari organisasi yang satu ke organisasi yang lain. Golongan Formulir Menurut sumbernya : o Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. o Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh: Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga. o Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran Bank.
1
Menurut tujuan penggunaannya : o Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh : surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. o Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. contoh: laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja. Prinsip Perancangan Formulir a. Gunakan kalimat sederhana, jelas dan hindari kalimat yang tidak perlu b. Gunakan tembusan kopi untuk mempermudah pendistribusian informasi/ instruksi c. Gunakan formulir rangkap dan berkarbon untuk memudahkan internal check d. Hindari penggunaan data rangkap e. Susun sesederhana mungkin dan jelas untuk mempermudah penafsiran f. Susun sebanyak mungkin formulir untuk memperlancar kegiatan perusahaan g. Gunakan kertas sebaik mungkin h. Gunakan karbon untuk menghemat waktu dalam menciptakan tembusan i. Format dan bentuk formulir harus baik agar tidak mempersulit pengarsipan j. Gunakan warna yang berbeda untuk masing-masing formulir yang dibuat rangkap k. Formulir harus bernomor urut agar mempermudah pencatatan dan pencarian kembali Jenis Formulir/ Dokumen Berdasarkan Siklus Pengolahan Transaksi a. Siklus penerimaan (penjualan) o Aktivitas utama : penjualan o Prosedur penjualan dan dokumen yang digunakan : Permintaan informasi persediaan barang/ jasa dari pelanggan, dokumen yang dikirimkan mandatory quotation yang berisi informasi produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman produk. Pembuatan kontrak penjualan, dokumen yang biasa digunakan adalah surat kontrak penjualan. Memasukkan pesanan, bisa melalui telepon, internet atau langsung ke tempat penjualnya. Dokumen yang digunakan order penjualan. Melakukan pengiriman, yang menjadi dokumen penyerta adalah surat pengiriman barang/ delivery order, yang digunakan untuk mengantarkan barang dari gudang penjual ke gudang pembeli dan daftar pengepakan (bill of lading) yang digunakan sebagai daftar pengepakan barang di gudang. Melakukan penagihan, dokumen yang digunakan faktur penjualan/ invoice, dokumen pesanan penjualan pelanggan, daftar penagihan, atau dokumen delivery order pelanggan. b. Siklus pengeluaran (pembelian/ prokuremen) o Merupakan proses pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang/ jasa. Proses perolehan bisa dari dalam perusahaan atau dari luar perusahaan. 2
o Langkah umum dan dokumen dalam aktivitas pembelian/ prokuremen : Menentukan kebutuhan pada suatu waktu tertentu. Dokumen yang digunakan adalah dokumen permintaan pembelian. Memilih penyedia sumber daya yang dibutuhkan perusahaan. Dokumen yang digunakan adalah laporan/ daftar pemasok. Permintaan daftar harga (quotation). Dokumen yang digunakan adalah daftar harga barang. Menerbitkan pesanan pembelian dengan cara mengidentifikasi pemasok, menginformasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Dokumen yang digunakan adalah purchase order. Penerimaan barang. Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang. Verifikasi faktur. Dokumen yang digunakan adalah faktur pembelian, dokumen/ laporan penerimaan barang, dokumen permintaan pembelian, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan aktivitas pembelian. Pembayaran kepada pemasok. Biasanya dapat dilakukan dengan menggunakan dokumen order pesanan, dokumen pengiriman barang, atau faktur pembelian kredit yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan. c. Siklus konversi (produksi) o Aktivitas utama : mengubah bahan baku menjadi barang jadi (terjadi pada perusahaan industri) o Prosedur dan dokumen terkait proses produksi Dokumen perencanaan produksi, yang mencakup perencanaan kualitas, kuantitas, bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan, jalannya proses produksi, dll. Dokumen perancangan proses produksi, digunakan untuk melakukan perancangan terhadap aktivitas produksi yang akan dilaksanakan oleh suatu perusahaan. Dokumen order produksi, digunakan untuk melakukan permintaan pesanan produksi yang dikeluarkan bagian produksi kepada pengawas produksi. Dokumen permintaan material dan tenaga kerja, digunakan untuk meminta material kepada bagian persediaan dan meminta tenaga kerja kepada bagian sumber daya manusia. Dokumen pelaksanaan proses produksi, digunakan untuk menjelaskan aktivitas produksi yang telah dilaksanakan oleh bagian produksi. Dokumen pencatatan penggunaan biaya produksi. Dokumen pengendalian biaya dan aktivitas produksi, digunakan untuk menjelaskan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan dalam proses produksi dan temuan-temuan yang berisi masalah kesalahan prosedur, 3
kebijakan, keamanan terhadap persediaan selama proses produksi berlangsung. Dokumen penyerahan barang jadi (finish good ) dari bagian produksi ke bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi). Dokumen penyimpanan dan pemeliharaan barang jadi (finish good) oleh bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi). d. Siklus keuangan (investasi modal) o Dimulai dari aktivitas menerima dana, menggunakan dana tersebut, dan penerimaan kembali dana dari aktivitas penjualan barang/ jasa, dan selanjutnya diinvestasikan. o Dokumen yang digunakan : bukti penyerahan modal investasi, bukti pembelian asset produktif, bukti pengeluaran dan penerimaan kas, dan berbagai dokumen yang digunakan dalam ketiga siklus sebelumnya. 2.
Catatan o Merupakan hasil peringkasan informasi yang diperoleh dari bukti transaksi (formulir/ dokumen) yang dituliskan dalam pembukuan perusahaan yang format/ bentuknya sudah dirancang sebelumnya. o Digunakan untuk membukukan kegiatan usaha perusahaan. o Contoh catatan : Jurnal o adalah merupakan catatan akuntansi permanen yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Transaksi dicatat: Secara kronologis sesuai urutan kejadian. Meliputi; tanggal, rekening yang dipengaruhi, jumlah moneter, dan penjelasan atas transaksi. Berdasarkan bukti yang sah. Jurnal Umum o Digunakan untuk mencatat semua transaksi perusahaan. (untuk perusahaan yang transaksinya sedikit) Jurnal Khusus o Digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan yang spesifik. o Jurnal khusus dibuat untuk jenis transaksi tertentu yang frekuensinya tinggi. o Dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu pencatatan o Membagi pekerjaan pencatatan kepada beberapa pegawai o Macam-macam Jurnal Khusus 4
Jurnal penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan kredit Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian kredit Jurnal penerimaan kas untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas Jurnal pengeluaran kas untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas
Buku Besar dan Buku Pembantu o Disebut books of final entry, buku yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan meringkas data dari buku jurnal. o Buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan. o Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar. o Buku besar dapat berbentuk : Rekening T Rekening berkolom saldo ditengah Rekening berkolom saldo Rekening berkolom saldo debet dan kredit Rekening dengan saldo lama dan baru Buku Pembantu o Umunya buku pembantu yang dibuat dalam perusahaan manufaktur adalah: Buku pembantu Persediaan Buku pembantu Piutang Buku pembantu Utang Buku pembantu Harga Pokok Produk Buku pembantu Biaya Buku pembantu Aktiva tetap o Digunakan untuk memerinci rekening yang ada dibuku besar. o Contoh: Buku pembantu Piutang merupakan rincian dari buku besar piutang, dibuat buku pembantu untuk tiap debitur, dapat diketahui saldo piutang per debitur. digunakan untuk membuat surat pernyataan piutang dan analisa umur piutang Kartu Pemasok o Digunakan untuk menginputkan data-data pemasok yang biasa menyediakan kebutuhan persediaan barang dagangan perusahaan. o Digunakan untuk melakukan seleksi terhadap pemasok dalam melakukan order pembelian barang.
5
Kartu Pelanggan o Ditujukan untuk memberikan informasi mengenai para pelanggan potensial perusahaan secara detail. Kartu Aktiva o Digunakan untuk melakukan pencatatan atas kepemilikan aktiva tetap pada perusahaan. Kartu Persediaan o Digunakan untu mencatat mutasi (keluar-masuk)persediaan barang dari gudang penyimpanan barang. Kartu Barang/ Produk o Berfungsi untuk mencatat berbagai jenis produk yang dihasilkan perusahaan untuk diperjualbelikan pada konsumen. o Perbedaan antara kartu barang dengan kartu persediaan adalah, kartu persediaan digunakan untuk mencatat barang dagangan yang dibeli perusahaan (digunakan perusahaan dagang), sedangkan kartu barang lebih focus untuk produk-produk yang diproduksi perusahaan (digunakan perusahaan manufaktur/produksi).
6
