Pengurusan Pejabat

MGR 2213 Pengurusan Pejabat

1. Pegnenalan

Keselamatan dan kesihatan di tempat kerja meruapakan satu perkara yang penting dan juga meruapakan satu tanggungjawab social. Kebanyakan pejabat pada masa kini memberi perhatian yang serius terhadap aspek-aspek keselamatan dan kesihatan kakitangannya dan menjadi satu agenda utama di temapat kerja. Persekitaran tempat kerja perlulah selamat dan tidak mendatangkan sebarang risiko kepada para pekerja. Sehubungan dengan itu, Kerajaan Malaysia melalui Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan atau Department of Occupational Safety and Health (DOSH) telah menggubal satu akta pada tahun 1994 yang dinamakan Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (AKKP 1994). Dengan adanya akta ini, ia sedikit sebanyak dapat

memberikan

garis

panduan

kepada

majikan

dan

perkerja

mengenai

tanggungjawab mereka dalam mewujudkan suasana tempat kerja yang sihat dan selamat. Sebagai seorang majikan, tanggungjawab menyediakan persekitaran tempat kerja yang selamat sangatlah penting di mana aspek keselamatan tidak boleh dipandang remeh dan perlu dititik beratkan. Ini kerana penjimatan kos dapat dikurangkan sekirnya jumlah kemalangan berkurangan. Selain itu juga, aset dan maklumat sesebuah pejabat juga terpelihara sekiranya aspek keselamatan menjadi keutamaan dalam pejabat tersebut. Walau bagaimanapun, kewajiapan dalam memeliharan dan menyediakan persekitaran kerja yang selamat tidak bergantung pada majikan sahaja. Pekerja juga mempunyai tanggungjawab yang sama dalam memastikan keselamatan di tempat kerja. Oleh itu, persekitaran tempat kerja yang selamat adalah tanggungjawab bersama dan merupakan sesuatu yang penting bagi sesebuah pejabat.

192004

Halaman 1


2. Kepentingan Aspek Keselamatan

Aspek keselamatan di pejabat merupakan sesuatu yang penting. Sebagai seorang majikan dan pekerja, kebanyakkan masa kehidupan seharian kita banyak diluangkan dan dihabiskan di tempat kerja atau pejabat. Kehidupan pekerjaan dan aktiviti seharian di pejabat mendedahkan kita kepada pelbagai punca bahaya sama ada pada diri kita, dokumen pejabat, aset pejabat dan sebagainya. Tempat kerja atau pejabat yang kurang selamat akan mendedahkan kita kepada kemalangan dan penyakit yang berkaitan dengan pekerjaan. Akibatnya, ia akan memudaratkan kita, pekerjaaa, pejabat dan juga keluarga dari segi social serta kewangan. Aspek keselamatan pejabat meslitah meliputi keselamatan fizikal seperti bangunan, ruang kerja, penggunaan mesin dan sebagainya, keselamatan dokumen dan kewangan serta keselamatan peribadi. Kesemua perkara tersebut

penting

dan

harus

diambil

berat

tentang

aspek

keselamatan

bagi

mengurangkan risiko berlakunya perkara yang tidak diingini yang akan merugikan pejabat. Aspek keselamatan di pejabat mungkin berbeza-beza mengikut fungsi sesebuah pejabat tetapi kepentingan keselamtan di pejabat adalah sama bagi mengurangkan risiko kemalangan serta perkara yang tidak diingini yang akan merugikan sesebuah pejabat.

3. Faedah Mempunyai Mempunyai Pejabat Yang Selamat

Persekitaran pejabat yang selamat meberikan pelbagai faedah kepada kita. Antarnaya adalah melindungi aset terpenting bagi sesebuah pejabat. Aset bagi sesebuah pejabat meliputi pelbagai perkara antaranya perkerja, harta benda, kewangan dan sebgainya. Bagi sesebuah pejabat, aset yang paling penting adalah pekerja. Tanpa

192004

Halaman 2


pekerja, sesebuah pejabat itu tidak akan berfungsi dengan baik dan persekitaran pejabat yang selamat akan memberi jaminan kepada para pekerja untuk bekerja dengan tenang. Selain itu juga, persekitaran pejabat yang selamat juga akan meningkatkan lagi pruduktiviti sesebuah organisasi tesebut. Pejabat yang selamat akan memberi keyakinan dan motivasi kepada para pekerja untuk bekerja bagi meningkatkan lagi produktiviti dan keluaran organisasi.

Di samping itu juga, keadaan pejabat yang selamat juga boleh mengurangakan kadar kemalangan serta penyakit di tempat kerja. Persekitaran pejabat yang tersusun dan selamat dapat mengurangkan risiko untuk berlaku sebarang kemalangan. Kita semua tahu bahawa setiap pekerjaan yang dilakukan mempunyai risiko yang boleh membawa kepada kemalangan dan penekanan kepada aspek keselamatan sewaktu melakukan sesuatu pekerjaan akan dapat mengurangkan risiko untuk terjadinya sesuautu yang tidak diingini. Pejabat juga dapat mengurangkan pembayaran insurans pampasan pekerja. Ini sedikit sebanyak dapat mengurangkan kerugian yang akan ditanggung oleh pihak organisasi. Sekiranya berlakunya sesuatu kemalangan sewaktu bekerja, pihak pejabat terpaksa membayar pampasan insurans kepada pekerja tersebut dan keadaan ini akan merugikan pihak pejabat.

Selain itu juga, penekanan terhadap aspek keselamatan di pejabat juga akan dapat mengurangkan perbelanjaan bagi perubatan sekiranya berlaku kemalangan atau tersebarnya sesuatu penyakit di pejabat. Langkah-langkah keselamatan penting bagi mengelakkan berlakunya keadaan seperti ini. Kesihatan pekerja haruslah dititik beratkan bagi menjamin kualiti kerja

serta menggalakkan persaingan yang sihat di

192004

Halaman 3


antara para pekerja. Keadaan pejabat yang selamat juga sedikit sebanyak akan meningkatkan motivasi dan moral perkerja di mana para pekerja akan merasa lebih terpelihara daripada sebarang kecelakaan. Oleh yang demikian, aspek keselamatan di pejabat memainkan peranan yang sangat penting dan memberikan bayak faedah kepada sesebuah organisasi.

4. Ancaman Keselamatan

Kita semua tahu bahawa terdapat pelbagai ancaman keselamatan dalam dunia pekerjaan. Antara ancaman yang seringkali kita temui adalah ancaman subversive, sabotaj, kelemahan manusia, pelampau, terrorisma, siber dan juga espionaj. Ancamanancaman ini seringkali akan memberikan kesan yang boleh menjatuhkan sesebuah organisasi. Oleh itu, aspek keselamant memainkan peranan yang penting bagi mengelakkan dan mengurang ancaman keselamatan yang boleh merugikan sesebuah organisasi.

5. Keselamatan Fizikal. 5.1.

Keselamatan Bagunan dan Penggunaan Teknologi

Keselamatan fizikal adalah memastikan keselamatan fizikal seperti bangunan, premis atau tempat termasuk yang digunakan bagi mengurus perkara-perkara terpetingkat dan sensitive terlindung daripada sebarang ancaman. Terdapat pelbagai langkah-langkah keselamantan fizikal yang boleh dilakukan antaranya adalah dengan mengisytiharkan

sesuatu

kawasan

sebagai

kawasan

larangan.

Dengan

mengisytiharkan kawasan tersebut sebagai kawsan larangan, hanya golongan tertentu

192004

Halaman 4


atau pekerja sahaja yang boleh memasuki kawasan tersebut dan keengganan individu dalam mematuhi larangan tersebut boleh mengakibatkan individu tersebut boleh di ambil tindakan. Selain itu juga, keselamatan bangunan juga boleh dibuat melalui pembinaan semula atau pengubahsuaian bangunan tersebut sekiranya terdapat kerosakan.

Sekiranya

pengubahsuaian,

pihak

pembelian

kerajaan

ingin

membuat

bagunan-bangunan

cadangan

Kerajaan,

pembinaan,

penempatan

dan

pemindahan pejabat-pejabat Kerajaan di bangunan-bangunan Kerajaan dan swasta, semua aktiviti tersebut hendaklah dirujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Selain itu juga, sesebuah pejabat atau organisasi juga mestilah mempunyai pagar dan lampu serta menghadkan pintu keluar masuk. Ini penting pagi mengelakkan individu yang tidak berkenaan daripada menceroboh kawasan pejabat. Kegunaan teknologi yang canggih juga boleh diadaptasi bagi menguatkan lagi sistem keselamatan di pejabat. Penggunaan alat-alat pengalih bunyi, penggera keselamtan, CCTV dan lainlain lagi boleh meningkatkan lagi kawalan keselamatan di sesebuah pejabat.

5.2.

Walau

Pengawal Keselamatan

bagaimanapun,

kita

tidak

boleh

bergantung

sepenuhnya

kawalan

keselamatan kepada kecanggihan teknologi semata-mata. Keperluan mengadakan pengawal keselamatan juga penting bagi meningkatkan lagi tahap keselamatan pejabat. Mengadalan pengawal keselamatan dengan alat-alat keselamatan penting. Ini kerana pengawal keselamatan mempunyai tugas mereka yang tertentu dalam mengawal keselamatan pejabat. Antara tugasan mereka adalah mengadakan kawalan keselamatan dan rondaan bangunan pejabat, mengawasi setiap pergerakan atau

192004

Halaman 5


aktiviti yang berlaku di dalam atau luar bangunan secara fizikal atau dari bilik CCTV dan menyediakan laporan keselamatan harian dan mingguan. Dengan adanya khidmat daripada pengawal keselamatan serta penggunaan teknologi, keselamatan bangunan pejabat akan lebih berkesan dan lebih efektif. Sesebauh organisasi juga boleh melaksanakan sistem pegawau bertugas di mana mereka bertangggunjawab terhadap keselamatan kepada Pegawai Keselamatan Jabtan dan Ketua Jabatan.

5.3.

Papan Kenyataan dan Pas Keselamatan

Penggunaan papan kenyataan di tempat yang sesuai juga memainkan peranan yang penting dalam aspek keselamatan di pejabat. Penggunaan papan kenyataan akan memudahkan pekerja atau individu luar untuk mengetahui dan menunjukkan bahawa kawasan atau tempat itu adalah kawasan atau tempat larangan. Bagi meningkatkan lagi keselamatan dan mengawal kemasukan individu luar ke dalam premis pejabat, sitem pas keselamatan perlua diwujudkan. Pas keselamatan ini digunakan bagi memudahkan pihak keselamatan untuk mengawal kemasukan pekerja atau orang luar ke dalam pejabat. Pas keselamatan perlulah berdasarkan beberapa kategori iaitu Pas Keselamatan Tetap untuk anggota Jabatan, Pas Keselamatan Sementara dan Pas Keselamatan Pelawat. Selain itu juga, penguatkuasaan terhadap pemakaian Pas Keselamatan mestilah dilakukan sewaktu berada dipejabat dan sekiranya pekerja tersebut telah tamat perkhidmatan, berhenti bekerja, bersara atau tamat kontrak, pas tersebut hendaklah dipulangkan manakala bagi Pas Pelawat pula, ia mestilah dihadkan di mana sekiranya pelawat tersebut telah selesai dengan urusan meraka, pas tersebut hendaklah dikembalikan. Sebarang kehilangan pas keselamatan hendaklah dilaporkan

192004

Halaman 6


ke pejabat yang mengeluarkan Pas Keselamtan tersebut

dengan segera bagi

mengelakkan berlakunya perkara yang tidak diingini.

5.4.

Pengukuhan Struktur Bangunan dan Penggunaan Kunci

Keselamatan fizikal juga boleh dibuat melalui pemeriksaan dan memperkukuhkan struktur tingkap, pintu, dinding dan juga siling di pejabat. Pengukuhan ini juga termasuklah dari aspek tanggungjawab ke atas semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak kunci termasuklah kunci-kunci keselamatan. Selain itu juga, penyelenggaraan terhadap Buku Daftar Kunci juga mestilah dilakukan di mana pemeriksaan terhadap senarai lengkap kesemua anak kunci yang digunakan serta mengemaskinikan dan mengaudit semua kunci-kunci tersebut. Pihak pengurusan juga mestilah sentiasa memastikan bahawa anggota yang diamanahkan dengan kunci-kunci keselamtan bertanggungjawab

sepenuhnya

terhadap

tugasan

mereka

dalam

memastikan

keselamatan kunci-kunci tersebut.

Setaip anggota yang bertanggungjawab terhadap kunci keselamatan juga mestilah peka dan memastikan setiap kunci serta kunci-kunci pendua mempunyai label menggunakan kod-kod tertentu serta memastikan kunci pendua disimpan di dalam peti keselamatan yang berkunci dan ditempatkan di dalam bilik anggota keselamatan yang bertanggungjawab. Buku pergerakan kunci juga memainkan peranan penting dalam aspek keselamatan di pejabat di mana buku tersebut akan merekodkan segala perjalan kunci. Setiap anggota yang mengambil kunci tersebut mestilah mengisi butiran di dalam buku pergerakan kunci. Sebarang kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran daripada pihak pengurusan disesebuah pejabat. Pemilihan dan penggunaan

192004

Halaman 7


kunci yang berkualiti serta bermutu juga dapat meningkatkan lagi kawalan keselamatan di pejabat.

5.5.

Keselamatan Peti Besi dan Kaunter

Selain itu juga, pemeriksaan serta penyelenggaraan perti besi mestilah dilakukan dan kombinasi nombor keselamatan peti besi tersebut hendaklah ditukar setahun sekali apabila terdapat ahli atau anggota yang mengetahu kombinasi tersebut telah berhenti atau bertukar. Kombinasi nombor keselamatan juga hendaklah ditukar sekiranya pihak pengurusan mengesyaki bahawa kombinasi tersebut telah diketahui oleh individu atau orang lain. Selain daripada kombinasi nombor, sekiranya terdapat anggota atau ahli yang berhenti, bertukar, tamat kontrak atau bersara, pihak pengurusan hendaklah memastikan bahawa kesemua anak kunci yang berada dalam simpnan anggota atau ahli tersebut hendaklah diserahkan kembali kepada pihak pengurusan. Sebarang kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat kehilangan tersebut. Bagi menigkatkan lagi kawalan keselamatan, penyediaan kaunter dan tempat menunggu atau bilik khas untuk pelawat-pelawat adalah penting. Ini bertujuan memudahkan lagi kawalan bagi pergerakan pelawat yang mempunyai urusan.

5.6.

Pengawasan Penggunaan Mesin

Pengawasan dalam penggunaan mesin seperti mesin perincih, mesin penyalin, computer, mesin fax, mesin cetak, mesin pengimbas dan lain-lain lagi matlah penting terutama sekali mesin penyalin apabila membuat salinan dokumen terperingkat.

192004

Halaman 8


Seorang pegawai yang bertanggungjawab mestilah dilantik bagi mengawasi mesin dan buku daftar hendaklah diadakan bagi merekodkan segala penggunaan mesin tersebut. Mesin terbebut juga hendaklah disimpan ditempat yang selamat dan berkunci dan hanya angota yang dibenarkan sahaja boleh ditugaskan membuat salinan dokumen terperingkat. Jumlah salinan yang dibuat juga mestilah mengikut jumlah yang telah diluluskan dan sebarang salinan yang rosak hendaklah dibinasakan.

Pihak pengurusan hendaklah sentiasa membuat semakan terhadap buku daftar bagi memastikan setiap salinan terperingkat di buat mengikut peraturan yang telah ditetapkan dan sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalinan hendahlah dipalorkan kepada Ketua Jabatan. Selain daripada mesin penyalin, penggunaan mesin fax juga hendaklah dipantau di mana penyeragaman peraturan mengguanakan mesin fax hendaklah diambil berat bagi menjamin keselamatan dokumen rasmi atau sulit sesbuah organisasi.

6. Keselamatan Dokumen

Keselamatan dokumen adalah kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan atau penglihatan tanpa kebenaran daripada pihak terntentu. Dokumen tersebut merangkumi dokumen yang bercetak, dokumen dalam pita magnet dan lain-lain bentuk di mana maklumat boleh diproses, disimpan dan dihantar.

Keselamatan terhadap dokumen ini penting kerana ia akan menentukan bahawa sesuatu dokumen penting tidak diakses oleh orang ramai tanpa sebarang kebenaran terutama sekali dokumen rasmi dan rahsia. Keselamatan dokumen juga penting pagi

192004

Halaman 9


mencegah dan menghalang individu-individu yang tidak bertanggungjawab untuk mengakses

dokumen

tersebut

untuk

tujuan

kepentingan

diri

mereka

dan

mengkomprominya. Keselamatan dokumen juga penting bagi mengurangkan ancaman espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan dokumen.

6.1.

Sistem Pergerakan Fail

Dalam keselamatan dokumen, pergerakan fail penting bagi mengawal kerahsiaan sesebuah fail. Sistem Pergerakan Fail seperti Kad Indeks, Sistem Doket dan lain-lain sistem hendaklah diwujudkan bagi mengesan dan merekodakan setiap pergerkan fail. Ini penting bagi mengatasi dan mengelakkan berlakunya masalah kehilangan fail. Oleh yang demikian, fail-fail penting yang mempunyai maklumat seperti dokumen harga atau tender, soalan peperiksaan dan lain-lain lagi dokumen terperingkat hendahlah disimpan di dalam Kabinet Keluli Berpalang dan Berkunci serta dimangga. Kabinet tersebut pula hendaklah ditempatkan di dalam bilik kebal manakala dokumen tidak terperingkat hendaklah disimpan di dalam cabinet keluli yang berkunci atau Mobile Filling Cabinet yang berkunci.

Bilik yang menyimpan fail atau bilik kebal hendaklah berkunci pada setiap masa. Ini penting

bagi

mengelakkan

pencerobohan

darpada

individu

yang

tidak

bertanggungjawab dan segala urusan berkaitan fail hendaklah dibuat melalui kaunter bilik fail sahaja. Penggunaan notis “DILAANG MASUK TANPA KEBENARAN” juga penting dan hendaklah ditampal di pintu masuk bilik fail dan pintu di mana dokumen terperingkat di simpan. Pengawasan ketat bilik fail juga hendaklah dibuat di mana

192004

Halaman 10


hanya anggota atau pegawai yang tertentu sahaja dibenarkan untuk memasuki bilik berkenaan.

Penghantaran dokumen atau fail terperingkat hendaklah menggunakan beg berkunci dan dokumen atau fail rahsia besar, rahsian, sulit atau terhad yang ingin dibawa keluar daripada pejabat untuk tujuan rasmi hendahlah mendapat kebenaran terlebih dahulu. Selain itu juga, buku rekod keluar dan masuk surat, buku dispatch dan lain-lain buku yang mempunyai kaitan dengan surat-menyurat hendaklah dikemaskinid an dipantau sepanjang masa. Ini penting bagi mengesan jika berlakunya sebarang kehilangan surat.

7. Keselamatan Personel / Peribadi

Keselamatan peribadi adalah untuk memastikan tahap kesetiaan seseorang terhadap organisasi atau pejabat. Seseorang yang diragui kesetiaannya terhadap organisasi atau pejabat tidak akan dilantik dan sekiranya seseorang itu telah bekerja dan diragui kesetiaannya, kedudukannya tidak akan diteruskan dalam bidang tugas dab tanggungjawab mengendalikan urusan rasmi.

Setiap

anggota

yang

dikehendaki

mengakses

perkara-perkara

terperingkat

hendaklah menandatangani borang akaun seperti mana yang telah terkandung dalam Arahan Keselamatan. Selain itu juga, bagi anggota yang sudah tamat perkhidmatan atau ingin berhenti, meraka perlulah menandatangani borang perakauan yang terkandung dalam Arahan Keselamatan sebelum meraka berhenti autau meninggalkan perkhidmatan.

192004

Halaman 11


Setiap anggota juga yang telibat dalam menguruskan maklumat terperingkat Rahsia Besar dan Rahsia hendaklah membuat tapisan Keselamtan Halus manakala bagi anggota yang terlibat dalam mengurusakn perkara Sulit atau Terhad sahaja dikehendaki membuat Tapisan Keselamatan Kasar. Setiap Ketua Jabatan pula mestilah bertanggungjawab dalam menyelenggarakan fail yang mengandungi senarai lengkap dan mengemaskini semua Jawatan Keselamatan Berjadual dan senarai pemeganga jawatan tersebut. Setiap keputusan Tapisan Keselamatan anggota mestilah direkodan di dalam Buku Perkhidmatan anggota.

Kesemua ini adalah penting dan pantauan hendaklah sentiasa dilakukan bagi mengelakkan

berlakunya

penyelewengan

dan

penyalahgunaan

kuasa

dalam

melakukan perkerjaan dan pengurusan dokumen.

8. Keselamatan ICT

ICT memainkan peranan yang penting dalam sesebuah pejabat. Ia berfungsi untuk menyalurkan maklumat dengan lebih cepat dan lebih efisyen dalam sesebuah pejabat. Walaubagaimanapun, keselamatan ICT perlulah diambil kira kerana pada zaman yang serba canggih ini, jenayah ICT semakin berleluasa. Keselamatan ICT merangkumi perlindungan ke atas semua bentuk maklumat elektronik bagi menjamin kerahsiaan, integrity, kesahihan dan kebolehsediaan kepada pengguna yang dibenarkan. Dalam sistem pengkomputeran, maklumat merupakan hasil ayng terakhir ayng diperoleh dan ianya mempunyai nilai yang tinggi bagi sesebuah pejabat. Kenyakkan kehilangan datau kemusnahan data atau maklumat adalah berpunca daripada kejadian seperti kebakaran, pengkhianatan, kecuain dan kecurian. Kesemau masalah ini boleh di atasi

192004

Halaman 12


melalui kawalan yang dibuat terhadap capaian data atau maklumat serta keselamatan fizikal dipertingkatkan. Selain itu juga, bagi data atau maklumat yang penting, salinan dan juga teknik penyulitan (encryption) digalakkan bagi mengekalkan kerahsiaan data atau maklumat tersebut.

8.1.

Pengelasan Data atau Maklumat

Setiap pengkelasan data atau meklumat mestilah mematuhi Arahan Keselamtan di mana ia mestilah dikategorikan mengikut tahap kerahsiaan data atau maklumat tersebut. Apabila ia telah dikategorikan, akses bagi setiap data atau maklumat tersebut hanya akan diberikan untuk tujuan yang sfesifik kepada pengguna yang tertentu sahaja atas “Dasar Mengetahui” mengikut klasifikasi maklumat tersebut. Ia juga bergantung kepada tapisan keselamatan pengguna.

Pengalabelan semua maklumat mengikut cara atau media pemyimpanan maklumat juga mestilah mengikut klasifikasi dan warna tertentu serta sekiranya maklumat tersebut hendak dikirim menggunkan disket atau media elektronik yang lain, pastikan data atau maklumat tersebut adalah betul. Segala penyimpanan data ata umakluamt secara elektronik mestilah mengikut Arahan Keselamatan. Sebgaimana dokumen bertulis, maklumat atau data terpetingkat dalam bentuk elektronik juga mestilah dilindungi atau disimpan daripada sebarang pendedahan, dimanipulasi atau diubah semasa dalam penghantaran.

Penggunaan

kod

penyulitan

atau

tandatangan

digital

mesti

dipertimbangkan bagi melindungi kerahsiaan data atau maklumat yang dikirimkan melaui elektronik.

192004

Halaman 13


8.2.

Kawalan Sistem Komputer

Apabila terdapatnya seseuatu sistem atau rangkaian, kawalan penggunaan perlu dibuat dengan menghadkan penggunaan sistem tersebut ke tahap paling minima berdasrkan keperluan melaksanakan tugas yang efektif. Selain itu juga, kawalan terhadap akses bagi melihat sahaja, mewujud, kemaskini, megubah atau memadam hendaklah diambil berat dan kebenaran bagi melakukan sesuatu akses tersebut mestilah melibatkan kebenaran daripada pihak tertentu.

8.2.1. Pencaman Pengguna (User ID)

Semua pengguna computer atau sistem akan dibekalkan dengan kod pencaman bagi membolehkan seseorang itu membuat capaian. Setiap kod pencaman tidak boleh dikongsi atau digunakan oleh individu lain dan pengguna mestilah menyediakan pengesahan kata laluan yang hanya diketahui oleh pengguna tersebut sahaja untuk menggunakan sesuatu sistem atau computer. 8.2.2. Kawalan Kata Laluan

Kawalan kata laluan sangat penting bagi mengelakkan daripada diketahui orang. Kawalan kerahsiaan kata laluan dapat mengelakkan berlakunya penyalahgunaan

sesuatu

system

computer.

Individu

yang

tidak

bertanggungjawab boleh menggunakan kata laluan kita untuk memasuki dan menyalahgunakan computer kita. Terdapat beberapa tindakan yang boleh diambil bagi menjaga kerahsiaan kata lalauan seperti dengan mengelakkan menulis kata laluan di atas kertas. Seeloknya kombinasi bagi kata laluan

192004

Halaman 14


mesti lah sekurang-kurangnya mempunyai kombinasi 6 aksara. Kata laluan juga dinasihatkan ditukar setiap 6 bulan sekali dan setiap kata laluan yang disimpan dalam computer akan dikodkan. Kata laluan juga hendaklah dimasukkan pada medan tanpa boleh dilihat oleh orang lain serta had bagi tempoh percubaan mestilah ditetapkan. Had ini ditetapkan sekiranya kemasukan melebihi hadyang ditetapkan, percubaan seterusnya tidak berjaya. 8.2.3. Kawalan Perisian

Keselamatan persisian dapat dipertingkatkan melalui salinan yang dibuat terhadap sesuatu perisian dan disimpan di tempat yang lebih selamat. Ini bertujuan bagi melindungai perisian tersebut daripada pihak yang tidak bertanggungjawab. Kawalan perisian juga boleh dibuat melalui penggunaan kata laluan dan pencaman pengguna. Selain itu juga, kawalan daripada virus, Trojan horse dan bom jangka sangat penting di mana ketidak prihatinan terhadap kawalan ini mungkin akan menyebabkan sesebuah perisian itu akan rosak. 8.3.

Perlindungan Virus dan Pencegahan

Ancaman virus merupakan satu ancaman yang merbahaya terhadap ICT. Serangan virus yang merbahaya boleh melumpuhkan system ICT sesebuah organisasi. Oleh itu kawalan serta perlindungan dan pencegahan terhadap ancaman virus memainkan peranan yang penting dalam perkhidmatan computer dan rangkaian. Bagi mengelakkan berlakunya gangguan pada rangkaian computer, setiap system mestilah dilengkapi dengan system “virus-screening”. Perisisan ini penting bagi mengimbas semua perisian

192004

Halaman 15


pihak ketiga atau dari agensi-agensi lain serta sumber. Pada kebiasaannya, proses pengimbasan ini dilakukan sebelum sesuatu perisian itu digunakan.

8.4.

Komputer Mikro dan Komputer Peribadi

Pemprosesan, penyimpanan dan penggunaan data pada computer mikro hendaklah dilindungi. Perlindungan yang berasasakan computer mikro hendaklah berasaskan tahap sensitivity dan nilai sesuatu data atau maklumat serta sesuatu perisisan sistam kepada organisasi. Setiap penggunaan system atau persisian pada computer mikro hendaklah dilindungi seperti mana kita melindungi computer biasa akan tetapi perlindungan terhapan penggunaan sesebuah perisian pada computer mikro hendaklah berdasarkan sensivtiviti perisian tersebut, ini kerana komputer mikro mudah untuk disalahgunakan dan ia muadh untuk dibawa ke mana-mana.

8.5.

Salinan dan Hakcipta

Setiap maklumat atau ada dan juga perisian yang digunakan mestilah mempunyai hakcipta di mana sebaranga salinan pengguna adalah tidak dibenarkan sama sekali. Salaian bagi data atau maklumat dan juga perisian system sama ada untuk kegunaan rasmi mahupun persendirian adalah tidak dibenarkan kerana ia menyalahi Akta Hakcipta. Pihak pengurusan sesebuah organisasi atau pejabat mestilah mengambil berat akan kepentingan hakcipta dan sentiasa memantau setiap aktiviti di pejabat bagi mengelakkan berlakunya kegiatan salian persisian dan sebagainya.

192004

Halaman 16


8.6.

Kawalan Fizikal dan Akses

Pada kebiasaanya, sesebuah organisasi atau pejabat mestilah mempunyai risiko untuk berlakunya sesuatu kemalangan. Oleh itu kawalan fizikal terhadap peralatan ICT seperti bilik server, instalasi computer dan bekalan elektrik penting dan pemilihan tapak computer yang selamat juga penting. Ini bertujuan bagi mengurangkan kesan terhadap bencana alam seperti banjir, kebakaran, gempa bumi dan capaian yang tidak dibenarkan.

8.6.1. Perlindungan Daripada Kebakaran

Seperti yang diketahui bahawa bencana alam merupakan ancaman terbesar bagi sesebuah pejabat dan organisasi. Kita tidak tahu bila dan di mana ia akan berlaku. Oleh itu, kawalan bagi mengurangakan risiko kebakaran terhadap peralatan ICT penting dan ia sedikit sebanyak dapat mengurangkan kerosakan yang berlaku.

Bagi mengelakkan dariapda berlaku kebakaran,

berbagailangakh boleh diambil sperti melarang aktiviti merokok di dalam bilik server dan juga di tempat yang menyimpan bahan mudah terbakan serta melengkapi kawasan sekitar bilik server dan pejabat dengan alat pemadam api. Elakkan menyimpan bahan mudah terbakar di dalam bilik server dan bekas sampah juga hendahlah diletakkan diluar bilik server. Pastikan setiap suis alat-alat computer ditutup sekiranya ia tidak digunakan. 8.6.2. Perlindungan Daripada Air

Selain daripada perlindungan kepada kebakaran, kawalan terhadap limpahan air juga mestilah diambil berat. Ini kerana kita tidak mahu peralatan ICT

192004

Halaman 17


seperti server menghadapi risiko kerosakan disebabkan air. Setiap pegawai yang bertugas di bilik server hendaklah memastikan tidak ada limpahan air yang berlaku daripada alat hawa dingin. Keadaan bilik server juga hendaklah selamat daripada sebarang kebocoran. 8.6.3. Kawalan Persekitaran

Selain daripada bencana alam, persekitaran ditempat kerja terutama dikawasan bilik server juga haruslah dikawal. Pihak pengurusan juga mestilah melindungai peralatan ICT daripada ancaman bahaya daripada persekitaran. Pelbagai ancaman persekitaran yang perlu dititkberatkan seperti system elektrik di mana kerosakan system elektrik boleh mengakibatkan kerosakan kepada peralatan. Suhu dan kelembapan bilik server juga mestilah sentiasa dipantau serta dikawal dan kakitangan yang menjaga bilik server mestilah terlatih untuk mengawasi kawalan persekitaran peralatan serta tahu apa yang akan dilakukan sekiranya berlaku sesuatu kecemasan. 8.6.4. Kawalan Akses

kawalan kemasukan kaitangan ke dalam bilik server juga hendaklah dipantau di mana sesiapa yang ingin memasuki bilik server mestilah mendapat kebenaran daripada pihak tertentu. Pintu masuk ke bilik server juga hendaklah sentiasa dikunci serta diawasi dan pelawat-pelawat di kawasan bilik server hendaklah diringi sepanjang masa. Kekasukan kakitangan ke dalam bilik server juga hendaklah dihadkan kepada yang bertanggungjawab sahaja. Ini penting bagi mengelakkan server sesebuah organisasi atau pejabat dicerobohi oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

192004

Halaman 18


9. Cara Untuk Mewujudkan Tempat Kerja atau Pejabat Yang Selamat. 9.1.

Tahap Pentadbiran

Pihak pentadbiran bagi sesbuah organisai atau pejabat mestilah menyediakan satu polisi atau dasar kesihatan dan keselamatan serta melantik satu komuniti yang terdiri daripada pihak pengurusan serta kakitangan. Penubuhan komuniti ini bertujuan mengkaji langkah keselamatan yang perlu di mabil untuk memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja di tempat kerja. Selain itu juga, kumuniti ini juga bertanggungjawab menyiasat perkara yang tidak selamat sekiranya ia dibangkitkan oleh pekerja dan juga menyelesaikan perkara berbangkit ini dengan pihak tertentu. Di samping itu juga, pihak pentadbiran haruslah mematuhi Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (OSHA). Pihak pentadbiran juga haruslah peka dan sentiasa membincangkan isu-isu keselamtan di tempat kerja dengan pekerja mereka serta merekodkan setiap kemalangan atau nyaris kemalangan untuk dibuat penilaian bagi langkah pencegahan. Latihan dan pendidikan mengenai amalan pekerjaan yang selamat juga mestilah diadakan bagi mendidik dan mengajar pekerja cara-cara bertindak sekiranya berlaku kemalangan. Penyediaan peti kecemasan ditempat juga perlu dan isi kandungan peti tersebut hendaklah sentiasa diperiksa dan pastikan ia mencukupi dengan keperluan-keperluan perubatan kecemasan. Pihak pentadbiran juga hendaklah sentiasa mengambil tahu tentang aspek keselamtan di pejabat atau oraganisasi mereka dengan melihat kepada objektif ayng terkandunga dalam OSHA iaitu menjamin keselamatan, kesihatan dan kebajikan perkerja di tempat kerja, melindungi individu di tempat kerja selain daripada pekerja terhadap bahaya, menggalakkan persekitaran kerja yang sesuai dengan keperluan fisiologi dan psikologi perkerja serta menyediakan cara untuk membentuk

192004

Halaman 19


suautu system peraturan yang dilulukan untuk bergabung dengan Akta ini dalam mengekalkan atau memperbaiki tahap keselamatan dan kesihatan.

9.2.

Persekitaran Kerja Selamat

Persekitaran tempat kerja atau pejabat juga penting bagi mengelakkan berlakunya kemalangan. Pejabat atau tempat kerja haruslah berada dalam keadakan kemas dan pastikan tempat laluan terutama laluan kecemasan tidak terhalang dan sekiranya perlu ditanda, tandakan dengan garisan kuning bagi menunjukkan laluan kecemasan. Penggunaan lantai juga penting dan pastikan lantai yang digunakan tidak licin. Peredaran udara juga mestilah baik dan efektif bagi mewujudakn suasana dan suhu yang selesa. Selain daripada udara, tahap pencahayaan yang cukup juga memainkan peranan yang penting bagi mengelakkan sebarang perkara yangtidak diingini berlaku. Setiap pejabat mestilah mempunyai stor dan pastikan stor berada dalam keadaan yang tersusun serta teratur. Jangan sesekali menyimpan bahan kimia bersama-sama dengan bahan makanan atau minuman. Pengunaan papan tanda juga penting dan penggunaannya mestilah tepat mengikut keperluan sepeti larangan merokok, laluan kecemasan dan sebagainya. Kedudukan perkakasan dan mesin juga mestilah sesuai serta selesa dan kemudahan seperti tandas, tempat mencuci, tukar baju, tempat rehat dan sebaginya mestilah disediakan.

9.3.

Keselamatan Kebakaran

Kawalan terhadap kebakaran juga penting bagi sesebuah pejabat. Sesebuah premis pejabat itu mestilah mempunyai alat pemadam api dan pastikan ia berfungsi dengan

192004

Halaman 20


baik. Hos pemadam api juga mestilah disediakan dan ia hendaklah sentiada diperiksa bagi mengelakkan berlakunya kegagalan berfungsi. Tandakan tempat berkumpul sekiranya berlaku kecemasan dan pelan evakuasi semasa kecemasan hendaklah sentiasa dipaparkan. Lakukan latihan kebakaran dengan meminta bantuan daripada pihak bomba.

9.4.

Penggunaan Bahan Kimia dengan Selamat

Sekiranya pejabat atau sesebuah organisasi itu terlibat atau menggunakan bahan kimia, pastikan bahan kimia yang merbahaya ditukan kepada bahan kimia yang lebih selamat. Bekas bagi penggunaan bahan kimia juga hendaklah dilabelkan supaya tidak bertukar dengan bekas yang lain terutama sekali bekas makanan dan pastikan data keselematan penggunaan sesuatu bahan kimia disimpan untuk dijadikan rujukan. Sewaktu menggunakan bahan kimia, pastikan aspek keselamatan diutamakan dengan menggunakan alat perlindungan keselamatan diri yang disyorkan seperti penutup mulut, sarung tangan, kaca mata keselamatan dan sebgainya. Pastikan juga arahan bagi penggunaan sesuautu bahan kimia dibaca atau dirujuk terlebih dahulu sebelum menggunakannya. Selain itu juga, peralatan kecemasan juga hendaklah disediakan untuk kegunaan kecemasan sekiranya berlaku kemalangan. Alat pencuci mata dan tempat mandi kecemasan hendaklah disediakan sekiranya perlu.

9.5.

Penggunaan Elektrik yang Selamat

Setiap organisasi atau pejabat mempunyai pelbagai perkakasan elektrik bagi kegunaan pengoperasian. Oelh yang demikian, setiap penggunaan sambungan litar

192004

Halaman 21


elektrik mestilah tidak melebihi had yang telah ditetapkan. Pastikan peralatan elektrik yang digunakan berada dalam keadaan yang baik dan tidak mengalami sebarang kerosakkan. Sekiranya berlaku kerosakkan pada peralatan atau sambungan litar elektrik, jangan sesekali cuba untuk memperbaikinya sendiri. Sebarang kerja-kerja pembaikan mestilah dilakukan oleh orang yang layak dan mahir.

9.6.

Penggunaan Alat Perkakas dengan Selamat

Sebagai

seorang

pengurus

dalam

sesebuah

pejabat,

kita

mestilah

bertanggungjawab dalam memberikan latihan kepada pekerja kita tentang penggunaan sesuatu perkakasan atau mesin dengan selamat. Kita mestilah menyediakan tenaga pekerja yang mahir bagi member tunjuk ajar kepada pekerja lain. Pihak pengurusan juga hendaklah peka terhadap persekitaran di tempat kerja di mana pemasangan penghadang

mesin

hendaklah

dibuat

bagi

mengurangkan

risiko

berlakunya

kemalangan. Sebarang pembaik pulihan, pengubahsuaian atau pemeliharaan sesuatu mesin hendaklah mendapat kebenaran daripada pihak tertentu sebelum dilakukan. Segala kerja-kerja pembaikan dan pengubahsuaian mestilah dilakukan oleh individu yang berkelayakan dan mahir. Penggunaan alatan perlindungan keselamatan juga penting bagi mengurangkan risiko berlakunya kecederaan sewaktu bekerja. Pastikan juga peralatan atau mesin yang digunakan berada dalam keadaan baik sebelum menggunakannya.

192004

Halaman 22


9.7.

Penggunaan Alat Perlindungan Keselamatan Diri yang Betul

Sekiranya boleh, elakkan dan hindarkan diri kita daripada segala punca bahaya yang boleh membawa kepada kemalangan sewaktu melakukan sesuautu kerja di pejabat anda. Pastikan juga alat keselamatan dipakai dengan betul dan kita mesti ingat bahaya penggunaan alat keselamatan diri hanyalah untuk mengurangakn risiko berlakunya kemalangan dan digunakan jika punca bahaya tersebut tidak dapat dikawal. Kita juga hendaklah sentiasa menggunakan alat perlindungan keselamatan diri yang bersesuaian dengan tugas seharian kita dan pihak pengurusan juga mestilah tegas dalam peraturan penggunaannya. Alat perlindungan diri juga hendaklah dipelihara dan diperiksa setiap masa bagi memastikan ia dapat digunakan serta berfungsi dengan baik. Pihak pengurusan juga haruslah menggantikan alat keselamatan yang telah rosak dengan peralatan yang baru.

192004

Halaman 23


10. Penutup dan Kesimpulan

Sebagai kesimpulannya, aspek keselamatan memainkan peranan yang penting bagi sesebuah pejabat. Ini kerana, pekerja merupakan asset penting bagi setiap organisasi atau pejabat. Oleh yang demikian, kerjasama majikan dan para pekerja dalam mewujudakan pejabat yang selamat amatlah penting. Ini kerana, setiap individu sama ada majikan ataupun pekerja memainkan peranan penting dalam aspek keselamatan di pejabat. Aspek keselamatan di pejabat bukan sahaja untuk melindungi kebajikan para pekerja malahan penting bagi meningkatkan lagi produktiviti, kualiti barangan atau perkhidmantan, motivasi kerja, kepuasan kerja serta dapat mempengaruhi kualiti hidup seseorang individu serta masyarakat. Aspek keselamatan di pejabat bukan sesuatu perkara yang boleh dipandang remeh kerana kegagalan sesebuah pejabat dalam menyediakan tahap keselamatan akan menyebabkan timbul masalah kepada sesebuah organisasi. Sebagai seorang piahk pentadbir sesebuah pejabat, kita hendaklah prihatin dan sentiasa memandang serius tentang aspek keselamtan di dalam pejabat kita. Tahap keselamatan yang tinggi di dalam pejabata akan memberikan keyakian dan keselesaan kepada para pekerja untuk terus bekerja bagi meningkatkan prestasi pejabat. Persekitran yang selamat juga akan member galakan dan dorongan serta motivasi yang tinggi kepada para pekerja dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada sesebuah organisasi. Aspek keselamatan juga perlu dititik beratkan bagi mengurangkan

risiko

dan

seterusnya

mengelakkan

daripada

berlaku

sesuatu

kemalangan di samping menjaga kebajikan para pekerja untuk kepentingan semua pihak dalam organisasi atau pejabat.

192004

Halaman 24


11. Lampiran

Bahagian Fizikal

1. Undang-Undang Yang Berkaitan 1.1.

Akta Kawasan Larangan dan Tempat Larangan 1959 (semakan 1983)

1.2.

Akta Keselamatan Dalaman 1960

1.3.

Peraturan Kecemasan (Kunci Asas) 1965

1.4.

Akta Pendaftaran Nasional 1959 (Peraturan Pendaftaran Nasional 1960)

2. Pekeliling-Pekeliling Yang Berkaitan 2.1.

Surat Pekeliling Am Bil. 4/1982 (Permohonan ruang pejabat sama ada dalam Bangunan Gunasama ataupun di Sewa Bangunan Swasta)

2.2.

Surat Pekeliling Am Bil. 14 Tahun 1982. (Pelaksanaan Pejabat Pelan Terbuka)

2.3.

Surat Pekeliling Am Rahsia Bil. 2 Tahun 1975 (Keselamatan Jabatan jabatan Kerajaan )

3. Peraturan - Peraturan Yang Berkaitan 3.1.

Arahan Tetap Sasaran Penting

3.2.

Buku Arahan Keselamatan – Perkara 20 (Kawasan Terperingkat)

3.3.

Buku

Arahan

Keselamatan

–

Perkara

21

(Cadangan

pembinaan,pengubahsuaian, pembelian bangunan-bangunan kerajaan, penempatan dan pemindahan)

192004

3.4.

Buku Arahan Keselamatan – Perkara 23 (Pengawal Keselamatan)

3.5.

Buku Arahan Keselamatan – Perkara 24 (Kuasa Pusat Pas dan Kad)

Halaman 25


3.6.

Buku Arahan Keselamatan – Perkara 28 (Cadangan pembelian, kegunaan,kawalan dan keselamatan kelengkapan)

3.7.

Surat Bil. MIS.Y. 34/29 – (202) bertarikh 11/1163 daripada KDN. (Kawasan Yang Dilindungi dan Ordinan Tempat Yang Dilindungi 1959)

3.8.

Surat

Bil.

KPKK/308/A

(2)

bertarikh

7/9/79.

(mencetak

Pas-Pas

Keselamatan dan Kad-Kad Pengenalan Kementerian/Jabatan) 3.9.

Arahan Jawatankuasa Keselamatan Pusat Sasaran Penting Bil. 1 Tahun 1985. (Pembinaan Bangunan Berdekatan Dengan Sasaran Penting, Kawasan Larangan Dan Tempat Larangan)

Bahagian Dokumen

1. Undang-Undang Yang Berkaitan 1.1.

Akta Rahsia Rasmi 1972

1.2.

Akta Audit 1957

1.3.

Akta Cukai Pendapatan 1967 (Akta 53)

1.4.

Akta Agensi Anti Rasuah 1982

2. Pekeliling-Pekeliling Yang Berkaitan 2.1.

Surat Pekeliling Am Bil. 2/87.(Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi selaras dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986)

2.2.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 24/86. (Kerja-kerja percetakan yang dijalankan

oleh

Kementerian/Jabatan

Berkanun).

192004

Halaman 26

Kerajaan

dan

Badan-Badan


2.3.

Pindaan Pertama Kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 24/1986 . (Kerja-Kerja Percetakan Yang dijalankan oleh Kementerian/Jabatan Kerajaan dan Badan Berkanun.)

2.4.

Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1990 (Buku Arahan Keselamatan, Kawalan serta Penyelenggaraan maklumat-maklumat ukur dan geografi yang antara lainnya merangkumi peta-peta rasmi dan citraan penderiaan jauh).

2.5.

Memorandum Pekeliling Am Sulit Bil. 1/1959 (Kod Perkataan – Peruntukan & Kawalan)

2.6.

Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1 Tahun 1972. (Keselamatan Rahsia-Rahsia Kerajaan Daripada Ancaman Penyuluhan Pengintipan)

2.7.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1985 (Merahsiakan Proses Tender)


Buku Arahan Keselamatan - Perkara 42-60 ( Pengurusan Dokumen Terperingkat,

Peringkat

Keselamatan,

Tanda

Keselamatan

dan

Penyimpanan Perkara-Perkara Perperingkat) 3.2.

Confidential General Circular Memorandum No.1 of 1962 (Security Vetting)

3.3.

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1985 (Pernyataan Awam oleh Pegawai-Pegawai Awam)

3.4.

Surat Pekeliling Am Bil.3 Tahun 1985 (Hubungan Dengan Perwakilan Asing di Malaysia)

192004

Halaman 27



Instruction on Positive Vetting Procedure.

4.2.

Tapisan Keselamatan untuk perlantikan Panel Perundingan diantarapihak awam dan swasta.

4.3.

Tapisan Keselamatan untuk memasuki perkhidmatan kerajaan JPA Sulit 376/Bhg.10/5 bertarikh 2/5/79.

4.4.

Buku Arahan Keselamatan – Perkara 80-84 (Tapisan Keselamatan)

Bahagian Perancangan, Latihan dan Naziran

A. bidang Utama: Perancangan 1. Peraturan – Peraturan Yang Berkaitan 1.1.

Perakuan Jawatankuasa mengkaji semula peraturan keselamatan Pejabat Tahun 1982 (Para 21a)

B. Bidang Utama : Latihan 1. Pekeliling – Pekeliling Yang Berkaitan

192004

1.1.

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/1984

1.2.

Surat Pekeliling Sulit Bil. 4/1966

1.3.

Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1/1967

1.4.

Pekeliling Perbendahraan Bil. 3/1993

Halaman 28


2. Peraturan –Peraturan Yang Berkaitan 2.1.

Perakuan Jawatankuasa mengkaji semula Peraturan Keselamatan Pejabat 1982. (Para 12, dan 19b) 3.2. Buku Arahan Keselamatan – Perkara 88

2.2.

Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai Gaji Sektor Awam bertarikh Oktober 1991. (Para 11.17, 11.18 dan 11.19)

2.3.

Government security Officer: Terms of Reference – Ectract on Training of Deparmental Security Officers.

C. Bidang Utama : Naziran 1. Pekeliling – Pekeliling Yang Berkaitan 1.1.

Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1 Tahun 1993

2. Peraturan – Peraturan Yang Berkaitan 2.1.

Perakuan Jawatankuasa Mengkaji Semula Peraturan Keselamatan Pejabat 1982 (Para 21b)

2.2.

Buku

Arahan

Keselamatan

–

Perkara

15

Tanggungjawab Pegawai Keselamatan Kerajaan)

192004

Halaman 29

(Kewajipan

dan

Pengurusan Pejabat

Recommend Documents