Permintaan dari unit yang membutuhkan (ada buku bon)
Petugas gudang melayani sesuai permintaan
Menyerahkan barang
(bukti tanda terima)
Petugas menyalin permintaan barang pada buku mutasi
Memberikan informasi tertulis apabila ada yg tak terlayani
entry data mutasi pada komputer
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan fungsi.
Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :
Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien
Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna
Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :
Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit
Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku
Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah sakit
Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit
Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit
Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit
Perencanaan
Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:
Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis
Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal
Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi
Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi merupakan rumah sakit tipe B yang pemilihan obat-obatnya merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan untuk pemilihan alat kesehatan di RSSN dapat didasarkan pada data pemakaian, standar ISO, daftar harga alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.
Kompilasi penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi, memberikan informasi bahwa :
Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit pelayanan
Presentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan setahun seluruh unit pelayanan
Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi
Penghitungan kebutuhan
Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan dengan beberapa metoda meliputi :
Metoda konsumsi
Metoda yang didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah :
Pengumpulan dan pengolahan data
Analisa data untuk informasi dan evaluasi
Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dan alokasi dana
Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan dengan metoda konsumsi adalah:
Pemakaian tahun lalu
Stok on hand
Waktu tunggu
Harga obat dan alat kesehatan
Dana yang tersedia
Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan metoda konsumsi yaitu :
Menghitung Pemakaian Nyata pertahun
adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa didapat dari laporan bulanan atau tahunan)
Rumus :
Pemakaian = (Stock awal tahun + penerimaan) – (sisa stock akhir tahun - jumlah obat yang hilang/rusak/exp.date)
Menghitung Pemakaian Rata-rata perbulan
Rumus :
Pemakaian rata-rata 1 bulan =PemakainnyatapertahunJumlahbulanselamaobatada
Menghitung Kekurangan Obat
merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong
Rumus :
Kekurangan obat = pemakaian rata-rata/bulan x jumlah bulan yang kosong
Menghitung Pemakaian Obat Sesungguhnya
Rumus :
Pemakaian obat sesungguhnya = Pemakaian nyata + kekurangan obat
Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang
merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan dilayani. Jumlah pelanggan dihitung dengan persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun sebelumnya.
Rumus :
Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A%, maka :
Kebutuhan obat yang akan datang=kebutuhan sesungguhnya+(kebutuhan sesungguhnya x A%)
Menghitung kebutuhan Lead Time (Waktu tunggu)
Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang diterima.
Rumus :
Kebutuhan lead time = Pemakaian rata-rata/bulan x waktu tunggu (bulan)
Menentukan buffer stock
Buffer stock ditentukan dengan 2 cara:
Berdasarkan waktu tunggu
Waktu tunggu
Stock Pengaman
1 bulan
2 minggu
2 bulan
4 minggu
3 bulan
5 minggu
4 bulan
6 minggu
6 bulan
8 minggu
8 bulan
9 minggu
12 bulan
12 minggu
Berdasarkan sistem VEN
V : Vital / very essential => 20% stock kerja
(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan => stock tidak boleh kosong)
E : Esensial => 10% stock kerja
(obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak => kekosongan dapat ditolerir < 48 jam)
N : Non-Esensial => 0-5% stock kerja
(obat penunjang agar jadi lebih baik => kekosongan dapat ditolerir > 48 jam)
Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang
Rumus :
Jumlah obat yang diprogramkan = Kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock
Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan
Rumus :
Jumlah obat yang dianggarkan = Jumlah obat yang diprogramkan – stock akhir tahun
Metoda morbiditas/epidemiologi
Untuk menyusun perencanaan dengan metoda epidemiologi selain membutuhkan data dengan perhitungan metoda konsumsi juga dibutuhkan data-data berikut :
Pola penyakit
Standard terapi
Jumlah kunjungan
Perbandingan metoda konsumsi dan epidemiologi:
Konsumsi
Morbiditas/Epidemiologi
Pilihan pertama dalam perencanaan dan pengadaan
Lebih mudah dan cepat dalam perhitungan
Kurang tepat dalam penentuan jenis dan jumlah
Mendukung ketidakrasionalan dalam penggunaan
Lebih akurat dan mendekati kebutuhan sebenarnya
Pengobatan lebih rasional
Perhitungan lebih rumit
Tidak dapat digunakan untuk semua penyakit
Data yang diperlukan lebih banyak (kunjungan pasien, sepuluh besar pola penyakit, persentase dewasa dan anak)
Untuk Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi metoda yang digunakan adalah metoda konsumsi. Metoda konsumsi memiliki kelemahan yaitu sulitnya menentukan obat yang prioritas karena tidak adanya standard obat yang seragam dan formularium rumah sakit yang tidak menentukan nama paten obat yang diresepkan sehingga akan terjadi banyak permintaan untuk satu jenis obat yang mengakibatkan seringnya terjadi ketidakefektifan obat.
Evaluasi perencanaan
Jumlah kebutuhan yang telah diperoleh pada perhitungan idealnya diikuti dengan evaluasi.
Cara evaluasi yang dapat dilakukan antara lain :
Analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi
Pertimbangan kriteria VEN untuk menganalisa aspek medik/terapi
Kombinasi ABC dan VEN
Revisi daftar perbekalan farmasi
Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan "biaya tinggi"
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :
Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :
Tender terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian penuh.
Tender terbatas
Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar
Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak. Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
Pembelian langsung
Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.
Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah:
Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah
Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan obat kanker
Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :
Produksi steril
Kegiatan Sterilisasi alat kesehatan dan lainnya di RSSN, berada dibawah taggung jawab instalasi farmasi. Di bagian ini lakukan sterilisasi terhadap alat kesehatan, pembuatan aquadest, NaCI 0,9 % dengan mengunakan peralatan yang menunjang pelaksanaannya. Untuk sterilisasi digunakan autoklaf, untuk pembuatan aquadest digunakan alat destilasi, sedangkan pembuatan NaCl 0,9 % dibuat dengan menggunakan larutan aquadest. Kegiatan produksi dilakukan untuk obat yang diracik atau recentus parantus. Kegiatan farmasi digudang meliputi perencanaan, penerimaan penyimpanan, pendistribusian, pelaporan. Gudang juga berada di bawah instalasi farmasi yang dikepalai oleh seorang Apoteker.
Persyaratan teknis untuk produksi steril:
Ruangan aseptis
Peralatan: contohnya Laminar air flow, autoclave, oven, alat pelindung diri
SDM: petugas terlatih
Unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Stroke Nasional Bukittinggi memiliki empat sub-unit yang masing-masingnya dikepalai oleh apoteker. Sub-unit yang dimaksud adalah :
Sterilisasi, produksi dan apotek rawat inap.
Apotek rawat jalan, terdiri dari apotek rawat jalan umum dan apotek rawat jalan askes.
Logistik (gudang farmasi).
Farmasi klinis dan pendidikan yang menitikberatkan pada konseling, pendidikan dan penyuluhan.
Produksi non-steril
Pembuatan puyer
Pembuatan sirup (contoh: OBH, OBP)
Pengemasan kembali (contoh: alkohol, H2O2)
Pengenceran (contoh: antiseptik, desinfektan)
Persyaratan teknis produksi nonsteril:
Ruangan khusus untuk pembuatan
Peralatan: peracikan, pengemasan
SDM: petugas terlatih.
Sumbangan/dropping/hibah
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi regular.
Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin
Sertifikat Analisa Produk
Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.
Pertimbangkan hal berikut ketika merancang sebuah fasilitas penyimpanan:
Kapasitas / ruang: fasilitas penyimpanan harus memiliki kapasitas yang cukup untuk penyimpanan dan penanganan. Idealnya, ruang harus merata dibagi antara keduanya. Inovasi produk baru dan kemasan, serta peningkatan produk yang berhubungan dengan pencegahan dan pengobatan penyakit seperti HIV / AIDS, malaria, TBC, dan hepatitis B, telah meningkatkan volume produk dan bahan habis pakai medis yang mengalir melalui gudang. Ini termasuk barang-barang seperti kelambu dan insektisida untuk mencegah malaria dan lebih banyak obat-obatan untuk mengobati TB karena meningkatnya jumlah kasus TB karena HIV / AIDS. Ketika merancang sebuah fasilitas baru, jangan meremehkan persyaratan penyimpanan.
Rencanakan toko medis dengan pementasan daerah untuk mempersiapkan pengiriman (mengeluarkan) dan mengisi pengiriman (menerima). Pisahkan daerah penerima dan pengiriman untuk menghindari kebingungan dan untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.
Jika fasilitas akan dilakukan pengemasan ulang produk, merencanakan area persiapan terpisah yang bersih untuk melakukan pengemasan ulang. Cobalah untuk menemukan area dekat dengan daerah yang ditetapkan.
Penyimpanan dingin: dalam fasilitas yang lebih besar lebih efisien untuk menggunakan ruangan dingin dibandingkan lemari es atau freezer banyak (dimana dapat menghasilkan panas). idealnya, fasilitas yang lebih besar harus memiliki satu ruangan dengan suhu negatif untuk produk beku (-20 ° C) dan ruangan lain dengan suhu positif tetapi dingin (2 - 8 ° C) untuk produk yang memerlukan pendinginan.
Penyimpanan yang terjaga: Semua toko medis harus memiliki area penyimpanan yang terjaga untuk produk yang kemungkinan akan mencuri atau disalahgunakan. Sebuah lemari terkunci atau lemari mungkin cukup untuk beberapa fasilitas, sedangkan fasilitas lainnya, mungkin memerlukan lemari besi atau pagar.
Ventilasi: lokasi dan desain harus memastikan sirkulasi udara yang maksimum untuk menghindari konsentrasi uap atau gas dan untuk mencegah kondensasi uap lembab pada produk atau dinding. Gunakan kipas ekstraktor untuk menghilangkan asap, gas, dan kelembaban.
Atap: rancang atap miring untuk memungkinkan air turun ke bawah. Perpanjangan atap di atas jendela untuk memberikan perlindungan ekstra dari hujan dan sinar matahari langsung.
Langit-langit: memasang plafon ganda untuk memberikan isolasi dan memastikan bahwa pasokan disimpan dingin.
Dinding dan lantai: dinding dan lantai toko medis harus bersifat permanen dan halus untuk memudahkan pembersihan. Dinding sebaiknya harus untuk balok batu bata atau beton. batu bata berlubang mungkin dapat digunakan untuk bagian atas dari dinding untuk memungkinkan ventilasi, tetapi ini harus diskrining untuk mencegah masuknya tikus dan hama lainnya. Membangun atau merawat lantai fasilitas yang lebih besar untuk memastikan mereka dapat menahan gerakan sering produk berat dan peralatan. Hal ini harus dilakukan dengan panduan seorang insinyur.
Pintu: pintu direncanakan cukup lebar untuk memungkinkan gerakan bebas dan mudah dari persediaan dan penanganan peralatan. Fasilitas besar, seperti yang di tingkat pusat, sering menggunakan forklift dan peralatan penanganan lainnya. Pastikan pintu yang kuat dan diperkuat untuk memberikan keamanan yang memadai. Lengkapi pintu dengan dua kunci yang kuat, dan menginstal grill logam untuk perlindungan ekstra.
Listrik: rencana gudang dengan sebanyak mungkin cahaya alami (sinar matahari) pada hari mungkin untuk menghindari penggunaan baik pencahayaan lampu neon atau lampu pijar. Lampu fluorescent memancarkan sinar ultraviolet, yang memiliki efek negatif pada produk tertentu. Lampu pijar memancarkan panas. Pada saat yang sama, harus berhati-hati untuk memastikan produk yang tidak terkena sinar matahari langsung.
Jendela: Rencana jendela yang tinggi dan lebar untuk memungkinkan ventilasi yang memadai. Mereka harus cukup tinggi untuk tidak diblokir oleh rak, memiliki jaring kawat untuk mencegah serangga, dan mengantisipasi pencuri.
Lemari: Menyediakan lemari untuk penyimpanan produk tertentu yang harus dijaga agar bebas dari debu atau cahaya.
Pertolongan pertama: simpan perlengkapan pertolongan pertama yang lengkap untuk karyawan atau pengunjung yang terluka di fasilitas anda. Tempatkan perlengkapan pertolongan pertama di lokasi pusat yang mudah diakses untuk semua karyawan. Pastikan itu jelas ditandai dan bahwa seluruh karyawan sadar akan lokasi dan isinya.
Rak: Atur rak dan rak di baris dengan jalan dengan lebar tidak kurang dari 90 cm. Hindari menempatkan rak hanya sekitar tepi ruang, yang mensia-siakan banyak ruang. Tempatkan rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka dapat diakses dari kedua sisi. Idealnya, gunakan penyesuaian yang dapat diakses dari kedua sisi. Idealnya, gunakan rak yang dapat disesuaikan.
Penanganan Bahan Peralatan Dan Media Penyimpanan:
Rak dan lemari
Gunakan rak dan lemari untuk menyimpan produk yang lebih kecil. Rancang rak sesuai kebutuhan untuk memungkinkan paket yang berbeda ukuran.
Tabel di area pengepakan
Sediakan meja besar di area pengemasan untuk staf untuk digunakan saat pemasangan dan pengepakan kiriman. Jaga meja tetap bersih.
Palet
Palet digunakan untuk menyimpan barang-barang besar dan karton yang lebih besar. Mereka menjaga barang-barang dari lantai dan dapat menggunakan forklift atau dollys untuk memindahkan kelompok barang yang lebih besar. Palet pada umumnya hanya dilakukan di fasilitas yang lebih besar karena menyimpan dan memindahkan palet bisa mahal. Fasilitas yang lebih kecil mungkin memiliki palet yang tersisa di tempat untuk memastikan sirkulasi udara dan menjaga produk dari lantai.
Jika Anda menggunakan fasilitas palet, ingatlah untuk:
Selalu periksa palet sebelum memuat mereka dengan materi. Pastikan bahwa palet yang kuat dan kokoh tanpa papan longgar atau pecah-pecah dan tidak ada paku menonjol. Palet yang rusak dapat patah saat diangkat dan menyebabkan cedera serius dan kerusakan produk.
Susun palet kosong dengan rapi dan di luar gang.
Jika mungkin, menjaga palet dalam ruangan, jauh dari unsur-unsur yang secara bertahap dapat memecah kayu.
Terlepas dari materi yang mereka terbuat dari, palet meningkatkan resiko kebakaran karena mereka memberikan ruang terbuka untuk oksigen untuk bahan bakar api dan area permukaan besar untuk api untuk membakar.
Rak, lemari, meja, dan palet dapat dibuat dari kayu, logam, dan plastik. Logam rak, lemari, dan palet mungkin baja, stainless steel, atau aluminium. Ini cenderung lebih mahal, tetapi lebih kuat, lebih tahan lama, dan kurang mudah terbakar dari plastik atau kayu. Juga, mereka tidak rentan terhadap masalah serangga, hewan pengerat, atau jamur.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
Kemudahan bergerak
Sirkulasi udara yang baik
Rak dan pallet
Kondisi penyimpanan khusus
Pencegahan kebakaran
Perlindungan terhadap hama/tikus
Pengaturan suhu dan temperatur
Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas
Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer:
Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu disimpan pada suhu -20°C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi.
Disimpan pada suhu 2-8°C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap panas tapi tidak boleh dibekukan.
Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15°C.
Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25°C.
Penyusunan stok perbekalan farmasi:
Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).
Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.
Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya, sesuai.
Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi tetap dalam boks masing-masing.
Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.
Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit – unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.
Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya, seperti
IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription
IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.
Keuntungan resep perorangan yaitu:
Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung
Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan pasien.
Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat
Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien
Kelemahan :
Memerlukan waktu yang lama
Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
Sistem floor stock lengkap
Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Keuntungan:
Pelayanan lebih cepat
Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
Mengurangi penyalinan order
Kelemahan:
Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh apoteker
Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas.
Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien
Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
Sistem distribusi dosis unit (UDD)
Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masing-masingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk satu waktu tertentu.
Keuntungan:
Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih efisien
Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS
System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik
Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan membantu memberikan masukan pada tim
Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi menyeluruh
Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi
Kelemahan:
Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
Meningkatnya biaya operasional
Sistem distribusi kombinasi
Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor stock).
Keuntungan:
Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker
Adanya kesempatan interaksi professional
Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia
Alur distribusi perbekalan
Pemberian Obat
Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan kepada pasien
Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.
Pengendalian
Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien agar rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu
Menentukan stok pengaman di gudang
Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian adalah sebagai berikut:
Rekaman pemberian obat
Rekaman/ catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk menyiapkan obat sebelum pemberian. Dengan formulir ini perawat dapat langsung merekam/ mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai petunjuk.
Pengembalian obat yang tidak digunakan
Pengendalian obat dalam ruang
Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar. Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi dengan menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai prosedur yang berlaku, kemudian Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota dan dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan dari Walikota. Selanjutnya dibuat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.
Metode Pemusnahan:
Penimbunan dan enkapsulasi tepat pada lokasi tanpa sumber air yang dangkal dan untuk sampah dengan volume kecil.
Lubang penimbunan: dasar lubang seharusnya 1,5 m di atas permukaan air, dengan kedalaman 3-5 m, dan dilapisi dengan substansi permebeabilitas rendah seperti: tanah liat. Kelilingi permukaan lubang dengan gundukan untuk mencegah air memasuki lubang, dan bangun pagar di sekitar area. Secara berkala, tutupi permukaan dengan 10-15 cm tanah.
Enkapsulasi: Lubang yang dilapisi semen atau penampung plastic densitas rendah atau drum, diisi hingga 75% dari kapasitasnya dengan pembuangan yang memperhatikan kesehatan. Pemampung kemudian diisi dengan plastik busa, pasir, semen, tanah liat untuk menghentikan pergerakan sampah. Sampah yang dienkapsulasi kemudian dibuang pada daerah pembuangan atau ditinggalkan di tempat dimana penampung itu dikonstruksikan di tanah.
Insenerasi: Peralatan insenerasi temperatur medium dan tinggi memerlukan suatu modal investasi dan suatu dana operasi pemeliharaan, Mereka beroperasi dengan bahan bakar, kayu, atau material lain yang mudah terbakar dan memproduksi abu dan gas. Polutan yang dihasilkan bervariasi. Abu bersifat toksik dan harus dikuburkan dalam lubang yang dilindungi. Sampah mudah terbakar dapt menjadi sampah tidak mudah terbakar dengan suatu penurunan volume. Suhu yang tinggi dapat membunuh mikroorganisme.
Insenerator temperature medium, pada umumnya mempunyai design dua ruang atau insenerator pirolitik, bekerja pada proses pembakaran temperature medium (800-1000°C). Sedangkan insenerator etemperatur tinggi, yang direkomendasikan oleh WHO, diperlakukan dengan pembuangan yang memperhatikan kesehatan ada temperature > 1000°C.
Ketika dioperasikan oleh staf yang terlatih pada penggunaan dan pemeliharaan yang tepat, insenerasi merupakan suatu peralatan yang dapat berguna sebagai:
Menghancurkan secara sempurna jarum dan syringe.
Membunuh mikroorganisme.
Mengurangi volume sampah.
Menghasilkan lebih sedikit polusi udara dibandingkan dengan pembakaran temperature rendah.
Pembakaran temperature rendah: Alat pembakaran tidak lebih dari 400°C terdiri dari tungku bata beruang satu, drum pembakaran, dan lubang pembakara. Mereka tidak terbakar secara sempurna tidak menghancurkan sampah sepenuhnya. Mereka mungkin tidak membunuh mikroorganisme. Pembakaran temperature rendah seharusnya digunakan sebagai solusi jangka pendek.
Pembakaran dan penguburan: Lubang pembakaran memppunyai biaya rendah tapi tidak efektif untuk memusnahkan sampah. Pagar seharusnya mengelilingi lubang untuk mencegah anak-anak, binatang, dan yang lain untuk berkontak dengan sampah. Lokasi lubang seharusnya menghindari jalan. Api, biasanya dimulai dengan bahan bakar berdasarkan petroleum, harus disupervisi oleh staf dan dilokasikan pada dengan angin yang rendah dari fasilitas dan area pemukiman. Api temperature rendah menghasilkan polutan dan abu dan material yang tersisa harus ditutupi dengan 10-15 cm tanah.
Metode lain: Metode lain yang digunakan dalam beberapa peengaturan, seperti penghapusan/penghancuran jarum, pelelehan syringe, sterilisasi uap (autoklaf dan hidroklaf), dan microwave (dengan penggirisan).
Sampah yang tidak bisa diinsenerasi:
Penampung yang diberi tekanan udara.
Sejumlah besar sampah kimia reaktif.
Garam perak dan sampah fotografik atau radiografik.
Plastik terhalogenasi seperti polivinil klorida (PVC).
Sampah dengan kandungan merkuri atau cadmium tinggi., seperti thermometer rusak, baterai yang telah terpakai dan panel kayu berlapis timah.
Ampul bersegel atau ampul ynag mengandung logam berat.
Pemusnahan yang tidak tepat dapat menyebabkan:
Sumber air terkontaminasi.
Disversi dan penjualan obat yang kadaluarsa ataui tidak aktif.
Produk yang tidak terinsenerasi dengan tepat dapat melepaskan polutan yang toksik ke udara.
Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:
Kategori
Metode Pemusnahan
Komentar
Padat
Semi solid
Serbuk
Daerah pembuangan
Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Tidak lebih dari 1% sampah kota bisa dibuang tanpa pengolahan di daerah pembuangan.
Cairan
Saluran pembuangan air
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
Antineoplastik tidak boleh dibuang di saluran pembuangan air
Ampul
Hancurkan ampul dan siram cairan yang telah diencerkan ke dalam saluran pembuangan air
Antineoplastik tidak boleh dibuang di saluran pembuangan air
Obat antiinfeksi
Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Antibiotik cair dapat diencerkan dengan air, dibiarkan beberapa minggu dan dialirkan ke saluran pembuangan air
Antineoplastik
Kembalikan kepada pabriknya
Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
(dekomposisi kimia)
Tidak dibuang di derah pembuangan kecuali dienkapsulasi
Tidak dibuang di saluran air
Tidak diinsenerasi pada temperature medium
Obat yang diawasi
Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Tidak dibuang di daerah pembuangan kecuali dienkapsulasi
Caniste aerosol
Dibuang di daerah pembuangan
Enkapsulasi sampah
Tidak boleh dibakar: dapat meledak
Disinfektan
Gunakan
Dibuang di saluran pembuangan air atau aliran air yang cepat: kuantitas kecil dari disenfektan yang telah diencerkan (maksimum 50 liter perhari dibawah pengawasan)
Jangan membuang disinfektan yang belum dencerkan pada saluran pembuangan air atau aliran air.
Jangan membuang disinfektan pada air yang mengalir lambat atau tidak mengalir.
Plastik PVC, kaca
Daerah pembuangan sampah
Jangan dibakar pada penampung yang terbuka
Kertas, kartu nama
Daur ulang, bakar, dibuang di daerah pembuangan sampah
Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti:
Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.
Obat antiinfektif
Antineoplastik
Obat antikanker sitotoksik, obat toksik.
Antiseptik dan disinfektan.
Pelaporan
Pencatatan
Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan keluar
Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi
Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi
Tujuannya adalah:
Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi
Laporan pembelian
Laporan mutasi
Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)
Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
Laporan ketersediaan obat
Laporan stok opname
Evaluasi
Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.
