Panduan Audit Internal_smk

PANDUAN AUDIT INTERNAL

NO

ASPEK AUDIT Tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional.

1. Apaka pakah h kegi kegiat atan an sudah dilaksanakan ? 2. Apaka pakah h kegi kegiat atan an yang dilakukan sudah mengacu pada standar prosedur operasional ? 3. Apaka pakah h SPO SPO suda sudah h dilaksanakan secara runtut dari setiap tahapan ? 4. Apakah ada perubahan perubahan SPO ? Hambatan-hambatan setiap tahapan pelaksanaan standar prosedur prosedur operasional. operasional. 1. Apaka pakah h set setiap iap tahapan SPO yang dilaksanakan mengalami kesulitan? 2. Kalau ad ada apa apa penyebabnya penyebabnya ? 3. Apak Apakah ah ada ada taha tahapa pan n yang tidak bisa dilaksanakan ? 4. Kalau ad ada apa apa penyebabnya penyebabnya ?

Dokumentasi setiap tahapan pelaksanaan pelaksanaan standar standar prosedur prosedur operasional. operasional. 1. Apaka pakah h set setiap iap tahapan pelaksanaan SPO ada dokumennya ? 2. Apaka pakah h dok dokum umen en yang ada sesuai dengan kegiatan dalam SPO ? 3. Apaka pakah h dok dokum umen en yang ada terdokumentasi dengan baik ?

TEMUAN

SOLUSI

4. Apaka pakah h dok dokum umen en yang ada menggambarkan keseluruhan kegiatan secara utuh sesuai dengan SPO ?

Unit Kerja

: ……………………………………………… ……………………………………………………… ………

Auditee Auditee

: ……………………………………………… ……………………………………………………… ………

Auditor Auditor

: ……………………………………………… ……………………………………………………… ………

Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan : ……………………………………………… ……………………………………………………… ………

No

Klausul

Aspek yang di audit

Hasil Audit

Status Evaluasi Ya

Tidak

1

4.2.1. Umum

1. Sasa asaran Mut Mutu u 2. Prosedur Operasional Standar 3. Inst Instru ruks ksii Kerj Kerjaa 4.2.2. Pedoman mutu

1. Lingku ngkup p sis siste tem m manajemen mutu 2. Urai Uraian an dan dan int inter erak aksi si proses-prose proses-prosess sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen

1. 2.

Daftar ftar doku dokum men Revi evisi doku dokum men

4.2.4. Pengendalian rekaman

1. 2.

Daftar ftar reka ekaman Penyi enyimp mpan anan an reka rekama man n

5.5.3. Komunikasi internal

1. 2. 3.

Jadw Jadwal al kegi kegiat atan an rapa rapatt internal Notu Notule len n rap rapat at inte intern rnal al Keputu putusa san n ra rapat

6.1. Penyediaan sumber daya

1.

Inventaris sumber daya yang dimiliki (SDM, bangunan, lahan, peralatan praktek, mebueler dan lain-lain yang

secara langsung atau tidak langsung). 2. Masuk asukan an pela pelang ngga gan n (siswa, orang tua, industri) tentang sumber daya yang dimiliki. mendukung PBM

6.2. Sumber daya manusia 6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan

1. Persyarata atan kompetensi yang dimilki oleh guru, laboran, teknisi, dan tenaga kependidikan. 2. Anali nalisa sa kese kesesu suai aian an terhadap kompetensi atau kemampuan yang dipersyaratkan. 3. Pela Pelati tiha hann-pe pela lati tiha han n atau tindakan lain untuk memenuhi persyaratan persyaratan kompetensi. 4. Eval Evalua uasi si terh terhad adap ap tindakan untuk memenuhi persyaratan persyaratan kompetensi. 5. Angke ngkett ten tenta tang ng kesadaran akan relevansi dan pentingnya pentingnya kegiatan kegiatan dan bagaimana sumbangan bagi pencapaian pencapaian sasaran sasaran mutu. 6. Buktu ktu-buk -buktti (rekaman) kesesuaian dari pendidikan, pendidikan, pelatihan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman pengalaman terhadap persyaratan persyaratan kompetensi.

6.3. Prasarana

1. Prog Progra ram m perb perbai aika kan, n, pemeliharaan pemeliharaan dan dan penyediaan penyediaan prasarana prasarana (gedung, (gedung, ruang kerja, kelengkapan terkait, peralatan peralatan proses, proses, jasa pendukung). pendukung). 2. Pelaks aksanaa naan perbaikan, perbaikan, pemeliharaan pemeliharaan dan dan penyediaan penyediaan prasarana. prasarana. 3. Anali nalisa sa terh terhad adap ap prioritas prioritas perbaikan, perbaikan, pemeliharaan pemeliharaan dan dan penyediaan penyediaan untuk mendukung proses KBM. 4. Masuk asukan an pela pelang ngga gan n terhadap prasarana yang ada. 5. Anali nalisa sa te terhda rhdap p masukan pelanggan dan tindakan koreksi atau pencegahan pencegahan yang dilakukan. 6. Reka Rekama mann-re reka kama man n lain yang terkait. 6.4. Lingkungan kerja

1. Program pemeliharaan, pemeliharaan, perbaikan perbaikan dan penyediaan penyediaan lingkungan kerja untuk mendukung proses proses KBM. KBM. 2. Masuk asukan an pela pelang ngga gan n dan tindakan koreksi atau pencegahan pencegahan yang dilakukan. 3. Bila Bila sala salah h sat satu u dar darii pemeliharaan pemeliharaan lingkungan kerja di Out Sourchingkan, maka harus terdapat MOU dalam pelaksanaannya. pelaksanaannya.

7.3.1. Perencanaan Perencanaan

Check List Audit Internal

Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Kerja Sama dan Industri Tanggal Audit : ..................................... ................................................ ........... Auditee Auditee : ................................... ................................................ ............. Auditor Auditor : .................................... ................................................ ............

4.2.1. Umum

4. Sasaran Mutu 5. Pros Prosed edur ur Oper Operas asion ional al Stand Standar ar 6. Inst Instru ruks ksii Kerj Kerjaa

4.2.2. Pedoman mutu

3. Lingk Lingkup up sist sistem em manaj manajem emen en mutu mutu 4. Uraian Uraian dan dan intera interaksi ksi prose proses-pr s-prose osess sistem sistem


3. Daft aftar doku dokum men 4. Revi Revisi si doku dokum men


3. Daft aftar reka rekama man n 4. Peny Penyim impa pana nan n reka rekama man n


4. Jadw Jadwal al kegia kegiata tan n rapat rapat inte interna rnall 5. Notu Notule len n rapa rapatt inter internal nal 6. Kepu Keputu tusa san n rap rapat at

7.2.3. Komunikasi pelanggan

1. Media bagi pelanggan pelanggan (siswa (siswa,, orang tua dan industri) industri) untuk menyampaikan menyampaikan keluhan, keluhan, masukan. 2. Analisa Analisa terha terhadap dap masuk masukan an dan kelu keluhan han pelang pelanggan. gan.

3. Tindak Tindak lajut lajut dari hasil hasil analis analisaa masukan masukan dan keluhan keluhan pelangg pelanggan an

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan

1. Progra Program m berkait berkaitan an dengan dengan penge pengemba mbangan ngan HKI HKI 2. Bukti Bukti pelaks pelaksanaa anaan n dari dari kegiata kegiatan n HKI HKI

7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan

Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program HKI.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan

Produk dari perancangan dan pengembangan HKI ( misalnya :MOU dengan institusi pasangan dan yang lain sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan

Analisa terhadap program HKI.

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan 7.5.1. Pengendalian produk dan penyediaan jasa

7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

Rekaman monitoring praktek kerja industri, magang, bekerja dan lain yang sejenis.

8.2.1. Kepuasan pelanggan

Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap institusi pasangan.

8.3. Pengendalian produk tidak sesuai

1. Penanganan Penanganan siswa bermasalah bermasalah (pelanggara (pelanggaran n terhadap terhadap tata tertib tertib industri, industri, norma norma masyarakat, masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku). 2. Prosedur Prosedur atau instruksi instruksi kerja kerja yang mengatur mengatur penanganan penanganan siswa siswa bermasal bermasalah. ah.

8.5.1. Perbaikan Perbaikan berlanjut 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 4. Check List List ini merupaka merupakan n pedoman pedoman minimal minimal bagi auditor auditor untuk untuk melakukan melakukan audit internal internal 5. Jika dalam dalam kegiatan kegiatan audit ditemukan ditemukan ketidaksesua ketidaksesuaian, ian, maka auditor auditor dapat dapat meminta meminta auditee auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. 6. Auditor Auditor dapat mengembang mengembangkan kan pertanyaan pertanyaan dengan dengan syarat tetap mengacu mengacu pada standar ISO 9001:2000.


Unit Kerja : Tata Usaha Tanggal Audit : ..................................... ................................................ ........... Auditee Auditee : ................................... ................................................ ............. Auditor Auditor : .................................... ................................................ ............

4.2.1. Umum

7. Sasaran Mutu 8. Pros Prosed edur ur Oper Operas asion ional al Stand Standar ar 9. Inst Instru ruks ksii Kerj Kerjaa

4.2.2. Pedoman mutu







7. Jadw Jadwal al kegia kegiata tan n rapat rapat inte interna rnall 8. Notu Notule len n rapa rapatt inter internal nal 9. Kepu Keputu tusa san n rap rapat at

6.2.1. Umum 6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan 6.3. Prasarana 6.4. Lingkungan Kerja


4. Media bagi bagi pelanggan pelanggan (guru, (guru, teknisi, teknisi, laboran laboran dan pegawai) pegawai) untuk untuk menyampaikan menyampaikan keluhan dan masukan. 5. Analisa Analisa terha terhadap dap masuk masukan an dan kelu keluhan han pelang pelanggan. gan. 6. Tindak Tindak lajut lajut dari hasil hasil analis analisaa masukan masukan dan keluhan keluhan pelangg pelanggan an

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan 7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan 7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan

8.2.1. Kepuasan pelanggan 8.2.2. Pemantauan dan pengukuran 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran produk 8.3. Pengendalian produk tidak sesuai

8.5.1. Perbaikan Perbaikan berkelanjutan berkelanjutan 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 7. Check List List ini merupaka merupakan n pedoman pedoman minimal minimal bagi auditor auditor untuk untuk melakukan melakukan audit internal. internal. 8. Jika dalam dalam kegiatan kegiatan audit ditemukan ditemukan ketidaksesua ketidaksesuaian, ian, maka auditor auditor dapat dapat meminta meminta auditee auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.


Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Pembinaan Kesiswaan Tanggal Audit : ..................................... ................................................ ........... Auditee Auditee : ................................... ................................................ ............. Auditor Auditor : .................................... ................................................ ............

4.2.1. Umum

10. Sasaran Sasaran Mutu Mutu 11. Prosedur Prosedur Operasional Operasional Standar 12. Instru Instruksi ksi Kerja Kerja

4.2.2. Pedoman mutu







10. Jadwal kegiatan rapat rapat internal internal 11. Notulen Notulen rapat rapat internal internal 12. Keputus Keputusan an rapat rapat


7. Media bagi pelanggan pelanggan (siswa (siswa,, orang tua) untuk untuk menyampaik menyampaikan an keluhan, keluhan, masukan. masukan. 8. Analisa Analisa terha terhadap dap masuk masukan an dan kelu keluhan han pelang pelanggan. gan. 9. Tindak Tindak lajut lajut dari hasil hasil analis analisaa masukan masukan dan keluhan keluhan pelangg pelanggan an

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan

3. Program Program berkaitan berkaitan dengan dengan pengembangan pengembangan pembinaan pembinaan kesiswaan kesiswaan (OSIS, (OSIS, Pramuka, Pramuka, Ekstrakurikuler dan kegiatan lain yang sesuai). 4. Bukti Bukti pelaksana pelaksanaan an dari kegia kegiatan tan pembina pembinaan an kesisw kesiswaan aan

7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan

Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program pembinaan kesiswaan.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan

Produk dari perancangan dan pengembangan pembinaan kesiswaan ( misalnya : Tata tertib siswa, Sistem Skor dan lainnya yang sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan

Analisa terhadap program pembinaan kesiswaan

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan

7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan pelanggan

Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap pembinaan kesiswaan.

8.3. Pengendalian produk tidak sesuai

3. Penanganan Penanganan siswa bermasalah bermasalah (pelanggara (pelanggaran n terhadap terhadap tata tertib tertib sekolah, sekolah, norma norma masyarakat, masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku). 4. Prosedur Prosedur atau instruksi instruksi kerja kerja yang mengatur mengatur penanganan penanganan siswa siswa bermasal bermasalah. ah.

8.5.1. Perbaikan Perbaikan berlanjut 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 9. Check List List ini merupaka merupakan n pedoman pedoman minimal minimal bagi auditor auditor untuk untuk melakukan melakukan audit internal. internal. 10. Jika dalam kegiatan kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta meminta auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.

Check List NOMOR

Program Studi Keahlian (PSK) / Kompetensi Keahlian (KK) KLAUSUL URAIAN 4.1. Persyaratan Umum Program Kerja Ka. PSK/KK

4.2. Dokumentasi

Struktur Organisasi PSK/KK, Job Diskripstion Persyaratan Pedoman Mutu (Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu) Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Rekaman Daftar Dokumen (Daftar Prosedur, Daftar IK, Daftar Formulir, Daftar Rekaman).

5.1. 5.1. Komi Komitm tmen en Man Manajem ajemen en 5.2. Fokus Pelanggan

Distribusi Dokumen, Penyimpanan Rekaman (Masa Simpan, Tempat, Penanggung Jawab). Sosi Sosial alis isas asii Kebi Kebija jaka kan n Mutu Mutu oleh oleh Kepa Kepala la Sekolah (Rapat, Brosur, Pengumuman dall). Angket Kepuasan Pelanggan. Kotak Saran, SMS, Web, Email dari siswa, orang tua siswa, DU/DI, masyarakat dll.

5.4.1. Sasaran Mutu

Pengukuran Kepuasan pelanggan (siswa, orang tua. Sasaran Mutu Program Studi Keahlian (Harus meng mengac acu u pada pada sasa sasara ran n mutu mutu seko sekola lah) h),, diusahakan lebih tinggi dan lebih rinci.

5.5.3 Komunikasi Internal

Rapat Koordinasi di Program Studi Keahlian : Undangan rapat. Daftar Hadir Notulen Notulen rapat. Bukti pelaksanaan hasil rapat (kalau sudah ada).

6.2. Sumber Daya Manusia

Matrik Kompetensi Pejabat di PSK Bukti Kompetensi (Ijazah, Sertifikat, Dan lain-lain). Pemantauan kinerja pejabat (kalau memungkinkan).

6.3. Infrastruktur

Daftar Invenaris ruang, alat dan bahan. Perencanaan pengadaan alat dan bahan. Pemantaua alat dan bahan. Program perawatan. Bukti Perawatan.

6.4. Lingkungan

7.1. Perencanaan Realisasi Produk

Penjaminan bahwa lingkungan di PSK dapat menunjang proses diklat. Lingkungan meliputi kebisingan, temperature, kelembaban, pencahayaan. KTSP, Silabus, RPP.

Bukti Perancangan dan pengembangan KTSP Analisa sumberdaya (guru, teknisi, labotran) yang diperlukan. Analisa sumberdaya (alat dan bahan praktek)

7.2.1. Penentuan Persyaratan yang Terkait dengan Produk 7.2.3. 7.2.3. Kom Komuni unikas kasii Pelan Pelangg ggan an

7.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan

Jadw Jadwal al dikla diklat, t, RPP RPP,, KTSP KTSP,, Umpan Umpan Bal Balik ik Sisw Siswaa (lewat angket / kotak saran), keluhan siswa.

KTSP, Silabus, RPP. Instruksi Kerja Spesifik untuk mencapai kompetensi

siswa.

7.3.2. Masukan Desain Pengembangan

Masukan untuk desain dan pengembangan kurukulum, terkait dengan factor-faktor yang diperlukan, misalnya Standar Kompetensi Kerja Nasional Indnesia, Indnesia, Permendiknas, Permendiknas, alokasi alokasi waktu, waktu, metode (PI, PS, TM) dan lain-lain.

7.3.3. Keluaran Desain Pengembangan

KTSP yang dihasilkan dari desain dan pengembangan pengembangan dan dapat dapat menunjukkan menunjukkan kesesuaia kesesuaian n antara masukan dan hasilnya.

7.3.4. Tinjauan Desain dan Pengembangan

Kajian apakah desain dan pengembangan telah sesuai persyaratan. Analisa terhadap hambatan-hambatan yang muncul dalam pelaksanaan KTSP yang dikembanagkan.

7.3.5. Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi tiap proses desain dan pengembangan, (dibuktikan dengan check list dan berita acara verifikasi)

7.3.6. Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi (pembenaran) hasil desain dan pengembangan pengembangan (bukti (bukti validasi validasi berupa check check list, list, berita acara acara dll). dll). Bukti pengndalian desain dan pengembangan, meliputi identifikasi KTSP yang didesain dan

7.3.7. Pengendalian desaindan pengembangan pengembangan

dikembangkan (bagian mana) harus dapat dideteksi. 7.4.1. Proses Pembelian

Daftar pemasok barang (alat dan bahan) Verifikasi kesesuaian antara yang ditawarkan dan dibutuhkan dan persyaratan perundangan.

7.4. 7.4.2. 2. Inf Infor orma masi si Pem Pembe beli lian an

Info Inform rmas asii (Bro (Brosu surr / Daf Dafta tar) r) bar baran ang g yang yang aka akan n dibe dibeli li..

7.4. 7.4.3. 3. Ver Verif ifik ikas asii Pem Pembe beli lian an 7.5.1. Pengendalian Produksi dan Penyediaan Layanan

Informasi kualifikasi karyawan yang akan masuk. Bukt Buktii Ver Verif ifik ikas asii baha bahan n atau atau ala alatt yang yang dib dibel elii Identifikasi keseluruhan Topoik (SK/KD) dari semua proses diklat.

7.5.2. Validasi Proses Pembenaran Proses)

Iklan, brosur dan lain-lain. Pemantauan diklat oleh KS, Ka. PSK Jurnal Mengajar Guru (harus ditandatangani siswa)

7.5.3. Identifikasi dan Mamputelusur

Semua kegiatan diklat (dari perancangan sampai evalusi) harus mampu ditelusuri.

7.5. 7.5.4 4. Milik Pelan elang ggan

Bukti kti per perlindu ndunga ngan semua bar barang mili ilik sisw iswa yang ang berada disekola disekolah h dan/atau digunakan digunakan untuk untuk proses proses diklat. KTSP, Silabus, RPP, Job Sheet dll harus dipelihara. Termasuk buku, catatan diklat, kaset, video, program computer computer dll.

7.5.5. Pengawetan dan Pemeliharaan Produk

7.6. Pengendalian Semua perlengkapan pemantauan dan pengukuran Perlengkapan, Pemantauan dan dikendalikan, terdapat daftar secara rinci Pengukuran perlengkapan perlengkapan yang digunakan. digunakan. 8.2.1. Kepuasan Siswa Angket Kepuasan Siswa di PSK (Program Studi Keahlian) Analisa Angket Kepuasan Siswa, bias berupa grafik dll agar mudah di baca.

8.2.2. Audit Internal

Bukti telah dilaksanakan Audit Internal

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Bukti hasil temuan audit internal sudah diperbaiki Pemantauan dan Pengukuran terhadap Sasaran Mutu yang telah ditetapkan.

8.2.4. Pemantaua dan Pengukuran Layanan Proses 8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Pemantauan proses diklat oleh Ka. PSK Tindakan yang dilakukan terhadap produk yang tidak sesuai atau berpotensi tidak sesusia, misalnya siswa bermasalah, siswa tidak kompeten dll.

8.4. Analisa Data

Bukti telah melaksanakan analaisa data untuk mengetahui penyebab penyimpangan penyimpangan. penyimpangan. Misalnya Misalnya Mencari Mencari tahu tahu kenapa siswa siswa tidak kompeten pada SK/KD tertentu.

8.5.1. Peningkatan Berkesinambungan

Program peningkatan berkesinambungan, misalnya peningkatan peningkatan kepuasan kepuasan siswa, siswa, peningkatan peningkatan KKM, KKM, peningkatan peningkatan kompetensi kompetensi siswa. siswa.

8.5. 8.5.2. 2. Tind Tindak akan an Perb Perbai aika kan n

Misa Misaln lnya ya bukt buktii pena penang ngan anan an sisw siswaa ber berma masa sala lah, h, sisw siswaa tidak naik, siswa tidak kompeten, siswa tidak lulus.

8.5.3 8.5.3.. Tind Tindaka akan n Pence Pencega gahan han

Bukt Buktii tind tindaka akan, n, misa misaln lnya ya untuk untuk mence mencega gah h sis siswa wa tidak kompeten (berdasarkan analaisa data).

Panduan Audit Internal_smk

Recommend Documents