PANDUAN AUDIT INTERNAL
UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I 2016
PANDUAN AUDIT INTERNAL
PEMERINTAH KABUPATEN KLUNGKUNG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I 2016
UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I
PANDUAN AUDIT INTERNAL No. Dok. : 03/PM/NP1/2016 No. Rev .: 00
Tgl. Berlaku : 01 April 2016 Hal
:i-8
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
i
LEMBAR PENGESAHAN 01/FORM/WMM/NP1/2016
Nama Jabatan
Tanda Tangan
dr. I Ketut Apriantara Penanggung Jawab UKM WMM
Dibuat Oleh
dr. Agus Putu Agung Penanggung Jawab UKP Diperiksa
dan
Disetujui oleh
Ditetapkan oleh
dr. I Ketut Rai Sutapa Ka. Puskesmas Nusa Penida I dr. I Ketut Rai Sutapa Ka. Puskesmas Nusa Penida I
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
ii
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmatNya, kami dapat menyelesaikan Panduan Audit Internal.
Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya memberikan acuan bagi Tim audit internal untuk melakukan proses audit. Buku ini berisi tahapan dalam melaksanakan audit internal.
Pada kesempatan ini perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Panduan Audit Internal. Semoga dengan digunakannya buku ini dapat mempermudah Tim audit internal melakukan audit.
Nusa Penida, April 2016 Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I
dr. I Ketut Rai Sutapa, S.Ked NIP. 19790401 200604 1 012
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................. iv DAFTAR ISI .............................................................................................. v DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. vi BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1 A. Latar Belakang ......................................................................... 1 B. Manfaat dan Tujuan ................................................................. 1 C. Pengertian ................................................................................ 1 BAB II RUANG LINGKUP AUDIT INTERNAL .............................................. 3 A. Esensi Audit ............................................................................. 3 B. Aktifitas Audit .......................................................................... 3 BAB III TATA LAKSANA AUDIT INTERNAL ................................................. 5 A. Penyusunan Rencana Audit ...................................................... 5 B. Pengumpulan Data ................................................................... 5 C. Analisa Data ............................................................................ 6 D. Pelaporan dan Diseminasi......................................................... 6 BAB IV TINDAK LANJUT ........................................................................... 8
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Jadual Audit Internal ............................................................. 9 Lampiran 2 Rencana Audit Internal ......................................................... 10 Lampiran 3. Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut........................... 11
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
vi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas perlu dilakukan audit internal.
Dengan
adanya
audit
internal
akan
dapat
diidentifikasi
kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada system pelayanan maupun pada system manajemen Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan
B. Manfaat dan Tujuan
Manfaat audit internal yaitu pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi Tujuan audit
internal
yaitu
Pada
dasarnya
audit
merupakan
instrument bagi manajemen untuk membantu visi, misi dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai
dasar
pengambilan
keputusan,
pengendalian
manajemen,
perbaikan dan atau perubahan.
C. Pengertian
1.
Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan pengukuran
melalui dan
interaksisecara penilaian
yang
sistemis berujung
(pemeriksaan, pada
penarikan
kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan diterapkan dilapangan. 2.
Program audit internal merupakan penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
1
3.
Rencana audit merupakan uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal kegiatan , lingkup audit, lokasi audit dan tim audit
4.
Auditor
merupakan
bertanggungjawab
untuk
pihak
yang
melaksanakan
berwenang audit
yang
dan telah
mendapatkan pelatihan audit internal 5.
Auditee merupakan pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit
6.
Temuan audit merupakan hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/perbaikan
7.
Ketidaksesuaian merupakan hasil audit yang menunjukkan bahwa
pelaksanaan
kegiatan
tidak
sesuai
dengan
persyaratan/prosedur yang berlaku
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
2
BAB II RUANG LINGKUP AUDIT INTERNAL
Dikenal ada dua jenis audit, yaitu audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak diluar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit eksternal yang dilakukan berdasarkan Standar Akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang
bekerja pada organisasi tersebut, untuk
kepentingan
internal
organisasi tersebut.
A. Esensi Audit
Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut :
Proses interaktif
Kegiatan
sistematis
direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan, dan dikendalikan secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses analisi evaluasi penilaian pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar azas standar kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan
B. Aktifitas Audit
Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk : Memastikan (konfirmasi, dan verifikasi), Menilai (mengevaluasi dan mengukur), dan Merekomendasi
(memberikan
saran/masukan).
Ketiga
kegiatan
umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara :
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
3
ini
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee (yang diaudit)
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan denga standar kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angkat survey
Menganalisis data
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
4
BAB III TATA LAKSANA AUDIT INTERNAL
Tata laksana audit internal meliputi beberpa tahapan Audit Internal yaitu :
Tahap I
: Penyusunan rencana Audit : menentukan unit unit kerja yang aka diaudit, tujuanaudit, jadual audit, menyiapkan instrumen audit.
Tahap II
: Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standar tertentu ( misal standar akreditasi, standar pedoman program, standar pelayanan minimal,
standar
indikator
kinerja)
untuk
mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut.
Tahap III
: Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencanatindak lanjut audit
Tahap IV
: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.
A. Penyusunan Rencana Audit
Dalam merencanakan audit ditetapkan : 1. Tujuan audit : untuk melakukan penilaian kinerja dibanding tertentu. 2. Lingkup audit: menjelaskan unit yang akan diaudit 3. Objek audit : menjelaskan apa yang akan diaudit 4. Alokasi waktu : menjelaskan berapa lama audit yang akan dilakukan 5. Metode
audit
:
metode
yang
akan
digunakan
pada
saat
melakukan audit. 6. Persiapan audit : persiapan auditor, menetapkan kriteria audit, intrumen audit.
B. Pengumpulan Data
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
5
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dengan berbagai metoda lain adalah : 1. Mengamati proses pelaksanaan kegiatan 2. Meminta penjelasan kepada auditee 3. Meminta peragaan pada auditee 4. Memeriksa dan menelaah dokumen 5. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik 6. Mencari bukti-bukti 7. Melakukan pemeriksaan silang 8. Mewawancarai auditee 9. Mencari informasi dari sumber luar 10. Menganalis data dan informasi 11. Menarik kesimpulan
C. Analisa Data
Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu Proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.
D. Pelaporan dan Diseminasi
Hasil audit internal harus dilaporkan kepada kepala puskesmas/Klinik yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen, tinjak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan. Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit. Dalam laporan audit harus memuat : 1.
Latar belakang dilakukan audit menjelaskan mengapa perlu dilakukan
2. Tujuan audit : menjelaskan tujuan dilaksanakan audit 3.
Lingkup audit : menjelaskan unit yang diaudit.
4.
Objek audit : menjelaskan apa yang akan diaudit.
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
6
5.
Standar kriteria yang digunakan untuk melakukan audit.
6.
Auditor : menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit.
7.
Proses audit : menjelaskan metode, proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan audit.
8.
Hasil dan analisis hasil audit : menjelaskan temuan audit dan analisis kesenjangan terhadap standar kriteria yang ditetapkan.
9.
Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya kesepakatan dari pihak auditee untuk menyelesaikannya.
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
7
BAB IV TINDAK LANJUT Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor internal berdasarkan hasil audit internal, unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan.
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk kemudian menyusun rencana perbaikan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas, sehingga
pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor.
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh auditee dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan.
Hasil
perbaikan
wajib
dilaporkan
oleh
auditee
kepada
pucuk
pimpinan dan disampaikan tembusan kepada auditor internal.
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
8
Lampiran 1 Jadual Audit Internal
UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I JADUAL AUDIT INTERNAL No. Dok.:12/FORM/WMM/NP1/2016
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku
Hal 9 / 19
Jadual Audit Internal T a h u n .....
Unit Kerja yang diaudit
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
Nopember
Desember
Tim Audit
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
9
Lampiran 2 Rencana Audit Internal
UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I RENCANA AUDIT INTERNAL No. Dok.: 13/FORM/WMM/NP1/2016
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku
Hal 10 / 19
STANDAR ATAU UNIT
AUDITOR
KEGIATAN/PROSES
KRITERIA
YANG DIAUDIT
YANG MENJADI ACUAN
TANGGAL
TANGGAL
& WAKTU
& WAKTU
AUDIT I
AUDIT II
Lampiran 2 Rencana Audit Internal
UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I RENCANA AUDIT INTERNAL No. Dok.: 13/FORM/WMM/NP1/2016
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku
Hal 10 / 19
STANDAR ATAU UNIT
AUDITOR
KEGIATAN/PROSES
KRITERIA
YANG DIAUDIT
YANG MENJADI
TANGGAL
TANGGAL
& WAKTU
& WAKTU
AUDIT I
AUDIT II
ACUAN
MENGETAHUI,
.............,
KETUA TIM AUDIT
Anggota Tim Audit :
201
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
10
Lampiran 3. Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT No. Dok.: 14/FORM/WMM/NP1/2016
No. Rev.: 0
Tgl. Berlaku
Hal 11 / 19
Proses
UNIT
Kriteria Audit
Bagian 1 : Detail Ketidaksesuaian
Uraian
Bukti-Bukti Obyektif
Metode Audit
ketidaksesuaian
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan
koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :
Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
11
Unit kerja :
Auditor
Audit
Tanggal :
Bagian 3 : Verifikasi/Penilaian Auditor tentang rencana kegiatan :
Penanggung Jawab Manajemen mutu
Kelapa Puskesmas
Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I
12
