PEMERINTAH KABUPATEN GIANYAR DINAS KESEHATAN
UPT KESMAS PAYANGAN Jl. Giri Kesuma Melinggih, Payangan, Gianyar, Kode Pos : 80572 Telp. 0361- 978214, email :
[email protected]
NOTULEN Rapat Hari/Tanggal Waktu Acara
: Pelaksana Peogram UKM : Senin, 17 Oktober 2016 : Pk. 10.00 - selesai : Sosialisasi Surat Keterangan (SK) dan Standar Operasinal Prosedur (SOP) terkait kegiatan UKM
Pimpinan Sidang/Rapat Ketua : Ni Wayan Kasih, SST Sekretaris : Fifin Diah Olivianti, AMd.Keb. Peserta sidang/rapat : Seluruh pelaksana program UKM (absensi terlampir) Kegiatan rapat
: 1. Pembukaan oleh Kepala UPT Kesmas Payangan 2. Sambutan/pengantar dari Penanggung Jawab UKM Essensial/Pengembangan 3. Sosialisasi SK dan SOP terkait kegiatan UKM 4. Tanya jawab 5. Pembagian SOP kepada pelaksana UKM 6. Penutup
1. Kata Pembuka : SK dan SOP yang akan disosialisasikan oleh penanggung jawab UKM berlaku untuk semua pelaksana UKM. SOP yang akan disebarkan harus dijalankan oleh siapapun dan dalam kondisi bagaimanapun. Jika ada salah satu pegawai yang kurang/tidak konsisten terhadap SOP, maka saya selaku Kepala UPT Kesmas Payangan akan memberitahu dan memberikan teguran langsung kepada pegawai tersebut. SOP ini sangat penting karena merupakan pedoman yang harus dipegang oleh pelaksana UKM sebelum melaksakan kegiatan, Selain itu, SOP ini dapat dijadikan sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan dan yang terpenting adalah untuk meminimalisir terjadinya kesalahan selama pelaksanaan program. Sehingga sosialisasi SOP ini sangat penting dilaksanakan. 2. Pembahasan : a. Penyusunan SK dan SOP terkait pelaksanaan kegiatan UKM Puskesmas ini bertujuan untuk memberikan pedoman, petunjuk, arahan secara umum dan khusus kepada pelaksana UKM dalam melaksanakan dan menjalankan kegiatan UKM. Sehingga pelakasana UKM tidak akan merasa bingung ketika melaksanakan kegiatannya. Dengan adanya SOP yang jelas, diharapkan setiap pelaksana UKM dapat melaksanakan kegiatannya dengan benar dan terhindar dari kesalahan-kesalahan dan kemungkinan gagal. Pelaksana UKM yang dapat bekerja sesuai dengan SOP menunjukan bahwa pelaksana UKM tersebut telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar. b. Sosialisasi dilakukan oleh Penanggung Jawab UKM Essesnsial (Ni Wayan Kasih, SST). Adapun SK dan SOP yang disosialisasikan adalah: - SK media komunikasi yan digunakan untuk menangkap keluhan masyarakat atau sasaran kegiatan UKM - SK indikator dan target pencapaian kinerja UKM
-
SK media komunikasi yang digunakan untuk umpan balik terhadap keluhan masyarakat atau sasaran kegiatan UKM - SK mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program dan lintas sektor - SK penetapan pelaksanaan identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat - SK persyarakat kompdtensi penanggung jawab UKM - SK kewajiban mengikuti program orientasi - SK kewajiban penanggung jwab UKM dan pelaksana untuk memfasilitasi peran serta masyarakat - SK kajian ulang uraian tugas - SK mekenisme komunikasi komunikasi dan koordinasi program - SK pengelolaan dan pelaksanaan UKM Puskesmas - SK monitoring pengelolaan dan pelaksanaan UKM Puskesmas - SK evaluasi kinerja - SK hak dan kewajiban sasaran - SK aturan, tata nilai, budaya dalam pelaksanaan UKM - SK pembentukan peningkatan kinerja - SK indikator dan target pencapaian kinerja - SK pendokumentasian perbaikan kinerja - SK kaji banding - SOP cara menyepakati waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan UKM dengan masyarakat dan/atau sasaran - SOP evaluasi pelaksanaan kegiatan UKM - SOP identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat - SOP koordinasi dan komunikasi lintas program dan lintas sektor - SOP pengaturan jika terjadi perubahan waktu dan tempat pelaksanaan - SOP cara menyepakati waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan dengan lintas program dan lintas sektor - SOP pembahasan umpan balik masyarakat terkait program UKM - SOP monitoring pelaksanaan kegiatan UKM - SOP pelaksanaan orientas - SOP pelaksanaan pembinaan - SOP pemberdayaan masyarakat - SOP pelaksanaan SMD - SOP komunikasi dengan masyarakat dan sasaran UKM - SOP monitoring, jadwal, dan pelaksanaan monitoring - SOP pembahasan hasil monitoring - SOP perubahan rencana kegiatan - SOP kajian ulang uraian tugas - SOP mekanisme komunikasi dan koordinasi program - SOP pengelolaan dan pelaksanaan UKM Puskesmas - SOP pengendali dokumen kebijakan - SOP pengendalian eksternal - SOP penyimpanan dan pengendalian arsip - SOP evaluasi kinerja UKM - SOP monitoring kesesuaian proses pelaksanaan program - SOP pertemuan penilaian kinerja - SOP hak dan kewajiban sasaran - SOP pendokumentasian kegiatan perbaikan kinerja - SOP kaji banding c. Tanya jawab : - Putri Agung Sri Pramitadewi, A.Md.Kep, pelaksana Program PKPR: Apakah kaji banding hanya bisa dilakukan antar Puskesmas atau bisa ke instansi lain yang masih berhubungan dengan program kita? Ni Wayan Kasih, SST : Kaji banding dapat dilakukan ke instansi mana saja yang menjalankan satu hal yang sama atau lebih baik dari kita sebagai Puskesmas peninjau. Jadi kaji banding dapat dilakukan ke Puskesmas yang ada di satu wilayah Kabupaten,
antar Kabupaten, atau ke instansi lain. Namun instansi yang dijadikan tujuan kaji banding adalah instansi yang menjalankan suatu hal/program yang sama dengan kita. Sehingga tujuan kaji banding dapat tercapai. -
Pande Made Suantara,S.ST Apakah dalam melaksanakan kegiatan program harus di dasarkan dengan SOP. Seandainya ada kegiatan baru dan mendesak untuk segera dilakukan, apakah kita menunggu SOP dibuat terlebih dahulu? Ni Wayan Kasih, SST. Setiap ada kegiatan baru, sebelum pelaksanaan kegiatan pastinya disiosialisasikan terlebih dahulu oleh Dinas. Jadi selama proses sosialisasi tersebut pemegang program dapat membuat KAK kegiatan, SOP kegiatan, dan kelengkapan lainnya. Sehingga dalam melaksanakan kegiatan tersebut, pemegang program memiliki panduan dan alur yang jelas dalam pelaksanaannya
-
drg.Ni Luh Mini Kristina Damayanti SOP yang dibagikan ini mencakup banyak hal, hanya saja tidak semua SOP ini kita gunakan. Misalkan SOP kaji banding, kalau di program saya kan sampai saat ini belum pernah melakukan kaji banding. Dan tentunya nanti setelah sosialisasi pasti akan dilakukan evaluasi oleh tim mutu Puskesmas. Apakah untuk SOP yang tidak atau belum kami gunakan, tetap akan dievaluasi penggunaan SOP nya? Ni Wayan Kasih, SST. Semua SOP yang telah disosialisasikan dan dibagikan harus dipelajari oleh semua pemegang program. Meskipun ada yang tidak atau belum dilaksanakan. Dan untuk evaluasi yang akan dilakukan oleh tim manajemen mutu, untuk SK akan dilakukan evaluasi pemahaman dan untuk SOP akan dilakukan evaluasi terhadap penerapan/pelaksanaannya. Apakah kegiatan yang dilakukan sudah sesuai dengan langkah-langkah yang ada di SOP.
d. Semua SOP yang telah disosialisasikan dibagiakan kepada semua pelaksana UKM untuk kemudian dijadikan pedoman dalam melaksanakan kegiatan. Penyerahan SOP dibuktikan dengan penandatanganan bukti derah terima dokumen. e. Evaluasi awal terhadap pemahaman dan pelaksanaan SOP akan dilakukan oleh tim managemen mutu satu bulan setelah SOP di berikan kepada pelaksana program UKM. Sosialisai berlangsung sampai Bulan Desember 2016, dan sudah harus dilaksanakan pertaggal 1 Januari 2017. 3. Peraturan
: tidak ada peraturan dalam rapat ini
PIMPINAN RAPAT PENANGGUNG JAWAB UKM ESSENSIAL
NI WAYAN KASIH, SST NIP. 19671231 198803 2 167