MATERI LDK

PENDAHULUAN Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang keorganisasian, amatlah perlu untuk di teliti dan diperhatikan kembali pekembangan hidup manusia dari masa ke masa sebagaimana dinyatakan oleh oleh fakta fakta lembar lembaran an sejara sejarah h sejak sejak adam adam sebaga sebagaii manusi manusiaa pertam pertamaa sampai sampai masa masa kehiduap kehiduapan an diabad yang hampir memasuki keduapuluh satu ini. Pada pokoknya setiap manusia yang hidup didu diduni niaa ini ini sewa sewaja jarn rnya ya memp mempuny unyai ai cita cita cita cita hidu hidup p yang yang meja mejadi di anga angan n angan angan,, baik baik yang yang berhubungan dengan soal soal duniwi atau kebendaan. Dalam mencapai cita-cita ini ada yang bisa dicapai secara perorangan, ada yang bisa dicpai oleh sekelompok manusia yang merupakan gabungan dalam menempuh cita-cita cita-cita bersama itu. Dala Dalam m hal ini ini tent tentun unya ya harus harus dise disesu suai aikan kan denga dengan n kebu kebutu tuha hanny nnyaa sendi sendiri ri-s -sen endi diri ri.. Perkumpulan untuk satu desa tidak sama dengan untuk perkumpulan satu kecamatan atau satu kabupten atau tingkat nasional Per Perku kump mpul ulan an bers bersam ama a yang yang me memp mpun unya yaii cita cita-c -cit ita a yang yang sama sama dise disebu butt denga dengan n “ORGANISASI” . Sutu perkumpulan/organisasi sering didirikan karena terdorong oleh hasrat untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Orgnisasi yang sudah mencapai tujuannya harus dibubarkan, umpamanya: Organisasi Pemberantasan Buta Huruf, orgnisasi tersebut akan tidak ada lagi setelah semua orang bisa membaca dan menulis. Ringksnya organisasi bukanlah suatu tujuan, tetapi tetapi hanyalah alat alat untuk mecapai suatu tujuan. Semakin rapi alat ini bekerja, semakin dekat tercapainya cita-cita yang dituju, dengan demikian sutu tujuan organisasi yang rapi dan teratur akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuannya. Suatu organisasi dapat dikatakan teratur kalau sudah ada keserasian antara semua pengurus, antara pengurus dengan anggota dan adanya rasa tanggung jawab, serta pengertian yang mendalam atas organisasi tersebut, berjalan secara pararel dengan dasar dan tujuannya. Orga Organi nisas sasii ini ini bagai bagaikan kan sebuah sebuah mobil mobil yang yang me menga ngant ntar ar para para penu penumpa mpang ng keara kearah h tujuannya, pengurus organisasi merupakan sopir yang mengemudikannya, anggota organisasi sebagai penumpang penumpang , mereka mereka harus selalu selalu taat dan patuh kepada kepada ketentua ketentuan-ke n-keten tentua tuan n yang yang berlaku diatas mobil itu. Ketiga unsur ini mempunyai tugas sendiri-sendiri. Empat masalah yang penting dalam linkungan perkumpulan ini adalah: 1. Masa Masala lah h org organ anis isas asii 2. Masa Masala lah h admin adminis istr tras asii 3. Masa Masala lah h mana manage geme men n 4. Masalah Masalah leadersh leadership/k ip/kepe epemim mimpina pinan n Antara kempat unsur ini berhubungan erat yang satu dengan lain. Sekedar merupakan gambaran hubungan antara keempat unsur ini dapat disimpulkan sebagai berikut: Organisasi sebagai alat atau wadah yang akan mengantarkan cita-cita tertentu tersebut, perlu suatu proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah diterapkan. Didala Didalam m mengen mengendal dalika ikan n tidak tidak akan akan lepas lepas dari dari kegiat kegiatan-k an-kegi egiata atan, n, surat surat menyur menyurat, at, mengat mengatur ur pembuku pembukuan an dan lain-l lain-lain ain.Se .Segal galaa masala masalah h yang yang bersan bersangkut gkutan an dengan dengan surat surat menyur menyurat at serta serta mengatur jalur keuangan dinamakan: “ADMINISTRASI”. Dalam Dalam pelaks pelaksanaa anaan n admini administr strasi asi ini tentu tentu memerl memerlukan ukan ilmu ilmu tersen tersendir dirii baik baik tentan tentang g tekhnik pelaksanaan, maupun yang akan melaksanakannyasebagai pelicin jalan demi tertibnya administrasi dalam aktivitas, hal ini akan dibahas dalam “MANAGEMENT”. Kelanca Kelancaran ran suatu suatu organi organisas sasii dan beresn beresnya ya admini administr strasi asi tercap tercapai ai bila bila pelaks pelaksana ananya nya (pengrus organisasi) mempunyai sifat-sifat kepemimpinan yang memadai sesuai dengan volume pekerjaan orgsnisasi, sehingga dengan mudah dan tepat dapat mengendalikan organisasi tersebut. Hal ini akan dibahas dalam masalah “LEADERSHIP’.

Materi LDK YPI Miftahuss’adah Parungkuda Tahun 2010

MATERI 1 ORGANISASI Dalam kehidupan kehidupan sehari sehari hari, tolong menolong atau bantu membantu adalah merupakan suatu manifestasi dari pergaulan hidup yang wajar untuk mencapai suatu kehendak ataupun tujuan yang dihajatkan oleh manusia itu, masalah yang mendetail dalam tolong menolong itu didasari oleh suatu ide atau cita-cita yang sama, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu ialah suatu suatu perkump perkumpula ulan n dimana dimana setiap setiap warga warga didala didalamny mnya a mem mempuny punyai ai kepenti kepentinga ngan n atau atau pandangan hidup yang sama kemudian menyatukan diri dari suatu wadah. wadah. Persoalan Persoalan yang menyangkut menyangkut kepentingan mereka bersama bersama dibicarakan dibicarakan bersama sama dalam suatu rapat, kata sepakat diperoleh dengan jalan pemungutan suara. Suatu perkumpulan dapat berjalan dengan lancar apabila ada keserasian, ada pengertian dan menyadari fungsi masing-masing, baik sebagai anggota atau pengurus. A. PENGERTIAN ORGANISASI Hampir setiap ahli keorganisasian membeikan definisinya sendiri-sendiri. Dari definisidefinisi tersebut dapat kita peroleh beberapa kesimpulan antara lain:  Organisasi adalah sekelompok orang yang bersatu bekerja untuk suatu tujuan barsama, dibawah kepemimpinan bersama dan dengan alat yang tepat. Organisasi Organisasi adalah orangorang-ora orang ng yang yang bekerj bekerjaa sama sama dan dengan dengan demikia demikian n ini  mengandung ciri-ciri dari hubungan manusia yang timbul dalam kegiatan kelompok. Organisasi Organisasi adalah satuan satuan orang-orang orang-orang yang tersusun tersusun secara secara sistemati sistematiss untuk  mencapai mencapai maksud khusus khusus yang mana dalam masing-mas masing-masing ing orang mempunyai mempunyai suatu suatu peranan yang ditetapkan secara resmi.  Organisasi ialah wadah dan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

⇒ ⇒ ⇒

Dalam Dalam memben membentuk tuk organi organisas sasii maka maka unsurunsur-uns unsur ur keorga keorganis nisasi asian an harus harus diperh diperhati atikan. kan. Adapun unsur-unsur dari organisasi itu adalah : Sekelompok orang Kerjasama Tujuan tertentu Istilah organisasi dapat dibedakan dalam tiga arti: 1. Organisasi dalam arti badan Adalah dapat dirumuskan sebagai kelompok manusia yang barkeinginan mencapai tujuan tertentu dimana diantara mereka ada bagian tugas masing-masing . 2. Organisasi dalam arti kegiatan Adalah Adalah perbuatan perbuatan untuk membedakan atau mengadakan mengadakan departemen/ departemen/ bagian serta hubungan satu departemen dengan departemen lainnya. 3. Organisasi dalam arti struktur atau susunan herarchie kepengurusan disebut juga skema organisasi atau gambaran skematis tentang bagian-bagian, seksi-seksi, dengan penjelasan tentang segala tugas tiap-tiap seksi, dan hubungan masing-masing bagian atau seksi yang satu dengan yang lain. Organisasi Organisasi dalam arti yang ketig.a ketig.a ini dimaksudkan sebagai struktur, struktur, misalnya: misalnya: susunan susunan yang terdiri dari satuan organisasi beserta pengaturan kekuasaan, tugas dan hubungan satu bagian dengan bagian yang lainnya dalam mencapai tujuan tertentu.

⇒ ⇒ ⇒ ⇒

B. TYPE-TYPE ORGANISASI ANTARA LAIN ADALAH: Organisasi gan’s Organisasi fungsional Organisasi gan’s dan staf Organisasi panitia


MATERI 1 ORGANISASI Dalam kehidupan kehidupan sehari sehari hari, tolong menolong atau bantu membantu adalah merupakan suatu manifestasi dari pergaulan hidup yang wajar untuk mencapai suatu kehendak ataupun tujuan yang dihajatkan oleh manusia itu, masalah yang mendetail dalam tolong menolong itu didasari oleh suatu ide atau cita-cita yang sama, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu ialah suatu suatu perkump perkumpula ulan n dimana dimana setiap setiap warga warga didala didalamny mnya a mem mempuny punyai ai kepenti kepentinga ngan n atau atau pandangan hidup yang sama kemudian menyatukan diri dari suatu wadah. wadah. Persoalan Persoalan yang menyangkut menyangkut kepentingan mereka bersama bersama dibicarakan dibicarakan bersama sama dalam suatu rapat, kata sepakat diperoleh dengan jalan pemungutan suara. Suatu perkumpulan dapat berjalan dengan lancar apabila ada keserasian, ada pengertian dan menyadari fungsi masing-masing, baik sebagai anggota atau pengurus. A. PENGERTIAN ORGANISASI Hampir setiap ahli keorganisasian membeikan definisinya sendiri-sendiri. Dari definisidefinisi tersebut dapat kita peroleh beberapa kesimpulan antara lain:  Organisasi adalah sekelompok orang yang bersatu bekerja untuk suatu tujuan barsama, dibawah kepemimpinan bersama dan dengan alat yang tepat. Organisasi Organisasi adalah orangorang-ora orang ng yang yang bekerj bekerjaa sama sama dan dengan dengan demikia demikian n ini  mengandung ciri-ciri dari hubungan manusia yang timbul dalam kegiatan kelompok. Organisasi Organisasi adalah satuan satuan orang-orang orang-orang yang tersusun tersusun secara secara sistemati sistematiss untuk  mencapai mencapai maksud khusus khusus yang mana dalam masing-mas masing-masing ing orang mempunyai mempunyai suatu suatu peranan yang ditetapkan secara resmi.  Organisasi ialah wadah dan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

⇒ ⇒ ⇒

Dalam Dalam memben membentuk tuk organi organisas sasii maka maka unsurunsur-uns unsur ur keorga keorganis nisasi asian an harus harus diperh diperhati atikan. kan. Adapun unsur-unsur dari organisasi itu adalah : Sekelompok orang Kerjasama Tujuan tertentu Istilah organisasi dapat dibedakan dalam tiga arti: 1. Organisasi dalam arti badan Adalah dapat dirumuskan sebagai kelompok manusia yang barkeinginan mencapai tujuan tertentu dimana diantara mereka ada bagian tugas masing-masing . 2. Organisasi dalam arti kegiatan Adalah Adalah perbuatan perbuatan untuk membedakan atau mengadakan mengadakan departemen/ departemen/ bagian serta hubungan satu departemen dengan departemen lainnya. 3. Organisasi dalam arti struktur atau susunan herarchie kepengurusan disebut juga skema organisasi atau gambaran skematis tentang bagian-bagian, seksi-seksi, dengan penjelasan tentang segala tugas tiap-tiap seksi, dan hubungan masing-masing bagian atau seksi yang satu dengan yang lain. Organisasi Organisasi dalam arti yang ketig.a ketig.a ini dimaksudkan sebagai struktur, struktur, misalnya: misalnya: susunan susunan yang terdiri dari satuan organisasi beserta pengaturan kekuasaan, tugas dan hubungan satu bagian dengan bagian yang lainnya dalam mencapai tujuan tertentu.

⇒ ⇒ ⇒ ⇒

B. TYPE-TYPE ORGANISASI ANTARA LAIN ADALAH: Organisasi gan’s Organisasi fungsional Organisasi gan’s dan staf Organisasi panitia


1. 2. 3.

C. MASALAH ORGANISASI Dalam Dalam membaha membahass organi organisas sasii secara secara keselu keseluruh ruhan an terdap terdapat at tiga tiga masala masalah h yang yang sangat sangat penting yaitu: Masalah teorinya Masalah kegiatannya Masalah problematikanya Dalam masalah ini yang terutama adalah segi yang ketiga yaitu masalah problematikanya. D. IDENTITAS DAN TUJUAN SUATU ORGANISASI Meskipun dikatakan bahwa struktur dan fungsi suatu organisasi mengikuti suatu pola umum seperti yang digambarkan oleh teori management ternyata sangat ditentukan pula oleh sifat, sifat, cara, cara, pedoma pedoman n dan lain-l lain-lain ain dari dari organi organisas sasii yang yang bersan bersangkut gkutan. an. Tiap-t Tiap-tiap iap organi organisas sasii mempunyai “Ciri” masing-maisng yang berbeda. Suatu organisasi ketentaraan mempunyai ciri-ciri yang berbeda dengan organisasi sosial atau organisasi pendidikan suatu organisasi pendidikan berlainan satu dengan lainnya menurut jenjang kedewasaan siswanya umpamanya organisasi anak sekolah dasar, organisasi mahasiswa diperguruan tinggi. Apakah Apakah yang menentuk menentukan an perbedaan perbedaannya nya ? dalam dalam teorinya teorinya dikatak dikatakan an bahwa bahwa yang yang menentukan perbedaan tersebut ialah karena banyak hal tetapi salah satu hak yang menyolok adalah sifat produknya atau hasilnya. Hasil Hasil suatu suatu organi organisas sasii lembag lembagaa pergur perguruan uan tinggi tinggi adalah adalah sarjan sarjanaa dengan dengan ketent ketentuanuanketen ketentu tuan an sepe sepert rtii haru haruss caka cakap p secar secaraa akad akadem emis is haru haruss krea kreati tif, f, haru haruss beror berorie ient ntas asii kepad kepadaa masyarakat dll. Perb Perbed edaa aan n hasi hasill atau atau produ produk k atau atau outp output ut inil inilah ah meru merupak pakan an sala salah h satu satu hal yang yang membedakan “CIRI” organisasi tersebut. E. KOMUNIKASI dalam dalam organi organisas sasii hubunga hubungan n antara antara satu satu pengur pengurus us organi organissi ssi dengan dengan yang yang lain, lain, antara antara pengurus dan anggota sangat menentukan lancar tidaknya perjalanan organisasi. Dalam hal ini komunikasi adalah sarana yang sangat menentukan harmonisnya hubungan antar mereka. Pada dasarnya dalam melakukan komunikasi ada tiga cara yang dapat dilakukan yaitu tertulis, lisan, dan dengan gambar . Salah satu syarat utama agar komunikasi berjalan dengan baik harus dilandasi dengan cara saling pengertian antara pemberi dan penerima komunikasi tersebut. Disamping itu beberapa syarat yang harus diperhatikan antaranya : Bahasa, dalam berkomunikasi hendaknya bahasa yang dipakai Bijaksana, ⇒ jelas, singkat, mudah dipahami, enak didengar (tidak menyinggung). ⇒ Situasi dan kondisi disaat kita melaksanakan komunikasi Dengan siapa berkomunikasi ⇒ ⇒ Waktu yang tepat dalam berkomunikasi. ⇒ Disampi Disamping ng dengan dengan ketiga ketiga bahasa bahasa komunik komunikasi asi (tulisan (tulisan,, lisan lisan dan gambar gambar)) komunik komunikasi asi juga dapat dapat dilaksan dilaksanaka akan n den dengan gan kode-ko kode-kode de tert tertentu entu den dengan gan syarat syarat kode-kode tersebut dipahami oleh kedua belah pihak yang sedang berkomunikasi. F. TUGAS DAN KEWAJIBAN ANGGOTA ORGANISASI Kekuasaan dan tugas adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimana disitu ada tugas, maka secara langsung kekuasaan muncul bersamaan dengan pelaksanaan tugas tersebut. Tugas dan kekuasaan dala suatu organisasi harus berdampingan. Agar tercapai maksud yang dituju tiap-tiap rencana organisasi. Maka tugas para anggota harus ditentukan secara jelas. Hal ini untuk menghindari kemungkinan adanya tugas tanpa adanya tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas yang telah ditentukan. Begitu Begitu juga juga dima dimana na ada ada hak hak disi disitu tu ada ada kewaj kewajib iban an,, kekuasa kekuasaan an dapat dapat dimisa dimisalka lkan n sebagaimana sebagaimana wewenang. wewenang. Sedangkan Sedangkan kewajiban kewajiban disamakan disamakan dengan tanggung tanggung jawab, tiap-tiap tiap-tiap anggota suatu organisasi mempunyai tugas-tugas yang harus dijalankan. Tetapi kadang-kadang anggota organisasi itu tidak mengetahui dan mengerti akan tugas-tugas kewajibannya. Hal ini


akan merugikan organisasi dan menghambat serta memperlambat kelancaran jalannya organisasi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tugas dan kewajiban tiap anggota suatu organisasi terbagi menjadi 2 yaitu : 1. Tugas dan kewajiban yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organissi itu serta peraturan-peraturan keputusan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut. 2. Tugas dan kewajiban yang berdasarkan pangkat atau jabatan atau jenjang hirarci kewenangan dalam organisasi tersebut . G. DEPARTEMENTASI Suatu organisasi memiliki segudang permasalahan dan pekerjaan yang harus diselesaikan. Dalam hal ini perlu adanya pembagian tugas dalam penanggaan setiap macam pekerjaan sehingga dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi tidak terjadi percampuran yang tak karuan. pembagian tugas yang demkian disebut departemensi/ pembagian departemen. Departemensi sangat penting dalam suatu organisasi sebab departemensi yang di laksanakan dengan pertimbangan yang masuk dapat menghasilkan efisiensi dan efektivitas kerja sebuah organisasi. Seorang pemimpin yang cakap akan pandai dan mampu mendelegasikan wewenang kepada bawahannya pendelegasian wewenang adalah wujudnya departemensi dalam suatu organisasi Dalam organisasi perusahaan departemensi didasarkan kepada beberapa hal diantaranya proses produksi, jenis produksi, lokasi, fungsi, jenis pembeli, waktu berproduksi dan jumlah personil. Sedangkan departemensi dalam organisasi kemasyarakatan, didasarkan atas perkembangan masalah yang dihadapi oleh organisasi tersebut. H. DIRECTING Dalam organisasi directing sangat diperlukan, tanpa dilaksanakan fungsi directing, maka semua instruksi hanya akan tinggal diatas kertas. Perintah instruksi yang baik dan efektif adalah yang dilandasi dengan komunikasi yang baik dan dengan kedisiplinan pihak atasan. Tidak ada kepastian mana yang terbaik antara instruksi tertulis dan instruksi lisan. Namun meskipun demikian keduanya harus diberi kekuatan yang sama. Walaupun tidak setiap perintah harus dilandasi partisipasi, namun bila itu memungkinkan akan sangat melancarkan tugas-tugas yang dibebankan kepada bawahan. I. KOORDINASI Koordinasi bertujuan agar doubel pekerjaan dan kesimpangsiuran antara seorang pihak dengan orang/ pihak lain dapat dihindari. Tanpa koordinasi antar bagian yang baik, suatu organisasi akan mengalami keruwetan dalam melaksanaan tugas untuk mencapai tujuan. Dalam pelaksanaan koordinasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan kedisiplinan yang baik pula dan untuk menunjang kearah tersebut, maka dalam perencanaan dan penyusunan aturan kerja unsur koordinasi harus dimasukkan kedalamnya.

1. 2. 3. 4.

J. TINGKATAN ORGANISASI MENURUT TERITORIAL ( Daerah kerjanya ) organisasi ini dapat dibedakan dalam empat tingkatan, ditinjau dari daerah kerjanya, yaitu : Organisasi tingkat internasional : seperti : PBB, OPEC, ASEAN dll Organisasi tingkat nasional : seperti NU, Muhammadiyah, PKS, Golkar, PPM, FKPPI dll Organisasi tingkat daerah seperti : PERSIB, AMS, dll Organisasi setempat, seperti : organisasi sekolah, arisan, karang tarunan pengajian dll.

1. 2. 3. 4.

Ditinjau dari tujuan organisasi dapatlah dibedakan e mpat macam yaitu : Organisasi bertujuan sosial; seperti Panti Yatim & jompo dll. Organisasi bertujuan ekonomi, seperti koperasi usaha dagang, usaha kaum ibu dll Organisasi bertujuan politik, seperti PPP, GOLKAR, PDI dll. Organisasi bertujuan pendidikan & kebudayaan seperti OPPM, PIL, OSIS, HMI dll


K. ORGANISASI SEKOLAH Organisasi sekolah yang disebut juga Organisasi Siswa Intra Sekolah adalah organisasi yang dibentuk oleh para pelajar sebagai siswa dari sekolah tersebut, dimana kegiatan organisasi berlangsung terutama diluar jam-jam sekolah dan dalam lingkungan sekolah itu sendiri. Pada umumnya suatu organisasi yang ada di sekolah menitikberatkan tujuannya terhadap disiplin dalam pendidikan, bukan semata-mata pengajaran didalam organisasi siswa intra sekolah dengan tidak membedakan pandangan agama, bangsa,, keturunan, kaya atau miskin semua menjadi anggota organisasi. Mereka mempunyai kedudukan yang sama. Mempunyai hak yang sama selaku siswa dan selaku anggota dari organisasi sekolah tersebut. Disamping hal-hal yang dipunyai oleh anggota, maka anggota para organisasi sekolah itu terikat pula dengan kewajiban-kewajiban sebagai anggota organisasi itu. Dan setiap anggota wajib menjaga nama baik organisasi iitu. Wajib menghadiri perkumpulan yang diadakan oleh organisasi-organisasi itu wajib membantu kelancaran kerja dll. L. ORGANISASI LUAR SEKOLAH Organisasi luar sekolah disebut juga organissi exstra sekolah yaitu organisasi yang dibentuk oleh beberapa pelajar / pemuda yang sifatnya mempunyai kepentingan pribadi sendiri seperti sepak bola bagi yang gemar main sepak bola saja, juga pramuka, PMR, PASUS, karate, renang, Seni Qosidah dll. Keuntungan masuk sebagai anggota organisasi exstra ini adalah mendapatkan tambahan pengetahuan dan pengalaman yang tidak dapat dijumpai dibangku sekolah, disamping itu secara tidak langsung memperluas pergaulan dan dengan pergaulan itu akan mengetahui apa yang belum diketahui. M. ORGANISASI KELAS Kelas sebagai tempat belajar bersama-sama adalah juga merupakan sebuah organisasi, yaitu organisasi anak-anak dalam kelas itu yang sama-sama mempunyai kepentingan bersama, kehendak bersama, cita-cita bersama yaitu menuntut ilmu pengetahuan dengan cara yang tertentu dan tertib. Suatu kelas yang teratur dan tertib menunjukan adanya organisasi kelas yang baik. Kalau organisasi itu baik. Maka keadaan/ suasana kelasnya pun baik dan akhirnya tujuan daripada organisasi kelas itu dapat tercapai dengan mudah dan baik. Ketua kelas selaku pimpinan dalam organisasi kelas itu haruslah berusaha agar kelasnya selalu dalam keadaan tertib. Ketua kelas bersama-sama dengan wali kelasnya dalam hal ini berfungsi sebagai pengurus dalam organisasi kelas itu. Pimpinan dalam kelas biasanya ditunjuk atas dasar pemilihan / pemungutan suara. Seorang ketua kelas hendaknya mempunyai sifat kepemimpinan yang baik sebagai seorang pemimpin yang diidam-didamkan. Dia harus pandai bergaul/ luwes dengan anggota dalam kelas itu. Berkat sifat-sifat kepemimpinan yang ada pada dirinya dan kepribadiannya yang patut ditiru dia dapat bertindak sedemikian rupa, sehingga anggota dalam kelas itu mudah dan suka menurutinya. Demi ketertiban kelas seorang ketua kelas yang cakap, bijaksana memperingati. Anggota yang berbuat salah dengan cara yang halus dan tegas. Suatu organisasi kelas akan memperoleh seorang ketua kelas cakap dan berhasil menjalankan fungsinya jika ia bekerjasama dengan anggota kelas itu dengan baik. Meskipun cakap tapi jika anggota dari kelas itu tidak memberikan kesempatan / bantuan kepadanya, serta tidak memberikan kepercayaan yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya maka iapun akan gagal pula. Menjadi ketua kelas hendaknya selalu mengetahui serta mengikuti semua kegiatan dan kepentingan kelasnya, selain itu ketua kelas mewakili organissinya keluar, yang dalam persoalan ini ia harus bertindak dengan hati-hati dan bijaksana untuk menjaga baik kelasnya.


MATERI 2 MANAGEMANT

    

A. PENGERTIAN MANAGEMENT Management berasal dari kata “To manage” yang artinya ialah : Mengemudikan Mengelola Membimbing Mendorong Mengatur Pengertian management menurut unsurnya ialah : 1. Kegiatan d an k ecakapan s eseorang d alam m engendalikan, m enjuruskan serta membimbing suatu organisasi kearah tercapainya tujuan organissi 2. Kepemimpinan dalam suatu organissi yang bertanggung jawab atas terselenggaranya hubungan ( komunikasi ) yang efektif dalam mencapai tujuan organisasi. B. PELAKSANAAN / MANAGER/PEMIMPIN/ MINIMAL HARUS MEMPUNYAI SIFAT-SIFAT DIBAWAH INI : a. Mempunyai budi pekerti yang baik sebagai contoh bagi bawahannya b. Tehnical know how. Kecakapan tehnis dalam arti kata ketrampilan dalam melaksanakan tugas organisasi beserta seluruh penyelesaian dalam segala persoalannya c. Managerial know how kecakapan praktis untuk dapat memerintah orang lain dalam melaksanakan suatu tugas dan bagaimana caranya agar yang diperintah itu dapat melaksanakan dengan konsekuen. d. Intelegencioa. Kecerdasan fikiran dalam memecahkan atau mengatasi setiap masalah e. Inisiatif kemampuan menciptakan segala karya dan kerja. C. SASARAN MANAGEMENT a. Metode Kemampuan menggunakan cara bagaimana agar usahanya berhasil dengan baik, ekonomis, praktis, harmonis dalam mencapai tujuan b. Manusia Kemampuan mengendalikan dan menggerakkan manusia untuk melaksanakan tugas dalam usaha mencapai tujuan bersama c. Peralatan Kemampuan menggunakan alat perlengkapan yang ada ( tidak ada rotan akarpun jadi ) d. biaya Kemampuan menggunakan dana seefisien mungkin dalam usaha mencapai tujuan

. . .

D. TUJUAN MANAGEMENT Mencapai tujuan organisasi Memberikan amal shaleh yang kongkrit dan positif Melaksanakan usaha organisasi E. POKOK-POKOK PERSOALAN MANAGEMENT Menurut GEORGE R. TERRY dalam bukunya yang berjudul : “ PRINCIPLE OF MANAGEMENT”, Pola Management Dapat Dirumuskan Dengan Singkatan “ POAC” Yaitu : 1. PLANNING ( Perencaan program ) 2. ORGANIZING ( Pengorganisasian ) 3. ACTUALITING ( Penggerakan )


4. CONTROLLING ( Pengawasan )

1. PLANNING Planning adalah perencanaan tentang apa yang akan dicapai yang merupakan pedoman garis-garis besar untuk mencapai tujuan Planning merupakan suatu perumusan tentang apa dan bagaimana suatu perumusan pekerjaan yang hendak dilaksanakan Dalam pembuatan planning tidak mutlak harus secara tertulis boleh juga merupakan angan-angan dalam fikiran, lebih-lebih planning suatu screet / rahasia. Seperti planning untuk pertemuan dimana hal ini jika tertulis, besar kemungkinan mudah diketahui oleh musuh.

1.1. Langkah-langkah pembuatan planning Dalam planning harus difikirkan betul-betul dan teliti akan sebab dan akibatnya. Untuk itu diperlukan keuletan, ketelitian, ketabahan dan pengalaman. Karena planning adalah rumusan kerja yang akan menjadi pedoman dan petunjuk dalam menempuh tujuan organisasi, planning sangat menentukan sekali sukses atau tidaknya tujuan organisasi, karena boleh dikatakan planning merupakan sendi yang akan dikembangkan. Dalam pembuatan planning yang baik terlebih dahulu harus dapat menjawab rumusanrumusan dibawah ini : : Apakah tujuan rencana itu ( faktor motif ) What How : Bagaimana pelaksanaannya ( faktor metode ) : Mengapa begitu ( faktor penilaian ) Why : Dimana dilaksanakan rencana ( faktor tempat ) Where Who : Siapakah pelakunya ( faktor subjek ) 1.2. Tiga syarat dalam pembuatan planning 1. Rasional Planning harus berdasarkan pemikiran yang obyektif dan matang. Bukan hanya merupakan khayalan semata-mata yang tidak mungkin bisa dibahas secara logis. 2. Flexibel Planning harus bersiat flexibel artinya sesuai dengan keadaan bagaimanapun, bisa dilaksanakan kapan saja dan dapat ditetapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun juga. 3. Continuetas Pembuatan planning harus continue, artinya terus menerus tidak hanya satu kali untuk selama-lamanya. Akan tetapi yang lebih baik bertahap untuk mengetahui prestasi yang dicapai dalam tiap-tiap tahap dengan demikian mudahlah diadakan penilaian secara kongkrit dan yang lebih penting lagi ialah untuk meningkatkan prestasi dimassa berikutnya.

1. 2. 3.

. .

1.3. Tingkatan planning menurut tingkatan perbuatan, planning dapat dibedakan dalam tingkatan : Police planning ini dibuat oleh top manager program planning ini dibuat oleh middle manager ( ketua bagian ) operational planning : ini dibuat oleh lower manager ( ketua seksi ) 1.4. sebab-sebab gagalnya planning : 1. Planner yang tidak cakap. Hal ini mungkin dikarenakan : Tidak ada kesanggupan berkreasi Tidak mengerti persoalan yang direncanakan 2. Kekuasaan yang diberikan untuk membuat planning tidak tegas 3. Kurang pembiayaan


4. Pelaksana tidak cakap, walaupun planning telah tersusun dengan baik dan pembiayaan cukup tersedia, tapi kalau pelaksanaannya tidak cakap, maka planning tersebut tidak akan dilaksanakan dengan baik 5. Tidak ada dukungan moril dari masyarakat sekitar

a. b. c. d.

2. ORGANIZING Yang dimaksud dengan Organizing adalah peraturan setelah adanya rencana yang didalamnya meliputi : Pembagian tugas pekerjaan Macam / jenis dan sistem pekerjaan Menentukan siapa yang akan menentukan pekerjaan Alat-alat yang dibutuhkan 3. ACTUALITING Yang dimaksud dengan Actualiting ialah suatu penggerak, setelah adanya rencana yang telah diatur (diorganisir) agar seseorang yang diberi beban itu mempunyai rasa tanggungjawab yang diberikan kepadanya, sehingga timbul kemauan untuk mengerjakan dengan penuh keinsyafan. Untuk menimbulkan hal semacam ini tidak mudah, hal ini memerlukan kemampuan dan pengalaman yang cukup dipihak manager/pemimpin, minimal harus mengetahui sifat dan tabiat bawahannya/ anggotanya, hal serupa ini memerlukan pengetahuan tentang ilmu jiwa (psychology). 4. CONTROLING Walaupun rencana telah diatur dan digerakan, hal ini belum dianggap cukup, sebab untuk memperoleh hasil karya/produksi masih membutuhkan pengawasan dari pihak manager. Adnya pengontrolan sangat penting bagi organisasi, karena segala kekurangan dan kekeliruan akan cepat diketahui dan segera dapat diarahkan, maka dapatlah dibuat penilaian atau evaluasi terhadap proses kerja yang lalu, dan untuk mengetahui apakah yang diberikan itu sudah dapat terlaksana sesuai dengan yang direncanakan. Yang lebih penting lagi, dengan adanya pengontrolan itu kelancaran organisasi akan tetap terjamin. Hal seperti ini agar jangan sampai disalahgunakan, umpamanya digunakan untuk mencari kesalahan orang lain, karena timbul kebencian dan permusuhan antara manager dan bawahan.


MATERI 3 CARA YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PERINTAH

1. 2.

1.

Pada umumnya orang akan merasa senang apabila kebutuhan pokok dasar manusia dapat dipenuhi. Pada pokoknya kebutuhan-kebutuhan manusia adalah: Yang bersifat materi, misalnya kebutuhan sandang pangan makananan Yang bersifat non-materi misalnya meliputi: a. Kebutuhan akan harga diri b. Kebutuhan akan rasa aman c. Kebutuhan akan rasa bilongness dan love d. Kebutuhan akan rasa berpartisipasi e. Kebutuhan akan rasa aktualisasi Kebutuhnan akan rasa harga diri Mengingat bahwa manusia pada dasarnya terdiri dari unsur cipta, rasa dan karsa , maka dengan adanya unsur ini manusia memiliki rasa harga diri yang senantiasa dijaga, dipelihara dan dipertahankan agar supaya harga dirinya terjaga. Perasan naluri manusia, bila diterapkan pada manage men dapat diambil suatu kesimpulan, bahwa seorang manager/pemimpin apabila hendak memberi perintah kepada bawahannya selain perintah harus jelas dan dapat difahami oleh yang diperintah, mak faktor utama ialah bagaimana cara memerintah atau memberi instruksi yang baik agar tidak menyinggung perasaan yang diperintah, dengan kata lain bagaimana cara agar yang diperintah merasa senang menerima perintah itu jauh dari perasaan terpaksa. Dengan adanya kesenangan kepada apa yang diperintahkan, perintah itu akan dijalankan dengan sebaik-baiknya. 2. Kebutuhan akan rasa aman Rasa aman mengandung pengertian yang sangat luas dan komplek, dan juga mempunyai pengaruh yang besar terhadap kelancaran bekerja. Rasa aman meliputi aman fisik dan mental, aman tempat bekerja, aman dengan teman sejawat, dsb. Kalau rasa aman ini tidak dimiliki oleh setiap individu, lebih-lebih bila seorang manager/pemimpin tidak berusaha menanamkannya kepada bawahannya, jangan diharap pekerjaan itu akan membawa hasil yang baik. Dalam mengerjakan pekerjaan tidak dihinggapi rasaditekan /dipaksa oleh atasannya dimana perasan semacam ini membawa pengaruh yang sangat buruk kepada kelancaran pekerjaan. 3. Kebutuhan akan rasa belongness dan love Pada prinsipnya organisasi berdiri dari satu kesatuan /bagian-bagian yang semuanya harus mendapatkan perhatian. Pengurus dan anggota organisasi mempunyai tanggung jawab akan kemjuan organisasinya. Sebab arti maju dalam suatu organisasi bukan berarti majunya suatu bagian/ depertemen saja, akan tetapi organisasi dianggap maju, kalau tiap-tiap bagian dalam organisasi itu mencapai prestasi yang baik. Prestasi yang baik tidak bisa dicapai bila ada sebagian dari departemennya yang mempunyai rasa bahwa kemajuan untuk kepentingan bukan untuk keseluruhannya. Sehingga perasaan belongness harus betul-betul tertanam di tiap-tiap individu dalam arti yang sebenarnya. Untuk mencapai hal ini seorang manager/pemimpin harus pandai-pandai menanamakan, memupuk dan mengembangkan ketrampilan dikalangan bawahannya dengan memberi contohcontoh yang baik.


4. Kebutuhan akan rasa berpartisipasi Sudah menjadi keharusan dikalangan organisasi, adanya perasaan berpartisipasi baik antara bawahan dengan bawahan ataupun bawahan dengan atasan, hal ini untuk lebih meresapkan rasa kekeluargaan di organisasi itu dan yang lebih penting lagi untuk memupuk rasa tanggung jawab terhadap organisasainya. Seorang bawahan berkewajiban menerima dan menjalankan perintah atasasnnya dengan sebaik-baiknya, melaporkan hasil pelaksanaannya dan mempertanggung jawabkan kepada yang memberi perintah. Ada baiknya seorang manager/pemimpin pada waktu tertentu mengadakan perkumpulan dengan bawahannya untuk memperbincangkan dan bertukar pikiran mengenai masalah-masalah tertentu yang dihadapi oleh manager/pemimpin, dengan adanya perkumpulan semacam ini tentu akan segera diketahui tinggi rendahnya alam fikiran bawahannya dan filsafat yang dijadikan pandangan hidup mereka. Lebih dari itu, dengan diikutsertakannya dalam memecahkan suatu masalah semacam ini akan timbul dua kemungkinan : 1. Dengan diikutsertakannya dalam memikirkan persoalan-persoalan yang harus dihadapi oleh manager/pemimpin dalam memecahkan persoalan itu dan tentunya ide/ pendapat dari bawahannya sedikitnya akn memberi tambahan pertimbangan. 2. Dengan diikutsertakannya dalam suatu perkumpulan semacam ini merupakan pendidikan untuk serta bertanggung jawab terhadap organisasinya. Bagi bawahan mengadu idenya, dan apabila salah satu idenya atau buah pikirnnya dipakai sebagai bahan pertimbangan oleh manager/pemimpinnya, akan merupakan suatu kebanggaan baginya bahwa buah pikirannya berguna, sehingga dapat diharapkan bahwa bawahannya akan berlomba dalam mengembangkan kreasinya. 5. Kebutuhan akan rasa aktualisasi Meskipunprestasi yang telah dicapai bawahannya kecil, akan tetapi bawahannya sangat mengharapkan perhatian dari atasannya. Dalam hal ini seorang manager/pemimpin harus mempunyai anggapan yang objektif terhadap prestasi yang telah dicapai walaupun kelihatannya kurang penting. Seorang manager/pemimpin tidak boleh menganggap kurang berguna hasil usaha bawahannya, sebaliknya harus menganggap penting dan harus barani melontarkan penilaian dan kalau perlu diucapkan didepan bawahan yang lainnya, dengan tujuan agar semuanya bisa melakukannya dengan harapan yang bersangkutan lebih meningkatkan kegiatan kerjanya. Dan bagi yang lain agar menjadi pendorong dan pembakar semangat untuk lebih giat berusaha mencapai prestasi yang lebih baik. Dengan demikian akan terjadi kompetisi yang akan menguntungkan bagi kemajuan organisasi. Yang akhirnya orgnisasi akan maju secara keseluruhannya. Kemajuan dan berpegang teguh kepada prinsip-prinsip yang benar dan tidak kehilangan arah atau pegangan.

FAKTOR ALAT ATAU PERKAKAS KERJA Yang dimaksud alat/perkakas keja adalah: semua alat yang dihajatkan oleh organisasi itu, seperti sekretaris membutuhkan Komputer, maka harus disediakan bahan-bahan seperti Kertas, Tinta dll. Alat-alat tidak dipentingkan barunya, akan tetapi yang penting adalah alat tersebut bisa digunakan. Supaya alat-alat organisasi tetap baik, perlu sekali adanya pemeliharaan dengan sebaik-baiknya dan kontinue. Meskipun bagaimana baiknya alat-alat, tanpa pemeliharaan yang wajar dan teratur akhirnya akan segera rusak juga. Sebaiknya meskipun alat-alat kurang baik, apabila mendapat pemaliharaan dengan sebaik-baiknya, hasilnya akan lebih baik daripada alatalat yang kurang pemeliharaan. Menyinggung masalah pemeliharaan alat-alat ada dua kemungkinan : 1. Memelihara alat-alat sejak mulai digunakan, baik alat-alat yang baru dibeli ataupun yang sudah terpakai 2. Memperbaiki setelah alat tersebut diketahui mengalami kerusakan Pemegang alat-alat organisasi sedikitnya harus mengetahui cara pemakainnya dan pemeliharannya meskipun yang bersangkutan belum dikatakan ahli dalam menggunakan alat-alat tersebut. Adanya alat-alat yang baik dan terpelihara, sangat menentukan sekali kelancaran organisasi, sebaliknya sering terjadi kerusakan alat-alat, akan menghambat jalannya organisasi.


KEADAAN TEMPAT KERJA Keadaan tempat bekerja yang menyenangkan akan menimbulkan kegairahan dalam bekerja dan dapat menjadi pendorong semangat untuk bekerja. Karena dengan adanya tempat bekerja yang teratur baik posisi tempat maupun cara pengaturan alat-alat akan mempengaruhi kerapihan pekerjaan. Oleh karena itu seorang manager harus pandai memilih tempat untuk bekerja yang sesuai dalam segala seginya baik mengenai kesehatan ataupun mengenai kerapiannya. Dalam persoalan ruang dan alat kerja, bukan soal mewahnya bangunan dan bukan serba luxnya alat-alat tetapi yang penting bagaimana cara pengaturan ruangan dan cara peletakan alat-alat. Hal ini akan memberikan kesan baik kepada siapa yang mengunjungi. Dan dengan pengaturan serupa itu, akan bisa dinilai prestasi yang didapat oleh organisasi tersebut. KETERAMPILAN KERJA Betapapun kecilnya tugas, tetap membutuhkan pelaksanaan yang baik, cepat dan hemat (up to date). Hal ini bisa dicapai kalau pelaksanaanya mempunyai faktor ketrampilan. Untuk ini diperlukan latihan-latihan secara kontinue, karena perkembangan manusia secara langsung atau tidak, akan dipengaruhi oleh latihan-latihan ini. Oleh karena itu seorang manager harus mempunyai inisiatif untuk memajukan prestasi bawahannya, sehingga tercapailah apa yang diharapkan.


MATERI 4 LEADERSHIP (KEPEMIMPINAN) 1. TEHNIK KEPEMIMPINAN Untuk melaksanakan kepemimpinan dalam mengarahkan personal, digunakan beberapa tehnik kepemimpinan. Tehnik ini dihubungkan dengan relasi antar pemimpin dan bawahan untuk ini diperlukan pembahasan pula tentang sikap mental bawahan yang dikaitkan dengan tehnik kepemimpinan sbb:

a. Tehnik otokratis Dalam hal ini pemimpin memberika perintah kepada bawahan dengan memberikan pula policy dan pengarahan yang lengkap. Pemimpin yang otokratis mengambil keputusan sendiri dengan mengabaikan pendapat bawahan. Maka bawahan akan menggantungkan diri kepada pemimpin secara keseluruhan. Bila pemimpin absen, maka semua aktifitas akan berhenti. Tehnik otokratis menghendaki ketaatan dari pihak bawahan.

b. Tehnik demokrasi Pemimpin akan membuat keputusan dengan berkkonsultasi dengan bawahan. Tetapi bawahan, mendapat kesempatan untuk mengutarakan pendapatnya. Jika pada suatu peristiwa pemimpin berhalangan hadir dalam suata pekarjaan itu tetap berjalan lancar. c. Tehnik bebas Pemimpin bertehnik bebas memberikan informasi/saran kepada bawahan untuk melaksakan pekerjaan. Seluruh keputusan diserahkan kepada bawahan. Maka tehnik bebas memerlukan bawahan yang penuh inisiatif. 2. TEHNIK KEPEMIMPINAN KAITNNYA DENGAN SIKAP MENTAL BAWAHAN a. Tehnik kepemimpinan berlawanan dengan sikap mental bawahan Sebagaimana telah dikatakan diatas, maka ada hubungan antara tehnik kepemimpinan dengan sikap mental bawahan yaitu: Tehnik kepemimpinan Otokratis Demokratis Free reign Sikap mental bawahan Ketaatan Partisipasi Inisiatif Bila bawahan ternyata taat, maka tehnik yang digunakan adalah otokratis, jika dikehendaki partisipasi dari bawahan, maka teknik yang diambil adalah demokrasi, dan yang berdekatan dengan free reign digunakan inisiatif bawahan dalam menentukan keputusan. b. Relasi kepemimpinan dan sikap mental bawahan Relasi antara tanggung jawab pemimpin dan sikap mental bawahan digambarkan sbb: Bila pemimpin menghendaki ketaatan bawahan, ia memikul tanggung jawab yang berat. Bila pemimpin menghendaki partisipasi bawahan ia membagi wewenang tanggung jawab sebagian persoalan kepada bawahan.


Bila pemimpin menghendaki inisiatif, ia melimpahkan sebagian besar tanggung jawab kepada bawahannya. c. Penggunaan tehnik kepemimpinan Pendekatan untuk menggunakan teknik perlu adanya beberapa pertimbangan yang seharusnya diperhatikan tentang kondisi yang sekiranya cocok bagi salah satu metode seperti : Bawahan secara individu, tidak ada yang sama Ciri-ciri kekompakan satu dengan yang lainnya menentukan pula kegunaan tehnik tertentu Kondisi kepribadian yang dimiliki oleh pemimpin juga mempengaruhi thnik kepemimpinan Situasi kelompok yang sering mengalami pasang surut. Situasi kepemimpinan harus selalu diganti sesuai keadan. d. Keadaan individu bawahan yang mmemerlukan tehnik otokrasi 1. Bawahan yang selalu bergantung pada orng lain dan menghendaki tindakan tegas. Ketegasan ini memberikan keyakinan perlindungan 2. Bawahan yang mempunyai sifat bermusuhan harus dihadapi dengan otokrasi untuk menyalurkan keagresifannya pada tujuan-tujuan yang membangun e. Keadan individu bawahan yang memerlukan tehnik otokrasi 1. Bila bawahan mempunyai sifat kooperatif (kerja sama) diperlukan metode demokrasi. Sifat kooperative ini dapat juga agresif, tetapi keagresifannya mengarah pada hal-hal yang menguntungkan 2. Bawahan yang suka bekerja, dalam hal ini diperlukan tehnik demokrasi f. Keadaan individu yang memerlukan tehnik free regn 1. Tehnik free reign akan dipakai untuk menghadapi bawahan yang suka bekerja sendiri 2. Bawahan yang memelukan gerakan sosial yang terpisah dan tak mempunyai kontak dengan dunia luar menghendaki tehnik free reign 3. Bawahan yang mempunyai tanggung jawab dan kemampuan yang cukup memerlukan tehnik free reign g. Kondisi yang memberikan kebebasanlebih besar kepada bawahan 1. Bila bawahan terpaksa memerlukan kebebasan 2. Bila bawahan mempunyai toleransi cukup terhadap masalah yang kurang jelas 3. Bila bawahan mempunyai kesanggupan untuk memikul tanggung jawab 4. Bila bawahan mempunyai minat pada problem dan merasakan problem itu penting 5. Bila bawahan memahami tujuan organisasi 6. Bila bawahan mempunyai pengetahuan yang diperlukan dan pengalaman yang dibutuhkan untiuk menyelesaikan sebuah problem 7. Bila bawahan dapat belajar ikut serta dalam pengmbilan keputusan. Pemimpin akan menggunakan wewenang penuh, bila kondisi-kondisi diatas menguntungkan situasi 3. GAYA KEPEMIMPINAN Dalam hal ini ada empat macam: 1. Gaya I : Pemimpin mengambil keputusan dengan penjelasan kepada bawahan ( terdapat ciri otokrasi yang agak lama ) 2. Gaya II : Pemimpin mengambil keputusan dengan berembuk dengan berembuk terlebih dahulu dengan bawahan ( otokrasi mulai ditinggalkan menuju demokrasi). 3. Gaya III : Pemimpin mengambil keputusan besama dengan bawahan ( teknik demokrasi digunakan ). 4. Gaya IV : Pelimpahan wewenang keputusan kepada bawahan ( teknik free Reign digunakan ) .


4. FAKTOR- FAKTOR PARTISIPASI BAWAHAN Faktor-faktor yang memungkinkan bawahan mengadakan partipitasi dalam keputusan ialah : a. Waktu yang disediakan : ketepatan waktu yang diperlukan bila harus diambil keputusan yang tepat. b. Keuangan : Biaya partisipasi tidak tinggi . c. Srategi instansi : Adanya rahasia instalasi yang bersang kutan yang tidak boleh diketahui bawahan . d. Saluran Komunikasi : Bawahan harus mampu dalam pemikiran untuk tingkat yang lebih tinggi . 5. KEPRIPADIAN PEMIMPIN Tingkah laku pemimpin sebagian besar dipengaruhi oleh pribadinya sendiri. Tentu saja kepemimpinannya akan didasarkan pada background , pengetahuan dan pengalamannya. Ada pun kekuatan Intren mempengaruhi adalah : a. Volume sistim yang dimiliki Hal ini amat penting untuk mengetahui perasaan tentang kemampuan bawahan untuk memikul tanggung jawab . b. Tingkat Kepercayaan pada bau`aban Dalam hal ini harusdapat dijawab siapakah kiranya yang dapat dipercaya untuk menyelesaikan sebuah problem. c. Kecendrungan sendiri dalam tebnik leadership . . Pimpinan dapat mempunyai kecendrungan untuk bertindak otokratis atau demokrasi atau Free Reign. d. Perasaan tenang dan aman dalam situasi yang tak menentu Dalam hal ini teloransi tenang ketidak jelasan harus diperhatikan sewaktu proses pengam bilan keputusan dilimpahkan kepada bawahan . Ia akan merasa kekurangan pastian bagaimana tentang hasil proyek yang akan datang bertalian dengan sifat dan typenya. 6. SITUASI KEPEMIMPINAN Situasi kepemimpinan juga mempengaruhi juga perilaku pimpinan antara lain adalah bentuk organisasi, kelompok kerja, sifat problem yang dihadapi dan tekanan waktu. 7. SIFAT-SIFAT PEMIMPIN Memimpin adalah menerapkan untuk bekerja bersama-sama menuju suatu tujuan yang dihadapi oleh semuanya. Pimpinan harus menyadari sepenuhnya/ bahwa yang dihadapinya adalah manusia dengan segala tingkah laku / sifat yang baik maupun yang kurang baik Dibawah ini adalah uraian teseture vital yang menyebutkan beberapa sifat yang vital sekali, bagi seorang pemimpin : a. Penuh energik baik rohani maupun jasmani dan giat terus menerus b. Seorang pemimpin tidak boleh berprasangka berfikiran apriori/jelek tentang bawahannya, tidak boleh lekas naik darah dan sebaiknya rasa percaya pada diri sendiri harus ada. c. Mengetahui pengetahuan yang luas tentang hubungan manusia, karena pekerjaannya yang utama itu memerlukan pengetahuan banyak tentang manusia dan hubungan antar mereka. d. Keinginan untuk menjadi pemimpin haruslah menjadi daya pendorong yang berasal dari dalam diri tidak ada desakan dari luar. Maka ia harus memancarkan semangat bekerja. e. Mempunyai kecakapan mengajar, karena seorang pemimpin tulen harus pula memberi semangat kepada anggotanya. Ia harus dapat memperkembangkan orang lain dan memajukannya. f. Mempunyai kemahiran dalam mengadakan komunikasi secara lisan ataupun tulisan/surat. g. Mempunyai kemahiran dalam bidang sosial supaya terjamin kepercayaan dan kesetiaan anggotanya. Ia harus bersifat peramah, suka menolong, senang jika anggotanya maju dan menghargai pendirian orang lain.


h. Mempunyai kecakapan tehnis untuk merencanakan, menyusun organisasi, mengambil keputusan, mendelegasikan kekuasaan, mengawasi, meneliti, dan sebagainya. Yang dimaksud kecakapan memimpin adalah berfikir dinamis dan aktif. Disamping sifat-sifat yang ada itu, masih ada yang lebih penting lagi yaitu sifat-sifat dari segi kerohanian hendaknya setiap pemimpin selalu berdasarkan pada iman yang kuat, segala tingkah lakunya, pekerjaannya, harus selalu diperhatikan karena inilah yang lebih menaruh kesadaran dan keinsyafan kepada bawahan. 8. TYPE-TYPE PEMIMPIN a. Type Pribadi Kepemimpinan pribadi dibuktikan oleh adanya kontak pribadi yang langsung dari pemimpin dengan anggotanya. Kepemimpinan semacam ini biasanya ssangat efektif didalam usaha apapun baik yang kecil ataupun yang besar.

b. Kepemimpinan yang Non-Pribadi Tidak dirasakan langsung melainkan lewat bawahannya, atau melalui non personal seperti rencana, instruksi, sumpah/janji, hubungan antara pemimpin dan bawahannyaberjalan tidak langsung. c. Kepemimpinan Otoriter Pemimpin seperti ini menganggap leadership sebagai haknya, ia berpendapat bahwa ia dapat menentukan apa dan bagaimana sesuatu harus dikerjakan. Pengawasan sangat tegang pula. d. Kepemimpinan yang Demokratis Golongan bawahannya ikut serta memberikan pendapat mereka. Ini baiknya terutama jika anggota golonaga itu terdiri dari orang-orang yang cakap dan cerdas. Jika mereka tidak mempunyai keinginan untuk bekerjasama dan mengejar cita-cita yang murni, maka type ini akan gagal pula. e. Kepemimpinan yang paternalistic (serba untuk) Pimpinan menjaga kepentingan bawahannya seperti seorang datuk mengasuh kemenakannya atau anak semangnya, melindungi, menjuruskan dan memimpin. Biasanya kepercayaannya akan diri sendiri dan kesanggupan atas bawahannya tidak dapat berkembang. f. Kepemimpinan yang terdapat didalam rombongan yang setujuan Seperti suatu perkumpulan sepak bola yang sedang berlatih 9. TEORI KEPEMIMPINAN Segala inducatif, sifat-sifat dan kwalitet yang ada pada pemimpin yaitu: a. Energi jasmani dan rohani Pemimpin pada umumnya mempunyai semangat yang besar, keuletan yang mengagumkan, kegiatan dan kecerdasan yang melebihi yang lainnya. b. Gairah Memimpin Selera akan tujuan dan jurusan memimpin. Ia akan memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang dilaksanakannya dan dengan cara bagaimana mencapainya. c. Semangat Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat. Untuk itu pada bawahannya harus digerakan emosinya, harapan dan tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin akan tetapi harus dapat membangkitkan semangat bawahannya. c. Ramah tamah Ini perlu untuk dapat menimbulkan rasa simpati bawahannya. d. Iman yang kuat Orang akan memberi kepercayaan kepada seorang pemimpin, bila mereka yakin dan percaya bahwa ia akan menepati janjinya. Pemimpin haruslah berani menanggung resiko dari kepemimpinannya, jika perlu dengan pengorbanan. e. Intelegensia ( kemahiran seorang pemimpin)


Setiap pemimpin hendaknya berpengetahuan cukup untuk mencapai tujuannya dan guna melaksanakan kepemimpinannya. f. Sanggup mengambil keputusan Proses dalam mengambil keputusan itu adalah psychologis dengan menimbang-nimbang berbagai faktor, meskipun ia berasal dari berbagai pendapat kepala bagian dan lain sebagainya. Engan adanya pengumpulan segala bahan keterangan dan faktor yang cukup, seorang pemimpin dapat dengan bijaksana mengambil keputusan.

1. 2. 3.

10. BAGAIMANA SESEORANG MENJADI PEMIMPIN Dalam hal ini ada tiga cara: Membentuk diri sendiri seperti dalam intern keluarga Dipilih oleh segolongan manusia baik secara langsung Vooting atau Formatur Ditunjuk langsung tanpa pemilihan

MATERI 5 KOMITE / KEPANITIAAN A. PEDOMAN MENENTUKAN PANITIA (KOMITE)

Pikiran pokok yang mendorong dibentuk suatu panitia komite untuk suatu tugas tertentu adalah : jika jelas nyata bahwa sebuah panitia akan memberikan lebih banyak faedah, baik dipandang dari hasil. Cara kerja maupun dari sudut lain. Beberapa patokan dimana pekerjaan panitia lebih bermanfaat antara lain : a. Bila ada sesuatu masalah yang akan ditangani dibutuhkan keterangan dan pendapat dari tenaga ahli misalnya dalam mengadakan perencanaan dimana diperlukan pendapat dan pertimbangan dan pengalaman merewka dalam masing-masing lapangan. b. Untuk suatu hajat yang membutuhkan kerja sama dari beberapa bagian. Misalnya, dalam suatu pimpinan perusahaan yang sedang berkembang pada suatu ketika keuangan menghadapi kesulitan karena macet, maka untuk mencari jalan keluar perlu didirikan suatu komite yang terdiri dari manager penjualan, pembelian, produksi dan keuangan. Tujuan komite tersebut adalah untuk mengadakan koordinasi antara keuangan perusahaan dengan kebijaksanaan penjualan, pembelian, produksi sehingga dapatlah diatasi kemacetan keuangan tersebut. Pembelian dalam produksi disesuaikan dengan kekuatan keuangan dan penjualan lebih dipergiat, penagihan atas piutang dijalankan dengan terus menerus. c. Bila sebuah organisasi menghadapi persoalan yang akibat buruknya akan dirasakan oleh seluruh anggota organisasi, maka perlu sekali untuk membentuk suatu komite guna memecahkanpersoalan yang khusus itu/. Organisasi Intra Sekolah (OSIS) pada suatu saat menghadapi persoalan yang bersifat sementara dan harus secepat mungkin ditanggulangi dengan segera, untuk keperluan tersebut perlu dibentuk panitia khusus yang membahas persoalan itu. Yang dipilih menjadi panitia hendaknya yang representatif. Perlu diperhatikan bahwa setiap pekerjaan yang akan dikerjakan oleh panitia itu akan memerlukan kecakapan serta ketangkasan, karena pekerjaan ini memerlukan waktu yang singkat serta kerapian kerja, maka anggota yang duduk adalam sebuah panitia mewakili sebagian golonghan yang berkepentingan. B. ASPEK-ASPEK YANG MERUGIKAN DALAM KEPANITIAN Seperti yang telah disebutkan bahwa metode ini juga mempunyai aspek yang tidak memuaskan, antara lain : Karena terdiri dari beberapa anggota dengan tanggung jawab yang beraneka ragam serta latar belakang yang berbeda-beda pula, maka pekerjaan panitia itu dapat tersesat jalannya, apabila dalam panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda atau bertentangan dengan yang didukung oleh sebagian keputusan, maka pendapat-pendapat inilah mungkin yang tidak menghasilkan keputusan, bahkan melahirkan tiga fikiran yang berbeda.


Waktu yang harus disediakan dan ongkos-ongkos yang dikeluarkan merupakan hal-hal yang harus diperhatiaka dan selalu diperhitungkan. Mungkin sekali anggota panitia harus mengadakan perjalanan keberbagai tempat untuk memperoleh lebih banyak keterangan. C. PETUNJUK DALAM MENJALANKAN PANITIA DENGAN EFEKTIF Rumuskanlah kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab panitia yang akan  dibentuk itu dengan tegas dan terang Pilihlah anggota panitia sesuai dengan kemampuannya  Berikanlah bantuan yang cukup kepada panitia  Rumuskanlah prosedur yang tepat sehingga gerak yang efektif dapat diharapkan  Tentukanlah ketua panitia dan ketua rapat yang tepat  Adakanlah penilaian dengan mengontrol konklusi yang diambil oleh panitia  Ongkos-ongkos yang dikeluarkan hendaknya dapat dipertanggung jawabkan  dengan hasil yang diperoleh Biasakanlah mendokumentasikan rumus-rumus yang telah disepakat, sehingga  dapat merupakan bahan-bahan yang penting untuk orgnisasikelak dikemudian hari

MATERI 6 RAPAT/ SIDANG Rapat adalah merupakan suatu pertemuan organisasi yang resmi dengan tata tertib yang agak mengikat. Sehingga keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat mengikat. Agar supaya rapat tersebut berfaedah dalam arti kata dapat mengembangkan sifat kepemimpinan, maka hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut: A. PERENCANAAN RAPAT 1. Rencanakanlah waktu-waktu tewrtentu untuk mengadakan rapat berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan mengikuti rapat 2. Acara rapat hendaknya disusun berdasarkan usul-usul yang dapat bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk panitia khusus untuk menyusun acara rapat 3. Panitia ini bersama-sama dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat 4. Konsep rapat yang telah disusun oleh panitia hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila dianggap perlu konsep acara rapat tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan perubahan-perubahan sedikit oleh ketua B. PIMPINAN RAPAT 1. Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar persoalan yang dibahas dapat dengan jelas dan terang dan dapat diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk dibicarakan 2. Usahakan agar semua pesera rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat-pendapat fikiran mereka 3. Pimpinan rapat harus snggup dapat membedakabn pembicaraan yang bersifat: 4. Mengemukakan fakta 5. Mengemukakan pendapat 6. Pimpinan rapat hendaklah menjaga agar pembicaraan tidak hanya monopoli oleh salah seorang peserta tertentu 7. Pimpinan rapat harus cakap dengan cepat dan tepat apat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan dipertimbangkan secara masak segala fikiran pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta rapat dipertimbangkan dengan sebaik-baiknyadan setelititelitinya. Dengan demikian dapat dihindari keputusan yang kurang obyektif dan kurang memuaskan. Demi untuk menambah pengetahuan kecakapan dan pengalaman dalam


seluk beluk mengenai rapat pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran baik yang memimpin ataupun yang mencatat

1. o o

2.

C. TEHNIK SIDANG / RAPAT Yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat ialah : Tempat/posisi ruangan Meja pimpinan disebelah kiri Mimbar disebelah kanan Corum Yaitu jumlah anggota/pengurus penuh yang oleh organisasi telah ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna dapat memutuskan atau merundingkan apa yang harus dirumuskan/dilaksanakan oleh suatu organisasi. 3. Jalannya rapat Rapat dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris, pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan basmalah. Kemudian mempersiapkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membacakan acara rapat sebelum dimulai. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu pula tata tertib dan disiplin sidang. 4. Persiapan pimpinan a. Catatan dan ikhtisar rencana yang akan dibicarakan dalam sidang b. Menampung segala pendapat usul yang kemudian pleh peserta sidang dan menghormatinya c. Menyimpulkan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang d. Bertindak tegas dan tidak mengakibatkan norma dekrasi disalahgunakan e. Bijaksana dalam mempertemukan pendapat yang kontradiksi (Berlawanan) 5. Tugas-Tugas Sekretaris Sidang a. Mengabsen para hadirin (mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai) b. Mancatat/membuat notulen rapat c. Membacakan hasil rapat/notulen d. Membuat laporan hasil rapat dan kirim kepada instansi yang bersangkutan 6. Tindakan pimpinan sidang dalam menyambut usul-usul yang diajukan oleh peserta sidang a. Mengulangi bunyi usul dan mengajukannya kepada hadirin/para peserta b. Menanyakan kepada hadirin/para peserta siapa yang mendukung usul tersebut c. Memperdilahkan usul tersebut (bila perlu) agar usul tersebut dibahas atau diperdebatkan d. Mengadakan pemungutan suara 7. Membahas/memperdebatkan sesuatu usul a. Jangan memperbolehkan anggota sidang berbicara dua kali jika ada yang lain belum berbicara, lalu minta bicara b. Menghentikan pembicaraan yang tidak berbicara pada point yang telah ditetuakan dan yang berbicara bertele-tele. Bagi pembicara yang kontradiksi jangan menghadapkan mukanya waktu berbicara kepada kawan yang dilawannya, hal ini untuk menghindari timbulnya suasana permusuhan antara dua orang anggota yang kontradiksi dan untuk memudahkan hadirin yang lain dalam menggapai/ menimbang alasan-alasan yang dikemukakan.


MATERI 7 ADMINISTRASI Dari kalangan para ilmuwan ilmu administrasi masih selalu diperselisihkan tentang arti atau namanya administrasi dalam bahasa belanda adalah Tata Usaha yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dll yang berupa pekerjaan kantor. Kalau diambil dari Bahasa Yunani berasal dari suku-suku kata “AD” dan “MINISTRAS”I yang berarti pengabdian atau service atau pemberian jasa didalam suatu usaha guna mencapai suatu tujuan Drs. The Liang Gie mengartikan administrasi ialah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Segi-segi adminsitrasi ada tiga macam : a. Administrasi dalam arti instusional, adalah merupakan kelompok yang menjalankan proses kegiatan kearah tercapainya suatu tujuan bersama. b. Administrasi dalam arti fungsional adalah segala kegiatan yang mendahulukan kearah mencapai sesuatu tujuan c. Administrasi dalam arti proses adalah segala kegiatan sejak dari rumusan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapai suatu tujuan

1. 2.

Menurut Drs. The Liang Gie, ilmu administrasi di indonesia ini dapat diperinci dari dua sudut : Perincian menurut unsur administrasi Perincian menurut suasana lingkungan serta tujuannya

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

A. Menurut unsur administrasi dibagi menjadi 8 ( delapan ) ilmu pengetahuan Organisasi Management Tata hubungan Administrasi kepegawaian Administrasi keuangan Administrasi perbekalan Administrasi perkantoran Administrasi humas

1. 2.

B. Menurut suasana lingkungan dapat dibagi menjadi 3 kelompok : Administrasi negara Administrasi Perusahaan


3.

Administrasi sosial

1. 2. 3. 4.

o o

o o o o

1. 2.

Seluruh cabang tersebut adalah menurut bidang-bidangnya masing-maisng dalam membahas suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan tertentu. Administrasi negara dapat diperinci dalam cabang pengetahuan khusus seperti : Administrasi tentang pajak Administrasi tentang pengajaran Administrasi tentang kesehatan Administrasi tentang kemiliteran / Administrasi militer Kalau diperhatikan dari objek administrasi, maka dapat dibagi atas dua golongan yaitu : a. Administrasi negara yang sering disebut Administrasi pemerintah yang termasuk didalamnya antara lain : Administrasi sipil Administrasi militer b. Administrasi swasta yang termasuk didalamnya : Administrasi perusahaan Administrasi kemasyarakatan Yang terdiri dari macam-macam golongan / partai Administrasi internasional Yang bergerak dibidang kenegaraan atau kemanusiaan seperti PBB, ASEAN, KIAA ( yang bergerak dibidang politik ), UNISCO, UNO ( Yang bergerak dibidang sosial ) IMF, IGGI ( yang bergerak dalam bidang ekonomi ) Segala proses dalam penyelenggaraan wewenang untuk kepentingan penduduk dalam suatu negara adalah kegiatan administrasi negara. Ada 3 unsur penting dalam suatu administrasi negara. Ada tiga unsur penting dalam suatu administrasi pemerintah yaitu : a. Organisasi b. Management c. Keuangan Dalam administrasi pemerintah organisasi yang baik amat diperlukan karena bila organisasi itu disebut baik maka jelas segala tugas kewajiban maisng-maisng pejabat atau pengurus dan unsur-unsur organisasi itu menjadi baik pula dan sebaliknya bila unsur –unsur organisasi tidak teratur dan tidak terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan maka menjadi sukar untuk dicapai. Begitu pula dalam organisasi atau pemerintah. Management adalah merupakan suatu unsur yang sangat penting dalam administrasi. Bagaimanakah caranya untuk menggerakan suatu sektor dari suatu pemerintah atau bagian –bagian dari suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Oleh karena itu peranan uang dalam administrasi segala pemerintah atau segala macam organisasi adalah merupakan suatu unsur yang tak kurang pentingnya. Adapun unsur yang lain yakni tata hubungan , ketatausahaan, dllnya itu memang penting. Tapi kesemuanya itu masih tetap dipengaruhi oleh unsur yang tiga tadi. ( unsur management dan keuangan ) Berorganisasi adalah mengatur suatu usaha harus mempunyai tujuan ( maksud tertentu ) mengenai suatu macam kerja yang tertentu dan teratur. Sebuah organisasi mempunyai bagian-bagian yang sangat erat sekali. Maksud berorganisasi disini adalah : Menghimpun tenaga sebanyak mungkin menjadi satu kekuatan Menghimpun tenaga yang berbakat Untuk bisa berorganisasi dan supaya dapat menjalankan tindakan, harus mempunyai pegangan hukum. Pegangan hukum dari suatu organissi ialah yang tercantum dalam asas-asas tetapi bergerak kesegala arah, seperti organisasi yang bergerak dalam bidang ekonomi, pendidikan, kebudayaan, kesenian, olahraga, sosial dsb. Adapun tempat bergeraknya suatu organisasi berbeda-beda, setempat, sedaerah, senegara dan sedunia. Dan bentuk organisasi ini juga bermacma-macam berupa : Badan hukum / yayasan sosial


Himpunan Ikatan keluarga Jawatan Kantor Perusahaan Biro Pederasi, dll Pegangan hukum dari suatu organisasi ialah yang tercantum dalma asas-asas organisasi. Asas ini dijadikan dasar untuk menjalankan atau melakukan pekerjaan sehari-hari.

A. SURAT

1. 2. 3.

Surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan. Berita, pernyataan atau segala sesuatu yang dinyatakan diberitakan kepada orang lain. Korespondensi ialah segala aktifitas kegiatan mulai dan menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk dikirimkan surat dapat digolongkan menurut : Golongan yang berbentuk kartu pos Golongan yang berbentuk warkat pos Golongan yang berbentuk bersampul a.1 PENYELENGGARAAN SURAT Sebelum menulis kepada orang lain hendaklah difikirkan dahulu apa-apa yang hendak dituliskan diatas surat itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimka. Hendaklah diperhatikan pribadi seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahulu hendaklah surat itu dalam bentuk konsep atau kertas cakaran ( kladpaper ) sebelum dicantumkan diatas kertas surat itu. Yang dimaksud dengan surat berkepala adalah kertas yang dibubuhi : Nama alamat pengirim atau nomor telepon Nama ( nama bagian ), alamat pengirim dan ruangan untuk nomor, hal dan lampiran surat kertas surat berkepala seperti yang dimaksudkan diatas biasa didapati pada surat-surat perorangan yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian ( b ) sering dipakai oleh jawatan-jawatan pemerintah, instansi, perusahaan-perusahaan atau organisasi lainnya. b.2 NOMOR SURAT Tidaklah semua surat memakai dna memerlukan nomor. Nomor surat hanya lazim dipakai untuk surat-surat resmi seperti yang diselenggarakan oleh jawatan-jawatan, badan pemerintah, swasta atau organisasi lainnya. Ini disebabkan oleh besarya faedah yang diambil dari surat itu antara lain : 1. memudahkan pencarian surat itu dari tempat penyimpangannya 2. dapat diketahui banyak sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau sebulannya

Nomor surat itu ada 2 macam yaitu : b.2.1 Nomor surat lengkap, yaitu terdiri dari : 1. Nomor urut surat 2. Kode bagian, bendel, bulan dan periode pengurus 3. Tahun Contoh : 088/UP/F/III/2006 088 : Nomor surat yang dibuat UP : Kode bagian kantor yaitu urusan pegawai F : Kode bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam bendel F III : Kode bulan, surat itu dibuat pada bulan maret 2006 : tahun pembuatan surat tersebut. b.2.2Nomor surat tidak lengkap terdiri dari :


Nomor / kode Nomor / tahun Jenis-jenis surat 1. Surat partikelir 2. surat dinas 3. surat dagang Isi surat dapat dibagi menjadi : 1. pembukuan surat 2. isi surat yang sebenarnya 3. penutup surat b.3. PEMBUKAAN SURAT Pembukaan surat sering berlainan dan dibuat sesuai dengan selera dari siapa saja yang akan mengirimkan surat. Tetapi tidak segala surat dapat memakai pembukuan menurut sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan kalimat-kalimat tertentu seperti surat dagang, surat-surat permohonan, surat-surat keputusan, surat-surat keterangan dll.

b.4. ISI SURAT Isi surat banyak macam ragamnya. Untuk menyusun isi surat orang dapat leluasa sekali dan boleh memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi surat itu. Agar supaya penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang dipakai harus sederhana. Tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang. Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya, kalimatnya pun harus teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya. Seperti surat-surat korespondensi, surat keputusan ( besluit ), surat - surat keterangan lain sebagainya. Adapun surat-surat yang tidak termasuk golongan yang dimaksudkan diatas, memakai istilah semua. b.5. PENUTUP Semua surat harus ada penutupnya, sebab kalau tidak ada penutupnya dapat menimbulkan prasangka yang tidak-tidak. Sudah selesaikah surat itu ? apa lanjutan dari persoalan yang dimakud dari persoalan yang dimaksud dalam surat itu ? dan lain sebagainya b.6. LAMPIRAN SURAT Kadang-kadang ada surat yang disertai surat lain atau turunan surat yang lain seperti pokok acara sidang. Susunan pengurus, surat keterangan dokter, dsb. Yang lazimnya dinamakan lamaran. Kalau ada surat yang diberi lampiran seperti ini harus diterangkan dalam surat, dengan kata-kata lamaran contoh : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi ada 3 buah surat sebagai lampirannya. b.7. Tembusan surat / tindasan surat Surat diberi tidasan atau tembusan, bila persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau ada hubungan dengan pihak / instansi lain. Dengan maksud supaya instansi tersebut mengetahui persoalan yang dimaksudkan d alam surat tersebut. Kepada siapa tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu. Yang biasanya ditulis dibagian bawah sebelah kiri. Surat resmi paling sedikir dibuat rangkap dua, yang asli / paling atas dikirikan dan yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip.

1. 2. 3. 4.

Contoh tembusan : Yth. Bapk Camat Kec. Parungkuda Yth. Bpk Kapolsek Kec. Parungkuda Bpk. Danramil 0712 Parungkuda Arsip


b.8 . STEMPEL disebelah kiri tanda tangan sekretaris ( jika memang ada ketuanya Sebagian tanda tangan harus terkena stempel tidak diatas tanda tangan dan tidak pula menutupi tanda tangan itu Tidak diulangi walaupun kurang jelas / terang

Contoh : Ketua,

Sekretaris,

HENDRIYANTO

WINA KUSTIANI

Contoh surat resmi :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH ( O S I S )

SMA ISLAM MIFTAHUSSA’ADAH PARUNGKUDA – SUKABUMI Jln. Pakuwon Km.1 Parungkuda Telp.(0266) 534109 Sukabumi 43357

No Lampiran Perihal

:002/OSIS.SMAIM/PHBI/IX/2006 :: Undangan

Parungkuda, 7 Sept2006 Yth : Ketua OSIS ……………. . diTempat

Assalammu’alaikum Wr.Wb. Pertama-tama marilah kita panjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Sholawat dan Salam semoga tercurahkan kepada junjungan kita, yakni Nabi Muhammad SAW. Dalam rangka mempererat tali silaturrahmi dan rasa mahabah kepada Nabi Muhammad SAW. Kami selaku Pengurus OSIS SMA Islam Miftahussa’adah Parungkuda, bermaksud akan merayakan peringatan Isra’ Mi’raj Nabi Muhammad SAW 1427 H, yang insya Allah akan di laksanakan pada : Hari / tanggal : Sabtu, 9 September 2006 Waktu

: Pukul 08.00 s.d Selesai

Tempat

: Lapangan SMAIM Parungkuda

Mubaligh

: K.H. Abdullah Gymnastiar

Demi kelancaran dan kesuksesan acara tersebut kami selaku pengurus mengharapkan kehadiran dan partisipasinya untuk berkenan hadir tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kehadiran saudara, kami ucapkan terima kasih.


Wassalammu’alaikum Wr. Wb. Parungkuda, 7 September 2006 Sekretaris

Ketua OSIS SMA

Hendriyanto

Wina Kustiani

Mengetahui, Kepala SMAIM

Yaspik Albi, S.Ag

Pembina OSIS SMAIM

Ade Anwar Hidayat

Tembusan : Yth. Ketua YPI Miftahussa’adah Arsip B. ARSIP Arsip ialah suatu perkumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan. Agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat diketemukan. Yang dimaksud dengan arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte –akte dll. Atau singkatnya ialah pembendaharaan surat-surat termasuk didalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab. Baik mengenai benda-benda surat yang bermacam-macam itu . maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat yang disimpan. Penyimpanan itu ditempatkan ditempat khusus dan tertentu. Kata-kata arsip berasal dari bahasa belanda “ARCHIEF” yang berarti simpanan dan dalam bahasa inggris “FILE”. Dalam bahasa latin “ARCHIEVUM” yang berarti penyimpanan atau gedung tempat penyimpanan surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang dll. Jadi yang dimaksud dengan arsip ialah penyimpanan surat-surat baik yang dikirim atau diterima dalam masa satu tahun dari kantor-kantor, atau jawatan –jawatan atau organisasi lain.

1. 2.

b.1. Macam-macam Arsip ada dua macam : Arsip surat keluar Arsip surat masuk Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut : “MAP” dan inipun bermacam-macam antara lain : Stop map polio untuk menyimpan surat yang akan ditanda tangani oleh kepala Snelhecter map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb Order map ada 2 macam : 1. yang besar berukuran 28,5 x 34,5 cm, untuk menyimpan laporan daftar gaji dll 2. yang besar berukuran 28,5 x 17,5 cm, untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb b.2. Sistem Kearsipan Ada dua macam sistem kearsipan : 1. Berdasarkan “nomor surat” ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masingmasing seperti surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan dengan suratsurat yang berhubungan dengan keuangan 2. Berdasarkan “perihal” ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal. Contoh : surat-surat yang berkenaan dengan undangan, maka surat itu diarsipkan pada kelompok yang berkenaan dengan masalah itu


b.3. Bagian-bagian arsip 1. arsip permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungannya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan, seperti akte pendirian, surat perjanjian, dokumentasi rahasia, surat berharga dll 2. arsip aktip ialah dari surta-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan 3. arsip inactip ialah arsip dari surat yang sudah jarang dipakai lagu ( umumnya surat-surat yang lebih dari 5 tahun ) Masalah kearsipan sangat penting, sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staf khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditempatkan menjadi satu. b.4. Keuntungan-keuntungan pemusatan arsip Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat-tempat yang tertentu Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadangkadang bisa hilang, terlupakan dsb Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi bisa terjamin

-

b.5. Cara –Cara Penyimpanan Arsip a. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor b. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar c. Semua surat-surat keluar dijadikan satu diberi tanda “SK” (surat keluar ) pada sudur kanan atas surat-surat tersebut. Demikian pula untuk surat-surat masuk dengan kode”SM” (surat masuk ), kode ditulis dengan pensil berwarna d. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemusian dipisahkan menurut bagian bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb ) jadi arsip bagian yang mempunyai bundel sendiri e. Selesai penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baru surat disusun biasanya tiap bandel dimana induk ( nomor polite ) yang bersifat kode. Yakni untuk memudahkan pemeriksaan. f. Selesai dengan penggolongan- penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat pelobang yang dinamakan “PERFORATOR” bentuk bendel ini ada 2 macam : 1. Snelecther 2. ordener g. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam suatu rak yang disebut rak arsip h. Rak ini masih dipisahkan lagi yaitu : rak arsip surat masuk rak arsip surat keluar b.6. Perumusan Arsip Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih waktunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara. Organisasi tertentu, perusahaan dll. b.7. Surat yang segera disimpan a. surat yang tidak memerlukan jawaban b. surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urutan pekerjaan jawatan kantor atau perusahaan yang menerima surat itu


c. surat yang harus segera dipelajari dan diketahui, karena tidka lama sesudah itu persoalan itu persoalannya sudah merupakan suatu yang basi ( tidak penting ) b.8. Surat Yang Tidak Segera Disimpan a. surat yang memerlukan jawaban atau balasan b. surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan kantor atau perusahaan yang bersnagkutan c. surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan kantor atau jawaban d. surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan e. surat intruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan kantor, jawatan, perusahaan dsb. f. Surat lain yang dianggap penting tentang isi dna maksudnya bagi urusan pekerjaan jawatan, kantor dsb, untuk mempelajari berulang-ulang bilamana diperlukan seperti surat yang memuat peraturan perundang-undangan dsb. Setelah surat-surat tersebut sudah dianggap tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya

C. BUKU AGENDA SURAT Buku agenda adalah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh satu kantor jawatan. Atau disebut juga buku yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya surat. Orang yang melaksanakna pekerjaan hal disebut agendaris c.1. Cara Penggunaan buku agenda ini ada 2 macam : 1. Secara double ( berganda ) surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda : a. agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim b. agenda masuk, untuk mendata surat-surat yang diterima 2. Secara single ( tunggal ) surat yang diterima dan yang dikirim, diagendakan dicatat dalam sebuah buku agenda saja. a. Buku agenda umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor b. Buku agenda bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor c.2. Mengagendakan surat 1. mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat 2. pada awal bulan dalam satu tahun c.3. Menutup Agenda Buku Agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya : 1. Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai garis tertutup 2. dua garis setelah garis penutup itu dicantumkan kata-kata c.4. kewajiban agendaris ( orang yang bertugas ) memegang buku agenda ialah : 1. mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan surat-surat itu masing-masing 2. mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surta-surat diagendakan 3. bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik dibagian / lingkungan sendiri atau dibagian lain

Contoh agenda surat secara double : Tgl

Nomor agenda Tanggal

SURAT MASUK Nomor Lamp Dari


ket hal

09/08/06 03/OSIS.SMAN/VI/2006

Tgl

Nomor agenda

09/08/06 002/OSIS.SMAIM/ PHBI/IX/2006

08/08/06 02/OSIS.SM AN/II/06

1 1 lembar

OSIS SMAN

Undangan

SURAT KELUAR Kepada Perihal Lampiran OSIS MAN Cibadak Undangan 1 lembar

KET

Contoh agenda surat secara Single : No. urut Masuk Keluar

Tanggal Masuk Keluar

Surat Masuk Keluar

Alama t

Lamp

Hal

Ket

D. BUKU EXPEDISI Buku expedisi disebut juga “BUKU PENGANTAR SURAT” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan expedisi disebut expeditur. Buku expedisi dibagi menjadi dua : 1. Buku expedisi ekstern ( buku ekspedisi luar kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melihat kantor pos 2. Buku expedisi intern ( buku ekspedisi dalam kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja Faedah Buku Expedisi : a. untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan kekantor-kantor / jawatan-jawatan b. untuk tanda bukti bagi pengantar surat bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan c. untuk menghormati yang dikirim

Contoh buku ekspedisi : No

a

Tanggal kirim b

Surat yang diserahkan Tgl Nomor Banyak c d e

Alamat

f

Paraf penerima g

Keterangan : a. tempat menulis nomor surat yang diserahkan b. tempat menulis pembuatan surat yang dikirim c. tempat menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan d. diisi dengan nomor surat yang diserahkan e. diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan f. tempat untuk menulis kepada siapa surat itu akan dikirimkan g. tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang menerima penyerahan kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan E. DISPOSISI

Disposisi berarti catatan singkat, yang disebut petunjuk. Yang dimaksud Disposisi adalah Petunjuk kepala Kantor/ Direktur/ Pimpinan kepada bawahannya. Cara memeberi disposisi : 3. Ditulis dengan singkat ditempat surat kosong 4. Kemudian diparaf 5. Diberi tanggal /waktu, bawahnya Contoh : 1. Print Out 50 x 2. Balas tidak ada lowongan


10/ 09/2006

1. 2.

15/09/2006

Keterangan Diperintahkan mem prin out 50 lembar Diperintahkan membalas surat tsb Yg menyatakan tidak ada lowongan F. BUKU KAS Buku kas atau juga disebut kas book ialah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas Buku kas dapat dikerjakan dengan : a. cara folio ( scontro ) - cara folio dwi fagina - cara folio satu fagina ( camera ) b. cara tabelaris f.1. CARA FOLIO DWI PAGINA Buku kas yang dikerjakan secara dwi pagina terdiri dari 2 buah muka / halaman yaitu : 1. halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu 2. halaman credit, yang dipergunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab / alasan dikeluarkannya uang tersebut. 1. Halaman debet Halaman debet ini terdiri dari beberapa kolom antara lain : 1. dipergunakan untuk mencatat tanggal dicatatkannya pemasukan yang tersebut 2. dipergunakan untuk mencatat keterangan-keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas 3. dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari bukti-bukti penerimaan uang tersebut 4. dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu

2. a. b. c. d.

Halaman Credit Halaman credit ini terdiri dari beberapa kolom antara lain : dipergunakan untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut dipergunakan untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu

f.2. CARA FOLIO SATU PAGINA ( CAMERA ) Buku kas secara satu pagina ( camera ) adalah pembukuan keluar masuknya uang didalam satu halaman ( satu pagina ). Biasanya buku secara ini dilakukan oleh kantor-kantor kecil. Buku kas secara camera ini terdiri dari beberapa kolom, yaitu : Kolom 1 : dipergunakan untuk mencatat tanggal penerimaan maupun pengeluaran keuangan Kolom 2 : dipergunakan untuk menuliskan : a. penerimaan uang dengan menyebutkan sumber uang didapat b. pengeluaran uang dengan menyebutkan keperluan pengeluaran uang tersebut kolom 3 : dipergunakan untuk menulis nomor urut dari buku kas yang ada, baik bukti kas penerimaan maupun pengeluaran kolom 4 : dipergunakan untuk menuliskan jumlah penerimaan uang kolom 5 : dipergunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran uang


CONTOH BUKU KAS FOLIO DWI PAGINA BULAN AGUSTUS TGL 1 agt

URAIAN NBK Iuran anggota 1 Uang olah 2 raga Jumlah

JUMLAH Rp.12.000,Rp. 10.000,-

TANGGAL 1 Agustus 2 Agustus

Rp. 12.000,-

URAIAN NBK Gula 1 kg 1 Lampu 2 2 bh Jumlah Saldo

JUMLAH Rp. 3.000,Rp. 2.000,-

Rp. 5.000,Rp. 7.000,-

CONTOH BUKU KAS FOLIO SATU PAGINA BULAN AGUSTUS TANGGAL

1 Agustus

1.

URAIAN

Iuran anggota Uang olah raga Membeli Gula 1 kg Membeli Lampu 2 bh Jumlah Saldo

NBK

1 2 3 4

JUMLAH PEMASUKAN PENGELUARAN Rp. 12.000,Rp. 10.000,Rp. 3.000,Rp. 2.000,Rp. 22.000,Rp. 5.000,Rp. 17.000,-

G. AD DAN ART ORGANISASI Anggaran Dasar Organisasi Setiap negara yang mempunyai pemerintahan bercorak demokrasi tentu memberikan berbagai macam hak kepada penduduknya yaitu hak untuk berhimpun dan berapat atau lazimnya disebut dengan hak berorganisasi Pada saat ini banyak diketahui berbagai macam perhimpunan yang bertujuan politik, sosial, ekonomi dsb. Bagi suatu negara yang mempunyai pemerintahan teratur, berlakukah undnag-undang dasar dan undang-undang yang diciptakan dan dipakai untuk menjamin keselamatan negara itu beserta penduduknya. Undang-undang atau peraturan- peraturan yang berlaku diperhimpunan perhimpunan / organisasi- organisasi disebut anggaran dasar. Anggaran dasar tersebut dibuat oleh team tertentu yang membentuk perhimpunan tadi dna selanjutnya diakui dan disahkan oleh rapat / sidang anggota lengkapnya yang diadakan untuk pertama kali. Anggaran dasar yang telah disahkan dna diakui itu mempunyai kekuatan dan kekuasaan terbesar dan tertinggi. Semua dari masing-masing perhimpunan atau organisasi yang mempunyai anggaran dasar baik itu pengurus ataupun sebagai anggota wajib untuk tunduk terhadap apa yang dinyatakan oleh anggaran dasar suatu organisasi. Penyusunan pasal demi pasal untuk membuat anggaran dasar tidaklah mudah, karena inilah yang akan menetapkan tujuan dari perhimpunan atau organisasi dan yang akan menentukan cara-cara suatu organisasi. Anggaran dasar dalam suatu organissi yang teratur rapi dan baik tentu akan memuat antara lain : 1. dasar dan tujuan organisasi 2. uraian mengenai cara mencapai tujuan organisasi 3. syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi anggota organisasi itu beserta hak-hak dan kewajiban-kewajibannya masing-masing 4. cara memperoleh sumber-sumber keuangan 5. peraturan-peraturan dan kewajiban pengurus organisasi 6. peraturan tentang rapat organisasi 7. pedoman dan petunjuk tentang masalah-masalah yang harus diatur dalam AD dan ART pada organisasi itu 8. peraturan tentang perubahan anggaran dasar organisasi 9. peraturan – peraturan tentang cara pembubaran organisasi itu


10. peraturan lain yang memperbolehkan pengurus organisasi sesuatu yang tidak disebut didalam AD dan ART.

itu mengambil keputusan

2. Anggaran Rumah Tangga Organisasi (ART ) Telah ditegaskan bahwa dalam AD suatu organisasi hanya dicantumkan hal-hal yang penting saja. Sedangkan dalam ART ini disebutkan dna ditentukan hal-hal yang sewaktu-waktu dapat diubah yang antara lain tergantung kepada maju mundurnya suatu organisasi ataupun juga dikarenakan oleh peredaran zaman ( kalau memang hal tersebut mempengaruhi pertumbuhan organisasi ) Anggaran Rumah Tangga harus dibuat sedemikian rupa, sehingga coraknyapun tidak bertentangan dengan AD organisasi tersebut.

Yang dimuat dalam ART ialah : 1. hal-hal yang mengenai fungsi, wewenang dan tugas pengurus-pengurus dan anggotaanggota organisasi 2. tentang pemberhentian dan pemecatan pengurus / anggota 3. tentang dapat dan tidaknya suatu keputusan yang diambil dala rapat, disahkan atau tidak disahkan berdasarkan jumlah anggota yang hadir dalam rapat atau sidang tadi 4. hak mengeluarkan pendapat atau suara 5. urusan pemakaian keuangan organisasi 6. acara yang harus dibicarakan dalam rapat-rapat atau sidang musyawarah organisasi dll yang dianggap penting selain dari tersebut diatas.

MATERI 8 TEHNIK BERPIDATO / CERAMAH A. SENI BERBICARA Rhetorika adalah suatu cara tentang bagaimana seni berbicara, jadi titik pangkal retorika adalah bertitik berat pada seni dan kepandaian yang praktis. Banyak orang berpendapat bahwa kemampuan berbicara di depan umum adalah sematamata dari bakat alami,namun adalah kenyataannya bahwa bakat tidak akan berkembang melalui pendidikan dan latihan yang intensip. Retorika dalam islam sudah disusun kerangka dan syarat-syaratnya, dan bahkan ketentuan-ketentuannya. Cara menyajikan pidtao itu harus diperhatikan, dipelajari dan dilatih. Jadi disinilah peranan seseorang yang ingin sukses dalam pidatonya mutlak harus mendalami teori-teori Rhetorika.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

B. CARA MENERAPKAN RHETORIKA Marilah kita masuki point-point dalam menjalankan kepercayaan umum kepada kita untuk berpidato, untuk itu perhatikanlah hal-hal dibawah ini : Mempersiapkan diri Penguasan materi dan penghayatannya Memperhatikan kondisi jamaah Penguasaan bahasa Latihan / riyadloh intensif Konsentrasi / kesiapan mental Memulai pembicaraan Sikap, gerak dan mimik Suara dan pengucapannya Kontak jiwa Humor Cecking kilat 1. Mempersiapkan Diri


Persiapan diri disini adalah memilih ketetapan materi yang akan disampaikan, menyusun dan membentuk suatu struktur materi pidato dalam satu susunan yang sistematis. Termasuk dalam persiapan juga adalah masalah kesehatan, termasuk didalamnya kegembiraan jiwa. Istirahatlah yang cukup, jagalah kesehatan badan dan ingat jangan berpidato dalam keadaan sakit, perut kenyang, kosong, ngantuk dsb. Siapakah pula pakaian yang akan kita gunakan untuk tampil, pakaian yang sopan, wajar, pantas, dan bukan yang mahal. Jangan lupa rasulullah saw, paling senang dengan warna putih dan selalu menjaga kerapihannya. Jangan coba-coba pidato tanpa persiapan tersebut diatas. Kalau anda tidak punya persiapan, lebih baik anda jangan pidato, diatas mimbar kegagalan sedang menanti anda. Ingat nilai suksesnya pistao seseorang 90% terletak pada persiapan yang matang, ia tampil diatas mimbar seperti hanya setengah berpakaian. 2. Penguasaan Materi Dan Penghayatannya Penguasaan materi dalam berpidato mutlak harus dimiliki oleh pembicata, kalau raguragu tinggalkan, beralihlah pada permasalahan yang telah diyakini. Membicarakan sesuatu yang masih ragu- ucapan kita tidak akan mentap, kalau hal itu dibiasakan, maka anda akan mendapat titel “TONG KOSONG NYARING BUNYINYA” Segala sesuatu yang keluar dari keyakinan, maka akan diterima oleh keyakinan pula. Adapun materi yang akan kita persiapkan dna kita kuasai adalah materi yang telah kita susun secara sistematis. Materi tersebut, sebagai seorang muslim, harus bersumber dari qur’an dna hadist. Selebihnya bisa didapat dari : - Perpustakaan : meliputi kitab –kitab agama / umum, majalah, buletin dll - Pengalaman : pengalaman pribadi atau orang lain ( dalam menceritakan pengalaman pribadi, jauhkan egoistis keakuan ) - Masyarakat : situasi, kondisi dan kenyataannya - Dokumentasi : kliping, rekaman pidato dll Himpun dan susunlah bahan-bahan tadi menurut letak dan tempatnya yang sesuai, sehingga menjadi satu karangan yang indah dan menarik semua orang. Setelah disusun secara sistematis, barulah dibuat dengan gaya pidato yakni dengan kalimat yang teratur, terang dan mengesankan. Itulah rahasia pidtao yang memikat. Mengenai penghayatan pidato, seorang orator yang baik, pasti akan mampu menyatukan materi yang telah disusun dengan diri dan penampilannya sehingga menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Dengan demikian, maka apa yang anda sampaikan akan merupakan satu penjelmaan dari keyakinan si pembicara. 3. Memperhatikan Kondisi Jamaah Seseorang yang akan tampil keatas mimbar harus tahu keadaan / kondisi jamaahnya. Hal-hal yang harus diketahui : a. Latar belakang pendidikannya b. Adat istiadat setempat c. Perekonomiannya d. Lingkungan sekitarnya Ketahuilah berbicara dimasyarakat awwam dengan mempergunakan bahasa yang ilmiah sama dengan menuang air tong kedalam cangkir. Sebaliknya, kalau berbicara dihadapan para intelektualis kita bicarakan soal –soal yang rendah, maka kita akan tidak menarik perhatian mereka. 4. Penguasaan Bahasa Bagi seorang Rhetorik, bahasa merupakan sarana pokok baginya untuk menjabarkan, melahirkan, menggambarkan apa yang dimaksud. Seorang pembicara dinilai berhasil apabila ia bisa membuat manusia lain mengerti apa yang dikemukakannya. Dalam mengemukakan bahasa, haruslah kita yakini benar akan kebenaran dan ketepatan bahasa yang kita gunakan. Bila ia salah, maka tunggulah kekecewaan masyarakat.


Perhatikan bahasa yang digunakan oleh ornag-orang pintar, sebab ini akan menambah pembendaharaan kata dan bahasa yang kita punyai. Carilah dan perbanyaklah sinonim kata didalam kamus. Jangan berkata porno, kotor, gunakan bahasa yang sopan, jelas, tepat dan indah. Jangan mencela / mencemooh seseorang atau golongan. Kalau anda menggunakan teks, baca dulu berulang-ulang dan jangan terlalu terpaku pada teks. 5. Latihan / Riyadloh Semua perkara yang tanpa dibiasakan adalah merupakna suatu hal yang snagat sulit. Begitu pula kalau kita berbicara akan terasa susah dan berat bila tidka dilatih dan dibiasakan. Kaca dan tape recorder dapat menolong anda dalam berlatih, baik latihan mimik, sikap, aksentuasi, materi dan bunga rampai, sehingga kita akan tahu dengan segera kekurangan – kekurangan yang kita sandang dan sekaligus bisa langsung kita perbaiki. Tampil tanpa persiapan adalah sangat salah ………!! Berlatihlah secara intensif, ucapan harus fasih. Apabila mendapat materi baru, maka cobalah untuk langsung dipraktikan, ulangi beberapa kali sampai merasa bahwa materi tadi sudha tersimpan rapi didalam fikiran kita. Yang paling penting lagi adalah pengucapan bahasa arab harus diusahakan sefasih – fasihnya. Biasakanlah ….! 6. Konsentrasi Seorang juru pidato disamping harus punya kesiapan jasmani, juga harus memiliki kesiapan mental, karena pada saat ia sedang berdiri diatas mimbar segenap jiwa dan raga haruslah dicurahkan pada penghayatan apa yang dipidatokan kalimat demi kalimat, bahkan kata demi kata. Seornag agitator kerapkali gagal berbicara dihadapan jamaahnya hanya lantaran tegang, mungkin karena persoalan dengan isterinya. Kawannya ataupun karena masalah – masalah kecil yang terlalu ia besar –besarkan dan itu sangat berpengaruh negatif pada saat berpidato , atau beberapa saat sebelum naik ada sesuatu yang menjengkelkan. Nah obat untuk meredakan ketegangan dan kejengkelan adalah konsentrasi dan keikhlasan. Kalau itu belum juga berhasil, maka pejamkanlah mata anda sambil berdo’a memohon kepada Allah SWT seperti yang anda sambil berdo’a, memohon kepada Allah seperti yang dilakukan oleh nabi musa, as. :” Robbisrohli sodri wayasirli amri wahlul ukdatammillisani yapkohu kouli” 7. Memulai Pembicaraan Seorang juru pidato barulah bisa dikatakan berhasil apabila mampu memasukan isi pidatonya menjadi milik pendengar. Sekarang kita mulai peran kita sebagai juru pidato : Majulah keatas dengan penuh keyakinan dan wibawa yang anda miliki Setelah naik, sapu pandangan anda keseluruh jamaah, tempatkan dan periksa pengeras suara, jangan ditiup Mulailah dengan salam, tenang, jangan tergesa-gesa ( gunakan salam khas anda ) Tanamkan perasaan cinta, kawinkan hati anda dengan hati pendengar Hargailah kesempatan emas anda Dr. Abd.Aziz, juru pidato kedutaan berkata : “ Pidatomu baru akan kawin dengan pendengar, bila keluar dari hatimu”, 8. Sikap, Gerak Dan Mimik Anda sekarang telah diatas podium, berdirilah dengan mantap, tegap, dan seakan – akan mampu dijadikan tempat bergantung yang tidak tergoyahkan. Hal ini menunjukan bahwa seorang muslim harus tegak dalam pendirian, punya keteguhan jiwa, mantap, berwibawa, tapi tidak mengesankan kesombongan. Nabi kita sendiri kalau berpidato selalu bersikap gagah, berwibawa dan tangkas, beliau berdiri diatas mimbar bagaikan seorang panglima perang, sinar matanya


menelusuri hati para sahabat, sehingga kalau beliau bicara tegas, para sahabat semua terdiam, sebaliknya kalau beliau bercerita tentang kesedihan dan penderitaan semuanya ikut menangis, itulah pidatonya nabi besar kita muhammad SAW. Kalau pendengar sedang menatap muka anda, janganlah anda memalingkan wajah anda karena kalah wibawa. Pancarkan wajah anda dengan penuh kesungguhan. Jangan memandang kesatu arah saja, bertindaklah seolah-olah semua ornag mendapat perhatian dari anda. Bila berbicara dengan semangat, maka perlihatkan muka yang dihiasi dengan keyakinan, namun apabila berbicara tentang kesedihan dan penderitaan, tundukkan wajah sedikit, mata dikecilkan ( meredup dalam kesayuan ) Kalau anda hendak menghimbau, pergunakanlah kata-kata bersayap atau berhikmah, ucapkan dengan wajah yang tenang, lemparkan senyum kecil pada jama’ah. Kalau anda hendak bercerita mengenai kesulitan, sampaikanlah dengan kening berkerut , sebaliknya kalau yang anda sampaikan adalah tentang kesenangan, permanislah wjaha anda, sedangkan masalah yang menjjikan, , kalau hendak kita utarakan, maka angkatlah bahu anda sedikit, mata dipicingkan dan kening dikerutkan sedikit saja. Gerak daN mimik muka hendaknya jangan terlalu berlebihan, berbuatlah sewajarnya dan sesederhana mungkin, apalagi forum khutbah, jangan sekali-kali anda memakainya. 9. Suara Dan Pengucapannya Pembicara adalah bukan guru yang sedang mengajar di kelasnya. Karena itu kita harus mampu berbicara lantang. Untuk memperoleh tekanan-tekanan yang tepat pada tiap kalimat dan kata, kita harus sering membaca teks dengan suara dan dengan memperhatikan tanda baca pada teks tersebut. Janganlah anda berpidato dengan suara dan nada yang datar selalu, tapi pariasikanlah suara dan tekanannya agar tidak membosankan pendengar. Seorang orator yang baik akan tahu pada bagian mana ia harus bersuara tinggi, rendah lembut dan terkadang bertempo cepat. Namun ingat gelombangnya harus diperhatikan baik-baik. Awas ! jangan meninggikan suara dan merendahkannya secara mendadak. Kalau ini anda lakukan, maka pendengar akan segera mengerti bahwa anda bukanlah penceramah yang baik melainkan tukang sandiwara 10. Kontak Jiwa Kontak spirit atau hubungan jiwa adalah satu hal yang harus mampu dijalankan dan dijalinkan antara kita sebagai pembiacra dan jamaah sebagai audience. Kontak jiwa ini berfungsi sebagai pengikat jalinan yang menyatukan batin dna menimbulkan keasyikan para pendengarnya. Kalau ornag sudah tidak antusias kepada siapa saja selama mata mereka masih stabil melihat kearah kita, kalau matanya telah berpaling, maka lebih baik anda cukupkan pidato anda sampai disitu. Untuk mendapatkan kontak jiwa perhatikanlah ini : a. Dapat menyalami jiwa jama’ah hidangkan pada setiap pembicaraan, soal yang masih hangat dan dirasa masih sering ditulis koran dan majalah b. Pembicara harus jujur dengan cita-cita dna keyakinan yang dianutnya. Kalau sipembicara punya konsep ia pun harus yakin dengan kebenaran konsepnya, hingga pendengar merasa sedang diarahkan kejalan yang memang benar-benar baik. c. Apa yang dipidatokannya telah dipahami benar dan ia yakin keterangan demi keterangannya benar, karenanya ia akan mampu berbicara keluar dari lubuk hatinya. d. Mengetahui ilmu jiwa massa ( umpama dalam khutbah )

Dalam masa psikologi ( ilmu jiwa massa ) dikatakan massa itu punya beberapa ciri antara lain : 1. Massa mudah percaya, apalagi dengan kata-kata yang memuaskan hati 2. Massa gemar pada hal yang serba pasti


3. Massa yang banyak biasanya kurang keinginannya untuk berfikir, jadi sampaikan point-pointnya saja 4. Massa senang pada hal yang menakjubkanm hebat dll 5. Massa mudah tersinggung 6. Masa bersifat panatik dan karena jumlahnya. Maka mereka lebih pemberani 7. Masa tidak sabar, ingin cepat selesai, cepat dapat tahu kesimpulan pembicaraan kita dan ingin cepat mempraktekkan 11. Humor dan Lelucon Pada saat-saat tertentu dalam pidato, sebagai selingan memang perlu mengemukakan kata-kata yang menggelitik hati. Itu tidak berarti kita melawak, namun dalam humor ini sang pembicara harus sopan, jangan sampai image pendengar kepada sesuatu yang tidak patut, apalagi sampai berbau pornograpi itu akan meninggalkan kesan buruk bagi pendengar, jangan pula melontarkan humor-humor yang dipaksakan. Nanti malah berkaibat “tidak lucu”, kasihan . Apabila pembicara telah berhasil membuat para ha dirin tersenyum, maka itu berarti: Anda berarti telah berhasil meringankan ketegangan pendengar, sehingga mereka  siap dengan keseriusan baru Anda berhasil merebut keasyikan para pendengar  Anda memperoleh mahkota perhatian yang manis dari pendengar 

tetapi harus dicatat pula bahwa “ berpidato lebih banyak humor daripada isinya bukanlah suatu penampilann yang berhasil” mendengar pulang tak membawa hasil, hikmah tidak didapat yang ada Cuma banjir humor saja. Memang melalui lelucon suasanan mencekam tegang bisa berubah menjadi santai, maka dengan demikian keasyikan para pendengar dapat bertahan lama. Awas , perhatikan “peranan humor hanya dalam pidato-pidato saja, jangan coba-coba anda lakukan pada khutbah jum’at atau sejenisnya.

1. 2. 3. 4.

11. Mengadakan Checking Agar pidato anda sukses, maka adakanlah pengecekan seperlunya, agar segalanya jelas dan matang untuk disajikan kepada para pendengar. sudahkah tersusun rapi materi pidtao kita siapkah jasmani kita (sehatkah badan kita ) sudahkah materi tersebut kita kuasai sudah siapkah anda pergi dengan pakaian yang baik

Sekarang anda akan berangkat, ceklah hal-hal dibawah ini : 1. mental dan konsentrasi apa sudah penuh ? 2. kalau anda berkaca mata, sudahkah anda pakai ? 3. kalau anda membawa sapu tangan, bubuhi sedikit dengan minyak wangi, itu akan membantu sekali ketika anda penat dan berkeringat. 4. catatan kecil jangan sampai tertinggal ! Sekarang anda sudah sampai dilapangan, perhatikan ! : 1. bagaimana suasana dilapangan 2. apakah suasana itu tidak memerlukan perubahan pidato anda, kalau pelru carilah selahnya 3. pelajari mana jalan yang tersopan dan terbaik menuju mimbar 4. 5 menit lagi giliran anda naik, konsentrasilah jangan lupa berdo’a 5. kemudian setelah anda dipanggil oleh MC, yakinkan lagi bahwa semua yang akan saya bicarakan nanti adalah ilmu Allah, jadi ingatlah keikhlasan adalah diatas segalagalanya Ingatlah kunci sukses berpidato : 1. kekuatan logika 2. kemauan merangkai kata dan kalimat indah 3. persiapan materi yang cukup


4. 5. 6. 7. 8.

kontak batin dengan pendengar dalam kondisi puncak lahir bathin akhlaq dan ketauladanan ikhlas jangan lupa latihan yang seksama

Kalau anda sudah melakukan hal-hal diatas, maka komposisi nada dan irama pembicaraan akan mengasyikan, rasanya waktu akan berlalu dengan singkat sedang anda telah berlama-lama diatas mimbar ingat pulalah bahwa seorang juru da’wah harus terus memperkaya diri dengan berbagai pengetahuan, bahasa dll. Bukanlah orang miskin tidka bisa memberikan apa-apa pada orang lain. Demikian pula para da;’I dan mubaligh bagaimana bisa ia memberikan ilmu padahal ia sendiri bodoh. 12. Hal-hal yang perlu diperhatikan Seorang orator ternama, Bu’syur bin Al-Mu’tawa berkata : “ seseorang baru sukses berpidato kalau ia memenuhi hal-hal dibawah ini : 1. badan terasa sehat 2. pikiran tidak kacau 3. hati yang lapang

Seorang da’i harus punya jiwa positif, sebab dengan demikian anda bisa melaksanakan sugesti dan sekaligus mampu merangsang pengaruh kepada jama’ah. Dalam retorika berjiwa positif adalah berjiwa besar, untuk memiliki jiwa positif, maka perhatikan hal-hal ini : 1. menyesuaikan pembicaraan dengan keadaan 2. mampu mengemukakan pendapat dna sekaligus mempertahankannya 3. memperluas pergaulan 4. meningkatkan kewibawaan, baik dengan cara menunjukan sifat terpuji maupun dengan seringnya kita sholat malam 5. meningkatkan kemampuan diri ( ilmu, pengaruh ) agar mempertebal keyakinan atas kemampuan yang anda miliki 6. Biasakan berpidato sendiri (jangan lupa kaca / Cermin adalah teman setia dalam latihan) Perkembangan zaman harus diikuti terus, baik melalui TV, Koran, majalah, Radio, kalau tidak, kita akan tertinggal oleh kemajuan zaman. Hal ini sangat membantu untuk meningkatkan wawasan dan kwalitas pidato kita. Seorang orator harus bisa menjadi air yang tidak kering untuk memberi hal yang paling aktual dan berbobot karena kebanyakan Mustami (pendengar) biasanya lebih suka mendengar hal-hal aktual dari pada materi. Jangan takut pada Kegagalan, Jadikan itu sebagai cambuk bagi kita…. 13.

Menjadi Suri Tauladan Manusia

Sungguh pembicaraan seseorang itu mempesona, dalil-dalil yang keluar dari mulutnya banyak dan Fasih, namun kalau tampil tersebut adalah da’i yang sombong , tidak dipercaya, rusak moralnya, maka hasil pembicaraannya akan sirna tidak membekas. Dalam menyampaikan da’wah/ pidato jangan anda menjadi pengajur kalau anda juga menjadi pelanggar yang terdepan, biasanya itu akan menjadi cemoohan jamaah, umpamanya memerintahkan shalat berjamaah tapi anda tidak shalat berjamaah. Singkatnya, kalau kita ingin menjadi penceramah yang sukses dan dcintai jama’ahnya maka ahhklaq terpuji wajib kita miliki. Budi luhur, senyum yang ikhlas, wajah dan tutur kata, yang manis harus kita sandang.


DAFTAR ISI DAFTAR ISI....................................................................................................................... i KATA PENGANTAR......................................................................................................... ii DAFTAR ISI....................................................................................................................... iii PENDAHULUAN............................................................................................................... 1 MATERI 1 ORGANISASI.................................................................................................. 2 MATERI 2 MANAGEMENT............................................................................................. 6 MATERI 3 CARA YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PERINTAH....................... 9 MATERI 4 LEADERSHIP ( KEPEMIMPINAN )............................................................. 12 MATERI 5 KOMITE / KEPANITIAAN............................................................................ 16 MATERI 6 SIDANG/ RAPAT............................................................................................ 17 MATERI 7 ADMINISTRASI............................................................................................. 19 A.

SURAT

20

B.

ARSIP

23

C.

AGENDA SURAT.............................................................................................................. 25

D.

BUKU EXPEDISI............................................................................................................... 26

E.

DISPOSISI 27

F.

BUKU KAS 27

G.

ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA.................................... 28 MATERI 8 TEHNIK BERPIDATO / CERAMAH............................................................30


iii KATA PENGANTAR Dengan Nama Allah yang maha pengasih dan penyayang, Puji syukur yang tak terhingga kami panjatkan kehadirat-Nya yang Maha Agung dengan selesainya Buku Panduan LDK (Latihan Dasar Kepemimpinan) YPI Miftahussa’adah Parungkuda. yang sederhana ini. Shalawat serta salam-Nya semoga selalu tercurah kepada baginda kita Nabi Besar Muhammad SAW. Masalah Organisasi merupakan masalah yang tak asing lagi di masyarakat kita, dan segala permasalahan serta seluk beluk keorganisasian perlu diketahui terutama oleh segaenap pelajar. Sehingga kami membuat Membuat Panduan ini yang mudah-mudahan bisa bermanfaat bagi siapa saja yang memiliki Buku Panduan ini terutama bagi peserta LDK. Kami yakin dalam penyusunan Buku Panduan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik serta saran yang sifatnya membangun, sangat kami harapkan demi kesempurnaan Buku Panduan ini.

Penyusun


LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN

(LDK) YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM MIFTAHUSSA’ADAH SMP ISLAM MIFTAHUSSA’ADAH SMA ISLAM MIFTAHUSSA’ADAH PARUNGKUDA- SUKABUMI


MATERI LDK

Recommend Documents