SAP Business One 9.1 – Construcción y Presupuesto
Resumen Solución para la gestión presupuestaria y el manejo de subcontratos mediante Sap Business One:
• Maestro de Proyectos
• Maestro de Actividades de Subcontratos
• Modelado de Presupuesto
• Formulario de SubContrato
• Importación de datos de presupuesto
• Formulario de Estado de Pago
• Asignación transaccional transaccional del nivel presupuestario presupuestario
• Generación automática de documentos
• Informes de Presupuesto
• Proceso de SubContrato (Compras y Ventas)
• Formulario de Precalificación Subcontratos
Maestro de Proyectos
Se amplía la funcionalidad nativa de definición de proyectos, para tener a mano información adicional y ordenada.
El formulario puede modelar la información dinámicamente.
En los nuevos campos es posible almacenar información relacionada con el proyecto, por ejemplo datos previos del proceso de ventas.
Ciclo de administración presupuestaria
Versiones de presupuesto
Planeación
Análisis
Control
Reporte comparativo Reporte de avance
Control a nivel transaccional
Modelado de Presupuesto
Se busca tener control sobre los gastos asociados a un proyecto de construcción.
El departamento de estudios puede realizar su presupuesto en Presto, o en otra herramienta que pueda exportar sus datos.
El modelado de un presupuesto es bastante dinámico, y puede conformarse por un número indefinido de niveles que organizan las partidas presupuestarias, tareas y actividades definidas.
Modelado de Presupuesto
Es posible modelar la estructura de los niveles y partidas presentes en un presupuesto, hasta llegar al nivel de recurso.
Modelado de Presupuesto
El poder elegir entre los niveles modelados en el presupuesto, cuáles deben controlarse permitirá enfocarse en aquellas partidas realmente importantes para la empresa.
Es posible elegir los documentos en SAP que serán controlados si se presenta una desviación sobre el valor presupuestado, el control puede ser desde un mensaje de advertencia hasta bloquear la transacción.
Importación de datos de presupuesto
Una característica común al modelar un presupuesto es que este pueda mejorar en el tiempo, corregir sus errores y ser cada vez más preciso. Por ello se tiene la funcionalidad de versionado de presupuestos. Es posible cargar distintas versiones de presupuesto para cada proyecto. Sin embargo es necesario decirle al sistema cual es la versión activa que sirva de guía para realizar el control.
Importación de datos de presupuesto
Mediante configuración es posible importar información desde Presto.
Se cuenta con un motor de transformación de formatos de datos, lo que permite importar archivos XML de otros sistemas incluido el Excel.
Los datos importados se asocian a una versión de presupuesto.
Asignación transaccional del nivel presupuestario
Los procesos de compras y adquisiciones que se modelen nativamente en SAP, contarán con información adicional, que permitirá asociar los niveles de imputación a las distintas transacciones de SAP.
Por ejemplo para una salida de mercancías el asiento final quedará con los niveles modelados en el presupuesto. Es necesario aclarar que en el ejemplo presentado se supone que se desea tener un control por 6 niveles.
Informes de Presupuesto
Informes de Presupuesto
Los reportes de presupuesto, son
El reporte principal que compara los montos presupuestados contra los reales, por nivel de control.
El reporte de avance, que compara el porcentaje de avance físico con el porcentaje gastado
El reporte principal es interactivo, es posible consultar la información a distintos niveles de presupuesto, también es posible obtener una lista de todos los documentos en SAP que consolidados forman un monto total en el reporte. Esta característica es importante para poder investigar por ejemplo que documentos generaron las desviaciones y poder entender mejor las causas.
Para continuar con el análisis es posible exportar la información del reporte a una tabla dinámica en Excel.
Formulario de Precalificación de Subcontratos
Tiene como objetivo guardar la información de todos aquellos SubContratistas que se tomarán en cuenta para el proyecto a realizar (licitación)
Permite evaluar al SubContratista y aprobarlo o denegarlo para realizar el proyecto.
La información contenida es la presupuestada y planificada para realizar el proyecto.
Maestro de Actividades
Contiene la información de las actividades a realizar en un SubContrato.
Permite tener un detalle del servicio o producto entregable como el alcance esperado.
Formulario de SubContrato
Contiene toda la información correspondiente a un SubContrato realizado por la empresa constructora.
Relaciona un SubContratista con un proyecto y su respectivo presupuesto.
Permite ser autorizado por un empleado de la empresa que dará el visto bueno para su ejecución como también un supervisor que será el responsable del avance.
Dependiendo del modo del documento se puede exportar el SubContrato a un archivo XML para ser importado por otra compañía SAP BusinessOne
Formulario de SubContrato
Se detallan las actividades que serán parte del SubContrato como los entregables. Estas tienen a siguiente información :
Descripción de la Actividad Fechas de inicio y Fin para la actividad Cantidad entregable, monto unitario y moneda del Servicio o Producto Progreso d inámico automatizado de la actividad Montos por Multas, Descuentos, Anticipos y Retenciones generados por la actividad Empleado responsable por controlar y gestionar la actividad
Formulario de SubContrato
Se registra la información legal del SubContrato como ser:
Tipo de SubContrato (Servicios, Construcción , etc.) Fechas legales de inicio y finalización del SubContrato Cliente beneficiario del proyecto Moneda del SubContrato Cuenta contable afectada por el SubContrato Definición de porcentajes de anticipos y retenciones aplicables en los avances de actividades. Impuesto aplicado al SubContrato Información adicional (Pedidos, Bienes, Boletas de garantía, documentos contables)
Se registra información de Antecedentes, Objetivos y Detalles
Formulario de SubContrato
Cuenta con la funcionalidad nativa de anexos para el SubContrato.
Guarda documentos digitales de cualquier formato asociados al SubContrato (PDF, Texto, Excel, Word, XML, etc.) Los documentos son guardados en la ruta especificada en la parametrización de SAP BusinessOne Los documentos pueden ser visualizados desde el formulario. Cuenta con la opción de eliminación de la relación Documentos-SubContrato
Formulario de SubContrato
Se cuenta con la información de los Documentos de Estado de Pago realizados para el SubContrato
Los Documentos de Pago relacionados al SubContrato permiten contar con la información de avances, multas, descuentos, anticipos, retenciones, saldos por pagar
Cuenta con la funcionalidad de abrir un nuevo Formulario de Estado de Pago desde el SubContrato
Formulario de Estado de Pago
Permite digitar el avance de las actividades a una fecha dada
Puede guardar información sobre multas, descuentos, anticipos y retenciones para una actividad en especifico.
Cuenta con la funcionalidad de cálculos automáticos en base al avance, estados finales y finiquitos.
Admite la inserción de productos terminados para que sean ingresados al inventario físico de la empresa
Generación automática de documentos
Los SubContratos generan documentos nativos de Pedidos de Clientes (Ventas) o Pedidos (Compras) con la información de las actividades, anticipos, retenciones, multas, etc.
Los Estados de Pago generan a su vez documentos nativos de Entrega (Ventas) o Entradas de Mercancia (Compras) que se relacionan a los documentos “padre” creados por el SubContrato
Estos documentos permiten al usuario generar manualmente facturas nativas que serán imputadas por pagos nativos de SAP BusinessOne
Proceso de SubContrato modo compras
El formulario de SubContrato Compras genera un documento nativo de Pedido de Compras
El formulario de Estado de Pago de Compras genera un documento nativo de Entrada de Mercancías relacionado al documento de Pedido, que será transformado en una factura de proveedores.
El pago efectuado cerrará los documentos anteriores si se completa con el monto del Pedido Pedido de Compras
Formulario SubContrato
Entrada de Mercancías
Formulario de Estado de Pago
Factura de Proveedores
Pago Efectuado
Proceso de SubContrato modo ventas
El formulario de SubContrato Ventas genera un documento nativo de Pedido de Cliente
El formulario de Estado de Pago de Ventas genera un documento nativo de Entrega relacionado al documento de Pedido de Cliente, que será transformado en una factura de deudores.
El pago efectuado cerrará los documentos anteriores si se completa con el monto del Pedido Pedido de Cliente
Formulario SubContrato
Entregas
Formulario de Estado de Pago
Factura de deudores
Pago Efectuado
Gracias
