1
INTRODUCCIÓN A FÉNIX..................................................................... FÉNIX.................................................................................................... ......................................... .......... 6 1.1 1.2 1.3
2
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................6 INSTALACIÓN .................................................................................................................................6 REGISTRO ......................................................................................................................................6
FÉNIX SISTEMA ADMINISTRAT ADMINISTRATIVO IVO INTEGRADO.................................................... INTEGRADO..................................................................6 ..............6 2.1 FENIX........................................................................................................................................... 6 FENIX........................................................................................................................................... 2.1.1 Alcance del Sistema......................................................................................... Sistema............................................................................................................ .....................7 ..7 2.1.2 Características de Fénix............................................................................................ Fénix....................................................................................................... ...........88 2.2 MÓDULOS QUE INTEGRAN FÉNIX................................................................................................8 2.2.1 Descripción de los módulos....................................................................................... módulos.................................................................................................. ...........88 2.2.1.1 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.3 2.2.1., 2.2.1., 2.2.1.2.2.1.2.2.1.6 2.2.1.6 2.2.1.0 2.2.1.0 2.2.1.8 2.2.1. 2.2.1.
Factuac!" Factuac!"#...... #................ .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ................... ................... .................... .................... .................8 .......8 $u#t% &' ('#ta.......... ('#ta................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................8 ........8 C)!'#t'* C)!'#t'* + $%(''&% $%(''&%'* '*.......... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ........................8 ..............8 I#('#ta!% I#('#ta!%*..... *.............. ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ...................8 .........8 t'*%' t'*%'!a.... !a.............. .................... .................... .................... .................... .................... ................... ................... .................... .................... .................... .................................. ........................ /'*u/u' /'*u/u'*t%... *t%............. .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ................... ................... .................... .................... .......... C%#ta!)!&a C%#ta!)!&a&...... &................ .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ................... ........................ ............... R ''/%t'*........................................................................................................................................ /%t'*........................................................................................................................................ Ga!c%* Ga!c%* E'*ta&!*t E'*ta&!*t!c%*.. !c%*........... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ........................ ..............
2.3 CONOCIMIENTOS 4SICOS REQUERIDOS...................................................................................15 2., REQUERIMIENTOS DE ARD7ARE SOFT7ARE......................................................................15 2.4.1 Para el el Seridor. Seridor...... ........... ............ ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... .............. .....................1! .............1! 2.,.1.1 2.,.1.1
2.4.2 2.,.2.1 2.,.2.1
3
Para el Cliente Cliente o "stació "stación n de #ra$a%o. #ra$a%o....... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ................ .....................1! ..........1! S%t9a' S%t9a'.......... .................... .................... .................... .................... ................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... ..........................15 ................15
DESCRI$CION GENERAL DEL SISTEMA.................................................................... SISTEMA................................................................................. .............15 15 3.1 3.2 3.3 3., 3.3.6 3.0 3.8
,
a&9a' a&9a'.......... .................... ................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... ........................15 ..............15
ICONOS O OTONES.....................................................................................................................15 CA:AS DE TEXTO.........................................................................................................................11 CASILLAS DE VERIFICACIÓN......................................................................................................12 FICAS.........................................................................................................................................12 CUADROS DE LISTA.....................................................................................................................12 TALAS........................................................................................................................................13 CUADROS DE IMAGEN.................................................................................................................13 ACCESOS DIRECTOS...................................................................................................................13
INGRESO AL SISTEMA.............................................................. SISTEMA..................................................................................................................1, ....................................................1, ,.1 ,.2 ,.3
IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS...................................................................................................1, SELECCIONANDO UNA EM$RESA................................................................................................1, SALIR DEL ALIR DEL SISTEMA....................................................................................................................1-
-
CREANDO UNA EMR$ESA......................................................................... EMR$ESA.................................................................................................... .................................. .......11-
6
CREACIÓN DE USUARIOS.................................................................................. USUARIOS............................................................................................. .................... ..............1.....16.1 OTORGANDO $ERMISOS A LOS USUARIOS.................................................................................10 6.2 CAMIO DE USUARIO..................................................................................................................18 6.3 MI MEN;.....................................................................................................................................1 &.'.1 (arra (arra de )erramien )erramientas tas Principal.. Principal........ ............ ........... ........... ............ ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ .....................1* ...............1* &.'.2 (arra (arra de )erramien )erramientas tas Control Control de Fec)as Fec)as....... ............ ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............ ............. ...................2! ............2! &.'.' (arra (arra de )erra )erramienta mientass +ensa%e +ensa%ería... ría......... ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............... ...........2! ..2! 6.3.3.1 6.3.3.1
M'#*a<' M'#*a<'=a...... =a................ .................... .................... .................... .................... .................... .................... ................... ................... .................... .................... ..........................25 ................25
0
CONFIGURANDO MI EM$RESA............................................................................... EM$RESA.............................................................................................. ..................21 ...21
8
VENDEDORES FACTURADORES........................................................... FACTURADORES......................................................................................... .................................31 ...31
INVENTARIOS............... INVENTARIOS........................................................................................................................ ......................................................................................................... ......... 33 .1 CREACION DE ARTICULOS................................................................................ ARTICULOS.................................................................................................33 .................33 *.1.1 Duplicar Duplicar Artículos Artículos...... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ................... ........................42 ...........42 *.1.2 ,enerar códi-os de artículos............................................................................ artículos..............................................................................................42 ..................42 *.1.' Creación Creación de ,rupos ,rupos de Artículos Artículos..... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... .................... ...................4 .....4 *.1.4 Creación de Su$-rupos de Artículos................................................. Artículos..................................................................................4 .................................4
1
.2 TOMA F>SICA....................................................................... F>SICA...........................................................................................................................,0 ....................................................,0 *.2.1 /nentario /nicial................................................................................... /nicial................................................................................................................47 .............................47 *.2.2 /nentario /nentario Físico..... Físico........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ................. ...........................! ...............! *.2.' Cuadre Cuadre de de Produc Productos... tos........ ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ .................. .......................1 ...........1 .3 $V$ DE ARTICULOS................................................................................... ARTICULOS............................................................................................................... ............................ -1 ., COSTOS EXISTENCIAS.................................... EXISTENCIAS......................................................................................................-, ..................................................................-, .INGRESOS.................................................................................................................................-.6 SALIDAS.................................................................................................................................... SALIDAS.................................................................................................................................... -6 .0 GU>AS DE R EMISIÓN EMISIÓN...................................................................................................................-0 .8 EX$ORTAR A ART>CULOS ...............................................................................................................-0 TENER . O A ART>CULOS .................................................................................................................-8 .15 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS....................................................................................- INVENTARIOS....................................................................................- .11 $AC?ING $AC?ING LIST...................................................... LIST.........................................................................................................................65 ...................................................................65 15
COM$RAS... COM$RAS........ ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............... ......................... .................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
15.1 CREACION DE $ROVEEDORES..................................................... $ROVEEDORES..........................................................................................62 .....................................62 15.2 CREACION DE GRU$OS DE $ROVEEDORES........................................................... ......6...... 615.3 COM$RAS@DEVOLUCIONES................................................................................................66 COM$RAS@DEVOLUCIONES................................................................................................66 1!.'.1 (0S0"DA D" A#/C03S..........................................................................................74 A#/C03S..........................................................................................74 1!.'.2 P"C/S P A#5C03..............................................................................................7 A#5C03..............................................................................................7 1!.'.' "#"6C/6"S................................................................................................................. "#"6C/6"S.................................................................................................................7& 7& 1!.'.4 /+P"S/6 D" "#"6C/6"S............................. "#"6C/6"S...................................................................................77 ......................................................77 1!.'. D"#A33" D"#A33" D" PA,S PA,S A C"D/#S................................................................. C"D/#S................................................................. .............77 .......... ...77 1!.'.& P"D/DS A P""D"S..........................................................................................7* P""D"S..........................................................................................7* 1!.'.7 D0P3/CA C+PA............................................ C+PA.......................................................................................................8! ...........................................................8! 15., CUENTAS CUENTAS $OR $AGAR........................................................................................................ $AGAR........................................................................................................ ..83 1!.4.1 +oimientos Cuentas por Pa-ar........................................................................................8' 1!.4.2 Pa-os +ltiples................................................................................... +ltiples.................................................................................................. ........................ ................8& .......8& 11
FACTURACION......................................................... FACTURACION............................................................................................................................8 ...................................................................8
11.1 CREACION DE CLIENTES................................................ CLIENTES....................................................................................................8 ....................................................8 11.2 CREACION DE GRU$OS DE CLIENTES...................................................... CLIENTES..................................................................................................11.3 ASIGNAR $RECIOS $ARA $ARA CLIENTES................................................. CLIENTES.................................................................. ........................... ................11., FACTURAS FACTURAS DE CLIENTES.............................................. CLIENTES.............................................................................................. ......................................................6 ......6 11.- $UNTO DE VENTA....................................................... VENTA....................................................................................................... ......................................................... .........151 151 11.6 FACTURACION FACTURACION INCLUIDO IVA........... IVA............................................................................. .................................................................. ...........151 ......... ..151 11.&.1 Facturación Punto de enta................................................................................ enta................................................................................ ............1!1 .......... ..1!1 11.&.2 Punto de enta..................................................................................................................1!1 enta..................................................................................................................1!1 11.0 NOTAS NOTAS DE ENTREGA................................................ ENTREGA...........................................................................................................151 ...........................................................151 11.8 CONSULTA CONSULTA DE ART>CULOS............................................................................................... ART>CULOS............................................................................................... 151 11. $EDIDOS..................................................................................................................................151 11.15 $ROFORMAS......................................................................................................................151 11.11 11.11 IM$RESIÓN DE FACTURAS....................................................................................... FACTURAS....................................................................................... ....151 11.12 CUENTAS CUENTAS $OR CORAR.................................................................................. CORAR................................................................................................. ...............151 151 11.12.1 11.12.1 +oimiento +oimientoss Cuentas Cuentas por Co$rar..... Co$rar........... ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............1!1 .....1!1 11.12.2 Co$ros +ltiples.................................................................. +ltiples...........................................................................................................1!1 .........................................1!1 12
CREACION CREACION DE CA:AS. CA:AS....... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ......................15 ................1511
12.1 MOVIMIENTOS DE CA:A...................................................................................................153 12.2 ARQUEO DE CA:A............................................................................. CA:A................................................................................................................156 ...................................156 12.3 FLU:O DE CA:A.............................................................................................. CA:A.............................................................................................................. ......................156 ......156 12.'.1 u$ros de ca%a.............................................................................................................. ....1!& 12.'.2 Flu%o de ca%a................................................................................... ca%a............................................................................................................ .................................. .........1!& 1!& 13 13.1 13.2 13.3 13., 13.13.6 13.0
CREACION CREACION DE ANCOS.... ANCOS.......... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............ ............ ............ ................. .........................150 ..............150 MOVIMIENTOS ANCARIOS...................................................................... ANCARIOS.................................................................................. ..................... ..........15 .15 IM$RESIÓN DE CEQUES...................................................................... CEQUES................................................................................... ...................... ..............115 .....115 CONCILIACION ANCARIA.......................................................... ANCARIA................................................................................ ................................ ..............111 ....111 TRANSFERENCIA CA:A@ANCOS........................................................... CA:A@ANCOS................................................................................. .........................112 ...112 ESTATUS ESTATUS CEQUES $OSFECADOS RECIIDOS.......................................................11EFECTIVIACION CEQUES $OSFECADOS GIRADOS..................................... GIRADOS.........................................11....11COM$ROANTES DE INGRESO................................................................................. ......110 ...... 110
2
.2 TOMA F>SICA....................................................................... F>SICA...........................................................................................................................,0 ....................................................,0 *.2.1 /nentario /nicial................................................................................... /nicial................................................................................................................47 .............................47 *.2.2 /nentario /nentario Físico..... Físico........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ................. ...........................! ...............! *.2.' Cuadre Cuadre de de Produc Productos... tos........ ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ .................. .......................1 ...........1 .3 $V$ DE ARTICULOS................................................................................... ARTICULOS............................................................................................................... ............................ -1 ., COSTOS EXISTENCIAS.................................... EXISTENCIAS......................................................................................................-, ..................................................................-, .INGRESOS.................................................................................................................................-.6 SALIDAS.................................................................................................................................... SALIDAS.................................................................................................................................... -6 .0 GU>AS DE R EMISIÓN EMISIÓN...................................................................................................................-0 .8 EX$ORTAR A ART>CULOS ...............................................................................................................-0 TENER . O A ART>CULOS .................................................................................................................-8 .15 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS....................................................................................- INVENTARIOS....................................................................................- .11 $AC?ING $AC?ING LIST...................................................... LIST.........................................................................................................................65 ...................................................................65 15
COM$RAS... COM$RAS........ ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............... ......................... .................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
15.1 CREACION DE $ROVEEDORES..................................................... $ROVEEDORES..........................................................................................62 .....................................62 15.2 CREACION DE GRU$OS DE $ROVEEDORES........................................................... ......6...... 615.3 COM$RAS@DEVOLUCIONES................................................................................................66 COM$RAS@DEVOLUCIONES................................................................................................66 1!.'.1 (0S0"DA D" A#/C03S..........................................................................................74 A#/C03S..........................................................................................74 1!.'.2 P"C/S P A#5C03..............................................................................................7 A#5C03..............................................................................................7 1!.'.' "#"6C/6"S................................................................................................................. "#"6C/6"S.................................................................................................................7& 7& 1!.'.4 /+P"S/6 D" "#"6C/6"S............................. "#"6C/6"S...................................................................................77 ......................................................77 1!.'. D"#A33" D"#A33" D" PA,S PA,S A C"D/#S................................................................. C"D/#S................................................................. .............77 .......... ...77 1!.'.& P"D/DS A P""D"S..........................................................................................7* P""D"S..........................................................................................7* 1!.'.7 D0P3/CA C+PA............................................ C+PA.......................................................................................................8! ...........................................................8! 15., CUENTAS CUENTAS $OR $AGAR........................................................................................................ $AGAR........................................................................................................ ..83 1!.4.1 +oimientos Cuentas por Pa-ar........................................................................................8' 1!.4.2 Pa-os +ltiples................................................................................... +ltiples.................................................................................................. ........................ ................8& .......8& 11
FACTURACION......................................................... FACTURACION............................................................................................................................8 ...................................................................8
11.1 CREACION DE CLIENTES................................................ CLIENTES....................................................................................................8 ....................................................8 11.2 CREACION DE GRU$OS DE CLIENTES...................................................... CLIENTES..................................................................................................11.3 ASIGNAR $RECIOS $ARA $ARA CLIENTES................................................. CLIENTES.................................................................. ........................... ................11., FACTURAS FACTURAS DE CLIENTES.............................................. CLIENTES.............................................................................................. ......................................................6 ......6 11.- $UNTO DE VENTA....................................................... VENTA....................................................................................................... ......................................................... .........151 151 11.6 FACTURACION FACTURACION INCLUIDO IVA........... IVA............................................................................. .................................................................. ...........151 ......... ..151 11.&.1 Facturación Punto de enta................................................................................ enta................................................................................ ............1!1 .......... ..1!1 11.&.2 Punto de enta..................................................................................................................1!1 enta..................................................................................................................1!1 11.0 NOTAS NOTAS DE ENTREGA................................................ ENTREGA...........................................................................................................151 ...........................................................151 11.8 CONSULTA CONSULTA DE ART>CULOS............................................................................................... ART>CULOS............................................................................................... 151 11. $EDIDOS..................................................................................................................................151 11.15 $ROFORMAS......................................................................................................................151 11.11 11.11 IM$RESIÓN DE FACTURAS....................................................................................... FACTURAS....................................................................................... ....151 11.12 CUENTAS CUENTAS $OR CORAR.................................................................................. CORAR................................................................................................. ...............151 151 11.12.1 11.12.1 +oimiento +oimientoss Cuentas Cuentas por Co$rar..... Co$rar........... ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............1!1 .....1!1 11.12.2 Co$ros +ltiples.................................................................. +ltiples...........................................................................................................1!1 .........................................1!1 12
CREACION CREACION DE CA:AS. CA:AS....... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ......................15 ................1511
12.1 MOVIMIENTOS DE CA:A...................................................................................................153 12.2 ARQUEO DE CA:A............................................................................. CA:A................................................................................................................156 ...................................156 12.3 FLU:O DE CA:A.............................................................................................. CA:A.............................................................................................................. ......................156 ......156 12.'.1 u$ros de ca%a.............................................................................................................. ....1!& 12.'.2 Flu%o de ca%a................................................................................... ca%a............................................................................................................ .................................. .........1!& 1!& 13 13.1 13.2 13.3 13., 13.13.6 13.0
CREACION CREACION DE ANCOS.... ANCOS.......... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............ ............ ............ ................. .........................150 ..............150 MOVIMIENTOS ANCARIOS...................................................................... ANCARIOS.................................................................................. ..................... ..........15 .15 IM$RESIÓN DE CEQUES...................................................................... CEQUES................................................................................... ...................... ..............115 .....115 CONCILIACION ANCARIA.......................................................... ANCARIA................................................................................ ................................ ..............111 ....111 TRANSFERENCIA CA:A@ANCOS........................................................... CA:A@ANCOS................................................................................. .........................112 ...112 ESTATUS ESTATUS CEQUES $OSFECADOS RECIIDOS.......................................................11EFECTIVIACION CEQUES $OSFECADOS GIRADOS..................................... GIRADOS.........................................11....11COM$ROANTES DE INGRESO................................................................................. ......110 ...... 110
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1,
CONTAILIDAD................................................................................................................... CONTAILIDAD................................................................................................................... .....118
1,.1 $LAN DE CUENTAS........................................................................................................ CUENTAS........................................................................................................ ......118 ...... 118 1,.2 ASIENTOS $ENDIENTES................................................... $ENDIENTES..................................................................................................... ..................................................11 11 1,.3 LIRO DIARIO................................................................ DIARIO.......................................................................................................................125 .......................................................125 1,., MAOR MAOR CUENTAS CUENTAS CONTALES.......................................................................................125 CONTALES.......................................................................................125 1,.- ASIENTOS $ENDIENTES................................................... $ENDIENTES.....................................................................................................125 ..................................................125 1,.6 COM$ARAR COM$ARAR MAORES MAORES CON AUXILIARES................................................................ AUXILIARES................................................................ ...125 1,.0 TRANSFERENCIAS...............................................................................................................125 14.7.1 Actuali9ar Pendientes................................................... Pendientes....................................................................................................... ....................................................12! 12! 14.7.2 eersar Asientos............................................. Asientos............................................................................................... ........................................................... ..............12! .....12! 1,.8 ASIENTOS DE CIERRE DE $ERIODO..............................................................................125 1,. CONTAILIACION CONTAILIACION AUTOMATICA................................................ AUTOMATICA......................................................................... ................................ .......125 125 14.*.1 Conta$ili9ación por lotes..................................................................................... lotes................................................................................................ .............12! ..12! 14.*.2 De:inición de e-las..................................................................... e-las.........................................................................................................12! ....................................12! 14.*.' Parametri9ación Conta$le................................................................................................12! 1,..3.1 1,..3.1
A*!B#ac!"# A*!B#ac!"# &' Cu'#ta*... Cu'#ta*............. .................... .................... .................... .................... .................... .................... ..........................................121 ................................121
14.*.4 De:inición de Campos............................................................... Campos.......................................................................................... .................................... ............122 ...122 1,.15 ANALISIS FINANCIERO..................................................... FINANCIERO..................................................................................................122 .............................................122 14.1!.1 14.1!.1 De:inición De:inición de a aria$les..... ria$les........... ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ...................... .....................122 .....122 14.1!.2 14.1!.2 De:inición De:inición de a9one a9ones..... s........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ................. .............122 .122 1-
MANTENIM MANTENIMIENT IENTO O DE DE TALAS. TALAS....... ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ................. ......................123 ...........123
16
$RODUCCION............................................................................................................................ $RODUCCION............................................................................................................................1212-
16.1 16.2 16.3 10 10.1 10.2 10.3 10., 10.10.6 18 18.1 18.2 18.3 1 1.1 1.2 1.3 1., 25 25.1 25.2
ORDEN DE $RODUCCIÓN.................................................................... $RODUCCIÓN.................................................................................................. ..............................1212REQUISION DE MATERIALES..................................................................................... MATERIALES..................................................................................... .....12INGRESO $RODUCCION DIRECTA...............................................................................12DIRECTA...............................................................................12$RESU$UEST $RESU$UESTO.... O.......... ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ............ ........................ ....................12...12VENTA VENTAS.................................................................................................. S................................................................................................................... ........................... ................ ......1212CONTAILIDAD.................................................................................... CONTAILIDAD............................................................................................................. ................................ .......1212CONTAILIDAD CONTAILIDAD MENSUAL............................................................... MENSUAL........................................................................................ ................................ .......1212VENTAS VENTAS AO $ASADO.........................................................................................................12$ASADO.........................................................................................................12CONTAILIDAD CONTAILIDAD AO $ASADO................................................................................. $ASADO................................................................................. ........12........ 12CONTAILIDAD CONTAILIDAD MENSUAL AO $ASADO.....................................................................12$ASADO.....................................................................12RE$ORTES.................................................................................................................................. 12RE$ORTES.................................................................................................................................. RE$ORTES@LISTA RE$ORTES@LISTADOS.........................................................................................................12DOS.........................................................................................................12INFORMES GERENCIALES............................... GERENCIALES................................................................................................133 .................................................................133 MODIFICAR RE$ORTES..................................................................................................... RE$ORTES..................................................................................................... 133 O$CIONES O$CIONES ADICIONA ADICIONALES... LES......... ........... ........... ............ ............ ........... ........... ............ ........... ........... ............ ............ ............... ......................... ....................133 ....133 IM$ORTAR IM$ORTAR DATOS.............................................................................................................. DATOS.............................................................................................................. .133 RES$ALDO RES$ALDO DE DATOS......................................................................................... DATOS...................................................................................................... ................13, ...13, CALCULADORA....................................................................................................................13, CALCULADORA.................................................................................................................... 13, DIRECTORIO TELEFONICO........................ TELEFONICO..............................................................................................13......................................................................13AUDA......................................................................................................... AUDA............................................................................................................................. .............................. ............13..13TEMAS DE AUDA................................................................................................................13UDA................................................................................................................13ACERCA DE FENIX.................................................................................. FENIX............................................................................................. .................... ................. ........1313-
3
Fénix es un Sistema Registrado en el IEPI
(Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual) Reg. No. 823 VERSIÓN 9 Rev: 11
MANUAL DE USUARIO
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FÉNIX Está rote ido or las le es de Derechos de
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1 /6#D0CC/;6 A F<6/= 1.1 Introducción Conocemos profundamente las necesidades de los ejecutivos de las empresas y de los Contadores. Por tal motivo nuestros Servicios y Software han sido pensados y diseñados especialmente para ellos y rindan un claro sentido de utilidad pr!ctica. es una herramienta enfocada a rindar soluci"n inmediata a los prolemas de procesamiento y otenci"n de resultados del !rea Contale# $inanciera y %riutaria# vital para las empresas &P'()S*# optimi+ar las tareas diarias# aprovechar el tiempo# alcan+ar un mayor rendimiento profesional# ,enerar nuevos in,resos y acceder a potenciales clientes. - lo lar,o de este manual pretendemos orientarle de una forma sencilla y pr!ctica en el manejo del Sistema nform!tico # /til herramienta 0ue se est! constituido en el aliado m!s importante en el mundo de los ne,ocios. )ste manual epondr! un ejemplo 0ue puede 0ue se acople con el tipo de ne,ocio 0ue administra# pero le dar! a entender el proceso a se,uir para 0ue lo ajuste al suyo.
1.2 Instalación nserte el cdrom de nstalaci"n en su computadora con lo cual el asistente de instalaci"n se ejecutar! autom!ticamente. Si esto no sucede deer! ejecutar el asistente de instalaci"n de la si,uiente manera presione el ot"n nicio# seleccione la opci"n )jecutar y di,ite 6 instalar.ee# &si 6 corresponde a la unidad lectora de C67(* y presione -ceptar. )sta instalaci"n le rinda un re,istro temporal# el mismo 0ue ser! hailitado permanentemente por nuestro e0uipo t8cnico.
1.3 Registro uestro e0uipo t8cnico proveer! el re,istro de los computadores 0ue posea su empresa# en el momento de la instalaci"n. Si su re,istro vence deer! contactar a uno de nuestros representantes para 0ue le renueven el re,istro y pueda ,o+ar de nuevas actuali+aciones y ventajas del Sistema.
2 F<6/= S/S#"+A /6#",AD
AD+/6/S#A#/
2.1 FENIX es una herramienta muy completa 0ue le ayudar! a mejorar notoriamente el rendimiento productivo de su empresa# sus m"dulos de facturación, inventario, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, contabilidad y reportes le rindar!n a su ne,ocio las si,uientes ventajas
9
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limitado /mero de l:neas de productos# clientes# proveedores# vendedores# cajas# cuentas ancarias# empresas. Contaili+aci"n -utom!tica. Comproantes de 7etenci"n del ;- y retenci"n en la fuente. 6eclaraci"n del ;- y 7etenciones en la fuente. ancaria. 7esumen de ventas por ;endedor. Cierres autom!ticos de caja y transferencia Caja ? >ancos. -n!lisis de Cuentas por Corar y Cuentas por Pa,ar en l:nea. -n!lisis por )dades de Cuentas por Corar y Cuentas por Pa,ar. Creaci"n -utom!tica de =istas de Precios. 6escuentos por Productos y@o Clientes. Cupo (!imo de Cr8dito por Cliente. Pa,os -utom!ticos por arras. nventario Peri"dico o Permanente. 7otaci"n de nventarios para la elaoraci"n autom!tica de Pedidos. 7e,istro de pedidos de clientes y proformas. $acturaci"n autom!tica sore pedidos y proformas. $acturaci"n reversa. 7esumen y 6etalle del )stado de Cuentas de los Clientes. 7elaci"n ;entas por ;endedor ? =:nea ? Cliente. nforme 6iario ;entas por Punto de ;enta. nforme 6iario del movimiento de ventas. 7esumen mpuestos por Compras ? ;entas. 7otaci"n y coertura de nventarios. Saldos y -uiliar de Caja ? >ancos. 7elaci"n de Cartera por ;endedor. Aarde. =ire Parametri+aci"n de 7eportes. Soporte %8cnico =ocal. Soluci"n inmediata con conei"n remota# v:a modem. (i,raci"n de 6atos desde otros sistemas.
2.1.1
Alcance del Sistema.
comprende los m"dulos de • • • • • • • • • •
$acturaci"n Punto de ;enta &PS* Clientes ? Cuentas Corar Proveedores ? Cuentas por Pa,ar nventarios. %esorer:a. Presupuestos. Contailidad. 7eportes.
2.1.2 • • • • • • • •
Características de Fénix.
nterfase ami,ale y de f!cil uso. nformaci"n en l:nea. Se,uridad por niveles de acceso. 6iseño est!ndar de indows. (anejo r!pido# "ptimo e inteli,ente. -daptale a las necesidades de su empresa. 7eportes parametri+ales. deal para traajo en 7ed.
2.2 Módulos que integran Fénix 2.2.1
escri!ci"n de l#s m"d$l#s.
2.2.1.1 FACTURAC!". )ste m"dulo es totalmente funcional para ser acoplado a cual0uier necesidad del usuario# permitiendo una facturaci"n r!pida y en l:nea# puede manejar varias opciones y puntos de venta# al mismo tiempo. $acilita la elaoraci"n de facturas m/ltiples y autom!ticas en ase a pedidos y proformas de clientes. 2.2.1.2 #U"T$ %& '&"TA 6iseñado para atender al cliente final de una manera r!pida y eficiente# "ptimo para supermercados o comisariatos donde se puede a,lomerar personas para reciir una factura por sus compras o pedidos. 2.2.1.( C)&"T&* + #R$'&&%$R&*. Permite un !,il re,istro de coran+as a clientes y pa,os a proveedores con la posiilidad de indicar los comproantes cancelados y los medios de pa,o utili+ados. 7efleja a trav8s de una amplia ,ama de informes los movimientos de las cuentas corrientes# la composici"n de saldos y la aplicaci"n de comproantes# entre otros aspectos. Con esta herramienta# se podr! administrar las cuentas a corar y pa,ar visuali+ando los movimientos en l:nea y emitiendo informes de cuentas corrientes como la composici"n de saldos y res/menes de cuentas. Permite al usuario reali+ar cancelaciones de varias facturas en cuentas por corar y pa,ar# con un solo documento de coro o pa,o# reduciendo el tiempo de proceso al re,istrar varias transacciones individuales. 2.2.1. "'&"TAR$*. Permite ,estionar el control de eistencias por almac8n# pie+as# modelos# tallas. frece la posiilidad de reali+ar inventarios f:sicos y ajustarlos con el estad:stico del sistema en forma autom!tica. Controla los movimientos de art:culos a trav8s de una innovadora herramienta de selecci"n m/ltiple de informaci"n por filtros# sin tener 0ue emitir reportes.
D
2.2.1.- T&*$R&RA. =os movimientos son ,enerados desde los m"dulos relacionados con caja y ancos en el manejo de cartera de clientes y proveedores# adem!s permite re,istrar otros movimientos etras en estos auiliares. Permite el manejo y control de che0ues posfechados. =a transferencia desde caja a ancos se la puede reali+ar en forma autom!tica ,enerando los dep"sitos y asientos contales# manteniendo un control documentando. 2.2.1. #R&*U#U&*T$. =e permitir! 2.2.1./ C$"TA0)%A%. -,ili+a especialmente el re,istro de asientos contales# la otenci"n de mayores# alances de saldos# inte,rados con alta consistencia y eliminaci"n de errores. Se inte,ra con todos los m"dulos auiliares &cc# cp# facturaci"n# compras# caja# ancos# etc* cominando a,ilidad operativa con un ordenamiento l",ico de la tarea y ,ran adaptailidad a cada estilo de traajo. tiene en forma r!pida y sencilla los estados contales finales a partir de la informaci"n ,enerada en los diferentes auiliares. )ste Sistema ,enera informaci"n de diversos aspectos re0uerida por le S7 para m/ltiples presentaciones impositivas. =a contaili+aci"n es reali+ada en ase a definiciones contales especificadas por el contador# mi,rando la informaci"n 0ue se re0uiera desde los m"dulos inte,rados# manteniendo una inte,ridad total entre los mayores y los auiliares. 2.2.1. R&#$RT&* contiene una amplia ,ama de reportes 0ue se pueden visuali+ar o imprimir en varios formatos de indows# como archivos .E=S &)cel*# .6C &ord*# .P6$ &-croat 7eader*# .E(= &=en,uaje de (arcas )tendidas*# .F%(= &P!,inas e*. %odos estos reportes poseen varias opciones de selecci"n 0ue le permitir!n otener la informaci"n 0ue usted re0uiere. 2.2.1. 3RAFC$* &*TA%*TC$* )ste m"dulo le permite otener informaci"n de al,unos de los reportes de a manera de ,r!ficos estad:sticos en donde se puede visuali+ar de una forma m!s pr!ctica la informaci"n 0ue re0uiere.
G
2.3 Conocimientos !sicos requeridos Para empe+ar usted no necesita conocer nin,/n len,uaje de pro,ramaci"n# sin emar,o dee conocer el manejo !sico de su computadora. ha sido desarrollado ajo un amiente ,r!fico# si usted maneja indows# f!cilmente se familiari+ar! con el amiente de
.
%ami8n dee tener una idea !sica sore 0ue es 6isco 6uro# dis0ueteras# C67(# etc.# as: como el manejo de archivos &conocer para 0ue sirven# como se crean o modifican* y por /ltimo tener conocimientos sore el uso y manejo de su impresora.
2." Requerimientos de #ard$are % &o't$are Para un "ptimo funcionamiento del sistema a continuaci"n se detallan los re0uerimientos de hardware y software 0ue se necesitan
2.%.1
&ara el Servid#r
2..1.1 4AR%5AR&
2.%.2
&ara el Cliente # Estaci"n de 'ra(a)#
2..2.1 *$FT5AR& 6e preferencia para su uen funcionamiento se recomienda tener indows EP
' D"SC/PC/6 ,"6"A3 D"3 S/S#"+A Como se ha mencionado es una herramienta 0ue se asa en el amiente ,r!fico de indows por lo 0ue se eplica a continuaci"n los elementos ,r!ficos con los 0ue se encontrar! en las pantallas del sistema.
3.1 Iconos o otones Son otones 0ue al presionarlos ejecutan ciertas acciones. Si el ot"n aparece de esta forma 0uiere decir 0ue el ot"n est! hailitado y si aparece de esta forma indica 0ue est! deshailitado.
Iconos ( otones
3r6fico
"ombr Tecl e a uevo
$G
(odificar
$11
%escripción Permite in,resar un nuevo re,istro dependiendo de la ,esti"n en d"nde se encuentre. Permite reali+ar camios o modificaciones en los datos de la pantalla en la 0ue se encuentre. )l re,istro s"lo podr! ser 1H
modificado ori,inado.
en
la
pantalla
0ue
fue
)liminar
$1H
Permite eliminar o orrar el re,istro 0ue indi0ue. )l re,istro s"lo podr! ser eliminado en la pantalla 0ue fue ori,inado.
$12
Primero
$5
Permite ,uardar la informaci"n 0ue se muestra en la pantalla. Permite interrumpir los procesos de in,reso o modificaci"n de datos Permite visuali+ar el primer re,istro.
-nterior
$9
Permite visuali+ar el re,istro anterior.
Si,uiente
$B
Permite visuali+ar el si,uiente re,istro.
Iltimo
$D
Permite visuali+ar el /ltimo re,istro.
>uscar
$3
rdenar
$4
Cancelar
$iltrar
$2
(as
-ltJ
Permite reali+ar /s0uedas de un determinado re,istro por c"di,o o por descripci"n. Permite ordenar los re,istros por c"di,o o por descripci"n. Permite actuali+ar los camios o el in,reso de datos reali+ados en las pantallas del sistema. Permite filtrar la informaci"n por determinados par!metros 0ue usted estale+ca. Permite a,re,ar un :tem m!s.
(enos
-lt
Permite 0uitar o eliminar un :tem.
7efrescar
mprimir
Ctrl.JK Permite enviar informaci"n.
)plorar
la
impresora
la
Permite uscar archivos o carpetas dentro del disco duro.
Cerrar
)sc
>/s0ueda -van+ada
-ltJ>
>otones de opci"n
a
Permite cerrar la ventana en la cual se est! traajando
Permite reali+ar una /s0ueda m!s r!pida y precisa# uscando una coincidencia con la frase o letras 0ue usted haya in,resado. -ltJc@d Son otones 0ue se activan al dar un clic sore ellos aceptando la acci"n. S"lo puede ele,ir una opci"n entre varias.
3.2 Ca)as de texto. Son cuadros donde usted puede in,resar datos a manera de caracteres# fechas o n/meros. 11
Caja de teto hailitada Caja de %eto deshailitada
3.3 Casillas de *eri'icación. )s un cuadro en donde se diuja un visto al dar clic sore el mismo# indicando si la acci"n dee ser reali+ada o no. =as casillas de verificaci"n pueden ser activadas al,unas de entre varias. Casilla de verificaci"n activada y hailitada. Casilla de verificaci"n desactivada y deshailitada.
3." Fic+as %ami8n conocidas como cejas o pestañas.
3., Cuadros de lista. Son cuadros 0ue poseen una lista de datos o informaci"n. Cuadro de lista desple,ale# al dar un clic el ot"n emer,er! una lista de datos. %ami8n puede presionar la tecla "* para poder a,re,ar al,/n dato m!s a la lista. puede dar clic derecho con el (ouse para poder reali+ar /s0uedas avan+adas en la lista. Para no mostrar el dato seleccionado en la lista desple,ale presione el ot"n %&) o Suprimir. )s un cuadro 0ue contiene una lista de datos# al presionar el ot"n el ot"n
la lista se despla+a hacia aajo y al presionar la lista se despla+a arria. Puede dar clic
derecho con el (ouse para poder reali+ar /s0uedas avan+adas en la lista. Para no mostrar los datos seleccionados en la lista desple,ale presione el ot"n %&) o Suprimir.
12
3.- alas Permiten visuali+ar los datos a manera de una tala# los nomres de las columnas se las conoce como encae+ados# al dar clic derecho o clic i+0uierdo con el (ouse sore al,unos de estos encae+ados se ejecutan ciertas acciones de /s0ueda o de ordenamiento.
3./ Cuadros de imagen Son cuadros donde se pueden a,re,ar im!,enes en diujos o foto,raf:as en formatos .mp o .jp,
3.0 ccesos irectos
T&C)A* -=% J C%7= J C%7= J -=% J -=% J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J C%7= J
$4 $1 $2 $1 $2 $3 $4 K $B $D $G % $1H $11 $12
ACC$" Salir del sistema $8ni $acturas a Clientes Punto de ;enta $acturas a Clientes incluido ;Punto de ;enta incluido ;otas de entre,a Consulta de -rt:culos mpresi"n de $acturas (ovimientos cuentas por corar (ovimientos cuentas por pa,ar Calculadora 6irectorio %elef"nico >arra de herramientas principal Control de fecha (ensajer:a
13
4 /6,"S A3 S/S#"+A Para in,resar a dee dar dole clic con el (ouse en el icono de uicado en el escritorio. Si desea tener un acceso al sistema con el teclado ha,a lo si,uiente con el (ouse de clic derecho sore el icono de Seleccione propiedades y u:0uese en el cuadro de teto Tecla de 78todo Abreviado indi0ue la secuencia de teclas a usarse para el acceso directo# por ejemplo presione consecutivamente las teclas Ctrl 9 Alt 9 : y presione Aplicar y Aceptar.
".1 Identi'icación de usuarios -l in,resar a aparece una pantalla en donde dee in,resar la identificaci"n del usuario con su correspondiente clave. Si usted no es usuario del sistema y no posee una clave deer! presionar con el (ouse en *alir o presione la tecla &sc. Si todav:a no eiste nin,/n usuario creado seleccione el usuario -dministrador y en Password di,ite admin# 0ue es el password 0ue por defecto posee el sistema# el mismo 0ue puede ser camiado en cual0uier momento.
".2 &eleccionando una emresa
Ina ve+ 0ue se le ha permitido el acceso al Sistema dee seleccionar la empresa a la 0ue desea in,resar# si tiene activada la casilla de verificaci"n# 14
la cual se encuentra deajo de la lista de empresas junto al nomre de usuario# un proceso de validaci"n de ase de datos se ejecutar! el cual tardar! unos se,undos# si no desea 0ue se ejecute este proceso desact:vela.
C"A6D 06A "+P"SA Para crear una nueva empresa dee pulsar sore el icono 0ue se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal. -parecer! la si,uiente pantalla
Presione el ot"n "uevo o ;F< e in,rese el nomre de su empresa o ne,ocio ej )A %&*#&"*A # adem!s indi0ue la ruta en donde ser!n almacenados los datos# se,uido deemos seleccionar los m"dulos 0ue deen estar activos para dicha empresa y presione el ot"n 3rabar o ;F12<# repetimos estos pasos para crear las empresas 0ue se re0uieran.
)l sistema crear! un proceso autom!tico de ,eneraci"n de talas 0ue re0uiere esta nueva empresa. Para salir de esta pantalla presione el ot"n *alir
o la tecla &sc.
15
& C"AC/;6 D" 0S0A/S =a creaci"n de usuarios permite 0ue el sistema pueda ser utili+ado por varias personas 0ue cumplir!n tareas espec:ficas en el sistema# por tal motivo a los usuarios se le otor,ar!n permisos de uso en cada uno de los m"dulos del sistema. Para crear un nuevo usuario pulse sore el icono de usuarios encuentra en la pantalla principal
0ue se
;amos a crear el usuario (ar:a P8re+ 0ue tiene el car,o de -uiliar Contale y posee acceso a las empresas =- 6)SP)S- y $)77)%%-= poseyendo todos los permisos del sistema y de los reportes incluyendo permisos de administrador. Para empe+ar presionamos el ot"n "uevo si,uientes datos User id= "ombre= Cargo= #ass>ord= Confirmar=
o ;F< e in,rese los
(ar:a P8re+ (ar:a P8re+ -uiliar Contale m4r14 m4r14
Iser d corresponde a la identificaci"n del usuario# este dee ser /nico por lo 0ue no puede repetirse.
19
IM45RNE6 El password o clave es primordial para la protección de los datos del sistema y cada usuario debe mantenerlo en reserva; por lo tanto la clave debe ser difícil de descifrar para otros pero fácil de recordar para uno. Utilice números y letras para conformarlo, en el ejemplo hemos reemplaado las vocales por los números !ue se asemejan su permisos forma así" de # por $ %cuatro&, por ' %tres&, ( por ) %uno&, o por * Para asi,narleenlos acceso a los Ereportes presionamos el si,uiente cero .
ot"n
con el 0ue aparecer! la si,uiente pantalla
Seleccione los reportes 0ue desee 0ue el usuario ten,a acceso en los diferentes m"dulos pas!ndolos de Reportes *in Acceso a Reportes con Acceso de uno en uno con el ot"n
o todos con el ot"n
dene,ar el acceso de los reportes de uno en uno presione el ot"n todos con el ot"n presione el ot"n
para o
para indicar 0ue estos camios son los se 0uedan para cancelar los camios presionamos el ot"n *alir
o la tecla &sc. 1B
-l retornar a la pantalla anterior presione el ot"n 3rabar
o ;F12<.
-.1 5torgando 4ermisos a los usuarios Para dotarle a (ar:a P8re+ de todos los atriutos del sistema# del cuadro de lista# presionamos el ot"n y seleccionamos a (ar:a P8re+# presionamos el ot"n 7odificar o ;F11<# despu8s presionamos el ot"n y aceptamos el mensaje presionando *i# aparecer! entonces una lista con todos los m"dulos y opciones del sistema los mismos 0ue tienen acceso cuando aparecen con el ot"n o ne,ado cuando tienen el ot"n estos otones camian su estado cada ve+ 0ue damos clic con el (ouse# como (ar:a tiene acceso a todos los m"dulos de presionamos con el (ouse en la palara *i uicada en el encae+ado de la tala y le concedemos los permisos de C Crear# & )liminar# 7 (odificar e mprimir tami8n al dar clic sore estos encae+ados o en las casillas de verificaci"n de cada uno de los m"dulos. &78ERENCI +ara dar permisos a todas las opciones !ue contiene un módulo %el mismo !ue se encuentra con letras mayúsculas& ubí!uese en la fila del módulo y de clic en las casillas de verificación casilla de verificaci"n de crear 9C:; eliminar 9E:; modi'icar 9M: o imrimir 9I: seún crea necesario, automáticamente se irán activando todas las casillas de verificación de las opciones de ese módulo.
Para 0ue (ar:a posea todos los permisos de -dministrador deemos ir a la pestaña
Cree tami8n al usuario Luan ="pe+ 0ue tiene el car,o de ;endedor con acceso a la empresa )A %&*#&"*A y s"lo posee permisos de facturaci"n con acceso a los reportes de ;entas. 1D
Para dar accesos a los usuarios a las empresa )A %&*#&"*A in,resamos nuevamente a empresa# de lista de empresas seleccione la empresa )A %&*#&"*A ponemos modificar y nos uicamos en la pestaña Isuarios
)n el costado i+0uierdo se encuentran los Usuarios sin Acceso y al costado derecho los Usuarios con Acceso presionamos para dar acceso a todos estos usuarios# lue,o seleccionamos la empresa F&RR&T$TA) y seleccionamos a -dministrador y a (ar:a P8re+ y presionamos el ot"n para dar acceso /nicamente a los usuarios seleccionados# finalmente presionamos Aceptar
para ,uardar los camios o Cancelar
para deshacerlos# finalmente presionamos
.
-.2 Camiar cla*e ass$ord.
o
Cada usuario tiene la liertad de camiar su clave o password cada ve+ 0ue crea conveniente# adem!s puede confi,urar el sistema para 0ue este camio pueda ser recordado cada cierto tiempo. Para esto vaya dee dar clic derecho en la pantalla inicial# al momento 0ue in,resa su id y contraseña. Para camiar su clave dee in,resar su password ori,inal o anterior e in,resar y confirmar su nuevo password# seleccione el tiempo en 0ue caducar! su nuevo password para 0ue transcurrido dicho tiempo el sistema muestre autom!ticamente la pantalla de Cambio de Contrase?a para 0ue pueda modificar nuevamente su password# finalmente presione Aceptar para ,uardar los camios. 1G
-.3 Camio de usuario. )l camio de usuario permite 0ue el sistema pueda ser usado por otra persona sin necesidad de cerrar el sistema# para esto vaya a Arc@ivo + Usuarios + Cambio de Usuario o presione simult!neamente las teclas Ctrl 9 U.
-." Mi Men<
le permite personali+ar un men/ ,r!fico de accesos directos a las opciones del sistema 0ue utili+a con mayor frecuencia y a los cuales tiene acceso# para confi,urar su men/ o su arra de herramientas presione el ot"n uicado en la parte inferior del men/ tetual. -ctive las casillas de verificaci"n de las opciones del sistema 0ue desee 0ue se encuentren en su men/ y presione el ot"n Aceptar.
*.%.1
+arra de ,erramientas &rinci!al
=a arra de herramientas Principal es el men/ ,r!fico de accesos directos 0ue personali+a se,/n sus necesidades.
2H
Para arir la arra de herramientas principal vaya a $pciones + 0arra de 4erramientas + #rincipal o presione las teclas CTR) 9 F1 simult!neamente. Para cerrar esta arra dee arrastrar con el (ouse la arra hacia cual0uier lu,ar de la pantalla y presionar el ot"n Cerrar
*.%.2
+arra de ,erramientas C#ntr#l de Fec,as.
=a arra de herramientas Control de $echas le permite modificar la fecha con la 0ue se reali+ar! todas las transacciones del sistema# adem!s puede confi,urar si las /s0uedas 0ue ha,a el sistema se reali+ar!n por c"di,o o por descripci"n.
Para arir la arra de herramientas Control de $echas vaya a $pciones + 0arra de 4erramientas + Control de Fec@as o presione las teclas CTR) 9 F11 simult!neamente. Para cerrar esta arra dee arrastrar con el (ouse la arra hacia cual0uier lu,ar de la pantalla y presionar el ot"n Cerrar
*.%.-
+arra de ,erramientas ensa)ería
=a arra de herramientas (ensajer:a le permite mantener con los usuarios del sistema una comunicaci"n escrita mediante correo o mediante conversaciones instant!neas &Chat*.
Para arir la arra de herramientas (ensajer:a vaya a $pciones + 0arra de 4erramientas + 7ensaBe o presione las teclas CTR) 9 F12 simult!neamente. Para cerrar esta arra dee arrastrar con el (ouse la arra hacia cual0uier lu,ar de la pantalla y presionar el ot"n Cerrar ..(.1 7&"*A&RDA
21
7 C6F/,0A6D +/ "+P"SA. =a confi,uraci"n de la empresa permite in,resar los datos de identificaci"n de la empresa as: como su parametri+aci"n para su funcionamiento# estos datos pueden ser modificados en cual0uier momento por si su empresa camia de uicaci"n# nomre# tel8fonos o hasta en sus pol:ticas internas. Para hacer m!s pr!ctico este cap:tulo reali+aremos la confi,uraci"n de la empresa )A %&*#&"*A. Para empe+ar vaya a $pciones + Configuración del *istema + %atos niciales.
$CF- )(P7)S-
22
FC4A &7#R&*A %atos nformativos %odos los reportes del sistema tendr!n como &mpresa E &ncabeado del encae+ado los datos informativos de la empresa. reporte del sistema %atos para fondo de pantalla =e permite colocar el nomre de su empresa en el fondo de pantalla de acuerdo a una uicaci"n 0ue usted determine. )sta informaci"n es muy importante ya 0ue estos datos servir!n para el encae+ado de todos los reportes.
FC4A 3&"&RA)
23
FC4A 3&"&RA) Tipo de C6lculo de =e permite esco,er la forma de c!lculo de los costos entre Costos Gltimo costo H costo promedio. "$TA = )sto no podr! camiar cuando ya se realicen transacciones 0ue afecten al inventario. Se,/n las nuevas pol:ticas de ,oierno se dee traajar a Costo Promedio. $pciones Creación -l activar esta casilla de verificaci"n indica al sistema 0ue cada ve+ 0ue cree un art:culo o servicio# se activar! autom!ticamente la opci"n de 0ue el producto ,raa ;-# el cual podr! ser modificado si este fuera el caso. CaBa para c@eIues )sco,e la caja a la 0ue por defecto se enviar!n los che0ues posfec@ados posfechados. Fondo de pantalla Colo0ue la ima,en de su empresa como fondo de pantalla del sistema. Para eso copie la ima,en 0ue desee como fondo dentro de la carpeta en su disco duro y di,ite el nomre de la ima,en en el cuadro de teto de $ondo de Pantalla. 7ultiJAlmac8n -l activar la casilla de verificaci"n le indica al sistema 0ue su empresa traaja con varias sucursales y puede crearlas presionando la tecla "* sore el cuadro de lista cuando 8ste se encuentra seleccionado. Almac8n principal.J Almac8n de materia prima .J Agregar Cliente E -l momento de crear un cliente o un proveedor nuevo usted #roveedor como rubro puede añadirlo autom!ticamente como ruro de su flujo de de FluBo de CaBa caja. $pciones *R -l activar esta casilla de verificci"n le indica al sistema 0ue su empresa es contriuyente especial.
FC4A ARTCU)$* 24
%enominación a tipos de precios
FC4A ARTCU)$* =e permite personali+ar las eti0uetas de los tres tipos de precio 0ue maneja el sistema. 6onde el Precio - es el m!s alto y el precio C es el m!s ajo. &Bemplo P7)C - P;P# P7)C > (inorista# P7)C C (ayorista.
nformación en consultas de Artículos
=e permite confi,urar la informaci"n 0ue 0uiere visuali+ar al momento de reali+ar la /s0ueda de art:culos. ndicando el orden de las columnas 0ue se desee 0ue sal,a en la consulta# ya sea por Precio - J ;-# Precio > J ;-# Precio C J ;-# Precio -# Precio ># Precio C# )istencia -ctual# Costo -ctual# Iltimo Costo# Costo final esco,i8ndolas en cada una de las columnas.
0GsIueda por defecto de artículos
=e indica al sistema 0ue las /s0uedas se reali+ar!n siempre comparando el código o la descripción.
'alores H datos adicionales para los artículos.
Son campos informativos 0ue usted puede aumentar se,/n re0uiera para 0ue apare+can en el detalle del mantenimiento de art:culos# los mismos 0ue pueden ser num8ricos para los valores o alfanum8ricos para los datos
FC4A "U7&RAC$"
25
FC4A "U7&RAC$" "umeración Autom6tica =e permite iniciali+ar la secuencia de cada documento 0ue de %ocumentos posea la empresa# para 0ue autom!ticamente se vaya incrementando se,/n las transacciones reali+adas.
FC4A FACTURAC!"
#ermisos de Facturación
FC4A FACTURAC$" )stalece si las ventas se pueden reali+ar con o sin stocM y con el precio de venta al p/lico menor o mayor 0ue el costo. 29
$pciones de Facturación
*alto Autom6tico de )ínea Ntil para ne,ocios donde se epende la mercader:a usando lector de c"di,os de arras como en supermercados# cada ve+ 0ue el lector lee un producto lo re,istra en la factura y salta de l:nea autom!ticamente. Control en el código el valor #'# al momento de Facturar Restar cantidad de pedido -l activar esta casilla se ir! restando autom!ticamente del pedido re,istrado en el sistema# los productos 0ue ya se le han vendido al cliente. #ermitir Facturar Artículos sin #recio -l activar esta casilla le permite facturar productos con precio cero &H* en caso de 0ue se realicen promociones con productos ,ratis. Facturar los productos con C& -l activar esta casilla se permite sumar el C) &mpuesto al Consumo )special* en las $acturas emitidas. mprimir autom6ticamente si es maHor al valor mprime la factura autom!ticamente al momento de ,raarla cuando el valor es mayor al 0ue se indi0ue )íneas m6Kimas por Factura H )íneas m6Kimas por #unto 'enta ndica el n/mero m!imo de l:neas 0ue un documento de entre,a &facturas o notas de venta* pueden aarcar en el detalle. Forma de pago por defecto al crear la factura )stalece la forma de pa,o 0ue por defecto estar! seleccionada al momento de crear una nueva factura.
Cuenta asignada a punto de )li,e un cliente el mismo 0ue estar! seleccionado por venta defecto cada ve+ 0ue realice una venta# por punto de venta por lo ,eneral ese cliente puede ser clientes varios o consumidor final #orcentaBe correspondiente )stalece el porcentaje actual de ;- 0ue ri,e en el al impuesto al valor pa:s. agregado
FC4A F$R7AT$ %&C7A)
2B
%ecimales en ventas %ecimales en costos %ecimales en cantidades
FC4A F$R7AT$ %&C7A)&* Confi,ura el n/mero de decimales 0ue se visuali+ar! en facturaci"n. Confi,ura el n/mero de decimales 0ue se visuali+ar! en compras. Confi,ura el n/mero de decimales 0ue se visuali+ar! en las cantidades de los art:culos a comprar o vender.
FC4A* 7C&)A"&$* )sta ficha 7iscel6neos contienen ciertas confi,uraciones m!s espec:ficas para el sistema como para el S7# compras# art:culos# varios# ran,os de cartera# clientes 2D
$CF- S7
$CF- C(P7-S
$CF- -7%CI=S
2G
$CF- ;-7S
$CF- 7-<S 6) C-7%)7-
3H
$CF- C=)%)S
8 "6D"D"S > FAC#0AD"S permite administrar los permisos 0ue poseen los vendedores o los facturadores con respecto a la forma de emitir los documentos de entre,a &facturas o notas de venta*. =a diferencia entre un vendedor y un facturador radica en 0ue el vendedor se encar,a netamente de la venta y el facturador es el 0ue re,istra la venta en el sistema. )s com/n 0ue el vendedor y el facturador sean la misma persona. necesita identificar a los vendedores para poder proporcionar a la 31
empresa la informaci"n necesaria para la li0uidaci"n de comisiones de vendedores y para el estudio de las ventas reali+adas por cada vendedor. Para in,resar a (ar:a P8re+ como vendedora y facturadora Presione el ot"n "uevo Código Clave "ombre Facturador
o ;F< e in,rese los si,uientes datos.
FC4A %&TA))& 4 Puede camiarlo o dejar el c"di,o secuencial 0ue le ,enera el sistema. 1HH )sta clave ser! solicitada cada ve+ 0ue re,istre una venta. (ar:a P8re+ Permiso necesario para poder in,resar las ventas al sistema# en caso contrario s"lo ser:a vendedora Caja 0ue el facturador tendr! seleccionada por defecto. )s el precio 0ue como m:nimo puede re,istrar en la venta. )l facturador puede camiar el precio 0ue el sistema le indica
-ctivado
CaBa
Caja Chica
#'# 7ínimo
Precio C
#ermitir modificar L#reciosM Ha establecidos #ermitir modificar porcentaBe de L'AM Ha establecidos #ermitir dar L%escuentosM Ha establecidos #ermitir facturar cantidades negativas L%evolución en facturaM Administrador para #unto de 'enta
-ctivado
Facturar solo artículos Iue consten en lista del cliente
6esactivado
-ctivado
Permite modificar el porcentaje del ;entre HO &cero* o el porcentaje de ;estalecido y 0ue rija el pa:s.
-ctivado
Permite camiar el descuento estalecidos.
6esactivado
-l momento de facturar se puede hacer una devoluci"n in,resando cantidades ne,ativas esto es muy /til cuando se hacen devoluciones por camio.
6esactivado
Permite reali+ar acciones de administrador en el punto de venta como (odificar o )liminar. Permite facturar s"lo los productos 0ue constan en una lista 0ue se le asi,ne al cliente. Para asi,nar productos al cliente vea !RE"!I#N $E !%IEN&ES del cap:tulo F"!&'R"!I#N. )spec:fica el nomre del reporte 0ue tiene el diseño para la impresi"n de la $actura. )spec:fica el nomre del reporte 0ue tiene el diseño para la impresi"n de la ota de ;enta.
Factura
)n lanco
"ota de 'enta
)n lanco
Por /ltimo presione 3rabar
porcentaje
de
o ;F12<.
32
FC4A %& )*TA Permite visuali+ar los vendedores y@o facturadores 0ue hayan sido in,resados al sistema.
* /6"6#A/S In nventario consiste en una lista con la cantidad de art:culos 0ue su empresa o ne,ocio comercia el mal manejo del mismo le puede si,nificar p8rdidas importantes de dinero. In inventario var:a continuamente# de acuerdo a los in,resos y e,resos 0ue se re,istren por cada art:culo. le ofrece el m"dulo de nventarios para 0ue usted manten,a un control eacto sore sus inventarios y de esta manera pueda constatar 0ue el flujo de sus art:culos se realice para los fines pertinentes.
=.1 CRECI5N E RIC7>5& =os art:culos del inventario de su empresa pueden ser considerados f:sicos &1 Milo de clavos# 1 televisor# 1 prenda de vestir# 1 lira de arro+# etc.* o no f:sicos llamados servicios &(antenimiento de e0uipos# instalaci"n de software# planchado y lavado# etc* estos /ltimos no poseen stocM. Para crear art:culos vaya a nventariosJ Actualiación + Artículos aparecer! la si,uiente pantalla. 33
Presione el ot"n "uevo Código
Alterno 0arras 'A *tatus %escripción Categoría
*ubcategoría
o ;F< e in,rese los si,uientes datos
FC4A %&TA))& 1 11 )ste c"di,o puede ser el secuencial 0ue ,enera el sistema o uno 0ue usted cree y di,ite# o tami8n puede ser el c"di,o de arras del producto. %eto en lanco Puede ser el c"di,o con el 0ue identifica su proveedor al producto BD9H11HG C"di,o de arras del producto. ndica 0ue al producto se dee -ctivado sumar el ;- al momento de comprar y facturar. ndica si ese art:culo esta activo -ctivado para poder mostrarlo en listas. Ci,arrillos (arloro omre del producto o del servicio. Ci,arrillos -,rupa los art:culos o productos en un ,rupo o cate,or:a de art:culos. Si desea crear un ,rupo sin salir de la pantalla de art:culos presione "* sore el Cuadro de lista desple,ale de Categoría. Para crear
Categoría &special Unidades 0ulto Unidad Funcional Fracción Unidad &Kistencia Actual
=ista en >lanco K Caja
12
Cajetilla
1&por defecto* 2H
K Ci,arrillos %eto en lanco
&n tr6nsito
%eto en lanco
#edido Clientes
%eto en lanco
Costo Actual
%eto en lanco
Costo Anterior
%eto en lanco
Costo &st6ndar
%eto en lanco
el Cuadro de lista desple,ale de *ubcategoría. Para crear su,rupos de -rt:culos vea !RE"!I#N $E S'R'P#S $E "R&I!'%#S. )spec:fico para productos 0ue manejan series como tallas o tamaños. &p. ej. Cal+ado o 7opa*. ndica el nomre del ulto y la cantidad de art:culos 0ue contiene. )s la unidad del art:culo 0ue m!s haitualmente se vende. )s la fracci"n de art:culos 0ue viene dentro de una unidad. 6ato referencial de la cantidad de art:culos 0ue posee actualmente en stocM. Se ,enera al reali+ar un proceso de la otenci"n de los datos almacenados en pedidos a proveedores. Se ,enera al reali+ar un proceso de la otenci"n de los datos almacenados en pedidos de los clientes. 6ato referencial del costo del art:culo. 6atos 0ue llena el sistema cuando hay variaciones de costos. )s un precio aproimado o estimado. Se lo usa especialmente en #roducción en donde el precio 0ue ad0uiere un producto final depende del costo de cada art:culo 0ue lo conforma.
#recios de venta A #or 0ulto 13.19
0 13.HB
C 12.GD
#or Unidad
1.19
1.HB
H.GD
#or Fracción
H.HB
H.H9
H.H5
)s el precio de los art:culos sin ;- 0ue se vende por ulto. Para des,losar el valor del ;-# in,rese en la caja de teto el valor con ;- y presione el si,no de divisi"n E L*@ift 9 /M )s el precio de los art:culos sin ;- 0ue se vende por Inidad. Para des,losar el valor del ;-# in,rese en la caja de teto el valor con ;- y presione el si,no de divisi"n E L*@ift 9 /M )s el precio de los art:culos sin ;- 0ue se vende por $racci"n. Para des,losar el valor del ;-# in,rese en la caja de teto el valor con ;- y presione el si,no de divisi"n E L*@ift 9 /M 35
%escuento #recio A incluido 'A Utilidad 'alor
7argen N
Utilidad N
Cantidad
Código
2O
Porcentaje de descuento 0ue se ofrece del art:culo. 1.3H 1.2H 1.1H 6ato calculado por el sistema. Suma el ;- al precio por Inidad. H.29 H.1B H.HD 6ato calculado por el sistema. tiene la utilidad en d"lares al restar el Costo Actual del #recio de 'enta por Unidad 22.41O 15.DDO D.19O 6ato calculado por el sistema. tiene el mar,en de ,anancia en porcentaje 0ue se otuvo de Utilidad. )s un mar,en de utilidad fijo 0ue servir! para calcular el precio de venta de acuerdo a los nuevos costos del art:culo. ;ea el cap:tulo de P*P $E "R&+!'%#S. 5 1H 15 ndican la cantidad de productos o art:culos 0ue el consumidor deer:a llevar para otener el %escuento. -l dejar en lanco este campo indicamos 0ue el descuento se reali+a sin importar la cantidad de productos 0ue lleva
11
3O
5O
FC4A %&TA))& 2 %eto deshailitado# in,resado en la ficha 1.
c"di,o 39
%escripción
C<-77==S (-=>7
&Kist. 7ín.
24
&Kist. 7ín.
12H
Ubicación
H1H2H3
%escripción
Ci,arrillos (aloro
#eso 0ruto
%eto en lanco
#eso "eto
%eto en lanco
%ías reposición
%eto en lanco
&nsamblado
6esactivado
Control *eries
6esactivado
Dtem de *ervicio
6esactivado
7ateria #rima
6esactivado
Artículos restricción 'endedor Creado
6esactivado
sin del
2H@HD@H5
'ida Otil
@@
C&1
%eto en lanco
C&2
%eto en lanco
%eto deshailitado# descripci"n in,resada en la ficha 1. )istencia m:nima. )s la cantidad m:nima de art:culos 0ue se dee tener en stocM con respecto a la Unidad Funcional. )istencia m!ima. )s la cantidad m!ima de art:culos 0ue se dee tener en stocM con respecto a la Unidad Funcional. ndica la uicaci"n del producto o art:culos se,/n usted ten,a or,ani+ado su local comercial. )j Percha H1 $ila H2 Columna H3. omre del producto o del servicio. 6ato informativo sore el peso ruto del art:culo. 6ato informativo sore el peso neto del art:culo. 6ato informativo 0ue indica el n/mero de d:as en los 0ue hay 0ue reponer el producto. ndica 0ue el art:culo sirve para ensamlar o armar otro art:culo. )stalece 0ue ese producto al revisar movimientos tiene la posiilidad de in,resar datos adicionales correspondiente a los n/meros de serie. ndica 0ue el art:culo in,resado se trata de un servicio y 0ue no lleva inventario. ndica 0ue el art:culo in,resado es (ateria Prima para la elaoraci"n de otros productos.
6ato del sistema. $echa en la 0ue se cre" el art:culo. $echa en la 0ue caduca o epira el art:culo. mpuesto al Consumo )special ndica el porcentaje al C) 0ue se sumar! al precio del art:culo tomando en cuenta el descuento dado por el proveedor. mpuesto al Consumo )special ndica el porcentaje al C) 0ue se sumar! al precio del art:culo sin tomar en cuenta el descuento dado por el proveedor. 3B
"$TA== Para 0ue el porcentaje del C) sume a las facturas "$TA emitidas ase,/rese 0ue la casilla de verificaci"n verificaci"n Facturar los prod odu uctos con C& est8 est8 acti activa vada da## dich dichaa casi casillllaa se encu encuen entr traa en $pcion $pciones es + Config Configura uració ción n del *istem *istema a + %atos niciales ficha Facturación. 6e i,ual manera para 0ue las compras re,istren o sumen el porcentaje del C) ase,/rese 0ue la casilla de verificaci"n Registrar compras con C& est8 est8 acti activa vada da## esta esta casi casillllaa se encu encuen entr traa en $pcion $pciones es + Conf Confiigura guracción ión del del *ist *iste ema + %atos tos nicia iciale less ficha 7iscel6neos. nventario
1.1.H4.H1
'entas
4.1.H1.H1
%escuento
4.1.H1.H2
Costos
5.1.H1.H1
%evolución
4.1.H1.H3
Códigos Contables Se ,e ,enera au autom!ticamente al al crear rear un nuev nuevo o art: art:cu culo lo &;ea P%"N $E !'EN&"S. !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. !#N&"I%I$"$*. Caso contrario in,res in,resee la cuenta cuenta manual manualmen mente te se,/n corresponda. Se ,e ,enera au autom!ticamente al al crear rear un nuev nuevo o art: art:cu culo lo &;ea P%"N $E !'EN&"S. !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. !#N&"I%I$"$*. Caso contrario in,res in,resee la cuenta cuenta manual manualmen mente te se,/n corresponda. Se ,e ,enera au autom!ticamente al al crear rear un nuev nuevo o art: art:cu culo lo &;ea P%"N $E !'EN&"S. !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. !#N&"I%I$"$*. Caso contrario in,res in,resee la cuenta cuenta manual manualmen mente te se,/n corresponda. Se ,e ,enera au autom!ticamente al al crea crearr un nuev nuevo o art: art:cu culo lo.. &;e &;ea P%"N $E !'EN&"S. !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. !#N&"I%I$"$*. Caso contrario in,res in,resee la cuenta cuenta manual manualmen mente te se,/n corresponda. Se ,e ,enera au autom!ticamente al al crea crearr un nuev nuevo o art: art:cu culo lo.. &;e &;ea P%"N $E !'EN&"S. !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. !#N&"I%I$"$*. Caso contrario in,res in,resee la cuenta cuenta manual manualmen mente te se,/n corresponda.
3D
Código %escripción $bservación $tros campos
FC4A %&TA))& ( 11 %eto deshailitado# c"di,o in,resado en la ficha 1. C (-=>7 7 %eto to desh desha aililit itad ado# o# desc descri ripc pci" i"n n in,resada en la ficha 1. %eto en lanco Puede in i n,resar al a l,una an a notaci"n 0ue usted crea conveniente. %etos en lanco Son lo los ca campos 0u 0ue us usted pu puede crea crearr se,/ se,/n n sea sea su nece necesi sida dad. d. Para crea crearr esto estoss camp campos os vea !on, !on,iigura gurand ndo o mi Em Empr pres esa a Fic-a "rtculos.
3G
FC4A TPC"CA Campo tipo (emorando en donde puede in,resar detalles t8cnicos del producto o del art:culo.
FC4A 7$'7&"T$* 4H
Permite visuali+ar a manera de Marde los movimientos del art:culo o producto tanto en sus entradas como en sus salidas
FC4A )*TA %& ARTCU)$* Permite visuali+ar los productos# art:culos o servicios in,resados al sistema. )n esta tala usted puede verificar y controlar el stocM# as: como los costos de los productos. &Kportar Artículos -l presionar este ot"n se enviar! a un archivo todos los art:culos in,resados el path donde se encuentra el archivo es CQ$)EQ=istaR-rticulos. mportar Artículos -l presionar este ot"n aparecer! una ventana donde puede seleccionar el archivo =istaR-rticulos &$i,ura G.1*. =ue,o aparecer! un listado a manera de tala con la lista de art:culos &$i,ura G.2*# en esta lista aparecer!n /nicamente los art:culos cuyos c"di,os no se repitan con los art:culos 0ue ya ten,a in,resados# presione la tecla &sc para cerrar esta ventana y presione Aceptar en la venta de nformaci"n. &$i,ura G.3*. Para refrescar o actuali+ar los datos presione el ot"n
41
$
$
$
9.1.1
$!licar Artíc$l#s
Para evitar 0ue vuelva a di,itar art:culos 0ue no se diferencian del todo uno de otro ha,a lo si,uiente seleccione el art:culo 0ue va a duplicar# lue,o de clic derecho en el ot"n "uevo
y elija la opci"n %uplicar y presione 42
nuevamente "uevo y har! duplicado el art:culo# /nicamente camie el c"di,o 0ue necesariamente dee ser /nico y la descripci"n del nuevo producto. Cuando ya no necesite duplicar productos o art:culos de clic derecho en el ot"n "uevo
9.1.2
y elija la opci"n &n 0lanco.
/enerar c"di0#s de artíc$l#s.
)sta opci"n es /til para empresas 0ue traajan con art:culos 0ue manejan tallas o series# es el caso de empresas 0ue venden cal+ado o ropa. Para entenderlo vamos a a,re,ar una l:nea de venta a nuestra empresa )A %&*#&"*A# la empresa vende +apatos escolares para niños y vamos a ,enerar estos c"di,os. Primero vamos a crear un art:culo ase del cual vamos a ,enerar el resto de art:culos. Presionamos el ot"n "uevo
o ;F< y creamos el art:culo +apatos con
el c"di,o -P y ,raamos con el ot"n 3rabar indica la si,uiente pantalla.
o ;F12<. Como lo
Para ,enerar los c"di,os seleccionamos el art:culo +apatos# lue,o presionamos clic derecho en el ot"n "uevo
y esco,emos la opci"n
3enerar Códigos. ;olvemos a presionar el ot"n "uevo si,uiente pantalla
y emer,er! la
43
rinda la opci"n de traajar con dos est!ndares en lo 0ue se refiere a cal+ado. )l Calado &uropeo 0ue tienen tiene numeraciones desde la talla 14 la m!s pe0ueña hasta la talla 45 0ue es la m!s ,rande y el Calado Americano 0ue va desde la talla 1 hasta la talla 14.5. ' en lo 0ue se refiere a #rendas de 'estir traaja con tallas num8ricas e iniciales alfa8ticas. Para crear la tala de colores presione "* en el cuadro de lista desple,ale Color# o vea el cap:tulo /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S . =ue,o presione el ot"n
apareciendo la si,uiente pantalla.
-utom!ticamente se crearan los art:culos con las tallas especificadas de esta forma
44
=os c"di,os ,enerados tienen la si,uiente estructura
-P ? 25 )< -P
&C"di,o del art:culo ase*
25
&%alla del art:culo*
)<
&C"di,o del color seleccionado*
9.1.-
Creaci"n de /r$!#s de Artíc$l#s
)s necesario tener or,ani+ado sus productos dentro del sistema. Para or,ani+arlos necesitamos clasificarlos de acuerdo a una o varias caracter:sticas 0ue ten,an en com/n# por ejemplo -limentos# Cal+ado# Productos de =impie+a# etc. 6e esta manera usted otendr! reportes de sus art:culos or,ani+ados y clasificados por ,rupos. Para crear un ,rupo de art:culos vaya a $pciones + 7antenimiento + Tablas aparecer! la si,uiente pantalla
45
Presione el ot"n hasta uicar 3rupo de Artículos. =ue,o presione "uevo o ;F< e in,rese en la tala el c"di,o y la descripci"n del ,rupo. $inalmente presione el ot"n 3rabar ;F12<.
o
=a empresa )A %&*#&"*A posee los si,uientes ,rupos de art:culos.
3 4 5 9
=impie+a Personal =impie+a Fo,ar Ci,arrillos =icores
9.1.%
1 Comestiles 2 >eidas
Creaci"n de S$(0r$!#s de Artíc$l#s.
=a creaci"n de ,rupos le ayuda a clasificar los art:culos# la creaci"n de su,rupos le permite clasificar los ,rupos. Para crear un su,rupo vaya a $pciones + 7antenimiento + Tablas aparecer! la si,uiente pantalla Presione el ot"n hasta uicar *ub3rupo de Artículos. =ue,o presione "uevo o ;F< e in,rese en la tala el c"di,o
49
y la descripci"n del su,rupo. $inalmente presione el ot"n 3rabar ;F12<.
o
=a empresa )A %&*#&"*A posee los si,uientes su,rupos de art:culos. 1 2
Perecederos. o Perecederos.
=.2 5M F?&IC 9.2.1
Inventari# Inicial
)l inventario inicial le permite tomar y re,istrar por primera ve+ la eistencia y los costos de los art:culos 0ue posee en su empresa al sistema nform!tico
Para in,resar el nventario nicial vaya a nventarios + Toma Física + nventario nicial. -parecer! la si,uiente ventana.
4B
)n primer lu,ar dee crear un proveedor llamado "'&"TAR$ para car,ar en 8ste los art:culos 0ue posee# para crearlo presione "* en el cuadro de lista desple,ale donde aparece el listado de los proveedores. ;ea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES del cap:tulo !#/PR"S . )l inventario con el 0ue cuenta la empresa )A %&*#&"*A es el si,uiente
Código 11 >)>HH1 >)>HH2 C(HH1 C(HH2 =(HH1 =(HH2 =(HH3 =(HH4 -P -P25)< -P29)< -P2B)< -P2D)< -P2G)< -P3H)<
%escripción C<-77==S (-=>7 CC- C==)CF) =- $CP- )SP)C-= -%I 7)-= SF-(P S)6-= 4HH (= C)7- P-7- PSS P=$=7 6)S67-%) ;)- P-7(IL)7 L-> =KI6 =IE -P-%S -P-%S -P-%S -P-%S -P-%S -P-%S -P-%S
&Kistencia
Costo
H.HH 2H.HH 15.HH 1HH.HH 1H.HH D.HH 4.HH B.HH
H.HH 1.HH H.45 H.HD H.DH 1.2H 1.DH 2.HH
12.HH H.HH 3.HH 3.HH 3.HH 5.HH 5.HH 5.HH
H.G5 H.HH B.HH B.HH B.HH G.HH G.HH G.HH
Para in,resar esta informaci"n seleccionamos al proveedor nventario y damos clic en "uevo
o ;F<# aparecer! la si,uiente pantalla
4D
=os ,rupos de art:culos se visuali+an al costado derecho# al dar dole clic en al,/n ,rupo se in,resar! autom!ticamente los art:culos 0ue pertenecen /nicamente a 8ste ,rupo# s: deseamos in,resar todos los art:culos indistintamente del ,rupo# no seleccione nin,/n ,rupo y presione la tecla &*C. =a casilla de verificaci"n Cargar *tocQ cuando esta activa le permite suir los art:culos con los respectivos costos y eistencias 0ue haya indicado en el momento de su creaci"n# caso contrario los art:culos suir!n con costos y eistencias en cero. =a casilla de verificaci"n Activo %atos al estar activo permite 0ue se pueda di,itar en la columna de -rt:culo donde constan los c"di,os de los art:culos# caso contrario esta columna permanecer! deshailitada. )sta confi,uraci"n dee ser tomada en cuenta antes de presionar el ot"n "uevo
o ;F<.
Ina ve+ seleccionado los art:culos para reali+ar el inventario procedemos a in,resar la si,uiente informaci"n
4G
6ee llenar el n/mero del comproante con el 0ue se identificara la toma de inventario# en el caso de la empresa )A %&*#&"*A lo llamamos "' "CA)# lue,o seleccione el almac8n del cual se est! tomando el inventario# la empresa )A %&*#&"*A s"lo dispone de un almac8n# por lo 0ue dee selleccional #rincipal# para crear otro almac8n vea el cap:tulo !#NFI'R"N$# /I E/PRES". $inalmente seleccione el tipo de movimiento 0ue se est! reali+ando# el movimiento a esco,er en la toma inicial es nventario nicial# si no posee este movimiento presione la tecla "* sore el cuadro de lista desple,ale 7ovimiento. -parecer! la si,uiente pantalla
-l crear el movimiento ase,/rese 0ue est8 activa la casilla de verificaci"n de la columna Recalcula para 0ue se pueda recalcular los costos y de la columna Activo para 0ue el movimiento creado se visualice posteriormente. %ami8n dee conocer 0ue el sistema ei,e 0ue el c"di,o del movimiento de 5H
inventario posea /nicamente dos letras donde la primera dee ser necesariamente la letra & de &ntrada y la letra * de Salida Ina ve+ esco,ido el movimiento se procede a in,resar el costo y la eistencia de cada art:culo 0ue indica el inventario. Cae indicar 0ue es estrictamente necesario 0ue llene la eistencia y el costo de cada art:culo# al omitir al,uno de estos datos el art:culo no constar! en el inventario# como es el caso de los productos 11 C<-77==S y -P -P-%S 0ue no ten:an costos ni eistencias. Para art:culos 0ue posean ultos# unidades y fracciones# deer! contar la eistencia del art:culo /nicamente por la unidad funcional. $inalmente presionamos el ot"n 3rabar o ;F12<# en ese instante se sue el inventario al sistema y aparece una pantalla 0ue le indica el stocM actual.
9.2.2
Inventari# Físic#
)l inventario $:sico es similar al inventario a inicial consiste en in,resar al sistema la cantidad de art:culos 0ue posee actualmente la empresa para compararlo con el inventario estad:stico 0ue es el 0ue posee el sistema. -l eistir diferencias entre el inventario f:sico y el inventario estad:stico# esta pantalla permite reali+ar los ajustes pertinentes para cuadrar el inventario estad:stico al inventario f:sico# presionando
51
9.2.-
C$adre de &r#d$ct#s
=.3 4@4 E RIC7>5& le permite modificar los precios de venta al p/lico de su art:culo# producto o servicio de una manera r!pida y sencilla# a trav8s de la pantalla de mantenimiento de P;P de art:culos. Para acceder a esta pantalla vaya a nventarios + Actualiación J #'# de Artículos.
52
)sta pantalla nos muestra todos los art:culos 0ue posee la empresa con su costo# eistencia# Precio -# ># C# el mar,en de utilidad se,/n el precio - y el ,rupo de -rt:culos. -l asi,nar el porcentaje de utilidad 8ste se ver! reflejado en todos los art:culos 0ue se encuentren en el listado sin emar,o le permite filtrar los art:culos 0ue aparecen en la pantalla presionando el ot"n
emer,iendo la si,uiente pantalla
Seleccione los filtros necesarios para otener en el listado /nicamente los art:culos 0ue desee# o presione el ot"n art:culos.
para seleccionar todos los
7antenimiento de #'# de Artículos 53
%el Costo
%el #'# actual
%el precio A %el precio 0
ndica 0ue el porcentaje de utilidad se incrementar! a partir del costo del art:culo y puede ser asi,nado al Precio -# > o C. ndica 0ue el porcentaje de utilidad se incrementar! a partir del precio de la columna en la 0ue se encuentra actualmente el cursor y puede ser asi,nado al Precio -# > o C. ndica 0ue el porcentaje de utilidad se incrementar! a partir del #recio A y puede ser asi,nado al Precio -# > o C. ndica 0ue el porcentaje de utilidad se incrementar! a partir del #recio 0 y puede ser asi,nado al Precio -# > o C. >otones 0ue permiten asi,nar los porcentajes estalecidos al precio -# > o C. -si,na el mar,en de utilidad estalecido en la creaci"n del art:culo en el campo Util N
=a empresa )A %&*#&"*A posee la si,uiente pol:tica de precios para todos sus art:culos. =os -rt:culos 0ue se vendan con Precio - tienen como utilidad el 1DO a partir del costo. =os -rt:culos 0ue se vendan con Precio > tienen como utilidad el 15O a partir del costo. =os -rt:culos 0ue se vendan con Precio C tienen como utilidad el 12O a partir del costo.
54
$inalmente para ,raar presione 3rabar los camios.
o Cancelar
para Cancelar
=." C5&5& ( EXI&ENCI& )sta pantalla le permite actuali+ar los costos y eistencias del inventario# de acuerdo a un ran,o de fechas 0ue in,rese. Para actuali+ar la eistencia presione el ot"n
y
para actuali+ar los costos presione el ot"n
55
=., IN8RE&5& =a pantalla de ngresos le permite reali+ar in,resos de mercader:a 0ue no necesariamente provienen de una compra# si no por in,resos por producci"n# muestras ,ratis o por promociones de sus proveedores tami8n puede ser por ajuste de inventario o por la compra de productos con ota de ;enta sin ;-. )s muy /til para el caso de transferencia de art:culos entre sucursales de una empresa.
59
Para reali+ar un in,reso presione el ot"n "uevo o ;F<# lue,o seleccione el proveedor del cual hace el in,reso# di,ite el n/mero de comproante de in,reso# la fecha y al,/n comentario# seleccione el almac8n al 0ue in,resa la mercader:a y el tipo de movimiento a reali+ar# finalmente los art:culos a in,resar con sus respectivas cantidades y costos. $inalmente para ,raar presione 3rabar Cancelar los camios.
=.-
o Cancelar
para
&>I& =a pantalla de *alidas le permite reali+ar e,resos de mercader:a 0ue no necesariamente provienen de una venta# si no por salidas por producci"n# muestras ,ratis o por promociones para los clientes tami8n puede ser para reali+ar ajuste de inventario. )s muy /til para el caso de transferencia de art:culos entre sucursales de una empresa.
Para reali+ar una salida presione el ot"n "uevo o ;F<# lue,o seleccione el proveedor del cual hace la salida# di,ite el n/mero de comproante de salida# la fecha y al,/n comentario# seleccione el almac8n del 0ue sale la mercader:a y el tipo de movimiento a reali+ar# finalmente los art:culos 0ue van a salir con sus respectivas cantidades y costos. $inalmente para ,raar presione 3rabar Cancelar los camios.
o Cancelar
para
5B
=./ 8uAas de Remisión )sta opci"n se la encuentra tanto en n,resos como en Salidas. Presione el ot"n para llenar los datos de la ,u:a de remisi"n# esto en caso de 0ue la mercader:a la entre,ue una empresa de courier o transporte y posteriormente ten,a al,/n reclamo 0ue reali+ar.
=.0 Exortar rtAculos )sta opci"n se la encuentra tanto en n,resos como en Salidas. rinda la opci"n de eportar art:culos a un disco eterno como un dis0uete o un C6 para 0ue puedan ser otenidos por otra sucursal evitando el proceso de di,itaci"n. Para eportar un listado de art:culos seleccione el documento a eportar y presione el ot"n # se arir! una ventana del eplorador de indows para 0ue ,uarde el archivo en la uicaci"n 0ue desee.
5D
=.= 5tener rtAculos )sta opci"n se la encuentra tanto en n,resos como en Salidas. rinda la opci"n de in,resar art:culos 0ue provienen de otra sucursal sin necesidad de di,itar# para esto presione el ot"n aparecer! la si,uiente pantalla
Seleccione la opci"n de in,reso entre 5G
Producci"n#
7e0uisiciones#
n,resos@Salidas.
Seleccione entre la lista el re,istro 0ue desea in,resar# lue,o de dole clic sore este o presione la tecla &nter. %ami8n puede otener los art:culos a in,resar desde un disco eterno como un dis0uete# un C6 presionando el ot"n
Seleccione el archivo a importar y presione el ot"n mportar. $inalmente presione el ot"n
para in,resar los art:culos sin tener 0ue di,itar.
=.1B M5@IMIEN5& E IN@ENRI5&. )sta pantalla se asemeja a un Aarde en donde se detallan los movimientos 0ue ha tenido cada art:culo a nivel ,eneral o por sucursal ya sea por compras# ventas# in,resos o salidas. Para visuali+ar los movimientos de un art:culo dee seleccionarlo y lue,o presionar &nter. =a pantalla de (ovimientos de nventarios tami8n permite ,enerar movimientos# para esto dee seleccionar el art:culo y presionar el "uevo o ;F< e in,resar los datos 0ue indica la pantalla.
9H
=.11 4CIN8 >I& )sta opci"n se lo utili+a mas en el caso de las $lor:colas %&*#AC4$*
91
#AC"3)*T
92
=.12CRECI5N E 4R5@EE5RE& le permite llevar un re,istro de sus proveedores para poder mantener un control eacto de las compras reali+adas a determinado proveedor y de la cantidad adeudada a cada uno de ellos. Para a,re,ar un proveedor vaya a Ctas K #agar + #roveedoresE3rupos + #roveedores. -parecer! la si,uiente pantalla
Presione el ot"n "uevo
Código "ombres C..ERUC Cod. Contable
%irección "Gmero Tel8fonos FaK
o ;F< e in,rese los si,uientes datos.
FC4A #R$'&&%$R&* 3 C"di,o con el 0ue se identificar! al proveedor. Puede camiarlo o dejar el c"di,o secuencial 0ue ,enera el sistema. SIP)7(-E )s el nomre o ra+"n social del proveedor. 1BGHH19G1GHH1 Presione el ot"n para esco,er entre 7IC o C8dula de dentidad del proveedor. 2.1.H2.H1 Se ,enera autom!ticamente al haer asi,nado una cuenta contale &;ea P%"N $E !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. Puede di,itar la cuenta 0ue corresponde. -v.
%el8fonos del proveedor. $a del proveedor. 93
&J7ail $bservación
%eto en lanco %eto en lanco
3rupo
(ayorista
$rigen
=ocal
Contacto
7oerto -ad
#rovincia
Pichincha
Ciudad
Kuito
:ona
orte
6irecci"n electr"nica del proveedor. Campo donde puede a,re,ar cual0uier tipo de oservaci"n. -,rupa al proveedor dentro de un ,rupo de proveedores. Si desea crear un ,rupo de proveedores sin salir de la pantalla de proveedores# presione "* sore el Cuadro de lista desple,ale de 3rupo. Para crear
94
FC4A %AT$* A%C"A)&* Forma de #ago C7 6ato nformativo 0ue indica la forma en la 0ue se cancela al proveedor 0ue puede ser CF Che0ue C7 Cr8dito )$ )fectivo 6 ota de 68ito %ías de Cr8dito 3H /mero de d:as 0ue el proveedor rinda de pla+o para cumplir la deuda. )ímite de Cr8dito 2HHH Cantidad m!ima 0ue el proveedor nos ofrece para reali+ar compras a cr8dito. ContribuHente ndica 0ue el proveedor es Contriuyente -ctivado &special )special y por lo tanto no se le hacen retenciones. #ersona "atural 6esactivado ndica 0ue el proveedor es una Personal atural al estar desactivado indica 0ue es una Persona Lur:dica. "Gm. Aut. 3941D )s el n/mero 0ue el S7 da a una mprenta imprenta autori+ada y consta en la factura. "Gm. Autoriación 11H255GG23 /mero de autori+aci"n para el lire ejercicio comercial "Gm. %e *erie HHGHHB )s el n/mero 0ue antecede al n/mero de la factura. Rango %esde 1HH1 /mero de factura con el 0ue inicia el talonario de facturas del proveedor. Rango 4asta 15H1 /mero de factura con el 0ue termina el talonario de facturas del proveedor. Fec@a de Caducidad 31@H1@2HH9 $echa en la 0ue factura ya no tiene valide+.
95
FC4A )*TA %& #R$'&&%$R&* Permite visuali+ar los proveedores in,resados al sistema y los datos informativos m!s importantes.
=.13CRECI5N E 8R745& E 4R5@EE5RE& =a creaci"n de ,rupos de proveedores le ayuda a clasificar a los proveedores de acuerdo al,una caracter:stica en com/n. Para crear un 3rupo de #roveedores vaya a Ctas K #agar + #roveedoresE3rupo de #roveedores o vea /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S. -parecer! la si,uiente pantalla Presione el ot"n uicar 3rupo #roveedores.
hasta de =ue,o
presione "uevo o ;F< e in,rese en la tala el c"di,o y la descripci"n del ,rupo. $inalmente presione el ot"n 3rabar ;F12<. =a empresa %&*#&"*A posee si,uientes ,rupos proveedores. (-' (
o )A los de
(ayorista (inorista
99
=.1"C5M4R&DE@5>7CI5NE&
=a pantalla de compras le permite reali+ar el in,reso de la mercader:a ad0uirida a su proveedor incrementando autom!ticamente su inventario# tami8n permite estalecer la forma de pa,o de la compra en el caso de 0ue la compra se realice a cr8dito puede fijar las cuotas y el pla+o concordado con el proveedor. tami8n le permite desde esta pantalla emitir las retenciones 0ue dee reali+ar a su proveedor. Para eplicar el manejo de esta pantalla vamos a in,resar la si,uiente factura
9B
AMAON COMISARIATO MAYORISTA
="pe+ 7odr:,ue+
FACTURA Aut.: S.R.I.: 1103131993 Serie HH1HH1
o HH24HHG
Ruc=H5H241144HHH1 Fec@a= 23/Octubre/05 Sr.(es)0 LA DESPENSA %irección= Melchor de Benavides !3" # $ua#a%uil &el,0032&0&'& Forma de Pago0 (r)dito* entrada 20+oo ,SD # 2 -a.os a 30 # '0 d/as CA"T. %&*CR#C$" 'EU"T *1&#&"%
0 &0 30 0 0 50
(O(A (OLA A,N EAL S4AMPOO SEDAL 00ML (EA PAA PSOS POL6LO 7AB8N L9,DO L,: LE(4E LA 6N(A
RRRRRRRRRRRRR $irma -utori+ada
RRRRRRRRRRRRRRR $irma Cliente
100 01&0 120 1&0 100 015
*ubtotal S 'A 12N 'A N Total S
0100 '100 3'100 &100 0100 22150
;0150 201' 201''
-U((# /#0#12# 3(#4# E0(2#5E67 (8+. #49:4 6E0 *$<=>?')< 1U9 )=)<'))>=?*) #U6:1(2#9(:4 <$$' <* 50:@ )**A< 3E0 <'>*) #0 ** (8+1EB: E0 *?C*DC<**? #0(3: 7#B6# BE+6(E851E <**F :1(/(4#0" #3-U(1(E46E G 9:+(# #8#1(00#" E8(B:1
9D
Para in,resar una compra presione el ot"n "uevo
o ;F<.
Para su mejor comprensi"n dividiremos la compra en tres partes )ncae+ado# 6etalle# Pie de compra i+0uierdo y Pie de compra derecho
1 2
P)66S
(
C(P
/
-S)%
$-C%I I=%. CS% P7;))67
&"CA0&:A%$ Permite importar los datos creados en #edidos a #roveedores. 6ato del Sistema. /mero secuencial ,enerado por el sistema 8ste se incrementa cada ve+ 0ue se are un nuevo documento para in,resar una compra. Caja de teto para in,resar el n/mero de comproante de compra. /mero de $actura de Compra. ndica 0ue los c!lculos de costos se realice con el m8todo de /ltimo costo. Cuadro de lista 0ue permite esco,er el proveedor del cual se va a in,resar la compra. Presione "* para crear un nuevo proveedor. ;ea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES 6ato del Sistema. Permite visuali+ar el n/mero de asiento con el 0ue se re,istr" la compra en 9G
1
11 12 1( 1 11
Contailidad. C%->=-CT $echa en la 0ue se reali+" la transacci"n contale de la compra. $)CF- $-C%I7$echa de emisi"n 0ue indica la $actura. $7(- 6) P-<
Cuadro de lista 0ue permite esco,er la forma de pa,o con la 0ue reali+ar! la compra puede esco,er entre Che0ue Cr8dito )fectivo ota de d8ito Comentario o nota 0ue in,resa el usuario o posteriormente ,enera el sistema. Comentario o nota 0ue in,resa el usuario. Comentario o nota 0ue in,resa el usuario.
-=(-C)
Cuadro de lista 0ue permite ele,ir el almac8n al 0ue in,resa la compra. 6ato del Sistema. Permite visuali+ar el nomre del art:culo o producto 0ue se encuentra en el detalle. Fistorial de compras reali+adas al proveedor donde se indica el n/mero de factura# la fecha de contaili+aci"n# el total de la factura y la casilla de verificaci"n de pago 0ue indica si la factura se encuentra cancelada o no.
-7%CI= FS%7-=
%&TA))&
1
C6< -7%CI=
Teclas Funcionales F() Permite in,resar el art:culo a facturar. C )l sistema permite in,resar el art:culo de tres formas Por el c"di,o del art:culo# por el c"di,o de arras o por su descripci"n. Para desple,ar un listado de los art:culos 0ue posee# presione la tecla 4$7& o nicio# o escria cual0uier car!cter y lue,o presione &nter. ;ea 'S'E$" $E "R&I!'%#S
2 (
C-%6-6 CS% I%
P
Permite di,itar la cantidad de art:culos 0ue in,resar!n al inventario. Permite in,resar el costo de los art:culos. Presione # para estalecer los precios de BH
venta del art:culo.
O6)SC.
-
O;-
%%-=
;ea PRE!I#S en este cap:tulo# o #'# de artículos del cap:tulo IN*EN&"RI#S Permite in,resar el porcentaje de descuento 0ue su proveedor haya dado a determinado art:culo. Permite modificar el porcentaje de ;entre HO y el valor especificado en la confi,uraci"n inicial del sistema. 6ato del sistema. ndica el total al multiplicar la cantidad por el costo unitario del art:culo.
Para ampliar la informaci"n 0ue se encuentra en el pie de compra ponemos como ejemplo 0ue el proveedor -(- da a la empresa =- 6)SP)S- tres descuentos del 1HO# 5O y 3O en todas sus compras y adicional cora 1#HH d"lar como recar,o de transporte por lo 0ue el pie de factura posee los si,uientes datos.
Para eplicar los valores 0ue se indican en el ,r!fico anterior se indica en la si,uiente tala de donde se otienen dichos valores
1 2
6scto 1
#ie de compra iIuierdo Teclas Funcionales L*@ift 9 / M Cuadro de teto para in,resar el primer descuento 0ue ser! asi,nado a toda la factura. 6ato del sistema 0ue indica la cantidad en d"lares del primer descuento in,resado. B1
(
6scto 2
Cuadro de teto para in,resar el se,undo descuento 0ue ser! asi,nado a toda la factura. 6ato del sistema 0ue indica la cantidad en d"lares del se,undo descuento in,resado. 6scto 3 L*@ift 9 / M Cuadro de teto para in,resar el tercer descuento 0ue ser! asi,nado a toda la factura. 6ato del sistema 0ue indica la cantidad en d"lares del tercer descuento in,resado. %- )l porcentaje puede ser in,resado tanto en d"lares como en porcentaje. Para in,resar el descuento en porcentaje in,rese /nicamente el valor para in,resar en d"lares in,rese la cantidad y lue,o presione la tecla E L*@ift 9 / M para transformarlo a porcentaje. 6ato del sistema. Sumatoria en d"lares de / todos los descuentos reali+ados 6ato del sistema. ndica el sutotal con ;-.
1 11
6ato del sistema. ndica el sutotal sin ;-.
12 1(
;-
1 1-
%otal $act
1
C)2
1/
6es,losar
1
L*@ift 9 / M
$lete
C)1
6escuentos
6ato del sistema. Sumatoria del sutotal con ;- y del sutotal sin ;-. Casilla de verificaci"n 0ue al activarla permite modificar la caja de teto del ;&numeral 12*. ndica el valor del ;-. ;alor en d"lares 0ue se aumenta al total &numeral 1* de la factura por concepto de transporte. ;alor total de la factura. 6ato del sistema 0ue indica el valor del C) se,/n el porcentaje 0ue se haya indicado en la creaci"n del art:culo. 6ato del sistema 0ue indica el valor del C) se,/n el porcentaje 0ue se haya indicado en la creaci"n del art:culo. =os art:culos de ciertas facturas ya incluyen el ;- en el detalle. )l sistema le permite des,losar el ;- /nicamente presionando el ot"n para 0ue no lo manualmente. -l presionar este ot"n vuelve al valor todos los descuentos in,resados en el de la factura o en la caja de teto del descuento &numeral 1*
realice de HO detalle primer
B2
1 2
7et ro.
(
7et $uente
%ipo
7et ;-
/ 1
- pa,ar U Vtems
#ie de compra derec@a Teclas Funcionales Permite in,resar el n/mero del documento de retenci"n 0ue se entre,a al proveedor. Presione el ot"n para esco,er el tipo de retenci"n 0ue se va a aplicar. -l seleccionar el tipo de transacci"n 0ue se va a reali+ar# este campo autom!ticamente indica el porcentaje 0ue se dee retener. )ste campo tami8n puede ser modificado por el usuario. Casilla de verificaci"n 0ue al activarla permite modificar la caja de teto del valor en d"lares de la retenci"n en la fuente &numeral 5*. ndica el valor en d"lares de la retenci"n en la fuente. Presione el ot"n para esco,er el porcentaje de retenci"n al ;-. Casilla de verificaci"n 0ue al activarla permite modificar la caja de teto del valor en d"lares de la retenci"n al ;- &numeral D*. ndica el valor en d"lares de la retenci"n al ;-. ;alor a cancelar de la factura. 6ato del Sistema. Suma la cantidad de los art:culos ad0uiridos en total.
Para ,raar la compra presione el ot"n 3rabar o ;F12<. =a pantalla 0ue aparece indica un resumen de la compra. 6onde dee esco,er a 0ue cuenta va a afectar esa compra ya sea a C-L- si es en efectivo o >-CS si pa,an con che0ue. ' el pla+o en d:as si se ha reali+ado la compra a credito. Para confirmarlos presione el ot"n para volver a la pantalla de compras.
o
B3
-l presionar el ot"n el sistema autom!ticamente in,resa los art:culos al nventario confirm!ndolos en un resumen de actuali+aciones con la si,uiente pantalla
B4
9.1%.1
+SEA E AR'IC34S
le presenta este listado de art:culos para 0ue pueda seleccionar al,/n art:culo. pte entre Código o %escripción para estalecer el modo de la /s0ueda. $8ni le permite hacer aun m!s sencilla su /s0ueda presionando el ot"n
.
)l ot"n le indica una pantalla en la 0ue puede verificar la eistencia de determinado art:culo por cada almac8n.
B5
9.1%.2
&RECI4S &4R AR'5C34
Permite camiar los precios de venta desde 0ue in,resa la compra sin necesidad de ir a la pantalla de Actualiación de #'# de Artículos.
Puede camiar los precios de venta -# > o C de un art:culo tanto en d"lares como en porcentaje para in,resar el camio de precios en d"lares /nicamente in,rese el nuevo valor y para in,resar el camio en porcentaje in,rese la cantidad y la tecla N L*4FT -M#finalmente presione para ,uardar los camios o
9.1%.-
para descartarlos.
RE'ENCI4NES
Para poder acceder a esta pantalla presione el ot"n B9
Compras @ 6evoluciones.
9.1%.%
0ue se encuentra dentro de la ventana
I&RESI4N E RE'ENCI4NES
BB
Para imprimir los comproantes de retenci"n dee dar clic derecho en el ot"n
y esco,er la opci"n de Comprobante Retención. $inalmente
de clic el ot"n
para aceptar la impresi"n.
'*TA #R&)7"AR %&) C$7#R$0A"T& %& )A R&T&"C!"
9.1%.6
E'A33E E &A/4S A CREI'4S
Cuando la compra ha sido reali+ada con forma de pa,o a Cr8dito puede fijar tami8n las cuotas y los pla+os estalecidos con sus clientes para eso presione el ot"n o la tecla ;F2< se desple,ar! la si,uiente pantalla
Tabla para #agos por Cuotas BD
&misión
23@1H@2HH5
#lao
9H
#agos 'ence nter8s
2 22@12@2HH5 %eto desactivado 19G.11 2H 14G.11
7onto Total N &ntrada *aldo Tabla Cuotas Total a #agar
6ato del Sistema. $echa de contaili+aci"n de la compra. /mero de d:as 0ue se tiene de pla+o para cancelar la deuda. /mero de pa,os para cancelar la deuda. 6ato del Sistema. ndica el /ltimo d:a de pa,o. Ntil en $acturaci"n.
;alor a cancelar de la factura. ;alor en d"lares de la entrada. 6ato del Sistema. ndica el valor a cancelar de la factura restando el valor de la entrada. Permite camiar el n/mero de d:as# la fecha o el valor a pa,ar en las cuotas y adem!s a,re,ar al,/n comentario. B4.59 6ato del Sistema. ndica el valor a cancelar por cada cuota. 19G.11 6ato del Sistema. ndica el valor a cancelar por toda la deuda.
Para aceptar presione el ot"n descartar los camios.
9.1%.*
o
para
&EI4S A &R4VEE4RES
Permite reali+ar pedidos a sus proveedores para 0ue lue,o puedan ser in,resados como una compra. Para in,resar pedidos vaya a nventarios + #edidos #roveedores. Cuando in,rese pedidos 0ue reali+a a su proveedor al sistema# puede f!cilmente importar ese pedido a la pantalla de compras y as: evitar la di,itaci"n de la factura de compra. Para in,resar un pedido presione el "uevo
o ;F< e in,rese los datos
del pedido finalmente para ,raar presione 3rabar
o ;F12<.
BG
Para in,resar un pedido como compra en la pantalla de compras elija un proveedor y presione el ot"n "uevo
o ;F<. Posteriormente presione
el ot"n donde aparece una pantalla con un listado de pedidos# seleccione el 0ue desea dando dole clic sore el pedido 0ue re0uiere# autom!ticamente se llenar! la pantalla de compra con los datos del pedido.
6e dole clic sore el pedido 0ue re0uiere# autom!ticamente se llenar! la pantalla de compra con los datos de pedido. DH
%ome en cuenta 0ue nin,/n pedido ,enera movimientos de inventarios ni cuentas por pa,ar al proveedor.
9.1%.7
&3ICAR C4&RA
es una herramienta 0ue rinda ,randes facilidades a sus usuarios para a,ili+ar su traajo. 6uplicar la Compra le permite uscar una factura de compra ya in,resada para copiarla y crearla como una nueva compra. Para copiar una factura de compra dee seleccionar el proveedor y presionar el ot"n "uevo o ;F<# posteriormente presione el ot"n aparecer! la si,uiente pantalla
Si la factura 0ue usca para copiarla no se encuentra en la pantalla# presione el ot"n reali+adas
para 0ue pueda uscarla dentro de las compras
D1
$inalmente presione el ot"n
para copiar la factura.
9.1%.8 EV43CI4NES E NA C4&RA =as 6evoluciones de una compra le permite devolver la mercader:a ad0uirida a su proveedor y reducir del inventario los art:culos ad0uiridos sin necesidad de reali+ar al,/n movimiento de salida. Cuando se reali+a una devoluci"n de compra# el sistema ,enera autom!ticamente un descuento por devoluci"n de compra 0ue se resta de saldo de la deuda de la factura de compra. Para aclarar como reali+ar una devoluci"n se reali+a el si,uiente ejemplo. Se re,istra en el sistema con fecha D de noviemre de 2HH5 la factura o. HH1HH123D1H por la ad0uisici"n de 2 pares de +apatos talla 25 color ne,ro por un valor unitario de B d"lares J ;-# el valor total de la factura es de 15.95 d"lares y la forma de pa,o es a cr8dito con 15 d:as de pla+o. )l administrador verifica 0ue el estado del cal+ado es malo por lo 0ue reali+a la devoluci"n total de la compra. Para reali+ar la devoluci"n seleccione al proveedor y la factura# lue,o presione el ot"n y in,rese los art:culos con sus respectivas cantidades a devolver. )l proceso es similar a reali+ar una compra la diferencia es 0ue las cantidades y el saldo son ne,ativos.
D2
Si todo esta reali+ado correctamente le aparecer! el resumen de -ctuali+aciones.
Caso contrario le aparecer! el si,uiente mensaje donde Id. -nali+ara 0ue es lo 0ue sucede para reali+ar la devoluci"n de la compra
D3
=.1, C7EN& 45R 48R le permite mantener un control permanente sore las deudas 0ue usted posee con sus proveedores. )l sistema le ayuda a encontrar con facilidad las facturas no canceladas# las mismas 0ue se hallan identificadas de color rojo# y le indica el total de la deuda 0ue tiene con determinado proveedor. -dem!s podr! visuali+ar un detalle de los pa,os de cada uno de los documentos de compra 0ue haya reali+ado.
9.16.1
#vimient#s C$entas !#r &a0ar
Para ver sus cuentas por pa,ar vaya a Cuentas por #agar + 7ovimientos de cuentas por pagar o presione las teclas CTR) 9 F sucesivamente. =a pantalla posee en su parte central i+0uierda un 4istorial de #agos 0ue indica los documentos de compra 0ue posea con el Proveedor seleccionado y el saldo actual de la deuda. Para ver las facturas con saldo cero es decir las facturas canceladas presione la casilla de verificaci"n Fact #ag. )n la parte central derecha se encuentra un detalle de pagos por documento 0ue al uicarse sore al,uno de estos en la parte inferior de la pantalla se puede ver con mayor detalle como han sido reali+ados los pa,os. Para in,resar un pa,o en primer lu,ar dee seleccionar el proveedor y el documento de compra para reali+ar el pa,o# lue,o presione el ot"n "uevo o ;F<. )n el caso de la empresa )A %&*#&"*A se va a reali+ar el pa,o al proveedor -(- de la factura HH1HH1HH24HHG con un valor de 1HH d"lares pa,aderos con che0ue del anco del pichincha n/mero 1B2.
D4
$rigen Tipo
7$'7&"T$* %& CU&"TA* #$R #A3AR Cuenta por 6ato del sistema. ndica donde fue ori,inado Pa,ar el pa,o. -ono Presione el ot"n para esco,er el tipo de pa,o 0ue se va a reali+ar. Seleccione las si,uientes opciones si va a -ono Cancelaci"n $actura
7eali+ar un pa,o parcial de la deuda. 7eali+ar un pa,o total de la deuda. Crear una factura e in,resar el saldo sin movimientos de art:culos 0ue afecten el inventario.
Cr8dito 77 6evoluci"n
Pa,ar los impuestos de ley. Permite reali+ar un movimiento por devoluci"n para disminuir la deuda 7eali+ar un pa,o con che0ue posfechado.
Che0ues Posfechados otas de d8ito otas de cr8dito
%ocumento Referencia
Permite reali+ar una nota de d8ito para aumentar la deuda ya sea por mora# intereses# multas# etc. Permite reali+ar una nota de cr8dito para disminuir la deuda ya sea por pronto pa,o# cliente frecuente o por los motivos 0ue el usuario considere.
CHHHHHHH19
6ato del sistema o del usuario para identificar el pa,o. HH1HH1HH24HHG /mero del documento del 0ue se est! D5
&misión 'ence Asiento Contable Concepto
23@1H@2HH5 22@12@2HH5
$bservación
CPHHHHHHHD
mporte Forma #ago
$C U HH1HH1HH
1HH#oo de Che0ue
#ago 7Gltiple "o. #ago
1B2
reali+ando el pa,o. $echa en la 0ue se reali+a el pa,o. $echa en la 0ue se vence el pa,o. /mero con el 0ue se re,istra el movimiento en el m"dulo de contailidad. 6ato del Sistema o del usuario con una s:ntesis del pa,o. 6ato del Sistema o del usuario con un detalle del pa,o. ;alor en d"lares del pa,o. Permite esco,er la forma de pa,o entre che0ue# efectivo y nota de d8ito. ndica el n/mero de pa,o m/ltiple# en el caso de 0ue el pa,o fue reali+ado en el m"dulo de Pa,os (/ltiples. ndica el n/mero de documento de pa,o por ejemplo el n/mero de che0ue o el n/mero de recio.
$inalmente presione el ot"n 3rabar o ;F12<. -parecer! una pantalla de confirmaci"n# si est! de acuerdo con el pa,o presione caso contrario
9.16.2
&a0#s lti!les
le proporciona una opci"n muy /til en casos de 0ue usted adeude a su proveedor varias facturas. - trav8s de la pantalla de Pa,os (/ltiples# usted puede reali+ar en un solo movimiento varias cancelaciones# ya sea cancelando desde las facturas m!s anti,uas hasta las m!s recientes o como crea conveniente reali+ar sus pa,os.
Para acceder a la pantalla de pa,os m/ltiples vaya a Cuentas por #agar + #agos 7Gltiples. Para comprender de mejor manera el funcionamiento de la pantalla de pa,os m/ltiples se reali+ar!n las si,uientes compras al proveedor -(-. D9
Con fecha 10 de noviem!e de "00# $$e%a $a factu!a no. 00100100"&011 'o! 13&(&0 d)$a!e* con $a +ue *e ad+uie!e ,0 unidade* de de*odo!ante nivea 'a!a mu-e! con un co*to de "(oo d)$a!e*. a fo!ma de 'a%o e* a c!/dito con 30 da* de '$ao. Se !ea$ian $a* !etencione* de$ 12 a $a fuente de$ 302 a$ I4A. 4a$o! de $a factu!a a cance$a! 1"5(55 d)$a!e*.
Con fecha 1# de noviem!e de "00# $$e%a $a factu!a no. 00100100"&01# 'o! 119(9# d)$a!e* con $a +ue *e ad+uie!e 30 %a$one* de ce!a 'a!a 'i*o* co$if$o! con un co*to de 1(61 d)$a!e* ,0 unidade* de -a)n $+uido U7 con un co*to de 0.93 d)$a!e*. a fo!ma de 'a%o e* a c!/dito con 30 da* de '$ao. Se !ea$ian $a* !etencione* de$ 12 a $a fuente de$ 302 a$ I4A. 4a$o! de $a factu!a a cance$a! 11#(03 d)$a!e*.
8n tota$ $a em'!e*a A 8S8;SA dee a$ '!oveedo! AMA
Para reali+ar un pa,o m/ltiple seleccionamos al proveedor al cual vamos reali+ar el pa,o# junto a cada proveedor podemos visuali+ar el saldo total 0ue le adeuda y en la parte inferior se listan los pa,os m/ltiples 0ue poseea con sus respectivos detalles. 6e acuerdo a la informaci"n del ejemplo llenaremos la pantalla de pa,os m/ltiples con los si,uientes datos
DB
Unico Tipo
#A3$* 7U)T#)&* (HHHHHHHHHB 6ato del Sistema. -ono Presione el ot"n para esco,er el tipo de pa,o 0ue se va a reali+ar. Seleccione las si,uientes opciones si va a -ono
7eali+ar un pa,o parcial de la deuda.
Cr8dito 77
Pa,ar los impuestos de ley.
6evoluci"n Che0ues Posfechados otas cr8dito
7eali+ar un posfechado. de
pa,o
con
che0ue
Permite reali+ar una nota de cr8dito para disminuir la deuda ya sea por pronto pa,o# cliente frecuente o por los motivos 0ue el usuario considere.
Forma #ago
Che0ue
Permite esco,er la forma de pa,o entre che0ue# dep"sito# efectivo# nota de d8ito y tarjeta de cr8dito.
&misión 'ence
1H@11@H5 1H@11@H5
%ocumento
1B3
$echa en la 0ue se reali+a el pa,o $echa en la 0ue se vence el pa,o# /til si el pa,o se reali+" con che0ue posfechado. /mero de documento con el 0ue se cancela la deuda.
Referencia Concepto
6ato de referencia 0ue in,resa el usuario -. documento 6etalle acerca del pa,o 1B3 mporte 2HH#oo ;alor a cancelar por la deuda total. Por lo ,eneral este importe dee ser i,ual o menor a la deuda pero en el caso de ser mayor el sistema ,enera autom!ticamente una nota de cr8dito a favor de la empresa. *aldo H#oo 6ato del sistema. ndica el saldo 0ue 0ueda del importe mientras se cancela las deudas. "o. #ago ndica el n/mero de documento de pa,o por ejemplo el n/mero de che0ue o el n/mero de recio. Asignación autom6tica %raslada los datos in,resados en mporte# 7eferencia y Concepto a los campos correspondientes en la tala. )l importe se reparte tomando en cuenta la anti,Wedad de las facturas. %raslada el valor in,resado en mporte al campo correspondiente en la tala. )l importe se reparte tomando en cuenta la anti,Wedad de las facturas. %raslada los datos in,resados en 7eferencia al campo correspondiente en la tala. )ste dato ser! el mismo para todas las facturas eistentes. %raslada los datos in,resados en Concepto al campo correspondiente en la tala. )ste dato ser! el mismo para las DD
facturas eistentes. Tabla mporte Referencia Concepto
Permite in,resar el valor 0ue se aonar! por cada factura. Presione la tecla 0arra &spaciadora para copiar el saldo de la factura o para asi,nar el saldo 0ue resta del importe asi,nado. Permite in,resar un dato como referencia para cada una de las facturas Permite in,resar el valor 0ue se aonar! para cada una de las facturas
$inalmente presione el ot"n 3rabar o ;F12<. -parecer! una pantalla de confirmaci"n# si est! de acuerdo con el pa,o presione caso contrario
1!FAC#0AC/6 1B.1CRECI5N E C>IENE& =os clientes son las personas naturales o jur:dicas 0ue hacen uso del ien o servicio 0ue ofrece su empresa. )l tener una ase de datos de sus clientes le ayudar! a tener or,ani+ado sus contactos y datos personales. Para a,re,ar un cliente vaya a Ctas K Cobrar + ClientesE3rupos + Clientes. -parecer! la si,uiente pantalla
DG
Código "ombres C..ERUC Cod. Contable
%irección
FC4A 3&"&RA) H5H241144H C"di,o con el 0ue se identificar! al cliente. Puede camiarlo o dejar el c"di,o secuencial 0ue ,enera el sistema. (ariela %apia )s el nomre o ra+"n social del cliente. H5H241144HHH1 Presione el ot"n para esco,er entre 7IC o C8dula de dentidad del proveedor. 1.1.H3.H1 Se ,enera autom!ticamente al haer asi,nado una cuenta contale &;ea P%"N $E !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. Puede di,itar la cuenta 0ue corresponde. (elchor de 6irecci"n del domicilio o local comercial donde >enavides se encuentra el cliente.
Tel8fonos FaK 3rupo
H32DH1D9D %eto en lanco %eto en lanco
'endedor
%eto en lanco
Contacto
%eto en lanco
Fec@a Creación #rovincia
de %eto 6eshailitado Cotopai
%el8fonos para uicar al cliente. $a del cliente. -,rupa al cliente dentro de un ,rupo de clientes. Si desea crear un ,rupo de clientes sin salir de la pantalla de clientes# presione "* sore el Cuadro de lista desple,ale de 3rupo. Para crear
Ciudad
=atacun,a
:ona
Centro
Código "ombres Tipo de Cliente
Tipo de #recio Forma de #ago %ías Cr8dito
a,re,ar una provincia presione "* en el cuadro de lista desple,ale #rovincia. Para crear Provincias vea /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S omre de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del cliente. Para a,re,ar una ciudad presione "* en el cuadro de lista desple,ale Ciudad. Para crear Ciudades vea /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S omre de la +ona dentro de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del proveedor. Para a,re,ar una +ona presione "* en el cuadro de lista desple,ale :ona. Para crear onas vea /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S
FC4A A%C$"A)&* 2 %eto deshailitado# c"di,o in,resado en la ficha o C con el 0ue se le epende los productos. )$ $orma de pa,o con el 0ue el cliente pa,a compras. 3H /mero de d:as 0ue se le G1
otor,a al cliente como pla+o para cancelar sus deudas. )ímite de Cr8dito 2HHH Cantidad m!ima 0ue el cliente puede otener como cr8dito. Cupo adicional 5HH Cantidad adicional 0ue se otor,a al cliente si ecede el cupo de cr8dito. Fec@a de "acimiento 19@H1@1GDH $echa de nacimiento del cliente. &Jmail prueaXhotmail.com 6irecci"n electr"nica del cliente. 0loIueado -l activar este casillero el 6esactivado sistema impide 0ue se realice ventas al cliente. Cuando se lo activa se puede poner en el casillero lanco un comentario indicando el motivo por el cual a sido lo0ueado el cliente. -l activar este casillero el 6esactivado %esbloIueo Temp sistema permite 0ue el cliente realice una /ltima compra. "o 'encido 6esactivado Cr8dito solo con entrada -l activar el casillero el 6esactivado sistema permite 0ue el cliente pueda reali+ar una compra a cr8dito con la condici"n de 0ue deje una entrada. *olo de contado -l activar el casillero el 6esactivado sistema permite 0ue el cliente realice sus compras solo de contado y no a cr8dito. &Kcento de 'A -l activar este casillero el 6esactivado sistema permite ContribuHente &special 6esactivado Agente de Retensión -l activar este casillero el 6esactivado sistema. Artículos sin restricción 6esactivado del 'endedor
G2
$TR$* NComisión de 'entas %eto en >lanco A,0,C
Porcentaje de comisi"n por ventas 0ue se le asi,na al vendedor por las ventas reali+adas se,/n el precio. N %escuento %eto en >lanco Porcentaje de descuento 0ue se le asi,na al cliente en sus compras. #recio N sobre costo %eto en >lanco )stalece un porcentaje 0ue ser! sumado al costo del producto# haciendo caso omiso al porcentaje estalecido en la asi,naci"n de P;P del -rt:culo. #recio N sobre precio %eto en >lanco )stalece un porcentaje 0ue ser! sumado al precio del producto sea 8ste -# > o C haciendo caso omiso al porcentaje estalecido en la asi,naci"n de P;P del -rt:culo %- S"lo puede in,resar datos en uno de los dos tipos de porcentaje# el sistema impide 0ue in,rese en amos.
G3
ACT'%A%ETRA"*#$RT& Ruta 7uta H1 Frecuencia $recuencia HHH1 Tipo de )ocal Consumidor final Tipo de Actividad %eto en >lanco "ombre del Transportista %eto en >lanco "$TA= &stas opciones son Gtiles en el caso de Iue su negocio entregue productos a domicilio
$0*&R'AC$" Campo tipo memo donde se puede in,resar informaci"n adicional acerca del cliente. G4
FC4A 4*T$RC$ -l momento esta opci"n se encuentra en desarrollo y pretende convertirse en un resumen de las compras reali+adas por el cliente para anali+ar su volumen de compras y el cumplimiento con sus oli,aciones.
FC4A )*TA %& C)&"T&* Permite visuali+ar los proveedores in,resados al sistema y los datos informativos m!s importantes. G5
1B.2CRECI5N E 8R745& E C>IENE& =a creaci"n de ,rupos de clientes le ayuda a clasificar a los clientes de acuerdo al,una caracter:stica en com/n. Para crear un 3rupo de Clientes vaya a Ctas K Cobrar + ClientesE3rupo de Clientes o vea /"N&ENI/IEN&# $E &"%"S. -parecer! la si,uiente pantalla
Presione el ot"n hasta uicar 3rupo de Clientes. =ue,o presione "uevo o ;F< e in,rese en la tala el c"di,o y la descripci"n del ,rupo. $inalmente presione el ot"n 3rabar ;F12<.
o
1B.3 . &I8NR 4RECI5& 4R C>IENE& 6eido a 0ue ciertas empresas ependen sus productos con precios preferenciales a sus clientes 0ue no se encuentran entre los ran,os de los precios -# > o C le permite asi,nar precios especiales a los art:culos dependiendo del cliente# para esto dee in,resar a la pantalla de Creaci"n de Clientes en Ctas K Cobrar + ClientesE3rupos + Clientes. Seleccione cliente al 0ue le va a asi,nar los precios especiales y lue,o presione el ot"n . -parecer! la si,uiente pantalla
G9
1B." FC7R& E C>IENE& =as facturas a clientes permiten reali+ar ventas seleccionando um determinado cliente al 0ue se le puede otor,ar credito por sus compras. Para acceder a la pantalla de $acturaci"n a Clientes vaya a Facturación + Facturas a Clientes o presione las teclas CTR) 9 F1 simult!neamente. Para reali+ar una venta presione el ot"n "uevo
;F<.
)l sistema le pedir! 0ue in,rese una clave de identificaci"n por cada factura 0ue realice. Nnicamente um facturador previamente asi,nado podra disponer de este m"dulo y actuar de acuerdo a los permisos otor,ados. Para crear um facturados vea 'endedores H Facturadores .
Si la clave no es correcta aparece el si,uiente mensaje
Si in,resa todo correctamente le aparecer! la ventana de $acturas @ 6evoluci"n
GB
Para eplicar la pantalla de facturaci"n se reali+a el si,uiente ejemplo Con fecha 15@11@2HH5 la empresa =- 6)SP)S- reali+a la si,uiente venta a la ra. (artha $ernande+ 2 =itros de leche la $inca precio asi,nado al cliente H.4D. centavos. 1 =ata de at/n real precio C H.GH centavos J ;1 Coca cola precio - H.G9 centavos J ;-. %otal de la venta 3.14 d"lares.
Para su mejor comprensi"n dividiremos la factura en trYs partes )ncae+ado i+0uierdo# encae+ado derecho# detalle# pie de compra i+0uierdo y pie de compra derecho.
GD
&"CA0&:A%$ %&R&C4$
1 2 (
-
/
&"CA0&:A%$ %&R&C4$ T#$ %& os permite esco,er los 0ue va a reali+ar ya %$CU7&"T$ sea una factura o nota de venta. *erie "o. = os permite in,resar la serie con el numero de la factura 0ue se va a imprimir. *eIuen = Secuencia de la numeraci"n de facturas. Para confi,urar la numeraci"n vea C$"F3URA"%$ 7 &7#R&*A. os indica el numero de asiento contale 0ue Asiento= ,enera el sistema con el numero puede consultar en -sientos pendientes en el m"dulo de C$"TA0)%A% + A*&"T$* #&"%&"T&*. Clientes 'arios Cuadro de lista 0ue permite esco,er a un cliente. Presione el ot"n para desple,ar la lista de clientes. Presiones S para crear un nuevo cliente. ;ea CR&AC!" %& C)&"T&* >ot"n de in,reso para otificaciones >ot"n de in,reso para -onar
>ot"n de in,reso para Consultar Cuotas 4*T$RA) FACTURA
&7*$" T$TA) #A3
umero de la factura de venta. Presione las teclas *@ift 9 C para visuali+ar las cuotas de pa,o. $echa de emisi"n de la factura ;alor total de la factura Casilla de verificaci"n 0ue al estar activada indica 0ue la factura ya ha sido cancelada en su totalidad.
"$TFCAC$"&* . -l presionar este ot"n le aparecer! la si,uiente pantalla
GG
-l presionar "uevo o ;F< le aparecer! la ventana de #ar6metro donde se dee esco,er el vendedor 0ue reali+o la venta al cliente
' le permitir! in,resar la fecha# el numero de la cuota# el valor de la cuota# si le va a corar al,/n inter8s# si ya esta corado se le activa el casillero de corado el tipo y la fecha de coro.
1HH
le permite reali+ar un aono de una cuota.
=e permite consultar las cuotas y tamien le permite aonar
Cuando se in,resa un precio de venta menor al 0ue se estaleci" en la creaci"n del articulo aparecer! el si,uiente mensaje.
1H1
1B., 47N5 E @EN 1B.- FC7RCI5N INC>7I5 I@ 1.*.1
Fact$raci"n &$nt# de Venta
1.*.2
&$nt# de Venta
1B./ N5& E ENRE8 1B.0C5N&7> E R?C7>5& 1B.=4EI5& 1B.1B 4R5F5RM& 1B.11 IM4RE&IN E FC7R& 1B.12 C7EN& 45R C5RR 1.12.1
#vimient#s C$entas !#r C#(rar
1.12.2
C#(r#s lti!les
11. C"AC/6 D" CA?AS 1H2
Ina caja es el lu,ar &l",ico# no tan,ile dentro del sistema* donde se re,istra las transacciones financieras reali+adas por compra o venta de mercader:a# as: como los ,astos en los 0ue incurre la empresa. - caja puede in,resar tanto dinero en efectivo como en che0ues. =a empresa =- 6)SP)S- maneja dos cajas caja chica y caja che0ues posfechados. Para crear estas cajas en el sistema vaya a Tesorería +CaBa + Cuentas de CaBas# donde aparecer! la si,uiente pantalla.
Presione el ot"n "uevo M.o. Caja Caja 6escripci"n Q.o.. Contable
Control *aldo CaBa Activa
o ;F< e in,rese los si,uientes datos.
FC4A CAA 4 C"di,o con el 0ue se identificar! la caja. Puede camiarlo o dejar el c"di,o secuencial 0ue ,enera el sistema. Caja Chica omre de la caja con la 0ue su empresa va a traajar. 7e,istra (ovimientos en Corta descripci"n de lo 0ue re,istrar! su )fectivo y Che0ue caja. 1.1.H2.H1 Se ,enera autom!ticamente al haer asi,nado una cuenta contale &;ea P%"N $E !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. Puede di,itar la cuenta 0ue corresponde. Controla 0ue el saldo de la caja no ten,a -ctivado saldo ne,ativo. ndica 0ue la caja 0ue cre" se encuentra -ctivado activa y podr! re,istrar movimientos. 1H3
*aldo
%eto desactivado
Cuadro de teto en donde se visuali+ar! el saldo actual en caja.
$inalmente para ,raar presione 3rabar
o ;F12<.
Cree una caja para re,istrar los che0ues posfechados# esto con el fin de no unir el saldo actual 0ue posee en efectivo o en che0ues al d:a con el saldo 0ue dispone en che0ues posfechados.
FC4A )*TA %& CAA* Permite visuali+ar las cajas in,resadas al sistema.
11.1 M5@IMIEN5& E CG )n esta pantalla usted puede averi,uar el saldo con el 0ue cuenta la empresa al momento en cajas# adem!s podr! visuali+ar en detalle las transacciones 0ue hayan involucrado movimientos cancelados en efectivo o en che0ues reciidos. 1H4
)l primer movimiento 0ue se ,enera en cajas es el in,reso del saldo actual 0ue posee la empresa en cajas# este dato se respalda con el dinero en efectivo y che0ues con 0ue cuenta la empresa y se re,istra en un documento de in,reso.
Presione el ot"n "uevo
o ;F< e in,rese los si,uientes datos
7ovimientos de CaBa CaBa
Caja Chica
Fec@a $rigen
31@1H@H5 6ato del sistema
Tipo
n,reso
%oc. $rg.
6ato del sistema.
Refer=
6ato del sistema.
Asiento
6ato del sistema.
mporte
95H
Presione el ot"n para seleccionar la caja en la 0ue va reali+ar el movimiento. $echa en la 0ue se re,istra el movimiento. ndica el lu,ar en el 0ue se reali+" el movimiento. Presione el ot"n para seleccionar el tipo de movimiento entre n,reso ),reso )s el n/mero de documento del lu,ar donde se ori,in". /mero interno del sistema o dato referencial 0ue el usuario in,resa. )s el n/mero de asiento con el 0ue se re,istra el movimiento en contailidad. ;alor en d"lares del movimiento a reali+ar. 1H5
#ago
)fectivo
"o. %oc.
7CHHHHHHB
Concepto 0eneficiario
S-=6 C-= %eto en lanco
*aldo
6ato del sistema.
Presione el ot"n para seleccionar el tipo de pa,o entre Che0ue )fectivo %arjeta de Cr8dito
%epósito 6ato del sistema. Fec@a de 6ato del sistema. %epósito 0anco 6ato del sistema.
/mero de documento con el 0ue se re,istra el movimiento. 6etalle acerca del movimiento. omre de la persona de la cual se recie o entre,a dinero. Saldo con el 0ue se cuenta al momento en cajas. 6atos informativos para conocer los datos del dep"sito del dinero en cajas.
11.2 RH7E5 E CG 11.3 F>7G5 E CG 11.-.1
R$(r#s de ca)a
11.-.2
Fl$)# de ca)a
1H9
12. C"AC/6 D" (A6CS le rida la posiilidad de tener un control sore el movimiento de los fondos 0ue la empresa reali+a en las nstituciones >ancarias con las 0ue traaja. =a empresa )A %&*#&"*A traaja con el anco del Pichincha y posee una cuenta corriente con el n/mero 32DG59BDG. Para crear este anco en el sistema vaya a Tesorería + 0ancos + Cuentas 0ancarias# donde aparecer! la si,uiente pantalla.
1HB
Presione el ot"n "uevo Cod. 0anco 0anco
o ;F< e in,rese los si,uientes datos.
FC4A 0A"C$* 2 C"di,o con el 0ue se identificar! el anco. Puede camiarlo o dejar el c"di,o secuencial 0ue ,enera el sistema. >anco del omre del anco con el 0ue su empresa Pichincha traaja.
"o. Cuenta %irección
32DG59BDG /mero de Cuenta del >anco Calle Kuito y 6irecci"n del >anco. Peatonal Padre Salcedo
Tel8fonos *ec. "ro. C4.
H22GGGGGG 19D
Contacto Agencia Activo
(ar:a 7ui+ (atri+ -ctivado
Cod. Contable
1.1.H1.H1
*aldo
%eto desactivado
Secuencia del n/mero de che0ue 0ue contin/a en su che0uera. omre del oficial de cr8dito del >anco. ndica 0ue el anco 0ue cre" se encuentra activo y podr! re,istrar movimientos. Se ,enera autom!ticamente al haer asi,nado una cuenta contale &;ea P%"N $E !'EN&"S. 6el cap:tulo !#N&"I%I$"$*. Puede di,itar la cuenta 0ue corresponde. Cuadro de teto en donde se visuali+ar! el saldo actual en su cuenta ancaria.
1HD
$inalmente para ,raar presione 3rabar
o ;F12<.
FC4A )*TA %& 0A"C$* Permite visuali+ar los ancos in,resadas al sistema.
12.1 M5@IMIEN5& NCRI5& )n esta pantalla usted puede averi,uar el saldo con el 0ue cuenta# adem!s podr! visuali+ar en detalle las transacciones 0ue hayan involucrado movimientos en su >anco como dep"sitos o che0ues ,irados. )l primer movimiento 0ue se ,enera en ancos es el in,reso del saldo actual 0ue posee la empresa# este dato se respalda con el estado de cuenta 0ue emite la nstituci"n >ancaria. Para el ejemplo de la empresa )A %&*#&"*A se conoce 0ue el saldo al 31 de octure de 2HH5 es de 12HH d"lares# para in,resar este dato vaya a Tesorería + 0ancos + 7ovimientos 0ancarios
1HG
Presione el ot"n "uevo 0anco Fec@a Transacción
"o. %oc. mporte Concepto 0eneficiario Asiento *aldo $rigen Tipo
o ;F< e in,rese los si,uientes datos
7ovimientos 0ancarios >anco del Pichincha Presione el ot"n para seleccionar el anco del cual va a reali+ar el movimiento. 31@1H@H5 $echa en la 0ue se re,istra el movimiento. ota de Cr8dito Presione el ot"n para seleccionar el tipo de movimiento entre Che0ue 6ep"sito ota de Cr8dito ota de 68ito CH1 /mero de documento con el 0ue se re,istra el movimiento. 12HH ;alor en d"lares del movimiento a reali+ar. S-=6 C-= 6etalle acerca del movimiento. %eto en lanco )ste dato se llena para imprimir el nomre de la persona o empresa a la 0ue se emitir! el che0ue. 6ato del sistema. )s el n/mero de asiento con el 0ue se re,istra el movimiento en contailidad. 6ato del sistema. Saldo con el 0ue se cuenta al momento en liro ancos del Sistema. 6ato del sistema. ndica el lu,ar en donde se ori,in" el movimiento. 6ato del sistema. ndica el tipo de pa,o 0ue se reali+". -ono Cancelaci"n 11H
%oc. $rg.
6ato del sistema.
Refer=
6ato del sistema.
)s el n/mero de documento del lu,ar donde se ori,in". /mero interno del sistema o dato referencial 0ue el usuario in,resa.
12.2 IM4RE&IN E C#EH7E& Para imprimir che0ues se dee esco,er de entre la lista de movimientos ancarios el che0ue a imprimir y dar clic derecho en el ot"n para esco,er las opciones de Che0ue# Comproante o amas a la ve+ de i,ual manera puede seleccionar las opciones de impresi"n a pantalla# a impresora o imprimir al ,raar. $inalmente de clic el ot"n
para aceptar la impresi"n.
;S%- P7)=(-7 6)= CF)KI)
12.3C5NCI>ICI5N NCRI =a conciliaci"n ancaria consiste en cuadrar el liro ancos con el estado de cuenta 0ue emite el anco ya sea en cuenta corriente o lireta de ahorros. 111
Para poder reali+ar la Conciliaci"n >ancaria deemos in,resar en Tesorería + 0ancos + Conciliación 0ancaria.
Primero se dee esco,er el anco 0ue desea reali+ar la conciliaci"n# presionar uevo y poner la fecha de conciliaci"n 0ue por lo ,eneral se pondr! la fecha del /ltimo d:a del mes
-l momento de indicar la fecha para la conciliaci"n en la parte derecha de la ventana aparecer! una lista de movimientos 0ue est!n pendientes de el mes anterior 0ue dee constar ya en el pr"imo estado de cta. de la si,uiente manera
112
)n el cual se ira comparando con el estado de cuenta o lireta de ahorros los datos del liro ancos y se ir! activando el casillero de verificaci"n de las transacciones 0ue consten en el estado de cuenta. )n el caso de tener otas de Cr8dito o otas de 6eito estas deen ser in,resadas primero en el sistema por Tesorería J 0ancos 7ovimientos 0ancarios. )as notas de cr8dito son valores 0ue nos acreditan a la cta. ya sea por intereses ,anados. )as notas de debito son valores 0ue nos deitan de la cta. ya sea por mantenimiento de cta.# coro de che0uera# etc.
)n la parte de ancos se in,resar! el valor 0ue consta en el saldo del >co.# valor 0ue deemos lle,ar al final del mes en la conciliaci"n. Si eiste al,una diferencia el sistema lo indicar! en para 0ue este cuadrada la conciliaci"n.
este casillero dee estar siempre en cero
12." RN&FERENCI CGDNC5& )sta opci"n del sistema nos permite pasar los valores en efectivo# che0ues y %arjetas de Cr8dito 0ue se encuentran en las ctas. de caja a los ancos. Para esto dee in,resar por Tesorería J 0ancos.
0ancos ? Transferencia CaBa E
Transferencia CaBa E 0ancos 113
Casillero lista
de CAA %AR$
0anco Fec@a Concepto 0eneficiario "o. %oc. Refer= C4. día C4. #ost. &fectivo TarBetas T$TA)
omre de la caja 0ue se va a reali+ar la transferencia. Presione el ot"n para seleccionar la Caja de la cual se va a reali+ar la transferencia.
>anco
Presione el ot"n para seleccionar el anco al cual va a reali+ar la transferencia. H3@H1@2HHB $echa en la 0ue se re,istra el deposito en el anco. C7)-C 6) C-L- 6etalle acerca del movimiento. CFCS.%77)S omre de la persona o empresa a la 0ue se emitir! el che0ue. CH1 /mero de documento con el 0ue se re,istra el deposito. 6ato del sistema. /mero interno del sistema o dato referencial 0ue el usuario in,resa. 135.HHH.HH
;alor 0ue tiene actualmente en Che0ues al d:a. H.HH ;alor 0ue tiene actualmente en Che0ues posfechados. H.HH ;alor 0ue tiene actualmente en )fectivo. H.HH ;alor 0ue tiene actualmente en %arjetas de Cr8dito. 135.HHH.HH Suma de todos los valores. Permite marcar todos casilleros 0ue ten,an los che0ues con fecha al d:a. Permite marcar todos casilleros 0ue ten,an los che0ues con fecha posteriores al d:a Permite desmarcar todos los casilleros 0ue est8n marcados.
)n el casillero de lista se dee esco,er de 0ue caja se va a reali+ar la transferencia.
Ina ve+ esco,ida la caja# en esta ventana aparecer! dos pestañas de una CF)KI)S en donde aparecer! todos los che0ues y la otra de %-7L)%-S aparecer! todos los pa,os con tarjeta 0ue est8n en la caja para ser depositados en el >anco. Para poder reali+ar la transferencia de los che0ues 0ue Id. ecesita dee activar el casillero de verificaci"n
Ina ve+ 0ue ha marcado los che0ues o pa,os de tarjeta 0ue necesita transferir en la parte inferior de la ventana en el cuadro de lista dee esco,er el >anco al cual se desea hacer la transferencia. 114
Se dee poner la fecha 0ue se reali+a la transferencia.
)l concepto se puede camiar o dejar el mismo del sistema no hay prolema.
Se dee in,resar el numero de deposito del anco.
)l nomre del eneficiario
Para transferir dinero en efectivo se le activar! el casillero de )fectivo en donde se dee in,resar el valor en efectivo a transferir.
12., E&7& C#EH7E& 45&FEC#5& RECII5& )sta opci"n es muy utili+ada por las empresas 0ue desean camiar sus che0ues posfechados por dinero en efectivo# ne,ociando con otras instituciones como son las Camiarias. Para esto dee in,resar por Tesorería J #osfec@ados Recibidos.
0ancos ? &status C@eIues
115
&status C@eIues #osfec@ados Recibidos -l activar el casillero se visuali+ar! solo los che0ues posfechados. -l activar el casillero se visuali+ar! incluyendo los che0ues depositados. )s un filtro para poder encontrar el che0ue por numero de ne,ociaci"n. -l activar el casillero se visuali+ar! solo los che0ues 0ue se encuentren ne,ociados. ndica el n/mero y el valor de los che0ues 0ue no est!n ne,ociados ndica el n/mero y el valor de los che0ues 0ue est!n ne,ociados ndica el n/mero y el valor de los che0ues 0ue est!n y no est!n ne,ociados
12.-
EFECI@ICI5N 8IR5&
C#EH7E&
45&FEC#5&
)n esta opci"n le permite efectivi+ar los che0ues 0ue se han ,irado y ya est!n corados.
119
Para poder efectivi+ar los che0ues se dee activar el casillero de verificaci"n y presionar el ot"n dee ele,ir la opci"n si.
en donde le aparecer! el mensaje donde
8fectiviacion Che+ue* o*fechado* =i!ado*
0anco
>anco
Presione el ot"n para seleccionar el anco al cual va a reali+ar la transferencia. -ctiva los casilleros 0ue ten,an che0ues con fecha al d:a y su respectivo valor. -ctiva los casilleros 0ue ten,an che0ues con fecha posteriores y su respectivo valor. 6esactiva todos los casilleros 0ue han sido activados y indica el valor total de todos los che0ues. Permite efectivi+ar los che0ues 0ue han sido activados
12./ C5M4R5NE& E IN8RE&5 os permite visuali+ar todos los comproantes 0ue han sido in,resado al anco ya sea che0ues# dep"sitos# notas de cr8dito y notas de deito 0ue se hayan reali+ado de acuerdo a un ran,o de fechas. 11B
C5M4R5NE& E IN8RE&5 0anco
>anco
%esde
H1@H1@2HHB
4asta
31@H1@2HHB
Tipo de Transacción
ota de 6eito
Presione el ot"n para seleccionar el anco al cual va a reali+ar la consulta. 7an,o de inicio de la fecha para la consulta 7an,o fina de la fecha para la consulta
Presione el ot"n para seleccionar el %ipo de %ransacci"n del cual va a reali+ar la consulta. -l activar este casillero aparecer!n todos los datos de la consulta si lo desactiva se pierde la informaci"n
1' C6#A(/3/DAD 13.1 4>N E C7EN& -ntes de crear el plan de cuentas considere lo si,uiente
11D
•
•
•
=as cuentas contales deen se,uir un orden jer!r0uico. Si la cuenta es de ,rupo siempre dee terminar con un punto al final &.*# en caso de ser de movimiento no termina en punto. %odas las cuentas deen estar creadas en funci"n de una m!scara contale# por ejemplo E.E.EE.EE &1.1.H1.H1* separando cada nivel con un punto.
Para poder crear el plan de cuentas vaya a Contabilidad + #lan de Cuentas# aparecer! la si,uiente pantalla
Fa,a clic en "uevo
o ;F<#
in,rese 1. presione %-> para ir al
si,uiente campo e in,rese Activo para ,raar presione 3rabar ;F12<.
o
)l plan de cuentas 0ue utili+a la empresa )A %&*#&"*A es el si,uiente.
11G
Cuenta
6escripci"n
1. 1.1. 1.1.H1. 1.1.H1.H1 1.1.H2. 1.1.H2.H1 1.1.H3. 1.1.H3.H1 1.1.H4. 1.1.H4.H1 2. 2.1. 2.1.H1. 2.1.H1.H1 2.1.H2. 2.1.H2.H1 2.1.H3. 2.1.H3.H1 2.1.H3.H2 3. 3.1. 3.1.H1. 3.1.H1.H1 3.1.H2. 3.1.H1.H1 3.1.H1.H2 3.1.H3. 3.1.H3.H1 3.1.H3.H2 4. 4.1. 4.1.H1. 4.1.H1.H1 4.1.H1.H2 4.1.H1.H3 5. 5.1. 5.1.H1. 5.1.H1.H1 5.1.H1.H2 5.1.H1.H3 5.1.H2. 5.1.H2.H1 5.1.H2.H2 5.1.H2.H3 5.1.H2.H4 5.1.H2.H5 5.1.H2.H9 5.1.H2.HB 5.1.H2.HD
-C%; -C%; C77)%) >-CS >-C 6)= PCFCFC-LC-L- CFC)E<>=) C=)%)S ? CEC 7)-=->=) ()7C-6)7-S P76IC%S ;)%-7S P-S; )E<>=) >-C-7S P7)S%-(S >-C-7S P7;))67)S P7;))67)S ? CEP (PI)S%S P7 P-<-7 1O 7)%)C ) =- $I)%) 3HO 7)%)C ) )= ;P-%7( C-P%-= C-P%-= SC-= C-P%-= 7)S)7;-S 7)S)7;- =)<-= 7)S)7;- $-CI=%-%;P)766-S ' <--C-S I%=6-6 6)= )L)7C P)766- 6)= )L)7CC CI)%-S 6) 7)SI=%-6S -C7))67-S 7)SI=%-6S -C7))67-S ;)%-S ;)%-S &6)SCI)% ) ;)%-S* &6);=IC ) ;)%-S* CI)%-S 6) 7)SI=%-6S 6)I67-S 7)SI=%-6S 6)I67-S CS% 6) ;)%-S CS% 6) ()7C-6)7-S &6)SCI)% ) C(P7-S* &6);=IC ) C(P7-S* <-S%S SI)=6S C(S)S -77)6 =I ' -=C6-6 (;=-C ;-7S
12H
Para in,resar el plan de cuentas a la empresa e mpresa F&RR&T$TA) no F&RR&T$TA) no es necesario 0ue in,resemos nuevamente todo el plan# solo deemos importar el plan de cuen cuenta tass de la empr empres esaa )A %&*#&"*A. %&*#&"*A. Para saer como importar datos vaya a I/P#R&"R a I/P#R&"R $"&#S
13.2 &IEN5& 4ENIENE& )n esta esta opci"n opci"n nos permite permite visual visuali+a i+arr todas todas las transa transacci ccione oness 0ue se reali+a reali+a diariamente# las cuales se puede corre,ir antes de pasar al liro diario. Por esta opci"n se in,resa es )stado de Situaci"n inicial de la empresa.
%odos los asientos deen estar con su respectiva cuenta 0ue dee estar constando en el Plan de Cuentas. =os asientos 0ue no se encuentran cuadrados se encuentran marcados de color rojo. Ina ve+ 0ue se a corre,ido todas las cuentas contales y los valores de los asientos deemos transferir al liro diario esto lo reali+amos presionando el ot"n 0ue se encuentra uicado en la es0uina suprior derecha en donde le aparecer! autom! autom!tic ticame amente nte la ventan ventanaa de actual actuali+a i+aci" ci"n n sin necesi necesidad dad de salirs salirsee de esta esta ventana.
121
13.3 >IR5 IRI5 13." M(5R M(5R C7EN& C5N>E& 13., &IEN5& 4ENIENE& 13.- C5M4RR M(5RE& C5N 7XI>IRE& 13./ RN&FERENCI& 1-.7.1
Act$ali;ar &endientes
1-.7.2
Reversar Asient#s
13.0 &IEN5& E CIERRE E 4ERI55 13.= C5NI>ICI5N 75MIC 75MIC 1-.9.1
C#nt #nta(ili;aci"n !#r l#tes
1-.9.2
e
1-.9.-
&arametri;aci"n C#nta(le
122
1
Asignación de Cuentas
=a -si,naci"n de cuentas le permite 0ue preestale+ca la cuenta contale 0ue ser! asi,nada a los clientes# a los proveedores o a los art:culos# cada ve+ 0ue cree uno nuevo. Para Para asi,nar asi,nar cuenta cuentass conta contales les vaya a Contabilidad + Contabiliación Autom6tica + #arametriación Contable# Contable # y vaya a la ficha 7iscelanos 1
- contin continuac uaci"n i"n in,res in,resee las cuenta cuentass conta contales les 0ue corres correspon ponden den a cada cada enunciado y presione el ot"n 3rabar
o ;F12<. ;F12<.
123
1%.1.1
e
1".2 N>I&I& FINNCIER5 1%.2.1
e
1%.2.2
e
124
1 +A6#"6/+/"6# D" #A(3AS le permite crear o personali+ar los datos 0ue ser!n utili+ados en diferentes ventanas del sistema. )ntre los datos 0ue se pueden personali+ar se encuentran las si,uientes talas
TA0)A
FU"C!"
-ctividades Centro de Costos Ciudades
=e permite añadir# modificar o eliminar ciudades 0ue ser!n necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea !RE"!I#N $E !%IEN&ES. ' para crear proveedores vea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES.
Colores
=e permite añadir# modificar o eliminar colores 0ue ser!n utili+ados para la 3eneración de Códigos en empresas 0ue distriuyen ropa o cal+ado. Para ,enerar c"di,os vea !RE"!I#N $E "R&+!'%#S.
$recuencias $lujo
=e permite añadir# modificar o eliminar el ,rupo o cate,or:a de art:culos 0ue ser! utili+ado para a,rupar los art:culos en el momento de su creaci"n. Para crear art:culos vea !RE"!I#N $E "R&+!'%#S.
=e permite añadir# modificar o eliminar el ,rupo de clientes 0ue ser! utili+ado para a,rupar a los clientes en el momento de su creaci"n. Para crear clientes vea !RE"!I#N $E !%IEN&ES.
de
125
=e permite añadir# modificar o eliminar el ,rupo de proveedores 0ue ser! utili+ado para a,rupar a los proveedores en el momento de su creaci"n. Para crear proveedores vea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES.
mportaciones rdenes Promoci"n Provincias
=e permite añadir# modificar o eliminar Provincias 0ue ser!n necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea !RE"!I#N $E !%IEN&ES. ' para crear proveedores vea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES.
7utas Su,rupos de -rt:culos
=e permite añadir# modificar o eliminar el su,rupo o sucate,or:a de art:culos 0ue ser! utili+ado para a,rupar los art:culos en el momento de su creaci"n. Para crear art:culos vea !RE"!I#N $E "R&+!'%#S.
%arjetas de Cr8dito
=e permite añadir# modificar o eliminar la descripci"n de la tarjeta de cr8dito 0ue usan sus clientes para comprar. Para reali+ar ventas vea el cap:tulo de F"!&'R"!IN.
%ipo de =ocal %ransportistas onas
=e permite añadir# modificar o eliminar la ona 0ue ser! necesaria para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea !RE"!I#N $E !%IEN&ES. ' para crear proveedores vea !RE"!I#N $E PR#*EE$#RES. )l procedimiento para alimentar o llenar estas talas es el mismo para todos# por lo tanto solo alimentaremos la tala Colores. Para crear la tala de colores vaya a $pciones + 7antenimiento + Tablas aparecer! la si,uiente pantalla Presione el ot"n hasta uicar Colores. =ue,o presione "uevo o ;F<
e 129
in,rese en la tala el c"di,o y la descripci"n de los colores. $inalmente presione el ot"n 3rabar
o ;F12<.
1& PD0CC/6 1-.15REN E 4R57CCIN 1-.2 REH7I&I5N E MERI>E& 1-.3 IN8RE&5 4R57CCI5N 9IREC:
17P"S0P0"S# 1/.1@EN& 1/.2C5NI>I 1/.3 C5NI>I MEN&7> 1/."@EN& J5 4&5 1/.,C5NI>I J5 4&5 1/.-C5NI>I MEN&7> J5 4&5
18"P#"S 10.1RE45RE&D>I&5& 12B
7)P7%)S 6) -7%CI=S Permite sacar un listado de reportes de los todos los art:culos y el inventario de los mismos.
Continuación de la lista de artículos
12D
7)P7%)S 6) ;)%-S
12G
7)P7%)S 6) C=)%)S
7)P7%)S 6) P7;))67)S
13H
7)P7%)S 6) C-L-S
131
7)P7%)S 6) >-CS
132
7)P7%)S 6) C%->=6-6
133
7)P%)S 6) P7)SIPI)S%
134
10.2INF5RME& 8ERENCI>E& 10.3M5IFICR RE45RE&
1*. PC/6"S AD/C/6A3"S 1=.1 IM45RR 5& le permite importar datos de empresas ya creadas para 0ue evite el traajo innecesario de volver a di,itar datos para esto vaya a $pciones + Configuración del *istema + mportar %atos# en la pantalla 0ue aparece# presione el ot"n de &Kplorar
y us0ue el archivo dv.dbc 135
de la empresa 0ue ,uste por ejemplo )A %&*#&"*A uicado en C=EF8niKE&mp2Edv.dfc y presione *eleccionar.
&78ERENCI Si no conoc ! no"#$ % !& c&$'(& % !& E"'$)& % !& c*&! +& & -pareciendo la si,uiente i"'o$(&$ ! '!&n % c*n(&), +&& & pantalla# en donde puede Arc,iv# = Em!resas = Selecci#nar seleccionar datos 0ue , )!ccion !&los "'$)& +&& Crear deseaCrear>#di
1=.2RE&4>5 E 5& $IC- >) )S%- PC
1=.3C>C7>5R )sta opci"n permite al usuario desple,ar una calculadora 0ue nos permitir! reali+ar operaciones sin necesidad de salirse del sistema.
139
1=."IREC5RI5 E>EF5NIC5
2!A>0DA 2B.1 EM& E (7 )sta opci"n nos permite otener la ayuda para el adecuado manejo del sistema $8ni. 6eido a su inmensa cantidad de informaci"n no se encuentra activa en el sistema.
2B.2CERC E FENIX -l esco,er esta opci"n nos aparecer! una ventana en donde nos da a conocer los datos informativos de -6S como la autori+aci"n de uso de la empresa a la 0ue se da la licencia.
13B
