KATA PENGANTAR
Segala Segala puji puji dan syukur syukur kami kami panjatk panjatkan an kepada kepada Allah Allah SWT, SWT, atas berkat berkat rahmat rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan penulisan makalah ini sebagai salah satu Tugas Mata dengan Dosen Dosen Pembim Pembimbin bing g Bpk. Bpk. Nahot Nahot Frastia Frastian, n, S.Kom, S.Kom, pada pada Kuliah Sistem Informasi dengan Jurusa Jurusan n Teknik Teknik Informa Informatik tikaa dengan dengan
Judul Judul
Makala Makalah h : Sistem Sistem Inform Informasi asi Penjua Penjualan lan Pada Pada
Minimaket Minimaket Alfamart. Selain itu, penulis juga mengucapkan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu untuk menyusun makalah ini. Dalam menyelesaikan menyelesaikan makalah ini penulis penulis cukup mengalami mengalami kesulitan. kesulitan. Hal ini tidak lain disebabkan disebabkan oleh keterbatasan keterbatasan pengetahuan pengetahuan dan pengalaman pengalaman,, penulis penulis menyadari menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, masih banyak kekurangan baik dari segi penyajian, pengkajian materi, bahasa maupun tata cara penulisan, karenanya kami dengan lapang hati menanti kritik dan saran yang membangun dari semua pihak sehingga dapat menjadi lebih baik lagi. Penulis telah berusaha dengan semaksimal tenaga untuk menuangkan hal-hal yang penulis penulis baca dan ketahui ketahui untuk untuk dijadikan dijadikan sebagai sebagai suatu suatu informasi. informasi. Penyelesaian Penyelesaian penulisan penulisan maka makalah lah ini ini tida tidak k lepas lepas berk berkat at kerj kerjas asam amaa team team yang yang baik baik,, sehi sehing ngga ga dapa dapatt sele selesa saii pada pada waktunya. Akhirnya Penulis berharap makalah ini dapat berguna dan memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi lingkungan akademik dimana Penulis selama ini menuntut ilmu, maupun pihak pihak lain lain yang yang membut membutuhk uhkan. an. Semoga Semoga Allah Allah SWT senant senantias iasaa melimp melimpahk ahkan an Rahmat Rahmat dan Hidayah-Nya kepada kita semua. Amin Yarabbal Alamin.
Jakarta, 28 Desember 2011
Penyusun
1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar........................................ Pengantar............................................................... .............................................. ............................................ ................................. ..............1 ..1 Daftar isi...................................... isi............................................................. .............................................. .............................................. ............................................... ........................ 2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah......................................... Masalah................................................................ ............................................... ........................ 4 B. Perumusan Masalah.......................................... Masalah................................................................. .....................................................5 ..............................5 C. Tujuan penulisan...................................... penulisan............................................................. ................................................. .......................... ............5 ............ 5 D. Definisi Istilah........................................... Istilah.................................................................. .......................................................... ................................... ..6 E.
Sistematika Penulisan...................................... Penulisan............................................................. ......................................................6 ...............................6
F.
Metodologi Penelitian..................................................... Penelitian............................................................................... .......................... ............6 ............ 6
BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi.......................................... Informasi................................................................. ........................................8 .................8 a)...................... a)................................... ......................... ......................... ......................... ........................ ......................... ...................... ......... Pen
gertian Sistem......................................... Sistem................................................................ ...............................................................8 ........................................8 b)..................... b).................................. ......................... ......................... ......................... ........................ ......................... ....................... .......... Pen
gertian Informasi............................................................. Informasi....................................................................................... .......................... ............8 ............ 8 c)...................... c).................................. ......................... ......................... ........................ ......................... ................................... ...................... Sist
em Informasi menurut John F. Nash (1995:8).....................................................8 d)..................... d).................................. ......................... ......................... ......................... ........................ ......................... ....................... .......... Sist
em Informasi menurut Henry Lucas (1988:35).....................................8 B. Pengertian Penjualan..................... Penjualan............................................ .............................................. ......................................... ..........................10 ........10 C. Tujuan sistem penjualan..................................... penjualan............................................................. ...................................................11 ...........................11 D. Faktor yang mempengaruhi penjualan..................................................................11 1)..................... 1).................................. ......................... ......................... ......................... ........................ ......................... ....................... .......... Pro
dusen Barang......................................... Barang................................................................ ................................................................ ......................................... 11
2
2).......................................................................................................... Ko
nsumen...................................................................................................................12 3).......................................................................................................... Sist
em dan Prosedur Penjualan...................................................................................12 4).......................................................................................................... Keg
iatan utama perusahaan dagang.............................................................................13 BAB III PEMBAHASAN A. Profil Perusahaan...................................................................................................14 B. Faktor Kesuksesan.................................................................................................15 C. Prosedur kegiatan penjualan..................................................................................15 D. Persediaan barang dagang.....................................................................................16 E.
Proses Transaksi Di Toko......................................................................................17
F.
Sistem informasi Alfamart....................................................................................17
G. Manfaat Penggunaan Barcode Dan Mesin Kasir...................................................18 H. Flowchart dari sub system yang terdapat pada system informasi alfamart...........20 I.
Stuktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan Operasional Toko...........................20
BAB IV PENUTUP 1. Kesimpulan.............................................................................................................24 2. Saran.......................................................................................................................24
Daftar Pustaka...............................................................................................................
3
BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang Masalah Seiring dengan pertumbuhan ekonomi indonesia yang maju dan berkembang pesat
khususnya di kota-kota besar, telah terjadi perubahan diberbagai sektor, termasuk dibidang industri retail dan produksi serta pada kegiatan eceran di Indonesia yang telah berkembang menjadi usaha yang berskala besar. Perkembangan bisnis eceran yang pesat ini tidak lepas dan faktor meningkatnya jumlah penduduk
indonesia
dan
juga meningkatnya pendapatan perkapita
penduduk yang
menyebabkan taraf hidup masyarakat semakin meningkat. Hal ini membawa dampak kepada pola perilaku belanja seseorang, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan akan pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat Perdagangan eceran bersifat dinamis hal ini ditunjukan dengan perkembangan yang terus menerus, bentuk usaha eceran yang cukup pesat adalah banyaknya jaringan minimarket diberbagai pelosok tanah air seperti pemain utama PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT) yang lebih dikenal dengan nama Alfamart. Alfamart merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang perdagangan dan jasa eceran yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari-hari. Dengan berbagai
4
fasilitas dan pelayanan yang semakin lengkap. Sasaran pasar adalah konsumen semua kalangan masyarakat, yang berada diarea perumahan, fasilitas publik, dan gedung perkantoran. lokasi gerai yang strategis memudahkan alfamart dalam melayani kebutuhan konsumennya. Namun disadari usaha minimarket tak ubahnya seperti usaha lainnya yang didalamya meningkatkan penjualan untuk memperoleh keuntungan. dengan maksud untuk memanfaatkan semua kekuatan serta peluang yang ada, untuk menutupi kelemahan dan menetralisasi hambatan yang dihadapi. Timbulnya keadaan seperti itu menandakan bahwa pengusaha semakin menyadari pentingnya mempertahankan dan memperluas jaringan untuk kesinambungannya. Pada dasarnya keberhasilan usaha dibidang retail ini berada pada pengadaan dan penjualan barang dagangan, baik secara kuantitas maupun kualitas, serta harga yang rendah guna meningkatkan jumlah kunjungan konsumen. Penjualan merupakan tulang punggung perusahaan dagang dalam mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen. Perusahaan akan terus dapat berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya laporan penjualan. Sistem penjualan yang digunakan pada perusahaan pengecer yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar dikasir. Karena dari hasil penjualan itulah perusahaan memperoleh pendapatan untuk menutup biaya biaya operasional lainnya yang telah dikeluarkan, dan berkaitan dengan tujuan perusahaan untuk memaksimalkan laba. Maka pengawasan terhadap penjualan merupakan hal yang penting untuk dilakukan untuk itu perusahaan sangat memerlukan suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun pihak dalam perusahaan. Dengan demikian sangat diperlukan suatu sistem yang efesien dan efektif dalam mengelola perusahaan. Dengan adanya sistem informasi ini perusahaan dapat mencatat, membuat dokumen yang berhubungan dengan penjualan untuk keperluan perusahaan maupun bagi pihak diluar perusahaan yang memerlukannya.
5
Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, oleh sebab itu penyusunan makalah Sistem Informasi penjualan hendaknya selalu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan semua hal tersebut diatas penulis tertarik untuk membahas mengenai masalah tersebut dengan judul. "SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MINIMARKET ALFAMART” B.
Perumusan Masalah Dengan menyusun makalah ini, penulis merumuskan masalah-masalah yang akan
dibahas dalam kaitannya dengan penjualan maka pokok masalah tersebut adalah : 1. Bagaimana sistem dan prosedur penjualan yang dilakukan oleh perusahaan ? 2. Bagaimana peranan sistem informasi penjualan dalam organisasi perusahaan ?
C.
Tujuan penulisan 1. Mengetahui sistem dan prosedur penjualan yang dilakukan oleh minimarket Alfamart
dalam Meningkatkan Penjualan. 2. Mengetahui peranan sistem informasi penjualan dalam organisasi perusahaan.
D. Sistematika penulisan Sistematika penulisan dari makalah multimedia secara berurutan dapat dirinci sebagai berikut: 1. Bab I : a) Latar Belakang Masalah
b) Perumusan Masalah c) Tujuan penulisan d) Definisi Istilah
e) Sistematika Penulisan f) Metodologi Penelitian 2. Bab II Pembahasan 3. Bab III Penutup 6
- Kesimpulan - Saran - Daftar Pustaka
E.
Definisi Istilah 1. Sistem Informasi Adalah sesuatu yang mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan
mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu : input, proses, dan output. 2. Sistem Informasi Penjualan adalah sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan / Piutang Dagang.
F.
Metodologi Penelitian
Untuk memperoleh data yang digunakan dalam penyusunan makalah ini, terbagi menjadi dua metode yaitu : 1. Metode Kepustakaan ( liberary research ) Yaitu metode pengumpulan data dengan
mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang dibahas yang dapat diperoleh dari perpustakaan 2. Penelitian Lapangan ( Field Research ) Yaitu metode pengumpulan data berdasarkan
penelitian dengan meminta dokumen atau arsip yang ada di minimarket Alfamart yang berhubungan langsung dengan masalah.
7
BAB II LANDASAN TEORI A.
Pengertian Sistem Informasi a) Pengertian Sistem "Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan." Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari berbagai unsur atau bagian yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 8
b) Pengertian Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Informasi yang dihasilkan adalah informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan perusahaan. pengertian informasi menurut Cushing dalam bukunya sistem informasi akutansi oleh nugroho widjajanto 2001 adalah sebagai berikut: "Informasi diartikan sebagai keluaran ( Output ) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima" Dari uraiaan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi yang bersumber dari pengolahan data bar-us relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami dan dapat diverifikasi. c) Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar
Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. d) menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M,
menyatakan bahwa sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Dari pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.
Karakteristik dari informasi yang berguna tersebut adalah: 1. Relevan
Informasi
itu
relevan
jika mengurangi ketidakpastian,
memperbaiki
kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
9
2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktifitas di organisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktifitas-aktifitas yang diukurnya. 4. Tepat waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 5. Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Setiap perusahaan mempunyai tujuan salah satunya adalah untuk memperoleh laba terutama melalui penjualan baik penjualan tunai maupun kredit. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka perusahaan harus memiliki sistem informasi yang memadai agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan dengan meminimalkan masalah yang ada di dalam perusahaan. Didalam perusahaan sistem informasi penjualan yang berfungsi untuk mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan keuntungan penjualan barang bagi pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan juga untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan itu sendiri. Informasi yang bersumber dari suatu pengolahan data harus merupakan suatu informasi yang terstruktur yaitu mampu memenuhi kriteria tepat waktu, relevan dan terkontrol yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem, yang mengelola data menjadi informasi, pada suatu organisasi yang terstruktur pula, yaitu Informasi yang mengelola data menjadi Informasi yang memiliki uraian tugas yang dilaksanakan dengan baik menggambarkan pemisahan fungsi yang jelas. Perusahaan dalam menentukan langkah dan kebijaksanaan membutuhkan informasi yang berkualitas dan dapat dipercaya, karena sangat berguna untuk memudahkan pengawasan terhadap aktivitas perusahaan sehingga eksistensi perusahaan dapat dipertahankan dan tujuan yang ditargetkan akan tercapai dengan baik. Dengan adanya informasi yang dibutuhkan, manejemen dapat melakukan pencegahan terhadap tindakan penyelewangan, kecurangan dan penggunaan harta perusahaan. 10
Dalam kebijaksanaan akan informasi tersebut, perusahaan dapat memenuhinya baik melalui proses manual maupun menggunakan alat Bantu pengolahan data, misalnya menggunakan komputer.
B.
Pengertian Penjualan
Menurut standar akuntansi keuangan (2007), "penjualan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode, arus masuk mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal" (PSAK NO 23) maka dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang membebankan pelanggan atas barang atau jasa yang dijual baik tunai maupun kredit. Keberhasilan
suatu
perusahaan
pada
umumnya
dinilai
berhasil
dilihat
dari
kemampuannya dalam memperoleh laba. Dengan laba yang diperoleh, perusahaan akan dapat mengembangkan berbagai kegiatan, meningkatkan jumlah aktiva dan modal serta dapat mengembangkan dan memperluas bidang usahanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan mengandalkan kegiatannya dalam bentuk penjualan, semakin besar volume penjualan semakin besar pula laba yang akan diperoleh perusahaan. perusahaan pada umumnya mempunyai tiga tujuan dalam penjualan yaitu mencapai volume penjualan, mendapatkan laba tertentu, dan menunjukan pertumbuhan perusahaan. Penjualan barang dagang oleh sebuah perusahaan dagang biasanya hanya disebut "Penjualan", jumlah transaksi yang terjadi biasanya cukup besar dibandingkan jenis transaksi lainnya. Dalam menjual barang dagangannya perusahaan dapat menerapkan tiga metode penjualan yang sering dikenal yaitu penjualan tunai, penjualan kredit, dan penjualan konsinyasi. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa yang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli, sedangkan dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Penjualan kredit adalah penjualan barang dagang secara tidak tunai yang dicatat sebagai debit pada perkiraan piutang dagang dan kredit pada perkiraan penjualan atau suatu badan yang memberikan kredit (kreditur) percaya bahwa penerima kredit (debitur) pada masa yang akan datang akan sanggup memenuhi segala yang telah dijanjikan. Dengan diterimanya kontraprestasi pada masa yang akan datang, maka jelas tergambar bahwa kredit dalam arti 11
ekonomi adalah penundaan pembayaran dari prestasi yang diberikan sekarang, baik dalam bentuk barang, uang maupun jasa. Terlihat bahwa faktor waktu merupakan faktor utama yang memisahkan prestasi dan kontraprestasi. Dengan demikian kredit itu dapat pula berarti bahwa pihak kesatu memberikan prestasi baik berupa barang, uang atau jasa kepada pihak lain, sedangkan kontraprestasi akan diterima kemudian dalam jangka waktu tertentu.
Dalam perusahaan dagang beberapa jenis Penjualan di Perusahaan yaitu : 1)
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier
dan langsung dikirim ke customer. 2)
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di
gudang. 3)
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil
barang sebagian dari supplier dan sebagian dari stock yang tersedia di gudang.
C.
Tujuan sistem penjualan b.
Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
c.
Untuk mengirim produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang
dijanjikan kepada konsumen.
D.
d.
Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
e.
Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
f.
Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
g.
Untuk menjaga keamanan produk.
h.
Untuk menjaga kas perusahaan (sumber : http//www.google.penj'ualan.coi-nJ)
Faktor yang mempengaruhi penjualan 1) Produsen Barang
Dalam hal ini barang yang dihasilkan naik, karena faktor produksinya mengharuskan hal itu.
Harga barang produksi turun karena faktor produksinya memungkinkan, atau produsen
menemukan cara baru yang lebih efisien dan murah sehingga harga barang yang dihasilkan dapat diturunkan
12
Produsen menemukan jenis barang pengganti yang mutunya hampir sama dengan
harganya lebih murah, produsen memperkenalkan produk baru, yang sebelumnya tidak terdapat di toko.
2) Konsumen Daya beli meningkat walaupun kelihatannya baik karena pasar akan ramai oleh pembeli,
namun dalam jangka panjangnya tidak akan selalu demikian. Sebab para produsen berikut tenaga kerja mereka adalah konsumen juga yang menuntut kenaikan upah untuk menaikan daya beli mereka. Kenaikan upah tenaga kerja akan menaikan harga barang produksi. Daya beli menurun. Hal ini memang menyulitkan penjualan, dalam keadaan seperti itu
perusahaan besarpun mengalami kesulitan Konsumen berubah selera, dan lari kebarang-barang lain. Karena perubahan selera ini
dapat menjalar, akibatnya dapat meluas dan pasar akan terpengaruh. c. Keadaan lain diluar produsen / konsumen Peranan pedagang besar, misalnya menimbun barang atau melepaskan pada waktu
tertentu. Adanya bencan alam, peperangan, ataupun huru-hara. Krisis ekonomi dunia.
3) Sistem dan Prosedur Penjualan Prosedur penjualan dalam setiap, perusahaan memiliki peranan yang sangat penting. yang meliputi beberapa aktivitas seperti proses penjualan, penyiapan barang, administrasi, dan pengiriman yang terbagi atas beberapa departement yang ada dalam perusahaan antara lain
departement
penjualan,
departement
administrasi,
departement
persediaan,
departement pengiriman, departement penagihan, yang melakukan tugasnya berdasarkan pada tiap departement. jika tidak dapat ditangani akan menyebabkan penurunan kinerja pada departement yang bersangkutan serta pada departement lainnya. Oleh karena itu perlu adanya turun tangan dari pihak perusahaan untuk mengamati dan menyelesaikan permasalahan informasi Agar didapat keseluruhan kinerja department yang memuaskan dan pada akhirnya akan membuat konsumen puas, yang menjadi fokus utama perusahaan dalam meningkatkan penjualan. adapun ciri-ciri perusahaan dagang, yaitu melakukan pembelian barang untuk dijual kembali tanpa melakukan proses produksi
13
(mengolah / mengubah bentuk), pendapatan pokoknya diperoleh dari penjualan barang dagang.
4) Kegiatan utama perusahaan dagang adalah sebagai berikut : o
Melakukan transaksi pembelian barang dagang, baik secara tunai maupun kredit.
o
Melakukan transaksi penjualan barang dagang, baik secara tunai maupun kredit.
o
Melakukan pembayaran utang usaha yang terjadi akibat adanya berbagai transaksi dalam aktivitas perusahaan.
o
Menerima pembayaran/pelunasan piutang usaha yang terjadi akibat adanya berbagai transaksi dalam aktivitas perusahaan.
o
Melakukan penyimpanan barang dagang selama belum dijual dan diserahkan kepada pembeli.
BAB III 14
PEMBAHASAN A.
Profil Perusahaan PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT) atau Alfamart merupakan perusahaan nasional yang
bergerak dalam bidang perdagangan umum dan jasa eceran yang menyediakan kebutuhan pokok sehari-hari. Alfamart dapat dimiliki masyarakat lugs dengan cara kemitraan. Sejarah Perusahaan : o
Didirikan Pada tanggal 27 Juni 1999, dengan nama PT Alfa Mitramart Utama (AMU)
Dengan pemegang saham utama adalah PT Alfa Retailindo, Tbk 51 % dan PT Lancar Distrindo = 49%. o
Tanggal 18 Oktober 1999, toko pertama dibuka dengan nama "Alfa Minimart" di Jl.
Beringin Raya, Karawaci, Tangerang. o
Tanggal 1 Agustus 2002 kepemilikan perusahaan beralih ke PT Sumber Alfaria Trijaya.
Dengan pemegang Sahamnya yaitu PT HM Sampoerna, Tbk 70% dan PT Sigmantara Alfindo = 30%. o
Tanggal 1 Januari 2003, nama "Alfa Minimart" diganti menjadi "Alfamart". Kini
perusahaan ini telah berkembang dengan pesat wiring dengan berjalannya waktu, dan. sudah mempunyai cabang-cabang yang telah tersebar diseluruh Indonesia terdiri dari 10 DC yang tersebar diseluruh wilayah.
Dalam proses pengadaan barang bagi tiap gerai, PT Sumber Alfaria Trijaya yang merupakan pengelola dan pemilik hak franchise minimarket Alfamart, membangun sendiri gudang pusat distribusi atau distribution center untuk menunjang kebutuhan masing-masing gerai. Satu gudang mampu menyalurkan produk-produk di 300 hingga 400 gerai Alfamart yang berada di sekitar lokasi gudang seperti cileungsi 1 (meliputi daerah Jakarta selatan, Depok, Bogor ), cileungsi 2 ( meliputi daerah Jakarta pusat, Jakarta timur, dan bekasi barat ), cikokol ( meliputi daerah Tangerang kota ), serpong (meliputi daerah serang banten), dan jababeka. (meliputi daerah karawang dan bekasi ), Bandung, Surabaya, cirebon, lampung, bali Visi dan mini dari minimarket Alfamart Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat lugs dengan memberikan kepuasan konsumen yang berfokus pada pelayanan berkualitas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global yang terpercaya,
15
tersehat, dan terus bertumbuh, dengan Motto: " Belanja Puas Harga Pas " yang memiliki makna tempat belanja yang nyaman dan lebih hemat dalam bisnis ritel.
B.
Faktor Kesuksesan
Faktor yang perlu diperhatikan untuk kesuksesan usaha seperti: o
Lokasi
Lokasi adalah faktor yang sangat penting dalam bauran pemasaran ritel, pada lokasi yang tepat, sebuah gerai akan lebih sukses di banding gerai lainnya yang berlokasi kurang strategic, meskipun menjual produk yang sama, oleh pramuniaga yang sama banyak dan terampil, dan sama-sama punya setting yang bagus .seperti lalulintas pejalan kaki , lalulintas kendaraan, dan fasilitas parker. o
Produk
Kelengkapan produk yang dijual adalah pengadaan barang-barang yang sesuai dengan bisnis yang dijalani toko untuk disediakan dalam toko pada jumlah, waktu, dan harga yang sesuai untuk mencapai sasaran toko dan pemajangan produk sesuai dengan planogram toko. o
Promosi dan Periklanan
Teori komunikasi merupakan landasan bagi keberhasilan strategi promosi yang dilakukan alfamart seperti penempatan POP (point ofpurchase). Untuk produk yang sedang promo dan mengoptimalkan program promosi dengan cara :
Pemahaman petunjuk pelaksanaan program promosi dari marketing department seperti adanya Selebaran leaflet yang full color dengan informasi produk dan harga ( semua personil toko memahami secara rind, dan benar mengenai mekanisme, pelaksanaan, dan segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan program promosi tersebut).
Antusiasme dan keterlibatan semua personil toko dalam melaksanakan program kerja.
Mengoptimalkan fasilitas promosi seperti penggunaan gondola, floor display, dan area promo serta Penggunaan sarana leaflet dalam berkomunikasi dengan pelanggan.
Penetapan PKM ( Penetapan Kuantitas Maximum ) dalam ketersediaan stock barang dan memonitor pencapaian sasaran yang dikehendaki.
C.
Prosedur kegiatan penjualan 1) Pemesanan barang dagang, dilakukan dengan dua cara :
16
o
Barang DC biasanya dilakukan dari hasil transaksi penjualan yang dilakukan dalam,
satu hari melalui kiriman database dari toko ke gudang DC (distribution center) via email. Data ini ditampilkan secara otomatis pada formulir pemesanan barang. o
Barang BKL barang yang datang langsung ketoko seperti supplier yakult, dan camping,
biasanya pemesanan barang dilakukan dengan membuat PO ( purchasing order) ke supplier dengan mencetak dokumen tiga rangkap. 1 rangkap asli untuk dc, 1 rangkap untuk toko, dan 1 rangkap, untuk supplier sebagai bukti tertulis tentang pemesanan barang.
D.
Persediaan barang dagang Persediaan barang dagang merupakan unsur yang sangat penting dalam perusahaan. karena dapat menentukan besar kecilnya laba perusahaan, sebagai akibat adanya transaksi
pembelian barang, penjualan barang dan retur penjualan maka persediaan barang dagang akan terus menerus berubah. Minimarket alfamart menggunakan sistem kertas kerja PKM penetapan kuantitas maksimum-minimum yaitu setiap item barang sudah diketahui trend penjualan selama 3 bulan (average sales), mengetahui masa tenggang waktu antara permintaan barang sampai pemenuhan (lead time), dapat merevisi pkm untuk barang yang cepat terjual (past moving) dan barang yang lama terjual (slow moving) yang dilakukan setiap awal bulan ( minggu I hari ke V) dengan cara mencetak laporan PKM dan mengusulkan pada area coordinator untuk dapat merubahnya. PKM juga dapat mengetahui kondisi dimana barang tersebut sedang kosong di gudang maupun ditoko (stock out) Evaluasi sistem PKM toko untuk mencapai penjualan (SPD) maximal yang dilakukan alfamart Produk baru : •
PKM toko awalnya sama dengan MPKM yang disetting oleh category Revisi PKM selanjutnya disesuaikan dengan kemampuan jual masing-masing toko.
•
Sewa fasilitas display / promosi
•
H-1 pastikan semua barang sewa sudah datang sebelum tutup toko dan memastikan semua barang sewa sudah terdisplay sesuai petunjuknya.
•
H-3 kepala toko mengecek N+ dikomputer toko apabila dikomputer belum ada N+ segera lapor area coordinator .
•
Pada saat menjelang berakhirnya event natal/lebaran H-7 sesuaikan PKM sebesar nilai penjualan normal.
17
•
Menjelang event natal/lebaran (H-30) merevisi PKM produk-produk musiman dengan mempertimbangkan estimasi penjualan musiman tersebut.
E.
Proses Transaksi Di Toko Proses transaksi alfamart yaitu konsumen menghampiri kasir. Lalu, kasir akan
menginput/memasukkan barang yang dibeli dengan cara menscanner barcode, barang tersebut. Alfamart juga mengadakan member card AKU bagi pelanggan alfamart yang dapat di isi ulang saldonya dan dapat digunakan sebagai pembayaran yang sah pada alfamart. Setelah konsumen membayar hasil barang belanjaanya maka hasil transaksi pembayarannya akan di print sebagai tanda bukti pembelian barang pada alfamart.
F.
Sistem informasi Alfamart Untuk mencapai kesuksesan dan mengalami perkembangan hingga saat ini, semua tidak
lepas dari pengelolaan yang baik atas ketiga komponen dalam sistem informasi Alfamart : Proses Bisnis Dalam bisnis ritel, beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk kesusksesan usaha seperti ini adalah: district center, SDM, konsep lokasi, ketersediaan barang (merchandise) dan bagaimana bisa membuat komunikasi lebih cepat. Selain itu dalam minimarket, itemnya tidak terlalu banyak, tapi dituntut harus fokus. Karenanya, dibuatlah struktur pembagian kerja yang dijalankan melalui 9 divisi: operasional, merchandising, pemasaran & pengembangan bisnis, waralaba, TI, keuangan dan administrasi, HRD, pengembangan korporat & audit. Teknologi Informasi Dengan banyaknya gerai Alfamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi antarsatu toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuat laporan yang juga terhubung pada sistem Tehnik informasi secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa Alfamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point of Sale) umumnya dipakai pada jenis supermarket besar atau department store. Adapun toko supermarket kecil seperti Alfamart baru sebatas menggunakan jenis cash register. Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya, Alfamart membentuk komunitas dengan kartu AKU. Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat digunakan oleh Alfamart untuk melakukan continuous improvement dan secara tidak langsung juga dapat digunakan untuk terus melayani konsumen dengan lebih baik lagi.
18
Kartu AKU adalah kartu anggota pelanggan Alfamart yang diberikan jika pelanggan bersedia memenuhi ketentuan yang disyaratkan Alfamart. Bagi anggota pelanggan yang telah memiliki Kartu AKU bisa memanfaatkan keuntungan-keuntungan berbelanja di Alfamart yaitu: •
Hemat-Ku Program potongan harga hemat/bonus produk tertentu. Hanya Anda pemegang Kartu AKU yang akan mendapat potongan Harga/Bonus produk tertentu saat berbelanja di Alfamart.
•
Spesial-Ku Program penjualan produk-produk ekslusif dengan harga spesial.
•
Hadiah-Ku Program hadiah langsung atau Undian.
Sumber Daya Manusia (people) Untuk strategi pengelolaan SDM, manajemen membuat kombinasi para profesional yang berpengalaman (senior) dengan karyawan yang masih fresh, sehingga akan ada yang ditunjuk sebagai pemimpin untuk membentuk budaya kerja tim. Bentuk pelatihan dirancang sesuai dengan karier. Sebagal informasi, di organisasi toko Alfamart jabatan terendah adalah kasir, lalu naik ke pramuniaga, berikutnya merchandiser, kemudian asst kepala toko, dan tertinggi kepala toko. Tahap pelatihannya, dari basic, intermediate hingga advance. Untuk posisi terbawah, bentuk pelatihannya tergantung pada hasil uji kompetensi, apakah perlu latihan dasar dulu ataukah langsung intermediate (tahap selanjutnya).
G.
Manfaat Penggunaan Barcode Dan Mesin Kasir Dalam sistem penjualan dengan menggunakan barcode kita, akan mendapatkan
informasi yang sangat detil dan mutakhir dari banyak aspek usaha yang kita geluti, memungkinkan kita dalam proses pengambilan keputusan dilakukan dengan percaya diri dan tepat sebagai misal: o
Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentifikasi secara cepat dan tepat
serta melakukan pemesanan kembali (re-order) barang dari supplier dengan cepat dan mampu mengimbangi tingkat permintaan barang oleh konsumen.
19
o
Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga mencegah
pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi aliran dana (cash flow) perusahaan. o
Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya serta
tingkat profitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut mendapat ruang yang bagus untuk di pajang. o
Catatan data penjualan secara periodik dapat digunakan untuk memprediksi loncatan
penjualan musiman. o
Informasi mengenai item produk dapat diketahui di rak bila ada harga promo maupun
kenaikan harga. Disamping penjualan dan pencatatan persediaan, Sistem barcode juga banyak bermanfaat di bidang jasa pengiriman barang (shipping) / penerimaan barang, dan penelusuran pencatatan barang (tracking). Ketika proses pengemasan dan pengepakan produk yang selesai di produksi maka akan di berikan identifikasi berupa nomer identifikasi barang tersebut. Database yang ada dapat di hubungkan
(link)
dengan
nomer
identifikasi
tadi
sehingga
memungkinkan
untuk
mempermudah mendapatkan informasi tentang barang tadi baik meliputi nomer order, isi jumlah, tujuan pengiriman akhir dll. Informasi data tersebut dapat di padukan dengan sistem komunikasi sehingga pengolahan data secara elektronik dapat dimanfaatkan oleh riteler / pengecer sebagai informasi untuk pemesanan barang dan kedatangan barang yang dipesan. Hasil penelusuran pengiriman barang dapat dikirimkan pada pusat pendistribusian barang sebelum terkirim ke tujuan akhir pengiriman. Ketika pengiriman sampai ke tempat akhir (tujuan) maka kode barcode tadi di scan dan kita dapat mengetahui asal pengirim isi dari kemasan tersebut, dan berapa kita harus membayar untuk biayanya. Alasan utama dari penggunaan sistem barcode adalah mempermudah sistem kerja dan mengurangi biaya karena mampu bekerja lebih efesien. Tingkat ke akurasiannya 1/100,000. Mesin Kasir (Cash Register). Dengan banyaknya gerai Alfamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi antar sate toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuat laporan yang juga terhubung pada sistem Tekhnik informasi secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa Alfamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point of Sale) umumnya dipakai pada jenis supermarket besar atau department store.
20
Toko supermarket kecil seperti Alfamart baru menggunakan jenis cash register Mesin Kasir / Cash register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara model dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Cash register umumnya juga mengeluarkan hasil cetak (print) dari struk penjualan (receipt) untuk pelanggan. Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yang memuaskan bagi parapelanggannya, Alfamart membentuk komunitas dengan kartu AKU. Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat digunakan oleh Alfamart untuk melakukan komunikasi secara langsung dan tidak langsung juga dapat digunakan untuk terus melayani konsumen dengan lebih baik lagi.
H.
Flowchart dari sub system yang terdapat pada system informasi alfamart :
21
I.
Stuktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan Operasional Toko Prinsip yang harus dipegang dalam menyusun suatu stuktur organisasi adalah suatu
fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir. Seperti telah diuraikan diatas bahwa stuktur organisasi yang baik harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tentang tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai dengan fungsinya uraian tugas tersebut juga harus didukung oleh petunjuk prosedur manual dalam bentuk peraturan.
Stuktur organisasi berdasarkan operasional toko minimarket alfamart
General
Branch
Deputi Branch
Area
Area Koordinat
Area Koordinat
Area Koordinat
Area Koordinat
Kepala toko
Kepala toko
Kepala toko
Kepala toko
Ass. Kepala
Ass. Kepala
Ass. Kepala
Ass. Kepala
Merchandis e
Merchandis e
Pramunia ga
Pramunia ga
Merchandis e
Merchandis e
Pramunia ga
Pramunia ga
22 Kasir
Kasir
Kasir
Kasir
Minimarket alfamart memiliki stuktur organisasi yang sama, stuktur organisasi menunjukan susunan jabatan atau posisi sebagai pedoman dalam pembagian tugas ditiap bagian terkait. Tugas dan tanggung jawab tiap bagian stuktur organisasi ditoko alfamart. 1. General Manager adalah pemimpin utama yang bertanggung jawab terhadap kemajuan dan perkembangan toko minimarket alfamart, general manager tidak berada ditoko melainkan dikantor pusat PT Sumber alfaria trijaya (SAT). 2. Branch Manager, bertanggung jawab terhadap (Dictribution center) DC dan secara langsung atas operasional sama halnya dengan general manager tidak berada ditoko melainkan di kantor pusat PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT). 3. Deputi Manager, adalah wakil branch manager yang membantu tugas branch manager berada dikantor pusat. 4. Area Manager, bertanggung jawab atas operasional toko, membawahi beberapa area perwilayah yang dipimpin berdasarkan jumlah toko dalam satu area, biasanya membawahi 6 koordinator wilayah. 5. Area Koordinator (korwil) bertanggung jawab secara langsung terhadap operasional toko membawahi 10 toko menurut pembagian area wilayah yang dipimpin. 6. Kepala toko, bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional. Dan menjadi perantara
antara karyawan ditoko dengan korwil. Seperti :
Melakukan usulan perubahan PKM (penetapan kuantitas maximal), menyampaikan fokus penjualan hari ini, dan minggu ini.
Melakukan proses permintaan barang, tambahan bila di perlukan.
Mencetak perubahan list harga baru, mengupdate data yang masuk.
23
Mengkoordinasi pemenuhan display, barang dan melakukan pengawasan terhadap
toko. 7. Ass. Kepala toko adalah wakil kepala toko dan menggantikan tugas kepala toko bila tidak
berada ditoko. 8. Merchandise(MD) bertanggung jawab terhadap pendisplayan produk yang berada ditoko
dan pergantian produk yang sewa. 9. Pramuniaga bertugas membantu merchandiser dalam display produk, Mengecek kebersihan
rak dan barang dagangan. 10. Kasir bertanggung jawab menerima uang atau pembayaran dari konsumen dan Menawarkan aktivitas promo yang sedang berlangsung. Tinjauan secara umum mengenai prosedur sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan sudah dapat dikatakan sudah cukup baik dimana perusahaan menambahkan dokumen yang dibutuhkan seperti mesin register kas, pembeli datang langsung ke toko dan melakukan pemilihan barang, dan langsung melakukan transaksi pembayaran ke kasir.
Selain berfungsi menyimpan kas secara aman mesin register kas juga dapat mencegah terjadinya kecurangan berupa penggelapan uang. Dari stuktur organisasi secara umum garis vertikal kebawah menggambarkan garis pertanggungjawaban dari tingkat bawah ketingkat yang lebih tinggi dan seterusnya sampai kepada tingkat paling atas. Didalam melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan fungsi dari masing-masing bagian.
24
25
BAB IV PENUTUP 1.
Kesimpulan Dari pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Sistem informasi dalam dunia penjualan sangatlah penting, karena dapat membantu masyarakat atau para pembaca makalah ini untuk dapat berwirausaha dengan baik, benar dan terstruktur. Penulis juga menjelaskan tentang bagaimana cara mendirikan suatu usaha ritel dan juga faktor kesuksesan serta prosedur penjualan. 2.
Saran Mudah-mudahan apa yang penulis sampaikan dapat bermanfaat untuk kita semua. Tak
lupa pemulis mengucapkan Terimakasih atas perhatiannya, asslamualaikum wr…wb.
26
27
