K A T A P ENGANTAR
Puji syukur, sudah sepantasnya dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan rahmat dan ridho-Nya, kepada penulis sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi. Penulis yakin bahwa makalah ini masih banyak kekurangannya. Hal ini disebabkan penulis kekurangan data, sementara data-data yang ada pada penulis kurang menyinggung teori-teori baru. Segala saran dan kritik dari manapun datangnya akan penulis terima dengan segala senang hati demi kesempurnaan makalah ini guna memenuhi harapan sebagai penerus bangsa.
Penulis
|
1
D AFTAR I SI Kata Pengantar ......................................................................................................... 1 Daftar Isi.................................................................................................................... 2 BAB 1.
Pendahuluan ...........................................................................................3
1.1
Latar Belakang ............................................................................................3
1.2
Tujuan ......................................................................................................... 3
1.3
Sasaran ....................................................................................................... 4
BAB 2.
PEMBAHASAN..........................................................................................5
2.1
Pengertian Sistem Akuntansi ..................................................................... 5
2.2
Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................................... 7
BAB 3.
Penutup ................................................................................................ 17
|
2
BAB 1.
1.1
P ENDAHULUAN
L ATAR B ELAKANG Dalam SIA siklus-siklus pemprosesan transaksi salah satunya adalah siklus
pengeluaran
yaitu
kejadian-kejadian
yang
berkaitan
dengan
perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. Baik itu pembelian bahan baku untuk jenis perusahaan manufaktur atau pembelian produk untuk jenis perusahaan dagang.
Transaksi
pembelian
melibatkan
bagian-bagian
permintaan
(gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang dan pengeluaran kas Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan pembelian, prosedur
order
pembelian,
prosedur
penerimaan
barang,
prosedur
pencatatan penerimaan barang dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksankan suatu system pembelian yang baik.
1.2
T UJUAN Tujuan utama penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : a. Untuk menjamin tersedianya informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. b. Untuk meningkatkan sistem pengendalian intern yang berkaitan dengan pembelian c. Untuk mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian, baik barang, maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. d. Dengan sistem pembelian yang baik, maka perusahaan dapat melakukan kontrol terhadap setiap kegiatan pembelian, sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian dengan adanya pembelian fiktif yang mungkin saja dilakukan oleh pihak-pihak tertentu perusahaan.
|
3
1.3
S ASARAN Makalah ini disusun sebagai materi pembelajaran untuk memberikan pemahaman tentang Sistem akuntansi pembelian meliputi Transaksi pembelian,
beberapa
fungsi
yang
terkait
dalam
sistem
akuntansi
pembelian, antara lain fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam fungsi akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan
|
4
BAB 2.
PEMBAHASAN
2.1 P ENGERTIAN S I S T E M A KUNTANSI Dalam perusahaan kebutuhan akan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer. Setiap hari dalam dunia bisnis, arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Selain itu, informasi mengalir keluar dari organisasi ke pemakai eksternal, seperti pelanggan, pemasok dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan, maka disusunlah system akuntansi. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern dan ekstern. System akuntansi ini dapat disusun oleh perusahaan baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin. Adapun beberapa definisi mengenai system dan prosedur sebagai berikut : Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) mendefinisikan akuntasi sebagai
berikut
:
“Akuntansi
sebagai
suatu
system
informasi,
mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak.” Menurut Soemarso (2004:14) akuntansi dapat didefinisikan sebagai berikut : “Proses mengidentifikasikan, mengatur dan melaporkan informasiinformasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.” Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi suatu system yang dimulai dari mengidentifikasi, mengumpulkan dan memberikan laporan untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
|
5
agar dapat mengetahui atau mengevaluasi kondisi dan kegiatan ekonomi perusahaan. Menurut Mulyadi system akuntansi (2001:3) adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Informasi yang diperlukan oleh manajemen dan system pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah : 1.
Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali.
2.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pem asok.
4.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Dari definisi system akuntansi tersebut, unsur suatu system akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan. System akuntansi menitik beratkan kepada informasi yang diberikan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan
|
6
2.2 S ISTEM A KUNTANSI P EMBELIAN
Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli perusahaan dalam satu periode. Pembelian yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan dalam memproduksi. Maka digunakanlah system akuntansi pembelian oleh perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokan dan pembelian impor. Dalam pelaksanaan system Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:299) terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain : fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian,
jaringan
prosedur
yang
membentuk
system
akuntansi
pembelian, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, unsur-unsur pengendalian intern dalam pembelian dan bagan alir dokumen. Seperti akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian selanjutnya.
Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pembelian adalah :
Dalam system akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan
permintaan
pembelian
sesuai
dengan
posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
|
7
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Dalam system akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam system akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian adalah : a. Prosedur Permintaan Pembelian b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok c. Prosedur Order Pembelian d. Prosedur Penerimaan Barang e. Prosedur Pencatatan Utang f.
Prosedur Distribusi Pembelian
Ket. : Sumber Sistem Informasi Akuntansi, Mulyadi (2001:301)
|
8
Jaringan prosedur yang membentuk akuntansi pembelian seperti dapat dilihat dalam gambar II.1 adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Pembelian, dalam prosedur ini Fungsi Gudang mengajukan
permintaan
pembelian
dalam
formulir
Surat
Permintaan Pembelian kepada Fungsi Pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok .Dalam
prosedur
ini,
Fungsi
Pembelian
mengirimkan
surat
permintaan harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk
sebagai
pemasok
barang
yang
diperlukan
oleh
perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order Pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
|
9
memberitahukan
kepada
unit-unit
organisasi
lain
dalam
perusahaan (misalnya Fungsi Penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur
Penerimaan
Barang.
Dalam
prosedur
ini
Fungsi
Penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat
laporan
penerimaan
barang
untuk
menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen
yang
berhubungan
dengan
pembelian. f.
Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari Pemasok dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
g. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan Laporan Manajemen.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian menurut mulyadi (2001:303) adalah
Surat Permintaan Pembelian ini merupajan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi pembeli melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, 1 lembar
|
10
untuk fungsi pembeli dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sbb: 1. Surat Order Pembelian 2. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok 3. Tembusan bagi Unit Peminta Barang 4. Arsip Pemasok 5. Tembusan Fungsi Penerimaan 6. Tembusan Fungsi Akuntansi
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas.
Dokumen ini kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan, perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, pengantiaan atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
|
11
Biasanya perubahantersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat order pembelian.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai peruntah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus
berfungsi
sebagai
surat
pemberitahuan
kepada
kreditur
mengenai maksud pembayaran. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian ini merupakan hal penting dalam pembentukkan bagan alir dokumen pembelian.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menurut mulyadi (2001:308) adalah : a. Register Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register). Jiki dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan Voucher Payable Procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. b. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c. Kartu Utang
|
12
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure,buku pembantu yang digunakan untuk mencatar utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. d. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaaan yang dibeli. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pencatatan akuntansi pembelian dibutunkan registrasi bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang dan kartu persediaan. Sistem pencatatan dengan catatan seperti itulah yang dibutunkan dalam akuntansi pembelian.
Dalam perusahaan dibutuhkan pengendalian intern yang sangar bagus dalam melakukan segala aktivitas kegiatan. Pengendalian ini dirancang sedemikian
agar
tercapainya
tujuan
yang
diharapkan.
Tujuan
pengendalian intern yaitu : menjaga kekayaan (persedian) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar) menjamin
ketelitian
dan
keandalan
data
akuntansi
(utang
dan
persediaan). Pengendalain
internal
dapat
melindungi
aktiva
dari
pencurian,
penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran palin serius terhadap penfendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan. Menurut Warren et al (2005:662) pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan perusahaan dengan tujuan menjaga aktiva,
|
13
memastikan informasi bisnis yang akurat, dan memastikan kepatuhan kepada hukum dan perundang-undangan. Menurut
Zaki
Baridwan
(2002:173)
pengendalain
intern
adalah
“Pengendalain intern ini meluputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:163) “Unsur pengendalian intern yang ada dalm distem akuntansi pembelian adalah untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikutnya ini : menjaga kekayaan (persediaan), dan kewajiban perusahaan (utang dagang), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan)”. Dari kedua definisi pengendalian intern di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern bertujuan menjaga keamanan data perusahaan dengan lebih teliti dalam hasil yang didapatkan.
Unsur pengendalian intern dalam sisem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:313) terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat. Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini : a.
Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini
fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. b.
Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai
akhir hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu
|
14
transaksi , sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamaannya dan data akuntanasi terjamin ketelitian dan keandalannya. 2. Sistem Otorisasi Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak di otorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan leh manager yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu.
Maka
kekayaan
perusahaan
akan
terjamin
keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keelitian dan keandalannya. 3. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dalam organisasi terdiri dari penggunaaan formulir bernomor urut tercetak, pemasok dipilik berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok, barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian , fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara meghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian, terdapat pengecekkan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut di proses untuk dibayar, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu
utaqng
sevara
periodik
direkonsiliasi
dengan
syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai, bukti kas keluar beserta untuk memperoleh potongan tunai, bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
|
15
Dari penjelasan diatas dapar disimpulkan bahwa dalam pengendalian intern sebuah perusahaan itu setiap transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi, pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian untern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.
|
16
BAB 3.
P ENUTUP
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan, maka disusunlah system akuntansi. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern dan ekstern. System akuntansi ini dapat disusun oleh perusahaan baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin. Sistem Akuntansi adalah akuntansi suatu system yang dimulai dari mengidentifikasi,
mengumpulkan
dan
memberikan
laporan
untuk
dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar dapat mengetahui
atau
mengevaluasi
kondisi
dan
kegiatan
ekonomi
perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi sangat membantu dalam pengambilan keputusan
manajemen
pembelian,
khususnya
dalam
memberikan
informasi-informasi akuntansi yang di gunakan dalam menentukan apakah pembelian bahan baku di lakukan secara tunai atau kredit. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: 1.
Fungsi Gudang
2.
Fungsi Pembelian
3.
Fungsi Penerimaan
4.
Fungsi Akuntansi
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian: a.
Prosedur permintaan pembelian
b.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
|
17
c.
Prosedur order pembelian
d.
Prosedur penerimaan barang
e.
Prosedur pencatatan hutang
Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian: a.
Register bukti kas keluar
b.
Jurnal pembelian
c.
Kartu hutang
d.
Kartu persediaan
|
18
