Sistem Informasi Akuntansi I
SIKLUS PENDAPATAN
Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus siklus pemrosesan transaksi perusa!aan" #eskipun tidak ada dua organisasi yang identik$ tetapi sebag sebagia ian n besa besarr menga mengala lami mi %eni %eniss ke%a ke%adi dian an ekon ekonom omii yang yang seru serupa" pa" Ke%a Ke%adi dian an ke%a ke%adi dian an ini ini meng!asilkan transaksi transaksi yang dapat dikelompokan men%adi empat siklus aktivitas bisnis yang umum$ yaitu &
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi
Siklus Keuangan Pada umumny umumnyaa perusa perusa!aan !aan dagang dagang didir didirika ikan n untuk untuk mendapa mendapatka tkan n keuntun keuntungan gan yang yang
sebesar'besarnya" (una mendapatkan mendapatkan keuntungan tersebut perusa!aan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan pen%ualan$ pengiriman barang$ penagi!an dan piutang usa!a$ serta penagi!an kas" Siklus pendapatan adala! rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan %asa ke para pelanggan dan menagi! kas sebag sebagai ai pemb pembay ayara aran n dari dari pen% pen%ual ualan an ters tersebu ebut" t" Tu%u Tu%uan an utam utamaa sikl siklus us penda pendapa pata tan n adala adala! ! menyediakan produk yang tepat di tempat dan )aktu yang tepat dengan !arga yang sesuai" *le! karena karenanya nya kami kami akan akan merumu merumuska skan n masala masala! ! dalam dalam desain desain siste sistem m umum umum siklus siklus pendapa pendapatan tan berikut ini &
1
Sistem Informasi Akuntansi I
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendap atan & +" Penerimaan pesanan dari para pelanggan a" mengambil pesanan pelanggan b" Persetu%uan kredit ," #emeriksa ketersediaan persediaan d" #en%a)ab permintaan pelanggan -" Pengiriman barang a" Ambil dan pak pesanan b" Kirim pesanan ." Penagi!an dan piutang usa!a a" Penagi!an b" Pemeli!araan data piutang usa!a ," Penge,ualian & Penyesuaian rekening dan peng!apusan 2
Sistem Informasi Akuntansi I
/" Penagi!an kas Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry0pen%ualan$ sistem penagi!an0penerimaan kas$ dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger " *perasi ' operasi siklus pendapatan menyertakan & 1
Pendapatan dan pen,atatan order pelanggan
1
Pengiriman barang dan pen,atatan biaya dari barang yng ter%ual
1
Penagi!an dan pen,atatan pen%ualan dan a,,ounts re,eivable
1
Pendapatan dan pen,atatan penerimaan kas
Urutan Aktivitas Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan" Departeman bagian pesanan pen%ualan$ yang bertanggung %a)ab pada )akil direktur utama bagian pemasaran$ melakukan proses entri pesanan pen%ualan" Entri pesanan pen%ualan men,akup tiga ta!ap& mengambil pesanan dari pelanggan$ memeriksa dan menyetu%ui kredit pelanggan$ serta memeriksa ketersediaan persediaan dan %uga men%a)ab permintaan pelanggan" a" #engambil pesanan pelanggan Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai ,ara& di toko$ melalui surat$ melalui telepon$ melalui )eb site$ atau melalui tenaga pen%ualan di lapangan" Sala! satu ,ara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan pen%ualan adala! dengan mengi2inkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan pen%ualan sendiri" 3al ini se,ara otomatis akan ter,apai untuk pen%ualan melalui )eb site$ tetapi !al ini %uga dapat di,apai baik dalam pen%ualan melalui toko maupun surat" b" Persetu%uan kredit Sebagian besar pen%ualan antarperusa!aan 4business-to-business sales5 dilakukan se,ara kredit" Pen%ualan se,ara kredit !arus disetu%ui sebelum diproses" 6agi pelanggan lama dengan ,atatan pembayaran yang baik$ pemeriksaan kredit formal untuk setiap pen%ualan biasanya tidak dibutu!kan" Pada kasus sema,am ini$ menyetu%ui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada$ mengidentifikasi batas kredit pelanggan$ dan memverifikasi ba!)a %umla! pesanan tersebut ditamba! dengan saldo rekening yang tidak melebi!i batas kredit ini" Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan$ yaitu pemeriksaan batas" 3
Sistem Informasi Akuntansi I
*torisasi k!usus untuk menyetu%ui kredit digunakan bagi para pelanggan baru$ ketika sebua! pesanan melebi!i batas kredit pelanggan tersebut$ atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo le)at %atu! tempo yang belum dibayar" *torisasi %enis ini !arus dilakukan ole! mana%er bagian kredit" ," #emeriksa ketersediaan persediaan Langka! berikutnya adala! menetapkan apaka! tersedia ,ukup persediaan untuk memenu!i pesanan tersebut$ agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman" Apabila tersedia ,ukup banyak persediaan untuk memenu!i pesanan tersebut$ pesanan pen%ualan tersebut dilengkapi dan kolom %umla! yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi se%umla! barang yang dipesan" Ketika ketersediaan persediaan tela! dipastikan$ sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang 4 picking ticket 5 yang berisi daftar %enis barang'barang$ dan %umla! setiap %enis barang$ yang dipesan pelanggan" Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian penga)asan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman" d" #en%a)ab permintaan pelanggan Pelayanan pelanggan adala! !al yang begitu penting !ingga perusa!aan'perusa!aan mengunakan soft)are k!usus$ yang disebut sistem mana%emen pelayanan pelanggan 4Customer Relationship Management '78#5$ untuk mendukung proses penting ini" Sistem 78# membantu mengatur data terin,i mengenai para pelanggan !ingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebi! efisien serta personal" Tu%uan dari 78# adala! untuk memperta!ankan pelanggan" Sistem 78# se!arusnya dili!at sebagai suatu ,ara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan" Tu%uannya adala! untuk menguba! pelanggan yang loyal men%adi pelanggan yang puas dengan ,ara memperdalam !ubungan tersebut" Aktivitas dasar kedua dalam siklus adala! memenu!i pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut" Proses ini terdiri dari dua ta!ap& +" #engambil dan mengepak pesanan -" #engirim pesanan tersebut
4
Sistem Informasi Akuntansi I
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini" +" Ambil dan mengepak pesanan Kartu pengambilan barang yang di,etak sesuai dengan entri pesanan pen%ualan akan memi,u proses pengambilan dan pengepakan" Para peker%a bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana$ dan %umla! setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan" Persediaan kemudian akan dipinda!kan ke departemen pengiriman" Sistem gudang otomatis tidak !anya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan$ tetapi %uga memungkinkan pengiriman yang lebi! responsif ke pelanggan" -" #engirim pesanan Departemen pengiriman membandingkan per!itungan fisik persediaan dengan %umla! yang ditun%ukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan %umla! yang ditun%ukkan dalam salinan pesanan pen%ualan yang dikirim se,ara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan pen%ualan" Dokumen pengiriman adala! kontrak legal yang menyebutkan tanggung %a)ab atas barang yang dikirim" Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk mela,ak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut" Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagi!an untuk menun%ukkan ba!)a barang tersebut tela! dikirim dan faktur pen%ualan !arus dibuat serta dikirim" Kurir tersebut %uga mena!an satu salinan dokumen pengiriman untuk ,atatan mereka" 8ingkasan dari Penga)asan siklus Pendapatan & Aktivitas Kontrol Transaksi Persetu%uan
Proses Pen%ualan
Penerimaan Kas
Pemeriksaan Kredit$
Daftar Pembayaran
Kebi%akan 8etur Pemisa!an Tugas
Kredit
dipisa!kan
pemrosesan9 persediaan
dari Penerimaan kas dipisa! dari
penga)asan piutang dipisa!
dan
rekening
kas9
dari buku besar piutang dipisa!
gudang9 buku besar pembantu dari buku besar umum" piutang
dipisa!
dari
buku
5
Sistem Informasi Akuntansi I
besar umum Aktivitas Kontrol
Proses Pen%ualan
Penerimaan Kas
Supervisi
Departemen penerimaan dokumen
7atatan Akuntansi
Pesanan
Pembelian$
pembelian$
buku
%urnal Dokumen pembayaran$ ,ek$ besar daftar
%urnal
pembayaran$
pembantu piutang$ rekening penerimaan kas$ buku besar ,ontrol piutang 4buku besar piutang$
rekening
,ontrol
umum5$ buku besar pembantu piutang$ rekening kas" persediaan$
penga)asan
persediaan$
rekening
pen%ualan 4buku besar umum5" Akses
Akses
se,ara
fisik
ke Departemen
pengiriman$
persediaan9 akses ke ,atatan departemen penagi!an$ buku akuntansi diatas 9 akses se,ara besar umum fisik ke kas$ akses ke ,atatan akuntansi di atas" :erifikasi Independen
Departemen
pengiriman$ Penerimaan kas$ buku besar
departemen penagi!an$ buku umum$ rekonsiliasi bank" besar umum"
6
Sistem Informasi Akuntansi I
An,aman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan sebagai berikut &
7
Sistem Informasi Akuntansi I
Proses / Aktivitas
Ancaman
Entri Pesanan Pen%ualan
+"
Pengiriman
Penagi!an dan piutang usa!a
Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
Pesanan pelanggan yangPemeriksaan kelengkapan data pelanggan$ tidak lengkap atau tidak pen,arian otomatis data referensi seperti alamat" akurat" #enetapkan batas kredit utk setiap pelanggan$ -" Pen%ualan se,ara kredit ke persetu%uan kredit ole! mana%er bagian kredit$ pelanggan yang memilikimemeli!ara ,atatan yang akurat atas saldo piutang ,atatan kredit buruk" pelanggan" Ttd di atas dokumen kertas9 ttd digital dan ." Keabsa!an Pesanan sertifikat digital untuk e'business" Sistem pengendalian persediaan$ dan per!itungan /" 3abisnya persediaan $fisik persediaan se,ara periodi," biaya penggudangan$ dan pengurangan !arga #embandingkan data pengiriman dan pesanan ;" Kesala!an pengiriman& pen%ualan9 pemindai kode garis Pengendalian 6arang dagangan sala! aplikasi entri data " Kegagalan untuk menagi!dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur pelanggan se,ara periodik9 rekonsiliasi kartu pengambilan dengan pesanan pen%ualan" #en,o,okan %umla! yang ter,antum di slip pengepakan dengan %umla! di pesanan pen%ualan" ?" Kesala!an dalam 8ekonsiliasi buku pembantu piutang usa!a penagi!an dengan buku besar9 laporan bulanan ke pelanggan" @"
Kesala!an dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usa!a 8
Sistem Informasi Akuntansi I
Proses/ aktivitas
Penagi!an kas
+"
#asala! -" pengendalian umum ."
Ancaman
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pen,urian Kas
Pemisa!an tugas9 minimalisasi penanganan kas9 kesepakatan lo,kbo9 konfirmasikan pengesa!an dan penyimpanan semua penerimaan9 8ekonsiliasi periodik laporan bank dengan ,atatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas" Prosedur ,adangan dan pemuli!an dari ben,ana9 pengendalian akses 4se,ara fisik dan logis5" Persiapan dari tin%auan laporan kiner%a"
Ke!ilangan data
Kiner%a yang buruk
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer •
Sistem Batch dengan menggunakan Akses Langsung ke File.
Pokok utama yang ditin%au pada system ini adala! & +" Pemasukan Data 4 Keystroke)9 -" #en%alankan Program Perbaikan 4 Edit Run59 ." #en%alankan Program Pengurutan 4Sort Run59 /" #en%alankan Program Update Piutang dan Penagi!an 4AR Update and Billing Run59 ;" #en%alankan Program Pengurutan dan Update Persediaan 4Sort and n!entory Update Run59 =" #en%alankan Update 6uku 6esar Umum 4"eneral #edger Update Run5" •
Rancang lang Pemrosesan Pesanan dengan !eknologi Real-Time
Pendekatan ini mempunyai beberapa kelebi!an$ antara lain & +" Pemrosesan real time akan sangat menyeder!anakan siklus kas perusa!aan" -" Pemrosesan real time memberikan perusa!aan keuntungan persaingan pada pasar" ." Prosedur manual mempunyai ke,enderungan untuk meng!asilkan kesala!an kritis" /" Pemrosesan real time akan mengurangi pemakaian kertas
9
Sistem Informasi Akuntansi I
•
Sistem Batch Penerimaan !unai dengan akses Langsung ke File
Sistem penerimaan tunai biasanya adala! system bat,!$ beberapa perusa!aan meli!at tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas se,arareal time" •
Sistem Point Of Sale "P#S$
Pada system ini perusa!aan menukarkan barang'barang mereka dengan uang tunai" Perusa!aan 0 *rganisasi tidak memeli!ara rekening pelanggan$ persediaan disimpan di toko$ tidak terpisa! di gudang" Pelanggan se,ara langsung mengambil barang yang akan mereka beli dan memba)anya ke kasir pembayaran" •
Rancang lang memakai %&'
Electronic $ata nterchange 4EDI5 adala! system yang dibuat untuk memper,epat transaksi antara pabrikan dengan pedagang grosir dan antara pedagang grosir dengan pedagang e,eran" Permasala!an pada system EDI adala! bagaimana memastikan transaksi tanpa adanya pengesa!an" 8ekan bisnis dapat mengakses ke ,atatan akuntansi perusa!aan yang tidak termasuk dalam per%an%ian" •
Rancang lang (emakai 'nternet
Internet meng!ubungkan organisasi dengan ratusan potensial rekan bisnis yang mana organisasi tidak memerlukan per%an%ian formal$ tetapi semakin ra)an dengan penipuan$ %irus dan hacker " #aka diperlukan penga)asan yang lebi! untuk meminimalkan resiko" •
Pertimbangan Penga)asan untuk Sistem yang berbasis Komputer
Sistem Akuntansi yang Berbasis (ikrokomputer
Sitem mikrokomputer mempunyai ke,enderungan tidak mempunyai pemisa!an tugas" Seseorang mungkin bias bertanggung %a)ab untuk memasukkan seluru! data transaksi$ termasuk pesanan pen%ualan$ penerimaan kas$ dan pengeluaran kas" Penga)asan pada lingkungan mikrokomputer memerlukan penga)asan yang intensif$ termasuk penga)asan laporan mana%emen 4seperti daftar detail transaksi5 dan sering kali !arus dilakukan verifikasi independen"
10
