MAKALAH MANAJEMEN SISTEM PENYELENGGARA PENYELENGGARAAN AN MAKANAN INSTITUSI “ PENERIMAAN BAHAN MAKANAN “ Disusun untuk memenuhi tugas MSMP Diiming !"eh # Bu Un$iati SKM% M&kes
Ke"!m'!k ( )an *# Angg!ta # (& Agu Agustin stin D+i P,! P,!k"ama "ama,,)ik )ike P*-./ *-./0( 0(( (/11( 11( *& Kha,isma Riska Sa2it,i P*-./0((/11/ /& Di3ah Agustina A&R P*-./0((/114 4& Mika I,ianti P*-./0((/115 0& Ik6ina R!hmika P*-./0((/115& Bunga Pus'ita P*-./0((/11. -& En)ita +ah3uana P P*-./0((/117 .& Ma,3atu" 8 P*-./0((/1(1 7& Nu, 8au9i3ah P*-./0((/1(* (1& D Dee+i Khusnu" : P*-./0((/1(/ ((& De6ita An Angg,aeni P*-./0((/1/5 (*& La L ae"atu" Ri9k3ah P*-./0((/1/-
P;LITEKNIK KESEHATAN KESEHATAN KEMENTERIAN KEMENTER IAN KESEHAT K ESEHATAN AN SURABAYA SURABAYA JURUSAN DIII GI
BAB I PENDAHULUAN
(&( Lata, e"akang Pemberian makanan secara massal, sudah dirasa kepentingannya sejak zaman dahulu kala.
Bahkan sejak terjadi pembangunan arca-arca serta piramida dinegara-negara timur tengah. Kebutuhan ini dimulai dengan adanya kebutuhan masyarakat. Dengan berkembangnya suatu masyarakat, maka terjadi proses pepindahan penduduk dan dimulailah pertukaran barang atau makanan selama proses berlangsung. Di Indonesia perkembangan dan sejarah
mengenai makanan institusi
ini masih sangat
terbatas.
Penyelenggaraan makanan ini sudah ada sejak tahun 6. !ebagaimana halnya dengan "egara berkembang makanan institusi ini berjalan agak lambat #"ursiah mukrie, $%%&. !eiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, manusia semakin menyadari akan pentingnya kualitas makanan bagi peningkatan produkti'itas dan kualitas sumber daya manusia. Perkembangan pangan telah memberikan peluang bisnis dalam berbagai bidang seperti kesehatan, usaha jasa boga, industri pangan dan lain sebagainya. (asa boga adalah suatu institusi atau perorangan yang melakukan kegiatan pengelolaan makanan yang disajikan di luar tempat usaha atas dasar pesanan #Depkes )I $%%*&. +khir-akhir ini, usaha pelayanan jasa boga mengalami peningkatan dan kemajuan pesat sesuai perkembangan zaman dan tuntutan masyarakat. Kondisi ini ditunjang dengan pergeseran pola pangan masyarakat sebagai akibat perubahan gaya hidup. !ebagian kelompok masyarakat memenuhi kebutuhan pangannya di luar tempat tinggalnya, sehingga pelayanan jasa boga merupakan tumpuan untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan pangan mereka dan harus tersedia segera. !etiap proses penyelenggaraan makanan tidak akan terlepas dari masalah penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan karena hal ini menentukan kualitas makanan. +dapun dalam penyimpanan ternyata sangat berpengaruh terhadap kualitas bahan yang disimpan. Penurunan kualitas yang terjadi selama masa penyimpanan, dapat menimbulkan kerugian yang tidak kecil. !erta juga dalam penerimaan dan penyaluran akan berpengaruh pada kualitas bahan makanan tersebut. (&* Rumusan masa"ah $..$ +pa pengertian penerimaan bahan makanan $.. +pa tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi $..* +pa prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi $.. +pa /ungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi $..0 +pa saja alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu
$..6 $..1 $..2
institusi Bagaimana proses penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi +pa saja syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi +pa saja jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
$..% $..$ $..$$ $..$ $..$* $..$ $..$0 $..$6 $..$1 (&/
Bagaimana metode penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana penga3asan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi Bagaimana alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi +pa saja syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi +pa saja tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi
Tu$uan $.*.$ 4ujuan umum 5
Dapat mengetahui tahapan dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi. $.*.
4ujuan khusus a& ntuk mengetahui pengertian dari penerimaan bahan makanan dalam institusi b& ntuk dapat menjelaskan tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi c& ntuk mengetahui prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi d& ntuk dapat menyebutkan /ungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi e& ntuk dapat menyebutkan alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi /& ntuk dapat menjelaskan proses
penerimaan bahan makanan dalam suatu
institusi g& ntuk mengetahui syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi h& ntuk dapat menyebutkan jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi i& ntuk dapat menjelaskan metode penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi j& ntuk mengetahui etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi k& ntuk dapat menjelaskan letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi l& ntuk dapat melakukan pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi m& ntuk dapat melakukan penga3asan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi n& ntuk dapat melakukan pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi o& ntuk dapat menjelaskan alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi p& ntuk mengetahui syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi 7& ntuk mengetahui tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi (&4
Man2aat 'ene"itian
$..$
$..
8an/aat praktis Dapat memberikan pengetahuan mahasis3a tentang penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi. 8an/aat teoritis Dapat menjadi bahan e'aluasi tentang pencatatan dan pelaporan, metode, dan syaratsyarat petugas dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi, khususnya institusi dalam penyelenggaraan makanan.
BAB II PEMBAHASAN
*&(
Penge,tian Pene,imaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan merupakan rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang masuk sesuai dengan spesi/ikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak #surat perjanjian jual beli&. Penerimaan bahan makanan ini merupakan kelanjutan dari proses pembelian bahan makanan. Pelaksanaan penerimaan bahan makanan bergantung pada besar kecilnya lembaga. 8akin kecil lembaga /ungsi unit penerimaan makin mudah dan sederhana, sedangkan lembaga yang besar /ungsi unit penerimaan semakin kompleks. 9leh karena itu, /ungsi unit penerimaan dapat digunakan sebagai salah satu penga3asan yang kegiatannya dilakukan pada a3al pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan makanan di suatu lembaga #"ursiah 8ukrie,$%%&
*&*
Tu$uan 'ene,imaan Bahan Makanan
4ujuan penerimaan bahan makanan adalah teredianya bahan makanan untuk disalurkan sesuai dengan spesi/ikasi yang ditentukan, aman untuk digunakan, bahan tahan lama dan siap dipakai sesuai dengan permintaan#"ursiah 8ukrie,$%%&.
*&/
P,insi' 3ang 'e,"u )i'e,hatikan )a"am 'ene,imaan ahan makanan
Prinsip yang perlu diperhatikan dalam penerimaan bahan makanan adalah5 a& (umlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan yang ditulis dalam /aktur pembelian dan sama jumlahnya dengan da/tar permintaan institusi b& 8utu bahan makanan yang diterima harus sama dengan spesi/ikasi bahan makanan yang diminta pada saat kontrak Pengertian penerimaan bahan makanan c& Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa atau meneliti, mencatat, dan melaporkan macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesi/ikasi yang telah ditetapkan #Depkes )I,$%%&. !edangkan menurut "ursiah +. 8ukkrie, #$%%& Penerimaan bahan makanan perjanjian jual beli. d& :arga bahan makanan yang tercantum dalam /aktur pembelian harus sama dengan harga bahan makanan yang tercantum dalam pena3aran bahan makanan.
*&4 8ungsi Pene,imaan Bahan Makanan
;ungsi penerimaan bahan makanan ada yaitu, penerimaan bahan makanan langsung dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Kedua /ungsi tersebut bergantung atas besar kecilnya institusi, semakin besar institusi semakin menyukai bentuk langsung. Penerimaan bahan makanan langsung adalah bahan makanan diterima, langsung diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian penjual atau rekanan langsung mengirim kebagian penyimpanan kering maupun segar. !edangkan penrimaan tidak langsung adalah bahan makanan ditrima oleh unit penerimaan, dan petugas unit tersebut bertugas menyalurkan bahan makanan tersebut kebagian penyimpanan#"ursiah 8ukrie,$%%&.
*&0 A"at=a"at Pene,imaan Bahan Makanan Kereta pengangkut bahan makanan< troli • 8eja kerja • 4imbangan • 4empat pencucian bahan makanan • )ak #4empat penyimpanan sementara& • *&5 P,!ses Dasa, Pene,imaan Bahan Makanan Menu,ut Sue G,!ssaune,% *11( #
- 8emeriksa kembali da/tar pesanan bahan makanan
- 8emeriksa spesi/ikasi bahan makanan - 8emutuskan menerima atau menolak bahan makanan. - 8emeriksa kembali da/tar penerimaan bahan makannan - 8enyalurkan bahan makanan kegudang
*&- S3a,at Pene,imaan Bahan Makanan •
4ersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima
•
4ersedianya spesi/ikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
*&. Jenis Pene,imaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan terdiri dari dua bagian, yaitu penerimaan bahan makanan langsung dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Penerimaan bahan makanan tersebut tergantung pada besar kecilnya lembaga. Biasanya lembaga memilih penerimaan bahan makanan secara langsung. Proses penerimaan bahan makanan langsung adalah bahan makanan diterima dan langsung diperiksa oleh bagian penerimaan bahan makanan, kemudian rekanan langsung mengirim ke bagian penyimpanan bahan makanan. Proses penerimaan bahan makanan tidak langsung adalah bahan makanan diterima oleh unit penerimaan, kemudian petugas unit penerimaan menyalurkan bahan makanan ke bagian penyimpanan bahan makanan #"ursiah 8ukrie,$%%&.
*&7 Met!)e Pene,imaan Bahan Makanan
Berikut ini merupaka metode penerimaan bahan makanan menurut "ursiah 8ukrie #$%%&. a) Blind Receiving Blind recei'ing atau disebut juga cara buta petugas penerimaan bahan makanan tidak menerima
spesi/ikasi
bahan
makanan
serta
/aktur
pembelian
dari
pihak
penjual
$& Petugas penerimaan bahan makanan menerima /aktur dan spesi/ikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. (ika jumlah dan mutu tidak sesuai, maka petugas penerimaan bahan makanan berhak mengembalikannya. "amun, petugas penerimaan bahan makanan harus mencatat semua bahan yang diterima dan bahan makanan
yang
dikembalikan
untuk
dilaporkan
kepada
bagian
pembayaran
*&(1 Etika Pene,imaan Bahan Makanan
8enurut "ursiah 8ukrie #$%%& Penerimaan bahan makanan adalah rangkaian kegiatan memeriksa, mencatat, dam melaporkan bahan makanan yang diperiksa sesuai dengan spesi/ikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak #surat perjanjian jual beli&. 9leh karena itu, dalam kegiatan penerimaan bahan makanan diperlukan tenaga yang bertugas menerima bahan makanan dengan syarat harus mempunyai sikap5 a& 4anggung ja3ab. b& 8ampu mengambil keputusan dengan tepat, cepat dan teliti. c& 8empunyai keahlian memilih dan menilai spesi/ikasi bahan makanan yang baik. d& 8emiliki pengetahuan yang luas tentang bahan makanan. e& 4idak mudah berkompromi dengan penjual
*&(( Letak Ruang Pene,imaan Bahan Makanan
=okasi
kee/ekti/itasan
pada
penerimaan
dalam
bahan makanan
penangananya
memberi
sehari-hari.
pengaruh
Idealnya
lokasi
terhadap
bagian
penerimaan bahan makanan berdekatan dengan jalur pelayanan dan gudang. =etaknya sebaiknya dapat dicapai dengan kendaraan, ruangan cukup luas untuk memeriksa bahan makanan yang diterima serta dilengkapi pula dengan timbangan sejajar dengan lantai, kereta pengangkut bahan makanan, meja kerja dan beberapa container yang dianggap perlu, sesuai dengan kemampuan 'olume bahan makanan yang akan diterima. =antai harus memiliki permukaan yang rata untuk memudahkan pembersihan dan mencegah mikro organisme, tata
letak dilantai minimal $ cm. Petugas harus menguasai macam peralatan utama antara timbangan, dimana keakuratan sangat penting. )uangan jarak penerimaan idealnya harus dekat dengan pintu pengiriman bahan makanan. #"ursiah 8ukrie,$%%&.
*&(* Pen>atatan Pene,imaan Bahan Makanan
Pencatatan bahan makanan yang akan diterima harus dilakukan secara teliti, sisitematik dan teratur merupakan salah satu /aktor penting sebagai dokumentasi tertulis mengenai jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Kadangkala data tersebut dapat digunakan untuk menghitung taksiran kebutuhan bahan makanan yang akan datang atau dapat digunakan pula sebagai alat monitoring kegiatan #"ursiah 8ukrie,$%%&. Didalam mebuat /orm pencatatan ada dua cara yaitu sederhana dan komplek. Keistime3aan sederhana antara lain5 mudah, cepat dalam membuat /orm, namun dalam pengisiannya memrlukan 3aktu lama, karena petugas harus menulis atau melengkapi sendiri data tersebut. !edangkan cara /orm komplek petugas tinggal mengisi. ntuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh berikut5
Form Bentuk Sederhana 4anda penerimaan bahan makanan
Diterima dari 5
4anggal 5
9rder pemb. "o 5
"o 5
(umlah
raian
Diisi dan diperiksa oleh
Dikirim
5
Contoh form yang kompleks
>atatan Penerimaan (umlah
nit raian item
per "ama rekanan
4anggal 5 (umlah yang +>>
:arga
4otal
Dikirim
satuan
harga
gdk-gdb
Diterima dan diperiksa oleh 5
2.12 Penga+asan Pene,imaan Bahan Makanan
Penga3asan dalam penerimaan bahan makanan ini diharapkan untuk mencegah
kerusakan bahan makanan. #!uarsana, &. :ubungan dengan food quality control -Bahan
-Bahan-bahan yang tidak sesuai harus segera di
retour
kepada penggirimnya.
-Kedatangan pengiriman bahan harus diketahui terlebih dahulu, perjanjian harus
dibuat dengan seksama sebelumnya.
2.13 Pe"a'!,an Pene,imaan Bahan Makanan
Pelaporan kegiatan penyelenggaraan makanan merupakan bagian yang tidak terpisah dari sistem penyelenggaraan makanan, yang meliputi5 a. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian. b. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur. c. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari. d. Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga
bulan.
e. =aporan tribulan untuk pimpinan #Depkes )I, $%%$&.
2.14 A"u, Pene,imaan Bahan Makanan
Perencanaan anggaran belanja makanan.
Perencanaan menu
Penghitungan kebutuhan makanan.
Pemesanan dan pembelian bahan makanan.
Penerimaan bahan makanan.
Penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.
Persiapan dan pengolahan bahan makanan.
Pendistribusian makanan
2.15 S3a,at Petugas Pene,imaan Bahan Makanan
Dalam pengelolaan makanan sebaiknya dikelola menurut syarat sanitasi makanan dan memenuhi syarat-syarat gizi, sehingga makanan tersebut berman/aat bagi tubuh dan tidak menimbulkan penyakit ataupun keracunan makanan. Pada proses penerimaan bahan baku, ada beberapa yang paling penting dia3asi adalah 5 a& Petugas penerima barang harus hadir didampingi che/ super'isor. b& !emua barang yang dikirim oleh supplier harus sesuai dengan pesanan dan kebutuhan, baik dari segi jenis, mutu maupun jumlahnya. c& ntuk memeriksa bahan makanan sesuai jenis dan jumlahnya, harap dilihat dalam purchase )e7uisition atau purchase order atau market list. d& ntuk memeriksa mutu bahan makanan digunakan. !tandard Purchase !peci/ication #!P!&, yaitu standar yang telah disepakati oleh pihak pembeli dan penjual yang memuat kesepakatan tentang karakteristik bahan yang dipesan, misalnya, jenis ukuran, berat, 3arna, serta bentuknya.
2.16 Tugas P!k!k Unit Pene,imaan Bahan Makanan
Berikut ini adalah tugas pokok unit penerimaan bahan makanan menurut "ursiah 8ukrie #$%%&. Pengecekan bahan makanan meliputi 5 a& >ek bahan makanan segera setelah bahan makanan datang. Bahan makanan segar harus didahulukan dalam pengecekan penerimaan bahan makanan. Pengecekan meliputi pemeriksaan /aktur permintaan, tanggal pengiriman, jumlah, berat, panjang, tanggal kadaluarsa, satuan, ukuran. >ontoh permintaan bahan makanan beku suhu >, bila pada saat diterima bahan makanan tersebut bersuhu diatas , maka bahan makanan tersebut harus dikembalikan. b& >ap bahan makanan baik segar< kering dengan tanda bahan makanan sudah diperiksa dan tanggal bahan makanan diterima, sehingga memudahkan dalam penggunaan system ;I;9 # /irst in /irst out&. c& 8enandatangani /aktur pembelian bahan makanan sesuai dengan yang diterima.
d& 8engisi /ormulir penerimaan dan membuat laporan penerimaan harian, membuat berita acara penerimaan bahan makanan secara tertulis. e& 8embuat laporan bahan makanan yang didiskuali/ikasi
kepada
atasan yang
bersangkutan. /& 8elakukan pencatatan semua bahan makanan yang diterima. g& 8engirim bahan makanan yang diterima ke bagian penyimpanan kering dan segar.
BAB III KESIMPULAN
Dalam penyelenggaraan makanan sangat erat kaitannya dengan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan. Dalam penerimaan bahan makanan merupakan langkah yang a3al untuk menentukan kualitas dan mutu dari bahan pangan yang akan dijadikan dalam penyelenggaraan makanan dalam institusi. ntuk penerimaan bahan makanan terdapat tahap ? tahap yang dilakukan diantaranya 5 a. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian. b. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur. c. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari. d. Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga
bulan.
e. =aporan tribulan untuk pimpinan #Depkes )I, $%%$&.
DA8TAR PUSTAKA
o
8ukrie, "ursiah. $%%. Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar . (akarta 5Proyek pengembangan pendidikan tenaga gizi pusat
o
!alma3ati, temu. 6. Penyelenggaraan makanan, tingkat kecukupan dan status gizi penderita skizofrenia di Ruma !akit Dr" #" Marzoeki 8ahdi Bogor. Bogor 5 Institut Pertanian Bogor
o
+nonim. $$. Penyelenggaraan makanan #ttp$%%repository"usu"ac"id%f ) di akses tanggal 8ei $.
o
+nonim. $$. 8enerima dan menyimpan bahan makanan # ttp$%%cefcommis"&ordpress"com% & diakses tanggal mei $
o
@idyati, )etno.. #igiene ' !anitasi (mum dan Perotelan" (akarta5 Aramedia @idiasarana Indonesia.
o
8oehji, !jahmien. $%%. Ilmu gizi. (akarta5 Bhatara Karya +ksara.
o
+ritonang, Irianton. $. Penyelenggaraan Makanan. ogyakarta 5 =eutika.