Latihan Industri

LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

MOHD KHAIRUL HAFFIZI BIN MOHD JAHARI ( 04EPM14F1002 )

DI

MAJLIS DAERAH KETEREH PEMBANDARAN ISLAM ( MDK-PI ) 16400 KOTA BHARU, KELANTAN.

Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan Sebagai memenuhi sebahagian dari syarat Penganugerahan Diploma Pengajian Perniagaan

POLITEKNIK KOTA BHARU DISEMBER 2015

PERAKUAN

Laporan ini adalah hasil usaha saya sendiri kecuali pada bahagian – bahagian yang dilampirkan dari sumber – sumber yang dilampirkan .

Disediakan Oleh :

………………………………................................ ( MOHD KHAIRUL HAFFIZI B. MOHD JAHARI ) TARIKH : 12 APRIL 2016

Disahkan Oleh :

……..………………………….............................. ( TARIKH :

)

PERAKUAN

Laporan ini adalah hasil usaha saya sendiri kecuali pada bahagian – bahagian yang dilampirkan dari sumber – sumber yang dilampirkan .

Disediakan Oleh :

………………………………................................ ( MOHD KHAIRUL HAFFIZI B. MOHD JAHARI ) TARIKH : 12 APRIL 2016

Disahkan Oleh :

……..………………………….............................. ( TARIKH :

)

���������� ���� ����� ������� ������� �������� ���� �������� ����

ISI KANDUNGAN

BAB

KANDUNGAN Biodata

1

Penghargaan

2

Dedikasi

BAB 1

MUKA SURAT

3-4

Pengenalan 1.0

Pendahuluan

1.1

Objektif Latihan Industri

7

1.2

Objektif Laporan Latihan Industri

8

1.3

Kepentingan Latihan Industri

1.4

Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Latar Belakang Organisasi i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi.

Bahagian Pentadbiran Dan Sumber Manusia Bahagian Perbendaharaan Bahagian Perancangan Dan Bangunan Bahagian Perlesenan Dan Khidmat Bandar Bahagian Penilaian Dan Perkhidmatan Perkhidmat an Harta Bahagian Kejuruteraan Dan Pembangunan Unit Penguatkuasaan Bahagian Perundingan Dan Penguatkuasaan Bahagian Teknologi Maklumat Bahagian Perhubungan Awam Dan Korporat Bahagian Pusat Setempat ( OSC )

���� ������� ������� ��� ���� ������ �������������� ������ ������ ������� ����������� �����

5-6

9 - 10 10 - 11

12 - 19 20 - 21 22 - 23 24 - 25 26 - 28 29 - 30 31 - 32 33 34 - 35 36 37 - 38 39 - 40

���������� ���� ����� ������� ������� �������� ���� �������� ����

BAB 2

Ringkasan Kerja Pengenalan Ringkasan Mingguan

BAB 3

41 42 - 59

Ringkasan Teknikal Kebenaran Merancang

BAB 4

3.1

Pengenalan

60 - 61

3.2

Latar Belakang

61 - 62

3.3

Isu Dan Masalah

63 - 64

3.4

Perlaksanaan Pusat Setempat

64 - 72

Ringkasan Teknikal Pemfailan 4.1

Pengenalan

4.2

Kenapa Fail Diperlukan

4.3

Faktor Pengkelasan Yang Baik

74

4.4

Fail Hilang / Tidak Dapat Dikean

74

4.5

Kulit Fail Rosak

74

4.6

Klasifikasi Pemfailan

4.7

Sistem Pemfailan

78

4.8

Fail Pusat

78

4.9

Fail Jabatan

79

4.10

Kaedah Untuk Menulis Minit

79

4.11

Prosedur Membuka Dan Menutup Fail

���� ������� ������� ��� ���� ������ �������������� ������ ������ ������� ����������� �����

72 72 - 73

75 - 78

80 - 82

���������� ���� ����� ������� ������� �������� ���� �������� ����

BAB 5

Ringkasan Teknikal Persekitaran Pejabat

BAB 6

5.1

Pengenalan

83

5.2

Pengertian Tentang Pejabat

83 - 84

5.3

Jenis-Jenis Organisasi

84 - 86

5.4

Peranan Pejabat

87 - 89

5.5

Fungsi Pejabat

89 - 91

5.6

Struktur Dalaman Pejabat

91 - 95

5.7

Carta Organisasi

95

Ringkasan Teknikal AutoCAD

6.1

Pengenalan

96 - 101

6.2

Kelebihan Dan Kelemahan

101

6.3

Kekurangan AutoCAD

102

BAB 7

Kesimpulan

103 - 104

BAB 8

Komen Dan Cadangan

105 - 107

Bibliografi

���� ������� ������� ��� ���� ������ �������������� ������ ������ ������� ����������� �����

POLITEKNIK KOTA BHARU BIODATA DIRI

NAMA

: MOHD KHAIRUL HAFFIZI BIN MOHD JAHARI

NO. PENDAFTARAN

: 04EPM14F1002

NO. KAD PENGENALAN : 930718 - 03 - 6135 NO. TELEFON

: 014 - 8329432

E-MAIL

: [email protected] [email protected]

KURSUS PENGAJIAN

: DIPLOMA PENGAJIAN PERNIAGAAN

JABATAN

: PERDAGANGAN

ALAMAT TETAP

: PT464, TAMAN DESA PERINGAT, JALAN PASIR PUTEH, 16400, KOTA BHARU, KELANTAN

TEMPAT LATIHAN

: MAJLIS DAERAH KETEREH ( MDK - PI )

NAMA PENYELIA

: PUAN NOORHASIKIN BINTI AWANG

TEMPOH LATIHAN

: 29 NOVEMBER 2015 - 14 APRIL 2016 �

PENGHARGAAN Setinggi-tinggi penghargaan diberikan kepada Setiausaha Majlis Daerah Keterah iaitu YM. Tengku Sharifuddin Bin Dato' Tengku Shah Buddin dan Ketua Unit Pusat Setempat ( OSC ) Daerah Ketereh iaitu Puan Noorhasikin Binti Awang kerana berbesar hati menerima saya untuk menjalani latihan industri di Majlis Daerah Ketereh.

Jutaan terima kasih juga kepada umi dan ayah saya yang tersayang kerana sentiasa memberi dorongan dan juga bantuan kewangan semasa saya menyiapkan laporan akhir ini. Selain itu, ucapan terima kasih kepada penasihat akademik dan pensyarah Jabatan Perdagangan Politeknik Kota Bharu ( PKB ) yang telah mengajar saya kerana memberi banyak panduan, tunjuk ajar serta berkongsi pengalaman sebelum dan semasa menghadapi latihan industri. Dengan cara ini ianya telah memberi bantuan kepada saya untuk menyesuaikan diri dengan alam pekerjaan yang sebenar kelak. Segala tunjuk ajar serta bantuan kalian akan saya ingati dan mempraktikkan setelah bekerja kelak.

Tidak lupa ucapan terima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan yang telah membantu saya dalam menghasilkan buku laporan latihan industri ini sama ada secara langsung ataupun secara tidak langsung.

Akhir sekali sekalung budi serta penghargaan buat pihak politeknik yang telah memberi peluang kepada saya serta para pelajar untuk melayari alam pekerjaan selama 6 bulan bagi pendedahan secara praktikal setelah para pelajar dibekalkan ilmu secara teori. Semoga latihan industri ini dapat diteruskan lagi bagi meluaskan lagi pengetahuan para pelajar yang telah sedia ada.

Sekian, Terima Kasih �

DEDIKASI

Alhamdulillah, segala puji-pujian dan kesyukuran dipanjatkan kehadiran Illahi di atas limpah kurniaNya kepada kita. Dengan izin dan rahmatNya maka lahirlah sebuah laporan industri hasil kerja saya sepanjang saya menjalani latihan industri di Majlis Daerah Ketereh Kelantan . Dengan adanya laporan latihan industri ini, maka pihakpihak berkenaan dapat mengetahui serba sedikit hal-hal yang berkaitan tentang Majlis Daerah Ketereh ini serta aktiviti-aktiviti yang dilakukan oleh saya sepanjang menjalankan latihan industri.

Penghargaan ikhlas ini ditujukan kepada keluarga tersayang terutama buat umi dan ayah yang sentiasa memberi semangat dan rangsangan pada diri ini walau di dalam susah mahupun senang. Jutaan terima kasih ditujukan juga kepada pegawaipegawai yang menguruskan latihan industri saya, para pensyarah, serta rakan-rakan seperjuangan yang telah banyak membantu, menolong, memberi nasihat dan tunjuk ajar kepada saya.

Tidak lupa juga kepada semua kakitangan di semua unit di Majlis Daerah Ketereh yang tidak jemu-jemu memberi saya tunjuk ajar yang banyak manfaatnya kepada saya suatu hari nanti.

Diharapkan laporan latihan industri ini dapat memberi sedikit sebanyak panduan serta ilmu yang berguna untuk masa yang akan datang.

-----------------------------------------------

�

PENGHARGAAN

Saya Mohd Khairul Haffizi Bin Mohd Jahari ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri Politeknik Kota Bharu kerana memberi peluang kepada saya untuk menjalani latihan industri di sana bagi memenuhi syarat untuk mendapatkan Diploma Pengajian Perniagaa (DPM) dari Politeknik Kota Bharu dan tidak lupa juga kepada Pn Noorhasikin Bt Awang selaku pegawai yang menguruskan segalanya dan memberi dorongan di sepanjang saya menjalankan latihan industri di Majlis Daerah Ketereh ini selama satu semester bersamaan dengan 20 minggu.

Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada semua pekerja serta staf-staf Majlis Daerah Ketereh yang banyak membantu saya dalam menjalani latihan industri di sana. Tanpa bantuan dari mereka smua, tidak mungkin saya akan mempelajari banyak benda baru, pengetahuan yang mendalam, serta kerjasama yang diperoleh dari mereka semua sebagai rujukan dan pertanyaan dalam sesuatu maslah yang saya alami didalam saya menjalankan latihan industri di tempat tersebut.

Saya juga ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada pensyarah Politeknik Kota Bharu terutama pensyarah Jabatan Perdagangan yang banyak memberi tunjuk ajar dan pengetahuan yang berguna sebelum saya menjalani latihan industri di Majlis Daerah Ketereh.

�

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.0

Pendahuluan

Adalah diwajibkan bagi pelajar – pelajar Politeknik untuk menjalankan Latihan Industri iaitu melengkapkan salah satu syarat kepada pelajar – pelajar yang berkenaan sebelum mereka yang dianugerahkan Diploma mengikut kursus yang

mereka

ambil.

Pelajar

yang

mengikuti

kursus

Diploma

diwajibkan

menjalani Latihan Industri pada Semester 4 .

Semasa menjalani Latihan Industri tersebut para pelajar dikehendaki menyediakan satu laporan Latihan Industri yang menerangkan tentang skop kerja serta jenis kerja yang diperolehi dan dipelajari semasa latihan tersebut. Laporan ditetapkan

tersebut oleh

perlulah pihak

lengkap berdasarkan garis

Politeknik.

Selain daripada

panduan itu, pelajar

yang

telah

juga perlu

mengetahui matlamat serta kebaikan diadakan latihan seumpama ini.

Menjalani latihan industri merupakan satu komponen yang penting dalam kokurikulum pembelajaran di Politeknik.Hanya pelajar yang lulus dan berjaya dalam latihan industri layak dianugerahkan DiplomaPoliteknik KPTM. Latihan Industri diadakan adalah satu peluang yang diberikan kepada pelajar untuk mendapatkan �

pengalaman dan pendedahan yang mendalam suasana sebenar alam pekerjaan dan melatih diri untuk lebih komited menghadapi segala cabaran bersesuaian dengan peluang pekerjaan yang telah ditawarkan.Pelajar juga diberi pilihan untuk memilih firma yang dikehendaki untuk menjalani Latihan Industri. Latihan Industri ini dijalankan pada semester keempat .

Latihan industri penting kerana dapat menambahkan dan meluaskan pengetahuan teknikal kepada pelajar dengan kemahiran yang telah sedia ada.Jika sebelum ini pelajar

memperolehi pengetahuan

secara terhad, tetapi apabila

mengikuti latihan industri, pelajar dapat mengetahui lebih lanjut mengenai teknologi atau kemahiran terbaru dalam latihan industri.

Selain itu, latihan seperti ini dapat memperkenalkan diri kepada pelajar itu sendiri dari segi kebolehan, kesanggupan dan sikap kepada bakal majikan. Latihan industri juga dapat menonjolkan

kebolehan pelajar untuk bekerja dengan

bersungguh-sungguh dan bekerja dengan penuh dedikasi serta menampilkan sikap yang positif kepada majikan dan seterusnya kepada pekerja-pekerja yang lain.

Justeru, latihan industri penting kerana ianya dapat menghilangkan rasa rendah diri para pelajar yang telah sedia ada dalam diri masing-masing semasa berada di Politeknik. Dalam

menjalani latihan industri,para pelajar kemungkinan

akan bertemu dengan pegawai-pegawai yang berjawatan tinggi atau menghadiri mesyuarat

mengenai

projek-projek

yang

dijalankan

atau

perkara

yang

berkaitan.Melalui latihan yang dijalankan,dengan secara perlahan-lahan,para pelatih dapat menangani masalah diri sendiri dan menonjolkan nilai hormat-menghormati serta meluaskan pergaulan dengan kumpulan masyarakat yang bekerja firma masing-masing.Diharapkan sikap seperti ini akan berkekalan sehingga ke masa hadapan.

�

1.1

Objektif Latihan Industri

Objektif utama Latihan Industri ( L.I ) adalah untuk memberikan pendedahan kepada para pelajar mengenai alam pekerjaan sebenar yang bakal ditempuhi selepas tamat pengajian di Politeknik kelak. Antara tujuan lain Latihan Industri boleh dinyatakan seperti berikut :

i.

Membolehkan pelajar mengaitkan teori-teori yang telah dipelajari dengan aspek-aspek praktikaldengan modul yang telah dipelajari atau sebaliknya.

ii.

Mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan dalam industri.

iii.

Menyediakan laporan rasmi dan tugasan-tugasan lain seperti yang diarahkan oleh politeknik dan menimbulkan kesedaran serta meningkatkan minat terhadap pelajaran di politeknik.

iv.

Menambah dan meluaskan pengetahuan teknikal dan kemahiran pelajar.

v.

Meluaskan pengalaman dengan kumpulan masyarakat di industri.

vi.

Menambahkan pengalaman pelajar dalam bidang pekerjaan berkenaan agar mereka tidak terasing dan berkeyakinan diri dan ketika menceburi alam pekerjaan setelah menamatkan pelajaran.

vii.

Menanamkan sifat amanah dan bertanggungjawab dalam diri pelajar apabila melakukan sebarang tugasan.

viii.

Memperkenalkan diri pelajar dari segi kebolehan, kesanggupan dan sikap terhadap bakal majikan dan menanamkan semangat kerja berpasukan dan perhubungan baik antara pelajar dengan kakitangan.

�

1.2

Objektif Laporan Latihan Industri

Setiap pelajar politeknik diwajibkan menaip satu laporan Latihan Industri yang lengkap dan mengikuti piawaian yang telah di tetapkan oleh Politeknik Kota Bharu. Buku laporan Latihan Industri adalah merupakan sebuah buku yang menerangkan dengan jelas kerja amali-amali dan teori yang dibuat oleh pelajar sepanjang mereka menjalani Latihan Industri.

Di antara objektif laporan Latihan Industri ialah laporan tersebut akan menjadi bukti kepada latihan industri yang diikuti oleh pelajar. Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar akan direkodkan kedalam buku laporan sebagai bukti latihan yang diikuti. Dengan ini pelajar tidak boleh sewenang-wenangnya ponteng dari menjalani Latihan Industri kerana jika pelajar berbuat demikian akan dikenakan tindakan tatatertib oleh pihak Politeknik Kota Bharu, laporan yang ditulis mestilah lengkap seperti yang dikehendaki oleh pihak politeknik Dengan terhasilnya buku tersebut, pihak politeknik dan firma dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan prestasi yang ditonjolkan oleh pelajar.

Selain itu, buku laporan wajib kepada pelajar sebagai salah satu cara pelajar tersebut mendokumentasikan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan industri. Aktiviti-aktiviti latihan industri yang perlu diikuti pada peringkat awal dicatatkan kedalam buku laporan yang sebenar. Buku laporan tersebut berperanan sebagai rujukan pada masa hadapan. Pengalaman serta pengetahuan baru dapat dipertimbangkan melalui laporan yang dibuat oleh pelajar.

Laporan yang dibuat adalah hal-hal yang berkaitan dengan apa yang mereka pelajari dan perolehi semasa menjalani Latihan Industri. Laporan tersebut juga boleh digunakan sebagai dokumen sokongan dalam temuduga pekerja jika buku laporan ini dibuat dengan baik dan bermutu. Sesuatu kerja yang cemerlang tidak memberi makna jika tidak dapat dilaporkan dalam sebuah laporan yang baik. Oleh yang demikian, penulisan laporan memerlukan perhatian khusus dari penulis. Piawaian ini  juga melatih pelajar supaya mengikuti arahan-arahan yang telah ditetapkan keatasnya dan memenuhi kehendak sesebuah institusi. �

1.3

Kepentingan Latihan Industri

Politeknik telah menetapkan bahawa Latihan Industri merupakan bidang yang wajib dijalani dalam tempoh sesi pengajian setiap pelajar. Oleh itu, para pelajar melibatkan diri sepenuhnya dalam praktikal ini kerana ia akan diberikan penilaian markah sebagai syarat lulus.Banyak kepentingan diperolehi dalam latihan industri tersebut. Latihan Industri merupakan satu komponen utama dalam ko-kurikulum pembelajaran di politeknik. Latihan Industri amat penting bagi pelajar kerana ia diwujudkan untuk memberi pendedahan kepada semua pelajar yang mengambil setiap jurusan yang diminati dengan situasi alam pekerjaan yang sebenar. Ini bertujuan supaya pelajar tidak akan berasa kekok dan gementar apabila melangkah ke alam pekerjaan yang sebenar suatu hari nanti apabila tamat pengajian kelak. Memberi keyakinan kepada pelajar untuk menghadapi dunia kerja yang sebenar yang lebih mencabar. Pelajar perlu menerima kenyataan jika menghadapi kesukaran dalam kerja yang dilakukan dan berusaha menanganinya.

Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar adalah supaya pelajar dapat menanamkan sifat-sifat terpuji seperti amanah, bertanggungjawab, dan dapat menjalinkan hubungan yang baik sesama pekerja.Ini kerana di dalam alam pekerjaan yang sebenar sifat amanah, dan bertanggungjawab amat penting dalam menjalankan tugas seharian bagi mendapatkan kepercayaan daripada majikan. Memberi pengalaman dan pendedahan kepada pelajar tentang teknik berkomunikasi dengan pelbagai golongan pekerja. Ketika waktu bekerja, pelajar berkomunikasi dengan pihak profesional. Membolehkan pelajar hubung kait antara teori yang dipelajari dengan alam pekerjaan yang sebenar.Ini dapat membantu pelajar memberikan idea-idea yang lebih bernas dan berkesan.

Menilai keupayaan dan kebolehan pelajar dalam

mengendalikan sesuatu

tugas dan tanggungjawab yang diberikan. Pelajar perlu melakukan yang terbaik terhadap tugas yang diamanahkan.

�

Selain itu, kepentingan Latihan Industri kepada pelajar ialah para pelajar boleh mengaitkan teori-teori yang dipelajari semasa pembelajaran di politeknik dengan aspek-aspek praktikal semasa menjalani Latihan Industri.Ini kerana teori-teori yang dipelajari dapat dipraktikal semasa menjalani latihan industri.

1.4

Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Latihan Industri ini harus dilalui oleh para pelajar selama 6 bulan untuk melengkapkan kursus yang diikuti di Politeknik. Para pelajar akan memperolehi pengalaman baru mengenai kursus yang dipelajari dengan menjalani Latihan Industri. Ia juga merupakan satu usaha dalam menghayati etika dan peraturan pekerjaan. Latihan Industri juga bertujuan untuk mendedahkan para pelajar kepada keadaan sebenar alam pekerjaan. Pelajar yang menjalani Latihan Industri dapat membentuk sikap positif, disiplin serta efisyen dalam menuruti arahan dan menjalani tugas. Di antara kepentinganlain Latihan Industri kepada pelajar adalah seperti berikut :

I.

Pendekatan Alam Pekerjaan Sebenar Pelajar akan mempelajari cara – cara untuk bekerja dalam alam pekerjaan yang sebenar. Pelajar akan didedahkan dengan kerja – kerja yang memberi pengetahuan berguna.

II.

Mematuhi Setiap Arahan

Pelajar akan lebih berdisiplin dan mematuhi segala arahan dalam sesebuah firma. Pelajar akan lebih bersifat hati – hati dalam melakukan pekerjaan . ��

III.

Menanam Semangat Berpasukan

Pelajar akan lebih bersemangat berpasukan kerana di bawah satu bumbung yang sama. Dimana para pekerja akan bertukar pendapat dan saling bantu membantu antara satu sama lain . IV.

Memperbaiki Komunikasi

Dimana pelajar akan menjadi lebih berani untuk berkomunikasi dengan pekerja mahupun pelanggan. Pelajar akan lebih banyak bertanya dalam kerja yang sukar difahami. Komunikasi dapat mengeratkan lagi hubungan.

V.

Persediaan Awal Sebelum Memasuki Alam Pekerjaan

Pelajar

akan

semasa menjalani

memanfaatkan latihan

ilmu

industri.

dan Kerana

apa

jua

pengetahuan

pelajar

mempunyai

pengalaman bekerja, pelajar juga akan lebih mudah untuk berinteraksi antara satu sama lain.

��

LATAR BELAKANG

Majlis Daerah Ketereh ( MDK ) ditubuhkan dengan rasminya pada 1 Januari 1979 bersamaan 2 Safar 1399H dengan nama Majlis Daerah Kota Bharu (MDKB) hasil gabungan tiga buah Majlis Tempatan dibawah penyusunan semula PenguasaPenguasa Tempatan di Kelantan dibawah Akta 171, Akta Kerajaan Tempatan. Tiga Majlis Tempatan yang terlibat adalah : i.

Majlis Tempatan Pangkal Kalong

ii.

Majlis Tempatan Kadok

iii.

Majlis Tempatan Peringat

Nama Majlis Daerah Kota Bharu ditukar kepada Majlis Daerah Ketereh pada 31 Januari 2006 bersamaan 1 Muharam 1427H. Pada tanggal 7 Disember 2010 bersamaan 1 Muharram 1432H, Majlis Daerah Ketereh telah diisytiharkan sebagai Perbandaran Islam dan telah dikenali sebagai Majlis Daerah Ketereh Perbandaran Islam ( MDK-PI ). ��

Peta Kawasan Pentadbiran Majlis Daerah Ketereh

VISI MDK-PI berusaha kearah sistem penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berkesan selaras dengan dasar Kerajaan dan Perbandaran Islam.

MISI i.

Mewujudkan prasarana yang memuaskan

ii.

Mengadakan pembangunan insan

iii.

Membangunkan ekonomi yang adil bersesuaian dengan persekitaran Bandar

iv.

Pembangunan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

��

OBJEKTIF i.

Merancang dan melaksanakan aktiviti-aktiviti pembangunan sosio ekonomi selaras dengan keperluan masyarakat setempat.

ii.

Menyediakan perkhidmatan asas untuk faedah dan kepentingan penduduk dalam kawasan Majlis ke arah meningkatkan mutu serta taraf hidup yang lebih baik.

iii.

Bertindak sebagai salah satu agensi pembangunan daerah.

iv.

Melaksanakan

lain-lain

fungsi

dan

tanggungjawab

dalam

membekalkan

perkhidmatan seperti mengawal, menjaga dan menyelenggara aktiviti-aktiviti yang dikuatkuasa dibawah Akta Kerajaan Tempatan, Akta 171 Tahun 1976 kearah mewujudkan satu pengurusan yang berkeupayaan, berkesan dan berdikari.

FUNGSI

i.

Mempertingkatkan mutu kehidupan.

ii.

Memainkan peranan sebagai agensi kerajaan.

iii.

Mengawal dan merancang pembangunan.

iv.

Pembangunan fizikal, sosial, ekonomi dan kegunanaan tanah.

v.

Pengurusan cukai harta.

vi.

Menyedia dan mengindahkan kawasan rekreasi.

vii.

Pengurusan kewangan dan pentadbiran.

viii.

Kawalan dan menyediakan ruang-ruang niaga.

��

Pengertian Mengenai Aspek-Aspek Dalam Logo Majlis Daerah Ketereh

WARNA : i.

Merah :

Melambangkan Majlis Daerah Ketereh sentiasa memperjuangkan hak-hak dan kepentingan rakyat.

ii.

Kuning :

Melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh sentiasa patuh dan menjunjung kedaulatan Raja dan Negeri serta Negara.

iii.

Biru :

Melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh sentiasa berhasrat hendak menjalankan dan melaksanakan kebajikan untuk semua rakyat.

KIJANG : Melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh sentiasa tunduk dan tertakluk kepada titah perintah DYMM Tuanku Al-Sultan Kelantan serta akan menjaga hak-hak ketuanan dan kedaulatan Raja dan Negeri Kelantan.

��

PETA DI TENGAH : Melambangkan bahawa itu adalah kawasan asal Majlis Daerah Ketereh sewaktu ianya mula-mula dilancarkan.

TIGA RAJAH BERBENTUK SEPARUH PUTUS : i.

Tiga rajah itu melambangkan bahawa sebelum wujudnya Majlis Daerah Ketereh, telah pun wujud tiga Majlis Tempatan iaitu Majlis Tempatan Pangkal Kalong, Majlis Tempatan Kadok dan Majlis Tempatan Peringat.

ii.

Lambing Bendera Negeri dalam putus di atas melambangkan hubungan Majlis Daerah Ketereh dengan Kerajaan Kelantan.

iii.

Bulan sabit melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh mengamalkan prinsip-prinsip Islam dalam semua kegiatannya.

iv.

Lain-lain gambar di dalamnya melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh akan mewujudkan dan melaksanakan semua bidang kegiatan dan pembangunan kepada rakyat untuk kemudahan dan kebahagiaan mereka dalam semua bidang.

PADI : Melambangkan bahawa perusahaan rakyat yang terbesar dalam kawasan Majlis Daerah Ketereh ialah padi di samping ianya melambangkan juga bahawa semua usaha Majlis Daerah Ketereh dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab dengan semangat dan resmi padi.

��

TULISAN JAWI : Melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh hendak mempertahankan dan menggunakan bersama tulisan Jawi sebagai tulisan Agama dan Kebudayaan Islam.

TARIKH : Melambangkan Majlis Daerah Ketereh mula-mula ditubuhkan.

DUA BULATAN KIRI DAN KANAN MDK : Melambangkan bahawa semua usaha kegiatan dan projek serta apa jua bidang yang dijalankan oleh Majlis Daerah Ketereh akan sentiasa diawasi dan dikawal dengan serapi-rapinya bagi menjamin kejayaan dan kesempurnaannya.

COGAN KATA : Melambangkan bahawa Majlis Daerah Ketereh sentiasa mengamal dan menyeru semua pihak tidak kira ianya ahli-ahli, kakitangan, rakyat, pemimpin-pemimpin dan lain-lain supaya bersatu padu dan bersefahaman bagi mencapai kemajuan untuk kebahagiaan hidup di dunia dan di akhirat.

��

��

Jabatan yang terdapat di Majlis Daerah Ketereh

i.

Bahagian Pentadbiran & Sumber Manusia

ii.

Bahagian Perbendaharaan

iii.

Bahagian Perancangan dan Bangunan

iv.

Bahagian Pelesenan dan Khidmat Bandar

v.

Bahagian Penilaian dan Perkhidmatan Harta

vi.

Bahagian Kejuruteraan dan Pembangunan

vii.

Unit Penguatkuasaan

viii.

Bahagian Teknologi Maklumat

ix.

Bahagian Perundangan & Penguatkuasaan

x.

Bahagian Perhubungan Awam dan Korporat

xi.

Bahagian Pusat Setempat (OSC)

��

BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN SUMBER MANUSIA

Fungsi i.

Pengurusan Sumber Manusia.

ii.

Pentadbiran Am.

iii.

Pengurusan Sistem Kualiti

Aktiviti 1. Pengurusan Sumber Manusia i.

Merancang, melaksana dan pengesahan 1)

Pengambilan kakitangan.

2)

Temuduga.

3)

Perlantikan.

4)

Pengesahan jawatan.

5)

Penerapan tetap dan berpencen.

6)

Persaraan.

7)

Kenaikan pangkat.

8)

Disiplin dan kakitangan.

9)

Cuti.

ii.

Mengemaskini Skim Perkhidmatan.

iii.

Mengurusetia mesyuarat JK Kenaikan Pangkat dan Disiplin MDK.

iv.

Mengurusetia mesyuarat JK Rayuan Kenaikan Pangkat dan Tatatertib MDK.

v.

Mengurusetia PPG.

vi.

Pembangunan Organisasi.

vii.

Latihan.

��

2. Pentadbiran Am i.

Menerima, mendaftar, mengedar dan menghantar mel.

ii.

Mengurusetia mesyuarat JK dan Mesyuarat Majlis.

iii.

Mengurusetia MBJ.

iv.

Mengurusetia Mesy. JK Keutuhan Pengurusan.

v.

Mengurus hal ehwal Ahli Majlis.

vi.

Menyelaras tindakan dan bantuan banjir.

vii.

Mengurus Pilihanraya umum/kecil.

viii.

Menyelaras penganjuran dan penyertaan sukan.

ix.

Mengurus penganjuran dan penerimaan lawatan.

x.

Mengurus penyertaan perbarisan 31 Ogos.

3. Pengurusan Sistem Kualiti i.

Pertandingan Kualiti.

ii.

MS ISO 9002:2000.

iii.

Audit Nilai.

iv.

KPI.

v.

5S.

��

BAHAGIAN PERBENDAHARAAN

Fungsi i.

Perancangan dan Pengawalan Kewangan.

ii.

Pengurusan Perakaunan.

iii.

Pengurusan Perolehan dan Pinjaman.

iv.

Pengurusan Hasil dan Belanjawan.

Aktiviti: 1. Perancangan dan Pengawalan Kewangan. i.

Mengawal dan mengemaskini rekod pinjaman.

ii.

Mengurus jual beli hartanah.

iii.

Mengurusetia Mesyuarat JK Kewangan dan Projek-Projek Khas.

iv.

Mengurusetia Jawatankuasa Pengurusan Audit.

v.

Mengemaskni buku vot dan lejer.

2. Pengurusan Perakaunan. i.

Menyedia penyata kewangan.

ii.

Menjawab teguran audit.

iii.

Menyedia penyata penyesuaian bank.

iv.

Mengawal dan mengemaskini rekod perakaunan.

v.

Menyedia rekod-rekod bagi lejer perbelanjaan.

vi.

Menyedia daftar harta tetap.

vii.

Mengenalpasti hutang ragu dan urusan hapuskira.

viii.

Mengawal dan mengemaskini daftar simpanan tetap.

ix.

Menyelaras pelaksanaan system perakaunan terakru.

x.

Mewartakan PenyataKewangan dan Anggaran belanjawan tahunan

��

3. Pengurusan Perolehan dan Pinjaman. i.

Menyedia kertas pinjaman kepada Pihak Berkuasa Negeri dan Persekutuan.

ii.

Mengemaskini rekod asset dan inventori.

iii.

Melaksanakan pemeriksaan dan pelupusan aset dan inventori.

iv.

Mengemaskini daftar pinjaman komputer dan kenderaan kakitangan.

v.

Menyedia senarai susut nilai harta.

4. Pengurusan Hasil dan Belanjawan. i.

Mengawal dan memantau peruntukan perbelanjaan.

ii.

Menyedia Anggaran Belanjawan.

iii.

Menyediakan peruntukan tambahan dan virement.

iv.

Menyediakan

kertas

permohonan

geran

keseimbangan

Persekutuan. v.

Menerima dan merekod semua terimaan hasil.

vi.

Mengenalpasti sumber-sumber hasil baru.

vii.

Membayar gaji, elaun kakitangan dan ahli Majlis.

viii.

Menyediakan penyata pendapatan tahunan kakitangan.

ix.

Mengemaskni daftar wang tahanan dan pertaruhan.

��

dari

Kerajaan

BAHAGIAN PERANCANGAN DAN BANGUNAN

Fungsi i.

Pengawalan aktiviti pembangunan fizikal.

ii.

Penyediaan pelan pembangunan landskap.

iii.

Penyediaan dan penyelarasan rancangan pembangunan Majlis.

iv.

Perancangan projek-projek pembangunan Majlis .

Aktiviti 1. Pengawalan Aktiviti Pembangunan Fizikal. i.

Mengurus permohonan kebenaran merancang.

ii.

Mengurus permohonan pelan bangunan.

iii.

Memberi pandangan teknikal dan nasihat perancangan.

iv.

Menyemak dan membuat lawatan ke tapak permohonan.

v.

Membuat lawatan SKD/ CCC.

vi.

Mengurus kawalan setinggan.

2. Penyediaan Pelan Pembangunan Landskap i.

Melaksana projek-projek pengindahan.

ii.

Melaksana prasarana taman dan rekreasi.

iii.

Menyelenggara projek-projek pengindahan dan rekreasi.

iv.

Menyelia perlaksanaan projek.

v.

Menyedia spesifikasi dan kos projek.

vi.

Menguruskan tapak semaian dan nurseri.

vii.

Mengurusetia Penyertaan Majlis ke Pesta Flora.

��

3. Penyediaan dan penyelarasan rancangan pembangunan Majlis. i.

Menyelaras penyediaan rancangan tempatan.

ii.

Menyelaras penyediaan rancangan struktur.

iii.

Merangka perancangan perbandaran Majlis

iv.

Proses Pengambilan tanah

4. Perancangan projek-projek pembangunan Majlis. i.

Menyediakan kertas kerja / cadangan projek.

ii.

Mengkaji dan memantau projek-projek terbengkalai.

iii.

Mengurusetia JK Perancangan, Pelaburan dan Pengswastaan.

iv.

Pengwartaan tanah-tanah lapang.

v.

Menyelenggara pembaikian kenderaan jabatan.

vi.

Pelancongan, kesenian dan warisan.

vii.

Persiapan majlis dan tempat.

viii.

Sewaan peralatan, dewan, padang majlis.

��

BAHAGIAN PELESENAN DAN KHIDMAT BANDAR

Fungsi i.

Pengurusan sisa pepejal dan cecair.

ii.

Pengurusan penjaja.

iii.

Pengurusan Kebersihan Bandar.

iv.

Pengurusan Perlesenan.

v.

Pengurusan Kesihatan Persekitaran dan Kawalan Penyakit Berjangkit .

Aktiviti 1. Pengurusan sisa pepejal dan cecair i.

Menguruskan sistem kutipan sampah.

ii.

Menyusunatur lokasi tong sampah.

iii.

Menyelenggara lori sampah.

iv.

Menguruskan sampah luar biasa.

v.

Menguatkuasakan Undang-Undang Kecil Sisa Pepejal.

vi.

Menyedia dan tapak tong sampah.

vii.

Menyemak pelan pelan berkaitan sistem kumbahan.

viii.

Menyelia tapak pelupusan sampah.

ix.

Menjalankan kerja-kerja kitar semula.

x.

Membuat laporan / kertas kerja penambahbaikan pengurusan sisem pepejal.

xi.

Menyelesaikan aduan

��

2. Pengurusan Penjaja i.

Mengeluarkan lesen penjaja static dan bergerak

ii.

Penempatan penjaja

iii.

Penguatkuasakan Undang-Undang Kecil Penjaja

iv.

Kawalan penjaja pasar malam, pasar tani dan pasar minggu

v.

Menguruskan sampah pasar malam, pasar tani dan pasar minggu

3. Pengurusan Kebersihan Bandar i.

Membersih sampah di Jalan Protokol dan simpang

ii.

Membersih longkang utama dan longkang jari

iii.

Memotong rumput sepanjang jalan Negeri dan taman perumahan

iv.

Membina dan menyelenggara parit tanah

v.

Menguatkuasakan undang-undang mencegah kekotoran

vi.

Membersih pasar-pasar dan tandas-tandas awam

vii.

Susunatur peniaga dalam pasar

viii.

Menguatkuasa Undang-Undang kecil Pasar

ix.

Mengurusetia mesyuarat JK Kbersihan dan Keindahan Bandar

4. Pengurusan Perlesenan i.

Memproses lesen premis perniagaan

ii.

Mengeluarkan permit perniagaan

iii.

Mengeluarkan lesen/permit iklan

iv.

Menguatkuasakan Undang-undang Kecil Trade, perniagaan dan perindustrian

v.

Mengurusetiakan Mesyuarat JK Pelesenan dan Peniaga-Peniaga Kecil

vi.

Mengurusetiakan Mesyuarat JK Kecil Teknikal Pasar

��

5. Pengurusan Kesihatan Persekitaran dan Kawalan Penyakit i.

Menganjurkan kursus untuk pengendali makanan.

ii.

Pengedaran premis perniagaan.

iii.

Memberi taklimat kesihatan.

iv.

Mengawal penyakit berjangkit bawaan air dan vector.

v.

Menyiasat dan menyelesaikan kacau ganggu.

vi.

Menganjurkan pertandingan kebersihan.

vii.

Menganjurkan gotong royong.

��

BAHAGIAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA

Fungsi i.

Penjanaan pendapatan dan hasil Majlis melalui cukai taksiran.

ii.

Pengurusan harta Majlis.

Aktiviti 1. Penjanaan pendapatan dan hasil Majlis melalui cukai taksiran. i.

Menjalankan kerja-kerja lawat periksa dan mengukur pegangan bagi maksud pengenaan cukai pintu.

ii.

Menjalankan kerja-kerja penilaian keatas pegangan-pegangan baru/ harta khas.

iii.

Mengemaskini maklumat-maklumat penilaian.

iv.

Memungut maklumat-maklumat mengenai jual beli dan sewaan.

v.

Menyedia kertas kerja rayuan taksiran.

vi.

Menyediakan surat jawapan kepada rayuan taksiran.

vii.

Menyediakan kertas kerja penilaian semula pegangan-pegangan

viii.

Menyedia dan mengemaskini senarai nilaian.

ix.

Menyedia dan menyemak kertas kerja cadangan peratus nilaian.

x.

Mengurus tuntutan caruman membantu kadar Negeri dan Persekutuan.

xi.

Membantu Majlis dalam perkara yang berkaitan dengan penilaian.

xii.

Urusetia Mesyuarat JK Rayuan Taksiran.

��

2. Pengurusan Harta Majlis i.

Menerima dan memproses permohonan sewaan.

ii.

Menyediakan surat tawaran sewaan.

iii.

Menyediakan surat perjanjian.

iv.

Mengemaskini rekod sewaan.

v.

Mengeluarkan notis-notis amaran.

vi.

Membuat kajian dan analisa untuk menentukan kadar sewa.

vii.

Melapor kerosakan harta Majlis.

viii.

Menguruskan bil-bil cukai tanah.

ix.

Memohon milik tanah kerajaan.

x.

Pengurusan bangunan dan harta bersama / COB.

��

BAHAGIAN KEJURUTERAAN DAN PEMBANGUNAN

Fungsi i.

Pelaksanaan projek-projek pembangunan.

ii.

Penyelenggaraan kemudahan awam dan infrastruktur.

iii.

Memberi khidmat nasihat kejuruteraan awam.

Aktiviti 1. Perlaksanaan projek-projek pembangunan. i.

Menyediakan permohonan peruntukan kepada Majlis, Negeri dan Persekutuan.

ii.

Menyediakan spesifikasi dan anggaran.

iii.

Menyediakan dokumen tender dan sebutharga.

iv.

Memantau pelaksanaan projek-projek.

v.

Menyediakan dokumen bayaran untuk tuntutan.

2. Penyelenggaraan kemudahan awam dan infrastruktur. i.

Meneliti, menyemak dan membuat lawatan ke atas permohonan kerosakan bangunan dan infrastruktur.

ii.

Menyediakan spesifikasi dan anggaran kos untuk kerja-kerja pembaikian.

iii.

Menyediakan dokumen sebutharga.

iv.

Menyediakan tuntutan bayaran.

v.

Menyelenggara jentera dan loji Majlis termasuk pembaikian dan sewaan.

��

3. Memberi Khidmat Nasihat Kejuruteraan. i. ii.

Menyemak permohonan pelan-pelan struktur bangunan, kerja tanah dan infra Urusetia Mesyuarat JK Lalulintas dan Kerja-kerja Am.

iii.

Penyelarasan teknikal dengan jabatan-jabatan kerajaan dan swasta.

iv.

Urusan kerja-kerja tanah : 1.

Bayaran penambunan tanah.

2.

Deposit laluan jalan-jalan kampung.

��

UNIT PENGUATKUASAAN

Menguatkuasa Undang-Undang Dan Peraturan Majlis

i.

Menguatkuasakan Undang-Undang Kecil, Peraturan-Peraturan, Akta 171, Akta 133, Pekeliling-Pekeliling serta dasar-dasar Majlis.

ii.

Menguatkuasakan sistem lalulintas, tempat letak kenderaan awam, tempattempat awam.

iii.

Menyedia dan merancang sistem lalulintas dalam kawasan pasar-pasar dan tempat awam.

iv.

Mengeluarkan notis amaran dan tindakan mengkompaun kesalahan.

v.

Mengawal dan melelong barang-barang kesalahan ( yang dirampas ).

vi.

Operasi menangkap haiwan merayau.

vii.

Penguatkuasaan binaan haram.

��

BAHAGIAN PERUNDANGAN & PENGUATKUASAAN

Fungsi i.

Merangka,menggubal Undang-Undang Kecil , Peraturan dan Kaedah.

ii.

Pengurusan Pendakwaan Kes Mahkamah.

iii.

Khidmat Nasihat Perundangan.

Aktiviti 1. Merangka dan menggubal Undang-Undang Kecil, Peraturan dan Kaedah. i.

Mengkaji, merangka dan menggubal Undang-Undang Kecil, peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah yang bersesuaian dengan keperluan dan perkembangan Majlis.

ii.

Merangka notis-notis, waran dan arahan mandatori berhubung dengan perundangan.

iii.

Mewartakan UUK.

iv.

Menyemak dan mengemaskini UUK Majlis dari masa ke semasa.

v.

Melaksanakan

segala

peraturan-peraturan

dan

dasar-dasar

yang

telah

diputuskan oleh Mesyuarat Penuh Majlis. vi.

Membuat kertas-kertas kerja berhubung dengan kehendak dan peruntukan undang-undang.

vii.

Menyemak dokumen-dokumen kontrak dan perjanjian Majlis.

viii.

Memeriksa,membetolkan dan membuatkan undang-undang kecil, peraturan dan kaedah.

��

2. Pengurusan Pendakwaan Kes Mahkamah i.

Menyediakan dan membuat pendakwaan terhadap pesalah.

ii.

Menyedia dan membuat kertas pertuduhan dan kes kompaun tidak berbayar.

iii.

Menyelaras perlaksanaan perintah mahkamah.

iv.

Menyemak dan meneliti fail untuk tindakan perundangan.

v.

Penyampaian waran.

3. Khidmat Nasihat Perundangan i.

Menasihati dan memberi pendapat perundangan kepada jabatan jabatan dan Majlis.

ii.

Menentukan jumlah kompaun dan denda ke atas pelanggaran undang-undang dan peraturan serta mendengar rayuan pengurangan denda/kompaun.

iii.

Penyelesaian kes saman luar mahkamah.

��

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT M AKLUMAT

Menyelaras Dan Menyelenggara Pembangunan Sistem Maklumat MDK-PI

i.

Memastikan semua sistem berjalan lancar.

ii.

Menganalis, membangun, mengimplimentasi dan menyelenggara sistem maklumat MDK.

iii.

Mengimplimentasikan sistem-sistem dari kerajaan.

iv.

Mengemaskini laman web jabatan.

v.

Mengurus dan menyelenggara LED Board.

vi.

Menyedia dan menyelenggara perkakasan dan kelengkapan komputer.

vii.

Menyediakan peralatan dan kemudahan komputer semasa mesyuarat, taklimat atau seminar.

��

BAHAGIAN PERHUBUNGAN PERHUBUNGAN AWAM DAN KORPORAT

Fungsi i.

Saluran Perantaraan Jabatan dan Pelanggan.

ii.

Penyelarasan Perancangan Program MDK Ke Arah Perbandaran Islam .

Aktiviti 1. Saluran Perantaraan Jabatan dan Pelanggan. i.

Mengatur dan menyusun program-program penerangan.

ii.

Menerima dan menyelaras aduan / cadangan awam.

iii.

Menerbitkan bahan bercetak / hebahan / buletin.

iv.

Menyelia kelengkapan Audio Visual.

v.

Mengendalikan majlis-majlis.

vi.

Mengurusetia mesyuarat Jawatankuasa Penerangan, Perpaduan dan Pelancongan dan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Islam, Belia dan Kebajikan.

vii.

Menyusun program kebajikan .

��

2. Penyelarasan Perancangan Program MDK Ke Arah Perbandaran Islam. i.

Mewujudkan JK Perbandaran Islam 1)

JK Pemandu.

2)

JK Teknikal dan Kajian.

3)

Urusetia.

ii.

Menggerakkan Jawatankuasa Perbandaran Islam.

iii.

Melaksanakan Program Pembangunan Insan.

iv.

Melaksanakan Program Pembangunan Fizikal.

v.

Mempertingkatkan dan memperluaskan sistem suara Majlis Daerah Ketereh.

vi.

Menyusun program-program kebajikan.

vii.

Mempromosikan Perbandaran Islam.

viii.

Meningkatkan imej Majlis sebagai Perbandaran Islam .

��

BAHAGIAN PUSAT SETEMPAT (OSC)

Fungsi i.

Menyelaras dan memantau permohonan cadangan pemajuan dan permohonanpermohonan lain yang diterima oleh Pusat Setempat.

ii.

Memaklumkan keputusan kelulusan permohonan cadangan pemajuan kepada pemohon.

iii.

Membuat perakuan permohonan perihal tanah kepada Pejabat Tanah.

iv.

Menyediakan pelaporan berkala.

Aktiviti i.

Menerima dan menyemak permohonan cadangan pemajuan iaitu permohonan perihal tanah, kebenaran merancang, pelan bangunan, pelan kerja tanah dan pelan-pelan lain yang berkaitan daripada pemohon.

ii.

Meneliti permohonan yang diterima memenuhi kehendak asas atau syarat-syarat yang ditetapkan,

iii.

Membuat edaran dokumen-dokumen cadangan pemajuan kepada jabatan jabatan yang berkenaan untuk diproses dan jabatan/agensi teknikal yang berkenaan untuk ulasan dan padangan.

iv.

Memantau permohonan-permohonan yang telah diedar kepada jabatan/agensi teknikal.

v.

Memaklumkan kepada Jawatankuasa Pusat Setempat mengenai permohonan yang diterima

vi.

Mendapatkan maklum balas lanjut daripada jabatan/agensi tenikal, sekiranya terdapat isu dan masalah.

vii.

Mengumpul dan menyelaras kertas perakuan yang disediakan oleh Jabatan Perancang, Bangunan dan Jabatan Kejuruteraan untuk diangkat ke Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat.

��

viii.

Mengedarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat terhadap kelulusan kebenaran merancang dan pelan pra-perhitungan kepada Pentadbir Tanah bagi permohonan perihal tanah di bawah Kanun Tanah Negara.

ix.

Bertindak sebagai urusetia mesyuarat yang menetapkan tarikh dan memastikan mesyuarat diadakan 2 kali sebulan dan menyediakan minit mesyuarat serta maklumbalas untuk edaran.

x.

Mengumpul kertas keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat untuk dimakumkan ke Mesyuarat Majlis Penuh PBT.

xi.

Mengedarkan

keputusan

rasmi

kepada

 jabatan/agensi teknikal.

��

pemohon,

pembantah

dan

BAB 2

RINGKASAN MINGGUAN

PENGENALAN

Sepanjang menjalani tempoh latihan selama 20 minggu, pelatih telah dibekalkan Jurnal Refleksi untuk pelatih melengkapkan aktiviti pekerjaan harian yang dilakukan, didengar dan dilihat oleh pelatih . Berpandukan kepada penerangan dan praktikal itu, pelajar boleh menulis laporan hariannya di dalam buku jurnal refleksi yang dibekalkan oleh pihak Politeknik. Saya telah menyiapkan tugasan saya sepanjang menjalani Latihan Industri di Majlis Daerah Ketereh (MDK) ini, sebagai seorang pelatih dengan jayanya. Bagi menyempurnakan latihan industri yang dijalankan ini, saya telah melakukan pelbagai aktiviti untuk memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak Majlis Daerah Ketereh (MDK).

Ringkasan aktiviti Latihan Industri yang saya lakukan semasa

menjalani Latihan Industri di Majlis Daerah Ketereh (MDK) adalah seperti yang berikut.

��

2.1

RINGKASAN MINGGUAN .

MINGGU KE - 1

TARIKH

KETERANGAN

i.

Melapor diri sebagai pelajar praktikal di MDK-PI pada pukul 8:00 pagi.

ii.

Sesi taklimat bersama staf-staf di MDK-PI

iii.

Taklimat

tatacara

dan

peraturan

organisasi bersama Puan MAIMUN.

29 NOVEMBER 2015 03 DISEMBER 2015

iv.

Ditempatkan di bahagian Unit Pusat Setempat ( OSC )

v.

Sesi suai kenal dengan pegawai dan staf-staf di Unit Pusat Setempat.

vi.

Belajar

cara-cara

pemfailan

dokumen berkaitan dengan pelan bangunan : a) Kebenaran Merancang b) Permohonan Pembangunan c) Kerja Tanah

��

MINGGU KE - 2

TARIKH

KETERANGAN

i.

Belajar

memahami

kerja

yang

dilakukan di OSC.

ii.

Menyusun fail projek dengan betul.

iii.

Belajar meminitkan surat menyurat masuk dan keluar :

06 DISEMBER 2015

a) Teknikal Luaran

-

b) Teknikal Dalaman

10 DISEMBER 2015

iv.

Mengemaskini rekod dan data - data pembangunan dan fail : a) Fail Bangunan b) Fail LCP c) Fail KM d) Fail KT

��

MINGGU KE - 3

TARIKH

KETERANGAN

i.

Meminitkan surat dan memo yang di terima daripada teknikal dalaman mahupun luaran

ii.

Menggunakan pen yang berlainan warna : a) Teknikal Dalaman ( Hitam/Biru )

b) Teknikal Luaran

13 DISEMBER 2015

( Merah )

17 DISEMBER 2015

iii.

Menyusun fail ke dalam kabinet yang di sediakan

iv.

Fail hendaklah di susun aturkan mengikut klasifikasinya seperti : a) Bangunan b) Kerja Tanah c) LCP d) Kebenaran Merancang

��

MINGGU KE - 4

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat

ringkasan

permohonan

pembangunan bagi tahun 2015 yang telah diluluskan.

ii.

Menggunakan excel

20 DISEMBER 2015

aplikasi

untuk

microsoft

ringkasan

yang

diberikan.

23 DISEMBER 2015

iii.

Perlu

membezakan

antara

permohonan yang telah lulus dan belum diluluskan.

iv.

***Cuti Peristiwa Maulidul Rasul *** 24 DISEMBER 2015

��

MINGGU KE - 5

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat

ringkasan

pembangunan

yang diluluskan bagi tahun 2015.

ii.

Meminitkan surat-surat keluar masuk yang diterima.

27 DISEMBER 2015

iii.

Failkan

surat-surat

yang

telah

di

minitkan kedalam fail mengikut kod

-

yang ada pada surat tersebut.

31 DISEMBER 2015

iv.

Membuat

ringkasan

pembangunan

yang diluluskan bagi tahun 2010.

v.

Membuat

pengiraan

pembinaan

pembangunan yang telah diluluskan oleh MDK-PI.

��

MINGGU KE - 6

TARIKH

KETERANGAN

i.

Mengemaskini fail-fail yang masuk daripada organisasi lain.

ii.

Membuat

carta

alir

pengurusan

pembangunan.

03 JANUARI 2016 07 JANUARI 2016

iii.

Menyediakan surat permohonan untuk mendirikan

atau

penambahan

bangunan.

iv.

Memahami kerja-kerja yang dijalankan oleh Unit OSC di MDK-PI.

��

MINGGU KE - 7

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat

kertas

kerja

untuk

mesyuarat OSC.

ii.

Menyediakan yang

akan

senarai

kertas

dibentangkan

kerja pada

mesyuarat.

iii.

Membuat semakan mengenai perihal tanah dan membuat semakan semula

10 JANUARI 2016

fail.

14 JANUARI 2016

iv.

Membuat senarai semak permohonan yang telah dibuat.

v.

Membuat

salinan

dokumen

yang

diperlukan.

vi.

Memasuki mengetahui diperlukan.

��

Portal

OSC

maklumat

3.0

untuk yang

MINGGU KE - 8

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat kertas kerja bagi : a) KM b) LCP c) KT d) Bangunan

ii.

Membuat

slide

untuk

Mesyuarat

Jawatankuasa Bil. 01/2016.

17 JANUARI 2016 21 JANUARI 2016

iii.

Penyusunan kertas kerja dan slide supaya selari dengan agenda yang diperlukan.

iv.

Gambar dan plan di masukkan ke dalam kertas kerja dan juga slide.

v.

Membuat

pengesahan

mesyuarat bil. 12/2015.

��

minit

MINGGU KE - 9

TARIKH

KETERANGAN

i.

Menyiapkan

kertas

kerja

untuk

mesyuarat OSC.

ii.

Menyediakan pembentangan

slide

untuk mesyuarat

 jawatankuasa OSC bil. 01/2016.

24 JANUARI 2016 28 JANUARI 2016

iii.

Belajar cara menggunakan autocad.

iv.

Membuat lakaran plan menggunakan autocad.

v.

Membuat salinan plan bangunan dan perumahan.

��

MINGGU KE - 10

TARIKH

KETERANGAN

i.

Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa OSC.

ii.

Perbincangan bersama ahli mesyuarat MDK-PI.

iii.

Menghadiri mesyuarat bahagian OSC.

iv.

Membuat

31 JANUARI 2016 -

minit

mesyuarat

Jawatankuasa OSC dan Bahagian

04 FEBRUARI 2016

OSC.

v.

Menggunakan portal OSC online 3.0 untuk

memasukkan

data

kedalam

portal tersebut.

vi.

Mendaftarkan ahli mesyuarat yang hadir ke dalam portal tersebut.

��

MINGGU KE - 11

TARIKH

07 FEBRUARI 2016

KETERANGAN

i.

Melakukan tugas-tugasan pejabat.

ii.

kemaskini fail-fail dan dokumen.

iii.

Membuat

11 FEBRUARI 2016

senarai

semak

untuk

mesyuarat OSC yang akan datang.

iv.

Penyusunan fail KM.

MINGGU KE - 12

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat

kertas

kerja

untuk

mesyuarat Jawatankuasa OSC bil. 2/2016. a) Fail Bangunan 14 FEBRUARI 2016

b) Fail KM

18 FEBRUARI 2016

ii.

Mengguanakan

autocad

untuk

membuat lakaran.

iii.

Membuat salinan dokumen yang diperlukan. ��

MINGGU KE - 13

TARIKH

KETERANGAN

i.

Menyiapkan slide kertas kerja Osc untuk mesyuarat. a) Kebenaran merancang b) Bangunan

21 FEBRUARI 2016

ii.

Menggunakan maklumat daripada fail KM dan B

25 FEBRUARI 2016

iii.

Menggunakan autocad untuk lakaran pelan.

iv.

Memasukkan gambar ke dalam slide untuk dibentangkan pada mesyuarat Jawatankuasa OSC.

��

MINGGU KE - 14

TARIKH

KETERANGAN

i.

Menghadiri

mesyuarat

OSC

bil.

02/2016.

28 FEBRUARI 2016

ii.

Membuat minit mesyuarat.

iii.

Menyemak fail KM, LCP, KT dan B.

iv.

Meminit

surat-surat

yang

masuk

daripada jabatan teknikal luaran.

03 MAC 2016

v.

Penyusunan fail-fail dan dokumendokumen yang penting.

vi.

Membuka fail baru untuk mendaftar projek-projek yang baru diambil.

ii.

Membuat

borang - borang penilaian

pemeriksaan akhir.

��

MINGGU KE - 15

TARIKH

KETERANGAN

i.

Meminit surat-surat masuk daripada teknikal luaran dan dalaman.

ii.

Mengemaskini fail-fail yang sedia ada.

iii.

Membuat surat mesyuarat kepada ahli-ahli dan jabatan teknikal yang lain

06 MAC 2016

untuk

-

pengumuman

mesyuarat

Jawatankuasa OSC.

10 MAC 2016

iv.

Membuat

kertas

kerja

kebenaran

merancang untuk mesyuarat yang bakal datang.

v.

Scan pelan daripada fail kebenaran merancang dan masukkan kedalam kertas kerja.

��

MINGGU KE - 16

TARIKH

KETERANGAN

i.

13 MAC 2016 *** Cuti Sakit***

ii.

Ditugaskan berada di kaunter untuk menerima permohonan baru daripada pelanggan.

13 MAC 2016 17 MAC 2016

iii.

Menyediakan kebenaran

senarai

merancang

semak bagi

tahun

2015.

iv.

Membuat

Slide

untuk

mesyuarat

Jawatankuasa OSC bil. 03/2016.

v.

Melakukan tugas-tugas am pejabat.

��

MINGGU KE - 17

TARIKH

KETERANGAN

i.

Mengemaskini

fail-fail

tahun

2015

untuk dibuat semakkan semula.

20 MAC 2016

ii.

Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa OSC bil. 03/2016.

24 MAC 2016

iii.

Menyediakan minit mesyuarat.

iv.

Kemaskini fail-fail baru dan fail-fail lama

untuk

memudahkan

proses

penyimpanan maklumat serta rujukan.

MINGGU KE - 18

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuat semakan kelulusan pelan bangunan bagi tahun 2015

27 MAC 2016

ii.

Menyediakan senarai KM.

iii.

Membuka fail bangunan dan kerja

31 MAC 2016

tanah.

iv.

Menggunakan Portal OSC 3.0 .

��

MINGGU KE - 19

TARIKH

KETERANGAN

i.

Membuka fail baru untuk permohonan yang baru dimohon.

ii.

Membuat senarai pembangunan dan PB OSC ke dalam portal OSC online bagi

memudahkan

mengakses

maklumat

pelanggan permohonan

mereka.

03 APRIL 2016

iii.

Menyediakan dan membuat borang lanjut tempoh permohonan kepada

-

pelanggan.

07 APRIL 2016

iv.

Memuat naik ke dalam web dan portal borang lanjut tempoh permohonan.

v.

OSC online : a) key

in

maklumat

mengenai

permohonan bangunan. b) ahli-ahli mesyuarat. c) Mendaftar

jabatan

teknikal

luaran kedalam portal OSC. d) Mendaftar permohonan baru ke dalam portal.

��

MINGGU KE - 20

TARIKH

KETERANGAN

i.

Mendaftarkan permohonan bagi tahun 2016 ke dalam portal OSC

ii.

Menyediakan Kertas kerja mesyuarat Jawatankuasa OSC bil. 04/2016

iii.

Membuat

senarai

pembangunan,

kebenaran merancang dan kerja tanah

10 APRIL 2016

untuk rujukan mesyuarat OSC.

14 APRIL 2016

iv.

Memasukkan pelan kedalam kertas kerja menggunakan autocad dan pdf.

v.

Memasukkan gambar-gambar tapak projek kedalam slide.

vi.

Mengemaskini maklumat yang ada dalam portal OSC online 3.0

��

BAB 3

KEBENARAN MERANCANG

3.1

PENGENALAN Semasa menjalani latihan industri di Unit Pusat Setempat ( OSC ), Majlis Daerah

Ketereh Perbandaran Islam ( MDK-PI ). Saya banyak didedahkan dengan proses dan prosedur Kebenaran Merancang ( KM ) yang merupakan kelulusan dan kebenaran bertulis daripada Pihak Berkuasa Perancangan Tempatan ( PBPT ) bagi sesuatu pembangunan di dalam kawasan Pihak Berkuasa Tempatan ( PBT ).

Berdasarkan Akta Perancangan Bandar & Desa 1976 ( Akta 172 ), bertujuan untuk menyelaraskan dan menyeragamkan sesuatu pembangunan yang telah dizonkan mengikut kehendak dan keperluan pembangunan dengan mengambil kira aspek pembangunan.

( Sila rujuk carta yang dilampirkan )

Kelulusan aktiviti cadangan pemajuan juga bukan sahaja terikat dengan Akta 172 tetapi  juga perundangan berikut : i.

Kanun Tanah Negara 1965 ( Akta 56 )

ii.

Akta Jalan, Parit & Jalan 1974 ( Akta 133 )

iii.

Akta Kerajaan Tempatan 1976 ( Akta 171 ) ��

iv.

Undangan-Undangan Kecil Bangunan Seragam 1984

v.

Kaedah-Kaedah peraturan piawaian dan garis panduan yang dikeluarkan sebagai mekanisme.

Dalam melaksanakan kawalan-kawalan pembangunan dan perancangan oleh PBT secara terperinci mengenai penambahbaikan sistem kelulusan cadangan pemajuan, laporan ini akan memfokuskan kepada mekanisme, proses dan prosedur memproses permohonan cadangan pemajuan secara serentak melalui pelaksanaan Pusat Setempat

3.2

Latar Belakang Mengikut

amalan

semasa,

kelulusan

pembangunan

yang

melibatkan

pembangunan tanah, perancangan, bangunan dan kejuruteraan dibuat secara berasingan dan berturutan yang mana ianya akan mengambil masa yang lama. Pendekatan yang diguna dalam memproses permohonan pembangunan tanah yang melibatkan pelbagai jabatan / agensi adalah berbeza di antara negeri. Oleh yang demikian, pihak kerajaan telah mengarahkan supaya agensi kerajaan di peringkat Persekutuan, Negeri dan tempatan mengambil langkah bagi memastikan perkhidmatan yang disediakan adalah efektif ( melibatkan kos yang rendah  ), cepat, cekap dan bermutu di samping sebagai insentif. Setiap agensi kerajaan perlu terus berusaha untuk memenuhi kehendak pelanggan dan mengeluarkan produk yang berkualiti.

Justeru itu, satu penyelarasan ke atas prosedur kerja yang lebih sistematik perlu dilaksanakan. Oleh yang demikian, kerjasama daripada semua pihak yang terlibat adalah amat diperlukan bagi mencapai hasrat Yang Amat Berhormat Perdana Menteri. Jemaah Menteri dalam mesyuarat pada 7 Jun 2006 telah menimbang dan bersetuju mengenai konsep Bina Kemudian Jual ( BKJ ) antara lain, pemaju-pemaju yang ��

memilih untuk melaksanakan konsep BKJ akan diberi pertimbangan insentif kelulusan pemajuan secara ' fast lane ' . Kerajaan Negeri pula perlu bertindak sebagai penyelaras dalam memberikan keutamaan ' fast lane '  kepada pemaju-pemaju yang terlibat. Urusan memproses sesuatu cadangan pemajuan dan kelulusan akan dibuat dalam tempoh tidak melebihi 4 bulan dari tarikh permohonan dikemukakan. Bagi memastikan cadangan kelulusan pemajuan konsep BKJ, Projek Impak Tinggi dan Pelaburan Asing serta Projek-Projek Kerajaan dapat dilaksanakan dalam tempoh tidak melebihi 4 bulan, pihak KPKT telah menyediakan satu pendekatan yang merangkumi carta alir dan proses kerja secara terperinci. Pendekatan ini telah dibentang di beberapa siri mesyuarat yang melibatkan PBT, Pentadbir Tanah, Pejabat Tanah dan Galian, jabatan / agensi teknikal dalaman dan luaran bagi mencapai satu kefahaman dan penanda arasan yang baru, meliputi prosedur da proses serta tempoh masa perlaksanaan.

Di pihak kerajaan, insentif ' fast lane '   bagi projek BKJ ini mempunyai serampang dua mata iaitu : i.

Pemaju-pemaju yang memilih konsep ini akan lebih kompetitif dalam pasaran perumahan dan isu projek rumah terbengkalai dapat diatasi kerana pembeli membeli rumah yang telah siap dibina; dan

ii.

Keputusan ini merupakan satu perekayasaan ' re-engineering '   terhadap keseluruhan sistem, prosedur dan proses yang terpakai pada masa kini, bagi menjamin sistem penyampaian dalam prosedur dan proses cadangan pemajuan dapat diurus dengan tepat dan cepat.

��

3.3

Isu Dan Masalah KPKT dengan kerjasama jabatan-jabatan lain telah membuat kajian terhadap

carta alir dan proses kerja bagi semua pihak yang terlibat dalam meluluskan cadangan pemajuan ini. Hasilnya, didapati pada masa ini, kelulusan bagi sesuatu pemajuan bermula dari proses pembangunan tanah, pelan susun atur dan pelan bangunan yang mana rata-rata mengambil masa melebihi satu tahun. Antara sebab-sebab kelewatan yang dikenal pasti adalah seperti berikut : i.

Proses untuk meluluskan permohonan pembangunan tanah di negara ini melibatkan pelbagai agensi dan jabatan teknikal sama ada di peringkat Persekutuan mahupun Negeri. Ianya juga melibatkan peruntukan undangundang yang diterima pakai seperti KTN, Akta 172, Akta 171, Akta 133 dan perundangan-perundangan lain yang berkaitan.

ii.

Mengikut amalan semasa, terdapat kekurangan dan perbezaan dari segi proses dan prosedur permohonan pembangunan tanah yang baik di Negeri dan PBT. Antaranya : a) Negeri-negeri

yang menghendaki

agar

semua

permohonan

mendapatkan kelulusan dasar terlebih dahulu sebelum ianya dipertimbangkan oleh pihak berkuasa perancang tempatan (PBPT).

b) Ada juga

negeri-negeri

yang mensyaratkan supaya

segala

permohonan di proses dan dipertimbangkan di peringkat Negeri. Dalam hal ini, PBPT hanya membuat perakuan kelulusan tanpa melalui proses mengikut peruntukan Akta 172, seperti merujuk kepada pemunya tanah berjiran di bawah subseksyen 21(6) dan 21(7), serta mengeluarkan arahan bertulis dibawah subseksyen 21(3). Implikasi kegagalan mematuhi peruntukan-peruntukan Akta ini boleh menyebabkan keputusan PBPT dipertikai di mahkamah.

��

c) Berlaku

pertindihan

permohonan

ulasan

kebenaran

teknikal

merancang,

semasa pelan

memproses

bangunan

dan

permohonan untuk mendapat kelulusan pembangunan tanah.

d) terdapat perbezaan kefahaman dan tafsiran terhadap peruntukan KTN dan Akta 172. Keadaan ini telah mewujudkan pelbagai tatacara yang diamalkan semasa memproses permohonan untuk kelulusan permohonan kebenaran merancang, bangunan dan pembangunan tanah.

e) Wujud ketidaktelusan dalam memproses permohonan yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh peruntukan undangundang.

f) Wujud ketetapan dalam urusan memproses kelulusan untuk cadangan pemajuan, dimana ia dibuat secara berturutan seperti permohonan-permohonan di bawah seksyen 12A, 124 dan 204D KTN dikemukakan kepada Pentadbir Tanah secara berasingan. Manakala permohonan kebenaran merancang dan kelulusan pelan bangunan pula secara berasingan walaupun kepada PBT yang sama.

3.4

PERLAKSANAAN PUSAT SETEMPAT BAGI MEMPROSES CADANGAN PEMAJUAN.

i.

Perlaksanaan Pusat Setempat. Pendekatan di bawah konsep BKJ dan JKB adalah melibatkan penubuhan Jawatankuasa Pusat Setempat yang berpusat di PBT. Pusat Setempat ini telah diperluaskan fungsinya daripada memproses perohonan pelan bangunan dan perakuan kelayakan menduduki sebagaimana skop tanggungjawab mereka ��

yang terdahulu, kepada memproses permohonan pembangunan tanah, kebenaran merancang dan juga pelan bangunan. Pengeluaran perakuan kelayakan menduduki akan diganti dengan perakuan siap dan pematuhan (CCC) yang akan diletakkan di bawah tanggungjawab badan profesional. Walau bagaimanapun, bagi kes-kes lama yang masih memerlukan pengeluaran perakuan kelayakan menduduki, tanggungjawab mengeluarkan perakuan masih diletakkan di bawah Pusat Setempat ini.

a) Menyelaras, mengawal dan memantau permohonan serentak yang melibatkan permohonan pembangunan tanah (serentak pecah sempadan dan tukar syarat serta penyerahan dan pemberimilikan semula), kebenaran merancang, pelan bangunan daripada permohonan ke Pejabat Tanah dan PBT serta jabatan / agensi teknikal mengikut panduan yang telah ditetapkan. b) Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan cadangan pemajuan dan pengeluaran keputusan kelulusan permohonan. c) Memaklumkan

keputusan kelulusan bagi permohonan kebenaran

merancang dan pelan bangunan serta perakuan pembangunan tanah kepada Pentadbir Tanah dan Mesyuarat Majlis Penuh PBT. d) Menyediakan laporan status permohonan. e) Mengkaji dan menganalisis masalah permohonan yang diterima dan membuat syor penambahbaikan bagi permohonan cadangan pemajuan.

ii.

Fungsi dan keahlian Jawatankuasa Pusat Setempat. a) Menimbang dan membuat keputusan terhadap permohonan kebenaran merancang, pelan bangunan dan pelan-pelan lain yang berkaitan (kuasa diturun oleh Majlis Penuh PBT) b) Membuat perakuan dan memaklumkan keputusan ke atas permohonan di bawah peruntukan seksyen 124A dan 204D KTN selaras dengan peruntukan di bawah subperenggan 136(1)(c)(i) dan 204D(1)(d). ��

Bagi melancarkan urusan mengikut halacara baru di Pusat Setempat ini, satu Jawatankuasa akan ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Datuk Bandar atau Yang Dipertua Majlis Bandaraya atau Yang Dipertua Majlis Perbandaran atau Yang Dipertua Majlis Daerah. Keahliannya pula adalah seperti di senarai di bawah untuk Majlis Daerah Ketereh - Perbandaran Islam. PBT yang bertaraf daerah yang mempunyai kemampuan struktur organisasi adalah seperti berikut : a) Seorang Pegawai Perancang Bandar J41 b) Seorang Penolong Pegawai Perancang Bandar J29  c) Seorang Jurutenik Perancang Bandar J17  d) Seorang Juruteknik Senibina J17  e) Seorang Juruteknik Awam J17  f) Seorang Pembantu Tadbir J17 

iii.

Fungsi Urus Setia Pusat Setempat. a) Menerima

permohonan

cadangan

pemajuan

meliputi

kebenaran

merancang, pelan bangunan, pelan kerja tanah dan pelan landskap daripada pemohon. b) Meneliti sama ada cadangan pemajuan yang diterima memenuhi kehendak asas atau syarat-syarat yang ditetapkan oleh PBT. c) Membuat edaran dokumen-dokumen cadangan pemajuan berkenaan kepada jabatan / agensi teknikal untuk mendapat ulasan (Urusetia Pusat Setempat hendaklah mengeluarkan slip perakuan sekiranya pemaju ingin membuat edaran sendiri kepada jabatan / agensi teknikal. d) Memantau permohonan-permohonan cadangan pemajuan yang telah diedar kepada jabatan / agensi teknikal. e) Memaklumkan

kepada

Jawatankuasa

cadangan pemajuan yang telah diterima. ��

Pusat

Setempat

mengenai

f) Mengemukakan kertas perakuan terhadap cadangan pemajuan beserta pelan pra-perhitungan bagi mendapat kelulusan Jawatankuasa Pusat Setempat. g) Mengedarkan keputusan kelulusan Jawatankuasa Pusat Setempat terhadap permohonan cadangan pemajuan kepada Pentadbir Tanah yang meliputi : 1. Permohonan pemajuan tanah dibawah seksyen 124A dan 204D KTN. 2. Permohonan kebenaran merancang. 3. Permohonan pelan bangunan.

h) Bertindak sebagai urusetia yang bertanggungjawab untuk menetapkan tarikh mesyuarat dan memastikan mesyuarat diadakan setiap sebulan sekali, menyediakan minit mesyuarat dan maklumbalas mesyuarat untuk edaran kepada ahli-ahli Jawatankuasa Pusat Setempat. i) Menyediakan kertas perakuan keputusan cadangan pemajuan untuk diangkat ke mesyuarat Majlis Penuh PBT.  j) Mengedarkan keputusan rasmi kepada pemohon.

iv.

Perjalanan Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat. Bagi memastikan kelancaran memperoses, setiap permohonan cadangan pemajuan yang dikemukakan oleh perunding bagi pihak pemaju kepada urusetia pusat setempat hendaklah mengandungi semua maklumat dan dokumen

lengkap mengikut senarai semak yang telah ditetapkan. Urusetia

Pusat Setempat hanya akan mendaftar permohonan yang lengkap.

Seterusnya, urusetia akan mengambil tindakan segera mengedarkan permohonan secara serentak berkaitan pembangunan tanah kepada Pentadbir Tanah, permohonan kebenaran merancang kepada Jabatan Perancangan Bandar di PBT manakala permohonan pelan bangunan kepada Jabatan ��

Bangunan di PBT. Urusetia juga akan mengedarkan ketiga-tiga permohonan tersebut kepada jabatan / agensi teknikal untuk mendapat ulasan dan pandangan daripada jabatan / agensi teknikal terlibat perlu menyediakan ulasan teknikal untuk dikemukakan kepada Urusetia Pusat Setempat.

v.

Kesimpulan

Penambahbaikan Prosedur dan Proses Serta Pelaksanaan Pusat Setempat Bagi Cadangan Pemajuan ini adalah amat diperlukan dan tepat pada masanya. Ini bagi menjamin satu sistem penyampaian Kerajaan yang menyeluruh, cepat serta seragam akan diguna pakai oleh semua Pihak Berkuasa Negeri dan PBT di dalam pemajuan tanah. Sekali gus, ianya menepati kehendak rakyat demi menjamin aspirasi negara dan Wawasan 2020.

Secara umumnya latihan praktikal yang saya jalani selama lebih kurang sebulan lebih ini adalah ianya dapat menambahkan lagi pengetahuan, pengalaman dan memberi manfaat kepada saya dalam bidang perancangan di peringkat Pihak Berkuasa terutamanya dalam proses dan prosedur kebenaran merancang.

Secara keseluruhannya, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih dan setinggi-tingginya penghargaan kepada pihak Politeknik Kota Bharu kerana memberi peluang kepada mahasiswa dan mahasiswi untuk menjalani Latihan Praktikal.

��

MEKANISME MEMPROSES PERMOHONAN SECARA SERENTAK BAGI KONSEP BINA KEMUDIAN JUAL ( BKJ ) PROJEK IMPAK TINGGI DAN PELABURAN ASING SERTA PROJEK-PROJEK KERAJAAN

Proses permohonan ini akan mengambil masa selama 92 hari ( 2 bulan 2 hari )

��

MEKANISMA MEMPROSES PERMOHONAN SECARA SERENTAK BAGI KONSEP JUAL KEMUDIAN BINA ( JKB ) DENGAN MENGAMBIL KIRA PERUNTUKAN SEKSYEN 124A DAN 204D KANUN TANAH NEGARA 1965

Proses permohonan ini akan mengambil masa selama 142 hari ( 4 bulan 22 hari )

��

Sijil Kebenaran Merancang

��

Surat Kebenaran Merancang

��

BAB 4

PEMFAILAN

4.1

PENGENALAN Fail berasal daripada perkataa Latin iaitu ' Fillum '   yang bermaksud seutas

benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir. Satu “ folder ”   dimana didalamnya surat-suratan yang disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor dan didaftarkan. Fail juga merupakan alat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan satu-satu perkara atau subjek. Ia juga merupakan tindakan memasukkan dokumen ke dalam alat tersebut. Pemfailan juga merupakan kaedah penyusunan fail yang didasarkan kepada sesuatu peraturan supaya kerja memfail dapat diselaraskan dengan sempurna dan kemaskini.

4.2

Kenapa Fail Diperlukan

i.

Alat perhubungan

ii.

Menguruskan maklumat jabatan atau agensi

iii.

Membantu untuk membuat keputusan

iv.

Mengambil tindakan

v.

Mengekalkan ingatan ��

vi.

Bahan rujukan utama

vii.

Bahan bukti

viii.

Bahan penyelidikan

4.3

Faktor Pengkelasan Yang Baik

i.

Boleh ubah ( fleksibel )

ii.

Kesamaan

iii.

Penjimatan kos

iv.

Penyelarasan dan kawalan

4.4

Fail Hilang / Tidak Dapat Dikesan i.

Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan perlu dimasukkan ke dalam fail dan fail asal tidak dapat dikesan atau dengan kata lain ianya hilang, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai langkah sementara.

ii.

Apabila fail utama dijumpai maka sampul kecil berisi kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.

iii.

Buka kulit fail baru bagi yang hilang dalam jangka masa panjang ( 3 bulan ). Fail lama ditutup bila dijumpai semula.

4.5

Kulit Fail Rosak i.

Kulit fail rosak boleh diganti.

ii.

Kulit fail asal digunting dan dikepilkan bersama dalam kulit fail baru.

iii.

Sekiranya kulit fail lama tiada sebarang catatan penting, ia boleh dimusnahkan dengan cara yang selamat.

��

4.6

KLASIFIKASI PEMFAILAN Pemfailan mengikut Abjad Am

i. 1)

Di dalam kaedah abjad, setiap fail mengandungi surat-surat yang berkenaan dengan tajuk dan disusun mengikut urutan abjad.

2)

Abjad pertama bagi sesuatu nama merupakan satu panduan ringkas kepada kedudukan fail-fail didalam ruang kabinet.

3)

Huruf-huruf urutan merupakan faktor pertama dalam menentukan kedudukan sesebuah fail didalam ruang kabinet.

4)

Fail-fail serbaneka biasanya digunakan untuk memasukkan semua surat tanpa mengikut susunan abjad.

5)

Ia digunakan untuk menyimpan surat-surat dimana fail-fail tidak diperlukan.

6)

Satu indeks surat-menyurat yang terkandung dalam setiap fail serbanika hendaklah ditulis dimuka depan fail. Contoh : Nama keluarga orang disusun mengikut abjad bagi memfail surat daripada orang perseorangan seperti berikut :

a. Gunakan nama keluarga bagi kerja memfail: Steven Wong

difailkan sebagai Wong

Fadhil Mohd

difailkan sebagai Mohd

Ranjit Singh

difailkan sebagai Singh

b. Sekiranya terdapat orang perseorangan

yang

mempunyai nama keluarga yang sama seperti : Surina Zainudin

Zainudin : Surina

Zarina Zainudin

Zainudin : Zarina

Hazriq Zainudin

Zainudin : Hazriq

��

c. Sekiranya terdapat orang perseorangan yang mempunyai nama keluarga serta namanya sama maka ia difailkan seperti berikut : Suhaimi Othman ( Kelantan ) Suhaimi Othman ( Perak ) Suhaimi Othman ( Johor )

d. Bagi seseorang yang mempunyai gelaran atau pangkat, gelaran tersebut tidak digunakan untuk prosedur

memfail.

Gelaran

tersebut

akan

diletakkan di dalam kurungan seperti contoh dibawah : Datuk Ali bin Mohd Zin difailkan sebagai : Ali

Mohd Zin

(Datuk)

Dr. Umar bin Mohd difailkan sebagai : Umar

ii.

Mohd

(Dr)

Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara

a. Surat-surat dan dokumen boleh difailkan mengikut tajuk perkara dan kemudiannya disusun mengikut turutan abjad. b. Panduan utama bagi sistem ini ialah dengan memberi tajuk utama kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan organisasi, contohnya pengiklanan, pemasaran, pengurusan, dan lain-lain. c. Kebaikan pemfailan mengikut perkara adalah semua data yang berkaitan dengan surat-menyurat dapat dikumpulkan bersama bagi mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.

��

iii.

Pemfailan Mengikut Geografikal

a. Di dalam kaedah ini surat-menyurat disusun mengikut negeri, bandar atau kawasan urusniaga. b. Kaedah ini lebih kurang serupa dengan kaedah abjad dan perkara. Cuma dokumen-dokumen difailkan mengikut kawasan, negeri atau bandar secara urutan abjad. c. Ini membolehkan semua surat-surat sesebuah negeri, bandar atau kawasan dikumpulkan dalam sebuah fail berasingan bagi tiap-tiap kawasan. d. Kaedah

ini

biasanya

digunakan

dalam

jabatan

kastam,

pengangkutan jalan, import eksport di mana surat-surat biasa dikumpul dalam sebuah fail bagi ssebuah negeri, kawasan atau bandar.

iv.

Pemfailan Mengikut Angka a. Fail-fail diatur mengikut nombor dan setiap surat dinomborkan mengikut nombor fail. b. Kad-kad indeks diperlukan untuk menggabungkan nombor-nombor dan nama. c. Setiap kad indeks mengandungi nama pesurat dan nombor fail yang diperuntukkan. d. Ia kemudiannya diatur mengikut urutan abjad di dalam sebuah laci kad indeks. e. Apabila sesebuah fail diperlukan, nama pesurat terletak di dalam laci kad indeks di bawah huruf abjad dan kemudian dipastikan nombor fail tersebut. f. Nombor fail akan mudah dicari di dalam kabinet fail yang sesuai.

��

v.

Pemfailan Mengikut Angka a. Prosedur memfail

mengikut

tarikh merupakan

satu kaedah yang

digunakan bagi memfail surat-surat atau dokumen dari sesebuah firma atau jabatan atau orang perseorangan mengikut tarikh seperti yang tercatat di dalam surat atau dokumen yang diterima. b. Ini bermakna, surat atau dokumen yang diterima dahulu akan difail terlebih dahulu dan menyebabkan surat tang terbaru (yang diterima kemudian) akan sentiasa berada di atas sekali di dalam fail tersebut.

4.7

SISTEM PEMFAILAN Di dalam sesebuah pertubuhan yang besar, sistem memfail diuruskan pada

peringkat pusat atau jabatan, seperti yang dilakukan oleh jabatan-jabatan kerajaan. Di bawah ini terdapat beberapa perkara utama mengenai kaedah-kaedah tersebut.

4.8

Fail Pusat i.

Semua fail disimpan dan dikawal di dalam sebuah bilik yang dipanggil sebagai bilik fail pusat.

ii.

Beberapa

orang

kerani

yang

khusus

bertugas

mencari

dan

melaksanakan satu sistem fail yang licin dan teratur. iii.

Penggunaan alat-alat dan penempatan secara ekonomik dalam sistem fail pusat.

iv.

Satu sistem fail yang seragam dan terpiawai boleh dilaksanakan di dalam sesebuah pejabat dan pertubuhan.

v.

Penyeliaan yang lebih efektif dan berkesan.

��

4.9

Fail Jabatan i.

Fail-fail jabatan disimpan di sesebuah jabatan dan tersedia untuk rujukan.

ii.

Sistem fail kaedah ini boleh digunakan kerana sesuai bagi surat menyurat dimana jabatan-jabatan yang dipertanggunjawabkan.

iii.

Contohnya, sesebuah jabatan akan menggunakan satu sistem memfail yang lebih sesuai dengan jabatan tersebut.

iv.

Kakitangan sesebuah jabatan akan mendapat pengetahuan yang lebih baik dan meningkatkan kemahiran di dalam tugas-tugas memfail suratmenyurat bagi jabatan berkenaan.

v.

Sistem ini lebih sesuai bagi memfail fail-fail sulit. Sistem fail yang tidak begitu besar dan mudah untuk dikendalikan.

4.10

Kaedah Untuk Menulis Minit i.

Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor.

ii.

Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas.

iii.

Minit yang panjang lebih dari satu helaian hendaklah ditaip kedalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail.

iv.

Pegawai perlu menulis dengan ringkas jawatan yang disandang dan tandatangan penuh.

��

4.11

i.

PROSEDUR MEMBUKA DAN MENUTUP FAIL

Prosedur Membuka Fail Baru a. Fail baru akan dibuka apabila kandungannya melebihi 100 dokumen. b. Fail yang baru perlu dicatatkan nombor fail dengan menggunakan cop yang berwarna merah. c. Nombor fail yang baru perlu mengikut turutan daripada nombor fail yang lama, contohnya 22 / 3 / 26 ( 1 ) maka yang baru adalah 22 / 3 / 26 ( 2 ). d. Tajuk fail tersebut hendaklah sama dengan fail yang lama. e. Apabila semuanya selesai dokumen-dokumen yang hendak disimpan akan dimulakan dengan folio satu (1) semula.

ii.

Prosedur Menutup Fail Lama a. Bagi menutup sesebuah fail yang lama, muka hadapan fail tersebut perlu dipalang dengan dua garis selari yang berwarna merah. b. Pada muka hadapan fail tersebut juga hendaklah ditulis tarikh fail itu ditutup. c. Misalnya jika fail itu ditutup pada 26 JUN 2009, maka ditulis sebagai “DITUTUP PADA 26 JUN 2009”. d. Kemudian, fail lama itu akan dikembarkan dengan fail baru dan diikat dengan menggunakan tali yang berwarna putih. e. Ini bertujuan sebagai rujukan untuk surat yang baru diterima ini ada di dalam fail yang lama. f. Setelah selesai, tambahan fail hendaklah dicatat ke dalam buku doket. g. Catatan juga dibuat dalam helaian doket pada ruangan nombor fail yang berkaitan.

��

Fail Kebenaran Merancang (KM)

Fail Keras (B, KT, dan LCP) Bangunan, Kerja Tanah dan Laporan Cadangan Pemajuan

Kabinet Fail (KM)

i.

Almari yang diperbuat daripada besi dan mempunyai 4 laci yang direka khas bagi memuatkan fail pejabat.

ii.

Di taging   nombor fail pada laci tersebut untuk menyusun fail mengikut nombor.

��

Simpanan Fail Yang Disusun

��

BAB 5

PERSEKITARAN PEJABAT

5.1

PENGENALAN Perkataan pejabat boleh ditakrifkan dan dirujukkan kepada kerja yang

berbentuk perkeranian yang dilakukan di dalam setiap organisasi itu. Jelasnya adalah lebih mudah untuk mentakrifkan pejabat terdiri daripada beberapa buah jabatan yang menjalankan kerja-kerja perkeranian.

Aktiviti pejabat sangat berkaitan dengan

maklumat. Melalui pencernaan maklumat, pemprosesan

maklumat, komunikasi

maklumat dan penyelenggaraan maklumat, kita dapat belajar banyak perkara berkenaan organisasi.

5.2

PENGERTIAN TENTANG PEJABAT Organisasi ditakrifkan sebagai gabungan dua orang ataupun lebih yang bekerja

bersama-sama secara berkordinasi bagi mencapai sesuatu objektif.

Bagi mencapai

objektif tersebut pengurus yang mengendalikan sesuatu organisasi yang dibentuk mesti menggunakan segala sumber organisasi yang ada dengan secekap mungkin. Sumber utama organisasi ialah sumber manusia, sumber mesin atau lebih dikenali sebagai ��

peralatan dan akhirnya sumber modal atau kewangan.

Kesemua sumber tersebut

hendaklah digunakan sebaik mungkin bagi menjayakan segala aktiviti organisasi seperti pengeluaran, pemasaran, pengurusan dan pentadbiran di dalam organisasi tersebut. Kegagalan pengurus mengendalikan semua sumber organisasi memberi kesan pada pencapaian matlamat yang telah ditetapkan. Selain itu, pengurusan pejabat mempunyai kaedah mengatur, menyusun, menyediakan peraturan dan menentukan kaedah membuat sesuatu kerja. Di samping itu, pengurusan kakitangan juga merupakan aspek pengurusan pejabat yang paling penting dan perlu diberi penuh perhatian.

5.3

JENIS-JENIS ORGANISASI Setiap organisasi terbahagi kepada beberapa jenis iaitu :

i.

Organisasi Perniagaan Perniagaan adalah organisasi yang bermotifkan keuntungan. Di kebanyakan dunia perniagaan ini dikelaskan dalam bentuk milikan tunggal, perkongsian ataupun perbadanan. Bagi setiap jenis milikan perniagaan tersebut terdapat perbezaan dalam aspek prosedur pendaftaran, pelesenan, sumber modal, proses membuat keputusan serta perbezaan dalam aspek pengurusan organisasi. Kesimpulannya, semua bentuk perniagaan perlu mematuhi undangundang kerajaan yang diubah daripada semasa ke semasa.

a. Perniagaan Milikan Tunggal i.

Sejenis perniagaan yang dimiliki oleh seorang pemilik sahaja dan perniagaan ini biasanya bersaiz kecil ataupun sederhana sahaja.

ii.

Modal perniagaan ini bergantung pada simpanan peribadi pemilik tersebut ataupun sumber kewangan lain yang diperoleh melalui

��

pinjaman yang dibuat oleh pemilik daripada kawan-kawan ataupun bank-bank tertentu. iii.

Perniagaan jenis ini biasanya sukar mendapat tawaran pinjaman daripada bank-bank perdagangan kerana perniagaan jenis ini sukar berkembang

berbanding

perniagaan

jenis

perkongsian

dan

perbadanan.

b. Perniagaan Perkongsian

i.

Perniagaan perkongsian adalah sejenis perniagaan yang dimiliki oleh lebih daripada seorang pemilik berdaftar.

ii.

Pemilik ataupun pekongsi menyumbangkan sejumlah modal seperti yang dipersetujui oleh pekongsi-pekongsi yang lain.

iii.

Penubuhan perniagaan perkongsian biasanya disusuli dengan kontrak perjanjian

yang

dibuat

bersama-sama

oleh

pekongsi-pekongsi

berkaitan dengan sumbangan modal serta pengagihan keuntungan. iv.

Biasanya perniagaan jenis ini bersaiz sederhana dan besar, bergantung kepada bilangan serta keupayaan pekongsi.

c. Perniagaan Perbadanan

i.

Perbadanan adalah sejenis organisasi perniagaan yang mempunyai saiz besar, serta keupayaan modal yang tinggi.

ii.

Penubuhan perbadanan juga mesti mengikut prosedur yang lebih sistematik.

iii.

Perbadanan dikategorikan sama ada sebagai perbadanan awam ataupun perbadanan swasta.

iv.

Perbadanan awam adalah sejenis perbadanan yang memperoleh sumber modal daripada penjualan saham kepada orang ramai. ��

i.

Manakala perbadanan swasta pula adalah perbadanan perniagaan yang memperoleh sumber modal melalui penjualan saham hanya kepada sekumpulan orang-orang tertentu yang biasanya kenal antara satu sama lain.

ii.

Pemilik kedua-dua perbadanan ini adalah pemegang saham perbadanan tersebut.

iii.

Pengurusan perbadanan terdiri daripada Lembaga Pengarah yang dilantik bagi menguruskan sesebuah perbadanan.

ii.

Organisasi Tidak Bermotifkan Keuntungan

Di Amerika Syarikat, banyak organisasi mengadakan khidmat tanpa tujuan bagi mendapatkan keuntungan. Begitu juga di negara-negara lain termasuk Malaysia. Antara organisasi yang dimaksudkan seperti Kelab Lion, Boy Scouts dan 4-H Clubs yang terdapat di seluruh negara. Organisasi jenis ini mendapatkan sumber kewangan daripada pelbagai sumber. Kebanyakannya bergantung kepada sumbangan persendirian ataupun kumpulan. Sumber kewangan ini biasanya diuruskan dengan cekap supaya tidak berlaku pembaziran dan memastikan ia dapat digunakan untuk perkara-perkara yang memberi faedah kepada organisasi tersebut.

iii.

Organisasi Kerajaan

Organisasi kerajaan adalah organisasi yang diuruskan oleh kerajaan sesebuah negara. Biasanya ia memberikan perkhidmatan kepada masyarakat bagi memudahkan pentadbiran dalam sesebuah negara. Pentadbiran organisasi kerajaan dibahagikan kepada organisasi di bawah pentadbiran kerajaan persekutuan, organisasi di bawah penyadbiran kerajaan negeri dan organisasi di bawah pentadbiran daerah dalam sesebuah negeri. ��

5.4

i.

PERANAN PEJABAT

Pejabat Sebagai Ejen Komunikasi Luar Pejabat sesebuah organisasi merupakan suatu unit yang memainkan peranan besar bagi menghubungkan sesebuah organisasi dengan dunia luar. Pihak luar yang dimaksudkan ialah :

a)

Pembekal Organisasi

1) Pembekal adalah pihak yang penting kepada sesebuah organisasi terutamanya yang sentiasa memerlukan bahan mentah bagi proses pengeluaran. 2) Pejabat sesebuah organisasi perlu mengadakan hubungan baik dengan semua pembekal organisasi bagi menjamin bekalan yang berterusan serta harga yang munasabah. 3) Jurang antara organisasi dan pembekal wujud apabila tiada komunikasi yang

baik

di

antara

kedua-dua

belah

pihak,

seterusnya

dapat

mencetuskan masalah dalam proses pengeluaran.

b)

Pelanggan 1) Pelanggan sesebuah organisasi adalah punca pendapatan kepada sesebuah organisasi perniagaan. 2) Perhubungan baik perlu diwujudkan dengan semua pelanggan bagi memastikan kesetiaan mereka. 3) Sistem pengurusan Jepun menganggap pelanggan sebagai raja dalam segala hal. 4) Nilai murni pengurusan Jepun kepada pelanggan amat berkesan kerana pelanggan membayar bagi menikmati kualiti barangan yang mereka beli. 5) Maka perhubungan yang baik dengan pelanggan perlu diberi perhatian.

��

c)

Agensi Kerajaan 1) Perhubungan yang baik perlu diwujudkan antara organisasi dengan pihak kerajaan kerana sebarang pindaan sistem perundangan dan polisi kerajaan

memberi

kesan

kepada

operasi

organisasi

secara

keseluruhannya. 2) Mematuhi segala peraturan dan undang-undang adalah suatu kewajipan bagi setiap organisasi. 3) Antara agensi kerajaan yang sentiasa berurusan dengan pejabat sesebuah organisasi adalah Jabatan Buruh, Pejabat Daerah, Jabatan Kebajikan Masyarakat, Polis, Kastam serta Universiti.

d)

Pesaing 1) Dalam keadaan tertentu ada kemungkinan kita perlu bekerjasama dengan pesaing-pesaing lain serta mewujudkan satu persatuan bagi mewakili semua organisasi untuk menyuarakan satu pandangan tertentu. 2) Melalui persatuan yang wujud di antara organisasi-organisasi yang mempunyai

persamaan

daripada

segi

pengeluaran

ataupun

perkhidmatan maka mudahlah bagi organisasi menyatakan sesuatu usul atau cadangan kepada pihak kerajaan ataupun pelanggan.

e)

Pelabur 1) Perhubungan yang baik dengan pelabur juga perlu diusahakan oleh pejabat sesebuah organisasi. 2) Tanpa hubungan yang baik sudah tentu sesebuah organisasi sukar mendapat pelabur baru terutamanya bagi organisasi yang berbentuk perbadanan. 3) Pihak pelabur inginkan maklumat yang tepat dalam membuat sebarang keputusan pelaburan yang baru.

��

f)

Syarikat Kewangan Dan Bank 1) Pejabat sesebuah organisasi perlu mempunyai hubungan yang baik dengan pihak bank dan institusi kewangan. 2) Dengan ini syarikat sentiasa mendapat kerjasama daripada pihak berkenaan terutama ketika organisasi mengalami masalah kewangan ataupun bagi mendapatkan pinjaman baru.

ii.

Pejabat Sebagai Ejen Komunikasi Dalaman Selain sebagai ejen komunikasi dengan pihak luar, pejabat juga memainkan peranan penting bagi komunikasi dalaman organisasi. Antaranya ialah pengurus-pengurus jabatan atau unit, kakitangan-kakitangan pentadbiran serta pekerja-pekerja di semua peringkat jawatan. Sumber manusia dalam sesebuah organisasi adalah asset penting kepada organisasi. Pihak pejabat perlu menjaga hubungan baik dengan semua pekerja tanpa mengira pangkat dan tangga gaji.

5.5

FUNGSI PEJABAT Pejabat mempunyai beberapa fungsi bagi menyokong pengurusan sesebuah

organisasi. Antara fungsi sesebuah pejabat ialah :

i.

Memberi Penjelasan a.

Pejabat sesebuah organisasi bertanggungjawab memberi penjelasan mengenai dasar dan aktiviti organisasi keseluruhan sama ada kepada pihak luar ataupun pihak dalaman organisasi.

b.

Pejabat sebagai pusat maklumat yang sentiasa berfungsi menyampaikan maklumat kepada pihak yang memerlukannya.

��

ii.

Penyelarasan Tugas Dan Aktiviti a. Pejabat juga mempunyai tugas membuat penyelarasan dalam semua aktiviti yang berkaitan dengan pengurusan organisasi. b. Kakitangan pejabat yang menguruskan berbagai bidang tugas harus menyediakan

penyelarasan

tugas

mengikut

bidang

masing-masing

supaya semua aktiviti utama sesebuah organisasi dapat berjalan lancar. c. Tanpa adanya penyelarasan yang baik sudah tentu matlamat penubuhan sesebuah organisasi tidak tercapai.

iii.

Pengendalian Sistem Fail Organisasi a. Pejabat sesebuah organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan pelbagai maklumat yang memerlukan penyimpanan rekod untuk disemak semula. b. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di pejabat dan tugas menyimpan fail ini dipermudahkan lagi dengan penggunaan sistem aplikasi komputer tertentu yang diuruskan oleh kakitangan yang berkemahiran dalam bidang komputer.

iv.

Perakaunan a. Pejabat juga merupakan tempat di mana semua tugas yang

berkaitan

dengan perakaunan organisasi dilaksanakan. b. Terdapat beberapa kakitangan yang dikhususkan bagi menyediakan akaun organisasi. c. Kerja-kerja yang berkaitan akaun memerlukan ketelitian supaya kesilapan maklumat dapat dielakkan. d. Suasana pejabat yang teratur dan selamat dapat memastikan tugastugas perakaunan dapat dilakukan dengan baik dan tepat.

��

v.

Perundangan a. Perundangan adalah aspek penting yang perlu diambil berat oleh pengurusan pejabat. b. Begitu juga dengan organisasi perniagaan yang lain, kegagalan mematuhi sebarang akta perundangan boleh dikenakan tindakan undang-undang oleh pihak tertentu.

vi.

Pentadbiran a. Pejabat juga merupakan tempat di mana segala urusan pentadbiran organisasi dan kakitangan dijalankan. b. Semua urusan yang berkaitan kenaikan pangkat, penyelarasan gaji gaji pekerja, pengambilan pekerja baru dan lain-lain tugas rutin pentadbiran diadakan di sini. c.

Pentadbiran yang cekap menghasilkan menghasil kan ‘output’ yang yang baik kepada organisasi.

5.6

STRUKTUR DALAMAN PEJABAT Struktur

dalam

pejabat

memainkan

perlaksanaan tugas-tugas dalam dalam pejabat. pejabat.

peranan

penting

bagi

melicinkan

Kemudahan pergerakan kakitangan serta

susunan kelengkapan secara teratur mempercepatkan mempercepatka n sesuatu kerja.

Secara

umumnya, terdapat dua bentuk struktur pejabat yang diikuti oleh kebanyakan organisasi.

Di Bahagian Pentadbiran Majlis Daerah Ketereh (MDK) ini, susunatur

pejabat yang diamalkan ialah sistem pejabat tertutup bagi Tuan Setiausaha MDK, Penolong Pegawai Tadbir, Pembantu Undang-Undang, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat manakala sistem pejabat terbuka ketua kerani dan juga kerani-kerani.

��

i.

Sistem Pejabat Tertutup Definisi pejabat tertutup ini merupakan sebuah bilik berbentuk segiempat bujur yang dilengkapi dengan pintu dan tingkap. Saiz bilik ini biasanya mengikut taraf dan pangkat kakitangan yang bertugas.

Ruangan Pejabat Tertutup

��

a. Kebaikan Pejabat Tertutup 1) Perbincangan rahsia organisasi boleh dijalankan dengan lebih berkesan kerana pejabat tidak terdedah kepada orang lain. 2) Dokumen atau surat serta rekod sulit organisasi boleh disimpan dengan selamat sebab bilik dan laci meja almari pegawai boleh dikunci. 3) Keadaan yang sunyi, tenteram dan nyaman bagi tugas yang memerlukan fikiran dan suasana yang tenang. 4) Keaadan yang selamat selam at bagi menyimpan peralatan p eralatan pejabat seperti komputer, mesintaip, dan lain-lain peralatan yang berharga. 5) Produktiviti kakitangan akan meningkat kerana pejabat jenis ini selesa dengan ruang kerjanya yang luas dan tersusun.

b. Kelemahan Pejabat Tertutup 1) Ruangan yang digunakan bagi mendirikan pejabat tertutup menyempitkan kerana banyak ruang didirikan bagi dinding, tiang dan tingkap yang kekal. 2) Binaan yang kekal menyebabkan sukar hendak menyusun semula bilik apabioa organisasi berkembang. 3) Memerlukan lebih l ebih banyak belanja overhead overh ead kerana pekerja tidak ti dak berkongsi dengan pekerja-pekerja yang lain. 4) Sukar untuk mewujudkan hubungan mesra antara kakitangan yang lain.

ii.

Sistem Pejabat Terbuka Susunatur pejabat terbuka ialah cara bagaimana susunatur perabot dan kelengkapan pejabat disusun dengan tidak ada dinding yang kekal sebaliknya menggunakan dinding mudah alih dan mudah di pasang.

��

Ruangan Pejabat Terbuka

a. Kebaikan Pejabat Terbuka 1) Penggunaan pejabat jenis ini lebih ekonomi dari segi penggunaan sumber seperti ruangan, peralatan perabot dan kelengkapan serta pelbagai kos. 2) Ini juga memudahkan kawalan kakitangan di pejabat.

��

b. Kelemahan Pejabat Terbuka 1) Berlakunya kebisingan yang disebabkan bunyi deringan telefon, bunyi mesin taip apabila ianya digunakan, perbualan dan 2) Juga tidak sesuai untuk pegawai kanan. 3) Teguran oleh pegawai dapat diketahui dan di dengar oleh pekerja lain  juga.

5.7

CARTA ORGANISASI Carta organisasi menerangkan bagaimana pekerja-pekerja berhubungan antara

satu sama lain. Ia juga menerangkan ruang tugas bagi setiap kedudukan dan bidang tanggungjawab antara satu sama lain. Jawatan-jawatan dalam setiap carta aliran tugas berbeza mengikut fungsi sesebuah organisasi. Sebuah syarikat pengeluaran atau kilang mempunyai bentuk carta organisasi yang berbeza dengan carta organisasi perniagaan import eksport. Begitu juga dengan carta organisasi sesebuah universiti awam dan sebuah agensi pengiklanan dan hotel. Walau bagaimanapun bagi dua jenis organisasi yang mempunyai jenis perniagaan yang sama bentuk carta organisasinya lebih kurang sama antara satu sama lain.

��

BAB 6

AutoCAD

6.1

PENGENALAN Sebenarnya pengertian

AutoCAD adalah

software

atau

perangkat

lunak

komputer yang digunakan untuk menggambar, baik itu 2 Dimensi ataupun 3 Dimensi. CAD sendiri memiliki arti Computer Aided Design. Program ini di kembangkan oleh Autodesk,Inc, sebuah perusahaan multinasional yang bermarkas di Mill Valley, California.

AutoCAD paling sering digunakan untuk menggambar sipil, bangunan, mesin, design interior, pemetaan, piping diagram dan masih banyak lagi. Secara garis besar, AutoCAD sering digunakan oleh arsitek, engineer, maupun para designer lainnya. Interface

yang

ringan

dengan

pengoperasian

yang

mudah

menjadikan AutoCAD sebagai software CAD paling terkenal dan paling banyak digunakan di seluruh dunia.

Sedikit ulasan tentang pengertian AutoCAD kiranya dapat memberikan sedikit gambar, Sekarang masuk di pengenalan AutoCAD. Gambar dibawah adalah

��

screenshot   dari AutoCAD 2010 yang saya pakai. Untuk fungsi dari toolbar secara khusus akan saya bahas di postingan selanjutnya.

Gambar diatas adalah gambar interface atau gambar tampilan di AutoCAD 2010. Dari gambar tersebut terlihat banyak tools   dan command standard   AutoCAD 2D. Berikut beberapa penjelasan ringkas mengenai fungsi dan kegunaanya pada AutoCAD 2010 :

i.

Toolbar Dimensi :

Fungsi dari toolbar dimensi pada AutoCAD secara khusus digunakan untuk memberi dimensi atau ukuran pada gambar, mianya ada Linear Dimension, Angular Dimension, Radius Dimension, Aligned Dimension , dan fungsi-fungsi dimensi lainnya.

��

ii.

Toolbar Draw :

Fungsi Draw Toolbar pada AutoCAD ini digunakan sebagai command   / perintah untuk membuat suatu gambar objek, seperti perintah membuat garis, lingkaran, kotak, polygon, ellipse, text, tabel   dan lainnya. Perlu mengetahui cara penggunaan saat membuat lakaran. Untuk memudahkan perlu dihafal shortcutnya apabila melakar.

iii.

Object Snap / Drafting Tools :

Fungsi dari toolbar object snap pada AutoCAD, digunakan sebagai alat bantuan apabila membuat lakaran. Fungsinya adalah mengunci kursor di titik tertentu pada objek, agar hasil gambar kita nantinya cantik dan sempurna. Tools ini wajib digunakan sewaktu melakar. Ianya juga boleh mengawal fungsi on off nya mengikut keperluan.

��

iv.

Modify Toolbar:

Fungsinya adalah untuk memodifikasi gambar / garis yang sudah kita buat, contoh beberapa alatan antara lain erase, trim, extend, copy, move, mirror, dan array.

v.

Styles Toolbar / Dimension Style :

Fungsinya adalah untuk menentukan style dari suatu dimensi, digunakan untuk menentukan besaran huruf dimensi, font yang dipakai, warna dimensi, toleransi, skala dimensi dan lainnya. Hal ini boleh dikaitannya dengan penggunaan toolbar dimensi.

vi.

Layers Toolbar:

Digunakan untuk membuat layer atau lapisan sewaktu membuat lakaran, tools  ini wajib digunakan karana boleh membantu kita apabila membuat lakaran. Memudahkan kerja semasa mengedit dan memilih gambar nanti. Disamping itu layer juga boleh kita

��

tentukan warna, jenis garis, serta tebal garisnya. Biasanya selepas siap nanti kita print / plot akan terlihat, tebal nipis garisannya.

vii.

Properties :

Digunakan untuk menentukan tebal garis, jenis garisnya serta warna garisnya. Pada dasarnya tools ini jarang digunakan, kerana ia lebih merekomendasikan untuk menggunakan layer daripada tools ini.

viii.

Pointer :

Fungsi dari pointer di AutoCAD untuk selecting tool , atau bioleh juga untuk pick tools , iaitu untuk memilih suatu objek atau untuk pemilihan objek. Gambar disebelah kiri adalah pointer default apabila diperlukan. Dan yang di sebelah kanan pointer berubah menjadi select tool sewaktu hendak digunakan.

���

ix.

Command Line :

Fungsi dari command line   adalah catatan, ataupun panduan semasa hendak digunakan / command . Jadi jika digunakan di AutoCAD, jika belum hafal langkah langkahnya ianya perlu di ingati command line   ini. Dari gambar diatas, kami memberikan perintah LINE , maka akan ada panduan langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

6.2

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN

Kelebihan AutoCAD i.

Gambar yang dihasilkan mempunyai kualiti jauh lebih baik berbanding dengan hasil gambar manual karena gambar lebih rapi dan kesamaan yang sebenar.

ii.

Gambar lakaran yang dihasilkan mempunyai tingkat akurasi yang tinggi karena AutoCAD mempunyai tingkat kesamaan hingga 13% sehingga gambar lebih sempurna dan tepat ukurannya.

iii.

Gambar yang dihasilkan akan terjamin kerapian dan kebersihannya karana sangat kemas mahupun pengeditan gambar untuk kesesuaian cetak yang dikehendaki.

iv.

Bidang gambar kerja AutoCAD tidak terbatas sehingga memungkinkan untuk membuat gambar dengan ukuran yang sangat luas dan kompleks, tetapi dalam pencetakannya bisa dipilih bagian tertentu saja.

v.

Skala gambar yang dihasilkan fleksibel karena dapat mencetak gambar desain yang dihasilkan dengan jenis skala yang sangat variatif. ���

vi.

Gambar yang dihasilkan bisa disimpan dengan cara yang sangat mudah, dimana hasil penyimpanan gambar tersebut bisa dibuka dengan software lain serta dipublikasikan untuk kerja antar tim apabila diperlukan

6.3

Kekurangan AutoCAD

i.

Aplikasi ini menjadi lebih kompleks.

ii.

Kebutuhan hardware  yang lebih tinggi.

iii.

Infrastruktur pendukungnya harus memadai, seperti penggunaan printer  / plotter  untuk mencetak gambar dalam ukuran yang besar.

iv.

Software prabayar.

v.

Struktur file hasil penggambaran, definisi database   dan file database   dari software tersebut rumit.

vi.

Alur dari proses pekerjaan desain rumit karena software tersebut terbagi atas beberapa software lagi menurut bagian konstruksi mana yang akan dibuat.

vii.

Software tersebut kurang familiar diantara para drafter dan desainer kapal, hanya orang yang pernah diberi pelatihan saja yang bisa, sementara pelatihan software tersebut sangat mahal.

Kesimpulan Di atas adalah sedikit saja ulasan tentang toolbar yang sering dipakai dalam membuat lakaran. Tentunya fungsi dasar yang wajib diketahui untuk drafter atau designer guna, kunci dari belajar AutoCAD adalah memahami dan mengerti alur sewaktu menggunanya, serta mengerti apa fungsi dan kegunaan tools autocad tersebut. Menurut saya sendiri AutoCAD tidaklah susah untuk dipelajari, asalkan ada niat dan ketekunan pasti tidak sampai 1 bulan ianya boleh digunakan dengan cekap.

���

BAB 7

KESIMPULAN

Setelah menjalani Latihan Industri selama enam bulan, banyak yang saya pelajari dari segala aspek berkaitan dengan bidang kerjaya terutama cara berkomunikasi dengan pihak atasan dan pihak yang berkaitan. Dengan bertugas di Majlis Daerah Ketereh, saya telah mempelajari cara-cara bagaimana pengurusan pejabat dijalankan, pengurusan pelan pembangunan dan sebagainya.

Secara amnya Latihan Industri patut diteruskan kerana berfungsi memberikan manfaat serta faedah kepada pelatih dari segi ilmiah pengalaman sebelum menjejakkan kaki ke alam pekerjaan yang sebenar. Ini disebabkan apabila seseorang penuntut menjalani latihan industri, mereka akan dapat melihat gambaran yang

jelas

serta

keadaan

dunia

pekerjaan

sebenar

disamping

berusaha

menyesuaikan diri dengan tugas-tugas yang diberikan kepadanya.

Sekiranya latihan ini tidak diadakan maka keadaan yang agak sukar akan dilalui oleh para pelajar untuk menempuh alam pekerjaan yang sebenar. Oleh itu, didapati bahawa latihan ini amat penting dan banyak mendatangkan kebaikan dari keburukan kepada pelajar.

���

Akhirnya setelah berjaya mengikuti Latihan Industri ini, pelatih dapat melihat sendiri suasana sebenar dunia pekerjaan serta berdepan dengan pahit manis semasa latihan dijalankan. Di sini pelatih memohon maaf daripada pihak Majlis Daerah Ketereh serta Unit Latihan Industri Politeknik Kota Bharu atas kesilapan yang terkandung dalam laporan ini serta ikhlas dan sedia menerima teguran yang membina. Dengan menjalani latihan ini, diharap segala pengalaman dan ilmu dapat digunakan apabila menceburi bidang kerjaya.

���

BAB 8

DAPATAN & CADANGAN

Kepada Pihak Politeknik:i.

Memberikan pendedahan yang luas dengan menyertakan Skop Latihan Industri

setiap

jurusan

secara

terperinci

semasa

menghantar

borang

permohonan Latihan Industri, untuk perhatian pihak syarikat samada swasta mahupun kerajaan. Ini membolehkan pihak terbabit memahami serta mengetahui bahawa pelajar tersebut sesuai atau tidak menjalani latihan di tempat mereka.

ii.

Ada sesetengah syarikat mengambil pelajar untuk menjalani Latihan Industri yang tidak sesuai dengan jurusan yang diambil. Sekiranya tempat itu tidak sesuai, mereka boleh menukar tempat yang lain dengan mengikut syarat yang ditentukan. Hal ini kerana, terdapat beberapa kes yang melibatkan ketidaksesuaian tempat menjalani latihan.

���

iii.

Saya juga mencadangkan agar pihak Politeknik menitik beratkan lawatan dari pihak penyelaras ke tempat–tempat pelajar menjalani Latihan Industri seperti yang telah dijanjikan di dalam buku dan taklimat yang diberi. Jika perlu tetapkan masa, tarikh, dan waktu untuk membuat lawatan ke tempat latihan pelajar. Ini kerana kerana bukan sahaja pelajar yang tertunggu-tunggu tetapi penyelaras serta kakitangan di syarikat tersebut juga ternanti-nanti kunjungan pihak pensyarah Politeknik.

iv.

Saya juga memberi cadangan supaya pihak politeknik dapat memberi kelonggaran dan masa yang agak panjang untuk pelajar menyediakan dan meneliti Laporan Latihan Industri. Kerjasama yang dihulurkan oleh pensyarahpensyarah juga di perlukan dalam menghasilkan laporan yang baik dan berkualiti.

Kepada Pihak Syarikat :

i.

Pihak syarikat perlulah merancang dan mengkaji tempat yang sesuai dengan tahap pelatih sebelum menempatkan mereka di mana-mana jabatan. pihak syarikat perlulah memperkenalkan sayrikat dan aktiviti yang dijalankan kepada orang awam ini kerana masih ramai orang di luar kawasan ini tidak tahu mengenali aktiviti yang dilakukan oleh syarikat.

���

ii.

Hendaklah menjalankan promosi di semua Institusi pengajian tinggi untuk memperkenalkan syarikat dan membuka peluang lebih ramai kepada pelatih untuk menjalani latihan industri di syarikat ini.

iii.

Menyediakan perancangan tugas yang lebih teratur untuk pelajar yang akan menjalani latihan industri di syarikat ini

iv.

Menunjukan kesungguhan dan kerjasama yang baik kepada pelajar dengan jelas supaya pelajar dapat menyelesaikan tugasan yang diberikan dengan cemerlang.

���