RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS PENANAE MANAJEMEN RESIKO PROSEDUR KERJA PELAYANAN PENDAFTARAN DI SUB UNIT UNIT PENDAFTARAN PENDAFTARAN PUSKESMAS PENANAE LURE MOO MOOD E FF ECT ANALYS ANALYSII S MENGGUNAKAN FAI LURE
& INSIDEN KEJADIAN TIDAK DIINGINKAN (KTD) KIPI DI SUB UNIT UNIT IMUNISASI IMUNISASI PUSKESMAS PENANAE nalysiss) F ai lure lur e M ode E ffe ff ect A nalysis nalysis MENGGUNAKAN RCA (R oot Case A nalysi
DINAS KESEHATAN KOTA BIMA TAHUN 2017
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan
Puja dan Puji Syukur atas kehadirat-Nya, yang telah memberikan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga sehingga kami
dapat menyelesaikan menyelesaikan laporan
pelaksanaan tinjauan manajemen di Puskesmas Penanae ini ini. Rapat tinjauan manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya Puskesmas untuk memastikan kelanjutan,kesesuaian,kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan.Dalam pelaksanaan rapat tinjauan manajemen di Puskesmas Penanane tidak sedikit mengalami hambatan di karenan proses ini baru di laksanan oleh Puskesmas dan masih dalam proses belajar.Dalam Laporan Tinjauan manajemen ini di tekanankn pada manajemen resiko FMEA dari proses RCA untuk mencari akar masalah kejadian KIPI di puskesmas Penanae Dalam penyusunan laporan ini juga tidak sedikit mengalami hambatan. Namun prosese tersebut dapat dilalaui, berkat bantuan, dorongan, semangat seluruh staf puskesmas sehingga kendala kendala kami dapat teratsi teratasi. Disusunnya laporan ini merupan kewajiban wakil manajemen mutu (Penanggung jawab manajemen mutu, disamping itu laporan dan pelaksanan tinjauan manajemen
ini bertujuan
untuk memperluas ilmu yang berkaitan
dengan mutu Pelayanan di Puskesmas Semoga laporan rapat tinjauan manajemen ini
menjadi pertimbangan dalam
mengambil kebijakan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di Puskesmas Penanane Kota Bima , 19 April 2017
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan
Puja dan Puji Syukur atas kehadirat-Nya, yang telah memberikan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga sehingga kami
dapat menyelesaikan menyelesaikan laporan
pelaksanaan tinjauan manajemen di Puskesmas Penanae ini ini. Rapat tinjauan manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya Puskesmas untuk memastikan kelanjutan,kesesuaian,kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan.Dalam pelaksanaan rapat tinjauan manajemen di Puskesmas Penanane tidak sedikit mengalami hambatan di karenan proses ini baru di laksanan oleh Puskesmas dan masih dalam proses belajar.Dalam Laporan Tinjauan manajemen ini di tekanankn pada manajemen resiko FMEA dari proses RCA untuk mencari akar masalah kejadian KIPI di puskesmas Penanae Dalam penyusunan laporan ini juga tidak sedikit mengalami hambatan. Namun prosese tersebut dapat dilalaui, berkat bantuan, dorongan, semangat seluruh staf puskesmas sehingga kendala kendala kami dapat teratsi teratasi. Disusunnya laporan ini merupan kewajiban wakil manajemen mutu (Penanggung jawab manajemen mutu, disamping itu laporan dan pelaksanan tinjauan manajemen
ini bertujuan
untuk memperluas ilmu yang berkaitan
dengan mutu Pelayanan di Puskesmas Semoga laporan rapat tinjauan manajemen ini
menjadi pertimbangan dalam
mengambil kebijakan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di Puskesmas Penanane Kota Bima , 19 April 2017
DAFTAR ISI
Hal Kata Pengantar ……………………………………………………………………… Daftar Isi ……………………………………………………………………………. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen ……………………………………………….. BAB I FMEA Pendahuluan …………………………………………………………… Latar Belakang ………………………………………………………… Tujuan ........................................... ................................................................. ............................................ ...................................... ................ BAB II Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen …............................................ …............................................ Rapat Tinjauan Manajemen ….......................................... ................................................................ ........................ Pelaksanaan FMEA Proses Pelayanan Pendaftaran Pendaftaran di Puskesmas Penanae ............................................ .................................................................. ............................................ ................................... ............. BAB III Penutup ........................................... ................................................................. ............................................ .................................... .............. Kesimpulan ........................................... ................................................................. ............................................ .............................. ........ Saran .............................................. .................................................................... ............................................ ..................................... ............... BAB IV RCA Pendahuluan .............................................. .................................................................... ............................................ ......................... ... Tujuan …………………………………………………………………... Latar Belakang Masalah ………………………………………………... Ringkasan kejadian ……………………………………………………... Metoda …………………………………………………………………... Grading kejadian............................................ kejadian.................................................................. ........................................... ..................... Kronologo kejadian............................................ kejadian.................................................................. ....................................... ................. Pembahasan......................................... Pembahasan............................................................... ............................................ ............................... ......... Faktor yang berkontribusi................. berkontribusi....................................... ............................................ .................................. ............ Akar masalah........................... masalah................................................. ............................................ ........................................... ..................... Rekomendasi Tindak lanjut............................................... lanjut..................................................................... ........................ .. Pembelajaran yang dapat di petik.............................................................. petik.............................................................. Daftar Pustaka.............................................. Pustaka.................................................................... ............................................ ........................ Lampiran......................................... Lampiran............................................................... ............................................ ..................................... ...............
AGENDA RAPAT TINJA
UAN MANAJEMEN PUSKESMAS PENANAE a.
Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu
b.
Arahan dari Kepala Puskesmas
c.
Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
d.
Pembahasan hasil audit internal
e.
Permbahasan umpan balik/keluhan pelanggan
f.
Hasil penilaian kepuasan pelanggan
g.
Hasil penilaian kinerja
h.
Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
i.
Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)
j.
Rekomendasi untuk perbaikan
k.
Penutup
FMEA BAB I
PENDAHULUAN
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen
dan
pelaksana
tentang permasalahan-permasalahan
yang terkait
dengan
implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/ sas aran/ indikator mutu dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja, untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal maupun insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik, juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional operasional kegiatan.
A. LATAR BELAKANG
Tinjauan manajemen adalah salah satu klausul yang penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang pelaksanaannya tergantung penetapan dari puskesmas tetapi umumnya dilakukan satu tahun dua atau tiga kali kal i sesuai kebutuhan. Tinjauan manajemen umumnya dilakukan dengan cara rapat bersama dengan Kepala Puskesmas, Wakil Tim Mutu, Tim Audit, Pokja Admin, Pokja UKP dan Pokja UKM untuk memaparkan pencapaian dan kendala yang dihadapi. Oleh karena itu sering kali disebut Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen harus di pelihara catatannya, namun disini juga terkadang menjadi kendala bagi puskesmas untuk membuat laporan hasil Tinjauan Manajemen yang baik. Sehingga seringkali dijumpai temuan-temuan, meskipun sudah dilaksanakan audit internal. Hal ini dikarenakan masih adanya kekurangan dalam penyampaian dan laporan tinjauan manajemen. Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasinya, dalam selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaian,
kecukupan dan efektifitasnya. Tujuan ini harus mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu dan Catatan dari tinjauan manajemen harus dipelihara. Di puskesmas Penanae dari hasil keluhan pelanggan masih banyak keluhan terkait dengan proses pelayanan pendaftaran pasien,demikian juga dari hasil Audit internal yang di lakukan di loket pada proses pendafataran masih temui kendala dalam pelayanan pendaftaran. Dari survey dan monitoring di tempat pendaftaran hasilnya sama dengan audit internal yang di lakukan yaitu di temui beberapa kendala dalam proses pendaftran. Dari hasil tersebut dalam rapat tinjauan manajemen ini proses pelayanan pendaftaran di bahas untuk di lakukan FMEA dalam manejemen resiko. Dalam Laporan insiden yang dilaporkan oleh unit Imunisasi terdapat kejadian KIPI (Kejadian ikutan pasca Imunisasi), KIPI merukan kejadian yang tidak dinginkan (KTD) yang menurut kami sangat penting untuk di cari akar masalahnya agar tidak terulang kembali.
B.
TUJUAN
Tujuan Pelaksaan FMEA
adalah : Kegagalan dalam proses pelayanan
pendaftaran dan mencari solusi untuk di ditetapkan sebagai desain alur pelayanan Pendaftaran yang baru.
BAB II PELAKSANANA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
A. RAPAT TINJUAN MANAJEMEN
Pengertian dari Pertemuan tinjauan manajemen atau biasa disebut juga sebagai rapat tinjauan manajamen disingkat dengan RTM adalah sebuh proses untuk melakukan evaluasi diri atas sistem manajemen mutu yang dijalankan apakah sudah sesuai dan efektif. Rapat ini dilaksanakan secara berkala dan terjadwal dan tentu melibatkan pihak yang terkait dengan operasional kegiaan organisasi. Dalam rapat tinajaun Manajemen ini perlu dibahas dahulu hasil rapat sebelumnya, bagaimana dengan tindak lanjutnya apakah sudah dilaksanakan dengan baik, karena puskesmas Penanae sebelumnya belum pernah melakukan tinjauan manajemn sebelumny maka tahap ini tidak di bahas, dan selain itu juga diupayakan kejelasan agenda yang akan dibahas, maka disini akan sedikit dijelaskan apa saja agenda yang perlu dibahas. Rapat tinjauan maanajemen diilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat kepentingan. 1. Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan. 2. Didokumentasikan dengan baik 3. Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja 4. Membahas perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan 5. Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan 6. Tindak lanjut terhadap rekomendari yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya 7. Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen 8. Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya 9. Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup: a. Hasil audit internal b. Umpan balik/keluhan pelanggan
c. Kepuasan pelanggan d. Kinerja yang dihasilkan e. Hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu f. Rencana perbaikan/perubahan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan g. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan h. Perubahan-perubahan yang dapat berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan (Lampiran) Yang berperan dalam pertemuan RTM adalah penanggung jawab manajemen mutu, dimana dialah yang seolah olah menjadi panitia dari pertemuan tersebut, dia harus mampu mempersiapkan tempat waktu, dan siapa saja yang akan diundang, serta kuncinya adalah pemantauan setelah RTM dilaksanakan. Apakah hasil benar benar ditindaklanjuti atau hanya sampai pada hasil rapat saja, tugas seorang penaggung jawab mutu adalah mengingatkan akan komitmen mengenai hasil pertemuan. Sesuai dengan protap rapat tinjauan majemen puskesmas Penanae maka urutan pelaksanan rapat adalah sebagai berikut:
B. PELAKSANAAN FMEA PROSES PELAYANAN PENDAFTARAN
FMEA Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, terhadap tiap model kesalahan/kegagalan,
melakukan penilaian
dengan mencari penyebab terjadinya,
mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur Langkah-langkah yang dilakukan dalam metode FMEA ini adalah : a.
Memilih dan Menetapkan Proses yang Berisiko Tinggi
b.
Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari proses,dan menganalisa flow chart
c.
Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien
d.
Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien
dengan metode workshop e.
Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat
bantu fish bone. Dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah
f.
Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan
menetapkan desain baru g.
Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada petugas terkait
h.
Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan
parameter sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya.
1.
Langkah-langkah 1)
Membentk tim FMEA yaitu orang-orang yang terlibat dalam suatu proses. a) Ketua: dr. Agus Dwi Pitono, M.Kes Tugas: Mengarahkan pelaksanaan FMEA b) Sekretaris 1. Fadilah Mustafa,SKM 2. Qurratul Ain,SGZ Tugas: 1. Notulen Pelaksaan Kegiatan 2. Mengatur lembar kerja c) Anggota: Peserta tinjauan Manjeman Tugas: 1. Menetapakan Nilai 2. Menganalisis hasil
2)
Tetapkan tujuan
Mendapatkan solusi baru dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran 3)
Keterbatasan
1. Pelaksanan rapat tinjauan manajemen baru di laksanakan tahun ini se hingga pelaksaanannya masih dalam taraf belajar. 2. Staff Puskesmas belum memanaham tata cara dan fungsi dari rapat tinjauan manajemen 4)
Jadual tim: Dilaksanaan pada tangga 12 Apri 2017 bersamaa dengan rapat tinjauan manajemen.
2.
Melakukan analisis FMEA setalah adanaya kegagalan/kesalahan dalam sistem pelayanan di pusksmas penanae.
1) Gambarkan alur proses yang ada sekarang
Langkah 1: Identifikasi Proses PROSEDUR PELAYANAN
1. Pasien Datang 2. Pasien mengambil Nomor Antri 3. Pasien di persilahkan menunggu di ruang tunggu menunggu panggilan 4. Pasien Di panggil 5. Pasien
Pasien umum Bayar tarif pendaftaran Rp.5000 sesuai Perda Kota Bima No 08 Tahun 2012 Pasien KJS Menunjukkan Kartu KS atau KTP Kota Bima atau Kartu Keluarga Wilayah Kec Raba Pasien BPJS Menunjukkan Kartu BPJS 6. Petugas Pendaftaran Pasien Baru: Petugas mencatat indentitas pasien dan membuat RM baru Pasien Lama: Petugas mencatat identitas pasien dan mengambilkan BRM di rak penyimpanan 7. Petugas menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang Poliklinik yang akan di tuju dan informasi lainnya Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru 8. Petugas menginformsikan pasien Menuju Poliklinik yang di t uju dengan membawa BRM
ALUR DAN PROSEDUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN Pasien Datang
Pasien mengambil Nomor Antri
Pasien di persilahkan
Pasien Di panggil
menunggu di ruang tunggu menunggu panggilan
A. Pasien Umum Bayar tarif pendaftaran Rp.5000 sesuai Perda Kota Bima No 08 Tahun 2012 B. Pasien KJS Menunjukkan Kartu KS atau KTP Kota Bima atau Kartu Keluarga Wilayah Kec Raba C. Pasien BPJS Menunjukkan Kartu BPJS
Menuju Poliklinik yang di tuju dengan membawa BRM
-Petugas menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang Poliklinik yang akan di tuju dan informasi lainnya -Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru
Pasien Baru: Petugas mencatat indentitas pasien dan membuat RM baru
Pasien Lama: Petugas mencatat identitas pasien dan mengambilkan BRM di rak penyimpanan
Langkah 2: Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Pendaftaran Tabel 1. Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Unit Pendaftaran Puskesmas Penanae tahun 2017
No
1
2
3
4
5
Proses/Langkah
Pasien Datang
Apa yang mungkin gagal
Pasien Pasien umum Bayar tarif pendaftaran
Efek kegagalan terhadap pasien
Tidak membawa Tidak Pasien tidak bisa diregister persyaratan dilayani pendaftaran
Pasien mengambil Proses antri tidak berjalan Nomor Antri
Pasien di persilahkan menunggu di ruang tunggu menunggu Pasien Di panggil
Penyebab Kegagalan
Pasien tidak menunggu di ruang tunggu
bisa
SV
7
OCC
8
DT
4
RPN
224
Solusi
Petugas menginformasikan tentang persyaratan pendaftaran pada pasien dan mengingatkan agar membawa kartu kontrol
Nomor antrian tidak berurutan, Nomor antrian dibawa pulang, dan kurangnya budaya antri
Keterlambatan dalam pelayanan
6
9
1
54
Ada pengaturan dan pembaharuan nomor antri
Kekurangan kursi
Pasien merasa tidak nyaman
2
4
9
72
Menambah kursi tunggu pasien
9
4
4
144
Pasien tidak mendengar panggilan
Tidak ada pengeras Pelayanan suara terhambat Pasien tidak membawa Pasien tidak Pasien tidak bisa diregister persyaratan bisa dilayani pendaftaran
7
2
1
Pengadaan Pengeras suara
14
Menginformasikan dan mengedukasi pasien mengenai persyaratan pendaftaran
98
Pengaturan dan pengelolaan RM serta dibutuhkan ketelitian petugas
Rp.5000 sesuai Perda Kota Bima No 08 Tahun 2012 Pasien KJS Menunjukkan Kartu KS atau KTP Kota Bima atau Kartu Keluarga Wilayah Kec Raba Pasien BPJS Menunjukkan Kartu BPJS
6
Petugas Pendaftaran Pasien Baru: Petugas mencatat indentitas pasien dan membuat RM Tidak bisa dilakukan baru pemberian RM Pasien Lama: Petugas mencatat identitas pasien dan mengambilkan BRM di rak
Kesalahan pengelolaan RM
Pelayanan terhambat
7
2
7
Rp.5000 sesuai Perda Kota Bima No 08 Tahun 2012 Pasien KJS Menunjukkan Kartu KS atau KTP Kota Bima atau Kartu Keluarga Wilayah Kec Raba Pasien BPJS Menunjukkan Kartu BPJS
6
Petugas Pendaftaran Pasien Baru: Petugas mencatat indentitas pasien dan membuat RM Tidak bisa dilakukan baru pemberian RM Pasien Lama: Petugas mencatat identitas pasien dan mengambilkan BRM di rak
Pengaturan dan pengelolaan RM serta dibutuhkan ketelitian petugas
Kesalahan pengelolaan RM
Pelayanan terhambat
7
2
7
98
Kehabisan /tidak ada RM
Keterlambatan dalam pelayanan
7
8
3
168
Kesinambungan RM
324
Ada petugas yang mengantarkan pasien dan diberikan informasi mengenai ruangan
penyimpanan
7
Petugas a. menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang Poliklinik yang Pasien tidak mendapatkan akan di tuju kartu kontrol /RM dan informasi lainnya
b.
8
Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru Petugas menginformsikan pasien Menuju Poliklinik yang di tuju dengan membawa BRM
Pasien kesasar ke tempat lain
Tidak diberikan Keterlambatan informasi dan tidak dalam ada petugas yang pelayanan mengantar BRM
9
9
4
Dari tabel 1 terlihat bahwa dari dari hasil kegagalan proses pelayanan yang mendapat nilai RPN terbesar adalah pada point Petugas menginformsikan pasien Menuju Poliklinik yang di tuju dengan membawa BRM dengan nilai RPN 324
penyimpanan
7
Petugas a. menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang Poliklinik yang Pasien tidak mendapatkan akan di tuju kartu kontrol /RM dan informasi lainnya
Kehabisan /tidak ada RM
Keterlambatan dalam pelayanan
7
8
3
168
Kesinambungan RM
324
Ada petugas yang mengantarkan pasien dan diberikan informasi mengenai ruangan
b.
8
Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru Petugas menginformsikan pasien Menuju Poliklinik yang di tuju dengan membawa BRM
Pasien kesasar ke tempat lain
Tidak diberikan Keterlambatan informasi dan tidak dalam ada petugas yang pelayanan mengantar BRM
9
9
4
Dari tabel 1 terlihat bahwa dari dari hasil kegagalan proses pelayanan yang mendapat nilai RPN terbesar adalah pada point Petugas menginformsikan pasien Menuju Poliklinik yang di tuju dengan membawa BRM dengan nilai RPN 324
Sebagai panduan untuk menentukan Occurrence (OCC),Severity(SV), Detectability (DT) dengan panduan sebagai berikut: 1. Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 1 : tidak pernah, 10 sangat sering Nilai
enjelasan
Pengertian
10
emungkinan terjadinya dapat dipastikan
Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
9
Hampir tidak dapat dihindarkan
Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
7, 8
Kemungkinan terjadai sangat tingggi
Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
5, 6
Kemungkinan terjadi tinggi sedang
Kesalahan terjadi sekali sebulan
3, 4
Kemungkinan terjadi sedang
Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan
2
Kemungkinan terjadi rendah
Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
1
Kemungkinan terjadi amat sangat rendah
Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat
Sebagai panduan untuk menentukan Occurrence (OCC),Severity(SV), Detectability (DT) dengan panduan sebagai berikut: 1. Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 1 : tidak pernah, 10 sangat sering Nilai
enjelasan
Pengertian
10
emungkinan terjadinya dapat dipastikan
Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
9
Hampir tidak dapat dihindarkan
Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
7, 8
Kemungkinan terjadai sangat tingggi
Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
5, 6
Kemungkinan terjadi tinggi sedang
Kesalahan terjadi sekali sebulan
3, 4
Kemungkinan terjadi sedang
Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan
2
Kemungkinan terjadi rendah
Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
1
Kemungkinan terjadi amat sangat rendah
Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
2. Kegawatannya (severity): (SV) 1 : tidak gawat, 10 sangat gawat Nilai
Penjelasan
Pengertian
10
Amat sangat berbahaya
Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului
8, 9
Sangat berbahaya
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului
7
Berbahaya
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan
5, 6
Berbahaya sedang
Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem
3, 4
Berbahaya ringan sampai sedang
Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan
2
Berbahaya ringan
Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem
1
Tidak berbahaya
Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
3. Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT) 1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi Nilai
Penjelasan
Pengertian
10
Tidak ada peluang untuk diketahui
Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
8, 9
Sangat sulit diketahui
Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan
6,7
Sulit diketahui
Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan
5
Berpeluang sedang untuk diketahui
Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling
3, 4
Berpeluang tinggi untuk diketahui
Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
2
Berpeluang sangat tinggi untuk diketahui
Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
1
Hampir dipastikan untuk diketahui
Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahan
Langkah 3 : Menghitung “ Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka menentukan skala prioritas pemecahan masalah Tabel 2. Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto proses pendaftaran di Puskesmas penanae tahun 2017
No
1 2 3 4 5 6 7 8
Efek Kegagaglan terhadap pasien Keterlambatan dalam pelayanan
Tidak bisa dilayani Keterlambatan dalam pelayanan Pelayanan terhambat Pelayanan terhambat Pasien merasa tidak nyaman Keterlambatan dalam pelayanan Pasien tidak bisa dilayani
RPN
Komulatif
Presentase Komulatif
324
324
29,51
224
548
49,91
168
716
65,21
144
860
78,32
98
958
87,25
72
1030
93,81
54
1084
98,72
14
1098
100,00
Tabel 2 menggambarkan rumus Pareto yang artinya ,apabila kegagalan dengan nilai presentase komulatif 80% atau mendekati (dalam hal ini 79 %) dapat terpecahkan, maka otomatis semuanya akan terselesaikan. Dari tabel 2 terlihat bahwa cut Point 80 dari diagram Pareto pada nilai 78,32 %.
Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah Tabel 3. Solusi dan indicator keberhasilan dari Digaram pareto (Cut Point 80%) di unit Pelayanan Pendaftaran Puakesmas Penanae tahun 2017 No
1
2
Proses/Langkah
Petugas menginformasikan pasien menuju Poliklinik yang dituju dengan membawa BRM
Pasien datang
Petugas pendaftaran : a. Menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang 3 poliklinik yang akan dituju dan informasi lainnya b.Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru
4
Pasien dipanggil
Apa yang mungkin gagal
Penyebab kegagalan
Pasien kesasar ke tempat lain
Tidak diberikan informasi dan tidak ada petugas yang mengantar BRM
Efek kegagalan terhadap pasien
Solusi
Indikator keberhasilan
Waktu Evaluasi
Keterlambatan dalam pelayanan
Ada petugas yang mengantarkan pasien dan diberikan informasi mengenai ruangan
100 % pasien yang datang RM diantar oleh Petugas
1 Minggu Sekali
100 % pasien yang datang bisa dilayani
1 bulan Sekali
Pasien tidak bisa diregister
Tidak membawa persyaratan pendaftaran
Tidak bisa dilayani
Petugas menginformasikan tentang persyaratan pendaftaran pada pasien dan mengingatkan agar membawa kartu kontrol
Pasien tidak mendapatkan kartu kontrol /RM
Kehabisan /tidak ada RM
Keterlambatan dalam pelayanan
Wajib ada Kesinambungan RM
100 % pasien yang datang harus mendapat BRM
1 bulan Sekali
Pasien tidak mendengar panggilan
Tidak ada pengeras suara
Pelayanan terhambat
Pengadaan Pengeras suara
100 % pasien yang datang mendengarkan panggilan
Setiap hari
Dari tabel 3 di dapat solusi dan indikator kebrhasilan adalah : 1. Ada petugas yang mengantarkan pasien dan diberikan informasi mengenai ruangan 2. Petugas menginformasikan tentang persyaratan pendaftaran pada pasien dan mengingatkan agar membawa kartu kontrol 3. Wajib ada Kesinambungan RM 4. Pengadaan Pengeras suara
Petugas pendaftaran : a. Menyerahkan BRM ke pasien dengan memberikan informasi tentang 3 poliklinik yang akan dituju dan informasi lainnya b.Pemberian kartu identitas berobat untuk pasien baru
4
Pasien dipanggil
Pasien tidak mendapatkan kartu kontrol /RM
Pasien tidak mendengar panggilan
Kehabisan /tidak ada RM
Tidak ada pengeras suara
Keterlambatan dalam pelayanan
Pelayanan terhambat
Wajib ada Kesinambungan RM
100 % pasien yang datang harus mendapat BRM
1 bulan Sekali
Pengadaan Pengeras suara
100 % pasien yang datang mendengarkan panggilan
Setiap hari
Dari tabel 3 di dapat solusi dan indikator kebrhasilan adalah : 1. Ada petugas yang mengantarkan pasien dan diberikan informasi mengenai ruangan 2. Petugas menginformasikan tentang persyaratan pendaftaran pada pasien dan mengingatkan agar membawa kartu kontrol 3. Wajib ada Kesinambungan RM 4. Pengadaan Pengeras suara
Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan Dari Hasil FMEA diatas maka alur pelayanan pendaftaran di Puskesmas penanae menjadi sebagai berikut:
Pasien datang dengan membawa persyaratan pendaftaran yang telah di informasikan oleh Pusksmas -Kartu Kontrol - Pasien Umum Membayar sesuai tarif yang ditetapkan - Pasien KJS Membawa Kartu KS/KTP - Pasien BPJS Membawa Kartu BPJS
Pasien di panggil dengan pengeras Suara
Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan Dari Hasil FMEA diatas maka alur pelayanan pendaftaran di Puskesmas penanae menjadi sebagai berikut:
Pasien datang dengan membawa persyaratan pendaftaran yang telah di informasikan oleh Pusksmas -Kartu Kontrol - Pasien Umum Membayar sesuai tarif yang ditetapkan - Pasien KJS Membawa Kartu KS/KTP - Pasien BPJS Membawa Kartu BPJS
Pasien di panggil dengan pengeras Suara
Petugas harus membuat BRM
Ada Petugas mengantarkan BRM ke poliklinik yang di tuju dan memberikan informasi ke pasien tentang tempat yang di tuju
Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah Tabel 4. Evaluasi dari solusi desain Alur Pelayanan baru di unit pendaftaran Puskesmas Penanae tahun 2017
No
Proses /Langkah
1
Pasien datang mendaftar dengan membawa
Apa yang mungkin gagal Tidak bisa di registrasi
Pasien lalai
Pasien tidak mendapatkan pelayanan
Penyebab kegagalan
Efek kegagalan terhadap pasien
SV
OCC
DT
RPN
Keterangan
5
3
1
15
menurun
persyaratan pendaftaran yang telah di informasikan oleh Puskesmas sebelumnya seperti:Kartu Kontrol untuk pasien lama ,Pasien Umum Membayar sesuai tarif yang ditetapkan jika dan bagi pasien bukan anggota asuransi wilayah puskesmas penanane, Pasien KJS Membawa Kartu KS/KTP, Pasien BPJS Membawa Kartu BPJS 2
Pasien di panggil dengan pengeras Suara
Pasien tidak menyadari di panggil
Pasien tidak focus
Lambat di layani
2
3
1
6
menurun
3
Petugas harus membuat BRM
Pasien tidak mendapatka n BRM
BRM habis
Data pasien tidak di tulis di BRM
7
3
1
21
Menurun
4
Ada Petugas mengantarkan BRM ke poliklinik yang di tuju dan memberikan informasi ke pasien tentang tempat yang di tuju
BRM tidak diantar
Tidsk ada petugas
BRM di bawa pasien
3
3
3
27
Menurun
Dari tabel 6 di dapatkan informasi bahwa alur baru setelah dilakukan curah pedapat menghasil nilai RPN yang menurun. 3.
Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada p etugas terkait
4.
Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter sesuai hasil pengukuran risiko t ahap sebelumnya
3
Petugas harus membuat BRM
Pasien tidak mendapatka n BRM
BRM habis
Data pasien tidak di tulis di BRM
7
3
1
21
Menurun
4
Ada Petugas mengantarkan BRM ke poliklinik yang di tuju dan memberikan informasi ke pasien tentang tempat yang di tuju
BRM tidak diantar
Tidsk ada petugas
BRM di bawa pasien
3
3
3
27
Menurun
Dari tabel 6 di dapatkan informasi bahwa alur baru setelah dilakukan curah pedapat menghasil nilai RPN yang menurun. 3.
Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada p etugas terkait
4.
Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter sesuai hasil pengukuran risiko t ahap sebelumnya
BAB III. PENUTUP 1. Kesimpulan Dari hasil curah pendapat dan analisis FMEA terhadap proses Pelayanan pendaftaran di Puskesmas Penanae, beberapa hal yang dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Alur Pelayanan pendaftaran menjadi: a. Pasien datang mendaftar dengan membawa persyaratan pendaftaran yang telah di informasikan oleh Puskesmas sebelumnya seperti:Kartu Kontrol untuk pasien lama ,Pasien Umum Membayar sesuai tarif yang ditetapkan jika dan bagi pasien bukan anggota asuransi wilayah puskesmas penanane, Pasien KJS Membawa Kartu KS/KTP, Pasien BPJS Membawa Kartu BPJS b. Pasien di panggil dengan pengeras Suara c. Petugas harus membuat BRM d. Ada Petugas mengantarkan BRM ke poliklinik yang di tuju dan memberikan informasi kepasien tentang tempat yang di tuju
2. Sarana yang harus di persipakan untuk proses pendaftaran:
BAB III. PENUTUP 1. Kesimpulan Dari hasil curah pendapat dan analisis FMEA terhadap proses Pelayanan pendaftaran di Puskesmas Penanae, beberapa hal yang dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Alur Pelayanan pendaftaran menjadi: a. Pasien datang mendaftar dengan membawa persyaratan pendaftaran yang telah di informasikan oleh Puskesmas sebelumnya seperti:Kartu Kontrol untuk pasien lama ,Pasien Umum Membayar sesuai tarif yang ditetapkan jika dan bagi pasien bukan anggota asuransi wilayah puskesmas penanane, Pasien KJS Membawa Kartu KS/KTP, Pasien BPJS Membawa Kartu BPJS b. Pasien di panggil dengan pengeras Suara c. Petugas harus membuat BRM d. Ada Petugas mengantarkan BRM ke poliklinik yang di tuju dan memberikan informasi kepasien tentang tempat yang di tuju
2. Sarana yang harus di persipakan untuk proses pendaftaran: a. Pengeras suara untuk memanggil pasien. b. Penambahan ruang tunggu pasien c. Rekam medis dan kartu kontrol harus selalu ada. 3. Petugas pembawa Rekam medis ke tempat ruangan yang di tuju. . 2. Saran 1. Perlu segera di lengkapi sarana prasarana, tenaga untuk pelayanan proses pendaftaran agar segera dapat dilakukan uji coba desain baru alur pelayanan pendaftran ini 2. Perlu di lakukan sosialisasi kembali desai baru sebelum di uji cobakan 3. Perlu evaluasi selama uji uji coba desain baru alur Pelayanan.
RCA BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Kasus Laporan ini merupakan laporan investigasi kejadian tidak diinginkan (KTD) KIPI (Kejadian ikutan Pasca Imunisasi ) yang terjadi pada tanggal 20 Februari 2017 di unit Imunisasi Puskesmas Penanae dengan kategori Ekstrim I.
II.
Tujuan RCA KIPI inmunisasi: Mencari akar masalah masalah penyebab KIPI, dan menetapakan penyelesain atau rekomendasi solusi masalah KIPI.
RINGKASAN KEJADIAN Pasien lapor ke petugas Nur aidah tanggl 20 bulan 2 tahun 2017 bahwa anaknya yang bernam Fairul Alba alamat Rt 4 Rw 02 Rabangodu Selatan pahan kanan bengkak,merah dan sakit setelah mendapat imunisasi DPT1,polio 2 pada tanggal 18 Februari 2017 di Posyandu Rade1 . Pasein di periksa oleh petugas Imunisasi Nuraidah pasien panas,rewl,nyeri paha kemerahan di tempat lokasi suntukan bengkan diameten 3 cm. Dilakukan Interview kepada orang tuan(ibunya), Setelah imunisasi pasien rewel dan panas sehingga pada tanggal 20 februari pasien di bawa ke puskesmas Penanane IV. METODA Metoda RCA digunakan dalam menganalisis kejadian dengan Alasan insisden kIPI harus di invetigasi secara detail karena sebagai berikut : a. Kalsifikasi insiden tersebut penting dilakukan dengan cara: III.
Consequence(Seberapa Berat dari dampak)=1-5
Likelihood(Seberapa sering terjadi)=1-5
Penentuan tingkat Resiko.
Hasil Curah pendapat tentang tingkat resiko KIPI didapatkan hasil sebagai berikut ini: Insiden KIPI
Consequence 4
Likelihood 4
Tingkat resiko (CXL) 16
Dilihat dari hasil tingkat resiko di dapatkan nilai 16 atau level ekstrik sehingga layak untuk di lakukan RCA. Insiden juga harus di lakukan RCA apabila : 1. 2. 3. 4. 5.
1. 2. 3.
Masalah serius/ membehayakan pasien Masalah potensial untuk pembelajaran dalam unit atau organisasi yang lebih luas RCA wajib dilakukan pada keadaan : Semua kematian yang tidak diharapkan Semua insiden yang di duga mengakibatkan cedera permanen, kehilangan fungsi atau kehilangan bagian tubuh Untuk mendapatkan data KIPI Dokumen yang dianalisis meliput:
Buku pencacatan Posyandu Format data Imunisasi Format Kejadian KIPI Sedangkan petugas imunisasi yang diwawancara adalah petugas imunisasi yaitu :Nuraidah,Amd.Kep dan penerima laporan terjadinya KIPI Nurrahmi,Amd.Kep. Keluraga pasien yang di wawancarai adalah Pasien orang tua Pasien (ibu pasien)
V.
GRADING KEJADIAN Dari hasil curah pendapat peserta RCA untukmenentukan grading kejadian berdasrakan Cosequence dan Likelihood grading kejadian termasuk ekstrim
KRONOLOGI KEJADIAN Petakan kronologi kejadian
VI.
1)
Sangat membantu bila kronologi insiden dipetakan dalam sebuah bagan. Ada berbagai macam cara : a) Kronologi narasi Kronologi insiden sangat berguna pada laporan akhir insiden Pada tanggal 20 Februari orang tua pasien yang bernama bu asni datang melapor kepada petugas imunisasi Nuaidah Amd.Kep bahwa anaknya yang bernama Fairul alba (6 bulan) yang di imunisasi pada tanggal 18 Februari 2017 DPT,Polio2 di posyandu Rade di kelurahan rabangodu selatan mengalami bengkak di paha, kemerahan dengan diamaeter 3 cm, anak rewel dan badan panas b)
Tabular Timeline Tabel1, Tabuler Line Kejaian KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 No Kegiatan Waktu 18 20 23 26 Keteranagn Februari Februari Februari Februari 2017 2017 2017 2017 1 Pemberian Imunisasi 2 Orang tua Melapor Kejadian KIPI Konsul dokter 3 dan terapi 4 Beri HE pada oarang tua 5 Kunjunga KIPI membaik rumah pasien 6 Masalah dalam Pada Periode ini pelayanan petugas tidak dapat melakukan intervensi untuk mencegah kejadian pasca imunisasi Dari tabel 1 di perileh data bahwa kejadianKIPI sudah di laporkan petugas ke dokter dan sudah dilakukan tindak lanjut c)
Time person grids
Memungkinkan untuk melacak gerak/ kehadiran orang sebelum dan sesudah insiden. Tabel 2. Time person grids Kejaian KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 Pembengkaan setelah penyuntikan imunisai
18 Februari 2017
Time
20 Februari 2017
23 Pebruari 2017
26 Februari 207
Kunjunga rumah: bengkak berkurang,pasie n tidak rewel,Kemrahan berkurang
Kunjunga rumah,Pasien sembuh
Staff Member
Nuraidah ,Amd.Kep
Imunisasi Pasien
Emi Nurrahmi,Amd.Kep
Menerima laporan terjadinya KIPi
Dr.Agus D.P
Terapi KIPI dan He
Nuraidah ,Amd.Kep
Dari tabel 2 terlihat urutan tatalaksana KIPI sudah di jalankan oleh petugas
d) Identifikasi dalam pengelolaan pelayanan pasien Tabel 3. Identifikasi dalam pengelolaan pelayanan pasien KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 Masalah Penjelasan Kejadian KIPI tidak dapat di hindari karena 1. Budaya di massyarakat pasca imunisasi lokasi petugas tidak dapat melihat secara rutin penyuntikan di tekan tekan. keadaan pasien pasca imunisas, yang dapat di 2. Lingkungan pasien buruk lakukan petugas hanya KIE 3. Higiene kurang baik SOP tidak di Patuhi secara maksimal 1. Pelaksaan imunisasi di psyandu bersifat massal, petugas tidak patuh memeakai handscoen 2. Handscouen tidak tersedia Petugas Imunisasi ada yang belum mendapat Dari 4 petugas imunisasi hanya 2 yang sudah Pelatihan mendapat pelatihan imunisasi. Pengelolaan rantai dingin Vaksin tidak 1. Petugas lalai mengukur suhu lemari setiap hari
makasimal. Tidak ada ruangan khusu untuk program imunisasi
2. Listrik mati 3. Ruangan yang ada sekarang terbuka.
Dari tabel 3 di peroleh informasi bahwa higiene dan lingkungan pasien buruk dan pelaksanaak imunisasi petugas tidak memakai sarung tangan. e)
Analisis Masalah: 1) Tehnik Mengapa Tabel 4. Analisis masalah tehnik mengapa, Kejadian KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 Masalah Petugas KIPI tidak dapat mengintervensi kejadia KIPI selama pasien di rumah pasca imuniasis Mengapa 1. Petugas hanya bisas melakukan KIE saja 2. Budaya masayarakat 3. Lingkunga rumah 4. Higiene pasien Masalah Pelaksanaan SOP tidak maksimal Mengapa Pasien posyandu yang akan di imunisasi banyan petugas Tidak menggunakan sarung tangan Sarung tangan tidak ada Masalah Pengelolaan rantai dingi tidak maksimal. Mengapa Masalah Mengapa
Petugas tidak memonitor suhu lemari es setiap hari Ada petugas yang belum mendapat pelatihan imunisasi Belum ada Jadwal pelatihan. Monitoring dan evaluasi kegiatan imunisasi tidak di lakukan
Masalah Mengapa
Tidak ada supervisi Dari tabel 4 dapat di peroleh informsi bahwa disampaing faktor pasien, ada faktor petugas yang perlu di perhatikan yaitu kompetensi, pemakain sarung tangan dan manajemen rantai dingin.
f) Analisis Penyimpangan Tabel 5. Analisis Penyimpangan, Kejadian KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 Prosedur yang seharusnya (SOP)
Prosedur yang di lakukan saat Insiden
Apakah terdapat bukti penyimpangan terhadap SOP
Menyuntik Tidak menggunakan sarung tangan imunisai menggunakan sarung tangan Monitor suhu Tidak memonitor suhu harian vaksin suhu harian vaksin
1. Ada 2. Sarung tangan tidak tersedia waktu kegiatan imunisasi. Tidak ada monitoring suhu harian vaksin
Dar tabel 5 di dapat penyimpangan dalam pelaksanaaan SOP yaitu petigas tidak memakai sarung tangan dalam melakukan imuniasasi g) Analisis Pertahanan(Barrier) Ada satu alat yang sangat berguna untuk menyusun penyelesaian masalah ini. Alat itu disebut analisa penghalang (barrier analysis). Namun, sebelum masuk ke dalam analisa penghalang, kita perlu memahami dahulu pengertian penghalang dihubungkan dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden. Ilustrasi tentang penghalang dihubungkan dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden adalah sebagai berikut:
Dari ilustrasi di atas, jelas terlihat bahwa tebal lapisan penghalang tidaklah sama. Yang paling kuat adalah adanya alat, sedangkan yang paling lemah adalah kebijakan/prosedur.
Tabel 6. Analisis Pertahanan (Bariier) Kegiatan Imunisasi di Puskesmas Penanae tahun 2017 Pertahanan (barrier )apa saja yang Apakah pertahanan(bariier) tersebut Mengapa pertahanan (barrier) gagal dan apa dampaknya sudah ada terkait masalah ini ada/di lakukan 1. Ada Kebijakan nasional tentang SOP dilakukan tidak maksimal 1. Petugas lalai tidak memakai sarung tangan imunisasi (pemakaian sarung tangan). 2. Sarung tangan tidak ada 2. Ada buku panduan tentang 3. Pendidikan Keluarga pasien rendah sehingg pemahan imunisasi KIE kurang 3. Ada SOP tentang imunisasi SOP KIE Pasca imunisasi di lakukan. Dampaknya: 4. SOP pegelolaan rantai dingin 1. Petugas melakukan imunisasi tanpa mengunakan Ada lemari es vaksin. sarung tangan 2. Perawatan pasca imunisasi tidak di lakukan Petugas tidak memonitor suhu harian vaksin Dampaknya suhu harian vaksin tidakterdata Dari 4 petugas Imunisasi hanya 2 50% di lakukan Belum ada jadwal pelatihan, dampaknya ketrampilan dan yang mendapat pelatihan skill petugas tidak standar. Ada tim Imunisasi Ada Tim imunisasi Tim Imunisasi belum di SK kan dampaknya belum ada pembagian tugas Ada unit imunisasi di puskesmas Dilakukan Belum ada ruangan khusus imunisasi, dampaknya ruangan imunisasi terbuka. Lemari es penyimpan vaksin ada Dilakukan penyimpanan vaksin di Tidak ada pemeliharaan suhu dan maintenance lemari es Dampaknya suhu harian vaksin tidat tercatat. Alat penyuntikan vaksin disposible dispopsible Tidak di lihat tanggal kadaluarsa alat dampaknya mungkin saja alat sudah kadaluarsa Dari tabel 6 di dapatkan data bahwa semua SOP,Pelatihan,teamwok,lingkungaan dan Alat.
bariier
di langgar atau tidak dilaksanakan secara maksimal
seprti
PEMBAHASAN Dari data di atas di dapatkan bahwa KIPI terjadi 3 hari setelah imunisasi DPT, segera orang tua pasien melapor ke petugas bahwa pada pasien yang di imuniasi terjadi pembengkaan. Tiga hari pasca imunisasi petugas t idak dapat mengintervensi untuk mencegah terjadinya KIPI seperti kebiasaan keluarga pasien yang menekan paha pasien yang mungkin tidak higienis termasuk lingkungan rumah pasien yang tidak sehat meskipun Pemberian KIE pasca imunisasi sering di dilakukan. Dari analisis Identifikasi dalam pengelolaan pelayanan pasien, Analisis Masalah dengan Tehnik Mengapa, Analisis Penyimpangan, Analisis Pertahanan (Bariier) di dapatkn hasil sebagai berikut : 1. Dalam pelaksanaan imunisasi SOP tidak dilaksanakan maksimal yaitu tidak menggunakan sarung tangan ketika melakukan penyuntikan atau karena tidak tersedia sarung tangan 2. Sebagian petugas imunisasi tidak standard karena belum mengikuti Pelatihan 3. Pengelolaan rantai dingin tidak maksimal 4. Pengorganiasian tim imunisasi belum maksimal 5. Ruangan imunisasi tidak standart 6. Pendidikan keluaraga pasien rendah,meskipun sudah di beri KIE pasca imunisasi kemungkina ibu pasien belum memahami maksudnya. 7. Lingkungan rumah pasien tidak bersih. VII.
PEMBAHASAN Dari data di atas di dapatkan bahwa KIPI terjadi 3 hari setelah imunisasi DPT, segera orang tua pasien melapor ke petugas bahwa pada pasien yang di imuniasi terjadi pembengkaan. Tiga hari pasca imunisasi petugas t idak dapat mengintervensi untuk mencegah terjadinya KIPI seperti kebiasaan keluarga pasien yang menekan paha pasien yang mungkin tidak higienis termasuk lingkungan rumah pasien yang tidak sehat meskipun Pemberian KIE pasca imunisasi sering di dilakukan. Dari analisis Identifikasi dalam pengelolaan pelayanan pasien, Analisis Masalah dengan Tehnik Mengapa, Analisis Penyimpangan, Analisis Pertahanan (Bariier) di dapatkn hasil sebagai berikut : 1. Dalam pelaksanaan imunisasi SOP tidak dilaksanakan maksimal yaitu tidak menggunakan sarung tangan ketika melakukan penyuntikan atau karena tidak tersedia sarung tangan 2. Sebagian petugas imunisasi tidak standard karena belum mengikuti Pelatihan 3. Pengelolaan rantai dingin tidak maksimal 4. Pengorganiasian tim imunisasi belum maksimal 5. Ruangan imunisasi tidak standart 6. Pendidikan keluaraga pasien rendah,meskipun sudah di beri KIE pasca imunisasi kemungkina ibu pasien belum memahami maksudnya. 7. Lingkungan rumah pasien tidak bersih. VII.
FAKTOR-FAKTOR YANG BERKONTRIBUSI. Faktor faktor yang mungkin berkontribusis terjadinya KIPI dari hasil invertigasi di dapatkan data sebagai berikut: Tabel 7. Faktor faktor yang mungkin berkontribusis, Kejadian KIPI di unit Imunisasi PKM Penanae tahun 2017 Faktor di luar Fasilitas 1. Pendidikan orang tua rendah Kesehatan(regulasi,peraturan,pe 2. Kebersihan lingkungan rumah buruk rundangan, ekonomi,sosial 3. Budaya masyarakat budaya,dsb 4. Higiene personal Faktor Organisasi dan manajemen a. Organisasi dan manajemen a. Ada tim imunisasi belum ada SK tim b. Kebijakan internal sehingga struktur organisasi imunisasi c. Administrasi dan uraian tugas belum jelas d. Prosedur (SOP) b. Belum ada kebijakan internal tentang e. Budaya keselamatan imunisasi f. Sumber daya manusias c. Format,buku panduan dan buku laporan g. Pendidikan/pelatihan/kompet ada ensi d. Ada SOP e. Budaya keselamatan belum di terapkan secara maksimal f. SDM imunisasi 50% saja yang sudah di latih imunisasi g. Kompetensi Perawat, 2 orang sudah di VIII.
latih (sertifikat pelatihan Faktor lingkungan kerja a. Bangunan b. Lingkungan c. Perlengkapan/Peralatann
Faktor Kontributor:Tim Kesehatan yang melayani a. Supervisi dan Konsultasi b. Konsistensi Pelaksanaan tugas c. Kepemimpinan dan tanggung Jawab d. Ketanggapa terhadap Kejadian Faktor Kontributor:Staff a. Kompetensi b. Stresor fisik c. Stressor mental
a. Untuk imunisasi statis belum ada ruangan khusus,untuk imunisasi lapangan sebagian besar lokasi tidak layak b. Lingkungan tidak mendukung c. APD tidak tersedia,Chold Chain ada,Vaksin ada,Spuit disp ada,Desinfektan ada a. Tidak ada b. Konsisten c. Tidak Jelas d. Responsif
a. Ada 4 Perawat Staf Imunisasi,2 Staf belum pelatihan Imunisasi b. Ringan c. Sedang
Faktor Kontributor Tugas a. Ketersediaan SOP b. Ketersediaan dan akurasi hasil test c. Faktor penunjang dalam validasi/kalibrasi alat medis d. Disain tugas Faktor Kontributor pasien a. Kondisi Pasien b. Faktor Personal(Kepribadian,ba hasa,Kondisi sosial,keluarga dsb) c. Pengobatan d. Riwayat Penyakit e. Hubungan interpersonal staff dan pasien
a. Ada SOP b. – c. Suhu harian lemari es tidak di lakukan pencacatan,Lemari es belum pernah di kalibrasi d. Belum ada urain tugas setiap staf
Faktor Kontributor Komunikasi a. Komunikasi Lisan b. Komunikasi tertulis
a. Komunikasi lisan lancar dengan bahasa daerah dan bahasa Indonesia b. Komunikasi tertulis mampu
a. Sehat Higiene Personal kurang b. Faktor personal orang tua Pendidikan rendah c. Idak ada pengobatan sebelunya d. Tidk ada e. Hubungan personal pasien staf baik
Dari tabel 7 faktor yang mungkin berkonrtribusi dapat simpulkan sebagai berikut ini:
1. 2. 3. 4. 5.
IX.
AKAR MASALAH
Faktor di luar fakes yaitu pendidikan orang tua,higiene pasien dan lingkungan rumah Faktor organisasi yaitu belum ada struktur dan pembagian tugas yang jelas Faktor lingkungan kerja yaitu tidak tersedia APD dan ruangan khusus imunisasi Faktor konributor staf yaitu tidak patuh dalam melaksanakan SOP Faktor Kontributor tugas yaitu lalai dalam memonitor suhu harian vaksin
FISH BONE KEJADIAN KIPI PADA PELAYANAN IMUNISASI
PETUGAS
Tekhnik /Tata Cara
ALAT
Kadaluwarsa
Penyuntikan Rantai Dingin Skill
Personal Hygiene & Lingkungan Pasien
PASIEN
X.
NO
Terganggu
SOP
KIE
PROSEDUR
PENANGANAN PASCA IMUNISAS
REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT Hasil Fish Bone
Kemudahan
Besar masalah
Kegawatan
NPN
LEVEL
RTL
1
Kadaluwarsa
1
10
10
100
4
Periksa Kondisi Vaksin
2
Rantai Dingin Terganggu
2
10
10
200
3
Sensus suhu
3
Skill / Tekhnik Penyuntikan
5
10
10
500
1
OJT /Pelatihan
4
Penanganan Pasca Imunisasi
3
8
9
216
3
KIE
5
Personal Hygiene dan Lingkungan Pasien
3
8
9
216
3
KIE
6
Kepatuhan SOP
7
9
5
315
2
Dari hasil curah pendapat tentang akar masalah KIPIdan rencana tindak lanjut untuk menangan masalah KIPi di peroleh rekomendasi sebagai berikut: 5. OJT/Pelatihan petugas imunisasi 6. KIE setiap pasien sebelum dan sesudah Imunisi 7. Supervisi terhadap Kepatuhan SOP temasuk penyediaan APD
PEMBELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK. Daris hasil Rapat tinjauan manajemen pelakanaan manajemen resiko terhadap proses FMEA pendaftaran dan CRA kasus KIPI di Puskesmas Penanae dapat di peroleh pembelajara bahwa: Keputusan dan tindakan manajemen puncak berhubungan dengan: 1. Peningkatan efektivitas system manajemen mutu dan system pelayanan 2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, 3. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada system manajemen mutu maupun system pelayanan 4. Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar system pelayanan efektif XI.
DAFTAR PUSTAKA
Guide for RCA, team patien safety centre quensland health, 2009
Supervisi
Richard. 2009. Root Cause Analysis in Health Care: tools and Workshorp RCA, dr Hanefi Jasri, 2014
techniques. JCI
LAMPIRAN:
DOK DOKUMENTASI RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN I Dokumentasi rapat Tinjaun Manajemen I
UMENTASI RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN I
PEMERINTAH KOTA BIMA DINAS KESEHATAN UPT. PUSKESMAS PENANAE Jl. Gajah Mada No. Phone (0374) 646814 Kota Bima Hasil Pengaduan Masyarakat selama bulan Januari sampai April adalah sebagai berikut: Bulan Jumlah Materi pengaduan Unit /layanan yang Pengaduan di adukan Januari 1 Pemisahan pendaftaran anaka dan Pendaftaran/Loket dewas Pebruari 4 Pengeras Suara Pendaftaran/Loket Petugas Loket kurang ramah Pendaftaran/Loket Antri mendaftar lama Pendaftaran/Loket Antrian tidak berurutan Pendaftaran/Loket Maret 0 April 2 Petugas Loket Lelet Pendaftaran/Loket Pelayanan loket tidak efektip dan Pendaftaran/Loket efisien JUMLAH 7
PEMERINTAH KOTA BIMA DINAS KESEHATAN UPT. PUSKESMAS PENANAE Jl. Gajah Mada No. Phone (0374) 646814 Kota Bima Hasil Survei yang dilakukan di Pelayanan Poli Umum, Gigi, Poli anak KIA/KB, Bersalin, Tindakan, Apotek ,Administrasi dan Klinik Sanitasi Survei dengan 50 Responden N Uraian Pernyataan Tidak % Memuaska % Sangat % o memuaska n memuaska n n 1 Bagaimana 1 2% 40 81% 8 16% Pendapat Anda tentang Pelayanan yang anda terima 2 Bagaiaman pendapat 1 2,3% 37 86% 5 11,6 anda tentang % keramahan petugas 3 Bagaiaman pendapat 1 2,8% 37 80,4 8 17,4 anda tentang % % perlkuanyang sama(keadilan)dala m mendapatkan pelayanan 4 Bagaimana waktu 3 6,4% 35 74,5 9 19,1 tunggu untuk % % mendapatkan pelayanan 5 Bagaiaman pendapat 8 16,3 33 67,3 9 18,4 anda tentang % % % kebersihan dan kenyamanan ruang tunggu 6 Bagaiaman 18 36% 25 50% 7 14% kebersihan toilet di ruang tunggu 7 Bagaiaman 14 28,8 27 57,4 6 12,8 kebersihan taman di % % % sekitar puskemas 8 Bagaiaman pendapat 30 61,2 14 28,6 5 10,2 anda tentang parkir % % % puskesmas10
9
Bagaiaman pendapat anda tentang penampilan petugas 10 Bagaiaman pendapat anda tentang kebersihan dan kenyamanan ruang tunggu
2
4,1%
37
75,5 %
10
20,4 %
6
13,3 %
31
68,9 %
8
17,8 %
Saran dari responden: 1. Dari 36% yang tidak puas dengan toilet ruang tunggu ada yang mengatakan tilet rusak segera di perbaiki. 2. 16,3% yang tidak puas dengan kursi tunggu mengatakan kursi t unggu kurang banyak 3. Dari 28,8% yang tidak puas dengan taman sebagian mengatakan taman kurang rapi dan tidak bersih Dari 61,2% yang tidak puas dengan tempat parkir mengatakan tempat parkir di perluas agar ibu yang akan melahirkan
PEMERINTAH KOTA BIMA DINAS KESEHATAN UPT. PUSKESMAS PENANAE Jl. Gajah Mada No. Phone (0374) 646814 Kota Bima Hasil monitoring Layanan Klinis
1) No 1
Pendaftaran. Monitoring layanan klinis Ruangan
2
Proses layanan
3
Peralatan
2) Penerimaan pasien No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2 Proses layanan
Hasil Monitoring Ruangan tidak memadai untuk melakuka komunikasi pemberian informasi kepada pelanggan 1. Waktu pendaftaran <10 menit 2. Waktu tunggu <10 menit 3. Pemberian informasi ke pasien kurang 4. Sarana pemberian informasi tidak ada 5. Pemberian informasi Hak dan kewajiban Pasien belum ada 6. Penulisasn identitas pasien di RM tidak lengkap 7. Sebagia pasien tidak ada RM 8. SOP pendaftaran belum di pahami Memerlukan pengeras suara untuk memanggil pasien
Hasil Monitoring Cukup 1. Tidak ada Jadwal petugas 2. Petugas tidak dapat membawa RM ke
Standar monitoring Ada komunikas yang baik dengan pelaggan
Keterangan Ruangan sempit terhalang oleh kaca
SOP Pendaftaran
Standar monitoring
1. Ada Jadwal petugas Jaga(Kesepakata n rapat)
1. Kurang RM 2. Petugas kurang 3. Salah memahami protap penulisan identitas
Keterangan
tempat tujuan 3. Tidak mengisi identitas kepala kelurga di RM 3
Saran
2. SOP pendaftaran
Meja dan Kursi kurang
3) Poli (Dewasa-Usila,Anak-remaja) No Monitoring Hasil Monitoring layanan klinis 1 Ruangan Ruangan untuk dua dokter kurang luas sehingga tidak bisa menjaga Privasi Pasien 2 Proses A. Keperawatan. layanan 1. Tidak mengukur suhu 2. Pemberian KIE keperawatan kurang. B. Dokter 1. Pemeriksaan Head to toe tidak lengkap 2. Penulisasn hasil Laboratorium tidak ada 3. Penjelasan rencana layanan ke pasien sebagaian tidak dijelaskan 4. KIE pemberian obat dan efek samping obat sebagian tidak di lakukan 5. Tanda tangan pasien sebagaian tidak dilakukan 6. Tanda tangan dokter sebagian tidak di lakukan 7. ICD X sebagian tidak di tulis 3 Peralatan 1. Tensimeter kurang 2. Terometer kurang 3. Senter tidak ada 4. Otoskop tidak ada 5. Optalmoskop tidak ada 6. Spatula lidah tidak ada 7. Hammer reflek tidak ada 8. Air timer tidak ada
Standar monitoring
Keterangan Perlu untuk pasien
SOP layanan Klinis
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
sekat Privasi
4) Poli Gigi No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2 Proses layanan
3
Peralatan
5) Poli KIA/KB No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2
Proses layanan
Hasil Monitoring Sempit 1. Penempatan peralatan gigi dan bahan gigi kurang rapi dan jelas 2. KIE pelayanan kepada pasien tidak di tulis di RM 3. Tindakan yang akan dilakukan kepada pasien tidak di tulis di RM 4. Tidak ada Pemberian informasi tentang tindakan yang akan di lakukan dan resiko yang terjadi 5. Tidak ada tempat pembuangan sampah medis dan non medis 6. Tidak struktur organisasi dan pembagian tugas di poli gigi tidak ada. 7. Data ketenagaan di poli gigi tidak ada 1. Peralatan gigi kurang 2. Kursi gigi rusak
Hasil Monitoring Ruangan pemeriksaan ginecologi sempit 1. Pemeriksaan Head to toe tidak lengkap 2. Pemeriksaan stus lokalis tidak lengkap 3. Penulisasn hasil Laboratorium tidak ada 4. Penjelasan rencana layanan ke pasien sebagaian tidak dijelaskan 5. KIE tentang layanan,efek samping layananan (KB), pemberian obat dan efek samping obat sebagian
Standar monitoring
SOP Klinis
Keterangan
layanan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas Standar monitoring
SOP Klinis
layanan
Keterangan
3
Peralatan
6) Laboratorium No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2 Proses layanan
3
Peralatan
tidak di lakukan 6. Tanda tangan pasien sebagaian tidak dilakukan 7. Tindak lanjut tidak di tulis di RM 1. Speculum kurang 2. Tensimeter kurang
Hasil Monitoring Cukup 1. Sering terlambat buka 2. Ada kekurangan reagen 3. Penataan reagen tidak rapi belum menganut sistem EFFO dan FIFO 4. Tidak ada pelabelan 5. Tidak ada pembuangan limbah medis dan non medis 6. Struktur organisasi dan pembagian tugas 7. Data Staf tidak ada Cukup
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Standar monitoring
SOP Klinis
layanan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Keterangan
7) Bersalin No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2 Proses layanan
3
Peralatan
Hasil Monitoring
Standar monitoring
Cukup 1. Tim masih on call 2. Penulisan RM cukup lengkap. 3. KIE di tentang penyakit,tindak lanjut, obat belum di tulis di RM 4. Alasan di rujuk belum di tulis di RM 5. KIE rujukan harus di tulis di RM 6. Buku monitoring rujuka bellum ada 7. Inform consent rujukan harus ada 8. Pemulangan Pasien harus di tulis tindak lanjut dan KIE pemulangan pasien 9. Data staff belum ada Peralatan APD harus ada.
SOP layanan Klinis
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Keterangan
8) Tindakan. No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan
2
Proses layanan
3
Peralatan
Hasil Monitoring 1. Cukup 2. Perlu Penataan ulang disesuikan dengan tindakan dan gawat darurat. 1. Penataan peralatan harus di rapikan 2. Harus tersedia inform consent form 3. Harus tersedia infor consent rujukan 4. Asuhan keparawatan harus di tulis di RM 5. Jenis tindakan harus di tulis di RM 6. Tindakan yang dilakukan harus di tulis di RM 7. Observasi pasien harus di tulis di RM 8. KIE pemulangan dan tindak lanjut di tulis di RM 9. Data pegawai 10. Struktur organisasi dan pembagian tugas harus ada 1. Tensimeter kurang 2. Stetoskop kurang 3. THT set perlu di perbaiki.
9) Klinik sanitasi dan Konsultasi Gizi No Monitoring Hasil Monitoring layanan klinis 1 Ruangan Sempit
Standar monitoring
SOP Klinis
Keterangan
layanan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Standar monitoring
Keterangan
2
Proses layanan
3
Peralatan
10) Apotek No Monitoring layanan klinis 1 Ruangan 2 Proses layanan
3
Peralatan
1. Klinik buka tidak menentu 2. Jadwal jaga klinik tidak ada 3. Papan Infoemasi kurang 4. Lembar balik kurang 5. Model penyuluhan kurang 1. Leaflet perlu di perbanyak 2. Lembar balik erlu di perbanyak.
Hasil Monitoring Sempit 1. Pemberian PIO kurang 2. Etiket obat tidak semua di lakukan 3. Lemari obat tidak rapi 4. Pengaturan obat kurang rapi 5. Lemari psikotropik tidak ada 6. Beberapa obat sering habis. 1. Dispenser rusak 2. Meja dan kursi kerja kurang
SOP Klinis
layanan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Standar monitoring
SOP Klinis
layanan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas
Keterangan