2. Lapor Laporan an Saran Sarana a dan Pra Prasara sarana na Kantor Kantor Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun). ungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah ! o
Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o
Sebagai pengendali persediaan.
o
"emberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
o
Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
#alam menyampaikan laporan se$ara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau $atatan pendukung antara lain ! o
%ukti penerimaan barang.
o
%ukti pembelian barang.
o
%ukti pengeluaran barang.
o
Kartu barang.
o
Kartu persediaan.
o
#aftar in&enta in&entaris. ris.
o
#aftar rekapitulasi barang in&entaris.
'eknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut ! o
"emeriksa barang.
o
"enghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
o
"enghitung penerimaan dan pengadaan barang.
o
"enghitung pengeluaran barang.
2.
o
"enghitung sisa persediaan.
o
"en$atat mutasi barang.
o
"elaporkan kepada atasan atau pimpinan.
Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. a.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
·
Agar barang tidak cepat rusak.
·
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
·
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
·
Memudahkan dalam analisis barang.
b.
ebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal!hal berikut ini :
·
Persediaan alat!alat pemeliharaan yang diperlukan.
·
Pergudangan yang memenuhi syarat!syarat yang ditentukan.
·
i"at barang yang disimpan.
·
arana penyimpanan dan pemeliharaan.
·
Prosedur dan tata kerja.
·
#iaya yang disediakan.
·
Tenaga yang diperlukan.
·
$angka %aktu penyimpanan.
c.
&ara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
·
#arang disimpan berdasarkan klasi"ikasi 'jenis, berat, merk, dan satuan barang(.
·
#arang disimpan dalam keadaan bersih.
·
#arang disimpan dalam ruangan yang cukup )entilasi.
·
#arang disimpan di tempat yang memadai.
·
#arang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
·
#arang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
·
#arang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
·
#arang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
·
#arang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
*.
Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan terus!menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
·
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
·
Agar barang tidak mudah hilang.
·
Agar barang tidak kadaluarsa.
·
Agar barang tidak mudah susut.
·
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a.
Pemeliharaan berdasarkan %aktu
+ Pemeliharaan sehari!hari Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karya%an yang menggunakan barang dan bertanggung ja%ab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang!barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar. + Pemeliharaan berkala Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka %aktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
b.
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
+ Pemeliharaan barang bergerak Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. &ontoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik. + Pemeliharaan barang tidak bergerak Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. &ontoh: membersihkan debu!debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. nstalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala