SISTEM INFORMASI UNIT KEGIATAN MAHASISWA BERBASIS WEB (STUDI KASUS : POLITEKNIK TELKOM) Ginanti Nistantya1, R. A. Paramita Mayadewi, S.Kom., M.T.2, Falahah, S.T., M.T.3 1,2,3 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung 1
[email protected],
[email protected],
[email protected] ABSTRAK Politeknik Telkom mempunyai sarana yang bernama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam menampung minat dan bakat mahasiswa. Sarana tersebut ada untuk memfasilitasi segala kegiatan seperti olah raga, hobi, sosial budaya dan lain sebagainya.Saat ini sistem yang berjalan masih manual bukan berbasis web. Mahasiswa mendapatkan informasi dari selebaran yang ditempel di majalah dinding kampus. Dan untuk menjadi anggota dari sebuah unit kegiatan mahasiswa maka mahasiswa harus mengambil formulir yang disediakan di majalah dinding untuk diisi kemudian mengembalikan formulir tersebut ke majalah dinding. Formulir yang sudah terkumpul oleh pihak UKM datanya belum disimpan dengan menggunakan database hanya menggunakan Microsoft Excel. Oleh karena itu, Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (Studi Kasus: Politeknik Telkom) dapat membantu penyebaran informasi dan pengelolaan data UKM. Sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, Javascript, CSS, JQuery dan database MySQL. Metode pengembangan sistem menggunakan SDLC dengan model waterfall. Kata Kunci: unit kegiatan mahasiswa, sistem informasi, berita, anggota ukm ABSTRACT Polytechnic Telkom has facilities named Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) in accommodating the interests and talents of students.The medium are there to facilitate all activities such as sports, hobbies, social, cultural and other.The ingredients are there to facilitate all activities such as sports, hobbies, social, cultural and other. systems running currently still manual not web-based.Students get the information from the postings on campus bulletin board.And to become a member of a unit of student activity, students should take the form provided in the bulletin board to be filled and then return the form to the bulletin board. The collected form by UKM have not been saved by using database but only using Microsoft Excel. Therefore, the Student Activity Information Systems Unit (A Case Study: Polytechnic Telkom) can help spread information and data management of UKM.The system is created using HTML, PHP, Javascript, CSS, JQuery programming language and MySQL database.System development method use SDLC with the waterfall model. Keywords: student activity units, information systems, news, members ukm 1.
Pendahuluan Politeknik Telkom mempunyai sarana yang bernama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam menampung minat dan bakat mahasiswa. Sarana tersebut ada untuk memfasilitasi segala kegiatan seperti olah raga, hobi, sosial budaya dan lain sebagainya. UKM juga dapat digunakan untuk menjalin sosialisasi antar mahasiswa Politeknik Telkom. Kelancaran informasi yang ada saat ini, penyebaran informasi seputar kegiatan UKM masih sangat tradisional, baik berupa penempelan selebaran di majalah dinding kampus, lewat sms dan telepon atau pun hanya dari mulut ke mulut. Untuk mendaftar menjadi anggota UKM juga harus mengambil formulir pendaftaran terlebih dahulu di majalah dinding kampus kemudian mengembalikannya lagi setelah diisi. Hal ini dirasa kurang mengikuti perkembangan jaman, dan juga kurang efektif, sehingga perlu adanya restrukturisasi pada sistem yang sedang berjalan tersebut.
Untuk melancarkan penyebaran informasi dan pendaftaran anggota, maka akan dibangun sebuah sistem informasi yang menampilkan informasi kegiatan-kegiatan UKM berikut dengan registrasi online untuk menjadi anggota UKM dan untuk mengikuti lomba dan event yang diadakan oleh suatu UKM. Sistem ini juga dibuat dengan tujuan agar masyarakat umum dapat mengetahui UKM apa saja yang ada di Politeknik Telkom dan prestasi apa saja yang telah diraih. Dalam sistem ini akan diberikan hak akses kepada admin setiap UKM agar dapat meng-update data dan informasi terbaru dari UKM. Dalam sistem yang akan dibangun akan diberikan fasilitas untuk menampilkan perkembangan tahunan anggota UKM dan prestasi apa saja yang telah diraih dalam bentuk grafik atau tabel. 2.
Tinjauan Pustaka Sistem Informasi merupakan satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. [1] Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah aktivitas kemahasiswaan untuk mengembangkan minat, bakat dan keahlian tertentu bagi para anggotaanggotanya. lembaga ini merupakan partner organisasi kemahasiswaan intra kampus lainnya seperti Senat Mahasiswa dan Badan Eksekutif Mahasiswa, baik yang berada di tingkat program studi, jurusan, maupun universitas. Lembaga ini bersifat otonom, dan bukan merupakan sob-ordinan dari Badan Eksekutif maupun Senat Mahasiswa. [2] Sistem ini dibangun dengan model pengembangan perangkat lunak yaitu waterfall model. Waterfall adalah paradigma yang biasanya digunakan untuk sistem yang telah terdefinisi dengan baik, mulai dari spesifikasi kebutuhan, proses, detail masukan, maupun kebutuhan keluarannya. [3] Perancangan sistem ini menggunakan ER Diagram untuk perancangan basisdata dan DFD untuk perancangan aliran datanya. Penjelasn istilah-istilah tersebut akan diuraikan di bawah ini. Diagram E-R merupakan suatu model perancangan basisdata di mana kelompok-kelompok data dan relasi antar kelompok data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. Model perancangan basis data ini juga merupakan representasi nyata dari sebuah perancangan. [4] Selanjutnya yaitu DFD. Diagram aliran data adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. Selain itu, diagram ini juga dapat menggambarkan aliran data antar proses yang saling berhubungan serta penyimpannya, sekaligus menggambarkan bagaimana suatu informasi menjadi data bagi proses selanjutnya. [3] Dalam pengembangan sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP sedangkan untuk basisdatanya menggunakan mySQL. Pengertian dari istilah-istilah tersebut akan dijelaskan dibawah ini. PHP (singkatan rekursif dari HyperText Preprocessor). PHP dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan taq-taq HTML dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. Selain itu php didukung oleh banyak web server dan database. Sintaks dan perintah dari PHP dijalankan di sisi server dan akan menghasilkan halaman HTML. Alurnya, client merequest halaman sesuai URL ke web server . Server akan mencari dan mengirimkan hasil dari pencarian dan mengirim respon ke client dalam bentuk halaman web HTML yang akan ditampilkan di browser client. [5] MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis sehingga setiap orang bebas menggunakan MySQL. MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan dengan database server lainnya dalam hal query data.
Kecepatan query yang dilakukan MySQL bisa sampai sepuluh kali lebih cepat. [6] 3. Analisis Kebutuhan dan Perancangan 3.1 Gambaran Umum Sistem Saat ini sistem yang berjalan masih manual bukan berbasis web. Mahasiswa mendapatkan informasi dari selebaran yang ditempel di majalah dinding kampus. Dan untuk menjadi anggota dari sebuah unit kegiatan mahasiswa maka mahasiswa harus mengambil formulir yang disediakan di majalah dinding untuk diisi kemudian mengembalikan formulir tersebut ke majalah dinding. Formulir yg sudah terkumpul oleh pihak UKM datanya belum disimpan dengan menggunakan database hanya menggunakan Microsoft Excel. Pendaftaran Anggota UKM Mahasiswa
Mading
UKM
mulai
Melihat informasi UKM Formulir Pendaftaran
Mengambil formulir pendaftaran
Formulir pendaftaran yang telah diisi
Formulir Pendaftaran Formulir pendaftaran yang telah diisi
Mengisi formulir pendaftaran
Hasil tes masuk
ya
Ada tes masuk?
tidak
Hasil tes masuk
Mencatat data anggota baru di microsoft excel
Data Anggota UKM
Selesai
Gambar 3.1 Flowmap Sistem Berjalan 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dengan melihat berbagai kekurangan pada sistem lama maka akan dibuat sebuah Website UKM Politeknik Telkom yang diharapkan dapat mengurangi kekurangan pada sistem lama. Akan diberikan hak akses kepada setiap admin UKM agar dapat mengupdate data dan informasi terbaru tentang UKM. Adapun fungsionalitas yang terdapat dalam website ini diantaranya : 1. Menyediakan fasilitas pengelolaan data anggota baru. 2. Menyediakan fasilitas pengelolaan data kegiatan UKM yang berupa lomba dan event tertentu yang diadakan oleh UKM.
Gambar 3.3 Perancangan Tampilan Halaman Admin
id_user accounts
jwb2
pesan
n
nama
pesan
jwb3 jwb4
#id
s guru
email
password
levelname
men
#id mahasiswa
tahun
prestasi kegiatan
Gambar 3.4 ER Diagram
Menu
login
List UKM
Isi
pesan
polling
Footer
Gambar 3.2 Perancangan Tampilan Halaman Utama
1
username
Level_id n prestasi #id
kegiatan tempat
3.5 Perancangan Antarmuka Header
level
n
mempunyai
1 1 1
useraccounts 1 mengelola
#id
namapendek
User_id id_ukm
n
waktu subject
undangan jam
waktu tempat
#id
#id
gambar User_id
event
n
m
jam Id_ukm namaevent
Tanggal_kirim
jwb1
pil3 n
rus #id mengelola
1 id_kategori
pembimbing mengirim
t me
mb
ua
id_mahasiswa
ng me
gu men lastlogin
ketua
1 n 1 1
#id
id_user accounts
#id
id_event
ukm
1
namaukm #id
status
nim
ti iku
polling
Tgl_dibuat pertanyaan Id_ukm
buat mem
iki mil me
mengikuti
email m
alamat
mahasiswa n
pil4
pil2 User_id id_ukm
berita n
gambar
#id
n id_ukm tgl_masuk
id_mahasiswa
status
jenkel
prodi
Tgl_lahir
telp
foto tmptlahir
pil1
isi judul
kategori
#id
kategori
Tgl_input
3.6 Perancangan Basis Data
nama
3.4 Kebutuhan Perangkat Lunak Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini : 1. Windows 7 Ultimate, sebagai sistem operasi 2. Adobe Dreamweaver CS5, digunakan untuk pengkodean 3. Xampp-win32-1.7.0 digunakan untuk aplikasi server website 4. MySQL, sebagai database server 5. Adobe Photoshop CS5, digunakan untuk pengeditan gambar. 6. Microsoft Office Visio 2007, digunakan untuk membuat perancangan basisdata dan aliran data.
Menu dan isi
#id
3.3 Kebutuhan Perangkat Keras Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini : 1. Procesor Intel Core 2 Duo 2. RAM 1.5 GB 3. Hard disk 80 GB
Header
agama
3. Menyediakan fasilitas pengelolaan data UKM. 4. Menampilkan informasi tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh UKM Politeknik Telkom dalam waktu dekat. 5. Menyediakan menu registrasi online calon anggota baru dan event. 6. Menyediakan fasilitas akses foto kegiatan. 7. Menampilkan grafik perkembangan anggota UKM Politeknik Telkom dari tahun ke tahun dan daftar prestasi yang telah diraih dalam bentuk tabel. 8. Menyediakan fasilitas notifikasi registrasi calon anggota maupun event via email. 9. Menyediakan fasilitas komunikasi via pesan. Semua user dapat menginputkan pesan tanpa harus registrasi terlebih dahulu. 10. Menyediakan menu Polling untuk user yang mengunjungi website ini.
Sistem informasi ini terdiri dari tiga belas tabel. Tabel mahasiswa berelasi dengan Tabel ukm dengan kardinalitas many to many sehingga terbentuk Tabel anggotaukm dari relasi tersebut. Sedangkan Tabel mahasiswa juga berelasi dengan Tabel event dengan kardinalitas many to many sehingga menghasilkan Tabel pesertaevent dari relasi tersebut.
dt_polling
dt_peserta
pesan
dt_polling
polling
dt_pesan
kategori
dt_polling
Halaman ini merupakan halaman utama dari sistem informasi ini yang berupa kolom login untuk admin utama dan admin ukm, kolom chatbox bagi user umum untuk menginputkan pesan singkat serta menu utama yang berisi informasi seputar ukm yang dapat diakses langsung oleh user umum.
Admin utama
Username, password, New password Konfirmasi
Username, password, New password
dt_admin, dt_ukm, dt_pesan, dt_prestasi, dt_polling, hasil polling
dt_admin, dt_ukm, dt_pesan, dt_prestasi, dt_polling, hasil polling
2.0 Pengelolaan Data UKM dt_admin
dt_admin
dt_admin useraccounts
Username, password, New password 5.0 Kelola Account
Username, password, New password Konfirmasi
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama
Hasil polling
dt_UKM dt_prestasi
userlevel
dt_anggota, dt_peserta dt_anggota, dt_berita, dt_event, dt_peserta, dt_undangan
Verifikasi anggota
1.0 Pengelolaan Data Internal dt_berita
dt_anggota, dt_berita, dt_event, dt_peserta, dt_undangan
dt_pesan
dt_UKM dt_prestasi
prestasi
Anggota konfirmasi Konfirmasi
konfirmasi dt_event Admin UKM
dt_UKM ukm
dt_anggota dt_peserta dt_undangan
dt_undangan
pesertaevent undangan
dt_event
event berita
dt_berita
konfirmasi
dt_peserta
4.0 Registrasi Peserta Event
anggotaukm
Verifikasi anggota
dt_anggota
3.0 Registrasi Anggota UKM
dt_anggota
Konfirmasi
mahasiswa
3.7 Desain Sistem
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1 Pada sistem informasi ini terdapat tiga user yaitu admin utama, admin ukm dan user umum. Admin utama mengelola data admin ukm dan prestasi sedangkan admin ukm dapat mengelola data dari tiaptiap ukm. Untuk user umum sendiri hanya dapat melihat informasi-informasi yang ditampilkan pada halaman utama sistem informasi ini. 4. Implementasi Hasil implementasi dari Proyek Akhir ini yaitu Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa yang berbentuk website dengan dua admin yaitu admin utama dan admin ukm.
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Admin UKM Halaman ini merupakan tampilan halaman utama admin ukm yang berisi menu-menu untuk mengelola informasi ukm yang bersangkutan.
6. Daftar Pustaka [1] Widayati et al., Sistem Infomasi Manajemen. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. [2] Para Kontributor Wikipedia. (2011, April) Unit Kegiatan Mahasiswa. [Online]. http://id.wikipedia.org/w/index.php? title=Unit_Kegiatan_Mahasiswa&oldid=4252396 [3] Roger S Pressman, Software Engineering: A Practioner's Approach. Third Edition.: MacGraw-Hill International Editions, 1992. [4] Ir Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Informatika, 1999. [5] M Farid Aziz, Pemrograman PHP4. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2001. [6] Didik Dwi Prasetyo, Administrasi Database Server MySQL. Bandung: Elex Media Komputindo, 2002.
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Admin Utama
[7] Huda. (2006, Agustus) ecturer.eepis-its.edu. [Online]. http://lecturer.eepisits.edu/~huda/Dokumen/WEB/moduljavascript.pdf
Berikut adalah tampilan halaman utama dari admin utama yang dapat melakukan pengeloaan data admin ukm dan data prestasi.
[8] Wardana , Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2010.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari proyek akhir ini adalah bahwa Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa di Politeknik Telkom telah dapat: 1. Menyediakan sistem informasi yang dapat digunakan sebagai media publikasi informasi kegiatan-kegiatan UKM di Politeknik Telkom secara online kepada masyarakat umum dan menyediakan fasilitas registrasi online kepada mahasiswa Politeknik Telkom. 2. Menyediakan sebuah basis data yang menampung serta mengelola data-data internal UKM di Politeknik Telkom berupa data anggota dan data kegiatan. 3. Menyediakan sebuah sistem yang dapat menyajikan data perkembangan anggota UKM Politeknik Telkom dari tahun ke tahun dalam bentuk grafik atau tabel. 4. Menyediakan sebuah sistem yang dapat menampilkan daftar prestasi yang telah diraih oleh UKM Politeknik Telkom dalam bentuk grafik atau tabel. 5.2 Saran Saran bagi pengembangan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa di Politeknik Telkom antara lain: 1. Menanggulangi ancaman terhadap data dengan meningkatkan faktor keamanan. 2. Menyedikan fasilitas komunikasi via forum. 3. Menambahkan SMS Gateway untuk mempermudah penyebaran informasi.
[9] Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: CV Andi, 2008. —.Pemrograman Web Mencangkup HTML, CSS, Javascript & PHP. Yogyakarta: CV Andi, 2003 [10] Nugroho , Eddy Prasetyo, Komala Ratnasari, Kurnia Nur Ramadhani, and Budi Laksono Putro, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.
