SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.AFIXKOGYO INDONESIA (Studi Kasus Pada PT.Afixkogyo Indonesia)
Arfeny Oktantia Mariena
[email protected]
Fitri Sukmawati, S.E.M.M
[email protected]
Hanura Ian Pratowo, ST.
[email protected]
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung 2011
ABSTRAK PT. Afixkogyo Indonesia merupakan perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk stiker otomotif, stiker panel elektronik dan dome. PT. Afixkogyo Indonesia sudah menggunakan sistem informasi dalam menjalankan proses bisnisnya, karena perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang mengetahui manfaat dari penggunaan teknologi, tetapi proses bisnis yang ada di perusahaan ini belum terintegrasi. Dalam pengintegrasian sistem, perusahaan PT.Afixkogyo Indonesia mempunyai tiga modul, yaitu modul satu mengenai penjualan, modul dua
persediaan material dan modul ketiga mengenai
produksi. Sehingga dalam proyek akhir ini akan membahas salah satu modul sistem yang ada, yaitu : Sistem informasi yang mengintegrasikan semua kegiatan perusahaan mengenai sistem penjualan tunai dan pelaporan penjualannya. Tujuan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah untuk membuat sistem informasi akuntansi yang mampu mencatat seluruh transaksi penjualan, dan laporan jurnal penerimaan kas setiap periode tertentu secara terkomputerisasi. Untuk mendukung kegiatan seluruh pencatatan transaksi penjualan tersebut maka dibangunlah sistem informasi menggunakan aplikasi ERP yang berbasis web dengan bahasa pemrograman java J2EE, serta penggunaan framework dari Astra Honda Motor. Kata Kunci : ERP, Java J2EE, Framework, Laporan Penjualan, Afixkogyo.
semata 1 1.1
PENDAHULUAN Latar Belakang Di era reformasi, teknologi bisa menjadi
banyak dari perusahaan baik dari perusahaan maupun
perusahaan
merubah
pencatatan
manual
menjadi pencatatan terkomputerisasi, ada pula
peranan penting untuk strategi bisnis. Sehingga
kecil
yakni
yang
menggunakan
teknologi
sebagai alat untuk mengontrol bisnis dan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. PT. Afixkogyo merupakan perusahaan
atas
manufaktur yang menghasilkan produk Stiker
menggunakan teknologi dalam menjalankan
Otomotif, Stiker Panel Elektronik dan Dome.
usahanya.
Teknologi yang digunakan sangat
PT. Afixkogyo sudah menggunakan sistem
beragam,
ada
hanya
aplikasi dalam menjalankan proses bisnisnya,
menggunakan teknologi sebagai administrasi
karena perusahaan sudah mengetahui manfaat
perusahaan
kelas
perusahaan
yang
dari penggunaan teknologi seperti pembuatan
perusahaan bisa terintegrasi. Keputusan yang
laporan yang cepat. Dengan kondisi tersebut
diambil
akan
memberikan
manfaat
laporan
bisnis
yang menggunakan bahasa pemerograman Java
Teknologi yang dibangun untuk digunakan
PT.
Afixkogyo
Indonesia masih terbatas seperti : a.
J2EE,
c.
d.
dibangunnya
aplikasi
ERP
aplikasi front office sampai pada aplikasi back
Aplikasi AF00 yang digunakan oleh
Aplikasi
harapan
mampu melakukan integrasi proses mulai dari
office.
bagian marketing. b.
adalah
membangunan aplikasi ERP yang berbasis web
perusahaan.
yang
manajemen
pihak
dalam
ini
pihak
bagi
manajemen
saat
melihat
oleh
Implementasi di PT. Afixkogyo Indonesia Division
dipengaruhi hambatan yang dikarenakan oleh
General Accounting) yang digunakan
faktor teknis dan non teknis. Faktor teknis adalah
oleh bagian Accounting.
adanya penggunaan framework yang masih
Aplikasi
HDGA(Honda
HDFI(Honda
Division
dalam
tahap
pengembangan
jadi
dalam
Finance) yang digunakan oleh bagian
framework tersebut masih ditemukan bug yang
Finance.
terjadi, serta masih kakunya framework sehingga
Aplikasi GATRAN dan GATRAN 1,
ada beberapa kondisi yang harus dipikirkan
aplikasi ini digunakan sebagai koneksi
solusinya sehingga masih bisa melakukan proses
antara aplikasi HDFI dengan HDGA.
pembangunan framework. Faktor non teknis adalah dari kesiapan user yang kurang siap
Seiring
dengan
semakin
banyaknya
dengan adanya aplikasi ERP yang dibangun
kustomer yang menuntut, pihak PT. Afixkogyo
karena ada dua kondisi yang terjadi dilapangan
harus meningkatkan sistem informasi akuntansi
yang mesti diperhatikan yakni sudah melekatnya
penjualan.
aplikasi
Pihak manajemen PT.Afixkoyo
lama
yang
tidak
memiliki
hak
Indonesia memiliki harapan ke depan yakni ingin
aothorisasi dalam penggunaan aplikasi. Bagi
memiliki system informasi akuntansi
untuk
bagian yang belum mengenal aplikasi yang
laporan
terkomputerisasi membuat mereka sulit untuk
penjualan periode tertentu, serta aplikasi ini
menerima adanya aplikasi karena aktivitas yang
diharapkan mampu mengintegrasikan bisnis
harus dilalui dengan adanya aplikasi menjadi
proses PT. Afixkogyo yang berhubungan dengan
panjang.
mencatat
transaksi
penjualan
dan
penjualan tersebut. Pihak manajemen menyadari jika masih menggunakan aplikasi lama belum bisa memenuhi harapan-harapan yang ingin dicapai. Aplikasi-aplikasi yang ada saat sekarang
1.2
Rumusan Masalah Rumusan masalah pembuatan sistem
informasi ini adalah: 1.
ini belum terintegrasi, selain itu juga masih ada beberapa proses yang dilakukan secara manual. Kondisi ini membuat pihak manajemen mencari solusi agar proses yang terjadi di
Bagaimana
membuat
sistem
informasi akuntansi yang mampu mencatat transaksi penjualan?
Bagaimana
2.
membuat
sistem
2.
Pengumpulan bahan studi lapangan dan konsultasi
informasi laporan penjualan pada periode tertentu?
Pada 1.3
berbagai
adalah : Membuat
2.
sistem
dilakukan
sumber
yang
dibutuhkan
informasi
dilakukan konsultasi dan wawancara
akuntansi yang mampu mencatat
pada user yang akan menggunakan
transaksi penjualan.
aplikasi ini berkaitan dengan sistem
Membuat sistem informasi laporan
akuntansi penjualan yang dibutuhkan
penjualan pada periode tertentu.
untuk pembuatan aplikasi ini. 3.
Batasan Masalah Adapun batasan masalah dari sistem
Pengembangan Perangkat lunak a.
sistem
1.Sistem informasi ini merupakan sistem yang
berbasiskan
web
dengan bahasa pemrograman java J2EE, database my sql query dan
Honda Motor.
b.
lunak
yang
dibangun
untuk
akan
pemecahan
Design
dari
setiap
bagian.
Spesifikasi kebutuhan yang telah didefinisikan
dalam
bentuk
rancangan struktur data, arsitektur
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan
perangkat lunak dan antar muka. c.
Implementasi (coding) Hasil analisis dan perancangan
Study literature Mempelajari dan mencari buku-buku dan referensi yang terkait dan dapet
akan
secara
nyata
diimplementasikan melalui
coding
JAVA J2EE dan MySQL query
akhir ini. Buku dan referensi yang
sebagai
digunakan adalah yang terkait dengan informasi
design
menggunakan bahasa pemograman
membantu dalam pembuatan proyek
pemrograman java.
perangkat
modul
pada PT. Afixkogyo Indonesia.
diantaranya:
dan
Pada tahap ini akan dibuat modul-
untuk pencatatan transaksi penjualan
sistem
dikumpulkan
masalah yang di analisis tersebut.
2.Sistem informasi ini hanya dibangun
perusahaan,
akan
dianalisis untuk lebih memahami
dibangun
menggunakan framework dari Astra
Analisis Kebutuhan Pada tahapan ini, semua kebutuhan
informasi ini adalah :
1.
akan
dalam pembuatan aplikasi ini, serta 1.
1.5
ini
pengumpulan data dan informasi dari
Tujuan Adapun tujuan dari sistem informasi ini
1.4
tahap
basis
datanya
serta
interface dengan menggunakan i-
dan
report. d.
Pengujian (testing)
Pada tahap ini akan dilakukan
dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter,
pengujian dan evaluasi
termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”.
terhadap
perangkat lunak yang dibangun dengan metode blackbox. Apakah
Penjualan
fungsionalitas yang dibangun pada
Adapun pengertian penjualan menurut
perangkat lunak sesuai dengan
Warren dan Fess (2008:264) adalah total
kebutuhan
jumlah yang dibebankan pada pelanggan atas
sistem
pada
tahap
barang yang terjual, baik penjualan kas atau
analisis. 4.
2.1.2
Penyusunan dokumentasi
kredit. Baik retur dan potongan penjualan,
Pembuatan dokumentasi dari sistem
maupun diskon penjualan dikurangkan dari
yang telah dibangun dalam bentuk buku
penjualan untuk menghasilkan penjualan bersih.
laporan akhir. 2.1.3 2
TINJAUAN PUSTAKA
Jurnal Penerimaan Kas W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan,
jurnal penerimaan kas (cash receipt journal)
2.1 Definisi dan Prinsip Akutansi
digunakan untuk mencatat semua penerimaan 2.1.1 Definisi Akuntansi
uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan
Heri (2009 : 1) menjelaskan, ada beberapa
tagihan.
Semua transaksi yang melibatkan
kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi
penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan
akuntansi, yaitu sebagai berikut :
kas. Jadi, jurnal penerimaan kas mempunyai
Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970)
yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang
yang berjudul “Basic Concepts and Accounting
dicatat
principles Underlying Financial Statement of
melibatkan ayat pada kolom kas (debet).
Business Enterprises” :
pada jurnal
penerimaan kas
akan
Jenis transaksi yang berkaitan dengan
“Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana
penerimaan kas dan seberapa sering hal itu
fungsinya
adalah
kuantitatif,
terutama
keuangan
dan
memberikan
informasi
terjadi
informasi
mengenai
diberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir
entitas
judul-judul
yang
akan
yang
setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiap kolom
dimaksudkan akan menjadi berguna dalam
ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah
pengambilan
kredit karena setiap jumlah kolom pada kolom
keputusan
ekonomi
menentukan
ekonomi
(dalam
membuat pilihan di antara berbagai alternative
akun kredit akun lainnya telah diposkan.
yang ada)”.
2.1.4
Sedangkan menurut American Institute of Certified
Public
Accountants
(AICPA),
akuntansi adalah : “seni
pencatatan,
Harga Pokok Penjualan (HPP) W.R.Fess (2006 : 196) mendifinisikan,
harga pokok penjualan adalah harga barang yang terjual ke konsumen. Harga pokok penjualan
pengklasifikasian,
dan
ditentukan dengan mengurangkan persediaan
pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan
barang dagang akhir periode terhadap barang dagang
tersedia
dijual
selama
periode
•
bersangkutan. Persediaan barang dagang akhir periode
ditentukan
dengan
melakukan
transaksi dan kegiatan perencanaan
penghitungan fisik persediaan yang tersisa. 2.1.5
Memungkinkan perpaduan proses
Adanya
Persediaan
pemaparan
manfaat
yang
diperoleh dari ERP kita bisa melihat bahwa ERP
W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan, persediaan digunakan untuk mengindikasikan
bisa memberikan koneksi antar tiap bagian sehingga bisa saling berkomunikasi.
barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan
2.2.2
Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)
yang digunakan dalam proses produksi atau yang
Pressman
disimpan untuk tujuan itu.
(2002
:
24)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
mendifinisikan, Rekayasa Perangkat Lunak
James A.Hall (2009 : 10) menjelaskan,
adalah suatu teknologi pembangunan perangkat
subsistem SIA memproses berbagai transaksi
lunak yang mencakup: proses, metode, dan tools.
keuangan dan transaksi non keuangan yang
Teknologi yang dimaksud adalah bagaimana
secara langsung mempengaruhi
membuat suatu perangkat lunak komputer.
2.1.6
pemrosesan
transaksi keuangan.
Usaha yang berhubungan dengan Rekayasa
2.2
perangkar lunak dapat dikategorikan ke dalam
2.2.1
Teori Analisis Perancangan ERP(Enterprise Resource Planning)
Kerimoglu
(2006
:
18)
mendifinisikan, ERP merupakan software
tiga fase umum yaitu definition, development, dan maintenance. 2.2.3
MySQL
yang mengintegrasikan semua departemen dan
Menurut Kadir (2008 : 2), MySQL
Fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem
merupakan software yang tergolong sebagai
komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
DBMS (Database Management System) yang
perusahaan, baik dari departemen penjualan,
bersifat Open Source. Open Source menyatakan
HRD, produksi atau keuangan. Dari pernyataan
bhwa software ini di lengkapi dengan source
diatas bahwa ERP bisa melakukan integrasi dari
code (kode yang dipakai untuk membuat
tiap depatemen sehingga informasi yang telah
MySQL), selain tentu saja bentuk executable-nya
diinputkan
atau kode yang dapat dijalankan secara langsung
oleh
beberapa
departmen
bisa
digunakan oleh departemen yang lain. Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh
dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh dari mengunduh di internet.
dari penggunaan ERP, diantaranya adalah : •
Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
•
Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
•
Menghasilkan informasi yang realtime
2.2.4
Flowchart
Sugianto
(2008
:
30)
menyatakan, Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan
urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
3.2
dalam sistem. Prosedur-prosedur yang ada akan
3.2.1
di gambarkan melalui simbol-simbol tertentu, dan setiap simbol memiliki arti yang berbeda. Urutan prosedur yang digambarkan pada flow chart, digambarkan dari atas ke bawah. Untuk sebuah flow chart harus memiliki start dan end. 2.2.5
Unified Modeling Language (UML) Menurut Martin Fowler (2005 : 1), UML
Analisis Sistem Usulan Gambaran Umum Sistem Usulan Berdasarkan analisis sistem lama yang
digunakan oleh PT. Afixkogyo Indonesia, maka untuk menghasilkan laporan data penjualan, serta meminimalisasi kesalahan dan membuat kerja secara efesien dan efektif. Berikut ini adalah flow diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan di PT. Afixkogyo Indonesia : :
adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model
tunggal,
yang
membantu
pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak,
khususnya
sistem
yang
dibangun
menggunakan pemrograman berorientasi objek (OO). 3 3.1
ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis Sistem Berjalan Gambar 3. 2Flow Diagram Penjualan 3.2.2
Kebutuhaan Antarmuka Eksternal
Berikut ini merupakan antarmuka dari perangkat keras dan antarmuka perangkat lunak : a. Antarmuka Perangkat Keras •
Prosesor : Intel Core 2 Duo 1,8 GHz
•
Gambar 3.1 Proses penjualan produk
•
penjualan produksi, yang mana dilakukan dulu
yang sudah tersedia dibuatkan surat jalan yang mengambil data ke PO customer dan SPBIN, dari surat jalan keluar dibuatlah Faktur Penjualan (Invoice) dan Faktur Pajak yang mengambil data dari Faktur Penjualan.
: 2 GB
DDR2
Gambar di atas merupakan alur proses
PO customer, dibuat penerimaan produk, produk
RAM
b.
Hardisk : 80 GB
Antarmuka Perangkat Lunak Spesifikasi
perangkat
lunak
yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi ini sebagai berikut: •
Sistem Operasi
Windows XP atau Vista atau Windows 7
3.2.3
•
Netbeans IDE 6.5
•
MySQL Server 5.0
•
iReport-2.0.5
•
GlassFish V2 UR2
•
GlassFish V3 Prelude
•
JUDE
b.
Class Diagram
Perancangan sistem a.
Use Case Diagram
Gambar 3. 3 Use Case Diagram
Gambar 3. 4 Class Diagram modul 1 c.
Sequence diagram
Gambar 3. 5 Sequence Diagram Login
Gambar 3. 6 Sequence Diagram Pengelolaan Master Gambar 3. 9 Sequence Diagram Pengelolaan User
Gambar 3. 7 Sequence Diagram Melihat Laporan dan Jurnal Gambar 3.10 sequence dagram pengapprovean data
Gambar 3. 8 Sequence Diagram Pengelolaan Role Akses Gambar 3.11 Sequence Diagram Pengelolaan Data Transaksi
Gambar 3.12 Sequence Diagram Pengeditan Data d.
Gambar 3.15 Relasi Tabel Transaksi Mutasi Produk
Activity diagram
Gambar 3.16 Relasi Tabel Surat Jalan
Gambar 3.13 Activity Diagram Modul 1 3.3.2
Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data dalam penelitian ini adalah : a. Relasi Tabel
Gambar 3.17 Relasi Tabel SPBIN1
Gambar 3.14 Relasi Tabel PO Customer
Gambar 3.18 Relasi Tabel Memo Pengeluaran Produk
Gambar 3.19 Relasi Tabel Faktur Penjualan Invoice
Gambar 3.22 Relasi Tabel Mstemployee Jabatan
Gambar 3.23 Relasi Tabel Mstlytproduk Gambar 3.20 Relasi Tabel Faktur Pajak Standar
3.3.3
Perancangan Struktur Rekening Dibawah ini merupaka perancangan
struktur rekening yang akan di gunakan pada program ini : Table 3. 48 struktur rekening
Gambar 3.21 Relasi Tabel Master Material Supplier
No.Rekening
Nama Rekening
111
Kas
112
Persediaan bahan baku
113
Persediaan barang dagang
411
Penjualan
412
Harga Pokok Penjualan
3.3.4
Perancangan Struktur Menu
5.2
Saran Ada beberapa saran yang perlu ditambahkan pada sistem informasi
ini
untuk meningkatkan kinerjanya yaitu: 1. Meningkatkan sistem ini menjadi lebih baik 3.3.5
sehingga
kualitasnya
dapat
bertambah dan dapat berfungsi lebih
Perancangan Antarmuka
sempurna. 2. Meningkatkan design tampilan yang lebih menarik. 3. Meningkatkan sistem informasi untuk laporan jurnal keuangan, dan sistem informasi
yang
bisa
transaksi
penjualan
menangani pembayaran
secara kredit. 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4. Perlu pembangunan jaringan jarak jauh menggunakan remote control antara
Sistem
atau
aplikasi
ERP
yang
Sukabumi dan Jakarta, agar bisa
berbasis web ini dibangun dengan mengunakan
dilakukan approve oleh direktur dari
bahasa pemrograman JAVA J2EE yang disusun dalam suatu framework. Framework JAVA J2EE
Jakarta. 5. Meningkatkan akses keamanan data,
yang digunakan adalah framework dari Astra
mengingat pentingnya privasi data
Honda Motor (AHM).
perusahaan. REFERENSI Pressman, Roger, S. 2002. Rekayasa Perangkat
5. PENUTUP 5.1
Kesimpulan
Lunak Pendekatan Praktisi(Buku Satu).
Adapun kesimpulan dari proyek akhir ini
Yogyakarta: ANDI.
adalah : 1.
Sistem informasi akuntansi yang dibangun sudah mampu mencatat transaksi penjualan.
2.
menampilkan
laporan
penjualan untuk jurnal penerimaan kas pada periode tertentu.
Jakarta : Erlangga. Hartawan,Dewa Made Ary. 2010. E-Commerce
Sistem informasi yang dibangun dapat
Donald E, Kieso. 2008. Akuntansi Intermediate.
of
Equipment
andSwimming
Pool
Purchasing Reservation
Delta Pool. Bandung: IT Telkom.
at
Hall,
James.
2009.
Sistem
Informasi
Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat. Hery. 2009. Teori Akuntansi. Jakarta : Kencana Predana Media Group. Kerimoglu.
2006.
Optimizing
the
Change
Management of Enterprise Resource Planning
Systems
Implementations.
Istambul : Onur dkk Ikatan
Akuntan
Indonesia.
2009.
Standar
Akuntansi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sommerville,
Ian.
2008.
Software
Engineering.Jakarta : Erlangga. Sugianto, Mikael. 2008. Membuat Beragam Desain Diagram dan Flowchart.Jakarta: Salemba Empat. Van Hau, Trieu Thi. 2010. Change Management Strategies
for
the
succesfull
implementation of Enterprise Resource Planning Systems. New York: Mac Graww-Hill.
NeracaAkuntansi.http://id.wikipedia.org/wiki/ner aca_%28akuntansi%29. Online.com/download.pdf (05.08.2011 jam 12.30).