Hugo Cardozo
Primavera P6 v7
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Importar partidas a Primavera P6 Sumario Este documento demuestra como importar un conjunto de partidas presupuestarias creadas creadas en MS EXCEL (formato .xls) a un proyecto recien creado en P6. Se asume que el nuevo proyecto es configurado como un contrato a precio fijo donde un ùnico recurso puede representar cantidades y costos. Tambièn se asume que la unidad de planificación es el dia.
Paso 1: Preferencias de usuario En Edit, User Preferences, Time Units Tab: Units Format: Day, Day, Duration Format: Day, Units/Time format = h/d
Paso 2: Configuraciòn de Proyecto. En Project Details, Calculations Tab , deben estar habilitados: Substract Actual from At completion. En el tab Resource Assignments, Assignments, Drive activity dates by default debe estar habilitado.
Paso 3: Creación del recurso Se crea un ùnico recurso (si no està creado ya) para contabilizar los costos del contrato. El recurso debe estar configurado. En Resource Details configurar: Parámetro
Resource Type Active Calc Ca lcul ulat ate e Co Cost st fr from om Un Unit its s Default Units/Time Price/Unit
Valor
Labor Enabled Disa Di sabl bled ed 1 d/d $1/d
Comen
Requerido para el càlculo de duraciòn (driving) Marcador Pued Pu ede e ac acti tiva vars rse e a ni nive vell de as asig igna naci ciòn òn de re recu curs rso o Unidades en dias Unidades en dias. Para entrar Price/Unit por dìa entre: 1/d y luego pulse la tecla {ENTER}
Paso 4: Crear campos de usuario. Estos campos son requeridos para asistir asistir la importación desde MS EXCEL. EXCEL. La figura siguiente muestra los campos requeridos a nivel de la tabla de asignación de recursos: Table
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Title
Data Type
Propósito
Activities
Item Number
Text
Copiar el id de la partida
Activity Resource Assignments
Orig Budget Cost
Cost
Importar el precio total de la partida
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Table
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Title
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Data Type
Propósito
Orig Bu Budget Qty
Number
Importar las ca cantidades de de la pa partida
Unit Label
Text
Identificar las unidades dimensionales de cada partida.
Paso 5: Crear un global change para asignar valores La figura siguiente muestra el global change que debe crearse:
Este Global change va a mover la data pegada desde los campos de usuario (en el archivo XLS) a los campos nativos de P6 en la asignaciòn del recurso. Luego calculará un nuevo precio unitario dividiendo costos por partida (Budgeted Labor Costs) Costs) entre cantidades (Budgeted Labor Units) sobrescribiendo el precio predeterminado.
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Paso 6: Creación de plantilla y exportación de archivo .xls Exportar a MS EXCEL el archivo nuevo (vacío), clic en File, Export . Aparece el asistente: 1. En el el paso Export Format , seleccionar la opción XLS: 2. En el el paso Export Ty Type pe step, marcar: Activities, Resources, Resource Assignments 3. En el el paso Projects to Export step , marcar el proyecto a exportar 4. En el el paso Select Template step clic en el botón Add. Se crea un nuevo registro (plantilla), seguidamente entrar un nombre apropiado. 5. Cl Clic ic en el bo botò tòn n Modify… Se mostrarà el formulario Modify Template. 6. En el fo form rmul ular ario io En Subject Area, seleccionar Activities , luego clic en la pestaña Columns. Desde Available Options, encuentre la columna Activity Name y muèvala a la sección Selected Options:
7. En Subject Area, seleccione Resource Assignments , y repita el procedimiento procedimiento moviendo los campos de usuario creados anteriormente:
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8. En Subj Subject ect Are Area, a, sel selecc eccion ione e Resources , clic en la pestaña Filter . Debe crear un filtro para capturar el recurso que va a ser asignado:
9. Finalmente hacer clic en el botón OK para crear la plantilla. Luego clic en el botòn Next del asistente. Clic en el botón de browsing y seleccione donde poner el archivo xls. 10. Clic en Finish para comenzar la exportación. exportación.
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Paso 7: Pegar los valores en el archivo 1. Abrir el archi archivo vo que contien contiene e los datos datos de las parti partidas, das, Por Por ejemplo: ejemplo:
2. Abrir el archivo archivo de proyecto exportado exportado.. Este archivo archivo xls tiene una estructura estructura especial: especial: A) Columnas Columnas con el encabezado marcado con asterisco (*) no pueden editarse B) La hoja USER_DATA USER_DATA no puede modificarse C) Las primeras dos filas no pueden modificarse D) En campos nativos, los valores numericos les debe anteceder una comilla simple (‘).
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3. Pegar Pegar la dat data a copi copiada ada usa usando ndo Paste Special, Values Values (Excel 2003) o Paste, Paste Only Values (Excel 2007). La tabla siguiente muestra que hoja debe activarse en el archivo y la columna donde deben pegarse los datos
Activar Hoja
TASK
TASKRSRC
Paso
Desde
A la columna
Pegar descripciones de partida
Descripciones (Item descriptions)
Activity Name
Crear un id interno para P6
-
TASK - Activity ID, crear el id usando el comando Fill Series en MS EXCEL , p.ej: A1000, A1010, etc...El nùmero de caracteres debe ser constante.
Copiar el ID de la partida
Item ·#
Item Nu Number
Crear asignaciones en P6 (una por cada actividad)
TASK - Activity ID
TASKRSRC - Activity ID.
RSRC RS RC-- Reso Resour urce ce ID
TAS ASKR KRSR SRC C - Res Resou ourc rce e ID. ID.
Cantidades
TASKRSRC -Orig. Budgeted Qty
Unidades dimensionales
TASKRSRC -Unit Label
Rendimiento
TASKRSRC -Orig.Prod. Rate
Precio Total
TASKRSRC -Orig. Budgeted Cost
Copiar rendimiento o cantidades y costo
La pantalla siguiente muestra, en el ejemplo, los datos pegados al archivo xls, hoja TASKRSRC. TASKRSRC.
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Paso 8 – Importar el archivo xls 1. Regresar Regresar a P6 y abrir el proyecto proyecto nuevo (si no estaba estaba abierto abierto previamente previamente). ). Luego, hacer hacer clic en File, Import y marcar la opciòn XLS. Seleccionar solamente las opciones Activities, Resource Assignments. 2. Si la importaciòn importaciòn fué exitosa exitosa un mensaje mensaje de confirmac confirmación ión aparecerá. aparecerá. Si aparece aparece un error o advertenci advertencia, a, por favor revise el archivo log; la importación puede haberse interrumpido o no haberse ejecutado. 3. Revise Revise la lista de actividade actividades s importadas importadas y los valores valores en los campos campos definidos definidos de usuario usuario para las asignaciones (Resource Assignment Workspace)
Paso 9 – Ejecutar Global Change 1. Correr el Global Global Change Change creado creado previam previamente. ente. Conse Conserve rve el log. 2. Revise Revise los datos de las partidas partidas en el área de trabajo trabajo Resource Resource Assign Assignments ments creando creando un layout layout apropiado. La figura siguiente muestra un ejemplo de los valores importados en un layout de asignaciòn de recursos:
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Paso 10 – Otros ajustes Dependiendo del uso que se le vaya a dar al archivo otras tareas pueden requerirse. Por ejemplo: A) Calendarios de actividades. B) Relaciones entre actividades C) Cambios en Duraciòn de las actividades. D) Incorporaciòn de actividades adicionales. E) Codificaciòn adicional. Un diseño de la programaciòn en P6 pudiera incorporar los siguientes parámetros Creación de
Parámetro
Valor
Comentario
Partidas o subtareas administrativas
Activitity Type Type
Level Of Effort
Duran mientras dura el proyecto.
Lump Sum Items
Duration Type
Fixed Duration & Units
A nivel nivel de la tarea
Calculate Cost from Units
Disabled
A nivel de la asignaciòn de recurso
Duration Type
Fixed Units/Time
un cambio en la cantidad de trabajo a capacidad constante origina un cambio en la duraciòn.
Actividades de producción a capacidad limitada, p.ej: Equipos Pesados
Ejemplo: (de la figura anterior) SI para la partida (A1030) East Level Fill, cambia Q1 = 30, 000 m3 a Q2 = 35,000 m3. Si la producción (Budgeted Units/Time) es 1,500 m3/d, entonces la duración cambia de D1 = 20 d a D2 = 23 d. Siendo el precio por unidad $2.50 m3/d, El costo costo de la partida cambia de C1 = $75,000.00 a C2 = $87,500.00.
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