MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA PARA PRUEBAS DE CONTROLES – NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Contraloría Delegada / Gerencia Departamental Sujeto ó Punto de Control: Período Terminado:
31 de diciembre de XXXX
Preparado por/ Fecha:
Nombre / Fecha
Revisado por/ Fecha:
Nombre / Fecha
Referencia de P/T Objetivos:
Con este documento se pretende lograr los siguientes objetivos: [Los siguientes objetivos son ejemplos y NO contemplen todas las situaciones, es preciso que los auditores ejerzan su juicio, basados en las situaciones individuales de cada Sujeto de Control]
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Fuentes de criterios:
Verificar el adecuado diseño y ejecución de los controles que garantizan que el Sujeto de Control Inicia, procesa y registra debidamente la nomina y prestaciones sociales que se paga a los funcionarios.
[Las fuentes de criterios dependen de los procedimientos a evaluar. En este espacio se deben contemplar todas las normas vigentes externas e internas que apliquen de acuerdo con el alcance de los procedimientos definidos]. [Las siguientes fuentes de criterio son ejemplos y NO contemplan todas las situaciones, es preciso que los auditores ejerzan su juicio profesional, basados en las situaciones individuales de cada Sujeto de Control]
75213462.doc
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Decreto que establece la estructura orgánica de la entidad y demás normas existentes que sean aplicables en materia laboral
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Manuales de funciones y requisitos mínimos
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Planta de personal aprobada y vigente
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Planta por niveles o Hojas de Vida
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Facultad nominadora.
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Políticas, planes y procedimientos de vinculación.
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Normas y procedimientos aplicables.
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Actas de Junta Directiva. -1-
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Criterios:
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Presupuesto, rubro de funcionamiento, Disponibilidad presupuestal.
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Curvas salariales y prestacionales.
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Restricción de acceso perfiles definidos.
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Seguridad física.
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Captura de datos y novedades.
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Proceso electrónico.
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Liquidación de la retención en la fuente y formularios.
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Declaración de la Retención en la fuente.
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Normas tributarias vigentes.
[Los criterios dependen de las pruebas a realizar. Los siguientes corresponden a un ejemplo, y NO contemplen todas las situaciones, es preciso que los auditores ejerzan su juicio, basados en las situaciones individuales de cada Sujeto de Control] •
La planta de personal y la liquidación de la nómina y prestaciones sociales debe ajustarse al decreto que establece la estructura orgánica de la entidad, y demás normas existentes que le sean aplicables en materia laboral y prestacional.
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Deben existir políticas, planes y procedimientos de vinculación, inducción, promoción, motivación, capacitación y retiro de personal, así como un sistema de administración de personal conforme a méritos y sanciones.
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Los requisitos y funciones de su personal deben estar definidos e identificar niveles de autoridad.
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Los gastos personales causados y no pagados dentro de la vigencia fiscal deben reflejarse en los estados contables como pasivos laborales.
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Los pagos por concepto de nómina deben tener la respectiva disponibilidad presupuestal y estar registrados contablemente.
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La provisión para contingencias debe representar el valor estimado de posibles pasivos por demandas laborales.
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La retención en la fuente por concepto de pagos laborales deberá calcularse a las normas tributarias vigentes.
• El proceso de nómina debe contar con las seguridades físicas y lógicas, con los suficientes controles que garanticen el pago correcto de los valores devengados. 75213462.doc
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PROCEDIMIENTOS
HE
Pruebas de Controles Financiero y Cumplimiento • Sobre una muestra de dos meses verifique la realización de la conciliación de la interfase entre el aplicativo A y el aplicativo B, para garantizar el adecuado cargue de la información. • A la fecha de cierre, solicite las nóminas de personal y verifique que esté debidamente autorizada, certificada y aprobada por el Gerente de RRHH. Cruce esta información con la planta legalmente autorizada y con los valores registrados en la contabilidad. (Periodicidad del control: Mensual). • Sobre una muestra de dos meses con corte a la fecha de cierre solicite la relación de vinculación, inducción, promoción, motivación, capacitación y retiro de personal correspondientes al periodo auditado y verifique que estos cuenten con la aprobación correspondiente y que cumplan con los requisitos indicados en las normas vigentes correspondientes. • Al 31 de diciembre de 2008 para los meses de tomados como muestra, verificar que el número de empleados incluidos en las nominas liquidadas correspondan a los indicados en el Reporte Gerencial emitido por el Dpto. de RRHH. (Periodicidad del control: Mensual) • Verificar la adecuada parametrización de las retenciones incluídas dentro del sistema a la fecha de la visita mediante la prueba de una transacción, valide que estos sean los mismos que los establecidos por la ley. • Mediante la prueba de una transacción verifique a nuestra fecha de planeación que únicamente el personal autorizado pueda ingresar las transacciones de nómina dentro del
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HR
R. P/T
Auditor Resp.
MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA PARA PRUEBAS DE CONTROLES – NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES PROCEDIMIENTOS
HE
HR
R. P/T
Auditor Resp.
sistema. • Con el apoyo de los especialistas de TI y de acuerdo a los perfiles de acceso en el sistema, validar los perfiles y usuarios para el ingreso al programa. • Verifique a la fecha de corte sobre una muestra de asientos de diario que estos se encuentren debidamente revisados y autorizados de acuerdo con los niveles de supervisión y que corresponda con lo registrado en el mayor general y que cuenten con la respectiva disponibilidad presupuestal (periodicidad del control diario) Gestión • Revise sobre los meses tomados como muestra a la fecha de cierre, el análisis mensual que compara el presupuesto con los resultados reales y de existir variaciones representativas y/o partidas extraordinarias, verifique las acciones tomadas por la Gerencia y el cumplimiento de las mismas. (periodicidad del control diario). • Solicite las conciliaciones de las cuentas bancarias relacionados con la actividad de la nómina correspondientes a los meses tomados como muestra del periodo auditado y valide la conciliación realizada contra el mayor general. Adicionalmente, verifique que la solución de las partidas extraordinarias se hace de forma oportuna. (Periodicidad del control mensual) HE= Horas estimadas, HR= Horas Reales
(nombres y apellidos) Auditor Responsable Fecha:_____________________________
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(nombres y apellidos) Supervisor Fecha:_____________________________
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