Códi go FG 002 Ver si ón 03 ACTADEREVI SI ÓNPOR ORLADI RECCI ÓN Fecha 20080418
CITANTE
Luz Mariela Sorza Zapata Citación a Reunión de
Revisió Revisión por la Direcció Direcci ón
004
Fecha de Reunión Dí a Mes Año
16 y 17
11
2011
Carácter de la Reuni ón
Acta No.
Ordinaria
Lugar de Reunión Auditorio Pedronel Gó Gómez
X
Extraordinaria
Hora inicio
8:00a.m 1:30p.m
Hora final 12:00m.m 5:00p.m
ORDEN DEL DIA
1. Resu Result ltad ados os de de Audi Audito torr í as as Retroalimentación del Cliente 2. Retroalimentació Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio 3. Desempeñ 4. Estado de las acciones correctivas y preventivas direcci ón 5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direcció podr í an an afectar el Sistema de Gestió Gestión de la Calidad 6. Cambios que podrí a ño 2011 7. Recomendaciones de la mejora para el añ 8. Riesgos actualizados e identificados para la entidad Revisión de la adecuació adecuación de la polí polí tica tica y los objetivos objetivos de la calidad calidad 9. Revisió ó ó Resultados de la Revisi Revisió n por la Direcció Direcci n 10.
DESARROLLO Y DECISIONES 1. RESU RESULT LTAD ADOS OS DE AUDI AUDITO TOR RÍAS •
Auditorí a Externa
De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditorí auditorí a del ICONTEC (diciembre de 2010) se han implementado y cumplido a satisfacci satisfacció est án implementando implementando y tienen con proyecció proyecci ón ón 10 mejoras, 2 se está
para el pró próximo añ año (7.10 Considerar la integraci integració la Norma Técnica Colombiana ón del sistema con la 5555/2007… y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opció opci ón para el aseguramiento de la informaci n….) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestió gesti ón se han trabajado durante el segundo semestre con la revisió revisi ón y actualizació actualización del Manual de Indicadores 2011. Ver Informes mensuales del Gestió Gesti ón del Sistema de Gestió Gestión de la Calidad 2011.
•
Auditorí a Interna
Entre el 20 de junio al 1 de de julio se llevó llevó a cabo una auditor auditorí procesos institucionales, institucionales, í a interna a los 18 procesos
obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77 hallazgos.
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Derivada de los resultados de esta auditorí a y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorí as Internas PECV 002, se ejecutó del 7 al 14 de septiembre auditorí a complementarí a a los procesos de Gestión de la Comunicación, Gestión Laboratorios, Proyección Social y
Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un total de 11 hallazgos. Las auditorí as internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formaci ón para el trabajo y el desarrollo humano con los programas t écnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos
del Instituto Tecnol gico Metropolitano”. Como resultado de la auditor í a interna se concluye que el Sistema Gesti ón de la Calidad es:
CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo.
ADECUADO porque se evidenci solo una no conformidad al numeral 4.1f “Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos”, lo cual demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosof ía Institucional y el seguimiento y medición a través de los indicadores de gestión. EFICAZ porque al cerrar las acciones se eval úa la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el a ño
2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los aspectos por mejorar en el año 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del año 2010
realizada a todos los procesos, se detect ó 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como
resultado un cierre eficaz del 75%. V éase informe del Sistema de Gesti ón de la Calidad del 15 de julio de 2011. EFICIENTE porque la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los lí deres, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditorí a, y en la profundidad en los resultados.
EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditor í as internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el a ño 2011) y la autogestión permanente que se materializa en la reformulación de reglamentos y estatutos. Es de anotar que la implementación de acciones por autocontrol requiere la documentaci ón en el Sistema Mejoramiso, ya que muchas de estas no son registradas.
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Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditorí a 2011
Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditorí as 2011 (Complementario)
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2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
Para la retroalimentación del cliente la Institución ha diseñado encuestas en los procesos de: Desarrollo Curricular, Proyección Social, Bienestar Institucional, Gestión del Conocimiento, Internacionalización de Conocimiento, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión Financiera y Gestión de Laboratorios, las cuales permiten y permitir án evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos servicios. Ver
Anexo Nº1 “Diapositivas de la Revisión por la Dirección de cada proceso”. En cuanto a las QRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas, reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde Secretaria General.
En el presente año se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estad í sticos, adicionalmente, se reubico el link en el portal web, haci éndolo más visible para el usuario. Se cuenta además
con el link “Contáctenos” que contiene el directorio telef ónico.
Evidencias:
Acción
636
–
Mejoramiso,
y
portal
Web
Institucional
http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp
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-
Desde el 1º de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos.
Quejas Reclamos
219 37
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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o problemática: Dependencia o problem ática Quejas o reclamos Administración tecnológica 3 Análisis de Costos y Presupuestos 7 Análisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16 6 Áreas Deportivas y Otros Espacios Aulas Especializadas 5 Aulas de clase 4 Calidad 4 Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4 Decanatura Facultad de Ciencias Básicas 2 Decanatura Facultad de Ingenier í as 1 Decanatura Facultad de Tecnolog í as 3 Departamento de Sistemas 32 Educación Continuada 5 Electromecánica 4 Fí sica 1 Informática Musical 1 Ingenierí a Biomédica 2 Ingenierí a Electromecánica 3 Ingenierí a en Diseño Industrial 1 Ingenierí a Financiera y de Negocios 2 Gestión Administrativa 6 Jefe Atención Apoyo al estudiante 26 Mantenimiento de Equipo Biomédico 2 Prácticas Profesionales 4 Ing. Producción 1 Ing. Sistemas 2 Ing. Telecomunicaciones 1 Problemática Admisiones y Registro 63 Problemática Archivo Central 1 Problemática Atención Bienestar 2 Problemática Atención Médica 1 Problemática Biblioteca 2 Problemática Comunicaciones 3 Problemática funcionarios 6 Problemática tesorerí a 5 Producción 9 Programa de Egresados 2 12 Sistemas de Información Telecomunicaciones 2 TOTAL 256 Para mayor información ver anexo Nº2 “Análisis de quejas y reclamos”
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3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO En cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditorí a externa de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestión (7.3, 7.6 y 7.9), la
Oficina de Planeación, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gesti ón 2011 con los lí deres y responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos:
1. 2. 3. 4. 5.
Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad. Que los indicadores midan el objetivo del proceso. Categorización de los indicadores Frecuencia de medición Metas de los indicadores que han demostrado su superación de manera continua 6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la
Institución 7. Registros y análisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que éstos subvencionan los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos.
Es de anotar que el Instituto Tecnológico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de Gestión, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (v éase apartado del manual 2.3). No cuenta con indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada. En el mes de febrero, la Escuela de Pedagogí a y la Oficina de Planeación revisaron el Mapa de Procesos del
ITM buscando una adecuada interpretación, incluyendo la revisión y ajuste de los objetivos y alcance de cada proceso, en compañí a de los lí deres. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la coherencia con los indicadores de gestión para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el
impacto del ITM en la sociedad. Los resultados de los indicadores est án cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto están en el
rango de gestión Bueno, lo que demuestra que el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad es
conveniente para la Institución y tiene coherencia con la visión, la misión, la polí tica, los objetivos de calidad y los del proceso. Ver fichas técnicas de Indicadores de Gestión 2011. En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodologí a para realizar el control al producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyección Social, Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión de Biblioteca y Gestión de Laboratorios. Cada lí der del proceso identific ó los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos,
véase “Identificaci n del producto o servicio no conforme FGC 018”. Si el producto o servicio no conforme es recurrente o sistemático se formula una acción correctiva envolvente. En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realizó el siguiente control: Desarrollo Curricular. Se observa que los productos y/o servicios no conformes más recurrentes son:
1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se
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recomienda mayor control por parte de los Jefes de Pr ograma, recordar continuamente a los docentes las fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control
del producto y/o servicio no conformes. Semestre 01 – 2011 • Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%) • Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%) • Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)
Semestre 02 – 2011 • Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%) • Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%) •
No se tiene aún la semana 16
2. Compromisos Académicos •
Docente sin entregar compromisos académicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acad émico: Se tiene reportado un número que no supera el 10% los docentes de la instituci ón, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas. •
Docente sin entregar compromisos acad émicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acad émico: Se tiene reportado un número que no supera el 10% los docentes de la instituci ón, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas.
3. Estudiante o Egresado no graduado En el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se
reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias planteadas al reducir el í ndice de egresados no graduados en un 95,6%.
4. Estudiante con bajo rendimiento académico o pérdida del derecho al programa Se tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperaci ón con calidad del
estudiante. Se tiene además el acompañamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.
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Proyección Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes: •
En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Pr ácticas no ajustadas a las necesidades del medio y la formaci ón de los estudiante”. Al cual se le dio el siguiente tratamiento:
Para 8 casos: ü
Se colocó nota aclaratoria en la carta de presentación de los estudiantes para las empresas "Señor empresario, recuerde que el objeto de las Prácticas es que éstas se conviertan en un espacio de
ü
aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicación de los conocimientos teóricos adquiridos durante el proceso de formación académica en la tecnologí a" Se elaboró un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la búsqueda del éxito.
Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temático, se dio el siguiente
tratamiento: ü
Se realizaron 2 solicitudes de servicios acad émicos docente para prácticas profesionales, los cuales
ya fueron contratados y están asesorando los estudiantes. •
En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Propuesta diseñada y presentada que no cumple los requisitos del cliente”. Para lo cual se concertó con los clientes, y se rediseñó las
propuestas. Bienestar Universitario Se presentó un caso de servicio no conforme relacionado con “Oportunidad en el Servicio”, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en
el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explicó al estudiante y se le pidieron excusas. El estudiante respondió agradecido por la rapidez en la atención a su queja y entendió la situación. Se tienen las evidencias. Gestión de la Comunicación. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Publicaciones
que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redacci ón, diseño e impresión, originalidad y actualización de la información en las publicaciones)”. El tratamiento que se est á dando es la reclasificación de los libros, por lo tanto las directivas están verificando los requisitos legales para proceder a la donación o descuento. Gestión de Laboratorios. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Pruebas y ensayos que no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio”, al realizar un ensayo a la empresa CONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumplí a
con la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos y garantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realizó de nuevo el ensayo en enero del 2011, a otra pieza de mármol del mismo espécimen y se entregó el informe sin costo alguno, el cual cumplió con los requisitos establecidos en la NTC 5147. En los procesos de Gestión del Conocimiento, Internacionalizaci ón del Conocimiento, Gestión de Biblioteca y Autoevaluación no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lo definido en la “Identificación del producto o servicio no conforme” FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.
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4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el año 2011, cantidad superior a las acciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevención. •
Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
35% Correctiva
53.33% Preventiva
11.67% Mejoramiento
•
Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
21.67% Cerrada
68.34% Investigando causa/beneficio y solucionando
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•
Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
6.67% Análisis de Indicadores
16.67% Autocontrol
73.33% Auditorí a Interna
5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Fruto de la Revisión por la Dirección del año 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones para
la mejora. La implementación de estas recomendaciones por parte de cada lí der han sido objeto de monitoreo desde la Escuela de Pedagogí a y la Oficina de Planeación. Se evidencia comunicaciones de los lí deres de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cómo atendieron las mejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementación exitosa de gran parte de las acciones
propuestas teniendo presente que algunas continúan en proceso de ejecución. Véase comunicaciones en el archivo de gesti ón de la Escuela de Pedagogí a e “Informe de cumplimiento de
recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Direcci n del a o 2010”, con fecha del 17
de noviembre.
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6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Los lí deres de proceso expresaron los cambios que podrí an afectar el Sistema de Gestión de la Calidad:
PROCESO
CAMBIOS ü
Formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2012-
2015 ü
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR
PROYECCIÓN SOCIAL
ü ü ü ü ü ü ü
Ajuste a la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Descentralización de la oferta académica institucional
Cambio en la normativa Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Cambios en la legislación Cambios en otros procesos institucionales Normas nuevas o modificaciones a las existentes por parte del Ministerio de Educación Nacional Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al
nuevo Mapa de Procesos. ü ü ü ü ü ü
Paro estudiantil o anormalidad académica
Cambios en la normatividad vigente Cambios en las Polí ticas Institucionales Ajuste en la Estructura Académico-Administrativo de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Las polí ticas de la nueva administración del Instituto
Ajustes en la estructura administrativa y en la operaci ón del Centro de Investigación ü Cambios introducidos por la aplicaci ón de la ley de CTI GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ü
(Ley 1286 de 2009)
Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de 1992 ü Prioridades del presupuesto de la nueva administraci ón municipal ü Dado que el SGC debe ser simple, con unidad de lenguaje y con documentación de lo que se hace, este
puede verse afectado por la falta de entendimiento de la
BIENESTAR INSTITUCIONAL
norma y su esencia. Los cambios en la normatividad interna y externa que afecten directamente el proceso o los procedimientos en
cuanto a la movilidad de académicos, administrativos y estudiantes y la suscripción de convenios interinstitucionales de cooperación.
INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
GESTIÓN DE BIBLIOTECA
ü
Ajuste de la Estructura Acad émico-Administrativa de
ü ü
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos Cambios en la legislación Cambios en otros procesos institucionales
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PROCESO GESTIÓN DE LABORATORIOS
GESTIÓN JURIDICA
CAMBIOS ü ü ü ü
Creación o eliminación de laboratorios en la institución. Actualización de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. Implementación de Laboratorios Virtuales.
ü
Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestal contable, de manejo de recursos y de control interno. La falta de socialización de las nuevas metodologí as en el Sistema de Gestión de la Calidad, ya que con ellas se puede perder unidad de criterio. Cambios sustanciales en la suscripción de convenios con
Cambios normativos que no se implementen oportunamente en el ITM ü Incumplimiento en los términos de respuesta a los usuarios GESTIÓN FINANCIERA
ü
ü
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
la Administración Municipal. ü Cambios de orden normativo (derogatoria de normas, modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales) ü
Cambios en la tasa representativa del mercado de bienes sujetos a importación
ADMINISTRACIÓN DE BIENES ü Incumplimiento de contratos MUEBLES E INMUEBLES ü Cambio en la normatividad vigente GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ü ü
Cambios en la metodologí a de implementación de centros de costos y almacenamiento de insumos
ü
AUTOEVALUACIÓN
Implementación de nuevas plataformas tecnológicas
Cambio en la normativa vigente, Estatuto General,
Reglamento de Personal Docente y Administrativo ü Ajustes que se definan en la Estructura Organización ü El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos. ü La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con
el MECI y la Autoevaluación (CNA), para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los
EVALUACIÓN Y CONTROL
lineamientos del MEN. ü La aplicación del decreto 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, respecto al seguimiento a la polí tica de
austeridad del gasto, el cual permite que el sistema de calidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buen
uso de recursos públicos. ü
GESTIÓN DE LA CALIDAD
El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
ü
La implementación del nuevo Plan de Desarrollo con la Polí tica de Gobernanza que implica modificaciones en la
Polí tica de la Calidad. ü La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con el MECI y la Autoevaluación, para garantizar la calidad de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del
MEN.
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7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AÑO 2011 En la revisión por la dirección los lí deres de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para la
mejora. Es de anotar que se hizo una revisi ón con la Vicerrectora General Maria Victoria Mej í a Orozco, el Director de la Escuela de Pedagogí a José Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramiento de la Calidad Mónica Arango Ospina, para decidir cuáles de las recomendaciones de mejora se incorporan como productos en el plan de acción del año 2012, las demás son actividades que no requieren incorporarse
al plan de acción para su ejecución. Adicionalmente, se definen cuáles de éstas corresponden al sistema, cuáles a los procesos y cuáles a los requisitos, lo que facilitará la evaluación de la eficacia, luego de su
implementación. Recomendaciones de Mejora Proceso
Si va al Plan de Acción 2012
No va al Plan de Acción 2012
Mejora del sistema
Mejora del proceso
Mejora de Requisito
ü Implementación
de diseño metodológico para la gestión de proyectos de inversión (Incluye formulación, gerencia y evaluación de proyectos). ü Sistema Business Inteligence en PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
x
x
funcionamiento. Entendido Business
Inteligence como la habilidad para transformar los datos que se generan
en información y la información en
x
x
conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de
decisiones. FONDO EDITORIAL ü Por costos, eficacia y efectividad la
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
contratación de un corrector de estilo para el Fondo Editorial debe contemplarse a largo plazo, por productos o por manuscritos recibidos y valorados según el número de cuartillas o caracteres que contengan, comprometidos con un tiempo de entrega acordado, y pagados según las condiciones expuestas en un contrato de
servicios. FONDO EDITORIAL ü Cambio en la modalidad de evaluadores contratación de externos.
x
x
x
x
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Proceso
Recomendaciones de Mejora
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Si va
No va
Mejora
Mejora
Mejora
al Plan de Acción 2012
al Plan de Acción 2012
del sistema
del proceso
de Requisito
COMUNICACIONES: ü Dada la cantidad de informaci ón que se genera por parte de las diferentes dependencias institucionales para
x
x
x
x
ser publicada en la página web, se recomienda fortalecer el recurso humano encargado de realizar esta
labor. COMUNICACIONES: ü Disponer de personal idóneo para que se encargue de la actualización DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR
permanente de la información institucional en las redes sociales. ü
Continuar con
las
estrategias
x
adoptadas para la apropiación del
SGC por parte de la Comunidad Academica. ü Continuar con la sensibilizaci ón de
x
los auditados frente al proceso de la auditoria interna de calidad por
DISEÑO CURRICULAR Y DESARROLLO CURRICULAR PROYECCIÓN SOCIAL
Facultades. ü Implementar
un
plan
de capacitación en uso de los recursos
x
x
x
x
x
x
TIC tanto para docentes como estudiantes. ü Elaborar un modelo efectivo de seguimiento a los compromisos
docentes: registro de notas, seguimiento curricular y compromiso académico. ü
Responsabilizar a los funcionarios
x
dentro de su plan de trabajo con
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
actividades concretas del sistema de gestión de la calidad. ü Afinar y sistematizar los x criterios instrumentos y de
x
x
evaluación del impacto de los resultados de los proyectos de
investigación. ü Consolidar el
Sistema
de
Información del Centro de Investigación para que dialogue e interactúe de manera más eficiente con otros sistemas de información internos y externos.
x
x
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Recomendaciones de Mejora Proceso ü
Si va
No va
Mejora
Mejora
Mejora
al Plan de Acción 2012
al Plan de Acción 2012
del sistema
del proceso
de Requisito
Estructurar de manera más técnica el
equipo humano del Centro de GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
INTERNACIONALIZACI ÓN DEL CONOCIMIENTO
BIENESTAR INSTITUCIONAL
Investigación exitosamente a
imponen
para responder los retos que reorganización la
x
x
institucional y los nuevos contextos
globales. ü Adoptar las polí ticas, procedimientos y normatividad x para la movilidad entrante y saliente de estudiantes. ü Generar eventos institucionales x para una mayor proyección sobre Internacionalizaci ón del ITM. ü Contar con un sistema de información, que recoja las cinco áreas de bienestar y los proyectos existentes, además, de los que puedan surgir. x ü Sistematizar las experiencias de los proyectos que se generen en
x
x
x
x
x
Bienestar, con el fin de poder contar
GESTIÓN BIBLIOTECA
con herramientas que nos permitan la visibilización. x ü Implementación de la biblioteca digital (recursos digitales y repositorios digitales) siempre y cuando se disponga de los recursos en el 2012. ü Rediseño de los espacios de la x
x
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biblioteca, tales como: Circulación y
GESTIÓN DE LABORATORIOS
Préstamo, Referencia Especializada, Medios Audiovisuales, Procesos Técnicos, Soporte de Informática, x Salas de Lectura. ü Implementación de un sistema Biométrico para cuantificar sistemáticamente el tiempo real de Trabajo Independiente. x ü Creación de una propuesta de unidad estratégica de negocios para prestación de servicios de Laboratorio a la Industria.
x
x
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Recomendaciones de Mejora Proceso ü
GESTIÓN DE LABORATORIOS
Si va
No va
Mejora
Mejora
Mejora
al Plan de Acción 2012
al Plan de Acción 2012
del sistema
del proceso
de Requisito
Creación de página Web de los laboratorios del ITM articulado con la página Institucional donde los
x
x
estudiantes, docentes y empresarios
tengan una mayor articulación. ü Capacitación permanente de los cambios normativos para los funcionarios involucrados en los
GESTIÓN JURIDICA ü
diferentes procesos Implementar el uso del
x
x
módulo de
inventarios en SEVEN (serí a la segunda etapa, ya que la primera se hizo con el fondo editorial), con esto se mejora el control administrativo –
GESTIÓN FINANCIERA
contable de los diferentes insumos x que maneja el Departamento de Sistemas para el b uen funcionamiento académico administrativo del ITM. Adicionalmente, esto permitir á una asignación adecuada de los consumos a las diferentes áreas (costos ABC). ü Se recomienda efectuar una distinción entre contratos de suministro (a demanda, tracto sucesivo) y contratos de compraventa (ejecución instantánea), pues actualmente se orientan estos contratos en el ITM, ü
x
x
sin hacer la distinción práctica. Se recomienda fortalecer
las acciones de vigilancia, control y ADQUISICIÓN DE supervisión a la ejecución de BIENES Y SERVICIOS contratos. ü Dar continuidad y permanencia a los procesos de capacitaci ón de costos, estudio de mercado, etapas de la contratación, facturación, x interventorí a y supervisión y atención al cliente.
x
x
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Recomendaciones de Mejora Proceso ü
Si va
No va
Mejora
Mejora
Mejora
al Plan de Acción 2012
al Plan de Acción 2012
del sistema
del proceso
de Requisito
x
x
Establecer mecanismo de control
y seguimiento
garantizar el información respaldo de institucional que se tiene en los equipo de cómputo en cada una de
ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
para
las dependencias. ü La propuesta inicial consiste en el modificar parcialmente procedimiento de vinculación de
profesores de hora cátedra, el cual consiste en dar traslado a las
facultades para que desde éstas se ingrese la carga académica de los
GESTIÓN DEL
x
x
profesores y se formalice el contrato
TALENTO HUMANO
de cátedra. En esta tarea además del Dpto. de Personal participan la Oficina de Planeación, Atención al Estudiante, Dpto. de Sistemas y las Facultades. ü
Continuar la
articulación del
x
x
x
x
Sistema Integrado de Gestión con la
AUTOEVALUACIÓN
Autoevaluación. ü Fortalecer la cultura
de
la
Autoevaluación en respuesta a la mejoramiento necesidad de
constante. ü Disponer de recurso humano que
x
x
permita tener una mayor cobertura para las auditorias de Control
EVALUACIÓN Y CONTROL
Interno. ü Posicionar
la
transparencia,
polí tica dentro de
de la
Institución. ü Integrar la Rendición de Cuentas Institucional con la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de
GESTIÓN DE LA CALIDAD
la Calidad. ü Continuar la articulación del Sistema Integrado
de
Gestión con
la
Autoevaluación ü Fortalecer las estrategias de apropiación de la cultura de Calidad
x
x
x
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8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD Se ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77 riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en los procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como tolerables y 10 como aceptables. ZONA DE RIESGOS
PROCESOS
ACEPTABLE
Planeación Institucional Gestión de la Comunicación Diseño Curricular Desarrollo Curricular Proyección Social Gestión
TOLERABLE
MODERADO
3
3
4
1
1
2
1
3
3
6
3
3
7
1
1
Internacionalizaci del ón Conocimiento
del
Calidad TOTAL
1
4
1
2
3
2
1
1
6
5 8
6
1
5
1
2
3 1
5
2
7
4
1
6
1
6 1
1
2
Talento Humano Autoevaluación Evaluación y Control Gestión de
2 1
Inmuebles
Gestión
6
3
Conocimiento
Bienes y Servicios Administración de Bienes Muebles e
INACEPTABLE
1
del
Bienestar Institucional Gestión de Biblioteca Gestión de Laboratorios Gestión Jurí dica Gestión Financiera Adquisición de
IMPORTANTE
TOTAL DE RIESGOS
2
la
1
1
1
3
1 10
27
31
1 7
2
77
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Los riesgos que requieren plan de manejo están en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos).
Riesgo
Valoración
Evaluación
1.16
INACEPTABLE
Proceso
Gestión del Conocimiento
Internacionalizació n del Conocimiento
Retraso ejecución proyecto
en
la del
Actividades de movilidad que no están articuladas con los planes de desarrollo de las facultades y/o dependencias
Nº Acción Emprendida Acción 533 Ver archivo adjunto extraí do del sistema
mejoramiso
0.85
IMPORTANTE
Acción 539 Ver archivo adjunto extraí do del sistema
mejoramiso
Gestión de laboratorios
Riesgo por manipulación de materiales o residuos peligrosos
1
Evaluación y Control
Incumplimiento en la evaluación de los sistemas MECI y SGC
0.88
INACEPTABLE
IMPORTANTE
Acción 580 Ver archivo adjunto extraí do del sistema
mejoramiso Acción 572 Ver archivo adjunto extraí do del sistema
mejoramiso
9. REVISIÓN DE LA ADECUACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD Durante el presente año se ajustó la Polí tica de la Calidad mediante la Resolución Rectoral Nº 641 del 1 agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misión y Visión que fue aprobada por el Consejo Directivo
el 9 de julio de 2011 (Acta Nº5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineación de la Polí tica de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el Pa í s. Adicionalmente, se verificó la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resoluci ón Rectoral 476 de 2010) con la
polí tica y se ratificó continuar con los mismos objetivos.
POLITICA DE CALIDAD
“El Instituto Tecnol gico Metropolitano, es una Instituci n Universitaria de car ácter público y del orden municipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educaci ón superior para la formación integral del talento humano con excelencia en la investigaci ón, la innovación, el desarrollo, la
docencia, la extensión y la administración, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyección nacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental. En procura de la satisfacci n de las expectativas de los clientes”.
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10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirán evidenciar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gesti ón de la Calidad y se incorporaran al plan de
acción, como productos de los procesos para evaluarlos en el año 2012. Para realizar estas mejoras la dirección está consciente de las necesidades de recursos f í sicos, financieros, humanos y tecnológicos y realizará las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargo esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012. De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad: ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosof í a institucional con los objetivos de los procesos y los indicadores de gestión.
ES ADECUADO porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generación de valor agregado con programas como SIGA, inclusión y las ayudas económicas que se le brinda a la población para que permanezca en su proceso de formación. ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados. ES EFICIENTE porque permite la optimización de los recursos en cada una de las actividades identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y empoderamiento de los lí deres, responsables de procesos y auditores internos en el
desarrollo de la auditorí a, y en la profundidad en los resultados. ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad académica, el entorno y el desarrollo de la
región.
LUZ MARIELA SORZA ZAPATA Rectora
Ver anexo (Listado de asistencia)
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