Tinjauan Umum
Pengembangan system adalah proses memodifikasi atau mengganti sebagian
atau semua system informasi. Proses ini memerlukan komitmen waktu dan
sumber daya dan merupakan aktivitas yang sedang berlangsung pada banyak
perusahaan. Setiap proyek pengembangan system akan melalui siklus hidup
pengembangan system, yaitu perencanaan dan analisi, perancangan dan
implementasi.
10.1 GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem yang ada
pada system informasi yang pengembangannya membutuhkan perhatian khusus.
Tujuan perencanaan sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang
permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan
diselesaikan.
Analisis sistem dimulai setelah perencanaan system telah
mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama analisis system
adalah untuk memahami sitem dan permasalahan yang ada, memberikan gamran
informasi yang dibutuhkan dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem
berikutnya.
Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan
Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas-bawah, sangat
penting digunakan ketika mengembangkan system. Oleh karena itu perlu ada
perhatian seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi system
secara keseluruhan. Rencana tersebut harus memasukkan dukungan dan
persetujuan total dari manajemen puncak. Tanpa rencana keseluruhan system
informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstract
dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian
untuk mencapai tujuan berikut ini:
Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling
membutuhkan sumber daya tersebut.
Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.
Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan
keseluruhan rencana strategis organisasi.
Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu;
1. Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen
puncak.
2. Menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan
sistem.
3. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.
4. Mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.
5. Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu
dalam organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.
6. Membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan
analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan
dikembangkan.
7. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan
bekerja dalam proses analisis dan desain awal.
10.2 PERENCANAAN SISTEM DAN MANAJEMEN PUNCAK
Hal paling penting dalam seluruh upaya pengembangan system adalah
mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas utama pengembang system
adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, factor kunci sukses, dan
keseluruhan tujuan manajemen puncak. Peran pengembang system seperti
layaknya seorang dokter yang memeriksa pasinnya. Pasien hanya mampu
mengungkapkan gejala-gejala yang timbul dari permasalahan yang dihadapinya,
dan tugas dokterlah yang menentukan masalah sebenarnya dan penyebab
sesungguhya.
Dewan Penasihat
Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk mmandu
keselurujhan upaya pengembangan system. Mereka harus memiliki perwakilan
dari manajemen puncak karena penting bahwa system informasi yang dihasilkan
akan sesuai dengan keseluruhan rencana strategis perusahaan. Dewan
penasihat harus bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan dan
pengendalian upaya pengembangan system dalam perusahaan. Sosok bertanggung
jawab yang ideal atas komite ini adalah direktur system informasi
perusahaan. Namun demikian dewan penasihat tidak boleh terlibat dalam
detail proyek pengembangan tertentu.
Mengembangkan Tujuan dan Batasan Sistem
Agar efektif, keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan
umum perusahaan dan tujuan khusus baginsubsistem tertentu dalam perusahaan.
Tujuan umum perusahaan harus memasukkan keseluruhan tujuan strategis yang
berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Bagian lebih
detail dari tujuan strategis adalah tujuan taktis. Tujuan taktis ini sesuai
dengan perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk rentang waktu satu
hingga tiga tahun ke depan. Hal penting lainnya adalah faktor sukses kunci
.
Mengembangkan Rencana Sistem Strategis
Output utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yng
bertanggung jawab atas pengembangan system adalah sebuah rencana system
strategis. Rencana ini haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan
tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan
system sebuah perusahaan. Elemen kunci dalam sebuah rencana sistem
strategis ialah:
keseluruhan pernyataan yang terkait ddengan faktor sukses kunci dari
perusahaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya pengembangan.
Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan
mendapatkan prioritas paling tinggi.
Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya,
orang,dan peralatan.
Rencana waktu pengembangan sistem tertentu
Mengindentifikasikan Proyek Tertentu yang akan Diprioritaskan
Manfaat pengembangan system sering sulit untuk diukur, karena itulah
pertimbangan sisi keuangan mudah terabaikan manakala memberikan prioritas
pada proyek-proyek. Sistem tersebut akan memungkinkan tenaga penjualan
bertransaksi lebih baik dengan para pelanggan ketika muncul pertanyaan
tentang status pesanan yang mungkin telah jatuh tempo. Namun demikian , apa
manfaat financial yang dapat diberikan dari kemampuan menyediakan informasi
pada pelanggan dengan cepat, hal terswebut akan dengan jelas terlihat bila
dipandang dari sisi hububngan dengan pelanggan. Manfaat ini mungkin akan
muncul dalam peningkatan penjualan.
Membentuk Komisi untuk Proyek Sistem
Dalam banyak hal pembentukan komisi dalam proyek system adalah seperti
halnya membentuk sebuah bangunan. Proyek bangunan memerlukan tukang kayu,
tukang ledeng,tukang batu, ahli listrik, dan pekerja kasar lainnya.
10.3 TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM
Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat ini
Tujuan Survei
Ada empat tujuan survei system:
Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari system
menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna system
mengumpulkan data-data penting yang berguan untuk pengembangan desain
system, mengindentifikasikan permasalhan khusus yang membutuhkan lebih
banyak perhatian dalam upaya desain subsekuen.
Pertimbangan Perilaku
Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem.
Fakta menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang
ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan
orang tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi seorang individu dapat
saja memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah selama beberapa
tahun.
Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk
mampu menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama
seorang analisis sistem adalah adalaha mengarahkan sebuah survei sistem
yang mampu membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak
manajmemen. Beberapa pendekatan tertentu yang dapat digunakan untuk
menjembatani kesenjangan komunikasi ini adalah:
Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam
sistem,secepat mungkin.
Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-orang
yang terlibat didalamnya.
Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa mereka
tidak akan kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan besar
dalam tanggung jawab pekerjaan mereka.
Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya membuat
kehidupan yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam sistem
tersebut.
Sumber-sumber untuk Mendapatkan Beragam Fakta
Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang subsistem
informasi yang akan diteliti. Teknik tersebut dapat berupa wawancara,
kuesioner, observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan
rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan,
prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.
Menganalisis Hasil Survei
Berikut ini pertanyaan-pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
system yang dapat digunakan untuk mengevaluasi system yang ada saat ini :
Apakah diperlukan suatu prosedur tertentu ?
Apakah prosedur uang selama ini ada menggunakan langkah-langkah yang
tidak perlu?
Apakah prosedur yang ada elama ini sudah mempertimbangkan efektivitas
biaya ?
Apakah laporan yang dihasilkan saat ini sudah jelas dan mudah dibaca ?
Apakah sumber-sumber dokumen yang ada selama ini sudah disedain dengan
baik?
Apakah laporan yang dihasilkan saat ini telah digunakan dengan baik?
Apa saja yang menyebabkan timbulnya permasalahan tertentu ?
Laporan tambahan seperti apa yang berguna bagi manajemen ?
Sudahkah system dokumentasi yang ada saat ini mencukupi ?
Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan
tujuan yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan
(botlleneck). Sumbatan mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila
dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.
Tahap 2 : Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi
Tahap kedua dalam analisis system adalah proses mengidentifikasi informasi
yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusan menejerial. Proses ini disebut
analisis kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakuknannya
analisis terhadap pengambilan keoutusan. Beberapa teknik sistematis dapat
digunakan untuk memahami pengambilan keputusan dan informasi yang
dibutuhkan. Pendekatan tersebut adalah :
Mengidentifikasikan tanggungjawab utama seorang manajer
Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai
seorang manajer
Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer
Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk
mengevaluasi output personal.
Tahap 3 : Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem
Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan
kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua
hal yaitu, input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu
menentukan kebutuhan kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem
tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan
sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka
pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan
standar biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas
kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat dipertimbangkan
sebagai kebutuhan output:
Laporan kemajuan harian
Laporan keuangan harian
Laporan unit yang rusak
Laporan permasalahan bahan baku
Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem
Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:
Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis
Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan
sistem informasi strategis.
Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang
sedang dianalisis.
Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang
dibiutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.
Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.
Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.
Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi
perenanaan sistem baru.
Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang
sedang dipelajari
Teknik-Teknik Pengumpulan Fakta
Bagian besar dalam pekerjaan seorang analis system adalah mengumpulkan dan
mengorganisasikan fakta-fakta yang ada. Ada beberapa teknik yang dapat
digunakan oleh seorang analis guna mengatasi kesulitan yang muncul dalam
mengerjakan tugas pengumpulan fakta tersebut.
Teknik Pengorganisasian Fakta
Metodologi Warnier-Orr didasarkan pada proses analisis output sebuah
aplikasi dan proses pemfaktoran aplikasi tersebut ke dalam struktur
hierarkis modul yang ada untuk mencapai pemrosesan yang diinginkan.
Metodologi ini menggunakan diagram segi empat pemrograman untuk menunjukkan
hierarki. Tingkatan tertinggi adalah pada sisi kiri dari gambar, dan
tingkatan terendah pada sisi kanan gambar. Diagram ini dibentuk hanya
dengan menggunakan tiga basis konstruksi: sekuen, seleksi, dan repetisi.
Analisis Sistem Terstruktur
Analisis system terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk
menganalisis system yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah system dan
kemudian diproses melalui seperangkat langkah yang tersusun secara logis,
yang di dalamnya tiap-tiap system dikembangkan secara lebih mendetail dan
diakhiri dengan kode pemrograman kompurt (dan detail lainnya).
Diagram Alur Logika versus Flowchart
Perbedaan utama kedua pendekatan ini adalah flowchart analitik
memberikan deskripsi fisik sebuah system, sementara diagram alur data
logika memberikan deskripsi logis sebuah system. Khusunya, flowchart
analitik menjelaskan dengan gambling sarana input/output yang digunakan
seperti terminal data atau primer. Flowchart analitik juga menjelaskan
dengan rinci sarana penyimpanan, seperti disket atau pita magnetic.
Diagram alur data logika menggabungkan semua elemen tersebut, nemun
membiarkan deskripsi fisiknya tetap terbuka.
Desain Sistem versus Analisis Sistem
Analisis system terstruktur dan desain system terstruktur keduanya
adalah proses yang sama. Tegasnya, desain merujuk pada penciptaan sebuah
model baru atau modifikasi system, sementara analisis melibatkan evaluasi
penting sebuah permasalahan tertentu atau system yang sudah ada.
Kesimpulannya, analisis system terstruktur harus dipelajari secara simultan
dengan desain system terstruktur. Proses dokumentasi dan langkah-langkah
pengerjaan dua permasalahan tersebut melibatkan seluruh komponen.
Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem Terstruktur
Mengembangkan Diagram Alur Data Logika
Gambar 10.1 memberikan sebuag diagram konteks untuk sebuah system
pembelian. Diagram ini tidak menunjukkan detail-detail proses lagis atau
kondisi error yang terjadi. Detail dari hal tersebut akan diberikan dalam
diagram pendukung. Sebagai contoh, Gambar 10.2 memberikan detail tambahan,
yaitu pengembangan proses "system pembelian" pada Gambar 10.1 ke dalam dua
subproses, "Permintaan Validasi" dan "Persiapan Pesanan Pembelian". Proses
ini harus memungkinkan untuk memberikan detail lebuh lengkap guna mendukung
diagram konteks system pembelian sebelumnya dengan cara mengembangkan
subproses yang ada di Gambar 10.2 ke dalam subproses-subproses yang lebih
rendah tingkatannya.
Daftar permintaan
Rincian pembelian
Pesanan
Pembelian
GAMBAR. 10.1 Diagram Konteks Sistem Pembelian
Daftar permintaan
Rincian daftar permintaan
Rincian
Pesanan
Pembelian
GAMBAR. 10.2 Perluasan Diagram Konteks Sistem Pembelian
Menentukan Kamus Data
Langkah selanjutnya adalah menentukan kamus data (data dictionaries) yang
berhubungan dengan penyimpanan data yang telah direferensikan dalam diagram
alur data logika. Hal ini melibatkan deskripsi struktur data dan elemen
data yang ada di dalamnya.
Menentukan Metode Akses
Adalah penting pula untuk menentukan bagaimana penyimpanan data akan
diakse. Proses ini biasanya akan melibatkan penentuan kunci akses primer
dan sekunder.
Menentukan Logika Proses
Bahasa inggris terstruktur adalah bahasa khusus untuk menggamabarkan
logika proses yang menggunakan beberapa kata kunci, seperti IF, THEN, ELSE
IF dan S. Aspek lain yang berguna dari bahasa inggris terstruktur adalah
pendekatan ini sangat mirip dengan sumber kode dalam bahasa pemrograman
terstruktur lainnya seperti COBOL dan FORTRAN V. Oleh karena itu, bahasa
inggris terstruktur dapat banyak mengurangi tugas pemrograman.
10.4 GARIS BESAR DESAIN SISTEM
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah.
Dalam tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar
yang harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang
berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan
menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh ahli
listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Kesalahan kecil yang dibuat dalam
tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang dan pengeluaran di
tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem
informasi akuntansi. Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah
penolakan pengguan terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya
keterlibatan pengguan dalam rencana desain,implementasi sistem dapat tidak
populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target di
mana sistem tersebut didesain.
10.5 LANGKAH-LANGKAH DESAIN SISTEM
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk
sebuah sistem yang lengkap. Langkah – langkah pokok dalam desain sistem
ialah, pertama dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap berbagai
alternatif desain, kedua persiapan spesifikasi desain, ketiga persiapan
spesifikasi desain sistem.
Mengevaluasi berbagai alternatif desain.
Dalam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari
munculnya sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh
tahap perencanaan dan analisis sistem dalam siklus pengembangan. Desain
sistem harus menyediakan solusi untuk sebuah masalah khusus.
Enumerasi alternatif desain. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mendesain sebuah sitem baru yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah
mendesain sistem secara lengkap mulai dari awal. Pendekatan lainya adalah
memaksa ahli desain untuk memilih dan merekomendasisistem yang belum
dibuat(premade sistem).
Menggambarkan berbagai alternatif. Setelah daftar utama dibuat, tiap
alternatif dapat didokumentasikan dan digambarkan. Sebagai contoh sebuah
jaringan komputer untuk pengumpulan data dan distribusi laporan dapat
dilakukan entah sentralisasi atau desentralisasi. Dalam alternatif desai
sentralisasi tiap divisi memasok data akuntansi ke pusat sistem komputer.
Pusat komputer kemudian memproses dan mendistribusikan laporan ke setiap
divisi. Dalam sebuah desain sistem desentralisasi setiap divisi memiliki
komputer dan mengumpulkan datanya sendiri. Laporan yang telah selesai
dikirim ke kantor pusat perusahaan.
Mengevaluasi alternatif. Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan
didokumentasikan langkah berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif
tersebut. Kriyeria penting untuk memilih sebuah alternatif untuk
diimplementasikan adalah membandingkan biaya dan manfaatnya. Selain itu
alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua sasaran sistem.
Menyiapkan spesifikasi desain
Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain
harus bekerja secara terbalik yaitu, daro output ke input. Perancang sistem
manakala bekerja dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan
manajemen dan dokumen output operasional sebagai langkah pertama dalam
proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data dan
langkah-langkah pemrosesannya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan
diambil perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan
spesifikasi tersebut.
Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem
Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah
proposal. Jika proyek bersekala besar proposalnya harus dikaji terlebih
dahulu oleh manajemen puncak sebelum disetujui. Namun demikian proposal-
proposal bersekala kecil dan tidak mahal dapat disetujui oleh manajer
devisi atau departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang
dibutuhkan untuk mengimplementasikan desai proyek. Secara umum proposal
akan terdiri dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan
deskripsi tenaga kerja yang dibutuhkan , juga flowchart dan diagram yang
menggambarkan bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan.
Cetak biru proses bisnis
Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru
untuk seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-
perusahaan yang menggunakan SAP Enterprise Resource Planing System memulai
upaya desai mereka dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak biru yang
disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan yang ada. Tim desain
kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini
dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-proses yang
penting dan unik bagi tujuan dan strategi perusahaan.
10.6 PERTIMBANGAN DESAIN SISTEM
Desain Output
Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas
biaya. Prinsip evektifitas harus diaplikasikan pada seluruh elemen dalam
sistem karema sebuah investasi dalam sistem informasi adalah sebuah
pengeluaran anggaran-modal – yaitu harus dievaluasi berdasarkan biaya
manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dengan
tetap mencapai tujuan sistem.
Desain Database
Beberapa prinsip penting berlaku ketika mendesain database. Salah satunya
adalah database perusahaan harus terintegrasi. Integrasi berarti adanya
upaya untuk menghindari pengumpulan dan penyimpanan item data yang sama
lebih dari satu tempat dalam perusahaan. Dalam sebuah sistem yang
terintegrasi, berbagai tahapan operasi bisnis dapat berbagi data yang sama.
Pemrosesan Data
Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan
keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem
pemrosesan data sebuah perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang
telah disusun.
Input Data
Pertimbangan sulit lainnya yang sering muncul ketika mendesain sistem input
data adalah akurasi. Penggunaan sumber-sumber dokumen yang tersusun dengan
baik akan mendorong karyawan untuk merekam data akurat dengan sesedikit
mungkin kesalahan.
Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Mengimplementasikan kendali yang memadai seringkali terabaikan.
Pengendalian yang bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun setiap
tahap proses desain sistem. Ini merupakan suatu wilayah yang didalamnya
akuntan memainkan peranan penting ketika bekerja dengan sebuah tim desain.
10.7 TEKNIK-TEKNIK DESAIN SISTEM
Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal
tersebut tidaklah sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka
menghasilkan solusi yang sama untuk suatu permasalahan. Oleh karena itu
desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai seni
walaupun banyak teknik telah dikembangkan.
Desain Formulir
Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus
mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara
antara pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir
harus berfokus pada proses produksi dokumen-dokumen yangmenyediakan
perantara yang efektif antara manajer dab sistem informasi.
Desain Database
Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database:
diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks
yang terkait dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara
beragam jenis record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat
( field) data dalam sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi
perancang system sejumlah poin penting yang berkaitan dengan isi dari
sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan berisi layout record, tujuan
file, perkiraan jumlah record,dan lainsebagainya.
Paket Desain Sistem
Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus
pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu
perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu
permasalahan. Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun struktur
permasalahan desain dan menghasilkannya dalam waktu singkat.
Memilih Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Membeli perangkat lunak mempunyai beberapa keunggulan:
1. Paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih
bayak akan ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.
2. Paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa
organisasi telah menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan,
maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang muncul akibat
kesalahan telah dihilangkan.
3. Perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan
sejumlah uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house
dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu pengembangan ke dalam
program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut tidak mampu
memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.
Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat lunak
tersebut persis sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket
perangkat lunak tersebut biasanya perlu dimodifikasi ( biasanya menelan
biaya yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan memodifikasi prosedur
yang dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.
Dedicated software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko
eceran atau kantor akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated
software package perlu menanyakannya pada orang-orang yang bekerja di
perusahaan lain dalam industri yang sama. Suatu catatan penting yang harus
diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras
adalah: suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan
cepat atau sebuah versi baru akan segera tersedia. Dalam banyak kasus
turunya harga adalah sesuatu yang tidak dapat dibandingkan dengan
ketidaknyamanan akibat tidak memiliki komputer pada saat tersebut. Dan
metode yang canggih dari versi yang lebih baru tidaklah selalu perlu karena
kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan lebih baik bila membeli
sebuah sistem sekarang ketika benar-benar dibutuhkan daripada mencoba
menebak pasar komputer yang demikian tidak terdeteksi, yang tidak seorang
pun mampu meramalkannya dengan tepat.
Kebijakan Umum dan Pengembangan Sistem
Mengembangkan sebuah sistem informasi adalah tugas yang kreatif dan
menuntut upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis
bagi sebuah organisasi. Di lain sisi, proses pengembangan sistem dapat
memunculkan bencana, yaitu ketika sumber daya manusia dan keuangan yang
dibelanjakan tanpa pengembalian yang dapat dikendalikan dan bahkan mungkin
sebuah sistem tidak dapat diselesaikan sesuai keinginan.
KESIMPULAN
Perencanaan sistem melibatkan keputusan-keputusan yang diambil oleh
manajemen puncak untuk memprioritaskan kebutuhan pengembangan sistem.
Output perencanaan sistem adalah sebuah dokumen tertulis yang menyatakan
keseluruhan tujuan sistem informasi bagi perusahaan tersebut. Dan dokumen
tersebut akan menjelaskan bidang-bidang umum yang dibutuhkan untuk
dikerjakan dalam pengembangan sistem. Sebuah rencana umum diperlukan untuk
mengimplementasikan kebutuhan ini. Rencana analisis sistem bersifat dinamis
dan harus senantiasa di revisi. Pengembangan sistem adalah sebuah proses
yang berkelanjutan dalam kehidupan bisnis dan kebutuhan perusahaan akan
informasi senantiasa berubah.
Analisis sistem dimulai dengan sebuah sistem atau spesifikasi sistem dalam
rencana keseluruhan sistem informasi perusahaan. Upaya analisis sistem
melibatkan tiga tahap yang berbeda (1) survei sistem yang ada saat ini, (2)
identifikasi informasi yang dibutuhkan, (3) identifikasi sistem yang
dibutuhkan.
Desain sistem adalah proses yang dimulai secara urut mulai dari tingkat
paling umum dengan memerhatikan tujuan sebuah sistem tertentu. Proses ini
kemudian menghasilkan tingkatan yang lebih detail dengan spesifikasi yang
berisi struktur file, operasi pemrosesan, dan desain formulir. Langkah-
langkah penting dalam desain sistem meliputi evaluasi alternatif-alternatif
desain, persiapan spesifikasi desain, dan menyerahkan sebuah laporan
lengkap dengan sistem.
Kesimpulannya, analisis dan desain sistem adalah proses yang melibatkan
sejumlah besar kreativitas. Kesuksesan yang bisa diraih berasal dari
komunikasi yang baik antara tim desain sistem dan pihak manajemen. Dan
seluruh aleternatif yang layak harus dipertimbangkan masak-masak. Perhatian
lebih harus diberikan pada integrasi sistem dan pengukuran keamanan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H, and William S.Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,
Buku I. Jakarta: Penerbit salemba empat.
-----------------------
Toko
Sistem pembelian
File Pembelian
Pemasok
Toko
Pemasok
Menyiapkan pesanan pembelian
Validasi daftar permintaan
File Pembelian