UNIVERS UNIVERSIDAD IDAD TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA CENTROAMERICANA CENTROAMERICANA
FACULTAD DE POSGRADO POSGRADO MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS TÉCNICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS PARA L A PL ANIFICACIÓN ANIFICACIÓN DE PROYECTOS (NP-010) SECCIÓN 10208 Proy ecto de Apli cación Final: Final: CASO 2: LA BODA SUSTENTADO POR:
MARÍA FERNANDA FLORES ÁVILA
11623119 1162 3119
MIRIAN IVETH DÍAZ CHÁVEZ
11623047
SANDRA MARÍA SAL SALAZAR AZAR CRUZ
11623192 1162 3192
CARLOS ROBERTO RAMIREZ BARRIENTO BARRIENTOS S
11623082 1162 3082
FREDY J OSÉ GODOY PERDO PERDOMO MO
11623133
LUIS RUB RUBEN EN QUIROZ LOVO
11623045
CATEDRÁTICO:
Ing. Julio César César López Zerón Zerón Tegucigal pa M.D.C M.D.C,, Hondur as C.A. 05 de Mayo Mayo del 2016 2016
INDICE RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................3 INTRODUCCION .................................................................................................................4 CONTENIDO .........................................................................................................................5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 16
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RESUMEN EJECUTIVO
Tony y Peggi, son una pareja de jóvenes graduados en la Universidad de Texas, ellos trabajan el Dallas, él como chef de un restaurante y ella como maestra; Es temporada navideña y Tony decide proponerle matrimonio a Peggi, ella felizmente acepta y le ponen fecha a su compromiso. Ambos avisan a sus familias acerca de la noticia y es ahí, donde todo empieza a mostrar complejidad; por un lado, la familia de Tony, quienes viven en New York. Son dueños de un restaurante, espera una boda a lo grande, con numerosos invitados y un banquete ofrecido en el restaurante de la familia, En tanto la familia de la novia (Peggi), residentes en Nebraska y que han vivido en la granja de la familia, después de la muerte del padre de Peggi, tiene la idea de una ceremonia modesta y con pocos invitados, como ya es costumbre dentro de su familia. Después de haber dialogado con respecto a la idea de su ceremonia; Finalmente ellos toman la decisión de llevar a cabo una boda grande y con muchos invitado s, el principal problema es que no cuentan con los recursos económicos suficientes para poder desarrollar la boda de esa manera, ambos deben de pagar los préstamos que solicitaron para financiar la universidad y la familia de Peggi no cuenta con el suficiente dinero para costear la ceremonia. Ellos esperan pagarlos gastos de la boda con los regalos que les hagan sus invitados y que también les quede un poco de eso para la luna de miel. Llegó el año nuevo y la pareja de jóvenes comienza a planificar su boda, encontrándose con varias situaciones. Ellos deben de darle solución al problema principal de su proyecto, definir claramente sus objetivos y analizar todos los elementos que intervienen para que todo pueda desarrollar tal y como ellos lo han planeado.
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INTRODUCCION
A lo largo de nuestras vidas emprendemos muchos proyectos, algunos están relacionados con nuestro trabajo y otros con nuestra vida personal, estos últimos son los que tienen más impacto ya que las necesidades son originadas y cubiertas por nuestros propios recursos, tiempo y sueños. Entre los proyectos personales, un caso típic o y por el cual seguramente nos sentaremos a planificar, es la realización de una boda.
Un proyecto que inicia inconscientemente desde que elegimos a una pareja y hacemos los supuestos que esta parte interesada cubrirá todos nuestros requerimientos así como el supuesto que también estarán cubiertos los de ella o él, Sin embargo, toda la planificación de una boda como tal no es una tarea fácil ya que involucra la coordinación de un sin número de detalles y personas, para mantener todo bajo el presupuesto establecido, en el tiempo requerido y con la satisfacción asegurada.
Con esta descripción, se puede decir que una boda es sin duda todo un proyecto ya que se debe velar por los cuatro pilares: alcance, tiempo, costo y calidad, se tiene un inicio y un fin y cada boda es única y hay un sin número de involucrados que tienen un interés propio. En fin, existe un alto grado de complejidad y dedicación antes, durante y después del evento, por lo que este trabajo pretende demostrar como la administración de proyectos es empleada para una exitosa gestión de una boda.
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CONTENIDO
1. Defina el problema que deberá ser atendido por un proyecto; si usted considera que existe alguno. Tony y Peggy Sue son dos personas que crecieron en distintas circunstancias, en donde cada familia tiene conceptos muy diferentes sobre una boda. Sin embargo, las partes interesadas son Tony y Peggy y ellos han llegado a un consenso de lo que quieren independientemente de los deseos de sus familiares. El problema radica en que Tony y Peggy Sue no son realistas con la relación entre su presupuesto y la boda que desean.
En pocas palabras, no tienen el presupuesto apropiado para costear la boda que desean. Ellos están esperando que los regalos de la boda puedan cubrir diversos gastos que se generen en el mismo. Claramente la mamá de Peggy Sue no podría costear la boda y no sabemos si la mamá de Tony estaría dispuesta a hacerlo. En dado caso que Tony y Peggy Sue deban costearse su propia boda, deberán bajar sus expectativas ya que corren el riesgo de que los regalos no sean suficientes.
2. Elabore una lista de supuestos que sirva como punto de partida para la planeación de la boda.
La mamá de Tony no estará dispuesta a pagar la boda soñada de los novios.
Los regalos de la boda no fueron suficientes para cubrir los gastos.
La familia de ambas partes no están felices con la decisión de Tony y Peggy, lo que lleva a la inasistencia a la fiesta.
El clima no será apto para realizar una boda al aire libre
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3. Desarrolle una conformación básica de alcance del proyecto que usted ha seleccionado para atender el problema identificado. (justificación, descripción de producto y entregables). Justificación:
Tony y Peggy Sue deberán costearse su propia fiesta y siempre teniendo en mente la GRAN boda que desean, deberán pedir un préstamo que según ellos cubrirán con los regalos de la misma. Sin embargo, corren el riesgo de que no sea suficiente para cubrir todos los gastos necesarios. Esto los llevará a un nivel de endeudamiento que no podrán cubrir ya que cuenta con un préstamo universitario.
Descripción de Producto:
Bajo el precepto de que deben hacer una boda de acuerdo al presupuesto disponible de Tony y Peggy Sue sería de la siguiente forma: 1. Al aire libre, en un hermoso jardín, lleno de flores de todos colores. 2. La decoración con tema de color dorado. 3. Grande, espacio para 100 personas máximo. 4. Música de diversos géneros musicales. 5. Comida. Cena disponible para todos y entremeses, bebida ilimitada. Primer tiempo: Crema de chile porros y papas. Segundo tiempo: Pechuga de pollo rellena de espinacas y queso mozzarella bañada en salsa de cilantro. Postre: Pastel de queso con fresas.
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6. Tiempo: 6 – 8 horas. 7. Pastel de 3 pisos para 100 personas. (sabor de vainilla con almendras). Entregables:
1. Lista de Invitados. 2. Recibo de reserva de local. 3. Facturas de decoración de local. 4. Recibo de reserva de Catering. 5. Recibo de reserva de DJ para la música. 6. Confirmación de asistencia de invitados.
7. Indumentaria para el cortejo. 8. Recibo de reserva de Fotografía. 9. Vestido de Novia 10. Traje para el Novio.
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4. Construya UNA EDT (mínimo 10 y máximo 15 paquetes de trabajo), que posea un quinto nivel de profundidad, y donde se pueda apreciar el desglose de únicamente una Fase de todo Proyecto.
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5. Elabore el diccionario de la EDT para un mínimo de 5 paquetes de trabajo (seleccionados al azar por importancia), y para ello se deberá utilizar como guía de trabajo, el formato de ejemplo que se encuentra en la diapositiva Nª 30 de la presentación PPT02 relacionada con el tema Alcance.
PROYECTO
BODA
FECHA:
CLIENTE
TONY Y PEGGY
REVISIÓN:
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
AUTOR
GADProject
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO CÓDIGO EN LA WBS
04/05/2016 0 1 de 5
Invitados 1.1.2.2
DESCRIPCIÓN:
Envío de invitaciones según el checklist de invitados seleccionados y confirmación por parte de los mismos de la asistencia a la boda.
5. Elabore el diccionario de la EDT para un mínimo de 5 paquetes de trabajo (seleccionados al azar por importancia), y para ello se deberá utilizar como guía de trabajo, el formato de ejemplo que se encuentra en la diapositiva Nª 30 de la presentación PPT02 relacionada con el tema Alcance.
PROYECTO
BODA
FECHA:
CLIENTE
TONY Y PEGGY
REVISIÓN:
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
AUTOR
GADProject
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO
04/05/2016 0 1 de 5
Invitados 1.1.2.2
CÓDIGO EN LA WBS DESCRIPCIÓN:
Envío de invitaciones según el checklist de invitados seleccionados y confirmación por parte de los mismos de la asistencia a la boda.
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACIÓN
1.Los invitados no deben superar los 300. 2.Entre los invitados debe haber familiares, amigos y compañeros de universidad de cada uno de los novios. 3.Las tarjetas deben contener los nombres de los novios, dirección donde se celebrará la boda, fecha, hora, teléfono de contacto para confirmación. APROBADO POR: DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
1.Lista de 300 invitados seleccionados con datos de contacto: nombre, teléfono, dirección 2.Hoja de confirmación de pedido de tipo de tarjetas seleccionadas 3.Comprobante de pago de tarjetas de invitación 3.Comprobante de envío de la invitación de cada empleado. 4.Check list de las confirmaciones de asistencia de los invitados DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS O RESPONSABLES
Tony y Peggy Sue: Selección de Invitados; Holley: control; Mildred: Responsable
COSTE ESTIMADO
$4500
DURACIÓN ESTIMADA
3 meses
PREDECESORES
1.1.2
SUCESORES
10
PROYECTO
BODA
FECHA:
CLIENTE
Tony y Peggy Sue
REVISIÓN:
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
AUTOR
GADProject
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO
04/05/2016 0 2 de 5
Vestimenta 1.1.2.4
CÓDIGO EN LA WBS
DESCRIPCIÓN:
Tener a punto los vestidos de la novia, del novio, madrinas, padrinos, portador de anillos al igual que los anillos
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACIÓN
1. Los anillos deben ser los seleccionados por los novios. 2. El vestido de la novia debe ser de talla seleccionada por la misma, en color blanco y debe estar acompañado por sus accesorios (velo, tocado, zapatos, joyas y ropa interior). 3. El traje del novio deb e ser de la talla seleccionada. El traje debe contar con pantalón, camisa, saco, zapatos, gemelos, calcetines y ropa interior. 4. Los demás trajes deben ser del color seleccionado por los novios y de la talla de cada uno de los invitados APROBADO POR: DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
1. Listado de tallas de cada uno de los integrantes del acto (madrina, damas de honor, padrino, etc) 2. Recibo de alquiler o compra (según sea el caso) de los trajes del novio y de la novia. 3. Comprobante de pago de los anillos 4. Comprobante de entrega de los anillos y de los trajes.
DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS O RESPONSABLES
Mildred: Responsable; Peggy Sue: Supervisor; Tony, Francine, Vinie, Hollie, Nicky: Participantes
COSTE ESTIMADO
$3500
DURACIÓN ESTIMADA
3 meses
PREDECESORES
1.1.2
SUCESORES FECHA LÍMITE
30 mayo
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FECHA:
CLIENTE
BODA Tony y Peggy Sue
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
AUTOR
GADProject
PROYECTO
04/05/2016 0
REVISIÓN:
3 de 5
Selección de Iglesia
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO
1.1.2.1
CÓDIGO EN LA WBS
DESCRIPCIÓN:
1. Elección de la religión bajo la cual quieren contraer matrimonio 2. Elección del padre que oficializará su unión ante los ojos de Dios. DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACIÓN
1. La religión bajo la cual Tony y Peggy Sue contraerán matrimonio deb e de ser de mutuo acuerdo. 2. El padre seleccionado debe de ser cercano a la familia.
APROBADO POR: DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
1. Asistencia al curso prematrimonial (3 meses) 2. Entrega de documentación al padre para el expediente matrimonial (certificados de nacimiento, partidas de bautismo, certificado de confirmación, certificado de soltería eclesiástico, carné de identidad, pasaporte o tarjeta de residencia, certificado de asistencia al curso prematrimonial. 3. Recepción de expediente matrimonial. 4. Las amonestaciones (comunicación del párroco de la intención de los novios de unirse en matrimonio publicando la misma en el tablón de anuncios de la parroquia y en la misa dominical) DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS O RESPONSABLES
Peggy Sue: Responsable; Tony: Supervisor
COSTE ESTIMADO
$150
DURACIÓN ESTIMADA
1 meses
PREDECESORES
1.1.2
SECESORES FECHA LÍMITE
15-may
12
PROYECTO
FECHA:
04/05/2016
CLIENTE
BODA Tony y Peggy Sue
REVISIÓN:
0
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
4 de 5
AUTOR
GADProject
Decoración de mesas y sillas
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO
1.1.2.3.1.3
CÓDIGO EN LA WBS
DESCRIPCIÓN:
Alquiler y decoración de mesas y sillas para un aforo de 300 invitados
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACIÓN
1. La cantidad de mesas y sillas deben ser las justas para un aforo de 300 invitados más 10 sillas por contingencias. 2, La decoración será de estilo sencillo pero elegante en color blanco 3, El largo de los manteles debe qu edar al ras del suelo teniendo en cuenta la altura de las mesas
APROBADO POR:
DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
1. Comprobante de pago de alquiler de mobiliario. 2. Comprobante de entrega de mobiliario. 3. Comprobante de pago de alquiler de decoración para mesas y sillas (incluye manteles, cubre sillas, lazos, servilletas, floreros centrales) 4. Comprobante de entrega de la decoración alquilada.
DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS O RESPONSABLES
Peggy Sue, Tony, Carmella, Lucy, María, Teresa: Participantes; Hermanas Peggy: Supervisión; Mildred: Responsable
COSTE ESTIMADO
$1500
DURACIÓN ESTIMADA
3 semanas
PREDECESORES
1.1.2.3.1
SUCESORES FECHA LÍMITE
10 junio
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PROYECTO
BODA
FECHA:
CLIENTE
Tony y Peggy Sue
REVISIÓN:
Nº PEDIDO
B01
HOJA:
AUTOR
GADProject
04/05/2016 0 5 de 5
Reserva de vuelo y hotel
DENOMINACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO
1.1.4.1
CÓDIGO EN LA WBS
DESCRIPCIÓN:
Reserva del vuelo al lugar de destino donde los novios disfrutarán de su luna de miel, así como de su Alojamiento
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO DE ACEPTACIÓN
1. El lugar de destino será un lugar decidido en común por los novios, a no ser que se les ofrezca como regalo, caso en el cual deberá tener el visto bueno de Tony y Peggy Sue 2. La duración del viaje será entre 10 y 15 días.
APROBADO POR:
DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES
1. Presupuesto de los diferentes paquetes ofrecidos por la compañía para un viaje de duración de 10 a 15 días todo incluido. 2. En caso de estudiar vuelo y alojamiento por separado, presupuesto y posibles horarios de viaje en las fechas indicadas. 3. Entrega de la documentación de los novios 4. Comprobante de reserva por parte de la compañía. 5. Una vez formalizada la compra, comprobante del pago del viaje.
DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS O RESPONSABLES
Responsable: Francine; Supervisor: Carmella, Participantes: Gran Tony, Hermanas Tony, Mildred, Hermanas Peggy; Autorización: Ton y y Peggy Sue
COSTE ESTIMADO
$3600
DURACIÓN ESTIMADA
1 mes
PREDECESORES
1.1.4
SUCESORES FECHA LÍMITE
1 junio
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6. Para cada paquete de trabajo, identifique a las personas (Tony, Peggy Sue, armella, Vinie, Holley, Francine, entre otros.) qu e deberán formar parte de cada paquete para su adecuado desarrollo / ejecución. (Para esta asignación se recomienda utilizar una matriz de responsabilidades.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES - Tony y Peggy, ya saben lo desean para su boda, lo cual es un excelente punto de partida, ya que ambas partes están de acuerdo en este proyecto de vida, lo cual facilitara su execution. - El principal problema es el presupuesto. Como ya saben sus expectativas de la boda, Deben realizar un sondeo de los costos de la misma, y compararlo con el presupuesto disponible. - Es muy probable que el costo de la boda que ellos desean sea excesivo con respecto a su presupuesto, por lo que podrían bajar sus expectativas con respecto a la boda, o bien buscar una alternativa con los de padres de Tony para que les ayuden económicamente en este proyecto. - Tony y Peggy tienen pensado pedir dinero a sus invitados en lugar de regalos, esto para amortiguar el gasto total de la boda. Esta es una buena alternativa para generar dinero, pero se
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES - Tony y Peggy, ya saben lo desean para su boda, lo cual es un excelente punto de partida, ya que ambas partes están de acuerdo en este proyecto de vida, lo cual facilitara su execution. - El principal problema es el presupuesto. Como ya saben sus expectativas de la boda, Deben realizar un sondeo de los costos de la misma, y compararlo con el presupuesto disponible. - Es muy probable que el costo de la boda que ellos desean sea excesivo con respecto a su presupuesto, por lo que podrían bajar sus expectativas con respecto a la boda, o bien buscar una alternativa con los de padres de Tony para que les ayuden económicamente en este proyecto. - Tony y Peggy tienen pensado pedir dinero a sus invitados en lugar de regalos, esto para amortiguar el gasto total de la boda. Esta es una buena alternativa para generar dinero, pero se deben tomar en cuenta muchas variables, Como por ejemplo, si irán todo s los invitados o cuánto dinero aproximadamente darán cada una de las personas que vayan al evento.
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