Perencanaan
Strategis
Perencanaan taktis &
pengendalian manajemen
Perencanaan dan Pengendalian Operasional
Mana
jemen
puncak
Manajemen
Madya
Manajemen
Muda
Lapisan
atas
Lapisan
Menengah
Lapisan
Bawah
mana
jemen
puncak
sistem
informasi
Manajemen Muda
sistem informasi
sistem informasi pemrosesan transaksi
Manajemen madya
sistem informasi
Manajemen Puncak
Manajer Madya dan Spesialis Teknis/profesional
Manajer Lapis
Terbawah
Porsenil Operasi
Manajer
Puncak
Manajer Madya
Manajer Muda
40
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM telah banyak didefinisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda. Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep Sistem Informasi Manajemen saat itu berkmebang seiring perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer saat itu telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambiloan keputusan manajemen.
Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah Sistem Informasi Manajemen akan diperoleh dengan cukup baik apabila seseorang mampu memahami tentang, sistem,informasi dan manajemen.
Dalam perusahaan, baik besar maupun kecil para manajer harus mampu mengambil keputusan. Para manajer memanfaatkan sistem informasi manajemen yang diterapkan perusahaannya guna mempertimbangkan setiap keputusan yang diambilnya. Aplikasi sistem informasi dalam proses manajemen akan meningkatkan kemampuan dalam membuat keputusan-keputusan yang tidak terstruktur dan meningkatkan berbagai peran manajerial.
Kesuksesan organisasi berkaitan erat dengan kompetensi teknis, kemampuan organsiasi dalam melaksanakan adaptasi terhadap lingkungan eksternal dan internal.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien, sedangkan Sistem Informasi manajemen merupakan serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen?
Bagaimanakah konsep sistem dalam sistem informasi manajemen?
Apasaja kebutuhan dan sumber informasi manajemen bagi manager?
Tujuan Penulisan
Untuk mengetahui maksud dari sistem informasi manajemen.
Untuk memahami konsep sistem dalam sistem informasi manajemen.
Untuk menjelaskan kebutuhan dan sumber informasi manajemen bagi manager.
BAB II
PEMBAHASAN
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem
Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen /SIM, sistem juga telah di dfenisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau.
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagain sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Data dan Informasi
Data dapat di definisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta nyang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalm kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada masa mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.3. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan ouput adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah,maupun informasi,
OutputUnit PengolahInput
Output
Unit Pengolah
Input
Unit Penyimpan
Unit Penyimpan
Gambar 1.3 Transformasi Data menjadi Informasi
Data terbagi menjadi 2 macam berdasarkan macamnya, yaitu:
Data Internal
Data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
Data Eksternal
Data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Selain itu, terdapat klasifikasi data berdasarkan jenis data, yaitu sebagai berikut:
Data Kuantitatif
Data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Contohnya adalah jumlah pembeli buah pada pasar segar, tinggi badan siswa kelas 3 IPA 2, dan lain-lain
Data Kualitatif
Data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan.
Teknik Mengumpulkan Data/Informasi
Ada beberapa teknik terpopuler dalam pengumpulan data atau informasi, antara lain:
Survei: teknik pengumpulan data secara langsung dengan pembagian angket kepada para narasumber
Studi Literatur: metode pengumpulan data melalui literatur, catatan lama, majalah, dan arsipan-arsipan sejenis.
Eksperimen: melakukan simulasi untuk mendapatkan data yang dapat dijadikan bahan baku bagi informasi yang berguna
Wawancara: metode langsung dengan memberikan daftar pertanyaan kepada narasumber terkait untuk mendapatkan data/informasi yang diinginkan.
Perbedaan Data dan Informasi
Dari definisi dan contoh diatas dapat disimpulkan perbedaan data dan informasi yaitu :
Data lebih cenderung ke penjelasan singkat atau sebuah gagasan yang belum menjelaskan sebuah peristiwa atau hasil kegiatan, data juga tidak bisa digunakan untuk pengambilan keputusan sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Data terkadang tidak dapat digunakan dan diterima oleh akal pikiran penerima, sedangkan informasi dapat berguna dan dapat diterima oleh akal pikiran penerima.
Data mempunyai lingkup lebih detail dan bersifat teknis, sedangkan informasi menghasilkan penjelasan yang dapat dipakai untuk mengambil keputusan. Data penjualan misalnya merupakan penjelasan yang bersifat mentah, tetapi informasi penjualan per bulan akan dipakai oleh manajemen untuk mengambil suatu keputusan.
Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya manejemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya manajemen meliputi sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi.
Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manajer akan melakukan tiga macem proses manajemen, yang meliputi
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen. Tingkatan kegiatan manajemen dapat di bedakan menjadi tiga, yaitu:
Perencanaan dan pengendalian operasional
Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen
Perencanaan strategis
Tingkat perencanaan operasional dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen pada tingkat paling rendah. Tingkat perencanaan taktia dan pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. Sedangkan tingkat perencanaan strategis merupakan tingkat kegiatan manajemen paling atas. Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan oleh Gambar 1.4
Gambar 1.4 Tingkatan Kegiatan Manajemen
Sistem Informasi Manajemen
Istilah Sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi dan manajemen. Sebagai mana telah disinggung di atas, cara yang lebih baik untuk memberikan definisi Sistem Informasi Manajemen adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, infromasi, manajemen. Selanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk memberikan definisi tentang Sistem Infromasi Manajemen, yaitu menggabungkan ketiga kunci tersebut.
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan susbsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (uoutput) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manjerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan
KONSEP SISTEM DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Ciri-ciri Suatu Sistem
Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen /SIM, sistem juga telah di dfenisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau.
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagain sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Suatu Sistem mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.
Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan, Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan
Mempunyai penghubung/ antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/ antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.
Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.
Mempunyai Pengolahan (processing)
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekrja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.
Mempunyai kendali (control)
Setiap kompoen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
Keterkaitan antar komponen dan ciri-ciri suatu sistem ditunjukkan oleh Gambar 1.1. Dalam gambar tersebut, suatu subsistem berkaitan dengan subsistem lainnya dihubungkan oleh interface, membentuk satu kesatuan guna mencapai objectives , dan pada akhirnya diharapkan akan mencapai goal. Suatu subsistem bisa jadi membuat komponen input, process, dan output yang dikendalikan oleh bagian control yang melakukan kendali berdasarkan feedback. Dalam suatu sistem 2 yang berperan sebagai process.
GoalObjectives InterfaceSubsistem nSubsistem 3Subsistem 2Subsistem 1GFeedbackControlInputProcessOutput
Goal
Objectives
Interface
Subsistem n
Subsistem 3
Subsistem 2
Subsistem 1
Feedback
Control
Input
Process
Output
Gambar 1.1 Keterkaitan antar komponen dan ciri-ciri suatu sistem
Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 1.2
OutputProcessInput
Output
Process
Input
Gambar 1.2 Model umum suatu sistem
Jenis-jenis Sistem
Tinjauan tentang suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yaitu:
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis (physical systems) dan sistem abstrak (abstract systems)
Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem fisis adalah sistem perangkat keras (hardware) komputer yang antara lain terdiri dari atas, unit pusat pengolah (Central Processing Unit/CPU), memory, monitor, keyboard, dan lainnya. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi (Operating Systems/OS) komputer yang terdiri dari atas sekumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin komputer. Umumnya suatu sistem terdiri atas gabungan komponen fisis dan abstrak yang saling bekerja sama.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural systems) dan sistem buatan manusia (human made systems). Sistem ilmiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komputer yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic systems) dan sistem tidak tentu (probabilistic systems). Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan/diprediksi sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi komputer dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku. Dengan demikian, untuk nilai-nilai masukan yang diberikan akan dapat diketahui nilai keluarannya secara pasti sebelumnya.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed systems) dan sistem terbuka (open systems)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Dalam kenyataannya hampir tidak ada suatu sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada adalah sistem yang relatif tertutup, yaitu sistem yang relatif tidak dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem relatif tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Sekalipun sistem aplikasi komputer akan terhenti apabila satu daya listrik ke komputer mengalami gangguan/padam.
Penggolongan Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi anatar satu komponen dengan komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat digolongkan dari beberapa sudut pandangan diantaranya.
Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupkan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik
Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Kontrol dalam Sistem
Struktur organisasional Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
Kontrol perpustakaan Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.
Pemeliharaan Peralatan Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal/yang tak terjadwal.
Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.
Perencanaan disaster
Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan
Rencana Backup Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
Rencana Record Penting Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.
Rencana Recovery Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi dan pasokan-pasokan.
KEBUTUHAN DAN SUMBER INFORMASI BAGI MANAGER
Sifat sistem informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi terutama sangat bergantung pada jenis kegiatan yang dilaksanakan serta jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh pengguna informasi, yang mungkin saja mereka ini manajer, personil teknisi dan spesialis, atau pegawai teknis dan administrasi. Kebutuhan informasi oleh manajer cenderung bervariasi sesuai dengan lapisan hirarkinya di dalam organisasi, sebab sifat kegiatan manjerial cendrung berbeda pada berbagai lapisan. Seperti yang dapat diharapkan, jenis informasi berbeda yang diperlukan di setiap lapisan cenderung berasal dari sumber-sumber yang berbeda pula.
Aktivitas Organisasi
Gambar 2.1. menggambarkan kegiatan organisasi tertentu. Personil pada lapis terbawah terdiri atas dua jenis, yaitu : personil operasi yang tugas utamanya berkaitan dengan menghasilkan produk atau jasa, dan personil administrasi yang tugas utamanya menangani transaksi dan ikut serta menangani kegiatan administrasi organisasi. Termasuk sebagai personil operasi diantaranya adalah : operator mesin, petugas gedung, pegawai gudang, petugas penjualan, petugas pemeliharaan, pemegang buku, sekretaris, pengetik, dan petugas pemroses input-ouput. Sebagian besar person pada lapis operasional memiliki tugas penyeliaan minimal atau bahkan mungkin tidak memiliki kewajban manajerial, dan hanya terlibat dalam kegiatan sistem informasi organisasi.
Lapisan Manajer dan Profesional
Lapisan Manajer dan Profesional
GAMBAR 2.1 Struktur Organisasi
Sebagian besar personil operasi dalam kegiatannya memberikan input kepada sistem komputer atau proses atau menganalisis masing-masing transaksi, namun demikian umumnya tugas mereka tidak termasuk menganalisis output informasi. Secara umum personil operasi maupun administrasi terlibat dalam sistem informasi hanya secara terbatas; misalnya, mereka hanya memulai beberapa transaksi dan kemudian diproses oleh sistem informasi.
Pada lapis berikutnya ----- lapis manajerial pertama ------- aktivitas utamanya adalah penyeliaan personil operasi. Ini memrlukan interaksi intensif dengan personil di bawahnya tentang kegiatan operasi, atau menyelesaikan masalah personil. Personil penyelia biasanya kurang senang memproses transaksi sebagai input terhadap sistem informasi, dan mereka lebih menyukai ringkasan ouput dari sistem. Personil penyelia mungkin sangat terlibat dengan perancangan sistem, kadangkala bahkan ditugasi untuk menjadi anggota tim proyek pengembangan sistem; misalnya, seorang penyelia tagihan mungkin ditugaskan untuk menjadi anggota tim penyusunan sistem informasi tagihan
Lapisan manajer madya pada gambar 2.1, seperti terlihat memiliki dua jenis kegiatan, yaitu kegiatan teknis dan profesional yang dilaksanakan oleh para spesialis yang bekerja secara mandiri atau sebagai bagian dari kelompok profesional spesialis. Tugas para spesialis ini pada dasarnya bukan bersifat manajerial; dan kegiatan manajemen mereka, apabila ada, hanya sedikit di atas penyeliaan atas beberapa pegawai administrasi atau staf semi-profesional . Terlihat adanya posisi spesialis demikian pada lapisan manajemen madya hanyalah sebagai suatu yang "sebarang" (boleh ada boleh tidak, arbitary), apabila dilihat dari tingkat gaji pun mereka sejajar dengan manajer madya. Pada kenyataannya para spesialis ini tidak "menempati" suatu lapisan khusus walau seringkali dikelola oleh manajer-madya-atas (upper middle manjer), termasuk ke dalam kelompok ini adalah para insinyur, peneliti ilmiah, akuntan, ahli analisis sistem, ahli hukum, asli asuransi, ahli analisis pasar, petugas pembelian, staf perencana , perancang produk, serta personil periklanan dan promosi.
Pada sebagian organisasi, tugas yang dilaksanakan oleh salah satu atau lebih kelompok teknisi dan profesional spesialis adalah yang paling kritis bagi suatu organisasi, sehingga para perancang sistem harus memberi perhatian besar terhadap sistem informasi yang mampu mendukung pelaksanaan tugas mereka
Dua perampakan (generalisasi) tentang keperluan sistem informasi memerlukan spesialis teknis dan profesional. Pertama, yakni mereka yang memerlukan data kasar (yang belum diringkaskan) karna kespesialisan mereka biasa memerlukan analisis rinci. Kedua, informasi yang diperlukan oleh personil teknis dan profesional cenderung tergantung pada apakah aktivitas tersebut: (1) cepat, waktunya kritis dan biasanya pembuatan keputusan yang berat berdasar pada pengetahuan khusus dan penilaian profesional; (2) cermat, metodis, atau analisis reflektif atau (3) kegiatan kreatif. Sistem informasi untuk spesialis yang masuk ke dalam kategori pertama menghendaki masuknya unsur-unsur kritis dari informasi yang dapat diserap dengan cepat dan untuk dianalisis.
Sistem informasi yang diperlukan oleh spesialis dalam kegiatan kreatif biasanya harus bisa memberikan informasi yang bisa menolong menetapkan latar belakang umum atau kerangka yang mampu memberikan inspirasi untuk gagasan baru, misalnya, informasi tentang pasar atau informasi tentang produk pesaing----- umumnya berasal dari luar organisasi.
Aktivitas Managerial
Perencanaan
Gambar 2.2 menunjukkan tipe kegiatan umum yang dilaksanakan oleh masing-masing lapis manajemen. Garis diagonal menunjukkan perkiraan titik berat dari masing-masing lapis manajemen pada masing-masing kegiatan. Dapat dilihat, misalnya, bahwa perencanaan strategis dan jangka panjang terutama menjadi beban manajemen, walau lapis manajemen yang lebih rendah dalam batas tertentu juga terlihat dalam kegiatan tersebut
Kegiatan perencanaan dimaksudkan untuk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi untuk bergerak ke arah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.
Lngkah pertama organisasi adalah menilai statusnya di masa kini; dan langkah ini termasuk evaluasi sumber daya yang dimiliki organisasi serta lingkungan yang mempengaruhi organisasi. Sumber utama informasi tentang status organisasi di masa kini adalah pada kegiatannya. Salah satu sumber utama adalah informasi tentang ringkasan transaksi, termasuk laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat diperolehsecara informal oleh para manjer, atau mungkin diberikan oleh sistem informasi formal yang memang diorganisasi guna memperoleh informasi tersebut. Organisasi dari pengguna (konsumen) maupun pemasok (vendor) juga mungkin untukmemberikan informasi untuk perencanaan
Perencaan strategis dan jangka panjangAnalisis slternatif dan alokasi sumber dayaPerumusan kebijakanReview dan evaluasi kelesuruhanMasalah-masalah kritisKepemimpinan dan kegiatan seremonialPenyeliaan LangsungReview rinci kegiatanPengendalian operasiMenyelesaikan masalah personilTitik berat perhatian lapis manajemen lebih rendah. Kegiatan pada masing-masing lapis manajeriaL
Perencaan strategis dan jangka panjang
Analisis slternatif dan alokasi sumber daya
Perumusan kebijakan
Review dan evaluasi kelesuruhan
Masalah-masalah kritis
Kepemimpinan dan kegiatan seremonial
Penyeliaan
Langsung
Review rinci kegiatan
Pengendalian operasi
Menyelesaikan masalah personil
GAMBAR 2.2. Tipe-tipe umum kegiatan manajerial yang dilaksanakan di setiap lapis organisasi
Keadaan masa kini organisasi merupakan konteks bagi kegiatan perencanaan yang lebih lanjut. Sebagai bagian kegiatan ini, organisasi menentukan sasaran yang khusus menggambarkan tingkat keberhasilan yang akan dicapai. Sasaran biasanya disusun b erdasarkan pada penilaian tentang apakah yang layak dicapai lewat perencanaan jangka panjang, dengan mempertimbangkan status kekinian organisasi dan lingkungannya. Salah satu tugas sistem informasi adalah untuk memantau dan melaporkan kemajuan masing-masing sasaran unit organisasi di berbagai lapisan manajemen dan lokasi geografis yang berbeda; untuk masing-masing sasaran, sistem informasi harus mampu melaporkan sasaran dan prestasi nyata, disamping itu juga penyimpangan dari apa yang diharapkan (variansi)
Ada dua jenis kegiatan perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama perencanaan jangka panjang, yang menetapkan sasaran untuk dicapai pada beberapa tahun mendatang, biasanya untuk 5 tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasas di sebut sebagai " rencana keuntungan" yang serupa dengan rencana jangka panjang, dan dilaksanakan didalam kerangka rencana jangka panjang.
Sistem informasi untuk perencanaan sangat sukar dirancang dan diterapkannya. Salah satu penyebab adalah bahwa informasi tentang kegiatan organisasi biasanya jarang dalam bentuk untuk perencanaan ----- sehingga harus dibentuk dan diproses kembali (reprocessed). Perencanaan berkenaan dengan masa depan, oleh sebab itu informasi organisasi tentang kegiatan masa lalu sangat bermakna bagi perencanaan sejauh bergayutan (relevan) dengan masa depan, dan kebergayutan tersebut hanya ada sejauh dapat digunakan untuk memperkirakan masa depan.
Pembahasan dan Evaluasi Menyeluruh (Pengendalian Manajemen)
Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengansasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian manajemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai efektivitas dan efisiensi strategi dalam mencapai sasaran. Pengendalian manajemen merupakan tanggung jawab manajemen puncak maupun manajemen madya
Pengendalian manajemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan oleh sistem informasi; laporan ini merupakan perbandingan antara hasil kegiatan dan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Para manjer menganalisis laporan ini untuk menunjukkan penyimpangan dari rencana serta penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.
Sebagian informasi yang diperlukan untuk pengendalian manajemen harus berasal dari luar organisasi; misalnya, seluruh produktivitas kerja harus dibandingkan dengan produktivitas pesaing atau dengan rata-rata dari industri yang sama. Apabila sistem informasi formal dirancang untuk memperoleh informasi luar semacam ini, tentunya ia harus dirancang secara khusus untuk melayani keperluan tersebut. Misalnya, pemantauan efekttivitas program pelatihan pegawai yang merupakan bagian penting dari proses pengendalian manjemen, namun demikian sistem pemrosesan transaksi kurang memperhatikan kegiatan ini
Analisis Masalah-masalah Kritis
Masalah kegiatan manajerial lainnya dalah "Manajemen kritis" atau pada Gambar 2.2. yang disebut sebagai "masalah-masalah kritis". Para manajer puncak dan madya menggunakan sebagian besar waktu mereka untuk mengatasi masalah kritis ini. Contohnya adalah perhatian konsumen terhadap rancangan atau keamanan produk baru, penurunan efektivitas dalam kegiatan Litbang (Penelitian dan Pengembangan; Research dan Development, R&D), penurunan serius dalam produktivitas karyawan, atau penurunan serius dalam permintaan konsumen untuk produk tertentu. Karena masalah ini tidak diharapkan, maka hanya suatu keberuntungan saja jika sistem infromasi dapat memberikan informasi yang sangat relevan.
Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak-rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagian besar organisasi hanya memrlukan informasi yang berkaitan dengan masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar di antara berbagai file data di berbagai sistem informasi yang berbeda; oleh sebab itu informasi yang diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya serta selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemrosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan bahkan ribuan file.
Kepemimpinan dan Kegiatan Upacara
Para manajer senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan melaksanakan kegiatan kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk di dalamnya adalah kegiatan baik di dalam maupun di luar organisasi, berpidato, serta kegiatan sosial. Bagi sebagian mereka ini, sistem informasi yang ada sangat kecil artinya, dan laporan rutin akan memberikan informasi yang mereka perlukan
Penyeliaan Langsung
Kegiatan pertama yang banyak dilakukan oleh manajer lapis lebih rendah. Kegiatan ini tidak menggunakan sistem informasi secara langsung karena di dalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya, adalah memeriksa kegiatan secara rinci, yang mungkin akan menggunakan informasi rinci yang ada di dalam laporan rutin yang disampaikan oleh sistem informasi kegiatan. Salah satu contoh pemeriksaan rinci adalah pemeriksaan atas laporan tagihan pelanggan yang sudah lama guna menentukan tagihan macet perusahan serta kegiatan kredit. Sistem infromasi kegiatan kemudian dirangkai agar mampu memberikan variasi laporan yang lebih luas, dengan dasar mana pemeriksaan rinci dilaksanakan
Pengendalian Operasi
Pengendalian operasi termasuk pengukuran efiesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efisiensinya. Apabila pengendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditujukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh dari sistem informasi.
Contoh pengendalian kegiatan adalah pengendalian atas biaya produksi satu komponen dari suatu produk perusahan. Sisyem informasi akuntansi biaya melaporkan "Harga yang diharapkan"(biasanya dikenal sebagai biaya baku), yang mungkin disusun berdasar perkiraan teknis atas pengalaman sebelumnya. Sistem informasi kemudian mengumpulkan data biaya nyata pada proses pembuatan komponen tersebut, dari pada laporan akhir pembukuan (biasanya 1 bulan) yang secara rinci dilaporkan perbandingan biaya nyata dengan biaya yang diperkirakan. Dengan menganalisis variansi ini para manajer akan dapat membuat tindakan koreksi.
Pengendalian kegiatan sepenuhnya dilaksanakan oleh manajer yang secara langsung meyelia kegiatan; mereka menggunakan kombinasi pengamatan langsung dan laporan rinci kegiatan. Laporan ini berisi daftar transaksi dan ringkasan transaksi yang diberikan oleh sistem informasi informal.
Jenis-jenis Keputusan Manajemen dan Kebutuhan Informasi
Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan penting dari manajer. Seperti terlihat pada Gambar 2.4, keputusan yang dibuat pada lapis puncak organisasi dan di bawahnya pada dasarnya bersifat sangat berbeda. Keputusan yang dibuat di lapis bawah biasanya cenderung berulang; misalnya, keputusan kredit yang dibuat untuk ribuan pelanggan. Keputusan yang dibuat juga cenderung terstruktur, sehingga analisisnya juga cenderung baku, dengan menerapkan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk analisis sudah diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.
Titik berat perhatian manajemen puncakTidak berulangTidak-tersrukturTak-tersrukturKeputusannya tidak dapat di perikirakanInformasi belum tersediaBerulangTerstrukturInformasinya Biasanya telah Tersedia
Titik berat perhatian manajemen puncak
Tidak berulang
Tidak-tersruktur
Tak-tersruktur
Keputusannya tidak dapat di perikirakan
Informasi belum tersedia
Berulang
Terstruktur
Informasinya
Biasanya telah
Tersedia
Struktur Organisasi Jenis-jenis keputusan yang dibuat
GAMBAR 2.4. Jenis-jenis keputusan yang di buat dalam organisasi
Sistem informasi dapat segera dikembangkan guna melayani keperluan informasi untuk keputusan dari struktur yang lebih tinggi. Sifat pengulangan dari keputusan ini menjadikannya cukup bermanfaat untuk mengembangkan sistem informasi yang cukup efisien. Banyak keputusan yang sedemikian terstrukturnya sehingga dapat dilakukan, dan bahkan sering demikian, oleh program komputer. Salah satu contohnya adalah program tentang rumus pemesanan kembali persediaan, secara otomatis dapat menentukan berapa banyak barang yang harus dipesan.
Para manajer turut serta dalam situasi keputusan yang terprogram, yang mana mereka dapat memantau dan mengubah hasil keputusan terprogram yang dalam kasus pemesanan kembali persediaan, misalnya, seorang manajer biasanya masih dapat mengubah jumlah item yang dipesan oleh program komputer. Kemampuan pengubahan manajemen ini sangat penting karena seorang manajer biasa memiliki informasi lain yang tidak memilikisistem komputer, misallnya, manajer persediaan mungkin sangat sadar akan keperluan tambahan dari persediaan, yang hal demikian tentunya tidak dipertimbangkakn di dalam algoritma komputer.
Sebuah program komputer biasanya hanya membuat serangkaian keputusan yang diperlukan untuk kegiatan tertentu. Ia mungkin saja, misalnya menentukan jumlah persediaan masing-masing item yang harus dibeli; dan manajer kemudian memilih penjual yang paling sesuai atas dasar harga dan kriteria layanan (misalnya persentase cacat atau saat penyerahan). Untuk itu perancang sistem harus terus berusaha untuk memperbaiki struktur kegiatan manajer sehingga proses keputusan dapat diprogramkan lebih efisien.
Manajer suatu perusahan, khususnya manajer senior akan selalu berhadapan dengan masalah tak terstruktur yang memerlukan pengerahan penilaian manajerial. Penentuan mutu produk, penilaian permintaan pasar, dan penentuan apakah akan membangun kafetaria perusahan atau tidak merupakan contoh dari jenis masalah ini.
Terlihat bahwa sifat masalah yang tak-tersruktur dan ketakterulangan yang tak dapat diduga pada lapis organisasi yang tertinggi membuatnya sukar untuk membangun sistem informasi yang secara rutin meyediakan informasi yang berguna bagi pembuatan keputusan manajemen puncak. Biaya sistem informasi yang dikaitkan dengan suatu keputusan harus dinilai berdasar kemanfaatan dengan satu keputusan, oleh sebab itu suatu sistem informasi yang khusus biasanya kurang digunakan. Sebaliknya, dengan keputusan berulang, biaya sistem informasi dapat dinilai berdasar keuntungan yang diperoleh karena dimilikinya informasi yang baik untuk berbagai keputusan.
Jenis-jenis Informasi yang Dibutuhkan
Informasi yang diperlukan di berbagai lapis yang berbeda di dalam organisasi dapat ditilik dari kerangka pikir di awal bahasan ini. Dan Gambar 2.5 menggambarkan hal ini. Seperti yang terlihat, sebagian besar informasi yang digunakan oleh manajer lapis terendah hanya sedikit saja yang digunakan oleh manajer puncak, adalah faktual dan bersifat rinci, seperti yang diberikan dari proses kegiatan transaksi. Laporan pekecualian----- yakni laporan yang disusun untuk menggambarkan keadaan tak terkendali, seperti habisnya persediaan ------- memang penting untuk manajer muda dan manajer madya. Laporan perkecualian ini juga berguna bagi manajemen puncak apabila kondisi tak terkendali berbahaya bagi keberhasilan seluruh organisasi.
Rutin, sangat ringkas, gabungan dari berbagai transaksi, biaya dan pendpatanLaporan ringkas rutin silang fungsi Laporan ad-hokPerkiraan ke depanInformasi non-faktualInformasi rinci faktualLaporan perkecualian
Rutin, sangat ringkas, gabungan dari berbagai transaksi, biaya dan pendpatan
Laporan ringkas rutin silang fungsi
Laporan ad-hok
Perkiraan ke depan
Informasi non-faktual
Informasi rinci faktual
Laporan perkecualian
Struktur Organisasi informasi yang diperlukan
GAMBAR 2.5. Jenis-jenis informasi yang diperlukan berbagai lapisan di dalam organisasi
Dalam tugasnya memriksa dan mengevaluasi secara menyeluruh, manajer puncak menggunakan informasi yang dihasilkan dari proses kegiatan dan transaksi terutama dengan salah dari dua cara, yaitu : baik fungsional maupun silang-fungsi. Contoh dari penggunaan fungsional adalah pada manajer pemasaran yang menerima laporan yang sangat ringkas tentang jumlah biaya pemasaran dari seluruh lapis pemasaran. Peringkasan jenis ini sangat bermanfaat untuk pengendalian biaya di setiap lapisan di dalam hirarki.
Penyiapan ringkasan silang funngsional biasanya mengakibatkan pemrosesan data yang menggabungkan dan menjumlahkan sejumlah jenis biaya dan pendapatan lintas fungsi. Laporan akuntansi keuangan, seperti yang dikemukakan, menggunakan tipe biaya dan pendapatan umum tinimbang bidang fungsional organisasi, dan ini adalah jenis laporan saling fungsional yang telah banyak dikenal. Biaya administrasi adalah sebagai ringkasan keseluruhan yang melingkupi seluruh fungsi organisasi, sebagaimana halnya dengan biaya dan pendapatan lainnya. Jenis peringkasan seperti ini, dan variasi padanya,secara khusus dianggap bermanfaat terhadap analisis tingkat keuntungann keseluruhan dan arus dana, yang kini merupakan peninjauan dan evaluasi kegiatan manajemen.
Laporan ad-hoc seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 2.5 memberikan informasi yang diharapkan akan bermanfaat dalam kaitannya dengan masalah-masalah khusus yang tidak terantisipasi. Kesulitan dalam memanggil informasi demikian dari sumber berganda (multiple source) untuk keperluan ad-hoc telah banyak dikemukakan,
Manajemen puncak memerlukan peramalan guna menilai masa depan. Seperti dijelaskan sebelumnya, walau peramalan sering didasarkan sebagian pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tingkat operasional, namun hal ini jarang dipertimbangkan secara khusus sebagai sumber. Pemisahan sistem informasi peramalan sanagat bermanfaat dan sering dirancang guna memperoleh informasi dari sistem informasi operasional secara otomatis.
Sumber-sumber Informasi
Kata "typical" harus ditekankan karena sumber-sumber informasi bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tergantung ukuran organisasinya, gaya para managernya, industri dan teknologinya, serta pengalaman sistem informasi organisasi itu. Juga, sumber-sumber informasi para manager di beberapa level organisasi bisa sangat berbeda sesuai bidang-bidangnya. Akhirnya, harus diakui bahwa banyak sekali para manager meluangkan waktunya untuk permasalahan personalia, sebuah aktivitas yang tidak dijelaskan dalam pembahasan sumber-sumber informasi ini.
Secara telatif proporsi kecil (15 hingga 20 persen) dari informasi yang berguna untuk top management disediakan secara langsung oleh sistem informasi internal yang terkomputerisasi; persentase ini cenderung akan lebih tinggi dalam organisasi-organisasi berukuran menengah. Proporsi rendah merupakan salah satu dari beberapa alasan mengapa top manager sering tidak senang dengan sistem informasinya—senior managers seringkali percaya bahwa merek tidak dilayani dengan baik oleh komputernya karena mereka menerima hanya sedikit informasi dari komputer itu. Tanpa ragu, sistem informasi komputer bagi top management biasanya berada pada tingkat pengembangan yang bersifat elementer; secara terpisah, bagaimanapun, masalah ini merupakan fakta bahwa jenis-jenis informasi yang dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan masalah khusus dari top management tidak dapat dengan mudah disediakan oleh sistem informasi komputer.
Sekitar 30 hingga 40 persen dari informasi yang berguna untuk para manager level menengah diterima secara langsung dari sistem komputer. Para manager level bawah menerima kebanyakan informasinya dari sistem komputer (55 hingga 75 persen). Informasi ini kebanyakan informasi detail tentang pemrosesan operasional atau transaksi atau rekapitulasi informasi tentang aktvitas-aktivitas ini.
Hal ini menunjukkan terdapat sumber-sumber informasi non-komputerisasi di dalam organisasi; Ini terdiri dari berbagai sumber informasi, mencakup observasi langsung (seperti proses yang terjadi di pusat produksi), surat kabar atau jurnal organisasi, sistem informasi manual, dan sistem informasi informal penting yang berkembang di setiap organisasi. Informasi dari sumber terkahir aini mungkin menjalankan keseluruhan dari "grapevine" menuju informal, "chatty" melakukan meeting yang mencakup pembahasan-pembahasan keadaan-keadaan atau permasalahan tertentu. Jaringan informasi informal merupakan sumber informasi penting bagi para manager di dalam berbagai organisasi sesuai ukurannya dan harus diakui keberadaannya.
Lower managers, yang memiliki jabatan memerlukan tanggung jawab untuk pengawasan operasional, menggunakan sumber-sumber internal non-komputerisasi sekitar 25 hingga 45 persen dari informasi mereka. Middle Managers menerima sedikit informasinya (15 hingga 20 persen) dari sumber-sumber non-komputerisasi internal (mencakup para manager sebagai sumbernya). Top managers menerima paling sedikit informasi dari sumber-sumber internal (10 hingga 15 persen, mencakup manager lain sebagai sumbernya); mereka secara efektif terputus dari kontak langsung dengan aktivitas operasional dan mengandalkan hampir secara keseluruhan terhadap sumber-sumber informasi lain.
Top Managers(manager tingkat atas)
Middle Managers(manager tingkat menengah)
Lower Managers(manager tingkat bawah)
External information
(informasi eksternal)
The computer system(komputer sistem)
The computer system(komputer sistem)
Middle managers(manager tingkat menengah)
Lower managers(manager tingkat bawah)
Noncomputerized internal sources(sumber internal non-komputer)
Ringkasan Sumber-Sumber Informasi Utama Para Manager
Para manager juga menerima informasi relevan dari luar organisasi. Penggunaan informasi eksternal ini cukup sederhana di levek bawah, di mana kebutuhan utamanya adalah untuk mendapatkan informasi tentang operasional secara operasional. Di top-management level, bagaimanapun, informasi yang digunakan dari luar organisasi, terutama untuk tujuan perencanaan, diperlukan dalam hal yang berkaitan dengan kualitas dan kritik terhadap aktivitas-aktivitas top-management.
Lower managers menyediakan sepertiga informasinya untuk middle managers. Sebaliknya, middle manager menyediakan hampir sebanyak (25 hingga 35 persen) informasi yang diterima oleh top managers. Sistem komputer merupakan sumber asli dari banyak informasi yang dikomunikasikan dalam laporan tertulis dan lisan oleh tiap level management untuk level di atasnya. Fakta ini tidak mungkin secara keseluruhan disadari oleh para manager yang melihat sedikit informasi mereka menerima secara langsung dari komputer dan meratapi kekurang efektivan dari sistem informasi komputer.
Uncertainty Absorption (Absorpsi Yang Tidak Tentu)
Proses penyampaian informasi kepada manajer oleh bawahannya pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap sistem informasi. Proses ini, sering dianggap drbagai "serapan tidak pasti" (uncertainty absorption).
Para manajer di selan tiap lapisan di dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya kepada kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul dari persengketaan batas wewenang yang muncul di antara manajer di bawahnya. Akhirnya, seorang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.
Oleh sebab itu, para manjer --- khususnya manjer senior yang waktunya sangat berharga --- harus secara cermat mengatur waktu yang dimilikinya untuk menyelesaikan masing-masing tugas dan untuk berhdapan dengan masing-masing anak buahnya. Mereka tidak dapat menghabiskan waktunya hanya dengan mendengar rincian penjelasan masalah atau situasi dari bawahannya. Bawahan juga selayaknya memahami hal demikian, dan kemudian berupaya "mengemas" informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagian besar hal ini dilakukan bukan hanya dengan memberikan fakta dan rincian yang paling relevan, tetapi juga dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi ini biasanya tidak lengkap dan (dalam hal informasi non-faktual) kehandalannya sering tidak diketahui, maka manajer harus mampu memadukan fakta-fakta, asumsi-asumsinya, serta pikiran-pikirannya, dan kemudian membentuk pendapatnya berdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian mengkomunikasikan pandangannya yang menyeluruh tinimbang informasi rinci kepada atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses manajemen lewat cara pengurangan baik jumlah keselruhan informasi yang diterima manajer, maaupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi maupun menerimanya.
Satu dampak dari proses ini adalah bahwa manajer jarang mengkomunikasikan dengan penuh segala ketidakpastian yang muncul dari informasi non-faktual yang menjadi dasar pendapatnya. Apabila diminta untuk melakukan hal demikian, maka para manajer biasanya tidak dapat menjelaskan bagaimana informasi yang ada disintesis, atau batas sejauh mana penilaian manajerial telah digunakannya. Akibat dari hal ini adalah, bahwa manajer yang mengkomunikasikannya akan "menyerap" ketidakpastian tentang masalah ini, tinimbang melintasi ketidakpastian; proses ini disebut sebagai "serapan ketidakpastian". Proses serapan ketidakpastian biasa berlangsung dalam komunikasi formal dan tertulis, namun yang sering terjadi adalah informasi informal, interaksi tatap-wajah (face to face) di antara para manajer yang merupakan bagian penting dari proses komunikasi di dalam organisasi.
Skenario berikut mungkin menggambarkan proses "serapan ketidakpastian". Seorang manajer madya diminta menyelidiki penyebab penurunan produktivitas di perusahan A yang terjadi di bulan lalu. Manajer bersangkutan kemudian memerikasa rinci laporan produksi dan biaya, berbagai laporan personil, keluhan pegawai maupun pembicaraan dengan penyelia Pabrik A serta manajer tertentu dan pegawai maupun pembicaraan dengan penyelia Pabrik A serta manajer tertentu dan pegawai lain yang memiliki informasi tentang masalah bersangkutan. Komunikasi laporan lisan dari manajer madya kepada manajer senior kira-kira seperti ini: "Masalah produktivitas di Pabrik A bulan lalu tampaknya terutama karena penataan organisasi (reorganisasi) pada jalur produk yang memerlukan penugasan kembali personil yang ada ke dalam gugus tugas bary. Inilah penyebab keengganan pegawai, yang selanjutnya mengakibatkan pelambatan kerja. Masalah ini agaknya perlu segera diselesaikan sekarang juga, dan kami berharap akan dicapai produktivitas normal pada bulan mendatang."Manajer senior mungkin akan meminta (mungkin juga tidak) penjelasan aspek khusus dari laporan lisan tersebut.
Perlu diingat, bahwa dari skenario di atas terlihat bahwa laporan yang penyiapannya memerlukan analisis selama berjam-jam atau mungkin berhari-hari oleh manajer madya, dan ternyata hanya disampaikan secara lisan selama 5 menit; dan perlu dicatat juga, bahawa manajer senior hanya menrima informasi yang sangat sedikit atau tidak rinci. Lebih jauh, bahwa sangat sedikit yang dikomunikasikan yang bersifat faktual; karena manajer tidak akan dapat mengetahui kepastian mengenai reorganisasi pabrik yang menjadi penyebab utama atau apa hal tersebut menyebabkan penurunan. Reorganisasi mungkin hanya menjadi bentuk terakhir setelah terjadinya serangkaian tindakan manajemen yang mengasingkan pekerja dan akan terus berjalan demikian, atau ia hanya menjadi alasan pemaaf (excuse) bagi kelambatan di dalam situasi di mana para pekerja tidak menginginkan reorganisasi, dan mereka tidak merasa bahagia dengan alasan yang lain, atau mereka ingin "menguji" manajemen. Akan dapat dilihat bagaimana manajer menyerap ketidakpastian dan kemudian memberikan analisis yang sah.
Sementara contoh tersebut mengungkapkan maslah khusus, serapan ketidakpastian serupa juga berlangsung pada kegiatan rutin. Bahkan serapan ketidakpastian juga dapat terjadi di berbagai lapis suatu organisasi.
Design Sistem Informasi Untuk Manager
Informasi umum yang diperlukan oleh manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, sistem infromasi untuk manajer di semua lapisan biasa didasarkan pada sistem informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tetapi khususnya untuk manajer puncak, sistem informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut. Metodologi umum untuk pengembangan sistem informasi di setiap lapis manajemen di gambarkan pada Gambar 2.8.
Sebagian besar sistem informasi untuk manajer lapis terbawah didasarkan pada kegiatan operasi dan sistem informasilah yang memproses transaksi kegiatan di dalam organisasi; inilah yang dikenal dengan nama perancangan dari bawah ke atas (bottom-up design) dan seperti ditunjukkan oleh anak panah pada Gambar 2.8 ia menghubungkan transaksi dengan sistem informasi. Sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi lapis terbawah seharusnya, dan biasanya adalah, dikembangkan dengan cara yang saling berhubungan.
Sebagian dari sistem informasi untuk manajemen puncak, sebaliknya, harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen pucak, yang artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi
Perencanaan sistem informasi: Rancangan dari atas ke bawahRancangan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atasSistem informasi pengendalian: dari bawah keats
Perencanaan sistem informasi: Rancangan dari atas ke bawah
Rancangan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas
Sistem informasi pengendalian: dari bawah keats
GAMBAR 2.8. Rancangan Sistem Informasi
Dalam pengembangan sistem informasi diperlukan adanya perancang sistem yang sepenuhnya berbeda dari sistem informasi yang diperlukan oleh sistem informasi lapis terendah. Syarat utama dari perancangsistem perencanaan adalah adanya pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajemen senior; sedang syarat kedua adalah memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya. Sebaliknya perancang sistem lapis terbawah harus memiliki keterampilan teknis sistem informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya
Pada lapis manajemen madya, perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak (rancangan dari atas ke bawah) maupun sistem informasi pengendalian (dari bawah ke atas). Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian (disagregasi) informasi perencanaan kepada lapis manajemen-madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah.
Pada arah yang lain, informasi pengendalian manajemen terutama berisi peringkasan informasi pengendalian operasi. Sistem infromasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangka pengendalian kegiatan manajeme. Pada lapis manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan atau distrukturkan secara berbeda guna melayani keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi.
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
Saran
Berdasarkan peristiwa di atas penulis dapat memberikan saran bahwa hendaknya setiap perusahaan harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen yang baik dan benar karena sangat berpengaruh pada perkembangan dan kestabilan suatu perusahaan dalam pengambilan keputusan seorang manajer.
DAFTAR PUSTAKA
Scott, George M. 2012. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
PT. Raja Grafindo.
Sutabri, Tata 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: penerbit andi.
Sutanta, Edhy. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha
Ilmu.
