TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN
SEMANA 5
Filtros y funciones en Excel I
Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE LAdeSEMANA 5 utilizarDOCUMENTO los contenidos paraCONTIENE fines comerciales ninguna clase.
1
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
2
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
2
ÍNDICE FILTROS Y FUNCIONES EN EXCEL I ....................................................................................................... 4 OBJE OBJETI TIV VOS ESPE ESPECÍ CÍFFICOS COS ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... .................. 4 INTR INTROD ODUC UCCI CIÓN ÓN ............................. .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................... 4 1.
2.
MAN MANEJO EJO DE DATO DATOSS ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... .................. 5 1.1.
ELIMINACIÓN ELIMINACI ÓN DE FILAS DUPLICADAS DUPLICAD AS .................................. ................. ................................... .................................... .............................. ............ 5
1.2.
VALIDACIÓN VALIDA CIÓN DE DATOS ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................. ............... 6
1.3.
ORDENAR ORDENA R DATOS ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................... ........................ ....... 8
1.4.
BUSCAR Y REEMPLAZAR REEMPLA ZAR DATOS .................................. ................ ................................... ................................... .................................... .................... 10
SEPA SEPARA RAR R DATO DATOSS DE UNA UNA CELD CELDA A ......... .... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... 12 2.1.
FILTRAR EL CONTENIDO DE UNA TABLA ................................... .................. ................................... ................................... ...................... ..... 20
3.
SINT SINTAX AXIS IS DE LAS LAS FUNC FUNCIO IONE NESS......... ..... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ........ 27
4.
INSE INSERT RTAR AR UNA UNA FUNC FUNCIÓ IÓN N CON CON EL ASIS ASISTE TENT NTEE .......... ..... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... 29
5.
FUNC FUNCIO IONE NESS DE FECH FECHA A Y HO HORA RA ......... ..... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .......... ........ ... 33
6.
FUNC FUNCIIONES ONESDE TEXT TEXTO O................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... ............................... ............. 37
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 43 REF REFEREN ERENCI CIAS AS................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ............................... ............. 44
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
3
FILTROS Y FUNCIONES EN EXCEL I
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ordenar datos.
Filtrar datos.
Comprender la sintaxis de las funciones en Excel.
Aplicar el asistente de funciones.
Aplicar las funciones de fecha y hora.
Aplicar las funciones de texto.
INTRODUCCIÓN Este texto tiene por objeto presentar herramientas de un mayor grado de complejidad para el manejo de datos, tanto en su su orden como filtrado. Asimismo, busca busca presentar nuevos casos de funciones con su respectiva sintaxis, para proporcionar un nivel de mayor complejidad en el manejo del software, aumentando en el estudiante el nivel de dominio y profundidad de las herramientas y procesos, en relación con los contenidos vistos en semanas anteriores. Hacia el final de este documento, documento, se plantearán tres funciones esenciales: esenciales: la función de fecha, la función de hora y la función de texto. La intención es que el alumno comprenda, a grandes rasgos, la cantidad de funciones asociadas a estos ítems. Si bien es probable que no utilice todas las funciones listadas debido a su especificidad, es necesario comprender la magnitud y diversidad de datos posibles de obtener en estas categorías. Por esta razón, se han listado todas las alternativas que ofrece Microsoft Excel. En este documento, se continuará con la presentación de pequeñas situaciones ficticias de aplicación de los contenidos, para ilustrar un marco de referencia o contexto empírico de la aplicabilidad de las herramientas, funciones y contenidos expuestos, según el enfoque del ámbito laboral cotidiano de la administración.
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
4
1. MANEJO DE DATOS Conectando Se le ha encomendado revisar una enorme tabla al interior de una hoja de cálculo. Dando un vistazo rápido, usted se percata de que existen algunos datos repetidos, pero la tabla es de tal dimensión que es imposible ubicar y eliminar los datos repetidos. En ese momento, recuerda sus clases de Tecnología Aplicada a la Administración, en concreto los apuntes sobre el comando de la ficha datos.
En semanas anteriores, se ha revisado cómo en Excel 2010 es posible ingresar datos de tipo literal o bien mediante fórmulas (las cuatro operaciones matemáticas básicas). En esta ocasión, se centrará la atención en analizar cómo administrar esos datos y las distintas opciones que se posee para ello.
1.1. ELIMINACIÓN DE FILAS DUPLICADAS Al trabajar con un gran volumen de información, o bien con tablas cuyos datos provienen de diversos orígenes, se podrá encontrar con filas idénticas, situación que puede distorsionar los resultados que se obtengan de los cálculos desarrollados. La razón es que no aportan información adicional y, en segunda instancia, pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas cuya base sean esos datos. La excepción a lo planteado es que se esté interesado en analizar la frecuencia con que aparece un determinado registro. Para ejemplificar lo anterior, imagine que es necesario obtener la edad promedio de un grupo de trabajadores, y en la tabla donde se calcula el promedio, uno de los trabajadores aparece varias veces. Los resultados obtenidos no serían reales, por la distorsión que generaría dicha duplicidad.
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
5
Para ejecutar la acción de eliminar filas duplicadas, será necesario tener seleccionada (celda activa) una celda ubicada en uno de los registros por comprobar, para que el programa sepa exactamente en cuál tabla hacer la revisión, en caso que existan dos o más tablas. Cuando se ejecute la búsqueda, podrá observar que se marca el contorno de la tabla que contiene los registros por revisar. Para ello, en la ficha datos, haga clic sobre el comando “quitar duplicados”. Si se desea mayor seguridad en cuanto a que las filas revisadas sean efectivamente las que usted desea, puede seleccionarlas manualmente, antes de ejecutar el comando “Quitar duplicados”.
1.2. VALIDACIÓN DE DATOS Conectando Revisando en mayor profundidad la tabla en cuestión, usted se da cuenta de que existen muchos datos mal ingresados, o con errores, por lo que decide proponer una manera más efectiva, mediante la que se evite el ingreso de datos con errores a través del desarrollo de una validación.
Si bien este punto en particular se ha revisado en semanas anteriores, de todas formas se revisará brevemente. La validación de datos permitirá asegurar que los valores introducidos en las celdas sean los adecuados, permitiendo la opción de desplegar un mensaje de error en caso contrario, para aplicar así una validación a una celda. Para ello, deberá seguir los siguientes pasos:
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
6
Seleccionar la celda
En la ficha ”Datos”, haga clic en el comando denominado “Validación de datos”, donde se desplegará un menú contextual con más opciones, algunas de las cuales permitirán remarcar los errores con círculos, o bien borrar estos círculos de validación. La opción que se revisará con mayor detalle, en este caso, será la de “Validación de datos”.
Al hacer clic en la opción “Validación de datos”, se abrirá un cuadro de diálogo con más alternativas.
Se encontrará en la pestaña de configuración, con el área “Criterio de validación”, en la que se especificará la condición para que el dato ingresado sea correcto. En el listado desplegable llamado “Permitir”, será posible definir el tipo de valor que se aceptará en la celda (cualquier valor, número entero, decimal, lista, fecha, hora y longitud de texto).
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5
7
